ÅRHUS KOMMUNE - Borgmesterens Afdeling Den Økonomiske Forvaltning - Rådhuset - 8100 Århus C INDSTILLING Til Århus Byråd Den 4. januar 2005 via Magistraten Tlf. nr.: Jour. nr.: Ref.: Flemming Nielsen Indstilling om videreudvikling og eventuel samling af de decentrale ITdriftsopgaver i Århus Kommune. 1. Resume Ansvaret for varetagelsen af en række IT-driftsopgaver er placeret i magistratsafdelingerne. Opgavevaretagelsen er inden for de enkelte afdelinger decentraliseret i forskellig udstrækning og forankret i driftsenheder med ansvar for blandt andet serverinstallationer, lokalnet og pc-arbejdspladser. Borgmesterens Afdeling vurderer, at der er behov for at udvikle nuværende organisering og metoder, og at der kan opnås både effektivisering og kvalitative forbedringer ved i større udstrækning at samle og standardisere IT-driftsopgaver. Herved kan blandt andet opnås stordriftsfordele og bedre grundlag for opbygning og vedligeholdelse af kompetencer. Desuden kan Kommunens opgaveløsning bringes bedre i overensstemmelse med bedste praksis på markedet for IT-ydelser, og der kan ske en forbedring af IT-medarbejdernes muligheder for fortsat faglig udvikling. Det indstilles derfor, at der over for Byrådet tilvejebringes et beslutningsgrundlag, der belyser udviklingsmuligheder samt eventuelle ulemper og andre konsekvenser ved i større udstrækning at samle og standardisere IT-driftsopgaver i Århus Kommune. Det foreslås, at der gennemføres en projektkonkurrence med en efterfølgende udbudsforretning, der har til formål at fremkalde markedets bedste forslag til en optimal varetagelse af IT-driftsopgaverne gennem udvikling af nuværende organisering og metoder. Forslagene skal desuden anvise forslag til en gennemførelse af de nødvendige forandringer. Der kan herefter indgås kontrakt med en eller flere af forslagsstillerne om at medvirke til gennemførelse af de ønskede forandringer. Et samarbejde med en eller flere private virksomheder om IT-driftsopgaverne kan eventuelt ske på grundlag af en partnerskabsaftale. Det foreslås, at projektkonkurrence og udbud gennemføres af Borgmesterens Afdeling i samarbejde med de øvrige magistratsafdelinger og repræsentanter for berørte medarbejdergrupper. På baggrund heraf udarbejder Borgmesterens Afdeling en indstilling til Byrådet om videreudvikling af området, herunder en eventuel samling af IT-driftsopgaver i Århus Kommune. Beslutningsprocessen planlægges sådan, at beslutning om en eventuel ny organisering af IT-opgaverne kan træffes forud for de forventede organisatoriske ændringer i Århus Kommune pr. 1. januar
2006. Herved kan opnås en koordinering mellem udviklingen af IT-opgavernes organisering og øvrige ændringer. Det indstilles desuden, at der bevilges 1 mio. kr. af IT-puljen til præmier og andre omkostninger ved gennemførelse af projektkonkurrence, udbud og kontraktarbejde. 2. Tidligere beslutninger Byrådet har i 2000 truffet beslutning om udlicitering af de centrale IT-driftsopgaver, som tidligere blev løst af IT-Afdelingen. I 2000 godkendte Byrådet Århus Kommunes IT-strategi, som blandt andet fastlægger ansvarsfordeling, politikker og strategier for opgavevaretagelsen. Byrådet har ikke tidligere truffet beslutninger om Århus Kommunes organisering af de decentrale ITdriftsopgaver. 