Indstilling Til Byrådet (Aarhus Byråd via Magistraten) Fra Borgmesterens Afdeling Dato 22. december 2016 1. Resume I forlængelse af beslutning i budgetforlig 2017-2020 indstilles det, at der gennemføres et fælles udbud af plejen af grønne områder og vintertjeneste med henblik på at opnå effektiviseringer på området. Dette forventes dels at kunne opnås ved at udbyde driftsopgaven i geografisk afgrænsede områder omfattende arealer på tværs af deres tilhørsforhold til de enkelte magistratsafdelinger, dels gennem fælles kontraktstyring og udbud af opgaven fremadrettet. Undtaget fra den geografiske opdeling er plejen af boldbaner (inkl. skolernes boldbaner) under Sport og Fritid. Det indstilles, at dette område udbydes som en delaftale i udbuddet, og at kontraktstyringen på dette område bibeholdes i Sport og Fritid. Den fælles kontraktstyring af de indgåede aftaler skal sikre, at leverandørerne oplever en stærk og entydig samarbejdspartner i forhold til styring af aftalerne. Det indstilles, at kontraktstyringen placeres i en organisation internt i kommunen med adgang til relevant faglig kapacitet og systemunderstøttelse til at varetage opgaven professionelt med henblik på at udnytte det fulde potentiale i de indgåede aftaler på området. Ved at samle udbuddet i et fælles udbud frem for flere små forventes en effektivisering af udbudsprocessen både for det nærværende udbud af opgaverne og fremadrettet. Side 1 af 8
2. Beslutningspunkter At 1) Borgmesterens Afdeling bemyndiges til, i samarbejde med øvrige afdelinger at gennemføre fælles udbud af de beskrevne opgaver - herunder at vælge leverandør mv. Det fælles udbud er gensidigt forpligtende i forhold til at indgå aftaler med de vindende tilbudsgivere. At 2) Natur og Vejservice, som de eneste i kommunen, afgiver eget bud på opgaverne. At 3) Det nuværende serviceniveau som udgangspunkt fastholdes i forbindelse med udbuddet med mindre andet konkret besluttes. At 4) Gevinster som konsekvens af udbuddet og/eller justering i serviceniveau tilfalder de enkelte afdelinger. At 5) Kontraktstyringen placeres i en fælles driftsorganisation hos Center for Byens Anvendelse i de tilfælde, hvor delaftalerne omfatter bestillere fra flere magistratsafdelinger. 3. Baggrund Ansvaret for konkurrenceudsættelse af plejen af de grønne områder og vintertjeneste har indtil nu været placeret i de enkelte magistratsafdelinger med den konsekvens, at opgaverne er blevet udbudt som en række mindre udbud uden koordinering på tværs af magistratsafdelingerne. En del arealer i forbindelse med skoler, SFO er og institutioner på FU-området har ikke tidligere været udbudt. Kontraktstyring i forbindelse med plejen af de grønne områder har hidtil været forankret i de enkelte magistratsafdelinger, og opgaven er typisk placeret hos enkeltpersoner. Dette medfører, at der er en forholdsmæssig stor variation i forudsætningerne for at udføre opgaverne i forbindelse med opfølgning på de indgåede aftaler. Ved at samle kontraktstyringen i en fælles driftsorganisation er der potentiale for at løfte kontraktstyringen, så den bliver præget af større ensartethed og kontinuitet i udførelsen end tilfældet er i dag. Side 2 af 8
For så vidt Magistratsafdelingen for Sociale Forhold og Beskæftigelse angår er det som udgangspunktet kun arealer, som tidligere har været konkurrenceudsat, der skal omfattes af dette udbud. Opgaven med plejen af de øvrige arealer ønsker man at bibeholde i eget regi som en beskæftigelses- og aktiveringsmulighed for brugere af magistratsafdelingens ydelser. 4. Effekt Når det drejer sig om pleje af grønne områder og vintertjeneste i forbindelse med administrationsbygninger, skoler, institutioner og lokalcentre, er der tale om opgaver og arealer, som driftsmæssigt minder om hinanden, og som derfor kan udbydes i fællesskab. Ved at samle disse opgaver i geografiske områder af passende størrelse vil potentielle leverandører kunne optimere på opgaveplanlægning og logistik i forbindelse med opgaveudførelsen, hvilket alt andet lige bør afspejles i de tilbudte priser. Med hensyn til plejen af idrætsanlæg herunder boldbaner er området karakteriseret ved en høj grad af specialisering i såvel udførelsen af plejen som den efterfølgende kontraktstyring. Boldbanerne i Aarhus er relativt hårdt belastede sammenlignet med andre kommuners boldbaner. De klippes med cylinderklippere, som grundet anskaffelsespris og vedligeholdsomkostninger skal udnyttes intensivt. Dette harmoner dårligt med at området splittes op på mindre delaftaler og området udbydes derfor som en separat delaftale med kontraktstyring i Sport og Fritid 1. Udbud af arealer i afgrænsede områder på tværs af deres tilhørsforhold til magistratsafdelingerne indebærer, at man skal gentænke den efterfølgende kontraktstyring. Kontraktstyring af de indgåede aftaler skal organiseres, så der i forhold til leverandøren er en entydig snitflade uanset bestillerne kommer fra forskellige magistratsafdelinger. Den endelige model for organiseringen skal som minimum 1 Emnet er uddybet i Business Casen for udbuddet. Side 3 af 8
