Integration med ectrl En oversigt over muligheder

Integration med ectrl En oversigt over muligheder

Indholdsfortegnelse Indledning 4 1. Data ind 5 1.1. Konverteringsværktøjer 5 1.1.1. Datakonvertering 5 1.1.2. Skabelonkonvertering 5 1.2. Dataeksport/-import 6 1.3. XML-integration 6 1.4. Tilknytning af dokumenter 6 1.4.1. Tilknytning vha. dokumenthåndtering 6 1.4.2. Tilknytning vha. scanningsfunktionen 7 1.5. Valutakurser 7 1.6. OIO-modtagelse 7 1.7. Indlæsning af betalingsfil fra bank 7 1.8. EDI 8 1.9. SIE import/eksport 8 1.10. Integration med markedsdata 8 1.11. Factoring 8 2. Data ud 9 2.1. Udlæsning til Excel 9 2.1.1. Kopiering fra tabeller 9 2.1.2. Udskrift af rapporter til fil 9 2.1.3. Udlæsning fra autorapporter 9 2.1.4. Udlæsning fra Brugerelementer 10 2.1.5. Udlæsning vha. specifikationsmodel 10 2.2. Udlæsning via ODBC 10 2.3. Rapporter 10 2.3.1. Udskrift af rapporter 10 2.3.2. Autorapporter 11 2.3.3. Brugerelementer 11 2.4. Konverteringsværktøjer 11 2.5. Dataeksport/-import 12 2.6. Afsendelse af handelsformularer 12

2.6.1. E-mail 12 2.6.2. Elektronisk faktura 12 2.6.3. Tilknytning af dokumenter til afsendelsen 13 2.7. Datafletning 13 2.7.1. Datafletning vha. Dokumentstyring 13 2.7.2. Brevfletning vha. Datakonvertering 13 2.8. SIE import/eksport 14 2.9. Factoring 14 2.10. XML-integration 14

Indledning For at et økonomisystem overhovedet kan anvendes i hverdagen, er det nødvendigt at kunne få data både ind og ud af systemet. Det er derfor vigtigt, at økonomisystemet kan tale sammen med andre systemer, programmer og enheder. Denne vejledning er en oversigt over de muligheder for integration, der gives i ectrl. Denne vejledning beskriver ikke i detaljer anvendelsen af mulighederne. Der henvises i stedet til diverse vejledninger på hjemmesiden www.ectrl.dk om emnerne, eller at man kontakter AxaptaSupport på axaptasupport@deloitte.dk eller på telefon +45 70 33 16 16. 4 Integration med ectrl En oversigt over muligheder

1. Data ind 1.1. Konverteringsværktøjer Der er to konverteringsværktøjer i ectrl, som kan bruges til at importere data til ectrl; data- og skabelonkonvertering. I begge værktøjer kan en række standardskabeloner anvendes til at forenkle processen, men der er forskel på, hvor enkle værktøjerne er at anvende, og hvor avancerede muligheder man har i værktøjet. 1.1.1. Datakonvertering Datakonverteringsværktøjet er det mest avancerede værktøj. Der er to måder at indlæse på: vha. standardskabeloner stillet til rådighed af IT-Solutions eller ved opbygning af egne konverteringsdefinitioner. Indlæsning vha. standardskabeloner er forholdsvis enkelt, og der findes en række forskellige skabeloner til forskellige tabeller. Hvilke, kan ses under ServiceHosting+/Datakonverteringsværktøj/Skabelon/Skabelon datakonvertering og under punktet Standard. For mere information, se vejledningen: Konverteringsskabeloner. Ved oprettelse af egen konverteringsdefinition matcher man data fra udlæsningen i det fremmede system med felter i tabellerne i ectrl. Opbygningen af konverteringsdefinitioner fra bunden er kompliceret, da det kræver kendskab til både tabelopbygningen og måden, systemkoden afvikles på. Processen kan forenkles ved at tage udgangspunkt i en af standardskabelonerne, som kopieres og ændres, men det er stadig komplekst og med mulighed for fejl både undervejs og når vedligehold påkræves pga. ændringer i systemet. For mere information, se vejledningen: Konverteringsvejledning. 1.1.2. Skabelonkonvertering Skabelonkonvertering er et forenklet værktøj, som i mange tilfælde vil kunne opfylde behovet for indlæsning. Værktøjet består af en række standardskabeloner, som giver mulighed for indlæsning af forskellige felter, fra forskellige tabeller. Derudover gør en række parametre for konverteringen den enklere at tilpasse uden dyb forståelse for tabelsystemets opbygning. 5 Integration med ectrl En oversigt over muligheder

