Onlinepolitik 2011-2015 Bilag 3 Denne onlinepolitik fastlægger, hvordan, hvornår og til hvem der skal kommunikeres via forskellige former for digitale, online kanaler. Politikken sætter derved rammerne for onlinekommunikation med både politiets eks- og interne interessenter, og den fastlægger målsætningerne for de nærmeste års udvikling af onlinekanalerne med henblik på at realisere følgende vision for politiets kommunikations- og brandingarbejde. Politiet prioriterer åben, direkte og konstruktiv dialog med sine interessenter - både in- og eksterne - og har derfor som målsætning at udvikle relevante, interaktive og tidssvarende kommunikationskanaler. Politiet vil gennem dialog med interesserede borgere, politikere, interesseorganisationer og andre engagerede spille en central, proaktiv og motiverende rolle i fortsat udvikling af tryghed i Danmark. Politiet vil være kendt som en moderne arbejdsplads med motiverede, fagligt kompetente medarbejdere med høj etik og med fokus på levering af service i øjenhøjde med borgerne. Eksternt skal onlinepolitikken styre og sikre kvalitet i den daglige opdatering af den nationale del af politiets hjemmeside, sikre retning i videreudvikling af denne platform og i den udstrækning, det er relevant, tænke sociale medier som Twitter og Facebook ind i den samlede eksterne, onlinebaserede kommunikation. Internt skal onlinepolitikken sætte rammerne for videreudvikling af POLNET, herunder beskrive den digitale, interne kommunikation og mulighederne for fremtidig videndeling og procesoptimering. 1. Ekstern kommunikation 1.1. Roller og ansvar Rigspolitiet er hovedansvarlig for platformen www.politi.dk med tilknyttede subsites (p.t. www.blivpolitibetjent.dk og www.politistatistik.dk) og kampagnesites, herunder design, informationsarkitektur og videreudvikling. Da platformen også er et værktøj for politikredsenes daglige kommunikation med omverdenen, har Rigspolitiet ansvaret for, at der følges op på politikredsenes behov og ønsker. Rigspolitiet er desuden ansvarlig for at producere, opdatere og vedligeholde indhold på hovedsitet og skal stille relevant fællesindhold til rådighed for politikredsenes hjemmesider. Det er politikredsenes ansvar at producere, opdatere og vedligeholde alt lokalt indhold under www.politi.dk inden for de rammer, der er defineret i den overordnede kommunikations- og brandingpolitik for dansk politi. Onlinepolitik 2011-2015 2. udgave 13. januar 2012 Side 1
1.2. Formål med www.politi.dk Politiets hjemmeside skal: Side 2 afspejle brugernes behov for information fra og om politiet, sikre adgang til aktuelle, let tilgængelige informationer og services hos politiet, give mulighed for åben dialog og debat, sikre merværdi for målgrupperne, når der skal skabes samspil mellem onog offline kommunikationskanaler, være et anvendeligt værktøj i politikredsenes kommunikation med omverdenen, medvirke til at styrke politiets omdømme, være med til at fremme politiets interesser og mål, og være et væsentligt element i politiets samlede branding og dermed sikre integration både indholds- og designmæssigt af subsites i www.politi.dk. 1.3. Målgrupper Www.politi.dk er primært en ekstern kommunikationskanal og henvender sig til følgende målgrupper: Borgere, der har behov for at komme i kontakt med politiet i forbindelse med et af politiets serviceområder. Borgere, undervisere, skoleelever m.fl, der søger oplysninger om politiets arbejdsområder mv. Medierne. Samarbejdspartnere. Men herudover er www.politi.dk også et væsentligt autokommunikativt værktøj i forhold til: Medarbejderne i politiet. Medarbejdernes familier og nærmeste omgangskreds. 