understøtte en effektiv opfølgning på leverandørernes udførelse af standardopgaverne tillige med en professionalisering af indkøbet af bestillingsarbejde, som udgør en væsentlig del af udgifterne på området. Det antages, at man med et fælles udbud frem for flere mindre udbud kan opnå en bedre udnyttelse af interne ressourcer i forbindelse med udbudsprocessen, samt reducere behovet for eksterne konsulentydelser i forbindelse med fremtidige udbud på området. 5. Ydelse De geografiske delområder afgrænses, så de størrelsesmæssigt er i overensstemmelse med, hvad der skønnes ideelt i forhold til at opnå optimal konkurrence i forbindelse med udbuddet, og i forhold til den efterfølgende kontraktstyring. Hvor der er forskelle magistratsafdelingerne imellem med hensyn til ønsket serviceniveau på udearealerne, indarbejder projektet dette i kravspecifikationen. Den fælles kontraktstyring skal derefter stå for den overordnede kontraktstyring og har til opgave at følge op på om det specificerede serviceniveau leveres i aftaleperioden. I forbindelse med udbuddet skal der tages højde for, at der lokalt kan være ønske om at beboere eller andre har mulighed for at deltage i plejen af de grønne områder. I udbuddet indarbejdes desuden sociale klausuler i aftalerne i henhold til de retningslinjer, som byrådet har vedtaget. Udbuddet af pleje af grønne vurderes som et velegnet område i forhold til at udnytte mulighederne for at bringe folk på kanten af arbejdsmarkedet i job. Projektet vil bl.a. i forbindelse med markedsdialogen lægge vægt på at få belyst, hvordan dette bedst kan realiseres. Side 4 af 8
6. Organisering Det anbefales, at kontraktstyringen placeres i en fælles driftsorganisation med medarbejdere, som har faglige kompetencer i forhold til kontraktstyringen på området, samt relevant understøttelse både organisatorisk og systemmæssigt til at udføre opgaven. Anbefalingen om fælles kontraktstyring vedrører alle de delaftaler, hvor flere magistratsafdelingers arealer er repræsenteret. Som en konkret mulighed for placering af opgaven peges på Center for Byens Anvendelse, som har en etableret driftsorganisation (Grøn Drift). Afdelingen er organiseret under Drift og Myndighed og dermed adskilt fra kommunens udførerafdeling (Natur og Vejservice). Denne adskillelse af bestiller og udfører er væsentlig, idet Natur og Vejservice afgiver eget bud og dermed potentielt kan vinde en eller flere delaftaler i forbindelse med udbuddet. Udbuddet vil potentielt medføre behov for virksomhedsoverdragelse af medarbejdere ansat i de enkelte magistratsafdelinger, hos Natur og Vejservice eller de eksterne entreprenører, der udfører opgaven nu. Denne indstilling har været udsendt til alle magistratsafdelinger med henblik på høring. De indkomne høringssvar er vedlagt som bilag 3 og en opsamling på disse fremgår af Bilag 4. De deltagende magistratsafdelinger eller deres nuværende leverandører forestår arbejdet med virksomhedsoverdragelse. I praksis nedsættes en arbejdsgruppe bestående af medarbejdere med særlig indsigt i området med henblik på at bistå med processen - herunder kommunikationen med de berørte medarbejdere og løbende inddragelse af MED-udvalg. 7. Ressourcer Med undtagelse af skolernes, FU-områdernes og Sociale Forhold og Beskæftigelses udearealer har alle arealer omfattet af udbuddet tidligere været udbudt. De fleste økonomiske gevinster på den rene drift må forventes at være indhentet, med mindre man i forbindelse med udbuddet nytænker måden, hvorpå man udbyder området. Side 5 af 8
