Referat for: Haderslev Domprovstiudvalg PU møde 27. august 2012. Kl. 19.00 Mødested: Storegade 93, Haderslev Mødepunkt 1 Afbud fra Alle var mødt. 2 Godkendelse af referat fra sidste møde Godkendt og underskrevet. 3 Nyt logo Provstiudvalget fandt frem til et nyt logo. Der trykkes kuverter og brevpapir. 4 ipad Provstiudvalget vedtog at opgradere den digitale administration og indkøbe en IPAD til provstiudvalgets medlemmer. 5 Budgetsamrådsmøde 30. august 2012 Sag: Budget 2013 (863) Budgetsamrådsmøde 30. august 2012 Notat vedr. beregnet udgift pr. folkekirkemedlem - budget 2013 På baggrund af skrivelsen fra Haderslev kommune af 14. august 2012 om det statsgaranterede udskrivningsgrundlag for 2013, vedtog provstiudvalget et forslag til budget for den kirkelige ligning i 2013, som vil blive fremllagt for menighedsrådene på det offentlige budgetmøde den 30. august 2012. Dagsordenen for mødet i øvrigt blev gennemgået og de enkelte punkter drøftet. Fordeling af landskirkeskat og udligningstilskud for 2013 Budgetsamrådsmødet 30.8.2012 Budgettal 2013 - Haderslev kommune Opgørelse over kirkelig ligning Udskrivningsgrundlag for 2013 Referat,27-08-2012 Side: 1
6 GIAS projektet - Intromøde Sag: GIAS projektet 2012 (916) Provstiudvalget gjorde status i arbejdet med at forberede provstiet til overgangen til GIAS. GIAS projektet - Intromøde Introduktion for provstier Vejledning for provstier Vejledning for kirkegårde Provstiintromøde på Fyn Materiale fra introduktionsmødet om Gias Er sendt til PU-medlemmer Arne Rudbeck og Bent K. Andersen samt til Jørgen Boiskov, kirkegårdsleder, Gram Ydelsesliste Haderslev Domprovsti samt Takstblad Gram kirkegaard Stamdata for kirkegårde i det nye GIAS - kirkegårdssystem - Gram kirkegaardskontor 7 Stibelægning ved Fole Kirke - rampe til trappe Sag: Fole kirkegård - ny flisegang (306) - Fole Sogn Stibelægning ved Fole Kirke - rampe til trappe Ændring i pris vedr. den del som vedrører rampen til hovedtrappen til Fole kirke Pris 65.500 kr. ekskl. moms for trappedelen. Fole MR amoder om svar desangående. Provstiudvalget tog denne merudgift på kr. 65.500 plus moms til efterretning og vil meddele Fole menighedsråd, at man kan gå videre med gennemførelsen. Hvis man lokalt kan finansiere merudgiften skal dette skel af de frigjorte midler. Ellers søges provstiudvalget om et 5 % beløb svarende til merudgiften. RE: VS: Stibelægning ved Fole Kirke Referat,27-08-2012 Side: 2
8 Frigivelse af byggeudgifter til Præstegårdsvej 1, Fole Sag: Fole sognehus - (Kopi) (956) - Fole Sogn Frigivelse af byggeudgifter til Præstegårdsvej 1, Fole SV MR: Præstegårdsvej 1 Udbudsmatr - indretning menighedshus, Fole Udbudsmatr - indretning menighedshus, Fole Udbudsmatr - indretning af menighedshus, Fole Udbudsmatr - indretning menighedshus, Fole Provstiudvalget drøftede Fole menighedsråds svar af 22. august 2012, hvori menighedsrådet forholder sig til konsulenterne bemærkninger til projektet for ombygning af Præstegårdsvej 1 til sognehus. Provstiudvalget anerkender, at menighedsrådset tilkengiver at ville følge konsulenternes anbefalinger på en række væsentlige punkter og fremfører væsentlige argumenter på de punkter, hvor man gerne vil fastholde det