Man har ligesom i datakonvertering også mulighed for at oprette sin egen konverteringsdefinition i stedet for at anvende standardkonverteringsskabelonen, og man kan heri opsætte, hvilke felter der skal læses i hvilke kolonner. Opsætningen af konverteringsskabelonen vil dog, i modsætning til i datakonverteringsværktøjet, altid tage udgangspunkt i de felter, der findes i standardkonverteringsdefinitionen, og man er begrænset til at anvende de allerede oprettede skabeloner som udgangspunkt. Det er derfor ikke muligt at importere data fra yderligere tabeller. I de tilfælde, hvor det er nødvendigt, er man nødt til at anvende datakonverteringsværktøjet. For mere information, se vejledningen: Skabelonkonvertering. 1.2. Dataeksport/-import Hvis man ønsker en komplet import eller eksport af regnskabet (alle tabeller og al data), er det muligt at kontakte AxaptaSupport, som så, mod betaling, kan anvende værktøjet Dataeksport/-import til dette. Det er også muligt kun at importere eller eksportere dele af regnskabet, men dette kan være meget omfattende. Formatet i de to filer, der importeres fra eller til er enten Binært (Axaptas eget format) eller csv-format, som kan tale sammen med de fleste andre systemer. 1.3. XML-integration Hvis man i sin virksomhed har flere forskellige systemer, som skal udveksle data, eller hvis man i forbindelse med websalg har brug for webintegration, kan XML-integration i ectrl benyttes. Integrationen er enten automatisk eller manuel. Da der pt. er omkring 1.600 tabeller, og der hele tiden kommer nye til, er der ikke lavet en definition af tabellerne. Man kan dog henvende sig til AxaptaSupport og høre nærmere om mulighederne. 1.4. Tilknytning af dokumenter 1.4.1. Tilknytning vha. dokumenthåndtering Det er muligt at tilknytte filer til poster i ectrl. Dette gøres ved hjælp af dokumentstyringsfunktionen. Korrespondance og filer, som ikke er oprettet i ectrl (fx gamle Word-dokumenter, tegninger og lignende), kan tilknyttes til fx den relevante kunde. Man kan tilknytte billeder af en vare til varenummeret, eller købs- og salgs- eller projektaftaler til henholdsvis kreditorer, debitorer eller projekter. Bemærk: Fordi dokumentet bliver vedhæftet selve posten, vil dokumentet ikke være synligt fra andre poster på samme bilag, hvis der fx er tale om en post i en kladde. Det vil heller ikke være synligt fra andre moduler hvis dokumentet hæftes til en post i en kladde, vil dokumentet ikke være tilgænge- 6 Integration med ectrl En oversigt over muligheder

ligt, hvis man står på den tilsvarende post på kontoen, der er bogført på. Der henvises i stedet til scanningsfunktionen i kap. 1.4.2. I ganske få tilfælde kan dokumentet dog ses fra andre steder end selve posten: hvis der er tale om en form for forløb: salgsordre, indkøb og projekt. Det betyder, at når ordren oprettes, og dokumentet tilknyttes, inden ordren bogføres, vil dokumentet efter bogføring også ses på posten i fakturajournalen. For mere information, se vejledningen: Tilknytning af dokumenter 1.4.2. Tilknytning vha. scanningsfunktionen Det er muligt at tilknytte dokumenter og filer til et bilag vha. scanningsfunktionen i ectrl. Dokumentet kan derved ses ved samtlige referencer til bilaget. Det er muligt at indlæse dokumenter, som bilag så kan oprettes på baggrund af, fx ved indscanning af kreditorfakturaer på papir, eller fakturaer modtaget fx på e-mail som en vedhæftning eller i Dropbox eller tilsvarende. Det er også muligt at anvende scanningsfunktionen til at tilknytte dokumenter af forskellig art til allerede oprettede bilag, selvom dokumenterne ikke er indscanninger. Dokumenterne udpeges eller trækkes da direkte ind på bilagene. For mere information, se vejledningerne: Tilknytning af dokumenter, Scannerløsning og Opretning af bilag fra dokumenter. 1.5. Valutakurser Det er muligt at sætte ectrl op til at opdatere valutakurser ved blot et enkelt klik. Kursen hentes fra fx European Central Bank (ECB), og de kurser, som ectrl er sat til at opdatere, bliver oprettet med den nyeste kurs pr. dags dato. For mere information, se vejledningerne: Nem opdatering af valutakurser med Web-valuta og WEB valuta. 1.6. OIO-modtagelse I ectrl modtages de elektroniske fakturaer i en indbakke, hvorfra de kan overføres til en kladde. Html-filer og scanninger af fakturaen er koblet på fakturaen i indbakken, men hvis der er sendt særlige dokumenter med udover dette, vil de komme i dokumentindbakken, hvorfra de kan kobles til relevante fakturaer. For mere information, se vejledningerne: Ny hjælpekolonne i indbakken og Modtagelse af elektronisk fakturering. 1.7. Indlæsning af betalingsfil fra bank Det er muligt at hente en betalingsfil fra banken ind i en betalingskladde. Herinde udligner ectrl automatisk indbetalingerne med den oprindelige 7 Integration med ectrl En oversigt over muligheder