3. Beskrivelse af indstillingen 3.1 IT-driftsopgaverne. IT-driftsopgaverne omfatter opgaver, som knytter sig til lokalnet med tilknyttede arbejdspladser mv. Opgaverne omfatter bl.a. drift- og vedligeholdelse af serverinstallationer, pc-arbejdspladser og øvrigt udstyr, indkøb, licensadministration, brugeradministration og brugersupport. IT-driftsopgaverne er decentraliseret i Århus Kommune, idet opbygningen af lokalnetinstallationer er foregået lokalt over en længere årrække. Magistratsafdelingerne har i varierende omfang gennemført en samling og standardisering (konsolidering) af IT-driftsopgaverne inden for den enkelte Magistratsafdeling i såkaldte driftsenheder. Magistratens 1. Afdeling har på baggrund af en byrådsbeslutning om udbud af driftsopgaver forestået et udbud af lokalnetdrift. Resultatet heraf blev, at Magistratens 1. Afdelings interne driftsenhed vandt udbudet og udfører IT-driftsopgaver for Magistratens 1. Afdeling med aftalte servicemål. Der er gennemført en samling af hovedparten af IT-driftsopgaverne for Borgmesterens Afdeling og Magistratens 2. Afdeling, som siden 2003 har varetaget IT-driften for begge afdelinger. Medio 2004 kan den samlede driftsorganisation beskrives ved følgende (omtrentlige) nøgletal for de 10 driftsenheders størrelse. Driftsenhed: Borgmesterens Afdeling og Mag.2. Magistratens 1. afdeling Magistratens 3. Afdeling Magistratens 4. Afdeling Skoleforvaltningen Biblioteksvæsenet Fritids- & Kulturforvaltningen Musikhuset Århus Sporveje Århus Kommune Værker Skattevæsenet I alt PC 966 2.172 1.330 22 6.333 660 256 32 144 370 471 12.756 Servere 82 97 101 1 233 33 16 8 4 34 11 620 2
De nævnte driftsenheder forestår selvstændigt en række teknologivalg, drift af servere og lokalnet, indkøb af hardware og software, brugeradministration og teknisk support. Der foreligger ikke oplysninger om det interne ressourceforbrug til IT-driftsopgaverne, men samlet set er temmelig mange medarbejdere beskæftiget med forskellige typer af driftsopgaver. Der foreligger ikke oplysninger om udgifter til køb af eksterne ydelser. 3.2 IT-strategien og udviklingstendenser. Århus Kommunes IT-strategi omfatter en politik for driftsoptimering: Der skal ske en løbende driftsoptimering af eksisterende IT-systemer i bred forstand. Driftsoptimeringen sigter mod de interne driftsorganisationer, supportorganisationer samt brugernes opgaver og anvendelse af systemerne. Århus Kommune vil derfor løbende vurdere, om der kan ske en effektivisering og rationalisering af de til enhver tid værende IT-systemer og driftsopgaver, med det formål at øge kvaliteten og minimere omkostningerne. Forslagene i nærværende indstilling er derfor en opfølgning på den formulerede politik i kommunens IT-strategi. Andre store organisationer har gennemført konsolidering af IT-driftsopgaver, og udviklingstendenserne er overalt samling af IT-driftsopgaver, specialisering af IT-driftsmedarbejdere, standardisering af IT-installationer, stordriftsfordele og fælles indkøb. Bl.a. har en række private koncerner og staten sat fokus på området under overskriften koncern-it med henblik på at opnå besparelser. Desuden er IT-driften stadig mere afgørende for udførelsen af kommunens opgaver, og der stilles øgede krav til kvaliteten af driftsydelserne - også uden for almindelig kontorarbejdstid. Som nævnt har der fundet en vis konsolidering sted i Århus Kommune de seneste år, og forskellige driftsenheder planlægger en yderligere fysisk konsolidering af serverinstallationerne, som muliggøres af det ny Århusnet. Herved optimeres nogle driftsopgaver og en række omkostninger kan reduceres. Der er således i magistratsafdelingerne en stigende erkendelse af de koncernmæssige fordele, der kan opnås ved standardisering, specialisering og stordrift. 3.3 Vurdering af nuværende situation og muligheder for forbedringer. Den nuværende driftsmodel indebærer en række ulemper, som har en negativ effekt på kvalitet og omkostninger. Vurderinger og tests af ny teknologi gennemføres i separate driftsorganisationer. Der vælges forskellige løsninger på ens eller næsten ens problemstillinger med ressourceforbrug til opbygning og vedligeholdelse af kompetencer, til leverandørkontakt, indkøb, implementering og support. De enkelte driftsenheder har på grund af størrelse begrænsede muligheder for at opbygge og vedligeholde kompetencer. De er sårbare i forhold til personaleafgang, sygdom mv. Driftsmæssige forhold kan vanskeligt optimeres, hvilket har negativ indvirkning på driftseffektivitet, økonomi og ITsikkerhed. 3
