Videnregnskab 2001
Indhold Direktørens beretning... 3 Videnfortælling En kort beskrivelse af hvem og hvad vi er i Søfartsstyrelsen... 4 Søfartsstyrelsens organisering... 4 Søfartsstyrelsens mission Hvorfor er vi til?... 5 Hvem er Søfartsstyrelsens kunder... 7 Søfartsstyrelsen gør en forskel!... 8 Ledelsesudfordringer Vores udfordringer... 9 Komplekst og specialiseret videnbehov... 11 1. ledelsesudfordring... 14 2. ledelsesudfordring... 17 3. ledelsesudfordring... 21 2
Direktørens beretning Dette videnregnskab følger rapporteringsmodellen angivet i Guideline for videnregnskaber en nøgle til videnledelse fra den daværende Erhvervsfremmestyrelse (nu Erhvervs- og boligstyrelse) således, at det er bygget op med en overordnet introduktion til Søfartsstyrelsen og derefter en mere konkret gennemgang af, hvilke indsatser der er foretaget i 2001, og hvilke der forventes foretaget i den kommende periode. Der tages i den sidste del af videnregnskabet udgangspunkt i en række ledelsesudfordringer. I Søfartsstyrelsen oplever vi, at vores interessenter hele tiden kræver større effektivitet i det daglige arbejde, forenkling af de regler styrelsen administrerer samt bedre information. Samtidigt ønsker medarbejderne en dagligdag med godt arbejdsmiljø, hvor mulighederne for personlig udvikling er til stede. For at imødekomme de eksterne og interne udfordringer er det vigtigt, at vi får styr på vores viden. Viden er vores vigtigste ressource, når vi som en sektorstyrelse for det maritime område favner så bredt, som vi gør. Uden effektiv videnstyring kan Søfartsstyrelsen ikke fastholde og udvikle sin særlige ekspertise i den maritime sektor. Vi varetager opgaver såvel på det sikkerheds-, uddannelses-, og tinglysningsmæssige som på det søfartssociale, skibsfartspolitiske og erhvervsøkonomiske område. Det er vores udfordring at få skabt overblik over vores samlede viden og gøre den dynamisk, så styrelsens videnkapacitet hele tiden udbygges og anvendes til at skabe bedre resultater. Derved vil vi være nået langt i bestræbelserne på at gøre Søfartsstyrelsen til en moderne statslig institution. I sommeren 2000 valgte vi som andre institutioner under Økonomi- og Erhvervsministeriet at anvende Excellence-modellen som fremtidigt styringsværktøj. Arbejdet med Excellence-modellen har betydet, at styrelsen har påbegyndt beskrivelsen af sine kerneprocesser. I Søfartssstyrelsen har vi fokus på videnstyring, og som en central del heri arbejder vi med sidemandsoplæring, optimering af vores intranet og sagsbehandlingssystemer på IT-området for at have de værktøjer, der kan virke som katalysator for videnstyring i forhold til vores kerneprocesser. Vi ved, at medarbejderne har en omfattende viden og anser det for en vigtig udfordring at dele og anvende denne viden optimalt til gavn for erhvervet og det danske samfund. Jeg føler mig overbevist om, at det vil lykkes for os. God læsning! Jørgen Hammer Hansen Direktør 3
Videnfortælling En kort beskrivelse af hvem og hvad vi er i Søfartsstyrelsen Søfartsstyrelsen er en styrelse under Økonomi- og Erhvervsministeriet. Styrelsen består af den centrale styrelse og 8 synskontorer inkl. kontorerne i Grønland (Nuuk) og Holland (Rotterdam). Endvidere hører der fra 1. januar 2001 under Søfartsstyrelsen 3 undervisningscentre, 5 maskinmesterskoler, 1 navigationsskole og 1 skipperskole, alle som taxameterstyrede selvejende institutioner samt skoleskibet Danmark og Center for Maritime Sundhedsuddannelser (CMS). Søfartsstyrelsen har også andel i simulatorcentret DanSim ved Dansk Martimt Institut (DMI) i Lyngby. Søfartsstyrelsen er en sektorstyrelse, hvis særlige, faglige ekspertise relaterer sig til den maritime sektor på det sikkerheds-, uddannelses- og tinglysningsmæssige område samt søfartssociale og skibsfartspolitiske opgaver. Søfartsstyrelsen varetager søfarts- og fiskerierhvervenes interesser på mange forskellige områder med undtagelse af fiskeripolitikken, der varetages af Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri. Som offentlig myndighed er Søfartsstyrelsen underlagt de vilkår, Folketinget og regeringen beslutter på søfartsområdet og andre områder, der har indflydelse på søfartsområdet, som for eksempel miljølovgivningen, udannelseslovgivningen, skattelovgivningen etc. På søfartsområdet sker store dele af reguleringen gennem de internationale konventioner, som Danmark har tiltrådt. Søfartsstyrelsens organisering Søfartsstyrelsen er organiseret med en centerstruktur. Centerstrukturen betyder, at der er en højere grad af fleksibilitet i forhold til at flytte ressourcer end ved den traditionelle kontoropbygning, især når arbejdsbelastningen skifter inden for beslægtede områder. Samtidig er centerstrukturen medvirkende til, at vi får en bredere forståelse for de forskellige typer af ydelser, styrelsen skal levere. Antallet af medarbejdere ved udgangen af 2001 var 249, der fordelte sig således: Den centrale styrelse i Vermundsgade: 193 Regionskontorer: 40 CMS + skoleskibet DANMARK: 16 1 Centerstrukturen er opbygget på en sådan måde, at beslægtede områder hører under den samme vicedirektør. Der er tale om såkaldte klynger. Cheferne i hver klynge mødes regelmæssigt. Som eksempel på en klynge kan nævnes: Synscentret, Regelcentret og Center for Skibsteknik og Arbejdsmiljø. 1 Da opgørelsestidspunktet er ved udgangen af året, er der udelukkende tale om de fastansatte på Danmark, der er medregnet i dette tal. 4
