EU-udbud - Indsamling af affald i Sønderborg Kommune Juni 2017 Udgivelsesdato : Projekt : 2054 Dokument nr. : 10 Udarbejdet : Behs Kontrolleret : Twin Version : 1.0
Side 1 INDHOLDSFORTEGNELSE SIDE 1 ORIENTERING 2 1.1 Udbyder 2 1.2 Udbudsmaterialet 2 1.3 Tidsplan for udbuddet 3 1.4 Udbudsgrundlag 3 2 SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET 4 2.1 Tilkendegivelse 4 3 AFLEVERING AF TILBUD 5 4 ØVRIGE FORHOLD 6 4.1 Flere i forening 6 4.2 Vedståelse 6 4.3 Alternative bud 6 4.4 Underentreprenører 6 4.5 Forbehold 6 4.6 Ingen forhandling 6 5 TILBUDDETS INDHOLD 7 5.1 Egnethed - udvælgelseskriterier 7 6 VURDERING AF TILBUD 9 6.1 Vurdering af pris 9 7 MEDDELELSE OG KONTRAHERING 9 7.1 Underretning 9 7.2 Kontrahering 9
Side 2 1 ORIENTERING Sønderborg Affald A/S udbyder indsamling af dagrenovation og genanvendelige materialer ved hustande i offentligt EU-udbud i henhold Udbudsloven og Udbudsdirektivet 2014/24/EU af 26. feb. 2014. Udbuddet gennemføres med to delopgaver: Delopgave A Indsamling af dagrenovation Delopgave B Indsamling af genanvendelige materialer Der kan afgives tilbud på én eller begge delopgaver. Begge delopgaver udbydes for en periode på 1 år og 7 måneder, fra 1. marts 2018 og til 30. september 2019. For begge delopgaver er der mulighed for forlængelse i et vilkårligt antal måneder op til 12 måneder. Sønderborg Affald A/S giver besked om evt. forlængelse senest den 15. april 2019. Udbudsmaterialet er tilgængeligt via Sønderborg Forsynings hjemmeside www.sonfor.dk/erhverv. Tildelingskriteriet er økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. Udbudslovens 161, stk. 1 pris. 1.1 Udbyder Sønderborg Affald A/S Ellegårdvej 8 6400 Sønderborg Tlf.: 88 43 53 00 Kontaktperson: Betina Hylleberg Skjøth Tlf: 88 43 53 23 E-mail: behs@sonfor.dk 1.2 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse fra TED, 2017/S (dette dokument) ESPD (standarderklæring vedr. udelukkelse og udvælgelseskriterier) i xmlformat og pdf-format. Ydelsesbeskrivelse Delopgave A, dagrenovation Ydelsesbeskrivelse Delopgave B, genanvendelige materialer Tilbudsliste Delopgave A, dagrenovation Tilbudsliste Delopgave B, genanvendelige materialer Bilag A Konsortieerklæring Dertil kommer evt. rettelsesbreve og svar på stillede spørgsmål i udbudsperioden.
Side 3 1.3 Tidsplan for udbuddet Udbuddet gennemføres efter følgende forventede tidsplan. Tidspunkt Beskrivelse 8. juni 2017 Offentliggørelse 21. juli 2017 Vejledende frist for at stille spørgsmål 25. juli 2017 Seneste udsendelse af rettelser og svar på stillede spørgsmål 4. august 2017 Frist for afgivelse af tilbud Uge 32-33, 2017 Uge 34-35, 2017 Forventet meddelelse om tildeling Forventet kontraktindgåelse 1.4 Udbudsgrundlag Nedenfor nævnte dokumenter danner grundlag for afgivelse af tilbud: Affaldsbekendtgørelsen, BEK nr. 1309 fra den 18. december 2012. Øvrige gældende love og offentlige bestemmelser, der er relevante for nærværende indkøb, herunder Arbejdstilsynets regler, forskrifter, EU-direktiver og standarder. Det samlede udbudsmateriale inkl. tilbudsliste Eventuelle rettelsesbreve og svar på stillede spørgsmål
Side 4 2 SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET Spørgsmål skal være skriftlige og være på dansk, der kan ikke rettes telefonisk eller personlig henvendelse vedr. udbuddet. Spørgsmål skal sendes til: Sønderborg Affald A/S Ellegårdvej 8 6400 Sønderborg Att. Betina Hylleberg Skjøth E-mail: behs@sonfor.dk Den vejledende spørgefrist er fredag den 21. juli 2017. Spørgsmål, der fremsendes senest den 21. juli 2017, vil blive besvaret senest den 25. juli 2017. Spørgsmål der stilles efter den 21. juli 2017 vil alene blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare disse senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål til udbudsmaterialet vil blive anonymiseret og besvaret skriftligt. Spørgsmål og svar vil blive uploadet samme sted som udbudsmaterialet. Det er tilbudsgivers ansvar at kontrollere, om der er kommet supplerende materiale, herunder svar på spørgsmål, indtil 6 dage før tilbudsfristens udløb. 2.1 Tilkendegivelse Tilbudsgivere der tilkendegiver deres interesse for udbuddet ved at sende en mail til behs@sonfor.dk, vil blive orienteret pr. mail, når der er svar på stillede spørgsmål eller rettelser. Dette er alene et supplement til tilbudsgiverens generelle ansvar for, selv at holde sig orienteret om evt. svar på stillede spørgsmål eller ændringer m.v. i udbudsmaterialet.
