TUREN GÅR TIL PROJEKTER I PRAKSIS

TUREN GÅR TIL PROJEKTER I PRAKSIS

TUREN GÅR TIL dækker følgende områder Projektets fødsel: gruppens dannelse og opgaveafgrænsningen Projektets indledningsfase: gruppen afprøver hinanden og ideer, opgaven bliver tydeligere Projektets driftsfase: gruppen arbejder fokuseret på opgaven, opgaven tager evt. ny form Projektets afslutningsfase: gruppen afslutter opgaven og evaluerer opgaveløsningen. De gule sider: gode råd, fif og FAQ, som dækker projektarbejdet mere generelt

Område 1. Projekters fødsel: gruppens dannelse og opgaveafgrænsningen Behovet er der! Der var et fælles erkendt behov i hele Organisationen og også udenfor organisationen. Eksempelvis var der en fælles erkendelse i det politiske udvalg og blandt de faglige organisationer. Det var erkendt hos direktører på tværs i kommunen og fra Forvaltningsledelsen. Det er vigtigt med en meget bred forankring. Etablering af en styregruppe sikrede at der blev holdt fast og lagt en kurs. Det fostrede interessen og engagementet! Resourcer og rammer: styregruppen definerede tids- og ressourcerammen og fik prioriteret projektet. Vigtig med sammensætning af grupperne: Bredt sammensat, både eksterne og interne samarbejdspartnere. Vi spurgte ud i organisationen om, hvem der havde lyst og fik involveret ildsjæle og centrale aktører. Tværfagligheden var et kriterium. Også de forskellige perspektiver fra ledelse, medarbejder, TR, specialister, HR, KOM, statistikere. Vi forsøgte at have en gennemgående person i alle grupper, det lykkedes ikke helt men vi tror stadig på ideen. Denne person bør fuldtidsallokeres i perioden, hvor udviklingsarbejdet står på (vi brugte tre måneder intensivt). Denne person skal særligt have fokus på koordinering og lave det meste af skrivearbejdet. 1

Område 1. Projekters fødsel: gruppens dannelse og opgaveafgrænsningen Vi afholdt en kick-off dag, hvor alle fik samme inspiration og klarhed på opgaven med ekstern foredragsholder og ekstern proceskonsulent. Rådmanden talte til grupperne og sikrede fokus og bevågenhed. Afgrænsning af opgaven: styregruppen lagde rammen og udarbejdede kommissorier for både styregruppen og de tre arbejdsgrupper. Blandt andet også krav om samarbejde og koordinering mellem grupperne. Grupperne skulle kun arbejde med analyse af problemstillingerne, komme med anbefalinger til løsninger. Vi anvendte fælles metodiske skabeloner til at styre. Styringen var organiseret: Styregruppe med Ældrechef, eksterne interessenter, TR, HR og konsulenter Arbejdsgrupperne: Formanden var en af cheferne, HR var co-pilot til chefen, aktører i form af ledere, medarbejdere, TR ere og eksperter var i arbejdstøjet i grupperne. Der blev både styret på fælles skabeloner og metoder + lavet procesledelse af grupperne undervejs. Gruppernes forskelligheder i sammensætning blev en unik styrke. 1

Område 2. Projekters indledningsfase: gruppen afprøver hinanden og ideer, opgaven bliver tydeligere Højdepunkt En oplevelse af ingen begrænsninger (ingen hæmninger) En fælles ud af kroppen-oplevelse af religiøse dimensioner En fælles ihærdighed om at bevare en god arbejdsplads med et godt image, som man var stolt af 2

Område 2. Projekters indledningsfase: gruppen afprøver hinanden og ideer, opgaven bliver tydeligere Gruppens interne samarbejdede for at nå dertil En fælles oplevelse af virkeligheden og et fælles udgangspunkt Rummelighed og mangfoldighed Åbenhed for nye veje 2 En struktur, hvor der var en energigivende arbejdsfordeling den enkelte fik plads til at gøre det, de var bedst til. Ingen dumme forslag alle forslag er velkomne Åbenhed overfor at trække forskellige kompetencer ind, når der blev oplevet et behov Samarbejdet med andre udenfor gruppen Afklaring og afgrænsning til andre grupper Inddragelse af baglandet gødning af vigtige interne aktører

