Virksomhedernes kompetenceudviklingsbehov i Kronjylland Opsummering af analyse Oktober 2003 Randers Erhvervs- & Udviklingsråd
Indledning Denne rapport præsenterer en analyse af virksomhedernes kompetenceudviklingsbehov i Kronjylland. Kronjylland består af 8 kommuner: Hadsten, Langå, Mariager, Nørhald, Purhus, Randers, Rougsø, Sønderhald. Analysen er igangsat af Randers Erhvervs- & Udviklingsråd og gennemført af Teknologisk Institut, Center for Uddannelsesplanlægning i perioden september-oktober 2003. Det regionale arbejdsmarkedsråd har finansieret analysen. I dette sammendrag præsenteres analysens hovedresultater samlet set for alle brancher. Undersøgelsens baggrund og formål Kronjylland er et område med mange traditionelle industrivirksomheder og med udsigt til strukturelle problemer, der bl.a. kan medføre højere arbejdsløshed. Derfor vil det være relevant at foretage en ekstra indsats i dette område for at ruste medarbejdere og ledige til at imødekomme de markante omvæltninger, virksomhederne forventes at skulle gennemgå de kommende år. Analysen skal medvirke til at målrette og styrke efteruddannelsen af arbejdsstyrken i Kronjylland, såvel for ansatte i virksomhederne som for ledige, således at konkurrenceevnen og beskæftigelsesmulighederne i området styrkes. Analysen belyser overordnet følgende: På hvilke områder har virksomhederne behov for at styrke medarbejdernes kompetencer i de kommende 2-3 år? Analysen sætter både fokus på faglige, organisatoriske og personlige kompetencer. Hvordan foretrækker virksomhederne at gennemføre evt. efteruddannelse/opkvalificering? Analysen belyser virksomhedens ønsker til, hvorvidt efteruddannelse/opkvalificering skal foregå eksternt eller internt i virksomheden og under hvilke former. Spørgeskemaundersøgelse kombineret med uddybende interview Analysen er baseret på en kombination af spørgeskemaundersøgelse og kvalitative, uddybende interview. Der er udsendt spørgeskemaer til alle private virksomheder med over 10 medarbejdere i Kronjylland, ialt 605 virksomheder. Herefter er der foretaget telefonisk opfølgning blandt virksomhederne, der ikke har besvaret indenfor fristen. I alt 134 virksomheder har besvaret spørgeskemaet. Undersøgelsens svarprocent på 21% må vurderes som moderat. I spørgeskemaet er hver virksomhed blevet bedt om at angive, på hvilke områder der er særligt behov for at styrke medarbejdernes kompetencer i de kommende 2-3 år. Der er lagt vægt på, at spørgeskemaundersøgelsen har et prioriterende element således, at virksomheder angiver hvilke områder, der er de vigtigste for dem mht. kompetenceudviklingsbehov. Blandt de virksomheder, der har besvaret spørgeskemaet, er der gennemført uddybende, kvalitative interview i 33 virksomheder. Interviewene er gennemført med de personer fra virksomhedens ledelse, der har besvaret spørgeskemaet, og som har indsigt i virksomhedens overordnede udviklingsvilkår nu og i de kommende år. 2
Undersøgelsens hovedresultater Virksomhedernes kompetenceudviklingsbehov Faglige/teknologiske kompetencer Undersøgelsen viser overordnet, at det er de forretnings- og ledelsesmæssige kompetencer, virksomhederne betragter som de vigtigste at styrke i de kommende år. Dermed er styrkelse af faglige kompetencer, der vedrører selve produktionen og produktionsteknologien - alt andet lige - relativt mindre vigtig. Faglige/teknologiske kompetencer, som skal styrkes hos medarbejderne (pct. del af krydser sat ved faglige/tekniske kompetencer) Økonomistyring/regnskab Indkøb Salg, markedsføring Kendskab til virksomhedens produkter og/eller serviceydelser IT-anvendelse på brugerniveau IT-anvendelse på specialistniveau Fagspecifik