Søfartsstyrelsen ledes af en direktion, der består af 1 direktør og 3 vicedirektører, og der er 18 chefer, som leder de enkelte centre/enheder. Hovedarbejdsopgaverne for de enkelte centre/enheder fremgår af bilag 1. Søfartsstyrelsens mission Hvorfor er vi til? For at sætte fokus på missionen har styrelsen valgt over en længere periode at øge indsatsen på det internationale arbejde samt betjening af ministeren. I det internationale arbejde drejer det sig om, at Danmark i højere grad skal være med til at sætte dagsordenen ved forhandlinger i Søfartsstyrelsens mission: Fremme sikkerhed og sundhed på rent hav, samt effektivt at styrke søfartserhvervenes konkurrenceevne og beskæftigelse f.eks. IMO, hvor den danske holdning skal være med til at påvirke processen, så der sættes fælles høje standarder internationalt. Dansk skibsfart bliver på denne måde bedre i stand til at konkurrere på et internationalt marked. En stor del af de regler for dansk søfart, der tidligere var nationale bestemmelser, er nu udgået eller blevet internationalt gældende. Styrelsen har desuden valgt at fokusere på at rådgive og vejlede søfolk og rederier i forhold til at skabe sikkerhed, sundhed og miljø. De arbejdsmiljømæssige problemstillinger er ved at blive en fuldt integreret del af synsvirksomheden. Søfartsstyrelsens værdigrundlag: Vi er en del af det maritime Danmark Vi er til for vores omgivelser Vi er internationalt orienterede Vi har stærke fagmiljøer Vi søger nye og bedre løsninger Vi løser vores opgaver effektivt og i tide Vi samarbejder At leve op til en mission, som sætter fokus på at skabe bedre betingelser for andre, kræver et solidt fundamentet indadtil i organisationen. Hvis vi skal kunne servicere vores kunder på et højt fagligt niveau, kræver det, at de 5
indre forhold i styrelsen også er i orden. Arbejdsmiljø, IT - systemer, ledelsessystemer, kompetenceudvikling etc. er alle værktøjer, som letter og strukturerer arbejdet for medarbejderne i styrelsen således, at medarbejderne kan koncentrere sig om de primære opgaver, og gør Søfartsstyrelsen til en højt kvalificeret samarbejdspartner. I Søfartsstyrelsen har vi valgt at arbejde med kvalitet. Arbejdet med kvalitet indgår som et styringsværktøj for styrelsens arbejde med læring og processer. Styrelsen har valgt at fokusere på sine processer og arbejdsgange, fordi de er vigtige for medarbejdernes forståelse for, hvilken viden der er relevant, samt hvordan den skal forankres, deles og anvendes i processerne. Samtidig er det vigtigt, at medarbejderne føler, at Søfartsstyrelsen er et godt og attraktivt sted at arbejde. Det er bl.a. udtrykt i visionen for vores arbejdsmiljøpolitik. Gå glad på arbejde og hjem igen Som led i bestræbelserne på at skabe en god, spændende samt fagligt og personligt udviklende arbejdsplads, har Styrelsen indført en værdibaseret personalepolitik, som betyder at: Lederne går foran i realiseringen af værdierne. Ledelsesformen bygger på en tillidsfuld og åben dialog bl.a. med henblik på løbende at evaluere og forbedre dagligdagen og opgaveløsningen. Lederne udøver både professionel faglig ledelse og professionel personaleledelse med engagement, ansvarlighed og troværdighed. Søfartsstyrelsens Personalepolitiske værdier: Ansvarlighed Professionalisme Fleksibilitet Engagement og arbejdsglæde Tillid og omsorg Respekt og anerkendelse Åben dialog Individuelle hensyn Udvikling Søfartsstyrelsen lægger stor vægt på værdibaseret ledelse, for bl.a. derved at kunne tiltrække, udvikle og fastholde kvalificeret arbejdskraft, som er essentiel for, at vi i fremtiden kan yde den bedste service for styrelsens kunder og interessenter. 6
Hvem er Søfartsstyrelsens kunder Søfartsstyrelsens vision er: Søfartsstyrelsen sætter pejlemærker for fremtidens kvalitetssøfart Som følge af denne vision er det væsentligt, at vi fokuserer på, hvem vores kunder og interessenter er, og hvad vores rolle er i forhold til dem. Søfartsstyrelsen arbejder for at sikre, at alt til søs foregår i henhold til gældende regler og konventioner men også for at sikre, at de konventioner og regler, der fastsættes internationalt og nationalt, er i harmoni med de vilkår, erhvervene lever under. Derudover varetager styrelsen visse andre opgaver for "Det Blå Danmark", som er en betegnelse for hele den maritime sektor i Danmark. Det Blå Danmark dækker over alt fra rederier og værfter over udstyrsleverandører og servicevirksomheder til myndigheder, uddannelsesinstitutioner og en lang række andre virksomheder, som direkte eller indirekte har deres virksomhedsgrundlag i det maritime miljø. Styrelsen servicerer, rådgiver og vejleder derfor mange forskellige kunder med forskellige behov. Som eksempler på bredden i kunderelationerne kan nævnes: Søfarende, fiskere, erhvervs- og fritidsdykkere, producenter, passagerer