Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Kultur og Borgerservice Den 8. august 2011 Udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark 1. Resume Baggrund Regeringen har i 2010 indgået en aftale med KL om etablering af Udbetaling Danmark, som får til ansvar, at varetage en række kommunale myndighedsopgaver inden for områderne barselsdagpenge (i dag Sociale Forhold og Beskæftigelse), familieydelse (i dag Kultur og Borgerservice), boligstøtte (i dag Sundhed og Omsorg), udbetaling og indtægtsregulering af førtidspension og folkepension (i dag henholdsvis Sociale Forhold og Beskæftigelse og Sundhed og Omsorg). Til varetagelsen af opgaven etableres der fem centre (den nærmeste i Holstebro) samt to midlertidige filialer i Aarhus og Odense. Centre og filialer opstartes til oktober 2012. Udbetaling Danmark starter ud med ca. 1.550 medarbejdere mens ca. 500 medarbejdere forbliver i kommunerne. Ved udgangen af 2014 forudsættes det, at Udbetaling Danmark har reduceret det samlede antal medarbejdere til godt 1.000 gennem effektivisering og anvendelse af digitale selvbetjeningsløsninger. Borgerne vil alene have mulighed for at komme i kontakt med Udbetaling Danmark telefonisk og skriftligt (brev og mail). Besparelsen forventes at blive på ca. 300 mio. kr. årligt, som tilfalder kommunerne i form af reduktion i betalingen til Udbetaling Danmark. Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Sociale Forhold og Beskæftigelse Sundhed og Omsorg Kultur og Borgerservice Sagsnummer: AK/2011/00248-003 Sagsbehandler: Henrik Traberg Direkte telefon 89 40 93 05 E-post htr@aarhus.dk De tilbageværende opgaver bliver en generel vejledningsopgave i forhold til borgerne samt en række mindre sagsbehandlingsområder. I alt berøres ca. 85 årsværk i Aarhus Kommune af etableringen af Udbetaling Danmark. Hovedparten knap 70 årsværk overflyttes til Udbetaling Danmark. Resten forbliver i Aarhus Kommune til at løse de tilbageblevne opgaver inden for de berørte områder. Hertil kommer, at ca. 9 medarbejdere ikke er omfattet af loven om etablering af Udbetaling Danmark, men i dag arbejder med de berørte Udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark
områder. Disse medarbejdere varetager opgaver vedr. post, it, regnskab, HR-opgaver, personaleadministration og deres stillinger nedlægges i forbindelse med opgaveoverdragelsen til Udbetaling Danmark. Denne gruppe medarbejdere er omfattet at Aarhus Kommunes gældende personalepolitikker. Folketinget vedtog i december 2010 den første lov om etablering af Udbetaling Danmark, og der fremsættes i andet halvår af 2011 et yderligere lovforslag, som skal fastlægge det endelige snit mellem kommunerne og Udbetaling Danmark samt vilkårene herfor. Indstillingen fremsendes nu af hensyn til den videre proces, først og fremmest på personaleområdet. Effekt Det er forventningen, at borgerne som minimum tilbydes det samme serviceniveau som hidtil. Ydelser De tilbageblevne opgaver inden for de fem ydelsesområder foreslås ansvarsplaceret, så der sikres størst mulig sammenhæng og faglighed i opgaveløsningen og optimering af de kommunale ressourcer. Det medfører en justering i opgavesnittet mellem Sociale Forhold og Beskæftigelse, Sundhed og Omsorg samt Kultur og Borgerservice. Det forventes, at henvendelserne til Borgerbetjeningen i et vist omfang vil skifte karakter, herunder i form af et stigende behov for medbetjening i forhold til selvbetjeningsløsningerne. De 18 lokalbiblioteker forventes i den sammenhæng også at få en rolle eftersom borgerservice i løbet af 2011 udrulles på alle lokalbiblioteker i Aarhus. Organisering Arbejdet med overførelse af opgaver til Udbetaling Danmark har i Aarhus Kommune været tilrettelagt som et tværmagistratsligt samarbejde mellem Borgmesterens Afdeling, Sociale Forhold og Beskæftigelse, Sundhed og Omsorg samt Kultur og Borgerservice. De tilbageblevne kommunale opgaver på de fem områder placeres i Sociale Forhold og Beskæftigelse samt Kultur og Borgerservice. Hovedprincippet på medarbejdersiden er, at medarbejderne følger opgaverne omfattet af lov om Udbetaling Danmark. Det vil sige til Udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark Side 2 af 17
