JOB- OG KRAVPROFIL Susanne Bentkjær Hellerup, den 24. marts 2015 Vicedirektør/Universitetsbibliotekar Det Kgl. Bibliotek & Københavns Universitet AUSTRALIA AUSTRIA BELGIUM BRAZIL DENMARK CHINA ESTONIA FINLAND FRANCE GERMANY INDIA ITALY LATVIA LITHUANIA THE NETHERLANDS NORWAY POLAND PORTUGAL SINGAPORE SPAIN SWEDEN SWITZERLAND UNITED KINGDOM USA
1. Indledning Det Kongelige Bibliotek og Mercuri Urval har indgået aftale om samarbejde om rekruttering og udvælgelse af en ny vicedirektør/universitetsbibliotekar med tiltrædelse den 1. august 2015. Stillingen som vicedirektør/universitetsbibliotekar (herefter universitetsbibliotekar) opslås med tiltrædelse den 1. august 2015, da den nuværende universitetsbibliotekar går på pension. Nærværende notat, som er udarbejdet af Mercuri Urval i samarbejde med repræsentanter for bibliotekets og universitetets direktioner, vil blive anvendt til: at sikre en fælles forståelsesramme i ansættelsesudvalget og mellem ansættelsesudvalget og Mercuri Urval i relation til organisationen, stillingen og profilen på den nye universitetsbibliotekar at udgøre baggrundsmateriale til stillingsannoncen som information til muligt interesserede at vurdere kandidaternes kvalifikationer i forhold til stillingens indhold, de formulerede krav og forventninger til den nye stillingsindehaver. Således indgår notatet som grundlag for vurdering af kandidaternes egnethed til stillingen. Alle, der på baggrund af stillingsopslaget har interesse i stillingen, er meget velkomne til at kontakte direktør Erland Kolding Nielsen på 9132 4301, ekn@kb.dk eller chefkonsulent Susanne Bentkjær, Mercuri Urval på 2125 2314, susanne.bentkjaer@mercuriurval.com. Læs endvidere mere på www.kb.dk, hvor du kan finde yderligere oplysninger om Det Kongelige Bibliotek. 2. Baggrund/organisering 2.1 Det Kongelige Bibliotek Det Kongelige Bibliotek virker for uddannelse, forskning og oplysning i nutid og fremtid. Det er Danmarks nationalbibliotek og universitetsbibliotek for Københavns Universitet. Som nationalbibliotek forvalter institutionen den nationale kulturarv af både dansk og udenlandsk oprindelse i form af udgivne værker, håndskrifter, arkivalier, kort, billeder, fotografier og musikalier i analog eller digital form, herunder den danske del af internettet i Netarkivet, og dokumenterer dagliglivets immaterielle kultur. Institutionen giver den bedst mulige adgang til samlingerne på nutidens vilkår for forskning, studier og oplevelser, samtidig med at samlingerne skal bevares, sikres og overleveres til eftertiden. Som museums- og kulturinstitution formidler Nationalbiblioteket viden og oplevelser med udgangspunkt i opgaver og samlinger. Desuden udføres forskning inden for institutionens opgaver, funktioner, fag og samlinger. Som universitetsbibliotek er det Det Kongelige Biblioteks primære opgave at understøtte forskning og undervisning ved Københavns Universitet dels ved at opfylde forskernes, de Side 2 af 8
studerendes og undervisernes behov for informationsressourcer, dels igennem særlige services til disse tre grupper, der tilsammen udgør universitetsbibliotekets primære brugergruppe. Som national- og universitetsbibliotek indgår institutionen i den nationale infrastruktur for forskning og forskningsformidling, deltager i det nationale lånesamarbejde og bidrager til retrodigitalisering af kulturarven samt bevaring af forskningsdata. 2.1.1 Universitetsbiblioteket Universitetsbiblioteksfunktionen betjener Københavns Universitets 6 fakulteter med 40.000 studerende, 2.300 ph.d.-studerende og 9.500 ansatte heraf 5.000 videnskabelige medarbejdere. Universitetsbiblioteket består af to organisationsenheder: Københavns Universitetsbibliotek (KUB), som er et af Det Kongelige Biblioteks to faglige hovedområder. Københavns Universitets Biblioteksservice (KUBIS), som er en fællesorganisation for den samlede biblioteksbetjening af Københavns Universitet nedsat af Det Kongelige Bibliotek og Københavns Universitet. Områderne KUB og KUBIS ledes af universitetsbibliotekaren. 2.1.1.1 KUB Som et hovedområde under Det Kongelige Bibliotek skal KUB arbejde i tæt samspil med KBs ledelse og øvrige hovedområder, dvs. i forhold til Nationalbiblioteket vedr. service- og procesfunktioner, i forhold til Digital Infrastruktur og Service vedr. IT- og webfunktioner, og i forhold til Administrativt og Teknisk Område vedr. personale- og økonomiforvaltning, bygningsforhold, teknik og sikring. 