Ledelse af frivillige I Ungdommens Røde Kors
Ledelse af frivillige I Ungdommens Røde Kors V/ Esther Skov Rygaard Kandidat, konsulent i Ledfrivillige.dk, frivillig i RETRO, projektleder Bog: Ledelse af frivillige. Særpris: 240 kr.
Kort præsentation Din største udfordring som leder af frivillige
Ledelse - nogle overordnede perspektiver
Dine briller? Hvordan tænker du, at det er optimalt at lede frivillige? @: info@ledfrivillige.dk www.ledfrivillige.dk
Ledelse - to veje Udfører primært arbejdet - fx kontakt til krisecentre, mentor osv. Arbejder primært med de frivillige og den interne kultur fx skabe gode teams, frivilligpleje osv. @: info@ledfrivillige.dk www.ledfrivillige.dk
Ledelse og tillid En leder skaber samling omkring beslutninger og angiver den fælles retning At lede andre - få taleret ind i deres liv - kræver tillid til lederen Tillid er ofte noget, som man fortjener sig til. Fx ved at vise, at man er en god leder eller ved at andre fortælle det om en Man er ikke automatisk leder, fordi man har en lederposition (uformelle ledere)
Ledelsesstile Case 1. Frivillige opfattes som en ressource, der udfører opgaver fastlagt af fx ledere, bestyrelsen, ansatte. På den facon fremmes organisationens arbejde bedst. Kvalitetssikring, kontrol Case 2. Frivillige bydes velkommen. Der bruges ikke mange ressourcer (tid / penge) på frivillige. Frivillige og organisationens ansatte, bestyrelse ect. kører forskellige parallelle løb Case 3. Frivilliges engagement opfattes som en værdi i sig selv. De er fortalere for organisationen. Frivilliges egne initiativer fremmes og støttes inden for organisationens rammer. Prioritering af frivilligpleje (økonomisk og ressourcemæssigt) Den instruerende (uddelegerende, top-down, lille mulighed for medejerskab) Den passive/ servicerende (mulighed for medejerskab er til stede, stor frihed) Den faciliterende (igangsættende, rammesættende, medejerskab skabes)
Faciliterende ledelse Faciliterende ledelse: Udgangspunkt: medejerskab skal skabes / fremmes ved at involvere frivillige til fx at finde løsninger, idéudvikle mm. på udvalgte områder
Definition (Faciliterende) ledelse i URK: at motivere de frivillige til at fremme organisationens formål og værdier - gennem organisatorisk arbejde, gennem kommunikation og i det sociale samspil med de frivillige
Definition Det er ikke: Kun at gøre det hele selv Kun at sidde ved computeren og organisere Kun at svæve over vandene og ikke udføre noget Være fejlfri @: info@ledfrivillige.dk www.ledfrivillige.dk
Ledelse som en social opgave en organisatorisk opgave en kommunikativ opgave Jævn fordeling mellem de tre områder!
En social opgave Vær opmærksom på de frivilliges trivsel - brug tid på det uformelle samvær Frem en god stemning, vær fx entusiastisk, det smitter Skab mulighed for dannelse af fællesskab Motiver de frivillige
Motivation
Motivation Hvornår var du sidst stærkt motiveret? Hvad fremprovokerede det?
Definition af motivation Motivation er de faktorer, der aktiverer, retningsbestemmer og opretholder adfærd i forhold til at nå et bestemt mål Faktorer kan både være biologiske, psykologiske og socialt betingede Motivation er ikke manipulation. Man får andre til at gøre noget de egentlig ikke vil Eller: At ændre en persons opfattelse af en situation, uden at vedkommende er klar over det
Motivation svinger. Oppe på bjerget øjeblikke - kan skabes momentalt Basismotivation - vedligeholdelsesfaktorer
Frivilliges forventninger Forventninger er forestillingen om en postiv belønning på baggrund af en indsats Muligheden for at deltage i et godt fællesskab Anerkendelse, ros, at blive værdsat Opbakning til engagementet og mulighed for indflydelse Se et resultat af indsatsen En god følelse af at lave noget man brænder for At det er sjovt
Indre og ydre... Indre motivationsfaktorer: meningsgivende opgaver, lyst, medbestemmelse, sociale faktorer Ydre motivationsfaktorer: belønning, bonus, gaver, gratis telefon osv. Overfokusering på den ydre belønning kan fjerne glæde fra selve arbejdet og underminere den indre motivation for arbejdet!