Den geografiske opdeling af udbuddet forventes at medføre gevinster, men da det ikke er muligt at sige, hvor meget dette vil beløbe sig til, er den potentielle årlige gevinst i tabellen estimeret ved hhv. 5% lavere priser og 10% lavere priser på arealer, der tidligere har været udbudt. På de arealer, som ikke tidligere været udbudt, vurderes potentialet for gevinst at være større. Derfor er gevinsten her estimeret til 20%. Med hensyn til boldbaner er der ingen ændring i forhold til tidligere udbudsform, og boldbanerne har tidligere været udbudt i flere omgange. Ud fra et forsigtighedsprincip er der derfor ikke kalkuleret med gevinst på området i forbindelse med dette udbud. Magistratsafdeling MBU MSB MSO MKB MTM - Ejendomme MTM AffaldVarme Total Dagtilbud, skoler (og FU-område 2 ) Botilbud Lokalcentre, pleje- og ældreboliger Boldbaner Adm. bygninger Arealer ved Varmetransmission Budgetteret til standardpleje i 2016 14.300.000 3 360.000 8.871.540 7.660.000 953.657 550.000 32.695.197 Bestillingsarbejder 2016 - skønnet forbrug 1.300.000 1.380.000 100.000 375.000 3.155.000 Vinterpleje gennemsnit for 2013, 2014, 2015 2.500.000 3.998.238 158.000 386.291 325.000 7.367.529 Samlet årligt 4 16.800.000 360.000 14.169.778 9.198.000 1.439.948 1.250.000 43.217.726 Gevinstpotentiale ca. 5% samlet 5 1.890.000 72.000 708.489 6 71.997 62.500 2.804.986 Gevinstpotentiale ca. 10% samlet 2.380.000 72.000 1.416.978 143.995 125.000 4.137.973 Dagtilbud: Natur og Vejservice Nuværende udfører Skoler: Varierer Varierer Ekstern leverandør Natur og Vejservice Natur og Vejservice Ekstern leverandør Kommunale årsværk 22,4 0 13,2 2,4 0 38 2 Tal for FU-området ikke oplyst 19/10-2016 3 Tallene for dagtilbud og skoler indeholder udgifter til både standardpleje og bestillingsarbejde 4 Tallet er beregnet som et gennemsnit af udgifterne i 2013, 2014 og 2015. 5 Dele af de udbudte arealer har ikke tidligere været udbudt - gevinstpotentiale estimeret til 20% 6 Den kommunale andel af udgifterne til pleje og vintertjeneste i Sundhed og Omsorg udgør ca. 25% af det samlede beløb. Kun gevinsten på den kommunale andel kan beholdes i Aarhus Kommune, idet realiseret gevinst på den del der vedrører de almene boliger tilfalder disse i form af reduktion i husleje. I oversigten fremgår den totale estimerede gevinst på Sundhed og Omsorgs arealer. Side 6 af 8
Der udarbejdes om nødvendigt en model til gensidig afhjælpning af den situation, hvor en eller flere magistratsafdelinger får gevinst, mens andre får større udgifter til standardplejen i forbindelse med udbuddet. Det er en forudsætning, at de øgede udgifter ikke er en konsekvens af et øget serviceniveau i den/de magistratsafdelinger den øgede udgift vedrører. Det fælles udbud af plejen af grønne områder og vintertjeneste gennemføres af Borgmesterens Afdeling i samarbejde med magistratsafdelingerne efter tidsplan vedlagt som Bilag 2. De enkelte magistratsafdelinger deltager i udbuddet med medarbejdere, der har fornøden faglig viden til at kunne bidrage til at kravspecificere opgaven for den pågældende magistratsafdeling eller finansierer alternativt ekstern bistand til denne opgave. De deltagende magistratsafdelinger afholder selv omkostninger til at få de berørte områder opmålt og kortlagt i et omfang, som sikrer et gennemskueligt grundlag for potentielle leverandørers tilbudsgivning og den efterfølgende interne drift af aftalerne. Opmåling og registrering udbydes i fællesskab og efter fælles retningslinjer, hvor det eksisterende kortmateriale er uaktuelt. Hvor kortmaterialet er vedligeholdt løbende foretages tilretninger, så alt kortmateriale i forbindelse med udbud af plejen af arealerne fremstår ens. De enkelte magistratsafdelinger anbefales at afsætte en pulje på 5% af tilbudsprisen i deres budget for området. Beløbet skal dække udførelsen af eventuelt ikkeregistrerede opgaver, som identificeres efter aftalestart. De deltagende magistratsafdelinger eller deres nuværende leverandører afholder omkostningerne i forbindelse med virksomhedsoverdragelse. Den fælles kontraktstyring finansieres af de berørte magistratsafdelinger via et finansieringsbidrag, som pålægges som en fast procentsats på det fakturerede i kontraktperioden. Der forventes et ressourceforbrug i forbindelse med opgaven i størrelsesordenen 1-3 fuldtidsstillinger - afhængig af den fremtidige Side 7 af 8
opgavefordeling mellem de decentrale arealansvarlige og den centrale kontraktstyringsenhed. En foreløbig overordnet opgavefordeling fremgår af bilag 1. Udgifter til projektledelse og ekstern rådgivning til bl.a. udarbejdelse af kvalitetsbeskrivelse og samarbejdsform fordeles mellem de deltagende magistratsafdelinger efter samme princip som den fælles kontraktstyring. Udgifter til bistand fra intern udbudskonsulent afholdes af Borgmesterens Afdeling. Jacob Bundsgaard / Niels Højberg Bilag Bilag 1: Opgavefordeling ml. lokal arealansvarlig og fælles kontraktstyring Bilag 2: Tidsplan for udbud af pleje af grønne Bilag 3: Høringssvar Bilag 4: Opsamling på høringssvar Tidligere beslutninger Budgetforlig 2016-2019, side 3 Budgetforlig 2017-2020, side 19 Sagsnummer: 16/059618 Fælles Service Tlf.: 89 40 20 00 E-post: bedreindkoeb@ba.aarhus.dk Antal tegn: 13.995 Sagsbehandler: Karin Andersen Tlf.: 41 85 40 99 E-post: kaa@aarhus.dk Side 8 af 8