2.1.1.2 KUBIS KUBIS omfatter 2 sæt organisatoriske enheder, et sæt enheder under KB og et sæt enheder under KU: KB-delen af KUBIS (Københavns Universitetsbibliotek) (i alt 139 årsværk) Det Humanistiske Fakultetsbibliotek (KUB SYD) Det Samfundsvidenskabelige Fakultetsbibliotek (KUB CITY) Det Natur-og Sundhedsvidenskabelige Fakultetsbibliotek, Nørre Campus (KUB NORD) Det Farmaceutiske Bibliotek Det Juridiske Fakultetsbibliotek (Juridisk Videncenter) Afdelingen for Informationsressourcer (AIR) Universitetsbibliotekarens stab. KU-delen af KUBIS (i alt 47 årsværk) Det Natur- og Sundhedsvidenskabelige Fakultetsbibliotek, Frederiksberg Campus Det Teologiske Fakultetsbibliotek Institutbiblioteker under Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet Institutbiblioteker under Det Humanistiske Fakultet Side 3 af 8
KUBIS strategi skal konkret udmønte de overordnede strategier på universitetsbiblioteksområdet, som gælder for KB og KU. 2.1.2. Økonomi Bibliotekerne under KUBIS aftalen finansieres af KU-midler og KB-midler. KB-delen af KUBIS finansieres af KB s finanslovsbevilling, hvor en andel af budgettet er afsat til universitetsbiblioteksfunktionen. For SAMF og JUR er indgået aftaler om en samfinansiering af de to fakultetsbiblioteker, således at en del af finansieringen til materialer (trykte og elektroniske) og lønudgifter kommer fra KU. Endvidere har SUND overdraget sine biblioteksfunktioner ved Panum og FARMA til KUB NORD mod fortsat finansiering deraf fra fakultetets side. KU-delen af KUBIS finansieres af KU s finanslovsbevilling. Af det fælles KU-budget afholdes udgifter til KU s bidrag til universitetsbibliotekarens løn og KUBIS innovationspulje. Via fakultets- og institutbudgetterne afholdes udgifterne til to fakultetsbiblioteker (SCIENCE, TEOL) og til 10 institutbiblioteker (7 ved HUM og 3 ved SCIENCE). Ved fastlæggelse af de årlige arbejdsplaner meddeler parterne hvilke bevillinger, der er til rådighed for det kommende år. Universitetsbibliotekaren har to særlige puljer til sin rådighed: KUB s dispositionspulje finansieret af KUB s driftsbudget til dækning af fælles KUB-udgifter uden for afdelingsbudgetterne, og KUBIS innovationspulje sammensat af et bidrag fra KUB, der for en stor dels vedkommende stammer fra midler fra KB s rammeaftale med Kulturministeriet afsat til KUB-specifikke formål samt et beløb fra KU. Herudover disponerer universitetsbibliotekaren over midler fra forskellige legater. Disse midler anvendes fortrinsvist til dækning af KUB-satsninger, der ikke kan finansieres af driftsbudgettet. 3. Stillingen Vicedirektøren har ¾ ansættelse ved Det Kongelige Bibliotek og ¼ ansættelse ved Københavns Universitet. I sin ansættelse ved Det Kongelige Bibliotek refererer universitetsbibliotekaren til Det Kongelige Biblioteks direktør og indgår i bibliotekets direktion. I sin ansættelse ved Københavns Universitet refererer universitetsbibliotekaren til universitetsdirektøren og indgår i vicedirektørgruppen ved universitetets Fælleadministration. Overordnet kan de konkrete ledelsesopgaver beskrives som følgende: Universitetsbibliotekaren er chef for Københavns Universitetsbibliotek, der sammen med Nationalbiblioteket udgør Det Kongelige Biblioteks biblioteksfaglige område. I sager vedrørende universitetsbiblioteksfunktionen repræsenterer universitetsbibliotekaren Det Kongelige Bibliotek over for Københavns Universitet og over for eksterne parter. Ledelsesopgaven omfatter både udvikling og drift af det samlede universitetsbiblioteksområde. Dog er ledelsesopgaven forskellig ift. KUB og de KU-ejede biblioteker: For KUB s vedkommende omfatter den både biblioteksfaglig og personalemæssig ledelse, for KU-ejede bibliotekers vedkommende kun den biblioteksfaglige, jf. KUBIS-aftalen. Side 4 af 8