Område 2. Projekters indledningsfase: gruppen afprøver hinanden og ideer, opgaven bliver tydeligere Projektstyring samt brug af tid og ressourcer Intensivt forløb med stram projektstyring Taget i ed på alle niveauer i organisationen fra begyndelse Praksisnær opgave 2 Praktiske oplysninger, hints og henvisninger Sørg for god sekretærbistand Rejs ud i idéfasen og nyd god mad Afsæt tid til processen God mødeforberedelse og opsamling Struktur på opgaver med en klar opgavefordeling Faldgruber Utålmodighed der skaber grobund for individuelle præstationer og splittelse i gruppen Stramt fokus på økonomi

Område 3. Projekters driftsfase: gruppen arbejder fokuseret på opgaven, opgaven tager evt. en ny form Højdepunkt Gruppens interne samarbejdede for at nå dertil At projektet giver mening At man fokuserer arbejdet i arbejdsgruppen dagsorden og referat At man har åbenhed, nysgerrighed hos deltagerne At gruppen får tilført eksternt input 3 At deltagerne i gruppen er bredt repræsenteret deltagere med rundt fra hele området/organisationen At man går tilstrækkeligt i dybden med indsamling af oplysninger At man involvere ørige medarbejdere og ledere gennem information og meningsskabelse At styregruppen også har ekstern repræsentation - fx fra FOA At man koordinerer på tværs af arbejdsgrupper At en person er tovholder og er med i alle tre arbejdsgrupper + i styregruppen At man samler erfaringer sammen og følger op på dem se nedenfor At man tydeliggør hvem der arbejder med hvilke dele af projektet og ansvarlig herfor At anbefalinger følger samme skabelon nemt at skrive ind og nemt at læse giver helhed og læsevenlighed

Område 3. Projekters driftsfase: gruppen arbejder fokuseret på opgaven, opgaven tager evt. en ny form Højdepunkt Samarbejdet med andre udenfor gruppen At der er forskellig tilgang afhængig af om man køber en ydelse eller om den anden part også har noget ud af det At sikre et godt samarbejde med de enkelte arbejdspladser, så værdien af arbejdet kommer ud og ikke bliver i og 3 omkring arbejdsgruppen At man kommer ud med budskaberne til medarbejdere fx orienteringsmøder så man kan se værdien og ideen med indsatserne At man samler erfaring fra kontakten med medarbejdere og ledere og forholder sig til dem. At gode erfaringer giver inspiration til andre At udfordringer at når nogle ryster på hovedet af budskaberne og tiltagene at man så arbejder med disse i styregruppen/arbejdsgruppen At man giver opbakning til de medarbejderrepræsentanter, der er sendt ud med budskaberne At man er meget konkret omkring ovennævnte At styregruppen har øje for hvem de eksterne kan være og hvilken rolle de skal have.

Område 3. Projekters driftsfase: gruppen arbejder fokuseret på opgaven, opgaven tager evt. en ny form Gode råd til projektstyring samt brug af tid og ressourcer Arbejd med en organisering i form af både styregruppe og arbejdsgrupper Sørg for, at der på forhånd er midler til at gennemføre projektet det giver motivation og muligheder At der er penge til at udarbejde anbefalinger At der er opmærksomhed på tiden en kort tid til 3 udarbejdelse af rapporten er både en fordel og en ulempe At der er opmærksomhed på den tid, det enkelte medlem af gruppen skal bruge på deltagelse herunder opbakning fra egen leder fx på et plejehjem At projektet ser ud til at blive en succes og bliver en succes er med til at legitimere tid og til at deltagere prioritere At der er den rette projektledelse både i forhold til kompetencer, tid og engagement At der er ledelsesmæssig opbakning og vilje til projektet Praktiske oplysninger, hints og henvisninger At man løbende formidler resultater og erfaringer fx via nyhedsbreve/- mails, kick off temadage festafslutning/finale hjemmeside At man sikre så gode vilkår for projektetsdeltager som ambassadører som overhoved muligt