faktura i ectrl gennem referencen til fakturanummeret i FIK-koden på betalingen. Der tages højde for kasserabat, hvis kunden er berettiget til dette. For mere information, se vejledningen: Betalingsfil på debitorer. 1.8. EDI Der er i ectrl mulighed for at anvende EDI til at udveksle data mellem to systemer. Funktionen og opsætningen ligger under ServiceHosting+/EDI. For information herom, kontakt venligst AxaptaSupport. 1.9. SIE import/eksport Det er i ectrl mulig at importere og eksportere finansposter i det svenske format SIE. Funktion og opsætning ligger under ServiceHosting+/SIE. For information herom, kontakt venligst AxaptaSupport. 1.10. Integration med markedsdata Arbejdet med markedsdata i ectrl kan både foregå fra debitor-, kreditor og CRM-modulet, eller man kan anvende modulet direkte fra ServiceHosting+/Markedsdata. Man kan søge og filtrere i informationerne hentet fra markedsdata og efterfølgende gemme det som en fil, fx til brug i brevfletning, eller man kan opdatere eller oprette nye oplysninger på eksisterende debitorer mv. direkte fra markedsdata. For mere information, se vejledningen: Markedsdata. 1.11. Factoring P.t. er der i ectrl mulighed for debitorfinansieringsaftaler med Midt Factoring, Nordea Factoring og PayEx Factoring. Ved at opsætte betalingsmåden på de relevante debitorer med en factoringkode, er det let at oprette en betalingskladde, hvorfra man kan oprette en fil, der uploades til factoring-samarbejdspartneren. Herefter bogføres kladden. De åbne poster på debitorerne udlignes nu, og et åbent tilgodehavende oprettes på kontoen for factoring-samarbejdspartneren. Når beløbet modtages fra factoring-samarbejdspartneren, udlignes det på dennes konto i stedet. For mere information, se vejledningen: Factoring brugervejledning til Midt Factoring, eller kontakt AxaptaSupport. 8 Integration med ectrl En oversigt over muligheder

2. Data ud 2.1. Udlæsning til Excel Der er flere måder at udtrække data til Excel på, så man kan arbejde videre med dem ved fx at tilføje grafer og nøgletal i forbindelse med balancen, eller så man efterfølgende kan gemme data i et andet format, fx som en csv-fil. 2.1.1. Kopiering fra tabeller Al data vist i tabeller kan hurtigt kopieres til Excel. Det kan eksempelvis være alle danske debitorer, som man ønsker at kopiere for at kunne foretage brevfletning med Word, eller posteringer på en finanskonto eller debitor, som man ønsker at afstemme i Excel. Kopieringen sker med standard Windows-funktionalitet: markér de ønskede linjer i tabellen i ectrl, evt. efter en filtrering så kun relevante poster vises. Vælg nu Ctrl+C (kopier), og indsæt markeringen i Excel med Ctrl+V (indsæt). For mere information, se vejledningen: Samspillet mellem ectrl og Excel 2.1.2. Udskrift af rapporter til fil Alle rapporter i ectrl kan hentes ind i Excel, så man kan arbejde videre med dem der. Dette gøres ved at udskrive den relevante rapport til en fil med filformat HTML eller ASCII og derefter trække filen ind i en åben fil i Excel. Bemærk: Man kan også vælge at udskrive rapporten til skærm først, for derfra at udskrive den til en fil og trække den ind i Excel. For mere information, se vejledningen: Samspillet mellem ectrl og Excel. 2.1.3. Udlæsning fra autorapporter I forbindelse med udskrift af autorapporter er der lavet en direkte genvej til at udskrive til Excel. Benyt knappen Excel eksport og en af de tre muligheder: Excel medtag total, Excel ingen total eller Excel ny udvælgelse. For mere information, se kap. 2.3.2. om autorapporter eller vejledningen: Autorapportudskrift. 9 Integration med ectrl En oversigt over muligheder