Side 5 3 AFLEVERING AF TILBUD Tilbuddet skal være skriftligt og være på dansk. Sidste frist for aflevering af tilbud er fredag den 4. august 2017, kl. 11.00. Tilbuddet skal afleveres eller sendes til: Sønderborg Affald A/S Ellegårdvej 8 6400 Sønderborg Att. Betina Hylleberg Skjøth Tilbuddet skal være tydeligt mærket: TILBUD Indsamling af affald. Tilbuddet skal bestå af: 1 stk. papirbaseret og underskrevet originalt tilbud 1 stk. USB med tilbuddet i elektronisk udgave, f.eks. pdf-udgaver. Hvis tilbudsgiver ønsker kvittering på at have afleveret tilbud, kan der udleveres en kvittering. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den underskrevne originale papirudgave og den elektroniske udgave, er det den underskrevne originale papirudgave som er gældende. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristen, vil ikke blive taget i betragtning. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet kommer frem i rette tid, i rette form og rette antal. Der gives ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. Ethvert tilbud, vil blive behandlet fortroligt af Sønderborg Affald A/S. Udbudsprocessen er dog i øvrigt undergivet de almindelige kommunale regler om aktindsigt. Det er et krav, at tilbudsgiver iagttager ubetinget tavshed over for uvedkommende om alt vedr. de konkrete opgaverelaterede forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Tilbudsgiverne har ikke adgang til overværelse af åbningen af tilbuddene.
Side 6 4 ØVRIGE FORHOLD 4.1 Flere i forening Hvis en sammenslutning af aktører (f.eks. et konsortium) tildeles den udbudte kontrakt, skal deltagerne i sammenslutningen hæfte solidarisk for kontraktens opfyldelse over for udbyder. Sammenslutningen skal udpege en fælles befuldmægtiget, der med bindende virkning for alle sammenslutningens deltagere kan indgå bindende aftaler vedrørende den udbudte kontrakt. Der kan ligeledes kun være en kontaktperson, som udbyder har kontakt til. Tilbudsgivere, der byder i forening, skal udfylde og underskrive dokumentet Bilag A - Konsortieerklæring. 4.2 Vedståelse Tilbudsgiver skal, uden forbehold, vedstå sit tilbud i 6 måneder fra tilbudsfristen. 4.3 Alternative bud Alternative bud accepteres ikke. 4.4 Underentreprenører Der må ikke anvendes underentreprenører. 4.5 Forbehold Udbyder har ret til at afvise ethvert tilbud med forbehold, uanset om de benævnes sådan eller ej. Udbyder er desuden forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer, samt forbehold der ikke kan prissættes med tilstrækkelig sikkerhed af udbyder. Udbyder kan, som alternativ til afvisning af tilbuddet, vælge at prissætte eventuelle forbehold for ikke-grundlæggende elementer, hvis disse kan prissættes med tilstrækkelig sikkerhed. Tilbudsgiver opfordres derfor til at undgå forbehold, og i stedet afklare eventuelle usikkerheder inden afgivelse af tilbud ved at stille spørgsmål til udbyder. 4.6 Ingen forhandling Det skal understreges, at Sønderborg Affald A/S ikke har mulighed for, at forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Derfor opfordres tilbudsgiverne til, at sørge for, at det afgivne tilbud er fyldestgørende og indeholder alle nødvendige oplysninger, og at det er præcist i enhver henseende, således at der kan indgås kontrakt uden forudgående drøftelser og forhandlinger.