henholdsvis Udbetaling Danmark (ATP) og i Aarhus Kommune i forhold til de opgaver, der forbliver i kommunen, i det omfang det er muligt. ATP opretter en filial midlertidigt i Aarhus, hvor medarbejdere kan arbejde i 1-2 år inden alle opgaverne flyttes til Holstebro. Overenskomstansatte, der accepterer en virksomhedsoverdragelse til ATP og tjenestemænd, der ønsker at lade sig udlåne til filialen, kan komme i filialen (og dernæst i center). Der nyrekrutteres ikke til filialerne. Der har været et udkast til byrådsindstilling, som har været sendt til behandling i de berørte afdelingers MED-udvalg. Høringssvarene er vedlagt som bilag 1-6 og er kommenteret i bilag 7. Ressourcer Økonomisk har etablering af Udbetaling Danmark konsekvenser for Aarhus Kommune. Betalingen til Udbetaling Danmark forventes at blive ca. 52 mio. kr. årligt. Det finansieres delvist af en mindreudgift på forventet ca. 34,4 mio. kr. Det foreslås, at nettomerudgiften på årligt ca. 17,8 mio. kr. (den fulde virkning fra og med 2014) opsamles på reserven vedrørende ikke-styrbare udgifter, og behandles i forbindelse med budgetlægningen for 2012-2015. Der fremsendes en indstilling til byrådet på et senere tidspunkt omkring fordeling af personalerelaterede udgifter mellem magistratsafdelingerne og personaletilpasningspuljen i forbindelse med omplacering af overskydende medarbejdere. Det er uafklaret, hvilke konsekvenser etablering af Udbetaling Danmark og opgavesnittet til kommunerne får på it-siden. Der arbejdes videre på at afdække de økonomiske konsekvenser i forhold til itdelen. Udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark Side 3 af 17
2. Beslutningspunkter At 1) de tilbageblevne opgaver i Aarhus Kommune organiseres som beskrevet i tabel 1. At 2) den foreslåede proces omkring håndtering af medarbejderdelen i forbindelse med overførelse af opgaver til Udbetaling Danmark tages til efterretning. At 3) der sker en budgetmæssig omplacering mellem magistratsafdelingerne, som foreslået i indstillingens tabel 2. At 4) nettomerudgiften vist i tabel 2 - optages på reserven vedrørende de ikke-styrbare udgifter og behandles i forbindelse med budgetlægningen for 2012-2015. At 5) skulle der ændres på forudsætninger og konsekvenser som følge af den kommende lovgivning om Udbetaling Danmark, indarbejdes dette i forbindelse med budgetlægningen for 2013. At 6) de likviditets- og rentemæssige konsekvenser, som følge af eventuel afskaffelse af forskudsvis refusion på de ydelsesområder, der overgår til Udbetaling Danmark, indarbejdes i forbindelse med budgetlægningen for 2013. At 7) ved fremtidig ændring til et styrbart område, skal principperne - som angivet i indstillingens afsnit 7.2 anvendes. 3. Baggrund KL og regeringen indgik i juni 2010 en aftale om at samle den objektive sagsbehandling i fem centre. Centraliseringen har til formål at reducere den samlede ressource, der anvendes på opgaveløsningen samt sikre en mere ensartet sagsbehandling. Områderne er folkepension, udbetaling og indtægtsregulering af førtidspension, boligstøtte, barselsdagpenge og familieydelse. I december 2010 vedtog Folketinget Lov om etablering af Udbetaling Danmark, som danner den juridiske ramme for etablering af myndigheden. Udbetaling Danmark overtager opgaverne fra kommunerne i tre etaper. Familieydelse d. 1. okt. 2012, barselsdagpenge d. 1. dec. 2012 og folkepension, udbetaling og indtægtsregulering af førtidspension samt boligstøtte d. 1. feb. 2013. Udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark Side 4 af 17
Arbejdet i den nye myndighed, Udbetaling Danmark, skal udføres som omkostningsdækket virksomhed finansieret af kommunerne. ATP skal levere den tekniske og administrative bistand til Udbetaling Danmark og bliver arbejdsgiver for de medarbejdere, der overdrages fra kommunerne. Udbetaling Danmark etablerer desuden to midlertidige filialer (Aarhus og Odense), der har ophør senest to år efter sagsområderne er overdraget fra kommunerne. Ud af de i alt ca. 2.000 årsværk, som kommunerne i dag anvender på de berørte områder, vil ca. 500 årsværk blive tilbage i kommunerne, bl.a. til at håndtere ansigt-til-ansigt (ATA) kontakten med borgerne i de tilfælde, hvor borgerne har behov for et personligt fremmøde samt den generelle