Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Fra Kultur og Borgerservice Dato 13. september 2016 Ny organisering af Godsbanen 1. Resume Byrådet besluttede på mødet d. 13 april, at Den Selvejende Institution Godsbanen skulle overtage ansvaret, økonomi m.m. for Godsbanen fra Den Kommunale Driftsorganisation på nær bygningsdrift, Virksomhedscenteret og De Åbne Værksteder. Årsagen til denne opdeling var hensynet til stordriftsfordele på bygningsområdet og til de sociale ansættelser på blandt andet De Åbne Værksteder, der kun kunne videreføres i det hidtidige omfang i kommunalt regi. Den Selvejende Institution Godsbanen vil med denne opdeling få ansvaret for indholdet på Godsbanen og dermed også for opfattelsen og identiteten af Godsbanen. I forlængelse af denne principbeslutning skulle Den Selvejende Institution Godsbanen og Kulturforvaltningen udarbejde et budget i balance ud fra den eksisterende økonomi. Dette er sket med hjælp fra revisionsselskabet BDO og Center for Økonomi og Personale i Kultur og Borgerservice. Der har været tale om et godt og grundigt udredningsarbejde, som er foregået i en konstruktiv dialog mellem alle parter. Den Selvejende Institution Godsbanen og Kulturforvaltningen er således enige om budgettet og dermed om det økonomiske grundlag, hvorpå den nye organisering skal baseres. Dette budget fremlægges nu for Byrådet. Såfremt Byrådet tiltræder indstillingen vil modellen for den fremtidige organisering af Godsbanen, som den blev besluttet på Byrådets møde den 13. april, træde i kraft den 1. januar 2017. Ny organisering af Godsbanen side 1 af 10
2. Beslutningspunkter At 1) Den Selvejende Institution Godsbanens budget for 2017 med en balance på kr. 7,2 mio. tiltrædes At 2) Den Kommunale Driftsorganisations budget for 2017 med en balance på kr. 17,6 mio. for Godsbanen, Ridehuset, Brobjergskolen og Officersbygningen tiltrædes At 3) Den Selvejende Institution Godsbanen uden beregning overtager inventar for kr. 8 mio., der efterfølgende straksafskrives. At 4) Den Selvejende Institution Godsbanen får en trækningsret via Kultur og Borgerservice decentraliseringsaftale på kr. 720.000,-, der nedskrives proportionalt over 3 år. At 5) Den nye organisering som besluttet af Byrådet den 13. april 2016 ved Principindstilling om model for organisering træder i kraft pr. 1 januar 2017. At 6) Den Flerårige Aftale, der omhandler indholdet og retningen for Godsbanen, og som skal indgås mellem Den Selvejende Institution Godsbanen og Aarhus Kommune ved Kulturforvaltningen, forelægges til drøftelse i Kulturudvalget. 3. Baggrund Byrådet besluttede på mødet den 13. april 2016, at Den Selvejende Institution Godsbanen (DSIG) skulle overtage ansvaret, økonomi m.m. for Godsbanen fra Den Kommunale Driftsorganisation på nær bygningsdrift, Virksomhedscenteret og De Åbne Værksteder. Årsagen til denne opdeling var hensynet til stordriftsfordele på bygningsområdet og de sociale ansættelser på blandt andet De Åbne Værksteder, der kun kunne videreføres i det hidtidige omfang i kommunalt regi. Der vil ske en løbende opfølgning på delingen af funktioner, herunder om der sker ændringer i lovgivning eller andet, som muliggør en mere hensigtsmæssig ansvarsfordeling. Med den opdeling af funktioner, der blev besluttet med principindstillingen d. 13. april 2016, vil Den Selvejende Ny organisering af Godsbanen side 2 af 10
