Referat for: Aabenraa Provstiudvalg PU møde 2. december 2014. Kl. 16,30 Mødested: Hotel Europa, Aabenraa Mødepunkt Beslutning 1 Godkendelse af dagsorden Godkendt 2 Referat fra sidste møde Godkendt 3 Bjolderup-Uge. lokalfinansiering af præstestilling 4 Burkal ny adganssti til kirken. Ansøgningsskema til MR vedr. byggesager Sag: Burkal ny adganssti til kirken. Ansøgningsskema til MR vedr. byggesager (1114) - Burkal Sogn Provstiudvalget afventer Kirkeministeriets indstilling. Punktet vil blive medtaget til behandling d. 6. januar 2015 Provstiudvalget afventer konsulenternes udtalelse. Punktet vil blive medtaget til behandling d. 6. januar 2015 Burkal ny adganssti til kirken. Ansøgningsskema til MR vedr. byggesager Burkal: Ny adgangssti. Ansøgningsskema til MR vedr. byggesager. Medtages på næste PU møde 5 Bylderup: mageskifte. 3 skøder til godkendelse Sag: Bylderup menighedsråd (1118) - Bylderup Sogn Godkendt Bylderup: mageskifte. 3 skøder til godkendelse 6 Hjordkær omlægning af areal vest for kirken. Konsulentrapport Sag: Hjordkær kirke: Afdeling A arealet lige vest for kirken. (1075) - Hjordkær Sogn Provstiudvalget henstiller til, at menighedsrådet følger konsulenternes anbefalinger med hensyn til kantsten og øvrige projekter. Denne afgørelse kan klages til Haderslev stift Hjordkær omlægning af areal vest for kirken. Konsulentrapport Referat,02-12-2014 Side: 1
Mødepunkt Beslutning Hjordkær kirkegård. Svar på konsulentudtalelse 7 Høring vedrørende opdatering af cirkulære og vejledning om kirke og provstiudvalgskassernes, budget, regnskab og revision Sag: Kirkeministeriet. Høringer 2014 (1056) Ingen kommentarer Høring vedrørende opdatering af cirkulære og vejledning om kirke og provstiudvalgskassernes, budget, regnskab og revision 8 Ravsted: handicaptoilet i graverbygningen. Skitseforslag Sag: Ravsted: handicaptoilet i graverbygningen. Skitseforslag (1115) - Ravsted Sogn Pris i henhold til overslag kr. 343.750 Ravsted: handicaptoilet i graverbygningen. Skitseforslag Principgodkendt. Skitseforslaget er videresendt til Haderselv stift med anmodning om konsulenternes udtalelse. Vedrørende finansiering: Provstiudvalget henstiller til, at menighedsråd bruger kirkekassens frie midler til projektet. Såfremt disse midler ikke slår til, kan der ansøges om frigivelse af indestående midler i stiftet. 9 Kvartalsrapporter 3. kvartal 2014 Sag: Kvartalsrapporter 2014 (1067) Bjolderup-Uge 3. Kvartalsrapport 2014 Bylderup 3. kvartalsrapport 2014. Der er endnu ikke modtaget 3. kvartalsrapport fra Bov sogn. Det henstilles at kvartalsrapporter indsendes til provstiudvalget rettidigt. Kvartalsrapporter behandles i takt med at de indkommer. Egvad, Genner, Hellevad, Hjordkær, Ravsted og Varnæs 3. kvartalsrapport 2014 Holbøl 3. Kvartalsrapport 2014 Kliplev 3. kvartalsrapport 2014 Løjt 3. kvartalsrapport 2014 Rise 3. kvartalsrapport 2014 Tinglev 3. kvartalsrapport 2014 Referat,02-12-2014 Side: 2
