Sekretariatschef Business Region Aarhus Stillings- og personprofil Har du kompetencer og erfaring til at håndtere et komplekst job med mange interessenter? Så er dette job måske noget for dig. Et centralt krav er at forstå den offentlige kontekst og have evnen til at bevæge sig i spændingsfeltet imellem motivation, udvikling og styring, og derigennem skabe synlige resultater. Business Region Aarhus (BRAA) er i en positiv udvikling, og de 11 kommuner har besluttet at intensivere indsatsen. Det sker ved at øge budgettet, så der kan skabes flere fælles udviklingsaktiviteter og samtidig styrke organisationen med en sekretariatschef, der skal medvirke til at det gode samarbejde videreføres og udvikles. Der er tale om en stilling af central betydning for udviklingen i Business Region Aarhus og den rette kandidat vil bidrage til at forme stillingen, sammen med de centrale interessenter. Stillingen Stillingen er nyoprettet og Sekretariatschefen får arbejdssted i Erhverv og By, Borgmesterens afdeling, Aarhus Kommune, under Erhvervschef Jan Beyer Schmidt-Sørensen. Her vil sekretariatschefen opleve sit daglige arbejdsmæssige fællesskab og have muligheder for at søge sparring, ligesom de kontraktlige forhold håndteres af Aarhus Kommune. Der er i regi af Business Region Aarhus en fuldtidsansat medarbejder. Denne medarbejder er formelt ansat i Skanderborg Kommune og bruger halvdelen af tiden på velfærds-innovation og den anden halvdel på øvrige projekter og fundraising. Denne medarbejder vil fagligt og opgavemæssigt referere til sekretariatschefen. Desuden er det planen, at der tilknyttes en studentermedhjælper eller lignende til administrativ støtte i sekretariatet, som også refererer til sekretariatschefen. Stillingens titel Ansættelsesvilkår Ledelsesreference Sekretariatschef til Business Region Aarhus Der er tale om en fast stilling og lønnen forhandles med udgangspunkt i grundløntrin 52, svarende til kr. 635.544 pr. år i 2014. Sekretariatschefen refererer til den kommunaldirektør i det administrative formandskab, hvis borgmester har formandsskabet i BRAA. For tiden er det Kommunaldirektør Lisbeth Binderup, Skanderborg Kommune. 1
Rammerne Business Region Aarhus Østjylland arbejder for Danmark var titlen på en konference, som Business Region Aarhus gennemførte i København i efteråret 2014. Dette er et centralt budskab i det udvidede samarbejde imellem de 11 kommuner i Business Region Aarhus. Business Region Aarhus samarbejdet har i forskellige former og under forskellige betegnelser, eksisteret siden 1994 og bygger på en stærk vilje til at samarbejde om erhvervspolitiske emner af fælles interesse. Business Region Aarhus træder stadig tydeligere frem som et nationalt vækstcenter. Området udvikler sig i stadig stigende grad til at blive ét sammenhængende lokaliserings-, bosætnings- og arbejdsområde en funktionel byregion. Da økonomisk vækst ikke alene opstår inden for kommunernes administrative grænser, men inden for byregionen, er det en fordel at tænke vækstpolitik og væksttiltag i en byregional kontekst. De deltagende kommuner har således i høj grad en fælles interesse i et samarbejde, hvor Aarhus som den største by i visse tilfælde vil være lokomotivet for samarbejdet. Det er dog samtidig en afgørende præmis, at de øvrige kommuner ligeledes har hver deres særkende og styrkepositioner, som komplementerer hinanden i det samlede billede af en stærk erhvervsregion. Netop kombinationen af fælles interesse og individuel forskellighed er styrken i samarbejdet, idet der samarbejdes i fælles interesse under hensyntagen til forskellighederne. De deltagende kommuner har således også, grundet deres forskellighed, forskelligt udbytte af samarbejdet. Den fælles interesse ligger imidlertid i at binde området sammen og forbedre den kritiske masse, tale med fælles stemme og stå stærkere sammen i en globaliseret verden. Det sker gennem en dynamisk og hurtigt reagerende organisering samt konkrete projekter. Læs mere om Business Region Aarhus her. Strategien og samarbejdet i Business Region Aarhus Business Region Aarhus har formuleret en samarbejdsaftale og en strategi for udviklingen. Hvor følgende mission og vision er fastlagt: Vision Business Region Aarhus er ét af Danmarks to førende vækst- og videnscentre med international gennemslagskraft. Business Region Aarhus er ét af Nordeuropas mest attraktive arbejdsmarkeder med et tilstrækkeligt udbud af velkvalificeret arbejdskraft. 2