Side 7 5 TILBUDDETS INDHOLD Tilbuddet skal indeholde de dokumenter og oplysninger, der er krævet i dette udbudsmateriale, og som skal danne grundlag for vurderingen af tilbuddene. Tilbuddet skal indeholde følgende: ESPD-dokument ESPD-dokumentet er både i pdf- og XML-format, der printes og underskrives. Udfyldte og underskrevet tilbudslister. Tilbudslisterne er udarbejdet i Excel-format, og med automatisk sammentælling ved oplysning af enhedspriser. Samtlige enhedspriser skal oplyses og priser være angivet i dkr. ekskl. moms. Tilbudslister skal herefter printes og underskrives. Evt. udfyldt Bilag B Konsortieerklæring. Konsortieerklæringen er i word-format. Beskrivelse af omlastestation (kun for delaftale B) Oplysningsark er i word-format. Adresse og størrelse skal oplyses, samt oplysninger om eksisterende miljøgodkendelse. 5.1 Egnethed - udvælgelseskriterier Tilbuddet skal indeholde oplysninger i form af en udfyldt og underskreven ESPD til vurdering af virksomhedens egnethed. ESPD Erklæringen i udbudsmaterialet (ESPD) skal anvendes. Vedrørende Del III kan der ikke indgås kontrakt med en virksomhed, der ved aftalens indgåelse er omfattet af udelukkelsesgrundende nævnt i Udbudslovens 135 eller 137. Økonomisk og finansiel formåen Tilbudsgiver skal oplyse: 1. Samlet omsætning for de seneste tre års reviderede regnskaber 2. Finansielle nøgletal i form af soliditetsgrad og egenkapital iht. reviderede regnskaber Det er et mindstekrav, at tilbudsgiveren har en soliditetsgrad på min. 10 % samt en egenkapital på min. 1 mio. danske kr. iht. senest afsluttede regnskab. Teknisk og faglig formåen Tilbudsgiver skal oplyse: 1. Referencer vedr. indsamling af affald i perioden 2014-2017. Der kan i ESPD henvises til tilbudsbeskrivelse, hvor oplysning står. 2. Årligt gennemsnitlige antal medarbejdere de seneste 3 år. 3. Mængde af materiel (biler) til løsning af opgaven: Der kan i ESPD henvises til tilbudsbeskrivelse, hvor oplysning står. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver skal have min. 1 referencer i peri-
Side 8 oden 2014-2017, med indsamling af affald i 2-delte beholdere. Sønderborg Affald A/S kan efterfølgende kræve eventuel dokumentation og uddybning af de forhold, der er omfattet af erklæringen. Vedrørende Del III består dokumentationen i en fuld Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation, der anerkendes af myndighederne i det land, som tilbudsgiver er etableret i. Serviceattest skal max. være dateret 6 måneder forud for tilbudsfristen. Vedrørende Del IV skal tilbudsgiver på anmodning dokumentere tilbudsgivers økonomiske og finansielle kapacitet i form af reviderede årsrapporter med følgende nøgletal: o Resultat før renter og afskrivning o samlet omsætning o balancesum o egenkapital for de seneste 3 afsluttede regnskabsår. o Desuden skal tilbudsgiver dokumentere soliditetsgraden ved afslutningen af seneste regnskabsår. 5.2 Manglende oplysninger Udbyder er ikke forpligtet til at afvise ethvert tilbud, der mangler én eller flere oplysninger, som vist under tilbuddets indhold. Manglen eller manglerne kan være af en karakter, der gør at tilbuddet skal afvises eller kan foranledige, at der er behov for indhentning af supplerende oplysninger dog således at der fortsat er overholdelse af ligebehandlingsprincippet.
Side 9 6 VURDERING AF TILBUD Hver delopgave vurderes særskilt. Tilbud der er modtaget ved tilbudsfristens udløb, vil blive gennemgået med henblik på at fastslå, om tilbuddet opfylder de formelle krav til udformning og indhold. Tilbuddene vurderes med hensyn til udelukkelsesgrunde og udvælgelseskriterierne, dvs. om tilbudsgiver er egnet til at løfte opgaven. Tildelingskriteriet er økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. Udbudslovens 161, stk. 1 pris. 6.1 Vurdering af pris Tilbudslistens samlede hovedtilbudssum vil danne baggrund for vurderingen. 7 MEDDELELSE OG KONTRAHERING De herunder angivne forventede perioder er alene vejledende. 7.1 Underretning Efter evalueringen får alle tilbudsgiverne samtidig underretning pr. e-mail om resultatet af evalueringen, og dermed hvem Sønderborg Affald A/S har til hensigt at indgå kontrakt med. Underretningen vil fordelingen af point på delkriterier for hver tilbudsgiver. Det forventes, at underretningen vil ske i uge 32-33, 2017. Med underretningen igangsættes en standstill-periode på 10 kalenderdage, regnet fra dagen efter den dag, hvor Sønderborg Affald A/S har udsendt underretningen til tilbudsgiverne. Start og afslutning på Standstill-perioden vil være angivet i underretningen. 7.2 Kontrahering Efter standstill perioden forventer Sønderborg Affald A/S, at der kan indgås kontrakt mellem Sønderborg Affald A/S og den valgte tilbudsgiver i uge 34-35, 2017.