viden, teknikker/- teknologier Materialekendskab/bearbejdning Produktudvikling/produktionsgrundlag 8% 4% 4% 14% Blandt samtlige virksomhederne i Kronjylland set under ét vurderes de relativt vigtigste faglige/teknologiske kompetencer at være salg og markedsføring (14%), kvalitetssikring (), sprog (9%), kendskab til virksomhedens produkter og/eller serviceydelser (8%) og logistik (8%). De relativt mindst vigtige kompetencer vurderes at være materialekendskab/bearbejdning (4%), produktudvikling/produktionsgrundlag (4%), IT på specialistniveau () og kendskab til produktionsproces, arbejdsgange og procedurer (). Kendskab til produktionsproces, arbejdsgange/procedurer Logistik 8% Sikkerhed og miljø 6% Kvalitetssikring Sprog 9% 0% 1 På grund af afrunding summerer tallene evt. ikke præcist til 100% Dette er ikke ensbetydende med, at de sidstnævnte kompetencer ikke vurderes som vigtige, men virksomhederne har i undersøgelsen skullet prioritere hvilke områder, der er de vigtigste. I relation til salg og markedsføring viser undersøgelsen bl.a., at det bliver vigtigere proaktivt at kunne identificere problemer og behov hos kunder, man betjener og ikke blot vente på de eventuelle 3
behov, som kunderne selv ser. Gennem dialog skal man systematisk kunne hjælpe kunder til at erkende evt. behov for produkter/ydelser. Det fremhæves blandt virksomhederne, at sælgere forventes at blive bedre til at kunne håndtere kernekunder og kunne planlægge mere strategisk i forhold til markedsføring. Kendskab til produkter og serviceydelser bliver således også vigtigere, idet der i fremtiden lægges mere vægt på kundetilpassede løsninger. Da mange virksomheder inden for en branche kan levere samme produkter, er det vigtigt at skabe merværdi for kunden ved at kunne sammensætte specifikke løsninger. Kvalitetssikring og det at kunne dokumentere den, vurderes at være en konkurrenceparameter af stigende betydning. Medarbejderne skal have styrket deres kompetencer mht. at arbejde mere systematisk med dokumentation. Dels internt i virksomheden, hvor krav til produkter og procedurer beskrives og skal tilgodese miljø, arbejdsmiljø samt diverse standarder og certificeringer. Dels eksternt, hvor det i forbindelse med afleveringsforretning til kunden i stigende grad skal dokumenteres, hvad kunden har modtaget og hvad der skal være i orden. Logistik vurderes at blive vigtigere på den måde, at produkter og serviceydelser skal kunne leveres til kunder hurtigere og med større kvalitetssikring indbygget i leveringen. Kunder forventer i stigende grad at få leveret produkter og serviceydelser med kort varsel. En installationsforretning fremhæver f.eks., hvorledes medarbejderne forventes selvstændigt at kunne optimere ressourceanvendelse og logistik i deres opgaveløsning. Citat: Det er nødvendigt, at reparatørerne til stadighed bliver bedre til logistik, for det er vanskeligt at få kundens behov for hurtig service til at gå op med en hensigtsmæssig planlægning af ruten. Med hensyn til sprog anføres det blandt virksomhederne, at især engelsk får stigende betydning. Dels af eksterne grunde hvor flere samarbejdspartnere og datterselskaber i udlandet kræver det, idet mange kunder har engelsk som koncernsprog. Dels af interne grunde hvor man løbende skal kunne tilegne sig viden ind for bl.a. IT-systemer, hvor engelsk i stigende grad er det naturlige sprog. 4