Ros og anerkendelse Typisk fokus på ros som redskabet... Ros er at sige noget positivt om en særlig adfærd, opgave udførelse o.lig. ( godt gjort, du er dygtig, godt projekt) Men ros opfattes som falsk hvis ikke man føler sig anerkendt Anerkendelse er, at se og bekræfte den andens eksistens / tilstedeværelse ( dejligt at se dig, knus, øjenkontakt)
Vi motiveres forskelligt Arbejdshesten: Yde en præstation - at gøre noget særlig, nå et ambitiøst mål Idealisten: kæmpe for en sag, ændre samfundet. Lave noget som giver mening i en større sammenhæng Forhandleren: Status, CV, indflydelse Relationisten: Fællesskabet og den dynamik der opstår i fællesskabet Udviklingsøgeren: Udvikle mig personligt, udvikle eller bruge kompetencer og evner
Spørgsmål Hvad motiveres du primært af? Hvorfor er du leder af frivillige? Snak med sidemanden Hold fast i det som motiverer dig!
Herzbergs to-faktor-teori Grundvilkår Motivationsfaktorer Kan skabe mistrivsel, hvis de ikke er til stede, men ikke trivsel, hvis de er til stede fx: Nogen som leder (struktur) Kendskab til organisationen En attraktiv sag man står inde for En klar opgave
Hvad kan det være??? Motivationshæmmer Motivationsfremmer Ros Der bruges tid/ressourcer på mig Bruge /udvikle interesse-evner Udfordringer En spændende vision/mål Gode og nære relationer Se et resultat af indsatsen Grundvilkår: Det, som bare skal være på plads ex: struktur, formål, klar opgave Dårlig kommunikation Uhensigtsmæssige strukturer (tidsspilde) For travle ledere Dårlig stemning fx på møder Manglende mulighed for indflydelse på arbejdsområdet Beslutninger som tages hen over hovedet på en
Motivationsbrainstorm Dan grupper af ca. 4 personer. Brainstorm sammen om hvilke motivationsredskaber som du kan bruge - vær konkret og lavpraktisk Skriv idéerne ned på arket Fremlæg jeres idéer for de andre (max 2 min. pr. gruppe)
En social opgave Vær opmærksom på de frivilliges trivsel - brug tid på det uformelle samvær Frem en god stemning, vær fx entusiastisk, det smitter Skab mulighed for dannelse af fællesskab Motiver de frivillige En organisatorisk opgave Uddeleger og samle op på opgaver Frem udvikling af nye initiativer Spot / hverv potentielle frivillige - evt. en tidsbegrænset periode
Fortsat hvervning
Hvervning Forskellige personer - forskellig opgaver Entreprenører Involvering, mere ansvar, lederopgaver Praktisk arbejde Start Tidslinje
Balancen Hvordan finder vi balancen mellem at give konkrete og præcise opgaver kontra give frihed / vise tillid til, at frivillige selv kan håndtere en opgave? Hvilke konkrete opgaver kan i involvere jeres frivillige i?