på skibe, studerende på de maritime uddannelsesinstitutioner, søfartsorganisationer, rederier samt værfter og deres underleverandører. Derudover har vi relationer til en lang række interessenter. Der er blandt andre tale om politiet og anklagemyndigheden, som styrelsen samarbejder med i tilfælde af lovovertrædelser og ved opklaring af ulykker til søs. Klassifikationsselskaber, der varetager en stor del af Søfartsstyrelsens opgaver på vores vegne. Pressen, udenlandske myndigheder og udenlandske organisationer samt andre offentlige myndigheder, er ligeledes Søfartsstyrelsens interessenter. Endeligt har styrelsen tætte relationer til Økonomi- og Erhvervsministeren, som vi betjener direkte på vores faglige områder. Søfartsstyrelsens kunder kan deles i tre grupper: 1) Ministeren, 2) søfarende og fiskere samt 3) søfartserhvervene og de følgeindustrier, som har relationer til den maritime sektor. De ydelser vi leverer til de tre grupper af kunder spænder vidt lige fra regeludstedelse, overordnede rammer for søfartsuddannelserne og syn af skibe til sikring af konkurrenceevne for dansk erhverv, tinglysning og forhandling af politik i internationale fora samt arbejdet for øget beskæftigelse. 7
Søfartsstyrelsen gør en forskel! Hvis man kort skal forklare, hvilken forskel Søfartsstyrelsen gør for de tre grupper af kunder, kan det beskrives ved følgende såkaldte brugsværdier: Økonomi- og Erhvervsministeren: Søfartsstyrelsen arbejder for, at ministeren altid får en rettidig og kvalificeret betjening indenfor søfartsområdet Det er vigtigt, at Søfartsstyrelsen til enhver tid kan forsyne ministeren med faglig viden og brugbare løsninger inden for de områder, der varetages af styrelsen. Erhvervet og følgeindustrierne: Søfartsstyrelsen bidrager til politikudvikling nationalt og internationalt, der skaber gode rammebetingelser for erhvervet, herunder bidrager til at forbedre erhvervets konkurrenceevne og beskæftigelse. Søfartsstyrelsen har mulighed for at bidrage til politikudviklingen, da vi både har den nære kontakt med erhvervet i vores daglige sagsbehandling og samtidig samarbejder med erhvervet i politiske sammenhænge som f.eks. International Maritime Organization (IMO). Søfartsstyrelsen er således på mange måder en slags bindeled mellem erhvervet og det politiske system. Søfarende og fiskere: Søfartsstyrelsen sikrer, at søfarende og fiskeres sikkerhed, sundhed og kvalifikationerer på et højt niveau. Søfartsstyrelsen arbejder for at nedbringe antallet af ulykker og arbejdsbetingede sygdomme på søfartsområdet. Danmark har været foregangsland indenfor arbejdsmiljølovgivningen til søs og har til stadighed gjort en stor indsats for at sikre, at der var høje krav til sikkerhed og arbejdsmiljø internationalt. Endvidere er der fokus på, at Søfartsstyrelsen er medvirkende til, gennem styring af søfartsuddannelserne, at sikre de søfarendes kvalifikationer og kompetencer. 8
Ledelsesudfordringer Vores udfordringer Det er med afsæt i den værditilvækst, vi gerne vil skabe for vores kunder, at vi definerer de udfordringer, der overordnet skal fokuseres på ledelsesmæssigt. I det videre forløb er det med udgangspunkt i disse ledelsesudfordringer, vi udvælger en række indsatser, som skal bidrage til at møde udfordringerne. For at evaluere om de udvalgte indsatser rent faktisk bidrager som forventet, måler vi på nogle helt konkrete områder kaldet indikatorer. Nedenfor er sammenhængen skitseret mellem brugsværdien, ledelsesudfordringerne, indsatserne og indikatorerne: Brugsværdi Indikatorer Ledelsesudfordringer Indsatser I Søfartsstyrelsen arbejder vi med følgende tre ledelsesudfordringer: Styrelsen skal være en IT-baseret arbejdsplads, som anvender IT til at understøtte produktionen og videnstyringen internt som eksternt. Styrelsen skal samarbejde med erhvervet og dets organisationer for at skabe bedst mulige nationale og internationale rammebetingelser. Styrelsen skal kunne fastholde og tiltrække højt kvalificeret arbejdskraft og være en attraktiv arbejdsplads. I den efterfølgende oversigt fremgår brugsværdien, ledelsesudfordringerne og de konkrete indsatser og indikatorer. 9
Hvilken værdi skaber Søfartsstyrelsen for sine kunder? Udfordringer som gør, at styrelsen kan skabe værdi for kunderne Hvilke indsatser skal der til? Hvordan måler vi på det? (= Brugsværdi) (= Ledelsesudfordringer) (=Indsatser) (= Indikatorer) Styrelsen skal være en IT-baseret arbejdsplads, som anvender IT til at understøtte produktionen og videnstyringen internt som eksternt Uddanne medarbejderne i brugen af IT Udvikle superbrugerorganisationen Tid anvendt på IT-uddannelse (Martha, Docu-Live, PC-kørekort mm.) Antal superbrugere Søfartserhvervet og dets følgeindustrier Søfartsstyrelsen fører politik, der skaber gode rammebetingelser for erhvervets konkurrenceevne og for øget dansk beskæftigelse Udvikle og anvende systemer, der understøtter videnstyringen ved at være brugervenlige og tilgængelige for alle Styrelsen skal i højere grad anvende IT og specielt Internettet til at dele viden eksternt Tid anvendt på uddannelse af superbrugere Antal ansatte med