oprindelige prtojektet. På baggrund af ovenstående godkender provstiudlaget det således reviderede projektet. Provstiudvalget ser dog gerne at menighedsrådet fortsat i samarbejde med menighedsrådets egen byggerådgiver overvejer om der er yderligere punkter, hvor konsulenternes bemærkninger kan imødekommes. Provstiudvalget skal anmode stiftet frigive kr. 1.480.000 af stiftsmidlerne tilhørende Fole sogn til finansiering af projektet. Svar FM vedr. ombygning af sognehus i Fole Udtalelser fra kgl. bygningsinspektør og kirkegårdskonsulent FW: Ombygning af sognehus i Fole 9 Jordforurening - Sognehus ved Hoptrup Kirke Sag: Nyt sognehus (575) - Hoptrup Sogn Taget til orientering. Provstiudvalget kan tilslutte sig arkitektens forslag om i forbindelse med sognegårdsbyggeriet at foretage en ommatrikulering. Jordforurening - Sognehus ved Hoptrup Kirke Svar Region Syddanmark - forurening, Hoptrup Kirkeby 2 10 Vedr. sammenlægning af Moltrup-Bjerning kirkekasser Sag: Moltrup Bjerning Kirkekasse (940) - Moltrup Sogn Taget til orientering. Vedr. sammenlægning af Moltrup-Bjerning kirkekasser Referat,27-08-2012 Side: 3
11 Spørgsmål og svar omkring beregning af kirkegårdstakster Sag: Kirkegårdstakster2012 (869) Taget til orientering. Spørgsmål og svar omkring beregning af kirkegårdstakster 12 Udviklingsplan Gram kirkegård 2012 til 2022 Sag: Udviklingsplaner kirkegårde (945) Udviklingsplan Gram kirkegård 2012 til 2022 Provstiudvalget godkendte den forelagte udviklingsplan for Gram kirkegård. Provstiudvalget finder, at udviklingsplanen vil kunne være til inspiration for andre menighedsråd og vil bede Gram menighedsråd stille den til rådighed ved henvendelse derom. 13 Vilstrup kirke - varmeanlæg - sendt til konsulenter til udtalelse Sag: Varmeanlæg m.m. (586) - Vilstrup Sogn Provstiudvalget afventer Stiftets godkendelse på baggrund af menighedsrådets svar. Vilstrup kirke - varmeanlæg - sendt til konsulenter til udtalelse Vilstrup kirke - udskiftning af varmeanlæg - godkendelse Vilstrup MR sender svar vedr. varmeinstallation i Vilstrup kirke Vilstrup MR sender svar og bemærkninger på konsulentudtalelser til stiftsøvrigheden og PU og anmoder om endelig godkendelse af projektet 14 Vilstrup MR - restaurering af alterbilleder - overslag fra konservator Sag: 2012 Vilstrup Kirkes altertavle (870) - Vilstrup Sogn Vilstrup MR - restaurering af alterbilleder - overslag fra konservator Overslagspris ekskl. moms 247.605 kr. Provstiudvalget vil i forbindelse med kirkekassens budget for 2013 bevilge yderligere kr. 310.000 til projektet genemførelse - inklusiv en restaurering af kirkens korbuekrucifix. Provstiudvalget forventer at menighedsrådet ansøger om statstilskud til arbejderne. En sådan ansøgning skal være Ministeriet i hænden senest 1. oktober 2012. SV ST: Restaurering af altertavle i Vilstrup Vilstrup kirke - bevarelse af maleri i altertavle Udtalelse fra Nationalmuseet. Referat,27-08-2012 Side: 4