Institution Godsbanen have ansvaret for indholdet på Godsbanen og dermed også Godsbanens identitet og image. I principindstillingen blev det også besluttet, at Kulturforvaltningen og DSIG med hjælp fra et revisionsselskab skulle opstille budgetter i balance og opregne engangsudgifter ud fra den besluttede deling af funktioner. Revisionsselskabet skulle sikre, at den økonomiske adskillelse blev opgjort korrekt og på et objektivt korrekt grundlag. Arbejdet er pågået op til og henover sommeren med hjælp fra revisionsselskabet BDO. Efterfølgende har der været afholdt et møde mellem DSIG, BDO og Aarhus Kommune, hvor resultatet er gennemgået. Der har været tale om et godt og grundigt udredningsarbejde, som er foregået i en konstruktiv dialog mellem alle parter. DSIG og Kulturforvaltningen er på den baggrund blevet enige om det økonomiske grundlag, hvorpå den nye organisering skal baseres. Resultatet fremlægges nu for Byrådet. Hvis indstillingen vedtages, vil ændringen af organiseringen træde i kraft den 1. januar 2017. 4. Effekt Med de opstillede budgetter vil effekterne fra Principindstillingen om model fra organisering af Godsbanen kunne indfries, herunder at DSIG vil få mest mulig indflydelse og ansvar for indholdet på Godsbanen under hensyntagen til den økonomisk mest fordelagtige model. 5. Ydelse DSIG indtræder i lejeaftaler, brugsaftaler og forpagtningsaftalen for cafeen med mere i stedet for Aarhus Kommune ved Driftsorganisationen for Godsbanen. Eventuelle ændringer i aftalerne m.m. over for brugerne af og lejerne på Godsbanen følger bestemmelserne i de respektive aftaler, herunder muligheder for opsigelse og ændringer generelt. Ny organisering af Godsbanen side 3 af 10
De kulturpolitiske ydelser, som DSIG skal levere, fastsættes i den flerårige aftale, som skal indgås med Aarhus Kommune ved Kulturforvaltningen. For at styrke DSIG s manøvremuligheder inden for den udstukne økonomiske ramme vil den hidtidige bestemmelse om, at DSIG skal anvende kr. 700.000 til at understøtte aktiviteter blive ændret, så aftalen i stedet vil fokusere på hvilke aktiviteter, der gennemføres, frem for hvor mange penge, der er anvendt 1, hvilket gør, at der fokuseres mere på effekten fremadrettet. Med den nye organisering vil DSIG få ansvaret for indholdet på Godsbanen samt Godsbanens identitet og image. Den flerårige aftale angiver retningen og de initiativer, der vil blive arbejdet med i en 4 årig periode. Den flerårige aftale er derfor væsentlig som det aftalegrundlag, der udmønter Byrådets vision for Godsbanen herunder, at det skal være et kulturproduktionscenter. Eftersom aftalen først bliver lavet og indgået efter Byrådets stillingtagen til nærværende indstilling, vil Kulturudvalget få mulighed for at drøfte aftalen, inden den indgås mellem DSIG og Aarhus Kommune ved Kulturforvaltningen. Vedtægterne for DSIG skal ændres som følge af nedlæggelsen af Godsbanerådet, og herunder skal der tages stilling til, hvordan udpegning til Bestyrelsen fremover skal foregå. Da DSIG er en Fond, skal forslaget til vedtægtsændringer stilles af DSIG. Aarhus Kommune ved Kultur og Borgerservice skal herefter behandle og godkende forslaget. DSIG vil på baggrund af denne indstilling gå i gang med at udarbejde et forslag til reviderede vedtægter. 6. Organisering Udmøntningen af den nye organisering af Godsbanen sker som en konsekvens af evalueringen, der blev gennemført i efteråret 2014, hvor der var en stor inddragelse af brugerne af Godsbanen. Efterfølgende har der været offentlige møder med mere ift. den konkrete udmøntning 1 Indstillingen Udmøntningen af organiseringen af Godsbanen vedtaget d. 8. juni 2011. Ny organisering af Godsbanen side 4 af 10