PC- kørekort Antal udenlandske besøg på hjemmesiden Søfarende og fiskere Søfartsstyrelsen arbejder for søfarendes sikkerhed, sundhed og kvalifikationer ligger på et højt niveau Styrelsen skal samarbejde med erhvervets og dets organisationer for at skabe bedst mulige nationale og internationale rammebetingelser Øget frekvens på mødeaktivitet og information af det berørte erhverv og dets organisationer Partnerskaber Deltagelse i IMO council Mødeaktiviteter i nationale fora Mødeaktiviteter i internationale fora Deltagelse i internationale samarbejdsprojekter Ministeren Samarbejde med andre flagstater Høj succesrate på ministerbetjening Mødeaktiviteter med erhvervet og dets organisationer Resultatmål på ministerbetjening Søfartsstyrelsen sikrer, at ministeren altid får en rettidig og kvalificeret betjening Andel af verdenstonnagen Antal danske søfarende Styrelsen skal kunne fastholde og tiltrække højt kvalificeret arbejdskraft og være en attraktiv arbejdsplads Medarbejdertilfredshedsmåling Finde nye metoder til kompetenceudvikling Resultater fra medarbejdertilfredshedsmålingen Kompetenceudviklingsaktiviteter Udviklingsprojekter Seminarer Antal medarbejdere som er aktive i erfagrupper/ projektgrupper eksternt Rekruttering Evaluering af kurser o lign. Ny fleksibel løn- og arbejdstidspolitik Personaleomsætning Antal ansatte i det rummelige arbejdsmarked 10
Komplekst og specialiseret videnbehov Søfartsstyrelsen har et bredt arbejdsområde, og det er vigtigt for os, at medarbejdernes kvalifikationer afspejler det. Det komplekse og specialiserede videnbehov søges dækket ved en sammensætning af medarbejdere med forskellige uddannelses- og erfaringsmæssige baggrunde, som eksempler kan nævnes: Navigatører Maskinmestre Ingeniører Telegrafister Kontorfunktionærer Læger og sygeplejersker Fysioterapeuter Samfundsfagligt uddannede som jurister, magistre og økonomer Kommunikationsmedarbejdere og IT-specialister Antal ansatte fordelt på personalekategori og alder opgjort ved udgangen af 2001 20-29 30-39 40-49 50-59 60- I alt Chefer 1 7 10 4 22 AC'ere 3 11 7 18 9 48 Skibsinspektører 8 22 24 11 65 Kontorfunktionærer 14 14 20 26 14 88 Undervisere inkl. sygeplejersker og styrmænd 4 11 1 16 Øvrige 1 2 3 4 10 I alt 18 38 69 84 42 249 Nogle medarbejdere har via deres uddannelse en faglig viden, der kan anvendes direkte i styrelsens arbejde, mens andre medarbejdere har behov for specialiseret videreuddannelse i Søfartsstyrelsen. Når det af vores værdigrundlag fremgår, at vi har stærke fagmiljøer, skal det ses i sammenhæng med, at vi har relativt store grupper af medarbejdere med et højt kompetenceniveau i kombination med mange forskellige længerevarende uddannelsesmæssige baggrunde. Når vi har en relativ høj andel af medarbejdere med mellemlange eller lange videregående uddannelser, skal dette ses i lyset af de konkrete ydelser, styrelsen leverer. Som eksempel dækker skibsinspektørgruppen over medarbejdere, der enten er ingeniører, maskinmestre, navigatører eller har en anden maritim baggrund, som giver dem en praktisk indsigt, når de syner skibe eller medvirker til regeludstedelse. Alle, der ansættes som skibsinspektør, gennemgår en grunduddannelse, som typisk varer i ca. et halvt år, afhængigt af den enkeltes erfaring. Netop fordi der er mange forskellige personalekategorier i Søfartsstyrelsen, er det væsentligt, at der er en bred forståelse for hinandens fagområder. Et højt kendskab til nære og mere fjerne kollegers viden på konkrete områder udløser en synergieffekt, som gavner styrelsens kunder. 11
Medarbejderne skal have overblik og en helhedsforståelse for kundens situation, da vi yder service på mange forskellige områder. Derfor er det vigtigt, at viden deles på tværs i styrelsen. Der er fx tale om viden om kunderne generelt og om afgørelser i konkrete sager. Medarbejderomsætning er en udfordring i forhold til at udvikle metoder til at forankre, dele og dermed fastholde den viden, der udvikles i styrelsen. Ligeledes er der en del viden, som er vanskelig at skrive ned. Derfor er sidemandsoplæring en af metoderne, styrelsen anvender i stor udstrækning for at dele denne form for viden. Netop denne videndeling er specielt vigtig for skibsinspektørgruppen og indgår specifikt i deres grunduddannelsesforløb, hvor nye skibsinspektører følges med erfarne. Søfartsstyrelsen har forskellige udfordringer i forhold til viden i de forskellige centre. I alle centre er det vigtigt at tilegne sig ny viden om såvel udviklingen i erhvervene, samfundet og ny teknologi. Der er dog også betydelige forskelle de enkelt centre imellem. I et center er arbejdsopgaverne sådan, at det er en udfordring at sikre, at der fortsat eksisterer en forholdsvis stor rutine i arbejdsgangene. Samtidig er et andet center direkte afhængig af pludselige forandringer i erhvervenes vilkår, og i dette center skal fokus derfor ligge på at ændre kompetencer og viden i takt med omstillingen hos vores kunder. Der er en relativt stor andel af medarbejderne med høj anciennitet i styrelsen. Som eksempel kan nævnes, at 50% af skibsinspektørerne har en anciennitet over ti år. Det