15 Vilstrup kirke, synsprotokoller Sag: Syn 2012 (926) Vilstrup kirke, synsprotokoller Synsprotokol Sdr Starup Synsprotokoller Jegerup - kirke og præstegårdssyn 2012 Synsprotokol Vilstrup graverkontor og redskabsrum og sognehus: Et projekt for udskiftning af taget på mandskabbygningen sættes på prioriteringsplanen. Ingen yderligere bemærkninger. Synsprotokol for Vilstrup kirke: Godkendt idet provstiudvalget forventer at de arbejder, der ikke indgår i de særlige projekter, kan afholdes af driftsbeløbet. Synsprotokol for Starup kirke: Godkendt idet provstiudvalget forventer at manglerne kan afhjælpes af kirkekassens driftsbeløb. Synsprotokol for Starup præstegård: Godkendt idet provstiudvalget forventer at manglerne kan afhjælpes af kirkekassens driftsbeløb. Synsprotokol for Jegerup kirke: Godkendt idet provstiudvalget forventer at manglerne kan afhjælpes af kirkekassens driftsbeløb. Jegerup præstegård: Godkendt idet provstiudvalget forventer at manglerne kan afhjælpes af kirkekassens driftsbeløb. Referat,27-08-2012 Side: 5
16 Aflønning vikarer i Nustrup- Skrydstrup kirker, Thomas Krüger regnskabsfører Sag: Vejledende takster - vikarer for organist og kirkesanger (946) Resultatet af undersøgelsen af aflønningen af organist- og kirkesangervikarer i provstiet vil blive forelagt menighedsrådene på budgetsamrådsmødet ved provstiudvalgsmedlem Hanne Hovmøller. Nustrup- Skrydstrup kirker - aflønning vikarer organist og kirkesanger Sommersted - Aflønning af vikarer for organist og kirkesanger Tyrstrup-Hjerndrup - aflønning af vikar for organist og kirkesanger Moltrup kirke: aflønning af organist og kirkesanger vikar Ha domsogn - aflønning af vikar for organist og kirkesanger Gram Fole Højrup:vikarsatser organist kirkesanger Bevtoft MR - Aflønning af vikarer organister kirkesangere Vedsted - aflønning af vikar for organist og kirkesanger Halk-Grarup - Vilstrup: Vikarlønninger for organister og kirkesangere. Aastrup - aflønning af vikar - organist kirkesanger Starup Øsby Årø: Aflønning af organist- og kirkesangervikarer Vojens - Aflønning vikarer organist kirkesanger Jegerup: Aflønning af vikar organist og kirkesanger Fjelstrup MR - aflønning af vikar for organist og kirkesanger Referat,27-08-2012 Side: 6
Hammelev og Maugstrup - aflønning vikar organist og kirkesanger Oversigt over aflønning af vikarer for organist og kirkesanger 17 Evalueringsrapport af projekt "Samarbejde i sognet" Sag: Projekt "Samarbejde i sognet" (951) Provstiudvalget er enig i den fremførte krtik af rapporten. Evalueringsrapport af projekt "Samarbejde i sognet" SV Hammelev MR: Evalueringsrapport af projekt "Samarbejde i sognet" 18 Høring om lovforslag - provster og provstiudvalg Sag: Forslag til ændring af lov - provster og provstiudvalg (953) Provstiudvalget vil ikke afgive yderligere høringssvar, da de foreslåede ændringer svarer til provstiudvalgets tidligere svar. Høring om lovforslag - provster og provstiudvalg Forslag til ændring af lov om ansættelse i stillinger i folkekirken samt lov om folkekirkens økonomi. Baggrund Betænkning 1527. Høringsfrist 31. august 2012. 19 Forespørgsel fra Bevtoft MR ang. salg af jord Sag: Jord bag den gamle forpagterbolig (957) - Bevtoft Sogn Provstiudvalget har intet at indvende mod salget. Bent K.Andersen ærklærede sig inhabil som medlem og formand for bestyrelsen i Provas og deltog ikke i behandlingen af denne sag. Forespørgsel fra Bevtoft MR ang. salg af jord Provas ønsker at købe jord til etablering af regnvandsbassin. RE: Salg af jord Referat,27-08-2012 Side: 7