Ikke-standardiserede løsningsvalg understøtter ikke tværgående IT-udvikling eller organisatorisk fleksibilitet. Det betyder, at tværgående IT-projekter forudsætter en meget omfattende koordinering, og at der skal gennemføres betydelige tilpasninger i forbindelse med organisatoriske forandringer (f.eks. en magistratsreform). Den decentrale struktur har på den anden side visse fordele. Den indebærer stor lokal indflydelse på teknologiske valg samt korte beslutningsveje, hvilket kan understøtte lokale omstillingsprojekter. Desuden indebærer den decentrale struktur lokal beslutningskompetence i forhold til prioritering, herunder af kvalitetsniveau. Samlet set vurderes, at der er behov for at videreudvikle organisering og metoder, samt at det ved i større udstrækning at samle og standardisere decentrale IT-driftsopgaver er muligt at opnå både kvalitetsmæssige forbedringer og lavere omkostninger i et omfang der mere end opvejer mulige ulemper. 3.4 Udviklingsmuligheder. Der er i magistratsafdelingerne opmærksomhed og en vis forståelse for de overordnede tendenser, og de IT-ansvarlige drøfter løbende perspektiverne i at samle flere IT-driftsopgaver i Århus Kommune. Der kan peges på flere gunstige udviklingsmuligheder: - standardisering, effektiv drift, økonomiske besparelser, større IT-sikkerhed - hurtigere gennemførelse af nye løsninger, som understøtter digital forvaltning - forvaltningsansvarlige kan fokusere på IT-løsningernes nytteværdi - mere bæredygtig IT-faglighed, bedre faglig udvikling for IT-medarbejdere (specialister) En samling af opgaver vil imidlertid indebære en omfattende forandring, som vil ændre nuværende beslutningsprocesser vedrørende IT-opgaver og berøre mange medarbejdere, som er beskæftiget med disse opgaver. En samling af IT-driftsopgaver forudsætter derfor en grundig forberedelse af beslutningen herom, samt en grundig planlægning af gennemførelsen. Hvis Byrådet tilslutter sig indstillingen, vil der umiddelbart herefter ske en inddragelse af IT-ansvarlige og berørte medarbejdere i tilrettelæggelse og gennemførelse af den forestående udrednings- og beslutningsproces. Berørte medarbejdere vil blive repræsenteret i projektorganisationen, således at de sikres indsigt og indflydelse under forløbet. Tidspunktet for en eventuel samling af decentrale IT-opgaver bør koordineres med en eventuel magistratsreform. Hvis der gennemføres en magistratsreform, vil denne i større eller mindre omfang medføre en ombrydning af eksisterende IT-driftsenheder samt en opbygning af nye enheder, hvis den nuværende decentrale struktur videreføres. En sådan proces er særdeles ressourcekrævende. Dels på grund af forskelle i eksisterende løsninger. Dels fordi der skal fastlægges teknologivalg, værktøjer, metoder, serviceniveauer og leverandørvalg i nydannede enheder. Det kan derfor anbefales, at der forud for gennemførelsen af en eventuel magistratsreform træffes beslutning om ITdriftsopgavernes fremtidige organisering. Hvis det besluttes at samle og standardisere de decentrale IT-driftsopgaver, kan dette gennemføres som en del af de samlede opgaveomlægninger, sådan at en række IT-opgaver i forbindelse med en magistratsreform overføres til en fælles IT-driftsfunktion. Beslutningen om den fremtidige struktur må 4