Område 3. Projekters driftsfase: gruppen arbejder fokuseret på opgaven, opgaven tager evt. en ny form Højdepunkt Konkrete forslag til indsatsområder der skal arbejdes videre med Få gruppens samledeviden i spil-godt med flere indfaldsvinkler Skabeog fastholde engagement Skabe ejerskab Der skal være højt til loftet rum til dialog Skabe åbent miljø med anerkendende tilgang. Seriøsitet hos alle- forverntningsafstemning, klare spilleregler Fokus på fremadrettethed Fokus på løsningsorientering 3 Gruppens interne samarbejdede for at nå dertil Fælles forståelselsramme og ny inspiration Tilpas forstyrrelse Samarbejdet med andre udenfor gruppen Inddrag nøglepersoner udefra med nødvendige / ønskede viden

Område 3. Projekters driftsfase: gruppen arbejder fokuseret på opgaven, opgaven tager evt. en ny form Projektstyring samt brug af tid og ressourcer Præcisering af roller i forhold til drift og proces: f.eks. tidsramme fasegennemløb koordinering Rollefordeling En person der samler og organiserer på sidelinjen småevalueringer hen ad vejen. Hvor langt er vi? Er vi på rette vej? Opbakning opbakning/interesse for projektet Åbenhed og fleksibilitet i forhold til at vejen fra A til B ikke altid er lige. 3

Område 4. Projekters afslutningsfase: gruppen afslutter opgaven og evaluerer på opgaveløsningen Højdepunkt Kick-off-mødet på projektet ved afslutningen var klart et højdepunkt. Her blev det endelige resultat præsenteret og der var en klar anerkendelse af det fantastiske arbejde der var blevet udført. Gruppens interne samarbejdede for at nå dertil: Forskelligheden og den brede fundering i gruppen (i forhold til hele Ældre- og Handicapforvaltningen) var klart det allerbedste i projektet. 4 En åben og ærlig tilgang og tilkendegivelse af holdninger og meninger var en styrke. I afrapporteringen formåede man, at få de tre indsatsrområder til at fremstå som et hele og en hel indsats. Samarbejdet med andre udenfor gruppen: En styrke var den aftestning i forhold til de enkelte anbefalinger der blev foretaget mod praksis. HR-afdelingen var en styrke i samarbejdet.

Område 4. Projekters afslutningsfase: gruppen afslutter opgaven og evaluerer på opgaveløsningen Projektstyring samt brug af tid og ressourcer Der var en bagkant (en deadline) og det var med til at sætte en ramme for brugen af tid og ressourcer. Erfaringerne er, at det var en passende tidsramme for en opgave af denne karakter. Praktiske oplysninger, hints og henvisninger Den endelige rapport med bilag var super i forhold til det videre arbejde. Det der så har været interessant efterfølgende er, at selvom vi måske ikke har udført præcist det der stod i rapporten har selve arbejdet været med til at give en konsensus om de indsatser vi har gjort i alligevel. Projektarbejdet har simpelthen sat mange tanker i gang i forhold til området og initieret andre output. 4 Faldgruber En faldgrube kan være, hvis man tror, at selve rapporten var resultatet. Det mener vi ikke det har været i dette tilfælde!

De gule sider: gode råd, fif og FAQ, som dækker projektarbejdet mere generelt Den brede fundering, som rapporten har haft både i forvaltningen og i forhold til samarbejdspartnere har gjort det mere enkelt at føre anbefalingerne ud i praksis. Vi skal være skarpe på, at lave værdi- og effektmåling på projekter efterfølgende. Ikke at vi skal gøre det på alt, men på det, hvor det giver mening. Yderligere informationer om PROJEKTER I PRAKSIS fås ved henvendelse til: Kristian Cronwald Ældrechef 5 Ældresekretariatet Østerbro 7 9000 Aalborg Tlf. 9931 3800 Kcj-aeh@aalborg.dk