1.4. Indhold Www.politi.dk er en af politiets vigtigste kontaktflader til borgerne. Sitet er først og fremmest en service til disse brugere, og indholdet skal derfor afspejle brugernes behov for information fra og interaktion med politiet. Imidlertid har borgernes forventninger til offentlige myndigheder også ændret sig, og der forventes i stigende omfang muligheder for ægte elektronisk borgerservice og sagsbehandling samt direkte interaktion med den offentlige myndighed, hvis billedet af en moderne og dynamisk organisation skal fastholdes. Foruden disse borgervendte bevæggrunde skal www.politi.dk også understøtte politiets eget behov for dialog med borgere, medier mv. Onlinepolitik 2011-2015 1. udgave den 19. maj 2011 Side 2
Indholdet på www.politi.dk kan deles op i fem hovedområder: Side 3 1) Borgerservice. 2) Viden om politiet og politimæssige forhold. 3) Forebyggelse og efterforskning. 4) Nyhedsformidling. 5) Debat og dialog. 1.4.1. Borgerservice Via www.politi.dk skal Rigspolitiet formidle relevante og handlingsanvisende informationer om politiets serviceydelser og regler på områderne samt stille elektroniske selvbetjeningsløsninger til rådighed på alle de områder, hvor det vil være hensigtsmæssigt og være med til at optimere politiets arbejdsprocesser eller interaktion med andre institutioner og sagsbehandlere. 1.4.2. Viden om politiet og politimæssige forhold Politiets hjemmeside skal fungere som videndatabase, hvor interesserede kan få svar på relevante spørgsmål om politiet og dets virke. Den akkumulerede viden på www.politi.dk skal desuden kunne anvendes af servicecentrene som opslagsværk eller som henvisning. Området skal tage udgangspunkt i og koordineres med øvrig information, der allerede er publiceret med politiet som afsender. Der skal udarbejdes særligt standardmateriale om politiet med henblik på undervisning og skoleelevers opgavearbejde. Skrevne artikler mv. skal, hvor det er hensigtsmæssigt, understøttes af andre kommunikationsformer, herunder webtv/video, podcast og dynamisk pdf (evt. med videosekvenser). Der skal desuden etableres mulighed for, at brugerne kan debattere udvalgte emner med hinanden og politiet. Det skal være muligt at abonnere på forskellige informationspakker (fx løbende information om politiet til lærere i folkeskolen, samfundsfagslærere i gymnasiet mv.) og selv kunne sammensætte digitale nyhedsbreve i forhold til en defineret informationsstruktur. Ligeledes skal der kunne anvendes RSS-feeds og lignende tjenester. 1.4.3. Forebyggelse og efterforskning Der skal være adgang til informationer om alle forebyggende tiltag på politi.dk. Det skal desuden så vidt muligt sikres, at offentligheden får stillet værktøj til rådighed, som muliggør tip, anmeldelser mm., som kan hjælpe politiet i dets arbejde. Onlinepolitik 2011-2015 1. udgave den 19. maj 2011 Side 3
I det omfang det i forbindelse med konkrete sager vurderes nyttigt at oplyse offentligheden om efterlyste, fremlyste eller om andre efterforskningsmæssige detaljer via medier eller andet, skal oplysningerne - medmindre andet er aftalt med Rigspolitiets Kommunikationssektion - være tilgængelige på www.politi.dk før eller senest samtidig med, at de gøres tilgængelige ad andre kanaler. Side 4 1.4.4. Nyhedsformidling Nyhedsformidling via www.politi.dk skal foregå som led i en bredere planlægning af tiltag over for pressen. Formidling af historier til pressen på egen eller pressens foranledning skal desuden gengives på www.politi.dk, så denne kanal fremstår opdateret med de nyeste historier og nyheder eller kommentarer til disse. Som ovenfor anført under 1.4.2. skal det være muligt at abonnere på forskellige informationspakker (fx løbende information om politiet til lærere i folkeskolen, samfundsfagslærere i gymnasiet mv.), og det skal være muligt selv at kunne sammensætte digitale nyhedsbreve i forhold til en defineret informationsstruktur. Ligeledes skal der kunne anvendes RSS-feeds og lignende tjenester. Nyhederne på www.politi.dk bør have følgende fokusområder: Indsats og resultater, herunder adgang til centrale aktuelle og historiske data både lokalt og nationalt. Politiets kommentarer til en aktuel debat. Politiets vinkel på/kommentarer til historier, som allerede er eller planlægges publiceret af pressen. Historier, som orienterer om politiets daglige arbejde. Særlige tiltag på landsplan eller lokalt, herunder lokale historier, som løftes op på landsplan. 