Endvidere er universitetsbibliotekaren chef for KUBIS, Københavns Universitets Biblioteksservice, der omfatter dels Københavns Universitetsbibliotek under Det Kongelige Bibliotek, dels en række biblioteker under Københavns Universitet. Universitetsbibliotekaren har det samlede personaleledelsesansvar for ca. 197 ÅV og 250 medarbejdere. 3.1 Ansvarsområder og opgaver Universitetsbibliotekaren har ansvar for: den overordnede ledelse, styring og drift af universitetsbiblioteket udvikling og planlægning af bibliotekets virksomhed, herunder fastlæggelse af politikker varetagelse af bibliotekets interesser udadtil bl.a. ved forhandlinger og repræsentation hos Københavns Universitet at sikre, at den løbende udvikling og forbedring af organisation, service og drift omsættes i konkrete projekter både af fælles karakter og på afdelingsniveau. Det er en primær opgave for universitetsbibliotekaren at følge og forstå de overordnede trends, der påvirker universitetsbibliotekets situation, at tænke og formulere en strategi, der udnytter disse trends til at levere en innovativ og stadigt bedre videnservice til universitetet, og at omsætte denne strategi til konkrete indsatser og fremskridt. Dette gøres således, at funktionen fastholder den højest mulige kvalitet inden for de givne ressourcemæssige rammer, og at ressourcerne, herunder de økonomiske, udnyttes optimalt. For så vidt angår de fælles projekter er det universitetsbibliotekarens opgave at sikre, at der er overblik over det samlede projektsæt, at der er opstillet klare operationelle mål for de enkelte projekter, at der afsættes de fornødne ressourcer til projekterne, og at projektleverancerne sker til tiden. 3.2 Udfordringerne Der er tale om en spændende og udfordrende stilling med ledelsesansvar for en kompleks institutionel struktur - både i forhold til KB og i forhold til KU. Det forventes, at den nye universitetsbibliotekar træder ind i ledelsesrollen med naturlig autoritet, integritet og motivation for at fortsætte det gode samarbejde KB og KU imellem samt lede universitetsbiblioteksfunktionen på en for alle parter hensigtsmæssig og fremtidssikret måde. Der er visse udfordringer, der skal håndteres. I forholdet til KU opleves KB som en ekstern institution. Universitetsbiblioteket savner lidt naturlig tyngde i forhold til KU-strukturen. Som konsekvens heraf har det vist sig vanskeligt for biblioteket at få del i visse nye opgaver, som ved andre universiteter naturligt tillægges biblioteket. Det er visionen, at dette forhold i takt med udviklingen forbedres. En anden udfordring er, at KB-ansatte biblioteksmedarbejdere kan have svært ved at få adgang til at operere i KU s systemer. Modsat opleves det som besværligt for KU-ansatte at komme ind i KB s systemer, hvad der vanskeliggør den interne kommunikation på tværs af KUBIS. En yderligere udfordring er løbende nedskæringer af budgettet kombineret med stigninger i prisen på informationsressourcer. Indtil nu har disse nedskæringer kunnet mærkes ved rationalisering og personalenedskæringer og ved mindre nedskæringer af anskaffelserne af informationsressourcer. På sigt kan det blive problematisk at vedligeholde det eksisterende niveau. Side 5 af 8
3.3 Succeskriterierne Succeskriterierne inden for det strategiske udviklingsfelt set på lidt længere sigt: Overgang til e-mediet skal gennemføres. For så vidt angår tidsskrifter og andre læsemedier er overgangen stort set gennemført, men fsv. angår e-bøger er den langt fra afsluttet, selv om der er gjort betydelige fremskridt. Endelig er selve mediet til at anvende e-bøgerne heller ikke er på plads. Organisationen og økonomien skal indrettes efter e-anskaffelser og således væk fra de trykte medier. Der skal udvikles et nyt sæt forskningsservices, herunder bibliometri og forskningsregistrering, som afspejler den elektroniske udvikling. Studenterserviceområdet. Universitetsbiblioteket skal intensivere sit arbejde med udvikling af informationskompetencer. Herunder hvorledes man håndterer, registrerer og forholder sig kritisk til informationskilder, en proces, som er langt mere kompleks end tidligere. Der skal lanceres en systematisk informationskompetenceudvikling blandt de studerende indlejret i undervisningen. Det intelligente studiemiljø. De fysiske rammer skal ændres i takt med den elektroniske udvikling. I dag kender brugerne biblioteksmiljøet med et traditionelt biblioteksudtryk. Fremover skal der i højere grad udvikles intelligente studiemiljøer, hvor maskinerne er udstyret med interessante programmer som NVIVO, GIS osv. Programmerne stilles til rådighed, og bibliotekspersonalet skal kunne undervise brugerne i, hvorledes man anvender programmerne. Endvidere skal der understøttes en udvikling hen imod et miljø, hvor de studerende i høj grad lærer af hinanden. Alt sammen ingredienser i udviklingen af det intelligente studiemiljø, som har internationalt forlæg. Det forventes, at universitetsbibliotekaren aktivt tager initiativer til at gennemføre ovennævnte. 