20 RE: Vandingsanlæg - vedr. tillæg til forpagtningskontrakt Bevtoft Sag: Forpagtningskontrakt Bevtoft (964) - Bevtoft Sogn RE: Vandingsanlæg - vedr. tillæg til forpagtningskontrakt Bevtoft 21 Fjelstrup kirke - møde om eventuel restaurering Sag: Fjelstrup kirke - eventuel restaurering (948) - Fjelstrup Sogn Provstiudvalget vil anbefale menighedsrådet at indhente rådgivning fra landboforeningen med henblik på udformning af en ny forpagtningskontrakt. Provstiudvalgte forventer at menighedsrådet i og med en ny kontrakt bliver frigjort fra forpligtelser i forhold til vanddingsanlægget på det bortforpagtede areal. Provstiudvalget vil samtidig undersøge om sagen er yderligere belyst af materiale i arkivet overtaget fra Tørninglen provsti. Provstiudvalet vil foreslå Fjelstrup menighedsråd at mødet afvikles mandag den 22. oktober kl. 9.00 i Fjelstrup kirke. Fjelstrup kirke - møde om eventuel restaurering 22 MR foreslår mødedato: Renovering af vestorgel m.m. Sag: Haderslev Domkirke - reparation af vestgavl og vestorgel (280) - Haderslev Vor Frue Domsogn Provstiudvalget vil foreslå Domsognets menighedsråd, at mødet afvikles mandag den 22. oktober kl. 11.00 i Domkirken. MR foreslår mødedato: Renovering af vestorgel m.m. 23 Provstesynsprotokoller 13. og 16. juni 2012 Sag: Provstesyn 2012 (904) De forskellige provstesynsprotokoller blev taget til efterretning og godkendt. Provstesynsprotokoller 13. og 16. juni 2012 Domkirken Gl. Haderslev kirke Præstebolig Præstegade 20 Præstebolig Aastrupvej 76 Præstebolig Klostervænget 1 Præstebolig Ribe Landevej 17 Referat,27-08-2012 Side: 8
24 Halk Degneembede, salg af jordstykke til Torben Snitkjær Sag: 2011 Arealoverførsel Halk Ejerlav, Halk Matr. nr. 25 og 304 (844) - Halk Sogn Stiftet har ønsket materiale på sagen. Provstisekretæren har sendt dette til stiftet som bilag for indbetaling af salgssummen til stiftsmidlerne. Halk Degneembede, salg af jordstykke til Torben Snitkjær VS fra ST: Halk Degneembede, salg af jordstykke til Torben Snitkjær 25 Sommersted kraftvarmeværk Sag: Sommersted kraftvarmeværk (959) - Sommersted Sogn Sommersted kraftvarmeværk Ha. kom. ønsker at afhænde kraftvarmeværket til brugerne. Stiftsøvrigheden anmoder om en drøftelse af sagen 26 To tilbud på varmestyring af Øsby kirke Sag: Varmeanlæg Øsby Kirke (932) - Øsby Sogn Provstiudvalget er meget betænkelig ved forslaget og vil indskærpe over for menighedsrådet, at man ikke kan anbefale at menighedsrådet går ind i forhandlinger uden at Stiftet og Provstiet er med ved bordet. Provstiudvalgte bevilgede kr. 48.300 plus moms - kr. 60.375 - af 5 % midlerne til etablering af varmestyring på varmeanlægget i Øsby kirke. To tilbud på varmestyring af Øsby kirke Det ene kr. 85.848,00 ekskl. moms Det andet kr. 48.300,00 ekskl. moms 27 Eventuelt Bent K. Andersen så gerne at provstiudvalget fik tid til at gennemdrøfte hvorledes man ville kunne planlægge og gennemføre energibesparende foranstaltninger og investeringer. Ulla Toft fortalte om ny oprettet tværkulturel udvalg, bestående af alle foreninger i Maugstrup Sogn og hvor Maugstrup menighedsråd med sognepræst Lykke Wester er tovholder. Der er søgt og bevilliget støtte til dette projekt fra Ministeriet for bolig og landdistrikt samt LAG / EU midler, til det tværkulturelle udvalgs formål, hvilket er, at inddrage alle nye europæiske naboer i sognets fællesskab. Mødet slut. Referat,27-08-2012 Side: 9