er derfor også en væsentlig opgave at udvikle kompetencerne. Til at understøtte forankring og deling af viden på tværs i styrelsen bruger styrelsen en lang række forskellige IT-systemer. Som eksempel kan nævnes styrelsens dokument- og journaliseringssystem, der understøtter, at sager kan deles på tværs af kontorer og sågar på tværs af landet med styrelsens regionskontorer, hvilket letter sagsbehandlingen og fører til hurtigere sagsbehandling for kunden. Til den almene videndeling anvendes styrelsens Intranet Sønettet. Sønettet kan betegnes som en arbejdsportal, hvor brugerne får adgang til en lang række forskellige systemer og værktøjskasser, som fx et ledelsesinformationssystem, tidsregistreringssystem og projektoversigtssystem. For de synende skibsinspektører er der et værktøj, som understøtter inspektørernes synsarbejde, der hedder Synsservice. Søfartsstyrelsen arbejder desuden på at udvikle en elektronisk regeldatabase, der skal indeholde gældende retsforskrifter, vigtige konventioner, resolutioner, direktiver, vejledninger og afgørelser. Styrelsen vil også i fremtiden arbejde på, at IT skal være omdrejningspunktet for videnstyring internt som eksternt. Specielt omkring deling af viden med omverdenen er IT et vigtigt redskab og en måde, hvorpå styrelsen kan kommunikere. Det at være ITbaseret er en udfordring, der fortsat er i styrelsens fokus. Samfundet omkring os og dermed kunderne forandres i et stadig højere tempo. Det stiller konstante krav til Søfartsstyrelsen om at være omstillingsparate, så vores arbejde 12
lever op til kundernes krav og forventninger. Her er et tæt samarbejde og en løbende dialog med kunder og interessenter vigtig. Et tæt samarbejde mellem styrelsen og kunder/interessenter er derfor vigtigt for styrelsens internationale arbejde, så søfartserhvervenes konkurrenceevne tilgodeses mest muligt. Samarbejdet med kunder og interessenter vil også fremover være en meget vigtig ledelsesudfordring. Vi skal hele tiden levere højt kvalificeret service for kunderne, og vi er derfor afhængige af altid at have højt kvalificeret arbejdskraft i organisationen. Vi arbejder konstant på at kunne tiltrække og fastholde højt kvalificeret arbejdskraft, og det indgår som en af vores ledelsesudfordringer. Tingene hænger sammen. En høj service gennem brug af IT til videnstyring, en god og attraktiv arbejdsplads så højt kvalificerede medarbejdere tiltrækkes, hvilket igen er en forudsætning for at kunne yde en god service over for kunderne. Styrelsens samarbejde med erhvervet gør, at styrelsen kan være på forkant med kundernes forventninger og krav. 13
1. Ledelsesudfordring - Styrelsen skal være en IT-baseret arbejdsplads, som anvender IT til at understøtte videnstyringen internt som eksternt Søfartsstyrelsen som en IT-baseret arbejdsplads Som en IT-baseret arbejdsplads anvender Søfartsstyrelsen en lang række forskellige ITsystemer. Nogle er specielt tilpasset styrelsens behov og andre er standard kontorsystemer. Vi har siden midten af 90 erne arbejdet med bl.a. elektronisk dokumenthåndtering, intranet, hjemmesider (www.sofartsstyrelsen.dk og www.dma.dk) og muligheden for at hente formularer og blanketter online til skibsregistrering. Alle disse ting bidrager til at lette sagsbehandlingen og delingen af viden på tværs af styrelsen. Det er vigtigt, når der bl.a. er tale om en stor geografisk spredning fra styrelsens centrale del til regionskontorerne. Når vi ønsker at være IT-baseret, er det også for at lette adgangen til styrelsen for vores kunder. Søfartsstyrelsens IT strategi Søfartsstyrelsen ønsker at være en del af den åbne forvaltning, som borgere og virksomheder let kan komme i kontakt med, hvad enten det er via telefon eller Internet. Søfartsstyrelsens kunder oplever et højt serviceniveau, hvor de døgnet rundt kan få adgang til relevante oplysninger om det maritime område og selv kan foretage en række registreringer. Søfartsstyrelsens kunder skal kunne få adgang til oplysninger om deres egen sag, hvor og hvornår det passer dem. Søfartsstyrelsens elektroniske blanketsystem skal gøres interaktivt således, at borgere og virksomheder ikke behøver at printe blanketterne ud, men kan indtaste oplysninger elektronisk. Samtidig skal man kunne kommunikere med systemet og få svar på spørgsmål omkring sejltid, uddannelsesforhold eller lignende elektronisk. Søfartsstyrelsen arbejder på at blive en 24-timers styrelse. For at understøtte dette arbejde er der i 2001 gennemført nedennævnte tiltag: Søfartsstyrelsen var den første statslige institution, der indførte fuldt elektroniske sager. Alt post bliver således scannet ind og behandlet elektronisk. Søfartsstyrelsen har siden 1999 brugt dokumenthåndterings- og journaliseringssystemet DocuLive. Systemet er i stand til at håndtere alle dokumenter vedrørende en enkelt sag, og det gør sagsbehandlingen på tværs af afdelinger hurtigere og mere smidig, hvilket specielt er en stor fordel i samarbejdet med styrelsens regionskontorer. Med udgangen af 2001 er dette system blevet opgraderet således, at det i dag er et web-baseret værktøj. Derved kan systemet integreres med styrelsens andre IT-systemer. Udover DocuLive var 2001 også året, hvor udviklingen af skibsinspektørernes elektroniske værktøjskasse til syn af skibe, det såkaldte Synsservice blev sat i gang. Dette IT-baserede værktøj understøtter den enkeltes arbejde i marken, ved fx at inde- 14