vejledningsforpligtelse. Udbetaling Danmark starter med ca. 1.550 (nuværende kommunale) medarbejdere og skal ved udgangen af 2014 reduceres med ca. 520 medarbejdere (årsværk). Reduktionen skal ske gennem effektivisering, stordriftsfordele og digitalisering i form af selvbetjeningsløsninger. I løbet af 2011 fremsættes den såkaldte lovpakke II om Udbetaling Danmark. Den vil bl.a. indeholde det præcise opgavesnit og rammerne herfor mellem Udbetaling Danmark og kommunerne. Det forventes at hele familieydelsesområdet overdrages til Udbetaling Danmark, hvor det i loven fra december 2010 kun var forskudsvist børnebidrag, der var omfattet af overdragelsen. Det forventes, at høringsudkast til lovforslag fremsendes efter sommerferien. I den netop indgåede økonomiaftale mellem KL og regeringen er det besluttet, at ansvaret for kontrol med socialt bedrageri i forhold til de opgaveområder, der overføres til Udbetaling Danmark, også overføres til Udbetaling Danmark. Dette har også været forventningen i forarbejdet og danner således også forudsætningen for nærværende indstilling. For at fastholde kommunernes indsats mod socialt bedrageri sker der en reduktion (i forhold til det oprindelige snit) på i alt 50 årsværk i forhold til den ressource, der overføres fra kommunerne til Udbetaling Danmark. Af hensyn til den videre personalemæssige proces i forbindelse med overførsel af medarbejdere til Udbetaling Danmark (ATP), herunder til centre og filial, er det hensigtsmæssigt, at Aarhus Byråd træffer en Udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark Side 5 af 17
række beslutninger allerede i 3. kvartal 2011. KL og Udbetaling Danmark (ATP) har udarbejdet en procesguide, der angiver en række anbefalede tidsfrister og en række juridiske (seneste) tidsfrister. Det fremgår af procesguiden, at kommunerne i september 2011 (bør) udarbejder bruttolister til ATP over medarbejdere, som er i betragtning til at overgå til ATP jf. Lov om Virksomhedsoverdragelse. Den mere formelle varsling af medarbejdere samt udarbejdelse af nettoliste over medarbejdere til ATP er planlagt til at ske i perioden marts til juli 2012. 4. Den forventede effekt I økonomiaftalen mellem regeringen og KL fremgår det, at den overordnede effekt af etablering af Udbetaling Danmark forventes at være: 1. at borgerne skal tilbydes mindst samme serviceniveau som før 2. at borgerne ikke skal henvises fra den ene myndighed til den anden 3. at det ikke må være svært for borgerne at finde rundt i systemet 4. at efter to år, skal der være en samlet administrativ besparelse på årligt 300 mio. kr., som tilfalder kommunerne 5. at så mange borgere som muligt skal benytte digitale selvbetjeningsløsninger 6. at borgerhenvendelser skal håndteres, hvor det er billigst og mest effektivt 7. at der skal være et effektivt informationsflow mellem centre og kommuner I tilrettelæggelsen af de tilbageværende opgaver i Aarhus Kommune vil følgende effekter søgt opnået: 1. en større grad af samling af vejledningsopgaverne i Borgerservice, hvilket giver bedre mulighed for en mere helhedsorienteret vejledning og dermed samlet set en bedre service til borgerne 2. en kommunal understøttelse af de borgere, som ikke har tilstrækkelige forudsætninger til at kunne benytte de henvendelseskanaler, som Udbetaling Danmarks stiller til rådighed. Dette løses først og fremmest i Borgerservice og på kommunens 18 lokalbiblioteker 3. en generel satsning på større anvendelse af digitale selvbetjeningsløsninger, hvilket understøtter Aarhus Kommunes kanalstrategi for henvendelser (til og) fra borgere og virksomheder Udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark Side 6 af 17