Mødepunkt Beslutning Øster Løgum 3. kvartalsrapport 2014 Aabenraa, Burkal, Ensted, Felsted. 3 Kvartalsrapport 2014 Aabenraa kvartalsrapport 3. kvartal 2014 10 Rise Sogns personregistrering for Tinglev Sogn. Udkast til vedtægt Sag: Rise Sogns personregistrering for Tinglev Sogn. Udkast til vedtægt (1122) - Rise Sogn Godkendt Rise Sogns personregistrering for Tinglev Sogn. Udkast til vedtægt 11 Rise: Fælles regnskabsfører for 7 sogne Sag: Rise: Fælles regnskabsfører for 7 sogne (1116) - Rise Sogn Godkendt såfremt formulering i 5 er fyldestgørende. Dette undersøges i stiftet. Rise: Fælles regnskabsfører for 7 sogne 12 Temaaften PUmøde februar. Emner Temaet for februarmødet bliver: kirkegårde - hvordan bliver kirkegårdene brugerbetalte m.m.? Andre forslag til temaer: Dåbstal i provstiet - udvikling - evt støtte fra provstiet Stiftets udvalg - hvad kan vi bruge dem til? Eventuelt besøg af et eller flere udvalg 13 Forslag om engangsvederlag Der ydes engangsvederlag til provstisekretæren for særlig indsats i forbindelse med ny provst og nyt provstiudvalg 14 Skole-kirke koordinator Sag: Skole-Kirke-koordinator (1125) Skole-Kirke-koordinator bilag til PU-Møde Godkendt at der som skole-kirkekoordinator frikøbes en lærer i en toårig prøveperiode. Stillingen forventes at koste ca. kr. 125.000 årligt. Stillingen skal opslås 15 Provstiets bygningssagkyndige Da vores nuværende bygningssagkyndige er involveret i rigtig mange projekter i provstiet, bør der findes en ny bygningssagkyndig. Provsten har fået anbefalet en arkitekt. Denne kontaktes og såfremt han er interesseret, afholdes der møde med ham. Referat,02-12-2014 Side: 3
Mødepunkt Beslutning 16 Bov: ansøgning om frigivelse af bundne midler Sag: Bov (951) - Bov Sogn Ansøgning om frigivelse af kr. 379.807,49 til rationaliseringsarbejde ved Bov kirkegård Bov: ansøgning om frigivelse af bundne midler Bov menighedsråd har i 2014 fået kr. 145.000 til kirkegårdsarbejderne samt kr. 100.000 for meget i ligning. Provstiudvalget godkender, at det resterende beløb kr. 134.807,49 kan frigives til arbejderne på kirkegårdene. 17 Bylderup 2 forpagtningskontrakter Sag: Bylderup menighedsråd (1118) - Bylderup Sogn Godkendt Bylderup. Forpagtningskontrakt matr. 145 Bylderup. Forpagtningskontrakt matr. 297,298,299,301,288.39,67 18 Kliplev kirkegårdsvedtægt Sag: Kliplev kirkegård (999) - Kliplev Sogn Kliplev kirkegårdsvedtægt Den indsendte kirkegårdsvedtægt kan endnu ikke godkendes af provstiudvalget, idet der IKKE var medtaget tilføjelse til 14 vedrørende betaling af hækklipning. Der sendes kirkegårdsvedtægt med tilføjelse til 14 til menighedsrådet. Menighedsrådet bedes herefter indsende kirkegårdsvedtægten påny. Referat,02-12-2014 Side: 4
19 Bjolderup kirke - parkeringspladser - mødeindkaldelse Sag: Bjolderup kirke Parkeringsplads. (1066) - Bjolderup Sogn Bjolderup kirke - parkeringspladser - mødeindkaldelse Bjolderup kirke - parkeringspladser. Konsulenthonorar 20 Bjolderup kirke - parkeringspladser - mødeindkaldelse Sag: Bjolderup kirke Parkeringsplads. (1066) - Bjolderup Sogn Bjolderup kirke - parkeringspladser - mødeindkaldelse 21 Bjolderup præstegård syn november 2014 Sag: Provstesyn 2014 (1042) Bjolderup præstegård syn november 2014 22 Bylderup fortorv. Svar fra HS Sag: Bjolderup-Uge menighedsråd (1106) - Bjolderup Sogn Bylderup fortorv. Svar fra HS Bylderup fortorv. Afventer vejdirektoratets svar 23 Ensted mr: Valg af tillidsposter Sag: Ensted mr: Valg af tillidsposter (1117) - Ensted Sogn Ensted mr: Valg af tillidsposter 24 Genner - Øster Løgum : Ansøgning om sognegrænseændring -KSM afslag fra KM Sag: Genner sogn - sognegrænseændring mellem Genner og Øster Løgum sogne (847) - Genner Sogn Referat,02-12-2014 Side: 5
