DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 3. juli 2012 Personale, UDV lell@vd.dk 7244 3583 ANNONCERING AF OPGAVE LEDERMÅLING, HOLDNINGSUNDERSØGELSE OG ARBEJDSPLADSVURDERING I medfør af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) 15 a - 15 d annonceres følgende: 1. VEJDIREKTORATET ØNSKER TILBUD PÅ Vejdirektoratet udbyder en kontrakt om levering af en årlig ledermåling samt levering af supplerende holdningsundersøgelse og arbejdspladsvurdering hvert andet år. Vejdirektoratet har arbejdet målrettet med lederudvikling det seneste år, herunder introduktion af Leadership Pipeline. Leadership Pipeline (LP) fokuserer på at differentiere ledelse og ledelsesroller dvs. der er forskel på, hvilke færdigheder, tidsprioriteter og arbejdsværdier man skal have som henholdsvis vejdirektør, divisionsdirektør, chef og afdelingsleder. Der er i forsommeren udviklet såkaldte paradokser og profiler, der er et udtryk for, hvad vi betragter som god ledelse i Vejdirektoratet både samlet set i forhold til udvikling af den fælles ledelsespraksis (paradokser) og målrettet mod de enkelte ledelsesniveauer (profiler) se bilag 2. Vejdirektoratet ønsker nu, at måle Vejdirektoratets ledelsespraksis og udbyder derfor en opgave med måling af alle ledere i 2012 i forhold til hvorvidt de lever op til paradokser og profiler. Intentionen er, at der udvikles og gennemføres en virksomhedstilpasset 360 graders måling (eller tilsvarende) af alle ledere. Hertil ligger der en option i opgaven, således at ledermålingen kan udvides til at gentages for år to (ultimo 2013/primo 2014) og år tre (ultimo 2014/primo2015). Der er ikke tidligere arbejdet systematisk med ledermåling i Vejdirektoratet (udover tilfredshedsspørgsmål vedr. nærmeste leder og overordnet ledelse i holdningsundersøgelsen), men intentionen er, at der skal gennemføres ledermåling hvert år, således udvikling over tid kan følges. Tilsvarende ligger der en option i opgaven på at gennemføre en supplerende holdningsundersøgelse og arbejdspladsvurdering i år to (ultimo 2013/primo 2014). Vejdirektoratet arbejder allerede nu med både holdningsundersøgelse og arbejdspladsvurdering, men spørgerammen skal tilpasses ift. at der nu også gennemføres ledermåling. Holdningsundersøgelsen består af generelle spørgsmål vedr. tilfredshed, loyalitet m.m., der er relevante for alle uanset funktion - og arbejdspladsvurderingen består af et funktionsbestemt spørgsmålssæt relateret til kontorarbejde, ophold på byggepladser, laboratoriearbejde osv. Den seneste holdningsundersøgelse og arbejdspladsvurdering er gennemført i juni 2012 og ønskes fremadrettet ind i samme kadence som ledermålingen. Opgaven består derfor af et samlet bud på: Del 1: Årlig ledermåling i år 1, 2 og 3 Del 2 og 3: Holdningsundersøgelse og arbejdspladsvurdering i år 2. Niels Juels Gade 13 1022 København K vd@vd.dk EAN 5798000893450 Postboks 9018 Telefon 7244 3333 vejdirektoratet.dk SE 60729018
2 af 6 Prisen skal opgøres i følgende delleverancer: Leverance A: Ledermåling i år 1 (2012) Leverance B: Ledermåling, holdningsundersøgelse og arbejdspladsvurdering i år 2 (ultimo 2013/primo 2014) Leverance C: Ledermåling i år 3 (ultimo 2014/primo2015) Supplerende konsulentbistand til afregning på timebasis i tilfælde af efterfølgende ønske om tillægsydelser Der er option på leverance B og C. Vejdirektoratet tager stilling vedr. leverance af B og C efter gennemførelse af leverance af A. Tilbudsgiver benævnes nedenfor som leverandøren. 2. KRAV TIL LEVERANCE 2.1 Kravspecifikation Bilag 1 indeholder en kravspecifikation til system, leverance og leverandør. 2.2 Samarbejde Det er vigtigt for opgavens løsning, at leverandørens erfaringer fra lignende opgaver indgår i et tæt samarbejde med Vejdirektoratets projektgruppe. 