4. Profil 4.1 Erfaringer og kvalifikationer Det forventes, at universitetsbibliotekaren har en videregående uddannelse på kandidatniveau eller anden relevant uddannelse samt stor indsigt i og interesse for forskningsbiblioteksdrift, herunder digitale løsninger. Det er en absolut fordel at have konkret erfaring fra sektoren. Der er tale om en yderst kompleks ledelsesopgave, og derfor er det helt centralt, at universitetsbibliotekaren vægter ledelse som disciplin meget højt. Desuden skal universitetsbibliotekaren: have veludviklede lederevner dokumenteret igennem relevante ansættelser evne at skabe visioner og omsætte dem til gennemførbare strategier have fokus på innovation, kvalitet, effektivitet og ressourceoptimering have erfaring med ledelse af ledere igennem tillid, åbenhed, dialog, elskværdighed, støtte og opbakning have erfaring med at repræsentere sin organisation med respekt og en god del diplomatisk sans kunne indgå i og etablere netværk til gavn for universitetsbiblioteket Side 6 af 8
have et godt kendskab til forskningsbiblioteks- og universitetssektorerne generelt, i både indog udland. 4.2 Personlig profil Universitetsbibliotekaren besidder en stærk ledelsesprofil med en værdibaseret tilgang, hvor empati, dialog, ordentlighed og motivation er centrale egenskaber, således at han/hun er i stand til at lede, udvikle og inspirere universitetsbibliotekets medarbejdere. Der kræves en dynamisk, positiv og resultatorienteret person til stillingen, som desuden: Besidder meget gode kommunikative evner mundtligt som skriftligt Udviser politisk forståelse i praksis og er god til at begå sig blandt alle Har et skarpt overblik og en veludviklet personlig gennemslagskraft Er lyttende, tillidsskabende og udadvendt Er vedholdende, robust og tålmodig Kan samle synspunkter og holdninger i fælles løsninger Har høj integritet og er rummelig Er god til at motivere og inspirere sine omgivelser Har en veludviklet diplomatisk sans samt gode samarbejds- og forhandlingsevner uden at være konfliktsky Er en eminent netværksopbygger og en værdig repræsentant for universitetsbiblioteket - både indadtil i KB s organisation, over for KU s organisation på ledelsesniveau og overfor en lang række parter i omverdenen. 5. Ansættelsesvilkår Ansættelsen sker på åremål og i henhold til rammeaftale om kontraktansættelse af chefer i staten. Den samlede årsløn inkl. åremålstillæg vil være ca. 840.000 kr., hvortil kommer pensionsindbetaling på 17,1 pct. Der vil forud for ansættelsen blive indhentet straffeattest. 6. Ansættelsesudvalg Ansættelsesudvalget består af: Direktør Erland Kolding Nielsen (formand) Universitetsdirektør Jørgen Honoré Administrationschef Bodil Henriksen Fakultetsbibliotekar Christian Ulrik Laursen BF-TR, KU Jette Fugl AC-TR, KB Mette Colding Dahl Side 7 af 8
7. Ansøgning Stillingen søges elektronisk ved at klikke på knappen Søg Stillingen allernederst i stillingsopslaget på Det Kongelige Biblioteks hjemmeside på http://www.kb.dk/da/kb/jobs/. Ansøgning vedlagt evt. dokumentation for kvalifikationer og kompetencer skal være modtaget senest den 19. april 2015 kl.12.00. Alle kvalificerede uanset alder, køn, religion eller etnisk tilhørsforhold opfordres til at søge. 8. Tidsplan Ansøgningsfristen er den 19. april 2015 kl. 12.00. Indledende samtalerunde finder sted den 27. april 2015 For de kandidater, der bliver udvalgt til at gå videre fra 1. samtalen, bliver der efterfølgende planlagt et testforløb hos Mercuri Urval, og der indhentes referencer i perioden den 27. april 6. maj 2015. 2. og afsluttende samtalerunde med ansættelsesudvalget afholdes den 7. maj 2015, hvor kandidaterne forventes at besvare en case Tiltrædelse forventes 1. august 2015. Side 8 af 8