Organisatoriske kompetencer Undersøgelsen viser overordnet en tendens til, at det er de eksternt rettede organisatoriske kompetencer, som vedrører forretningsforståelse og kunder, der vurderes som de vigtigste. Organisatoriske kompetencer som skal styrkes hos medarbejderne (procentdel af krydser sat ved organisatoriske kompetencer) Overordnet/strategisk ledelse Personaleledelse- og udvikling Projektledelse/teamledelse Projektarbejde/deltagelse i team Tværorganisatorisk/tværfagligt samarbejde Informationssøgning Forretningsforståelse/-indsigt/- overblik Kundefokus, kundeservice Skriftlig kommunikation/formidling Mundtlig kommunikation/formidling 6% 6% 9% 14% 0% 1 20% 20% På tværs af samtlige virksomheder er de vigtigste organisatoriske kompetencer kundefokus/kundeservice (20%), personaleledelseog udvikling (14%), projektledelse/teamledelse og forretningsforståelse (). De relativt mindre vigtige organisatoriske kompetencer er informationssøgning (6%), mundtlig kommunikation/formidling (6%) og skriftlig kommunikation/formidling (). På grund af afrunding summerer tallene evt. ikke præcist til 100% Mht. kundeservice- og fokus viser undersøgelsen bl.a., at for at kunne yde kunderne en god service, skal medarbejderne besidde god tværorganisatorisk indsigt i egen virksomhed. I forhold til kunden skal medarbejderen i stigende grad kunne danne en samlet indgang til virksomheden. Dvs. medarbejderen skal kende sine medspillere i andre afdelinger og vide, hvorledes de vil kunne inddrages i dækningen af kundens behov. En anden tendens er, at kundeservice- og fokus er en kompetence, der kræves af flere medarbejdergrupper end før, hvor den mere var forbeholdt en salgsfunktion i virksomheden. Citat: Vil gerne udvikle medarbejderne, således at de får bredere kompetencer og både kan rådgive, sælge og udvikle. Ikke være så fagligt snævre som de er i dag. Styrkede kompetencer indenfor kundeservice- og fokus handler også at ændre kulturen blandt medarbejderne. Indenfor bygge og anlæg vurderes det bl.a., at både svende og formænd skal kunne omgås kunderne på en måde, hvor de er mere professionelt rollebevidste om, at relationen til kunden er en servicemæssig og forretningsmæssig relation. Citat: Kunderne kræver, at man taler ordentligt og rydder op efter sig osv. Man skal kunne se muligheder for mersalg: Det handler om at udnytte muligheden ellers gør konkurrenten det. Forretningsforståelse bliver også mere vigtigt for andre medarbejdergrupper, end de der traditionelt beskæftiger sig med salg, f.eks. ingeniører. Det vurderes blandt virksomhederne, at fagpersoner skal blive bedre til at ikke kun at anskue løsninger ud deres tekniske aspekter, men også ud fra deres omkostningsmæssige og kommercielle aspekter. Citat. Faglighed uden forbindelse med forretning og salg - det er der ikke råd til. 5
Projektledelse og teamledelse bliver vigtigere fordi produktionen i virksomheder i stigende grad kører i selvstyrende grupper. Dette betyder samtidig, at kompetencer med hensyn til tværfagligt samarbejde i sådanne bliver vigtigere. Man vurderer, at selvstyrende grupper giver større effektivitet og arbejdsglæde. Personlige kompetencer Undersøgelsen viser, at fremtidens medarbejder i stigende grad skal være en person, der ikke blot venter på at blive sat i gang med konkrete opgaver, men selv tager initiativ samt er selvstændig i sin opgaveløsning og kvalitetssikring af eget arbejde. Personlige kompetencer som skal styrkes hos medarbejderne (procentdel af krydser sat ved personlige kompetencer) At påtage sig ansvar Selvstændighed i opgaveløsningen Omstillingsevne/fleksibilitet Læringskompetence 11% Blandt samtlige virksomheder set under ét vurderes de vigtigste personlige kompetencer at være at kunne påtage sig ansvar (), at være selvstændig i opgaveløsningen () og at besidde initiativ (). Derudover også at besidde omstillingsevne/fleksibilitet (11%) og at kunne kvalitetssikre eget arbejde (). At