2.3 Generelt Der er ansat godt 900 medarbejdere i Vejdirektoratet, heraf 1 Vejdirektør, 4 divisionsdirektører, 17 chefer og 39 afdelingsledere dvs. i alt 61 ledere (se bilag 3 for organisering og fordeling af ledere). Både ledermåling, holdningsundersøgelse og arbejdspladsvurdering skal afspejle den på det givne tidspunkt organisationsstruktur og fordeling af antal ansatte ledere og medarbejdere. Leverandøren skal levere systemunderstøttelse til gennemførelse af ledermåling, holdningsundersøgelse og arbejdspladsvurdering i Vejdirektoratet samt rapporter, der viser det samlede og individuelle resultater. Grundtankegangen bag ledermålingen er en tilpasset 360 graders måling af alle ledere. Målingen har fokus på den enkelte leders ledelsespraksis dvs. hvordan lederen vurderes at leve op til egen VD profil samt de fælles ledelsesparadokser. De konkrete spørgsmål er ikke formuleret endnu, men formuleres med udgangspunkt i profilerne og paradokserne og i tråd med LP tankegangens fokus på ledelsesniveauerne. Der vil blive stillet delvist forskellige, men ligeværdige, spørgsmål til de forskellige ledelsesniveauer. Der skal kunne rapporteres en samlet score som udtryk for den enkelte leders ledelsesperformance. For så vidt angår profilerne opbygges spørgsmål efter en 5-trins skala. Spørgetræet bygges op af følgende elementer dvs. en leder vurderes af: - sin overordnede i direkte reference (vægtes 1/3 i den samlede score) - i alt maks. 4 lederkollegaer inden for eget område/division samt relevante lederkollegaer fra andre dele af organisationen med strategisk betydning for den pågældende leder (kan være fra forskellige ledelsesniveauer). Lederkollegaer udpeges i samarbejde med den over-
3 af 6 ordnede og antallet er begrænset for at undgå overload og målelede. (vægtes 1/3 i den samlede score) - Niveauet under dvs. ledere og/eller medarbejdere i direkte reference (vægtes 1/3 i den samlede score). - sig selv Egen-vurderingen skal ikke tælle med i det samlede gennemsnit, men rapporteres som sammenligningsgrundlag. Respondenter i spørgetræet baseres på organisationsdiagrammet og, hvor afvigelser er nødvendige, på den overordnedes udvælgelse af respondenter. Eksterne samarbejdspartnere el. lign. inddrages ikke i målingen For så vidt angår paradokser skal Vejdirektoratet og leverandør i samarbejde udtænke tilgang dels som barometer og dels hvordan den indgår i den samlede score for ledelsesperformance. Grundtanken bag holdningsundersøgelsen og arbejdspladsvurderingen (APV) er en samlet måling blandt alle Vejdirektoratets ca. 900 medarbejdere. Spørgsmålene er opbygget som positive udsagn, som man kan være mere eller mindre enige i vurderes ud fra en 5-trins skala (samt en ved ikke kategori ). Målingen består af to dele: Del 1: Undersøgelsen bestod i juni 2012 af 7 baggrundsspørgsmål samt 24 temaer med generelle spørgsmål, som er relevante for alle medarbejdere uanset funktion. Del 1 er anonym, da den indeholder spørgsmål om helbred, mobning etc. Spørgsmål i holdningsundersøgelsen skal tilpasses efter indførelse af ledelsespraksismåling. Del 2: Undersøgelsen bestod i juni 2012 af yderligere 12 funktionsbestemte spørgsmålssæt, hvor den enkelte medarbejder kunne vælge relevante funktionsskemaer. Del 2 er ikke anonym, da arbejdsmiljøgruppen skal kunne se, hvem der har hvilke problemer for at indhente nærmere forklaring og drøfte konkrete løsninger. Spørgsmål i arbejdspladsvurderingen skal genovervejes. I det videre arbejde med udvikling af spørgsmål til ledermålingen skal det sikres, at der ikke er overlap med spørgsmål i holdningsundersøgelse samt, at Moderniseringsstyrelsens anbefalede spørgsmål for at muliggøre ekstern benchmark indgår i holdningsundersøgelsen. 2.4 Proces for 2012 Medio august: Medio august- Ultimo september: Oktober: Valg af leverandør og fastlæggelse af kontrakt Leverandøren opbygger system understøttende Vejdirektoratets behov jf. hovedleverancer og mindstekrav. Leverandør forestår workshop med kvalificering af spørgsmål sammen med VD rådgiver. Leverandør gennemfører pilottest (2 ledere), der godkendes af Vejdirektoratet inden målingen lanceres til hele populationen.