Genner - Øster Løgum : Ansøgning om sognegrænseændring -KSM afslag fra KM Genner - Øster Løgum : Ansøgning om sognegrænseændring -OL. afslag fra KM Genner - Øster Løgum Ansøgning om sognegrænseændring - KSN afslag fra KM Genner sogn - sognegrænseændring mellem Genner og Øster Løgum sogne 25 Hellevad Kirke. Referat af byggemøde 05.11.14 Sag: Hellevad kirke: tårn og borebiller (883) - Hellevad Sogn Hellevad Kirke. Referat af byggemøde 05.11.14 Hellevad Kirke. Referat af byggemøde 12.11.14 Hellevad Kirke. Referat af byggemøde 19. 11.14 Hellevad Kirke. Referat af byggemøde 29.10.14 26 Hjordkær - fugt i præstegårdskælderen Sag: Hjordkær - fugt i præstegårdskælderen (1113) - Hjordkær Sogn Hjordkær - fugt i præstegårdskælderen 27 Holbøl udbetaling af 5 % midler Sag: Reservefonden 5% midler 2014 (960) Holbøl udbetaling af 5 % midler 28 Kliplev kirkegård - fjernelse af hæk Sag: Kliplev kirkegård (999) - Kliplev Sogn Kliplev kirkegård - fjernelse af hæk Referat,02-12-2014 Side: 6
29 Kliplev reservefonden: Udbetaling af bilag vedr. renovering Sag: Reservefonden 5% midler 2014 (960) Kliplev reservefonden: Udbetaling af bilag vedr. renovering Kliplev Reservefonden Bilag til refusion 30 Kliplev: HS udbetaling af kapitaler Sag: Kliplev Præstegård - Istandsættelse i forbindelse med præsteskifte (1058) - Kliplev Sogn Kliplev: HS udbetaling af kapitaler 31 Kollund præstegård indflytningssyn november 2014 Sag: Kollund præstegård. 2014 (1101) - Bov Sogn Kollund præstegård indflytningssyn november 2014 32 Løjt præstegård fraflyningssyn november 2014 Sag: Løjt Præstegård (991) - Løjt Sogn Løjt præstegård fraflyningssyn november 2014 33 Ravsted menighedsråd. Ny konstituering Sag: Ravsted menighedsråd. Ny konstituering (1120) - Ravsted Sogn Ravsted menighedsråd. Ny konstituering 34 Rise - ombygning af eksisterende sognegård. Ændring af låneafdragstid Sag: Rise: Sognegård ombygning og omlægning af forplads (905) - Rise Sogn Rise - ombygning af eksisterende sognegård. Ændring af låneafdragstid Referat,02-12-2014 Side: 7
35 Tinglev målsætning / Vision Sag: Tinglev målsætning / Vision (1121) - Tinglev Sogn Tinglev målsætning / Vision 36 Uge præstegård. Fraflytningssyn 2014 Sag: Provstesyn 2014 (1042) Uge præstegård. Fraflytningssyn 2014 37 Varnæs kirkegård - annulering af gravstedsaftale Sag: Varnæs kirkegård (1062) - Varnæs Sogn Varnæs kirkegård - annulering af gravstedsaftale 38 Varnæs kirkegård - tomme gravsteder og udvikling af kirkegården. Konsulentrapport Sag: Varnæs kirkegård (1062) - Varnæs Sogn Varnæs kirkegård - tomme gravsteder og udvikling af kirkegården. Konsulentrapport 39 Øster Løgum arealoverførsel delnr. 3 matr. 485. PU godkendelse Sag: Genner sogn - sognegrænseændring mellem Genner og Øster Løgum sogne (847) - Genner Sogn Øster Løgum arealoverførsel delnr. 3 matr. 485. PU godkendelse 40 Regnskab 2013 Sag: Regnskab 2013 (1060) Burkal regnskab 2013: Menighedsrådets bemærkninger til revisionsprotokollat udbedes Felsted Revisionsprotokollat til årsregnskab 2013 Referat,02-12-2014 Side: 8