holde alle synsskemaer, vejledninger, certifikater o. lign, som inspektørerne anvender ved et syn. Ved at lave en elektronisk version af inspektørernes værktøjskasse sikres det, at alle inspektører altid har adgang til ajourført materiale såvel inde som ude af huset. Søfartsstyrelsen fik i 2001 ligeledes en engelsk hjemmeside (www.dma.dk), hvorfra styrelsens mange internationale samarbejdspartnere som fx søfartsadministrationer i andre lande kan hente informationer. Desuden arbejder styrelsen på at redesigne sin danske hjemmeside (www.sofartsstyrelsen.dk). Hjemmesiden er vigtig i den eksterne deling af viden. Den er styrelsens elektroniske ansigt udadtil og et skridt i retning af målet. I 2001 igangsatte vi desuden en omstrukturering af styrelsens Intranet Sønettet. Med sin nye struktur skal Sønettet afspejle styrelsens organisering og lette delingen af viden internt i styrelsen herunder også styrelsens regionskontorer. Målet med den nye struktur på Sønettet er, at det skal være logisk og intuitivt opbygget, hvorved medarbejderne hurtigere finder relevante informationer. Visionen for arbejdet med Sønettet og hjemmesiderne er: Kun tre klik væk! Uddannelse af medarbejderne i de forskellige systemer For at styrelsen kan leve op til ønsket om at være en IT-baseret arbejdsplads, skal medarbejderne kunne anvende styrelsens IT-systemer. Alle medarbejdere har derfor været igennem et uddannelsesforløb i den nye version af dokumenthåndterings- og journaliseringssystemet Doculive i 2001. Uddannelsesforløbet var specielt udviklet til de enkelte medarbejdergruppers behov. Specialiserede uddannelsesforløb efter de enkelte medarbejdergruppers behov er en metode, der vil blive genbrugt i styrelsens fremtidige uddannelse af medarbejdere, hvor de kombineres med en mere projektorienteret indlæringsform, da denne metode har medført gode resultater. Derudover har enkelte centre i styrelsen startet et uddannelsesforløb, hvor alle får mulighed for at erhverve et PC-kørekort. Denne trend har nu bredt sig og ført til, at andre centre i styrelsen har taget udfordringen op. For at hjælpe de medarbejdere, der gerne vil tage et PC-kørekort, tilbydes der workshops relateret til de enkelte moduler. Vi vil endvidere udbyde regelmæssige caseorienterede workshops inden for en af programpakkerne (MS Office, Windows, WEBsag, Martha og EM-tid), som anvendes i det daglige. Hvilke programpakker, der udbydes, vil afhænge af efterspørgslen. Disse workshops vil blive udviklet i samarbejde med superbrugerne og de udviklingsansvarlige på Martha projektet, og det er medarbejdere med særlige kompetencer, som underviser deres kollegaer. Superbrugergruppe Der er i forbindelse med den øgede brug af IT-værktøjer blevet etableret en ny superbrugergruppe. Den består af 22 medlemmer med forskellig uddannelsesmæssig baggrund. Formålet med superbrugerne er at etablere en hjælp så tæt på brugerne som muligt, og hvor superbrugergruppens viden er ajourført med alle styrelsens IT-systemer. 15
Derfor kan styrelsens medarbejdere i dag hente hjælp, råd og vejledning hos en af sine nærmeste kolleger. En superbruger i Søfartsstyrelsen skal ikke nødvendigvis være specialist i alle systemer, men som et minimum skal de kunne hjælpe deres kolleger i de almindelige kontorsystemer og helst også i et eller flere af styrelsens andre produktionssystemer. Missionen for superbrugergruppen er, at de skal: o bidrage til, at den generelle viden på IT-området blandt styrelsens brugere bliver højnet o aflaste IT-afdelingen, der dermed får frigjort mere tid til at varetage sine primære opgaver med drift o være ansvarlig for at bidrage til udvikling og vedligeholdelse af en standardpakke i forbindelse med introduktion af nye medarbejdere For at understøtte superbrugernes arbejde er der på styrelsens Intranet Sønettet, etableret et superbrugerforum en værktøjskasse, som består af en rådgivende del, hvor der kan hentes konkret hjælp fra andre superbrugere og en del med tips og ideer, hvor generel viden kan erhverves og deles. Søfartsstyrelsens uddannelse af superbrugere fortsætter i 2002. Martha går i luften i 2002 I andet kvartal af 2002 afløser Martha styrelsens nuværende produktionssystem Wang. Styrelsens produktionssystem indeholder alle de lovpligtige oplysninger styrelsen håndterer, som er registrering af skibsoplysninger, mønstringer, uddannelser, sundhedsoplysninger mv. Brugergrænsefladen i Martha er rent webbaseret, og systemet er tæt integreret med DocuLive, Outlook og Navision (styrelsens økonomisystem). Til udviklingen af Martha har der været nedsat en arbejdsgruppe, som bliver specialistbrugere. Arbejdsgruppen og relevante superbrugere skal medvirke til, at brugen af Martha kommer godt fra start. Der er derfor udviklet et specielt undervisningsforløb, som indeholder systemkendskab, pædagogik og formidling. Formålet med kompetenceudviklingen er, at deltagerne får grundlæggende færdigheder i anvendelse af Martha og opnår forståelse af sammenhængen mellem Martha og de andre systemer i styrelsen. Efter endt uddannelse kan deltagerne undervise egne kolleger i Martha og afhjælpe anvendelsesproblemer i deres egen enhed. 16