4 af 6 November: December: Ledermåling gennemføres. Leverandøren forelægger resultater for direktionen herefter får alle ledere deres individuelle rapport. Processen detailplanlægges i samarbejde mellem Vejdirektoratet og leverandør dog skal leverandøren forestå ledermåling af alle ledere i november og afrapportering af resultat i december. Proces for år 2 og 3 aftales nærmere såfremt optionen udnyttes - her skal påregnes en justering af eksisterende spørgsmål i holdningsundersøgelse og arbejdspladsvurdering. 2.5 Vejdirektoratets leverancer Udkast til spørgsmål Forestår lokale og forplejning til workshop Udarbejdelse af spørgetræ dvs. hvem evaluerer hvem Opbygger målgruppefil på baggrund af leverandørens skabelon samt sikrer at data er korrekte (jf. bilag 1 kravspecifikation) 2.6 Anonymitet Ad ledermåling): Her kan der ikke tilbydes anonymitet dog skal enkeltpersoners svar ikke direkte fremgå, men niveauet over vil altid kunne udledes, ligesom der ikke er en mindste respondentgruppe størrelse i relation til niveauet under og til siden. Ad holdningsundersøgelse): Her skal der være fuld anonymitet såfremt en afdeling kun består af 3 medarbejdere vil den givne afdeling ikke få egen rapport, men udelukkende indgå i områderapport. Ad arbejdspladsvurdering): Her er fuld åbenhed, således arbejdsmiljørådgiverne kan tage direkte kontakt. 3. AFTALEFORHOLD Aftalen om opgaven vil blive indgået på grundlag af Vejdirektoratets Standardvilkår og aftaleparadigme, som kan ses på følgende links: http://www.vejdirektoratet.dk/dokument.asp?page=document&objno=268298 http://www.vejdirektoratet.dk/dokument.asp?page=document&objno=268338 Leverandøren afholder selv alle udgifter til levering af opgaven på nær de i afsnit 2.5 angivne elementer vedr. Vejdirektoratets leverancer.
5 af 6 4. KRITERIER FOR UDVÆLGELSE Dokumenteret erfaring med lign. opgaver Økonomisk soliditet 5. KRITERIER FOR TILDELING Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige, hvori indgår underkriterierne pris og kvalitet indgår med samme vægt. For så vidt angår kvalitet vurderes tilbudsgiverens forslag til opgaveløsning og tilbudsgiverens kompetence med henblik herpå. Ved vurdering af opgaveløsning lægges der vægt på følgende forhold: En enkelt brugerflade, der anvender minimum af datakraft. En let tilgængelig og logisk opbygget rapport. En gennemarbejdet beskrivelse af opgavens gennemførelse. En præsentation af opgaveløsningen. Ved vurdering af kompetence lægges der vægt på følgende forhold: Rådgiverens kompetence med relevante CV-henvisninger - med henblik på understøttelse og gennemførelse af opgaven på bedst mulig måde. Rådgiverens præsentation af opgaveløsningen. Der vil ved bedømmelsen af de enkelte kriterier blive anvendt en absolut karakterskala fra 0 til 10, hvor 10 gives for det absolut bedste, der ikke behøver at foreligge, og 0 gives for det kun lige acceptable. 6. KONTAKTPERSON Vejdirektoratet Att.: Liselotte Ellegaard Niels Juels Gade 13 Postboks 9018 1022 København K Tlf.: 7244 3333 E-mail: lell@vd.dk 7. SPØRGSMÅL Spørgsmål kan stilles pr. mail til Liselotte Ellegaard, e-mail lell@vd.dk.
6 af 6 Frist for modtagelse af spørgsmål er torsdag den 12. juli kl. 9.00. Svar vil herefter blive offentliggjort på vejdirektoratet.dk under Udbud / Opgaver under tærskelværdien / Måling i Vejdirektoratet, hvor nærværende annonce er indlagt. 8. TILBUDSGIVNING FRIST Tilbuddet mærket Måling i Vejdirektoratet skal (papirudgave i 5 eksemplarer samt på USB) sendes/indleveres til: Vejdirektoratet Att.: Liselotte Ellegaard Niels Juels Gade 13 Postboks 9018 1022 København K Tlf.: 7244 3333 E-mail: lell@vd.dk Frist for modtagelse af tilbud er onsdag den 8. august kl. 12.00. 9. PRÆSENTATION AF TILBUD Mandag den 13. august gennemføres leverandørpræsentation af alle bud herefter foretages valg af leverandør. Der afsættes 45 min til hver præsentation. Invitation og yderligere beskrivelse af rammen vil blive sendt til alle leverandører umiddelbart efter udløb af fristen for tilbudsgivning. 10. DOKUMENTER DER SKAL VEDLÆGGES Tro og love erklæring om gæld til det offentlige. Manglende vedlæggelse gør dog ikke tilbuddet ukonditionsmæssigt, idet erklæringen senest skal foreligge ved kontraktens indgåelse. Der modtages kun tilbud, der ligger under EU s tærskelværdi for udbud. BILAG Bilag 1: Kravspecifikation Bilag 2: Ledelse i Vejdirektoratet Bilag 3: Oversigt over organisatorisk fordeling af ledere og medarbejdere