derfor omfatte IT-opgavernes placering i den fremtidige opgavefordeling i Århus Kommune. Det er ikke tidsmæssigt realistisk at samle alle IT-driftsopgaverne primo 2006, men der kan tilrettelægges en proces, så der træffes beslutning om den fremtidige organisering af IT-opgaverne forud for de forventede ændringer i magistratsafdelingerne primo 2006. Herved kan sikres en koordinering mellem udviklingen af IT-driftsopgavernes organisering og øvrige organisatoriske ændringer. 3.5 Udarbejdelse af beslutningsgrundlag og indstilling til Byrådet. Med udgangspunkt i ovenstående foreslås, at Borgmesterens Afdeling i samarbejde med magistratsafdelingerne tilvejebringer et beslutningsgrundlag for Byrådet, som gør det muligt på et kvalificeret grundlag at træffe beslutning om en videreudvikling samt eventuel samling og standardisering af ITdriftsopgaverne i Århus Kommune. Beslutningsgrundlaget foreslås tilvejebragt gennem en projektkonkurrence med efterfølgende udbud. På baggrund heraf udarbejder Borgmesterens Afdeling en indstilling til Byrådet. 3.6 Forberedelse af indstilling til byrådsbeslutning, herunder gennemførelse af projektkonkurrence og udbud. Der foreslås gennemført en projektkonkurrence (form for EU-udbud). Der ønskes forslag om, hvordan IT-driftsopgaverne mest hensigtsmæssigt organiseres og varetages. Det forudsættes, at forslagsstiller samtidig anviser, hvordan forslaget kan realiseres, og tilbyder sin medvirken (bindende tilbud) til realiseringen af forslaget. Hensigten med en projektkonkurrence er at fremkalde kreative forslag til fremtidig løsning på et opgaveområde. Derfor er grundlaget for en konkurrence en beskrivelse af kendte behov og løsninger, problemstillinger, udviklingstendenser, visioner og mål. Det foreslås, at opgaverne afgrænses bredt, således at konkurrenceforslagene forudsættes at omhandle IT-opgaverne i bred forstand, herunder sammenhænge til opgaver som er placeret gennem eksisterende aftaler. For at understøtte hensigten om kreative forslag bør der kun i begrænset omfang opstilles rammer for de forslag, der kan komme i betragtning i konkurrencen. Det bør dog forudsættes, at den brugersupport, der forudsætter kendskab til arbejdsopgaverne, fortsat tilrettelægges og udføres decentralt. Det fremgår, at der ikke på nuværende tidspunkt kan forudses et bestemt udfald af konkurrencen. Forslagene kan beskrive forskellige udformninger af den fremtidige IT-organisering i Århus Kommune, og de vil beskrive forskellige udviklingsaktiviteter, der skal bidrage til realisering. Der skal nedsættes en bedømmelseskomite til at vurdere de indkomne forslag. Som grundlag skal fastlægges en række kriterier herfor. Blandt kriterierne for bedømmelsen vil blandt andet kunne indgå forslag til organisatorisk opbygning, økonomi, samarbejdsmodel, kvalitetsmål, medarbejderforhold og implementeringsplan. Det foreslås, at projektkonkurrence og udbud gennemføres med den forudsætning, at løsningsforslagene ikke omfatter udlicitering af opgaver. Det forudsættes således, at en samling af de decentrale IT-driftspgaver gennemføres og placeres i den kommunale organisation. Opgavernes løsning kan imidlertid i større udstrækning end i dag gennemføres i et tæt samarbejde med en eller flere private 5
samarbejdspartnere. Der kan eventuelt lægges op til en form for partnerskabsaftale, hvor en samarbejdspartner leverer en række ydelser til den samlede opgaveløsning. Opgaven med at forberede og gennemføre konkurrence og udbud er ganske omfattende og forudsætter inddragelse og medvirken af mange IT-ansvarlige og medarbejdergrupper. Arbejdet kan først planlægges, når der er truffet beslutning om iværksættelse. Det er derfor vanskeligt at opstille en tidsplan, men på nuværende tidspunkt forventes følgende: Januar 2005: Marts 2005: Intern organisering med inddragelse af magistratsafdelinger og medarbejdere. Annoncering af prækvalifikation Udarbejdelse af konkurrencemateriale. Udsendelse af konkurrencemateriale til prækvalificerede Maj 2005: Maj 2005: Juni 2005: Indlevering af konkurrenceforslag Afslutning af konkurrence - udpegning af fx. 2 vindere Udbud efter forhandling med vindere August 2005: August 2005: Oktober 2005: November 2005: Valg af kontraktpartner Kontraktforhandlinger