5. De planlagte ydelser 5.1 Overordnet opgavesnit for de tilbageværende opgaver i Aarhus Kommune De tilbageværende opgaver i Aarhus Kommune, efter opgaveoverførslen til Udbetaling Danmark, foreslås ansvarsplaceret ud fra en konkret enkeltvis og sammenhængende vurdering af: bedst mulig sammenhæng i opgaveløsningen og i den ydelse, som leveres til den enkelte borger størst mulig faglig bæredygtighed i opgavevaretagelsen optimering af den kommunale ressource anvendt på opgaven ønsket om at Borgerservice i videst mulige omfang er borgernes primære indgang til det offentlige 5.2 De tilbageblevne opgaver i kommunerne Med det forventede opgavesnit mellem kommunerne og Udbetaling Danmark, vil der først og fremmest være en generel vejledningsforpligtelse tilbage i kommunerne. Hertil kommer en række sagsbehandlings- og myndighedsopgaver, bl.a. beboerindskudslån, helbredstillæg til folkepensionister, personlige tillæg til folkepensionister og tildeling af førtidspension. Som følge af økonomiaftalen mellem KL og regeringen forventes det, at i det kommende lovforslag (lovpakke II), vil det fremgå, at den kommunale opkrævningsopgave, i forhold til de overdragede områder, også overgår til Udbetaling Danmark. Det forventes, at komme til at omfatte tilbagebetalingskrav for familieydelse samt bidrag, tilbagebetalingskrav vedrørende boligstøtte, modregning i boligstøtte, tilbagebetaling af uretsmæssig oppebåret folke- og førtidspension, modregning i førtidspension samt forkert udbetalt barselsdagpenge. De øvrige kommunale opkrævningsopgaver forbliver i kommunerne. De overførte opgaver på opkrævningsområdet udgør hermed kun en lille del af de samlede opkrævningsfunktioner i Aarhus Kommune. Den sagsspecifikke kontrol af udbetaling af ydelser for de fem områder under Udbetaling Danmark overføres fra kommunerne - jf. økonomiaftalen mellem KL og regeringen. Dette er i dag integreret i de enkelte fagforvaltninger. Opgaven med undersøgelser i forbindelse med helhedsorienteret kontrol skal fortsat forblive i kommunerne. Etablering af Udbetaling Danmark berører således ikke opgaver og Udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark Side 7 af 17
ressourcer i de to kontrolgrupper i Aarhus Kommune (Sociale Forhold og Beskæftigelse samt Kultur og Borgerservice). 5.3 Forventede ændrede opgaver for Borgerbetjeningen, Borgerservice, som konsekvens af etablering af Udbetaling Danmark. Det forventes, at henvendelserne til Borgerbetjeningen i Borgerservice vil stige som følge af samlingen af en række kommunale opgaver (mod en nedgang i de øvrige berørte afdelinger). I et vist omfang vil henvendelserne skifte karakter og udover et generelt vejledningsbehov tage udgangspunkt i: hjælp til selvbetjeningsløsningerne under Udbetaling Danmark behov for hjælp til at forstå meddelelser fra Udbetaling Danmark nogle borgeres behov for ATA kontakt, hvilket kan bunde i sproglige, forståelsesmæssige eller formuleringsmæssige barrierer hos borgeren i forhold til den konkrete sag 5.4 Borgerservice på rådhuset og lokalbibliotekerne En væsentlig kommunal ydelse bliver at understøtte og fremme borgernes anvendelse af de digitale selvbetjeningsløsninger som Udbetaling Danmark bygges op omkring. Væsentligst bliver her Borgerservices understøtning i form af vejledning og medbetjening på rådhuset, kontaktcentret samt den decentrale borgerservice på kommunens 18 lokalbiblioteker (udrulles i løbet af 2011 som en del af udmøntningen af politikken for Borgerservice og Biblioteker i Aarhus Kommune). 6. Organisering af indsatsen 6.1 Processen frem til nu Arbejdet med forberedelsen af den kommende overførelse af opgaver til Udbetaling Danmark, har i Aarhus Kommune været tilrettelagt som et tværmagistratsligt samarbejde mellem Borgmesterens Afdeling, Sociale Forhold og Beskæftigelse, Sundhed og Omsorg samt Kultur og Borgerservice. Aarhus Kommune har på embedsmandsniveau i hele processen været repræsenteret i de nedsatte nationale arbejdsgrupper. Det forventes, at der etableres en formel samarbejdsorganisation mellem kommunerne og Udbetaling Danmark. 6.2 Etablering af en midlertidig filial i Aarhus Opgaverne vedrørende den objektive sagsbehandling skal varetages af fem centre (Frederikshavn, Haderslev, Hillerød, Holstebro og Vording- Udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark Side 8 af 17