kunne lære fra sig/videndeling At kunne håndtere/løse konflikter At kunne sætte sig ind i/respektere andres synspunkter og behov Kreativitet At kunne kvalitetssikre eget arbejde/kvalitetsforståelse Disciplin - at holde orden/aftaler 9% 9% Initiativ 0% 1 På grund af afrunding summerer tallene evt. ikke præcist til 100% Udtalelser blandt virksomheder peger på, at der er en kultur blandt medarbejderne der skal ændres, nemlig en kultur præget af, at man som medarbejder er vant til at få besked på hvad man skal gøre, og at ansvaret for beslutningens kvalitet dermed ligger hos ledelsen. Citat: Medarbejderne vil gerne have besked af lederen på, hvad de helt konkret skal gøre. Hvis ledere ikke husker eller kan overskue alle arbejdsopgaver, er der nogle opgaver, ingen føler ansvar for, fordi lederen ikke har givet besked om at det skulle gøres. Lederen ønsker, at alle tager hånd om og kan overskue, hvad der skal gøres. Da organisationsformerne præges af stigende uddelegering og selvstændighed hos medarbejderne, så øger dette kravene til disciplin hos medarbejderne. Den større vægt på decentral selvledelse og selvstændighed betyder paradoksalt nok, at disciplin, der umiddelbart lyder som en umoderne kompetence, bliver endnu vigtigere. Det kræver faktisk mere disciplin og selvansvar hos den enkelte medarbejder at håndtere selvledelse og forpligtelse overfor 6
kolleger end at arbejde i en topstyret organisation, hvor medarbejderne blot gør, hvad de konkret får besked på. Dette gælder både de menige medarbejdere og mellemledere. Kvalitetssikring af eget arbejde er en personlig kompetence, der stiger i betydning, dels fordi kvalitetssikring er en stadigt vigtigere konkurrenceparameter, og dels fordi myndigheders krav til produkter/ydelser bliver mere og mere detaljerede på internationalt niveau. Derudover bliver kvalitetssikring af eget arbejde vigtigere ud fra en effektivitetsmæssig betragtning. En virksomhed anfører således: Medarbejderne skal kunne kvalitetssikre deres arbejde selv tid til overkontrol findes ikke mere. Virksomhedernes ønsker til efteruddannelsens/opkvalificeringens form Virksomhederne foretrækker overordnet intern fremfor ekstern efteruddannelse/opkvalificering. Dels fordi virksomhederne finder, at dette giver den mest praksisnære undervisning, hvor virksomhedens egne spidskompetencer kan inddrages. Dels fordi det bedre kan tilgodese virksomhedens behov for kontinuitet og fordi man undgår ulemperne ved at undvære medarbejdere. Virksomhedernes ønsker til formen af efteruddannelse/opkvalificering af medarbejdere (Gennemsnitlig procentdel angivet af virksomhederne)* Kurser, afholdt udenfor virksomheden af eksterne kursusleverandører Kurser, afholdt i virksomheden af eksterne kursusleverandører Kurser/seminarer afholdt ved interne kolleger/ledere Intern, løbende oplæring Eksterne kurser kombineret med træning/løsning af opgaver mv. i virksomheden Interne kurser kombineret med træning/løsning af opgaver mv. i virksomheden Andre former 1% 8% 14% 16% 19% 26% 0% 1 20% 2 30% Blandt samtlige virksomheder foretrækker virksomhederne, at gennemsnitlig 26% af efteruddannelse/opkvalificering gennemføres som kurser afholdt uden for virksomheden af eksterne leverandører. Omvendt foretrækker sammenlagt 49%, at det sker internt i form af kurser afholdt i virksomheden af eksterne leverandører (1), kurser afholdt ved interne kolleger (1) eller løbende intern oplæring (19%). Resten (1) foretrækker kombinerede former som eksterne kurser kombineret med træning i virksomheden (9%) og interne kurser kombineret med træning i virksomheden (8%). *) Da tallene viser de gennemsnitlige %-andele virksomhederne