2. Ledelsesudfordring - Styrelsen skal samarbejde med erhvervet og dets organisationer for at skabe bedst mulige nationale og internationale rammebetingelser Søfartsstyrelsen ønsker at øge samarbejdet med erhvervene og afdække deres ønsker og krav til styrelsen gennem årlige møder. Der er indført såkaldte nytårsmøder mellem styrelsens direktion og rederiforeningerne og de søfarendes organisationer, hvor der gøres status, og hvor det kommende års udfordringer bliver afklaret. Derudover er det væsentligt, at der er en høj succesrate på betjeningen af Økonomi- og Erhvervsministeren. Det er væsentligt, at søfartsområdet repræsenteres på en positiv måde, så der kan fokuseres på forbedring af rammebetingelserne. Søfartsstyrelsen har medtaget denne succesrate som resultatmål. I nedenstående tabel ses målingerne af ministerbetjening over en årrække: Antal 1998 1999 2000 2001 Ministerbetjeningssager 134 159 205 190 Besvaret til tiden 130 159 201 189 Direkte anvendelige 115 149 196 177 Det høje antal sager i 2000 skyldes udskilningen af skolerne som selvejende institutioner. Søfartsstyrelsen som samarbejdspartner Samarbejde med interessenter: Søfartsstyrelsen skaber nye produkter og ydelser i samarbejde med sine interessenter som fx nye typer syn, uddannelse, sikkerhedsudstyr mm. Søfartsstyrelsen har blandt andet deltaget som sparringspartner i forbindelse med udvikling af nye typer af redningsflåder og ved udvikling af hydrostatiske udløserrelæer til redningsflåder. Hertil kommer en række internationale fora, der inden for hvert sit specifikke område beskæftiger sig med international søfart og udvikling af denne. Internationale fora: Som følge af olieforureningsulykken ved Møn i marts 2001, tog den daværende erhvervsminister initiativ til en ministerkonference i efteråret blandt Østersølandene, hvor resultatet af forhandlingerne blev en lang række forbedringer til at højne sikkerheden i vore farvande. Styrelsen var vært ved denne konference, som må betegnes som en stor succes. Danmark (repræsenteret af Søfartsstyrelsen) deltager i et partnerskab af ligesindede flagstater. Flagstaterne omfatter i første omgang (udover Danmark) Holland, Norge, Sverige og UK. Samarbejdet er indledt for at styrke flagstaternes rolle og ansvar og dermed påvirke søsikkerhed, miljø og arbejdsvilkår for søfarende i en positiv retning. Søfarts-styrelsen deltager bl.a. i et benchmarkingprojekt blandt disse lande i 2002. 17
Danmark har i den sidste halvdel af 2002 EU-formandskabet. Det medfører en række udfordringer både arbejdsmæssigt og politisk. Traditionelt anvendes 80% af et EUformandskab på forslag, som er fremsat, før formandskabet indledes. For det danske formandskabs vedkommende tegner der sig herudover to mærkesager: Quality Shipping og søfartsaftaler med Kina og Indien. Som indledning til det danske EU-formandskab er Danmark den 10. og 11. juli 2002 vært ved en international konference om kvalitetsskibsfart (Quality Shipping). Konferencens titel er There is more to Quality Shipping than Clean Certificates. Som led i ønsket om at opprioritere det internationale arbejde søger styrelsen at placere Danmark som et foregangsland for kvalitetsskibsfart og flagstatsimplementering. Danmark har en væsentlig interesse i kvalitetsskibsfart både som flagstat og kyststat. Indlæg og drøftelser på konferencen vil tage udspring i følgende tre temaer: 1. The Role of the Flag State. 2. Decent Working and Living Conditions. 3. The Human Element. Danmark, repræsenteret ved bl.a. Søfartsstyrelsen har været et af foregangslandene ved tilblivelsen af den såkaldte Kina-aftale. Der blev i 2001 nået et forhandlingsresultat på det maritime transportområde mellem EU og Kina, der ved aftalens underskrivelse sikrer erhvervet adgang til det kinesiske marked for maritim transport såvel som landbaseret transport. Aftalen vil også give mulighed for lige vilkår for de europæiske landes adgang til kinesiske havne og for etablering af shipping firmaer o. lign. i Kina. Der er tale om et historisk resultat på dette område, som har væsentlig betydning for erhvervets betingelser Underskrivelse af aftalen med Kina finder muligvis sted i København i september 2002 under formandskabet. Kommissionen har endvidere påbegyndt drøftelser med Indien om en søtransportaftale mellem Indien og EU og dets medlemslande. Kommissionen har givet udtryk for forventning om, at der under det danske formandskab muligvis kan opnås en politisk beslutning om at indlede forhandlingerne. Fra de danske rederes side er der stor interesse for EU s indgåelse af en søtransportaftale med Indien, og Danmark ser positivt på Kommissionens initiativer i relation hertil. Netværk: I Søfartsstyrelsen sker der en anselig udveksling af viden gennem såvel formelle som uformelle netværk. Det sker gennem kontakter dels internt i styrelsen, dels gennem kontakter med ministerier, andre styrelser og søsterorganisationer. At viden deles på tværs i styrelsen er med til at skabe bedst mulige betingelser for erhvervet. Søfartsstyrelsens eget interne Fiskerinetværk på tværs af centre i styrelsen er et glimrende eksempel på, hvordan viden deles om et fælles emne. Fiskerinetværket har repræsentanter fra Regelcentret, Center for Skibsteknik og Arbejdsmiljø og Center for Søfarende og Fiskere, Uddannelse samt Skibsregistrering. Netværket har bl.a. bevirket, at der blev bedre sammenhæng mellem de kvalifikationskrav, der uddannelsesmæssigt 18