Orientering 28 Øsby præstegård - udskiftning af vinduer ( frigivelse af midler) Sag: 2012 Status økonomi Øsby MR (882) - Øsby Sogn Øsby præstegård - udskiftning af vinduer ( frigivelse af midler) Øsby Præstegård - Faktura udskiftning af vinduer i vestgavl SV ST: Øsby præsteembede - frigivelse af midler til belægningsarbejder 29 Ansøgning om godkendelse af arbejder ved og omkring Bjerning kirke Sag: Renovering øst dige m.m. (401) - Bjerning Sogn Ansøgning om godkendelse af arbejder ved og omkring Bjerning kirke Kvittering ST - Bjerning kirkegård - renovering af østdiget Kvittering ST-Bjerning kirke - renovering/udskiftning af vinduer 30 Renovering/udskiftning af vinduer i sydfacaden i Bjerning kirke Sag: Bjerning kirke - renovering, udskiftning af vinduer i sydfacaden (961) - Bjerning Sogn Renovering/udskiftning af vinduer i sydfacaden i Bjerning kirke Stiftet fremsender udtalelser fra kgl. bygn.inspektør og Nationalmuseet. MR skal indsende resultatet af arkitektens undersøgelser gennem PU til godkendelse i Haderslev stift. 31 Sommersted - lånedokument Sag: Præstegård - renovering (498) - Sommersted Sogn Sommersted - lånedokument Referat,27-08-2012 Side: 10
Orientering 32 Hoptrup kirkes omgivelser - sognehus (faktur fra kirkegårdskonsulenten) Sag: Nyt sognehus (575) - Hoptrup Sogn Hoptrup kirkes omgivelser - sognehus (faktur fra kirkegårdskonsulenten) 33 Ny administrator af Folkekirkens Selvforsikringsordning Sag: Folkekirkens selvforsikring (582) - Haderslev Stift Ny administrator af Folkekirkens Selvforsikringsordning 34 Årsmøde for provstisekretærer 2012 Sag: Provstisekretær, kursus (583) Årsmøde for provstisekretærer 2012 35 Hammelev - lånedokument Sag: Præstegård evt. renovering (617) - Hammelev Sogn Hammelev - lånedokument 36 Nustrup præstegård - erstatningsudbetaling Sag: Nustrup Præstegård (821) - Nustrup Sogn Nustrup præstegård - erstatningsudbetaling 37 Notat fra møde 120412 Buch og Baruah - Haderslev Golfklub Sag: Ha. kommune og golfklub - mageanlæg og handel med jord (835) - Gammel Haderslev Sogn Notat fra møde 120412 Buch og Baruah - Haderslev Golfklub Referat,27-08-2012 Side: 11
Orientering 38 Haderslev kommune - lokalplanforslag nr. 11-4 + kommuneplantillæg nr. 11-2009 - erhvervesområde ved Ribevej, Skrydstrup Sag: Lokalplaner 2012 - Kommune (899) - Haderslev Stift Haderslev kommune - lokalplanforslag nr. 11-4 + kommuneplantillæg nr. 11-2009 - erhvervesområde ved Ribevej, Skrydstrup Haderslev Kommune - Lokalplan 10-15 + kommuneplantillæg 27-2009 - boligområde ved Aabenraavej, Haderslev Haderslev Kommune - LP 10-14 og tillæg 29-2009. boligområde ved Ejsbølvej, Haderslev Haderslev kommune - debatoplæg vedr. biogasanlæg ved Bevtoft 39 Opgørelse afregningspris - ekspropriation af jord ved Falck-rundkørsel i Haderslev Sag: Årsregnskab 2011 Menighedsråd (911) Opgørelse afregningspris - ekspropriation af jord ved Falck-rundkørsel i Haderslev SV: Haderslev Domsogns - ekspropriation af jord ved Falck-rundkørsel i Haderslev 40 Kvartalsrapport 1 kvartal 2012 Moltrup kirkekasse Sag: Kvartalsrapporter 2012 (912) Kvartalsrapport 1 kvartal 2012 Moltrup kirkekasse Kvartalsrapport 2012-2 Nustrup kirkekasse Kvartalsrapport 010712 Vedsted kirkekasse Kvartalsrapport 2012-2 - Skrydstrup kirkekasse Referat,27-08-2012 Side: 12