1.4.5. Debat og dialog Det skal via www.politi.dk være muligt at facilitere en dialog om politiets arbejdsområder og planer med og imellem borgerne. Samtidig skal det sikres, at politiet får anvendelig respons fra målgruppen på udvalgte tiltag, historier og indsatser. Rigspolitiet kan vælge at etablere en blog for eksempelvis rigspolitichefembedet, for udvalgte funktionsområder som fx færdsel eller med henblik på diskussion og idéudveksling på strategisk udvalgte områder som eksempelvis tryghed i nærsamfundet. Forud for eventuel. idriftsættelse heraf skal både emneområde, redaktionspraksis og udtaleret godkendes af rigspolitichefen på Kommunikationssektionens anbefaling. Blogging giver rigtigt anvendt ikke alene mulighed for at fremme organisationens synspunkter, men kan også bruges til at monitorere holdninger til centrale områder og problemstillinger blandt borgerne. Denne mulighed indgår også i Rigspolitiets overvejelser. Onlinepolitik 2011-2015 1. udgave den 19. maj 2011 Side 4
Herudover kan det overvejes at integrere mikroblog-tjenesten Twitter i dette område på www.politi.dk, jf. afsnit 1.6.1. Side 5 1.5. Søgeordsoptimering Www.politi.dk er som informationskanal meget søgt af både medierne og borgerne. Alligevel kan politiet gennem et bevidst arbejde med søgeordsoptimering forbedre sine placeringer i Google-søgninger og tilsvarende internetbaserede søgetjenester og dermed sikre, at det er informationer på www.politi.dk, som indgår i målgruppernes informationsindhentning af data inden for det politimæssige område frem for data fra andre informationsleverandører. I denne proces ligger også et intensiveret arbejde med at skrive til nettet og søgemaskinernes algoritmer. 1.6. Øvrige online-kanaler 1.6.1. Twitter Twitter ses anvendt af en række udenlandske politimyndigheder primært til at kommunikere information om politiets indsatser. Rigspolitiet følger udviklingen og vil primært anvende muligheden til at: kommunikere information om konkrete politimæssige indsatser, fremme synspunkter inden for snævert definerede områder, og støtte konkrete markedsføringskampagner (fx bliv politibetjent). 1.6.2. Facebook Forudsætningen for politiets brug af Facebook som onlinekanal er, at: anvendelsesformål og målgruppe er veldefineret og snæver, at eventuel redirect til andre kommunikationsplatforme (fx www.politi.dk eller www.blivpolitibetjent.dk) sker til tidssvarende platforme, som både i design og funktionalitet modsvarer de forventninger, Facebook-brugere har, og aktiviteten indgår naturligt og som et integreret element i en samlet kommunikationsplan. 1.6.3. Apps Teknologien ses i stigende grad anvendt til at øge offentlige myndigheders tilgængelighed og til at fremskynde digitale selvbetjeningsløsninger. Rigspolitiet følger udviklingen og vil primært anvende muligheden til at: kommunikere information om konkrete politimæssige indsatser, udvide borgernes mulighed for via mobile løsninger at kunne kontakte politiet, udfylde anmeldelser og søge information, og Onlinepolitik 2011-2015 1. udgave den 19. maj 2011 Side 5