stilles til fiskerne og reglerne på det tekniske område. Desuden er der opnået et bedre kendskab til hinandens arbejdsområder, hvilket sikrer en bedre kundebetjening i forbindelse med henvendelser fra erhvervet. Under Skibstilsynsrådet er der oprettet flere underudvalg. Et af dem er Fiskeskibsudvalget, som har deltagere fra erhvervet, organisationerne, Grønlands hjemmestyre og Søfartsstyrelsen. Der er et enkelt medlem fra Fiskeskibsudvalget, som også er medlem af Fiskerinetværket i styrelsen, hvilket bevirker, at der er forbindelse mellem erhvervet og det interne netværk. Nogle medlemmer af Fiskerinetværket har næsten dagligt kontakt til Fiskeriets Arbejdsmiljøråd, så inden for dette område er der ligeledes sammenhæng. Medlemmerne af Fiskerinetværket er offentliggjort med telefonnummer og E-mail, så vores kunder har mulighed for at bruge netværksmedlemmerne som indgangsvinkel til kommunikationen med Søfartsstyrelsen på fiskeriområdet. Som yderligere eksempler på deltagelse i netværk kan nævnes ledernetværk på ministerområdet både for yngre ledere og for erfarne ledere samt et velfungerende netværk af personalechefer på hele ministerområdet. Desuden er der et velfungerende netværk blandt controllerne, som også omfatter medlemmer uden for ministerområdet. Endelig bygger styrelsens internationale arbejde på vidtforgrenet globalt netværk med toneangivende personer, som driver den internationale søfartspolitik. Princippet er at vi yder en god og troværdig indsats og får glæde af de andres indsats, viden og støtte Undersøgelser af samarbejdet I 2001 har vi gennemført to kundeanalyser af tilfredsheden med styrelsens synsvirksomhed. Den ene undersøgelse blev foretaget i forhold til syn af fiskeskibe og den anden for syn af passagerskibe. Resultaterne fra begge undersøgelser viser, at der er stor tilfredshed med styrelsens forskellige ydelser i forbindelse med syn af både fiske- og passagerskibe. Resultaterne viser, at medarbejderne er kompetente til deres arbejde, og kunderne er generelt tilfredse med de ydelser, de modtager i forbindelse med et syn. Samtidig viser begge undersøgelser, at specielt rådgivning og vejledning i forbindelse med de afgørelser, der træffes ved syn på skibene, kan blive bedre. Ensartethed i de trufne afgørelser er et andet område, kunderne ønsker forbedret. I slutningen af 2001 blev der også gennemført en kunde- og interessentanalyse på hele det tidligere Erhvervsministeriums område. Som i de to foregående undersøgelser peger resultatet af denne analyse for Søfartsstyrelsens vedkommende på, at medarbejderne i styrelsen vurderes til at være fagligt kompetente, men at rådgivning og vejledning af kunder og interessenter kan forbedres. 19
Endvidere peger undersøgelsen på, at den generelle information fra Søfartsstyrelsen om ydelser og aktiviteter kan blive bedre, og at styrelsen kan blive bedre til at gøre love og bestemmelser mere praktisk anvendelige f.eks. ved at inddrage eksterne parter i lovgivningsarbejdet. Specielt er der fra virksomheder peget på, at vi kan forbedre dialogen med det berørte erhverv og skabe mere åbenhed. Fra søfolks side påpeger man, at Søfartsstyrelsen kan blive bedre til at træffe ensartede afgørelser og forklare om love og regler. Søfartsstyrelsen har allerede taget disse ønsker fra erhvervet til sig på informations- og regelområdet, idet vi nu har ladet et elektronisk nyhedsbrev erstatte bladet Nyt fra Søfartsstyrelsen. Nyhedsbrevet udkommer hver måned og retter sig mod interne og eksterne brugere ved, at brevet både ligger på intranettet og hjemmesiden (www.sofartsstyrelsen.dk). Desuden har vi påbegyndt et arbejde med at etablere en regeldatabase, hvor brugerne skal kunne finde samtlige regler for søfartsområdet. Regeldatabasen forventes at være fuldt etableret og klar til implementering i det daglige arbejde i løbet af 2003. Der vil i det kommende år blive arbejdet med kompetenceudvikling inden for bl.a. formidling, og der arbejdes med et kursus i myndighedsrollen for skibsinspektører. Styrelsens udfordring bliver at levere et specifikt budskab målrettet mod den enkelte kundes behov. Det stiller store krav til den enkelte medarbejders evner, da det kan være svært at omsætte juridiske dokumenter eller tekniske forskrifter til et nemt forståeligt og tilgængeligt sprog. Det er dog lige så væsentligt at være i stand til at formidle krav og afgørelser på en fornuftig måde, når der er tale om afgørelser, der går mod kundens ønsker. 20