NOTAT 2. januar 2017 Journal nr. Kommissorium for udvikling af en faglig og økonomisk bæredygtig plan for familieområdet Sagsbehandler SUJKR Indledning og baggrund I budget 2017 blev det besluttet at der skal gennemføres en analyse af det samlede familieområde (forslag 025 i handlingskataloget). Sigtet er at vi igennem en højere andel af børn/unge i egne tilbud, arbejde med arbejdsgange samt fokus på en tidligere og forebyggende indsats, som et alternativ til anbringelser, kan skabe et internt råderum, der i højere grad gør det muligt, at møde de nye tendenser på området herunder målsætningen om effektiviseringer i overslagsårene (forslag 025 i handlingskataloget). Med budget 2017 blev der vedtaget en samlet driftsbesparelse på 2,1 mio. kr. i 2018, stigende til 4,1 mio. kr. i 2019 og 6,1 mio. kr. i 2020, som følge af den fremadrettede udvikling af familieområdet. Samtidig ses en stigning i antallet af sager, der skal behandles herunder en stor stigning i antallet af underretninger, og et forøget antal undersøgelser. Derudover ses at den gennemsnitlige pris pr. anbragt har været stigende. Disse tendenser kræver udviklingen af en organisation, der i højere grad er robust overfor det tiltagende krydspres. Fra anbringelse til forebyggelse Projektet Fra anbringelse til forebyggelse blev påbegyndt i 2012 med målsætningen om at der skal anbringes 25 færre børn og unge med
fuld indfasning i 2015 igennem en helheds og understøttende indsats, der i højere grad vægter disse børn og unges nærmiljø. Målsætningen er således at reducere antallet af anbringelser, samt at reducere antallet af omkostningstunge anbringelsesforanstaltninger igennem en tidlig og forebyggende indsats i skolerne ved skolerådgivere og ungekonsulenter målrettet skolerne, samt etableringen af et Ungehus (bredviftet forebyggende initiativ). Særligt for den unge gruppe fra 15 til 17 år, kan der være udfordringer med anbringelser som indsatstype. Dels peger forskningen på, at op imod halvdelen af anbringelsesforløbende hos de 13-17 årige bryder sammen, så der må findes en anden løsning. Sammenbruddene forekommer oftest i institutionelle miljøer. Dels er der hensynet til de unges påvirkning af hinanden, når en større gruppe af sårbare unge samles under samme tag. På denne baggrund er der også et økonomisk rationale tilknyttet projektet, på 25 færre anbragte børn og unge til en estimeret gennemsnitlig pris på 775.000 kr. pr år. Udviklingen fra 2011 til 2016 viser en reduktion på 27 anbringelser, så målsætningen om færre anbringelser er blevet indfriet. Samtidig viser udviklingen at målsætningen om den gennemsnitlige pris ikke kunne indfries. Projektet der nu påbegyndes, har blandt andet til hensigt at samle op på fra anbringelse til forebyggelse og det samlede familieområde, som en del af det videre arbejde med området. Udviklingen af en projektorganisation I projektet involveres et bredt udsnit af ledere og medarbejdere fra Familieafdelingen, da de ses som den bedst mulige drivkraft til udvikling og videreudvikling af fagområdet. Projektorganiseringen er centreret omkring denne lokale forankring. De to delprojekter forankres i Familieafdelingen, mens Økonomi og Udvikling løbende understøtter udviklingsarbejdet. Til hvert delprojekt er der tilknyttet en arbejdsgruppe med medarbejdere/ledere og en tovholder. I arbejdsgrupperne indgår også den overordnede projektleder. Arbejdsgrupperne mødes efter behov. 2/5
I styregruppen indgår områdets direktør, chef og sektionsledere, samt medarbejderrepræsentanter, og projektets projektleder. Interessenter inddrages løbende. Styregruppen mødes som udgangspunkt hver 4. uge. Projektejere og projektleder mødes løbende efter behov. Projektarbejdet gennemføres inden for den udmeldte budgetramme og personalenormering. Milepæle (inddragelse og beslutninger) Herunder beskrives hvordan direktionen, fagudvalg og MEDrepræsentanter involveres i beslutningsprocessen: Direktionen involveres i igangsættelse af projektet (primo december 2016). Uddannelsesudvalget orienteres efter direktionens behandling. DEL-udvalg for Opvækst, Uddannelse og Kultur, samt familieområdet orienteres om sagen efter direktionens behandling. Direktionen orienteres om fremdriften på projektet (1. kvartal 2017). Uddannelsesudvalget involveres i den fremadrettede projektplan og de foreløbige resultater (1. kvartal 2017). Analyserapport afrapporteres til Direktionen (primo juni 2017), og DEL-udvalg for Opvækst, Uddannelse og Kultur orienteres. Analyserapport afrapporteres til Uddannelsesudvalget (primo juni 2017). 3/5