på sigt medvirke til det kriminalpræventive arbejde ved fx at gøre det muligt at verificere ejerforhold i forbindelse med køb af varer, produkter mv. (fx cykelstelnummer). Side 6 2. Intern kommunikation 2.1. Roller og ansvar Rigspolitiet er hovedansvarlig for platformen POLNET, herunder design, informationsarkitektur og videreudvikling. Da platformen også er et værktøj for politikredsenes daglige interne kommunikation og videndeling, har Rigspolitiet et ansvar for, at der følges op på politikredsenes behov og ønsker. Rigspolitiet er desuden ansvarlig for at producere, opdatere og vedligeholde indhold af generel interesse for alle i politiet samt naturligvis at sikre den interne kommunikation og videndeling i Rigspolitiet. Det er politikredsenes ansvar at producere, opdatere og vedligeholde al lokalt indhold under POLNET. 2.2. Formål med POLNET Politiets intranet, POLNET, skal sikre en fælles kommunikationsplatform til udvikling, anvendelse og formidling af den viden, der findes i dansk politi, understøtte procesoptimering, effektivisering og innovation gennem videndeling, adgang til informationsindhentning og it-understøttede workflows, sikre adgang til aktuelle, let tilgængelige informationer og viden lokalt, regionalt og nationalt, give mulighed for åben dialog og debat, sikre merværdi for målgruppen, når der skal skabes samspil mellem on- og offline kommunikationskanaler, herunder ikke mindst den daglige arbejdsspecifikke ledelseskommunikation og den enkelte leders fremadrettede værdiarbejde, og støtte Rigspolitiets ambition om et godt arbejdsmiljø, veluddannede og kompetente medarbejdere med stor loyalitet over for opgaven, kolleger og politiet generelt. 2.3. Målgruppe POLNET er for alle medarbejdere i politiet i ordets bredeste forstand. 2.4. Ambition POLNET skal udvikle fællesskabet og fremme samspillet på tværs af geografiske og organisatoriske skel. POLNET er ledelsens og medarbejdernes fælles forum til kommunikation, videndeling samt forbedring af arbejdsgange og skal til enhver tid formidle organisatorisk forandring og udvikling. Onlinepolitik 2011-2015 1. udgave den 19. maj 2011 Side 6
POLNET skal ramme behovene hos den enkelte medarbejder, i dele af organisationen og i hele organisationen. Side 7 POLNET skal have en overskuelig og lettilgængelig indgang til de systemer, som den enkelte medarbejder bruger i det daglige. POLNET skal være medarbejdernes værktøjskasse. POLNET skal på sigt kunne tilgås via mobile løsninger som fx smartphones og tablets. 2.5. Indhold 2.5.1. Personificeret forside Alle medarbejdere i dansk politi skal på sigt komme ind på deres helt egen forside, når de åbner POLNET. De får relevante links til deres opgaver og nyheder, som afhænger af, hvor i landet eller i hvilken afdeling de arbejder, eller hvilket kontor de sidder på, samt hvilke faglige netværk de er en del af. 2.5.2. Øvrige elementer Ét fælles intranet og dermed én fælles indgang til den interne kommunikation i dansk politi er en væsentlig motivation. Som modtager er der langt bedre muligheder for at finde den information, man søger. Som afsender er der langt større sikkerhed for, at ens information når ud til relevante modtagere. Det rette valg af system åbner helt nye muligheder for implementering af værktøjer til dialog og videndeling i form af sociale fora, fx blogs, wikis, møderum mv. En nemt tilgængelig og kendt brugerflade tilskynder opdateringen og udviklingen af POLNET. Elementer kan således være (foruden de ovenfor nævnte): Tilgang til alle systemer som brugeren har adgang (tilladelse) til, dvs. en form for portalløsning. Adgang til presseklip med søgemuligheder bagudrettet. Definering af workflows og allokering af ressourcer. Udgivelse af publikationer både som almindelig tekst, som pdf og som dynamisk pdf, inkl. mulighed for visning af webtv, videosekvenser, afspilning af podcast mv. Onlinepolitik 2011-2015 1. udgave den 19. maj 2011 Side 7