af evalueringen, der resulterede i Principindstilling om model for organisering af Godsbanen. Som en konsekvens heraf overdrages opgaver og ansvarsområder til DSIG. Det betyder, at der vil skulle ske en virksomhedsoverdragelse af personale svarende til 7 årsværk. De berørte medarbejdere har modtaget varsling om virksomhedsoverdragelse i juni 2016 i forlængelse af Byrådets vedtagelse af Principindstilling om model for organisering af Godsbanen. I den forbindelse er relevante faglige organisationer og MED-Udvalget blevet inddraget. MED-Udvalget på Godsbanen har lavet en medarbejderudtalelse, der er vedlagt som bilag 3. 7. Ressourcer Med hjælp fra BDO er der opstillet et budget for DSIG. Dette er vedlagt som bilag 1. Såvel Bestyrelsen for DSIG som Kulturforvaltningen er indforstået med dette budget. BDO har derforuden påtegnet bodelingsopgørelsen. Denne er vedlagt som bilag 2. Bodelingen og dermed det fremtidige økonomiske grundlag for DSIG og Den Kommunale Driftsorganisation er budgetneutral for Aarhus Kommune. For DSIG betyder dette, at budgettet balancerer med en omsætning på kr. 7,2 mio., hvoraf kr. 5,4 mio. stammer fra lejeindtægter og øvrige indtægter. Hertil kommer en driftsbevilling på kr. 1,6 mio. og momskompensations- og engangstilskud på i alt kr. 0,2 mio. Tilsvarende er der udgifter for kr. 7,2 mio., herunder en lejeudgift på kr. 1,8 mio. inklusiv forbrug. I budget 2017 er indregnet øgede indtægter på kr. 150.000, jf. vedtagelsen af Budgetforlig 2016 2019. I 2018 stiger dette til i alt kr. 200.000,-. Derudover er der en midlertidig bevilling til drift af Åbne Scene på Godsbanen på kr. 360.000,-, som ikke er indregnet i budgettet, da der ikke er taget stilling til, om denne skal fortsætte. Budgettet som opstillet af BDO udviser et underskud på kr. 174.000 i 2017. Dette skyldes en momsproblematik på Ny organisering af Godsbanen side 5 af 10
kr. 25.000,- og en ekstra post til udgifter i 2017 hos DSIG på kr. 150.000,-. Momsproblematikken på kr. 25.000,- dækkes af Kultur og Borgerservice. Beløbet på kr. 150.000 er udtryk for strukturelle meromkostninger som følge af mistede stordriftsfordele, og fra 2018 forudsættes dette dækket af DSIG. I 2017 dækkes beløbet af Den Kommunale Driftsorganisation og Center for Økonomi og Personale. Budget for DSIG: Budget 2017 Lejeindtægter og øvrige indtægter Tilskud/Bevilling fra Aarhus Kommune Kompensation for Moms Engangstilskud i 2017 I alt indtægter Indtægter 5,38 mio. 1,65 mio. 0,02 mio. 0,15 mio. 7,20 mio. Budget 2017 Lejeudgift inkl. forbrug Løn, adm. og personaleomkostninger Åbne Scene Øvrige omkostninger I alt udgifter Udgifter 1,80 mio. 4,04 mio. 0,26 mio. 1,10 mio. 7,20 mio. Det er en forudsætning for et budget i balance, at DSIG er delvis momsregistreret. En delvis momsregistrering, der også har været gældende i den kommunale driftsorganisation. Der er ikke taget højde for en eventuel påligning af dækningsafgift ved en kommende udmatrikulering af Godsbanen. At der ikke er taget højde herfor, er ikke en ændret forudsætning, jf. indstillingen Udmøntningen af organisering af Godsbanen vedtaget den 8. juni 2011. En yderligere forudsætning for, at budgetterne balancerer, er, at Den Selvejende Institution overtager inventar for i alt kr. 8,0 mio. vederlagsfrit (opgjort af BDO), som straksafskrives. DSIGs budget indeholder derfor ikke afskrivninger, men der er en forventning om, at DSIG vedligeholder inventaret. Hertil er der i budgettet for 2017 afsat kr. 328.000,-. Fremadrettet må DSIG forvente, at der skal findes yderligere likviditet til vedligeholdelse og Ny organisering af Godsbanen side 6 af 10