Delprojekternes opgaver Denne del har til formål at angive styregruppens første forventninger til projektets produkt, herunder hvilke temaer og spor, der skal forfølges i forhold til handlingskataloget og budgetaftalen. Delprojekt 1 - Status på projektet fra anbringelse til forebyggelse og formulering af et nyt serviceniveau Delprojektets formål er 1) at evaluere og videreudvikle på den forebyggende indsats, sådan at indsatsen rummer et andet anbringelsesmønster end tidligere. Det foreløbige arbejde med projektet kortlægges. Strategi, vision og indsatsstrappen skitseres og der analyseres på anbringelsesforanstaltninger versus forebyggelse. 2) Kortlægge områdets samlede udvikling (økonomi, aktivitet og antallet af modtagere), bl.a. ved hjælp af nøgletal, og sammenligninger med andre kommuner. 3) Kortlægge Familieafdelingens indsatser og tilbud efter målgruppe, pris, afsæt i serviceloven (tilbudsviften). Både de individuelle tilbud og de enkelte gruppetilbud præsenteres. Heri præciseres kan og skal opgaverne. 4) Alternative arbejdsmetoder og indsatstyper fra andre kommuner undersøges og kortlægges i forhold til effekt og omkostningseffektivitet 5) Snitflader i tilbudsviften til indsatser leveret af andre kommunale enheder beskrives og kortlægges. Selve kortlægningsdelen præsenteres til styregruppen senest ved udgangen af februar 2017. Succeskriterierne er at områdets opgavevaretagelse præsenteres i en samlet analyserapport med resultaterne fra de to andre delprojekter. Dertil redegøres der for alternative handlemuligheder i forhold til om vores ekspertise kan udnyttes anderledes herunder alternative arbejdsmetoder, organisering og indsatser, billigere (ligeså gode) anbringelser og revidering eller målretning af serviceniveauet. Der arbejdes med fremtidsscenarier for det fremtidige arbejde i familieafdelingen. I arbejdet med udviklingen af alternative handlemuligheder og fremtidsscenarier for Familieafdelingen arbejder delprojektet i tæt dialog med styregruppen. 4/5
Delprojekt 2) Styrkelse af sagsbehandlingen Delprojektets formål er at mindske presset, som følge af forøget sagsmængde, mest muligt ved at strømline procedurer og sagsflow ift. formål og efterspørgsel og herigennem skabe internt råderum. I delprojektet er der tre forskellige spor: Arbejdet med underretninger, børnefaglige undersøgelser og handleplaner er arbejdsopgaver, der går på tværs af organisationen, og de kan være ressourcekrævende. Derfor kortlægges hvad der sker, når Familieafdelingen modtager en underretning, udarbejder en børnefaglig undersøgelse eller handleplan? (kortlægning og optimering af sags/arbejdsgange ). I tråd med kortlægningen af sagsgangene arbejdes der med at finde systemunderstøttende løsninger til sagsbehandlingen. Det kan være funktioner, der ikke er udbredte til hele organisationen, eller procedurer, der skal evalueres, så IT udnyttes optimalt (herunder SB-SYS og fagsystem). Styring af sagsstammer og revisitering med henblik på dels at udnytte ressourcerne anderledes. Herunder behandles tyngden og antallet af sager pr. sagsbehandler, og målrettede kompetencer, således at kvaliteten i relation til de forebyggende indsatser kan højnes. I styrkelsen af sagsbehandlingen anvendes værdistrømanalyser og lignende som metoder til læring. Med delprojektet lægges der op til en løbende implementering af ændringer og optimeringer samt afrapportering af ændringerne til styregruppen. Der arbejdes med at opstille handlemuligheder, som en del af den fremtidige udvikling af sagsbehandlingen. I arbejdet med styrkelsen af sagsbehandlingen er der krav til den fortsatte kvalitet i sagsbehandlingen herunder overholdelse af de forvaltningsretlige principper, offentlighedsloven, persondataloven samt sikring af borgerens retssikkerhed (retssikkerhedsloven) mv. Jf. Serviceloven skal der foretages en konkret og individuel (helheds)vurdering af den enkelte persons behov. I sagsbehandlingen har kommunerne en række forpligtigelser af processuel karakter, der bl.a. bestemmer hvilke oplysninger, der skal indhentes og hvordan, samt indeholder tidsfrister for hvornår, hvad skal ske. Arbejdsgruppen arbejder til og med januar med udarbejdelsen af en projektbeskrivelse, og leverance og aktivitetsplan, der primo februar forelægges styregruppen. 5/5