borg). Som udgangspunkt tilknyttes medarbejdere fra Aarhus Kommune centeret i Holstebro. Udbetaling Danmark har besluttet at oprette midlertidige filialer i henholdsvis Odense og Aarhus. Filialerne kommer til at eksistere i ét til to år, og vil sikre medarbejderne længere tid til, at indrette sig på den længere transport eller finde anden beskæftigelse i eller uden for kommunen. Det vil være med til at fastholde medarbejdere i kommunen frem til overdragelsen af opgaver til Udbetaling Danmark. Hermed vil filialerne også være med til at sikre sikker drift fra første dag i Udbetaling Danmark. 6.3 Organisatorisk placering af de tilbageblevne opgaver i Aarhus Kommune I nedenstående tabel 1 er der vist en oversigt over tilbageblevne opgaver inden for de berørte sagsområder samt de foreslåede organisatoriske flytninger af opgaver internt i Aarhus Kommune. Det fremgår bl.a. af tabellen, at 16,4 antal årsværk samlet set forbliver i kommunen til løsning af de tilbageværende opgaver. Tabel 1- Opgaveplacering og årsværk i Aarhus Kommune Opgave Fremtidig placering (for resterende Antal årsværk tilbage i Aarhus Kommune opgaver) Indskudslån (i dag MSO) Backoffice, Borgerservice. 2,4 Alm. og udvidet helbredstillæg Ydelsescentret i 4,2 og personlige tillæg m.v. (i dag MSO) Beskæftigelsesforvaltningen (MSB). Generel vejledningsforpligtelse (i dag MKB, MSO og MSB) Borgerbetjeningen, Borgerservice. Boligstøtte = 5,6 Folkepension = 1,0 Familieydelse = 3,0 Barselsdagpenge = 0,2 I alt 16,4 (1) Inden for områderne boligstøtte, folkepension, familieydelse og barselsdagpenge. 6.4 Den videre organisering og udmøntning i Aarhus Kommune Tilrettelæggelsen af opgavevaretagelsen i henholdsvis Ydelsescentret i Beskæftigelsesforvaltningen og Borgerservice (Backoffice samt Borgerbetjeningen) planlægges efterfølgende internt i afdelingerne. Udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark Side 9 af 17
6.5 Medarbejderhåndtering I Lov om Udbetaling Danmark indgår de medarbejderbestemmelser, der gælder for overtagelsen af kommunale medarbejdere. Medarbejderne er sikret et job i ATP, som er den virksomhed, der kommer til at varetage opgaverne på vegne af myndigheden Udbetaling Danmark. Juridisk set har medarbejderne ret til at følge med til ATP. Med enkelte undtagelser har medarbejderne i Aarhus Kommune ikke pligt hertil, hvilket skyldes afstanden. Dette gælder både overenskomstansatte og tjenestemænd. Overenskomstansatte Overenskomstansatte medarbejdere stilles således, at de opnår beskyttelse efter Lov om Virksomhedsoverdragelse. Udbetaling Danmark (ATP) får umiddelbart de samme forpligtelser og rettigheder overfor medarbejderne, som kommunen tidligere har haft. Ved en væsentlig stillingsændring som en overflytning til Holstebro vil være - skal der gives et individuelt opsigelsesvarsel. Dette er at betragte som en opsigelse fra Aarhus Kommune kombineret med et samtidigt tilbud om genansættelse (i ATP) på andre vilkår. Tjenestemandsansatte Tjenestemænd overføres til staten og udlånes til ATP, hvis flytningen eller andre ændringer ikke medfører, at stillingen ikke længere er passende eller hvis de vælger frivillig overflytning. Tjenestemændene kan ikke virksomhedsoverdrages til Udbetaling Danmark (ATP) med mindre stillingen kan betegnes som passende. Det skønnes, at en placering i Holstebro ikke vil kunne betegnes som værende passende, for de tjenestemandsansatte i Aarhus Kommune. Besættelse af de tilbageværende kommunale stillinger De stillinger, der bliver tilbage i Aarhus Kommune inden for området, vil som udgangspunkt blive besat med de medarbejdere, som i dag beskæftiger sig med opgaverne, og som ikke kan varsles med over til ATP i et nyt job. Det vil sige de tjenestemandsansatte medarbejdere. Dette hovedprincip om, at medarbejderne følger opgaverne, indebærer, at flest muligt af de berørte medarbejdere i Aarhus Kommune får tilbudt et job i ATP eller fortsat i Aarhus Kommune. Det indebærer også, at den afdeling, der overtager de opgaver, som fortsat skal løses i kommunen, også overtager det antal medarbejdere (tjenestemænd), der skal bruges til at løse opgaverne i den nye afdeling. Udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark Side 10 af 17