summerer de ikke til 100% Virksomhedernes begrundelser for at de foretrækker intern efteruddannelse/opkvalificering er typisk, at undervisningen dermed kan omfatte mere nærværende eksempler og have bedre sammenhæng med de daglige arbejdsopgaver. Ligeledes giver det mulighed for at inddrage erfarne folk, der lærer de nye op samt at ledere og medarbejdere kan undervise hinanden. Det er også en udbredt vurdering, at intern oplæring bedre sikrer, at oplæringen inddrager eksisterende viden i virksomheden. Citat Vi har selv spidskompetencen i det, der skal undervises i. Dog anfører en del virksomheder, at man bevidst foretrækker en blanding af intern og ekstern oplæring for at opnå en blanding af intern videndeling og impulser udefra. Oplæring inden for fagligt specifikke områder vurderes typisk at være relevante at gennemføre internt i virksomheden fordi virksomheden selv sidder med kompetencen. Citat: Fagligt specifikke kurser afvikles af virksomheden selv, da det i høj grad 7
handler om interne kvalitetskrav. Omvendt er der tendens til, at virksomheder er mere indstillet på, at udvikling af mere bløde, personlige kompetencer kan være relevante at gennemføre udenfor virksomheden. Foretrukne ønsker til varighed af efteruddannelse Med hensyn til varigheden af efteruddannelse/opkvalificering foretrækker virksomhederne korte forløb på 1-2 dage. 50% 40% 30% 3 29% Hovedparten (sammenlagt 73%) af virksomhederne foretrækker, at et kursusforløb har en varighed på ikke over 2 dage. Relativt flest foretrækker en varighed på 1 dag (3). 20% 0% 3% 2% 0% 0% 0% 1% 0 dage 1 dag 2 dage 3 dage 4 dage 5 dage 6 dage 7 dage 8 dage 9 dage 10 dage På grund af afrunding summerer tallene evt. ikke præcist til 100% Virksomhederne begrunder typisk valget af korte kursusforløb med, at travlhed og bemandingsplanlægning gør det vanskeligt at undvære medarbejdere i mere end 1-2 dage. Ideelt set foretrækker flere virksomheder 1 dags kurser. Enkelte virksomheder nævner, at de overvejer at bruge jobrotation som en løsning. 8
Fremtidig prioritering af efteruddannelse Undersøgelsen viser overordnet, at virksomhederne generelt forventer at bruge de samme eller flere ressourcer på efteruddannelse/opkvalificering i de kommende år, mens kun få direkte vil nedprioritere området. Prioritering af efteruddannelse/opkvalificering de kommende 2-3 år (procentdel af virksomheder som har angivet dette ressourceforbrug) Færre ressourcer Ved ikke 14% Flere ressourcer 43% Resultaterne viser overordnet, at hovedparten af virksomhederne (sammenlagt 81%) gerne vil bruge samme ressourcer (38%) eller flere ressourcer (43%) på efteruddannelse/opkvalificering i de kommende år. Kun forventer at bruge færre ressourcer. Samme ressourcer 38% Blandt de virksomheder, der forventer at bruge flere ressourcer på efteruddannelse, begrundes det med, at der er behov for en øget professionalisering blandt medarbejderne generelt i virksomheden. Ligeledes nævnes den stigende konkurrence som årsag, samt at man hidtil har satset for lidt på kompetenceudvikling. En del virksomheder tilføjer, at de har behov for mere systematik og langsigtet planlægning med hensyn til kompetenceudvikling af medarbejdere. Yderligere informationer Analysen i sin fulde længde vedrørende Virksomhedernes kompetenceudviklingsbehov i Kronjylland viser resultaterne specifikt for bracheområderne industri, byg & anlæg samt handel og service med underliggende begrudelser fra de kvalitative interview. Analysen kan rekvireres elektronisk hos: Center for Uddannelsesplanlægning Kongsvang Allé 29 8000 Århus C www.cupl.dk Randers Erhvervs- & Udviklingsråd Tørvebryggen 12 8900 Randers www.reu.dk 9