Mission Business Region Aarhus laver erhvervsrelaterede aktiviteter og projekter, som er i fælles interesse og drives bedre i samarbejde end hver for sig. Synergien findes i: Området som ét erhvervs-, bosætnings- og arbejdskraftområde Bedre ressourceudnyttelse og større effekt Bedre adgang til medfinansiering Det er besluttet i den politiske styregruppe, at samarbejdsaftale, strategi og handlingsplan skal opdateres i forbindelse med de beslutninger der netop er truffet vedr. samarbejdet i Business Region Aarhus. Organisering og ledelse i Business Region Aarhus Business Region Aarhus har med de seneste aftaler lavet justeringer i organiseringen. Der er blandt andet sket en ændringer i ledelsesstrukturen. Den politiske styregruppe, bestående af de 11 borgmestre og den administrative styregruppe, med de 11 kommunaldirektører er blevet suppleret af et politisk formandskab og et administrativt formandskab, bestående af hhv. tre borgmestre og tre kommunaldirektører. Dette styrker den løbende ledelse af de fælles initiativer som er voksende i antal. Der er med disse justeringer også besluttet, at ansætte en sekretariatschef. På næste side ses en principskitse for organiseringen, der skal forstås således: Sekretariatet er stab for den Politiske og Administrative styregruppe, samt formandsskabet i begge. Sekretariatet skal sikre et tæt samarbejde med de centrale interessenter, hvor de angivne på ingen måde dækker alle vigtige interessenter. Erhvervsservicechefkredsen (ESCK) spiller en væsentlig rolle i forhold til de virksomhedsrettede projekter. Det er et institutionaliseret forum, som har eksisteret i en del år og sekretariatet vil have et tæt samarbejde med denne gruppe. Sekretariatet har porteføljestyring, sparring og opfølgning i forhold til de decentrale projekter i Business Region Aarhus regi. De enkelte projekter har deltagere og projektledere fra de enkelte kommuner, interessenter og ESCK. Sekretariatet får løbende opgavestøtte og input til udviklingen igennem Sekretariatsgruppen (det er ikke endeligt besluttet i hvilken form denne gruppe skal fortsætte) Det formelle lederskab af de decentrale projekter og sekretariatsgruppen ligger hos den Administrative styregruppe. 3
Figur: Principskitse for organisering i Business Region Aarhus Faglige og ledelsesmæssige rammer Sekretariatschefen refererer til den kommunaldirektør i det administrative formandskab, hvis borgmester har formandsskabet i BRAA. For tiden er det Kommunaldirektør Lisbeth Binderup, Skanderborg Kommune. Det betyder, at sekretariatschefen vil have en løbende dialog med Lisbeth Binderup og formentlig holde et ugentligt møde, fysisk eller pr. telefon, hvor de igangværende og kommende aktiviteter drøftes og indsatser fastlægges. Sekretariatschefen vil endvidere få de ledelsesmæssige tilkendegivelser, der skaber rammen om opgaverne på møderne i det administrative formandskab, der er planlagt til et møde om måneden. Opgaverne præciseres og fastlægges løbende igennem de indsatser, der besluttes i den politiske og administrative styregruppe. I en overgangsperiode vil medarbejdere i Aarhus Kommune, der har haft ansvaret for sekretariatsfunktionen indtil nu, bidrage ekstra for at skabe en god introduktion til opgaven. Forventninger til Sekretariatschefen Sekretariatschefens opgaver En central opgave for sekretariatschefen er, at yde sekretariatsstøtte til organisationen omkring Business Region Aarhus, med særligt fokus på den politiske og administrative styregruppe, og de to tilsvarende formandsskaber. Til denne opgave knytter sig koordinering af dagsordensemner, sagsfremstillinger, udarbejdelse af dagsordener, indkaldelser og referatskrivning, samt opfølgning 4
på gennemførelsen af de beslutninger der træffes. En lignende opgave knytter sig til arbejdet i sekretariatsgruppen og andre fora, hvor sekretariatschefen endvidere leder møderne. Endvidere skal sekretariatschefen medvirke til justering af strategi og samarbejdsaftale for Business Region Aarhus. Business Region Aarhus er et udviklingssamarbejde, hvilket betyder at der på nuværende tidspunkt er en række igangværende initiativer og projekter. Ca. halvdelen af disse er virksomhedsrettede, mens de øvrige i hovedsagen handler om interessevaretagelse, markedsføring og udvikling af samarbejdet i Business Region Aarhus. Sekretariatschefen skal agere porteføljeleder i forhold til denne portefølje af projekter og initiativer, så der er fokus på deres fremdrift og resultater. Sekretariatschefen har en vigtig rolle i at sikre, at disse projekter og initiativer kommer i mål. Dette skal som udgangspunkt ske ad to veje: 1. Ved at motivere og understøtte de involverede personer og organisationer, så der skabes ejerskab og engagement. 