Selv om en stor del af medarbejderne fremadrettet får mulighed for fortsat beskæftigelse inden for opgaveområderne, vil der blive overtallige medarbejdere (tjenestemænd), som Aarhus Kommune vil søge at omplacere. I det omfang kommunen ikke lykkes med omplacering eller en aftalebaseret løsning, kan afskedigelse blive relevant. Hvem har mulighed for at komme i den midlertidige filial i Aarhus? Overenskomstansatte medarbejdere fra Aarhus Kommune med udsigt til en væsentlig stillingsændring, og som accepterer virksomhedsoverdragelsen og bliver ansat i ATP, har mulighed for at arbejde i Aarhusfilialen. Tjenestemænd kan midlertidigt arbejde i filialen, hvis Aarhus Kommune, ATP og den enkelte tjenestemand indgår en fælles frivillig udlånsaftale. Der nyrekrutteres ikke til filialerne heller ikke midlertidigt. 6.6 Kommunikation Den borgerrettede kommunikation Der vil blive kommunikeret ud til borgerne gennem forskellige kanaler, bl.a. kommunens hjemmeside, dagspressen og de forskellige udbetalingsmeddelelser, som følger udbetaling af de enkelte (omfattede) offentlige ydelser. De enkelte magistratsafdelinger i Aarhus Kommune, samt Udbetaling Danmark, har ansvaret for kommunikationsindsatsen. Medarbejderkommunikation Kommunikation i forhold til de berørte medarbejdere er afgørende for en succesfuld proces. Kommunikationen foregår gennem personalemøder, løbende information på intranet m.v., MED-udvalg samt dialog med de berørte faglige organisationer. 6.7 MED-behandling MED-udvalgene i de tre berørte magistratsafdelinger har behandlet byrådsindstillingen. Høringssvarene er vedlagt i bilag 1-6 og er kommenteret i bilag 7. 7. Konsekvenser for ressourcer 7.1 Budgetomplaceringer Efter etableringen af Udbetaling Danmark skal den enkelte kommune betale en andel af udgifterne i Udbetaling Danmark i form af et administrationsbidrag. Betalingen til Udbetaling Danmark forudsættes som udgangspunkt at blive modsvaret af mindreudgifter i kommunerne, som primært fremkommer ved nedgangen i antallet af medarbejdere på områderne med objektiv sagsbehandling. Hvorvidt det også gælder Udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark Side 11 af 17
for den enkelte kommune vil blandt andet afhænge af, hvor effektivt den enkelte kommune hidtil har været i sin opgaveløsning på området. Ansvaret for afregningen til Udbetaling Danmark foreslås i Aarhus Kommune placeret i Kultur og Borgerservice, og der skal således ske en budgetomflytning fra de afdelinger (Borgmesterens Afdeling, Sociale Forhold og Beskæftigelse, Sundhed og Omsorg samt Kultur og Boregrservice), hvor mindreudgifterne realiseres. En mindre del af opgaverne på områderne vil fortsat skulle varetages i Aarhus Kommune. Budgettet hertil omplaceres som udgangspunkt også hos Kultur og Borgerservice, dog undtaget opgaver vedrørende helbredstillæg og personlige tillæg til folkepensionister, der fremover foreslås varetaget af Sociale Forhold og Beskæftigelse. Ressourcer til de opgaver, der bliver tilbage i kommunen, er fastlagt med udgangspunkt i dels den nuværende opgaveløsning, dels de forudsætninger, der er angivet i oplæggene til etablering af Udbetaling Danmark. De konkrete budgetomplaceringer fremgår af tabel 2. Tabel 2 Budgetomplaceringer i Aarhus Kommune Magistratsafdeling 2012 2013 2014 og frem (1) P/L-2011-1.000 kr. Sociale forhold og Beskæftigelse -256-4.322-4.436 Sundhed og Omsorg 0-26.067-28.437 Kultur og Borgerservice -1.291-1.693-1.378 Borgmesterens Afdeling -5-111 -119 Udbetaling Danmark 2.105 48.752 52.137 Tab opsamles på reserve 554 16.558 17.768 (1) Kommunernes administrationsbidrag til Udbetaling Danmark vil først reduceres efter, at effektiviseringen har finansieret det statslån, der skal finansiere etableringen af Udbetaling Danmark. Det er derfor uvist hvornår og i hvilken takt kommunens administrationsbidrag falder. Budgetomplaceringerne i tabel 2 er beregnet ud fra (1) de satser, der er udmeldt fra Udbetaling Danmark, (2) de (forventede) faktiske gennemsnitslønninger for de medarbejdere, som overflyttes internt mellem magistratsafdelingerne som følge af etablering af Udbetaling Danmark. Nettobudgettet til ydelserne til borgerne (boligstøtte og førtidspension) vil fortsat være placeret i kommunen. Det foreslås, at de interne overflytninger af nettobudgetterne til ydelserne indarbejdes i forbin- Udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark Side 12 af 17