Orientering 41 SV ST: Fole kirkegård - klage fra Lilian Jønsson ang. vedligeholdelse Sag: 2012 Vedligeholdelse af gravsted Fole kirkegård (934) - Fole Sogn SV ST: Fole kirkegård - klage fra Lilian Jønsson ang. vedligeholdelse Fole kirkegård - klage over vedligeholdelse af gravsted 96 B 42 Hammelev kirkes omgivelser - opstilling af solceller Sag: Solceller på udbygning Kirkestræde 2, Hammelev (941) - Hammelev Sogn Hammelev kirkes omgivelser - opstilling af solceller 43 Syn af træ på Maugstrup kirkegård Sag: Syn Maugstrup kirkegård (949) - Maugstrup Sogn Syn af træ på Maugstrup kirkegård 44 Svar vedr. begravelse på gangareal Sag: Åstrup kirkegård - begravelse på gangareal (950) - Åstrup Sogn Svar vedr. begravelse på gangareal FW: SV: svar på mail Åstrup kirkegård - begravelse på gangareal - sag til videre behandling FW: VS: Aastrup Kirkegård, begravelse på gangen... Tilladelse til flytning af kiste Referat,27-08-2012 Side: 13
Orientering 45 Nyhedsbrev Juli 2012 Folkekirkens personale Sag: Nyhedsbrev Folkekirkens personale (954) - Kirkeministeriet Nyhedsbrev Juli 2012 Folkekirkens personale 46 Stiftsmøde 2012 Sag: Nyt fra Haderslev stift 2012 (915) - Haderslev Stift Stiftsmøde 2012 Invitation til stiftsmøde med festgudstjeneste fredag den 14. september 2012 47 Forpagtningskontrakt Juhlsgård I/S - Hoptrup kirke Sag: Forpagtningskontrakt Juhlsgård I/S - Hoptrup kirke (947) - Hoptrup Sogn Forpagtningskontrakt Juhlsgård I/S - Hoptrup kirke Følgebrev forpagtningskontrakt Juhlsgård I/S - Hoptrup kirke 48 Salg af Præstegade 22 Sag: Præsteboligen Ryes Møllevej 17 og kordegneboligen Præstegade 22 (708) - Haderslev Vor Frue Domsogn Salg af Præstegade 22 Haderslev Domsogn sender opgørelse vedr. salg af Præstegade 22. Overført til stiftet kr. 906.562,50. Beløbet er det første afdrag på lånet, ydet til renovering af den gamle brandstation. Referat,27-08-2012 Side: 14
Orientering 49 Oprettelse af fælles personaleprovstikonsulent Sag: Personalerådgivning (203) - Haderslev Stift Oprettelse af fælles personaleprovstikonsulent Ansøgning om oprettelse af fælles provstikonsulentsstilling i Haderslev Stift Haderslev stift sender ansøgning til Ministeriet for Ligestilling og Kirke. 50 Indbydelse fra Kolding provsti Sag: Indbydelse fra Kolding provsti (962) Indbydelse fra Kolding provsti Afsked med provstisekretæren 31. august 2012 51 Vilstrup kirke - udskiftning af varmeanlæg Sag: Varmeanlæg m.m. (586) - Vilstrup Sogn Vilstrup kirke - udskiftning af varmeanlæg ST fremsender honoraropgørelse fra varmekonsulent til MR 52 Kirkekassernes budget 2013 - mødeskema Sag: Budgetmøder 2013 (960) Kirkekassernes budget 2013 - mødeskema Jegerup MR budgetmøde 27.8.12 Jegerup MR anmoder om et møde mandag den 27.8.12. Tidspunkt kl. 11-12. Fjelstrup MR - budgetmøde 27.8.12 MR anmoder om et budgetmødet den 27.8.12 kl. 10.00. Referat,27-08-2012 Side: 15