2. Ved at varetage kompetent koordinering. Sekretariatschefen skal være bærer af visionen for Business Region Aarhus, og skal sikre at denne er styrende i samarbejdet. Det er essentielt for løsningen af de mange projekter, at der skabes ejerskab hele vejen rundt. Dette kræver et tæt samarbejde med de enkelte kommuner og den mangfoldige gruppe af centrale interessenter. Det betyder at grundlæggende interessenthåndtering er en vigtig opgave, hvor politisk tæft og forståelse for de politiske beslutningsprocesser er afgørende for succes. Som sekretariatschef i et samarbejde med fokus på udvikling kræver det endvidere, at personen kan påtage en faciliterende rolle i de forskellige samarbejdsfora. Det betyder at initiativer til udvikling og fremdrift også kommer fra sekretariatet, men at alle projekter som udgangspunkt altid forankres decentralt i de enkelte kommuner. Business Region Aarhus har et betydeligt fokus på interessevaretagelse og samarbejde i forhold til det regionale og nationale niveau. Det betyder at en vigtig opgave er, at opbygge og udvikle relationer på dette felt. Sekretariatschefen får ansvar for budgettet i Business Region Aarhus og skal sikre, at midlerne styres, prioriteres og anvendes rigtigt i forhold til de ledelsesmæssige beslutninger. Faglighed og erfaring Den rette person har indsigt i og forståelse for offentlig ledelse og beslutningsprocesser, så strukturen og opgaverne omkring sekretariatsarbejdet falder naturligt. Herunder er det også nødvendigt at have indsigt i og erfaring med økonomisk styring og opfølgning. Da en del af projekterne er rettet imod erhvervsudvikling, skal den kommende Sekretariatschef have indsigt i offentlige erhvervsrettede projekter. 5
Den ideelle kandidat til stillingen har erfaring med facilitering og mødeledelse, så der kan skabes inspirerende og effektive samarbejdsfællesskaber, med god balance imellem udvikling og resultater. I relation her til er det forventeligt at den kommende Sekretariatschef har en vis ledelseserfaring fra tidligere stillinger. Uddannelsesmæssigt forventes det, at den kommende Sekretariatschef har en relevant akademisk uddannelse på kandidat- og/eller masterniveau. Desuden vil kompetencer inden for projekt- og porteføljeledelse være relevant. Erfaring med arbejde ud over de kommunale grænser imod regionen og statslige instanser er en fordel, ligesom erfaring fra et internationalt job/ophold i EU eller lignende er relevant. Personlige kompetencer Politisk tæft: Det er afgørende for succes i jobbet, at du har politisk tæft, så du kan skabe resultater i en kompleks organisation, hvor mange interesser er i spil. Den politiske tæft består af evnen til at balancere din kommunikation, skabe relationer og forstå timing i vigtige beslutningsprocesser. Kommunikation: Du har stærke kommunikative evner og kommunikerer klart og præcist i skrift og tale. Samarbejde: Du evner at skabe gode processer omkring samarbejde, møder og udvikling i Business Region Aarhus. For at lykkes i arbejdet med de mange projekter og initiativer forventes det, at du er tillidsskabende, involverende og troværdig. Som person formår du at motivere til samarbejde og igennem en favnende personlighed og inspirerende fremtoning at få alle til at byde ind. Du evner at vedligeholde relationer og være samlingspunkt i en stor kreds af interessenter. Overblik og struktur: Du skaber dig hurtigt overblik og evner at være på forkant i et job med mange informationer og forskelligartede aktiviteter. Du har en god systematik og struktur i dit arbejde, så de mange opgaver omkring sekretariatsfunktionen og projekterne forløber smidigt og med den orden der kræves. Selvstændighed: Da jobbet skal bygges op, er det vigtigt, at du kan prioritere din tid og arbejde selvstændigt. Du skal i høj grad være selvledende og evne at agere i en stilling hvor rammerne fastlægges overordnet og uden ledelsesmæssig detailstyring. Robust og vedholdende: Du går forrest som bærer af visionen og har robusthed, så du ikke taber modet, når Business Region Aarhus ikke får fuld opmærksomhed i en travl hverdag hos de enkelte medlemskommuner og interessenter. 6
Proces Ansøgning og CV uploades via dette link, og ansøgningsfristen er onsdag den 7. januar 2015. Der afholdes første samtalerunde den 15. januar 2015, og anden samtalerunde den 26. januar 2015. Forventet ansættelse pr. 1. marts 2015, eller snarest derefter. Ansøgere der tilbydes anden samtale, vil blive bedt om at udfylde en personlighedsprofil og en kognitiv test i ansættelsesprocessen og vil få en personlig tilbagemelding på disse inden anden samtale. Spørgsmål vedr. stillingen kan rettes til Kommunaldirektør Lisbeth Binderup, Skanderborg Kommune på tlf.: 2049 5140. Konsulentvirksomheden Mindbiz medvirker i ansættelsesprocessen og spørgsmål vedr. processen og stillingen kan rettes til Partner Niels Sparre på tlf.: 4071 1400 eller mail ns@mindbiz.dk. 7