delse med budgetlægningen for 2013. Der er tale om rent tekniske budgetoverflytninger, der ikke påvirker kommunens samlede økonomi. For en oversigt over ressourceflytninger (beløb i kr. samt årsværk) mellem magistratsafdelingerne og mellem Aarhus Kommune og Udbetaling Danmark, se bilag 8. 7.2 Administrationsbidraget til Udbetaling Danmark KL har oplyst, at administrationsbidraget til Udbetaling Danmark for perioden 1. oktober - 31. december 2012 overvejes opkrævet pr. 1. januar 2013 af forenklingshensyn. Beløbet er i Aarhus Kommune foreløbig budgetlagt i 2012 og overføres til 2013, hvis det bliver aktuelt. Eventuelle ændringer, i forhold til det forudsatte i denne indstilling, foreslås indarbejdet i budgetlægningen for 2013. Det samme gælder den likviditets- og rentemæssige konsekvens som følge af eventuel afskaffelse af forskudsvis refusion på de ydelsesområder, der overgår til Udbetaling Danmark. Budgettet til afregning til Udbetaling Danmark foreslås placeret i Kultur og Borgerservice. Ved opstarten forventes det, at regningen til Udbetaling Danmark bliver fordelt mellem kommunerne efter befolkningstal. Kultur og Borgerservice har derfor ingen mulighed for at påvirke udgiftens størrelse, og området defineres derfor foreløbigt som ikke-styrbart. Ved etableringen af Udbetaling Danmark er det imidlertid tilkendegivet fra Udbetaling Danmark og KL, at der på sigt forventes indført en incitamentsbaseret fordelingsnøgle, hvor kommunernes andel af betalingen vil afhænge af graden af selvbetjening blandt kommunens borgere på de relevante områder. Ved overgang til en incitamentsbaseret fordelingsnøgle hvor Kultur og Borgerservice får mulighed for at påvirke udgiften til Udbetaling Danmark skal området omdefineres til at være et styrbart område. I den forbindelse vil følgende principper blive lagt til grund: den effektiviseringsgevinst, som Udbetaling Danmark er forpligtet til at levere, skal indgå i kommunens samlede økonomi herudover skal eventuelle effektiviseringsgevinster anvendes til at dække tabet (jævnfør nedenfor) ved overdragelsen af opgaver til Udbetaling Danmark, bl.a. som følge af at Aarhus Kommune har været mere effektive end gennemsnitskommunen ved etableringen af Udbetaling Danmark Udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark Side 13 af 17
gevinster herudover som fremkommer som følge af en incitamentsbaseret afregningsmodel opsamles i en pulje til borgerrettede digitaliseringsprojekter Kommunernes administrationsbidrag er forudsat reduceret over tid som følge af de effektiviseringskrav, der er en del af aftalen om oprettelsen af Udbetaling Danmark. De 1.550 årsværk, som kommunerne samlet set overfører til Udbetaling Danmark, er således forudsat nedbragt til 1.032 årsværk i løbet af de første 2 år. I de første år vil effektiviseringsgevinsten imidlertid skulle anvendes til at tilbagebetale lån, som er optaget af Udbetaling Danmark i etableringsfasen. Budgettet i Aarhus Kommune til administrationsbidraget er derfor indtil videre forudsat videreført uændret, men vil efter en kortere årrække forventeligt blive reduceret. Den samlede økonomi i overgangen til Udbetaling Danmark De nuværende driftsbudgetter på områderne med objektiv sagsbehandling skal i fremtiden kunne dække dels administrationsbidraget til Udbetaling Danmark, dels de opgaver, der bliver tilbage i kommunerne. De nuværende driftsbudgetter er opgjort og der er foretaget en vurdering af ressourcebehovet til de opgaver, der bibeholdes i kommunen. Det forventes, at Aarhus Kommunes administrationsbidrag til Udbetaling Danmark vil udgøre ca. 52 mio. kr. i helårsvirkning (2012-priser). Opgaverne overdrages på forskellige tidspunkter og administrationsbidraget vil således først være fuldt indfaset fra 1. februar 2013. Administrationsbidraget på ca. 52 mio. kr. (helårsvirkning fra 2014 og frem) skal finansieres af de mindreudgifter, der opstår ved overdragelsen af opgaver og medarbejdere til Udbetaling Danmark. Mindreudgifterne er opgjort til at være 34,4 mio. kr., og der er således at tab på årligt ca. 17,8 mio. kr. Som følge af tidsforskydningen i overdragelsen af opgaverne forventes tabet at udgøre 0,55 mio. kr. i 2012 og 16,6 mio. kr. i 2013, hvorefter tabet slår fuldt igennem, indtil de forudsatte effektiviseringsgevinster begynder at blive realiseret. Det skal foreslås, at nettomerudgiften opsamles på reserven vedrørende ikke-styrbare udgifter, og dermed behandles i forbindelse med budgetlægningen for 2012-2015. Aarhus Kommunes tab på overdragelsen af opgaverne skyldes primært, at det er forudsat, at der skal overføres 1.550 sagsbehandlerårsværk fra kommunerne til Udbetaling Danmark tillagt 5 % til ledel- Udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark Side 14 af 17