Støt dine frivillige i arbejdet
Situationsbestemt ledelse 1.fase: Man opfører sig pænt, entusiasme. Leder: er tydelig, sætter rammerne. Forventningsafstemning, kompetenceafklaring 4.fase: Det kører - teamet kan selv. Leder: nye udfordringer søges 2.fase: Virkeligheden rammer. De andre kan ikke... Jeg duer ikke... Leder: opsamler op, motiverer, opmuntrer 3.fase: Vi kender hinanden og jeg kan godt. Rutiner opbygges, god opgavefordeling. Leder: mere i baggrunden
En social opgave Vær opmærksom på de frivilliges trivsel - brug tid på det uformelle samvær Frem en god stemning, vær fx entusiastisk, det smitter Skab mulighed for dannelse af fællesskab Motiver de frivillige En organisatorisk opgave Uddeleger og samle op på opgaver Frem udvikling af nye initiativer Spot / hverv potentielle frivillige - evt. en tidsbegrænset periode En kommunikativ opgave Hold gode, effektive og hyggelige møder Formidl organisationens/projektets formål og vision positivt og jævnligt Klargør forventningerne til en opgave (forventningsafstemning)
Forventningsafstemning Samtalen / kontrakten kan handle om: Forklar: hvilket ansvarsområde eller opgave varetager du? Spørg: hvad forventer du af organisationen? Hvad motiverer dig? Fortæl: hvad får du ud af at være med? (kurser, CV, fællesskab) Fortæl: organisationens eller teamets forventninger til dig fx: forventet tidsforbrug forventet forpligtelsesperiode/ hvordan stopper man på en god måde og overdrager opgaver? Hvornår er det ok, at afmelde fremmøde? praktiske ting fx. hvor hurtigt skal man svare på email, hvilke ting forventes det, at man deltager i fx kurser? Hvordan fungerer vi som team? Kultur og stemning Spørg: Lyder det rimeligt? Er vi enige?
Forventningsafstemning i ledelsesteamet / team m. opgaver Alle fortæller/brainstormer over: Hvad skal der til for at jeg fungerer godt i dette team? (værdier, principper) Samtale om de nævnte principper Der vælges nogle principper/værdier ud. Fx via afstemning el. sammenskrivning el. nogen gør det (vælg metode) Lov hinanden at dette er vores principper (praksisværdier) Snak om hvordan principperne kan udformes i praksis (fx. alle svarer på mails fx via et set eller like )
Afslutning Skriv ned hvad du har fået ud af i dag. Hvad skal du særligt huske?
Dig som redskab - vigtige principper Hav ikke selvværd i, om arbejde lykkes (der vil være ting, som ikke lykkes!) Hav en lærende tilgang (fx spørg andre til råds; sig at du er ved at lære) Ydmyghed sæt også andre i centrum (fx når du modtager tak) Se muligheder frem for begrænsninger Vær dig selv - integritet Bevar din egen motivation for sagen Sæt grænser og sunde rammer for dig selv (fx hvile og søvn, sig fra)
Om teams Arbejdsteam: Der er intet behov/mulighed for samarbejde eller fælles mål. Man samles kun for at hjælpe hinanden med hver sin individuelle opgave Pseudo-team: Der er et fælles mål og mulighed for teamarbejde, men der er intet fokus på det, og den enkelte forsøger heller ikke at opnå dette Potentielt team: Der er behov for teamarbejde og man forsøger at forbedre indsatsen. Der er ofte behov for tydelige mål og arbejdsprocedurer. Der er ikke fælles tillid og afhængighed Et godt team: Der er et formål og mål. Man er engageret i målet, supplerer hinanden. Har tillid til og er ansvarlige overfor hinanden Optimalt (høj-effektivt) team: Ud over at være et rigtig team, er de dybt engagerede i hinandens personlige vækst og succes
Forskellige roller Producenten: Er handlings- og resultatorienteret og har et stort præstationsbehov. Der skal ske noget, og det skal gå stærkt. Har viden om og interesse for at udføre konkret arbejde. Administratoren: Fokuserer på, at en organisation har brug for hensigtsmæssige rutiner, programmer, retningslinier osv. Er god til at sætte ting i system og skabe orden. Entreprenøren: Drømmer om fremtiden. Ser kreative mulighederne og tegner billedet af en eftertragtet fremtid. Er en iværksætter, nyskaber og innovatør. Tør udfordre rutiner. Integratoren: Fokuserer på mennesket. Er god til at lytte, til at integrere idéer til en fælles plan og at få alle til at stå bag den. Ser samarbejdsmuligheder og mennesker med fælles interesser, der kan bringes sammen. (Adize)