Bjolderup-Uge bemærkning til revisionsprotokollat kommer i december Bov bilag til svar på revisionsprotokollat 2013 Bov regnskab 2013: Menighedsrådets bemærkninger til revisionsprotokollat udbedes Bov svar på bemærkninger til revisionsprotokollat 2013 Bov: Vedrørende godkendelse af budget 2015 Løjt regnskab 2013: Menighedsrådets bemærkninger til revisionsprotokollat udbedes Tinglev bemærkninger til revisionsprotokollat kommer i december Aabenraa Sogns bemærkninger til revisionsprotokollatet vedr. regnskabet for 2013. Provstiudvalgets endelige godkendelse af regnskab 2013 Provstiudvalgets endelige godkendelse af regnskab 2013 Aabenraa: Provstiudvalgets endelige godkendelse af regnskab 2013 41 Arbejdstilsynet rapport fra besøg. Grøn smiley Sag: Provstiudvalget diverse 2014 (1031) Arbejdstilsynet rapport fra besøg. Grøn smiley 42 Byggehåndbog til eksterne. Orientering fra HS Sag: Haderslev stift.orienteringer (851) Byggehåndbog til eksterne. Orientering fra HS Referat,02-12-2014 Side: 9
43 HASK - evaluering og møde den 22. januar 2015 Sag: Haderslev stift.orienteringer (851) HASK - evaluering og møde den 22. januar 2015 44 I er nu tilmeldt: Energioptimering i Folkekirken - Temadag i Odense den 27. janauar 2015 Sag: Kurser 2014 (1023) I er nu tilmeldt: Energioptimering i Folkekirken - Temadag i Odense den 27. janauar 2015 45 Indsamling af kontraministerialbøger. Alle er afleveret i Aabenraa provsti Sag: Provstiudvalget diverse 2014 (1031) Indsamling af kontraministerialbøger. Alle er afleveret i Aabenraa provsti 46 Information fra Erhvervsstyrelsen vedrørende CVR Sag: Provstiudvalget diverse 2014 (1031) Information fra Erhvervsstyrelsen vedrørende CVR 47 Kirketællinger - brugernavn og password Sag: Kirketællinger - brugernavn og password (1112) Kirketællinger - brugernavn og password 48 Konsulentrunde forår 2015. Sendt til alle mr Sag: Konsulentrunde i Haderslev Stift (1011) Konsulentrunde forår 2015. Sendt til alle mr Konsulentrunde i Haderslev Stift foråret 2015 Referat,02-12-2014 Side: 10
49 Lønarter - kvalifikations- og funktionstillæg gartnere og gartneriarbejdere Sag: Haderslev stift.orienteringer (851) Lønarter - kvalifikations- og funktionstillæg gartnere og gartneriarbejdere 50 Referat af udvalgsmøde om brochure m.m. 18.11.14 Sag: Fælles kirkebrochre - markedsføring (1099) Referat af udvalgsmøde om brochure m.m. 18.11.14 51 Eventuelt Intet 52 Kommende PU møder Med mindre andet er nævnt, finder møderne sted på provstikontoret kl. 16,30. - Tirsdag d. 6. januar 2015.Eventuelt deltagelse fra revisorfirma PWC - Tirsdag d. 3. februar 2015. Forlænget temamøde. Til PU mødet i december drøftes forslag til tema. - Tirsdag d. 3. marts 2015 - Torsdag d. 5. marts 2015 kl. 17,00: Formandsmøde på Folkehjem - Tirsdag d. 7. april 2015 - Tirsdag d. 5. maj 2015 - Tirsdag d. 2. juni 2015 - Ingen møde i juli - Tirsdag d. 11. august 2015 - Tirsdag d. 1. september 2015 - Tirsdag d. 6. oktober 2015 - Tirsdag d. 3. november 2015 - Tirsdag d. 1. december 2015 (efterfølgende julefrokost) Referat,02-12-2014 Side: 11