nyanskaffelser, end der er indregnet i budgettet for 2017. Dette skal findes ved øget indtjeningsgrundlag eller reducerede driftsudgifter. Det er de samme vilkår, som ville gælde, hvis området var fortsat under den kommunale drift. Dette vil være en udfordring for DSIG. For at kunne oparbejde en tilstrækkelig likviditet til at imødegå vedligeholdelse af inventar, udsving i aktivitetsniveau m.m. gives DSIG en treårig trækningsret i Aarhus Kommune svarende til dækning af ca. 3 måneders løn. Trækningsretten aftrappes over en treårig periode. Trækningsretten administreres via Kultur og Borgerservice decentraliseringsaftale. Årstal Trækningsret i kr. 2017 720.000 2018 470.000 2019 240.000 2020 0 For Driftsorganisationen er den samlede omsætning (inkl. Brobjergskolen, Ridehuset og Officersbygningen) kr. 17,6 mio. inklusiv forbrug til el, vand, varme, renovation og rengøring opgjort til i alt kr. 4,6 mio. En forudsætning herfor er, at der ikke sker en stigning i forbruget, som følge af, at DSIG overtager en stor del af ansvaret for brugen af Godsbanen. Fordeling af et eventuelt øget forbrug reguleres i en lejeaftale, som indgås mellem DSIG og Driftsorganisationen for Godsbanen. Denne aftale tages op til eventuel revision senest efter to år, når der foreligger erfaringer med driftsforudsætningerne under den nye organisering. Driftsorganisationen og Kulturforvaltningen betaler ikke husleje eller for anden brug af lokaler til DSIG. Indtægterne til Driftsorganisationen kommer fra en bevilling på kr. 8 mio., hvortil kommer indtægter på udleje på kr. 4,3 mio. samt 4,1 mio. fra Byens Åbne Værksteder og kr. 1,2 mio. fra øvrige indtægter, bl.a. Virksomhedscentret og aftaler med andre kulturinstitutioner om pedelassistance m.m. Ny organisering af Godsbanen side 7 af 10
Udgifterne fordeler sig med kr. 9 mio. til løn, kr. 6,5 mio. til drift af bygningerne inklusiv forbrug samt andre udgifter til eksempelvis indkøb af materialer til de åbne værksteder, uddannelse m.m. på i alt kr. 2,1 mio. Budget for Den kommunale Driftsorganisation 2 : Budget 2017 Indtægter Bevilling 8,0 mio. Udleje 4,3 mio. Byens Åbne Værksteder 4,1 mio. Øvrige indtægter 1,2 mio. Indtægter i alt 17,6 Budget 2017 Løn Drift af bygninger Øvrige udgifter Udgifter i alt Udgifter 9,0 mio. 6,5 mio. 2,1 mio. 17,6 mio. Udover engangsudgifter for kr. 150.000,- og momsproblematikken på kr. 25.000,- har Kulturforvaltningen afholdt udgifter til PLUSS på kr. 55.000 og BDO på kr. 100.000 foruden udgifter til evalueringen foretaget af Ineva. Der er ikke identificeret yderligere engangsudgifter. Rabih Azad-Ahmad / Ib Christensen Bilag Bilag 1: Budget for Godsbanen 2017, udarbejdet af BDO 2 Budget for drift af Godsbanen, Brobjergskolen, Ridehuset og Officersbygningen. Ny organisering af Godsbanen side 8 af 10
Bilag 2: Påtegnet bodelingsopgørelse, udarbejdet af BDO Bilag 3: Udtalelse fra Godsbanens MED-udvalg om ny organisering på Godsbanen Tidligere beslutninger Indstilling Principindstilling om model for organisering af Godsbanen, vedtaget af Byrådet d. 13. april 2016 Indstillingen Opfølgning på evalueringen af Godsbanen, vedtaget af Byrådet d. 9. september 2015. Indstillingen Etablering af en Åben Scene på den store scene i Kulturproduktionscentret på Godsbanen, vedtaget af Byrådet d. 1. februar 2012. Indstillingen Udmøntningen af organiseringen af Godsbanen, vedtaget af Byrådet d. 8. juni 2011. Indstillingen Organiseringen af Kulturproduktionscentret på Godsbanen, vedtaget af Byrådet d. 26. januar 2011. Indstillingen Ombygningen af Godsbanegården til et Kulturproduktionscenter, vedtaget af Byrådet d. 10. februar 2010. Indstillingen Konkurrence om omdannelse af Godsbanegården og en helhedsplan for det nordlige Godsbaneareal, vedtaget af Byrådet d. 4. marts 2009. Indstillingen Rammerne for Kulturproduktionscentret for scene-, billedkunst og litteratur på Godsbanegården, vedtaget af Byrådet d. 25. juni 2008. Indstillingen Kulturpolitik 2008-2011, vedtaget af Byrådet d. 5. marts 2008. Ny organisering af Godsbanen side 9 af 10
Sagsnummer: 14/022564-47 Kulturforvaltningen Tlf.: 89 40 20 00 E-post: kultur@aarhus.dk Antal tegn: 12.709 Sagsbehandler: Lars Davidsen Tlf.: 41 85 66 40 E-post: lda@aarhus.dk Ny organisering af Godsbanen side 10 af 10