påbegyndes Kontraktforhandlinger afsluttes Behandling af indstilling i Byrådet Det er ikke muligt på nuværende tidspunkt at opstille en tidsplan for en eventuel samling af IT-driftsopgaverne. Konkurrencens bidrag er forslag til udviklingsforløb, og de vil blandt andet blive vurderet ud fra de foreslåede implementeringsplaner. Resultaterne af konkurrence og udbud kan forelægges Byrådet til beslutning inden udgangen af 2005, sådan at der kan gennemføres en koordinering af implementeringsplanen med de omlægninger af IT-driftsopgaverne, der bliver en konsekvens af de forventede opgaveomlægninger mellem magistratsafdelingerne primo 2006. Der foreslås følgende organisering: Ansvarlig for proces mv. i forhold til Byrådet: Borgmesterens Afdeling Ansvarlig for annoncering og konkurrencemateriale: Borgmesterens Afdeling i samarbejde med magistratsafdelingerne Ansvarlig for vurdering af forslag: Ansvarlig for udbud efter forhand- Bedømmelseskomite med ekstern deltagelse (udpeges af Magistraten) Borgmesterens Afdeling i samarbejde med magistratsafde- 6
ling: lingerne Ansvarlig for kontrakt: Borgmesterens Afdeling Repræsentanter for magistratsafdelingerne og berørte medarbejdergrupper inddrages i alle faser af forløbet, blandt andet ved at medarbejderne repræsenteres i projektorganisationen. Borgmesterens Afdeling vil holde Økonomiudvalget orienteret om forløbet og fremlægge udkast til byrådsbeslutning om den fremtidige IT-drift til drøftelse i udvalget. Efter kontraktforhandlingerne er afsluttet med forbehold for Byrådets godkendelse fremsender Borgmesterens Afdeling en indstilling til Byrådet om resultaterne af den gennemførte proces med forslag til beslutning på området, herunder om stillingtagen til organisatoriske, personalemæssige og økonomiske konsekvenser. Forud for fremsendelse af indstilling høres magistratsafdelingerne og MED-systemet. Der foreslås en kontant præmiering af 1-2 vinderforslag, sådan at Bedømmelseskomiteen kan fordele en samlet præmiesum på minimum 500.000 og maksimum 600.000 mellem 1-2 vindere. 3.6 Sagens forberedelse. Indstillingen har i udkast været forelagt den tværmagistratslige IT-organisation og er tiltrådt af IT-udvalget og direktørgruppen. Indstillingen har i udkast været forelagt kommunens FællesMED udvalg på møde den 15. december 2004. Medarbejderrepræsentanterne i udvalget havde ingen bemærkninger til indstillingen. 4. Økonomiske konsekvenser Der foreslås bevilget 1 mio. kr. af IT-puljen til præmier og andre omkostninger ved gennemførelse af projektkonkurrence, udbud og kontraktarbejde. Det vurderes, at de langsigtede økonomiske konsekvenser kan være positive ved at gennemføre en samling af IT-driftsopgaverne, idet der formentlig gennem den foreslåede proces kan påvises effektiviseringer på området. Det foreslås, at realiserbare besparelser i forbindelse med byrådsindstilling i sagen kan besluttes anvendt til dækning af direkte omkostninger vedrørende konkurrence, kontrakt og gennemførelse af ændringer. 5. Konsekvenser i forhold til mål En fortsat udvikling, samling og standardisering af IT-driftsopgaverne kan bidrage til, at Århus Kommune løser sine opgaver på en effektiv måde, samt til at fastholde fagligt udviklende arbejdspladser for Kommunens IT-medarbejdere. 6. Beslutningspunkter 7
Det indstilles: 1. at Borgmesterens Afdeling i samarbejde med magistratsafdelingerne gennemfører en projektkonkurrence med efterfølgende udbudsforretning for at få belyst den bedst mulige varetagelse af IT-driftsopgaverne 2. at Borgmesterens Afdeling i 2005 fremsender en indstilling til Byrådet om den fremtidige udvikling, organisering og varetagelse af IT-driftsopgaverne 3. at der bevilges 1 mio. kr. af IT-puljen til præmier og andre omkostninger ved gennemførelse af projektkonkurrence, udbud og kontraktarbejde. Louise Gade / Niels Vad Sørensen 8