se. Aarhus Kommunes andel heraf udgør 91,1 årsværk. Imidlertid udgør det antal årsværk, der anvendes på opgaverne i Aarhus Kommune, kun 72. Aarhus Kommune har således anvendt ca. 19 årsværk mindre på opgaverne, end hvis effektiviteten var som i en gennemsnitskommune. Det er forventeligt, at store kommuner er relativt mere effektive på områder med objektiv sagsbehandling på grund af stordriftsfordelene. Men det er samtidig den væsentligste forklaring på, at administrationsbidraget til Udbetaling Danmark overstiger mindreudgifterne i Aarhus Kommune. Derudover forudsættes der i beregningen af administrationsbidraget et højt overhead (ledelse, husleje m.v.) pr. årsværk, som ikke kan genfindes i Aarhus Kommune. 7.3 Princip for finansiering af overhead ved intern opgaveflytning i Aarhus Kommune I forbindelse med den foreslåede ændrede interne organisering af de tilbageblevne kommunale opgaver inden for de fem berørte områder, skal der beregnes et overhead. Overhead dækker over bl.a. udgifter til husleje og interne administrative og tekniske støttefunktioner. De forudsatte overhead, der indgår i tabel 2, i bygger på Retningslinjer for prissætning og omkostningsopgørelse i Aarhus Kommune. 7.4 Personalerelaterede udgifter Medarbejderhåndteringen jf. afsnit 6.5 ovenfor kan medføre nogle merudgifter i form af udgifter til eventuel fratrædelsesgodtgørelse efter funktionærlovens 2a og til eventuelle udgifter til 3 års rådighedsløn til tjenestemandsansatte medarbejdere ved eventuel afsked. Der fremsendes en indstilling til byrådet på et senere tidspunkt omkring fordeling af udgifter mellem magistratsafdelingerne og personaletilpasningspuljen i forbindelse med omplacering af overskydende medarbejdere. 7.5 IT-systemudgifter I forbindelse med overdragelsen af opgaver fra kommunerne til Udbetaling Danmark skal kommunerne og Udbetaling Danmark samtidig deles om 14 af KMD s it-løsninger. Udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark Side 15 af 17
Den samlede omlægning skal jf. Transitionsaftalen mellem KL og KMD, gennemføres på en sådan måde, at den samlede betaling til KMD forbliver uændret. De samlede økonomiske konsekvenser ved delingen af KMDsystemerne er dog endnu uklare idet forhandlingerne med KMD endnu ikke er afsluttet. Ligeledes er det endnu ikke afklaret, hvorvidt det faktum at kommunerne ikke længere vil have samme adgang til KMDsystemerne, vil medføre behov for anden it-understøttelse og dermed øgede it-udgifter. Der arbejdes videre på at afdække de økonomiske konsekvenser i forhold til it-delen i takt med at der skabes klarhed over de økonomiske forudsætninger i aftalerne med KMD. Nicolai Wammen / Niels Højberg Hans Halvorsen / Erik Kaastrup-Hansen Dorthe Laustsen / Hosea Dutschke Marc Perea Christensen / Kirsten Jørgensen Udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark Side 16 af 17
Bilag Bilag 1: Høringssvar fra YdelsesMEDudvalget i Sociale Forhold og Beskæftigelse (kopi til alle, + elektronisk). Bilag 2: Høringssvar fra medarbejderne i kontoret for folkepension Sundhed og Omsorg, (kopi til alle, + elektronisk). Bilag 3: Høringssvar fra Boligstøtte og Stab, Sundhed og Omsorg (kopi til alle, + elektronisk). Bilag 4: Høringssvar fra HMU, Sundhed og Omsorg (kopi til alle, + elektronisk). Bilag 5: Høringssvar fra MED i Center for Økonomi og Personale, Kultur og Borgerservice (kopi til alle, + elektronisk). Bilag 6: Høringssvar fra Borgerservices MED-udvalg, Kultur og Borgerservice (kopi til alle, + elektronisk) Bilag 7: Kommentering på høringssvarene (kopi til alle, + elektronisk). Bilag 8: Oversigt over ressourceflytninger mellem magistratsafdelingerne og mellem Aarhus Kommune og udbetaling Danmark (kopi til alle, + elektronisk). Bilag 9: Sagsnummer T-11-000-003 (vedlagt originalsagen, - elektronisk). Tidligere beslutninger Folketinget vedtog den 22. december 2010 Lov om etablering af den selvejende institution Udbetaling Danmark. Udmøntning af lov om etablering af Udbetaling Danmark Side 17 af 17