Analyse af fremtidige fælleskmmunale driftsfællesskaber 1.2 Kmmissrium Indhldsfrtegnelse
Indledning... 2 Frmål g metde... 2 Prces g tidsplan... 4 Organisering... 5 Øknmi... 6 1
Indledning På møde i det Sønderjyske Krdinatinsudvalg d. 9. december 2013, blev det besluttet at igangsætte en prces, der skal afdække hvrvidt de kmmunale ressurcer kan udnyttes bedre ved at indgå i kmmunale Sønderjyske driftsfællesskaber. Prcessen skal verrdnet søge at identificere, m der er situatiner, hvr kmmunerne med frdel kan danne driftsfællesskaber med henblik på at sikre en mere ratinel drift g dermed i sidste ende bidrage til, at kmmunens midler udnyttes bedst muligt g til størst gavn fr brgerne. Der har siden kmmunalrefrmen været taget tilløb til flere aftaler mkring samarbejde, samdrift, erfaringsudveksling mv. mellem de Sønderjyske Kmmuner. En del initiativer er realiseret, men en del er gså, af frskellige årsager, ikke blevet implementeret. Erfaringerne har vist, at succesen af sådanne initiativer i høj grad afhænger af en samlet plitisk pbakning i alle invlverede kmmuner. Derfr er der i den skitserede prces fr dette prjekt, indbygget invlvering af det plitiske niveau ad flere mgange. Kmmissriet er udarbejdet af øknmicheferne i de 4 invlverede kmmuner. Kmmissriet planlægges frelagt g gdkendt af det Sønderjyske Krdinatinsudvalg på møde d.19. maj 2014 g inden da præsenteret på frmøde mellem kmmunaldirektørerne d. 28. april. Frmål g metde Frmålet er at identificere pgaver i de Sønderjyske kmmuner, der med frdel kan løses gennem driftsfællesskaber. Sm udgangspunkt bliver der ikke på frhånd defineret pgavetyper, sm ikke kan være i spil. Områderne. der kan tænkes etableret driftsfællesskaber på, kan variere med hensyn til: 1. Målet g ratinalet bag driftsfællesskabet 2. Opgavetype 3. Samdriftsfrm Ad 1 Mål Oprettelse af knkrete driftsfællesskaber kan have frskellige mål, eksempelvis: Sikre mere ratinel drift, herunder bedre udnyttelse af materiel mv. Øknmisk effektivisering (samme fr mindre / mere fr det samme) Kmpetenceudnyttelse på specialistfunktiner Mindske sårbarheden i frbindelse med medarbejderes jbskifte/undgå at stjæle medarbejdere
fra hinanden Højere kvalitet i pgaveløsning Bedre adgang til ydelser fr brgerne Ad 2 Opgavetype Sm udgangspunkt kan der tænkes etableret driftsfællesskaber indenfr alle typer pgaver: Prcesser (eks. fælles standarder, serviceniveauer g arbejdsgange) Systemer (IT) Organisering (ledelse, administratin, indkøb, kmpetenceudnyttelse på specialistfunktiner) Lkatiner/anlæg (bygninger, specielmaskineri mv.) Ad 3- Samdriftsfrm Driftsfællesskaberne kan etableres på mråder, med ptentiale fr strdriftsfrdele, frstået sm situatiner: Hvr pgaven løses sm samdrift mellem 2 eller flere kmmuner Hvr der gennemføres fælles udbud Frmen fr samdrift kan spænde fra mere ufrpligtende aftaler mkring samdrift gennem netværk (eks. erfaringsudveksling), ver samdrift gennem partnerskab (knkrete driftspgaver varetages på grundlag af samarbejdsaftaler), til samdrift gennem shared service (verdragelse af driftsansvar). 3
Prces g milepæle Prces Efter gdkendelse af kmmissrium i det Sønderjyske Krdinatinsudvalg 19. maj 2014 kan den efterfølgende prces deles p i tre faser: Fase 1 (administrativ fase) Screening i de enkelte kmmuner g udarbejdelse af bruttliste ver pgaver med ptentiale fr driftsfællesskaber (maj-dec.2014) Fase 2 (plitisk fase) Behandling af bruttlisten i kmmunernes respektive plitiske udvalg, herunder udvælgelse af knkrete mråder, der plitisk ønskes arbejdet videre med i fase 3 (jan.- feb.2015) Fase 3 (administrativ fase) - Igangsættelse af målrettet analyse med henblik på knkretisering af ratinalet, frdele g ulemper, i de enkelte frslag g endelig etablering af driftsfællesskaber (marts 2015-?). Gennemførsel af fase 1 g 2 krdineres g initieres af prjektgruppen (øknmicheferne). En mere detaljeret plan fr indhld g milepæle i fase 1 g 2 ser således ud: Fase 1 - Screening i de enkelte kmmuner g udarbejdelse af bruttliste ver pgaver med ptentiale fr driftsfællesskaber Udarbejdelse af screeningsværktøj/skabeln Screening i de enkelte kmmuner vha. screeningsværktøjet Samling af bruttliste ver umiddelbare frslag til driftsfællesskaber Behandling af bruttlisten i kmmunernes respektive direktiner Orientering af styregruppen - Præsentatin af bruttliste fr Krdinatinsudvalg Fase 2 Plitisk behandling af bruttliste g udvælgelse af knkrete mråder Behandling af bruttlisten i de enkelte kmmuner, herunder udvælgelse af knkrete frslag, der skal indgå i den målrettede analyse Orientering af styregruppen - Krdinering af de enkelte kmmuners ønsker til, hvilke knkrete frslag, der skal indgå i den målrettede analyse (1.møde i det Sønderjyske Krdinatinsudvalg 2015) I frhld til fase 3 frventes etableret en egentlig prjektrganisatin g udarbejdelse af kmmissrium.
Milepæle Emne 2014 2015 maj jun jul aug sep kt nv dec jan feb mar Gdkendelse af kmmissrium i styregruppen Fase 1 Administrativ fase udarbejdelse af bruttliste Udarbejdelse af screeningsværktøj Screening Behandling internt i kmmunerne (priritering af emner) Orientering af styregruppe Fase 2 Plitisk fase, priritering af emner Plitisk priritering i kmmunerne Orientering af styregruppen Fase 3 Målrettet analyse g knkretisering af ptentiale Knkretisering af fase 3 Orientering vedr. status g gdkendelse af kmmissrium fr fase 3 (styregruppen) Organisering Sagen blev sat på dagsrdenen på møde i Det Sønderjyske Krdinatinsudvalg d. 9. december 2013, på franledning af Sønderbrg kmmune, efter ønske fra frligsparterne bag Sønderbrg Kmmunes budget 2014. I frhld til gennemførsel af fase 1 g 2 udgør Krdinatinsudvalget styregruppen g øknmicheferne i de 4 Sønderjyske kmmuner udgør prjektgruppen. I frhld til fase 3, dvs. udførsel af den målrettede analyse g den følgende etablering af knkrete driftsfællesskaber, frventes der udarbejdet et nyt kmmissrium g etablering af en egentlig prjektrganisatin. 5
Øknmi I frbindelse med fase 1 g 2 skal prjektgruppen afsætte timer til udarbejdelse af screeningskabeln, initiering af interne prcesser i egen kmmune, samling af bidrag fra kmmunerne, fremlæggelse af fælles sag fr krdinatinsudvalget mv. Opgaven løses indenfr eksisterende øknmiske rammer.