2.1.4. Udlæsning fra Brugerelementer I forbindelse med kørsel af en rapport fra Brugerelementer er der lavet en direkte genvej til at eksportere data til Excel: knappen Excel. For mere information, se kap. 2.3.3 om Brugerelementer. 2.1.5. Udlæsning vha. specifikationsmodel Specifikationsmodellen er et værktøj, som kan anvendes til at udskrive finansielle data (balancer og stamdata for virksomheden) til Excel, som efterfølgende kan viderebehandles, som man måtte ønske det, fx til årsrapportering. Før eksporten kan foretages, skal der foretages en opsætning af, hvilke data man vil have med, og hvordan det skal præsenteres. For mere information, se vejledningen: Udlæsning til Excel. 2.2. Udlæsning via ODBC Det er muligt at udlæse via ODBC fra autorapporter i ectrl (se også kap. 2.3.2). Benyt knappen Excel eksport og dernæst ODBC ny udvælgelse. Bemærk: Vær særlig opmærksom hvis du anvender en 64-bit pc, da du så skal vælge den rigtige udgave af ODBC, som passer til Axaptas 32-bit. 2.3. Rapporter Der er i ectrl en lang række standardrapporter til fri afbenyttelse. Man finder rapporterne i de forskellige moduler under menupunktet Rapporter. Nogle af rapporterne er beskrevet på hjemmesiden www.ectrl.dk. Vælg fanebladet Kom godt i gang og derefter det relevante modul. Udover standardrapporterne findes endnu en række særligt til ectrl udviklede rapporter under ServiceHosting+/Layout Designer/Rapporter. For information herom, se vejledningen: De hemmelige rapporter. For generel information, se hjemmesiden www.ectrl.dk under Support/Ofte stillede spørgsmål/generelt om rapporter. 2.3.1. Udskrift af rapporter I alle rapporter er det muligt via knappen Indstil at bestemme, hvordan rapporten skal udskrives. De forskellige muligheder er: Skærm: udskriften vises på skærmen, hvorfra der eventuelt igen kan vælges udskriv. E-mail-modtager: den lokale e-mailklient (fx Outlook) åbnes, og en ny mail oprettes med rapporten som en vedhæftet fil ofte i filformatet PDF. 10 Integration med ectrl En oversigt over muligheder

Fil: følgende filformater kan vælge: ASCII, RTF, HTML eller PDF. Ved HTML eller ASCII kan filen bagefter trækkes ind i Excel og viderebearbejdes. Udskriftsarkiv: rapporten gemmes i et arkiv, hvorfra den senere kan hentes (på værktøjslinjen vælges Værktøjer/Udskriftsarkiv). Printer: her kan vælges mellem de printere, der er adgang til via computeren. 2.3.2. Autorapporter Autorapporter er en mulighed for at danne sine egne, simple rapporter fra en hvilken som helst tabel i ectrl. Åbn først tabellen og vælg derefter printerikonet i værktøjslinjen eller Ctrl+P. Følgende muligheder er tilgængelige: Åbn en allerede oprettet autorapport fra listen over aktuelle rapporter for den valgte tabel (eventuelt standardrapporten Auto-rapport) Hent en autorapport, som en anden bruger fra samme brugergruppe har oprettet (Rediger/Hent fra Bruger) Opret en ny autorapport (Rediger/Ny). Autorapporten kan også udskrives til Excel under Excel eksport. Bemærk: Man kan kun arbejde med én tabel ad gangen man kan fx ikke arbejde både med kunder og de underliggende posteringer. Her henvises til det mere avancerede værktøj Brugerelementer. For mere information, se vejledningen: Autorapportudskrift. 2.3.3. Brugerelementer Den mest avancerede form for rapporter kan man lave vha. værktøjet Brugerelementer. Funktionaliteten finder man under Værktøjer/Bruger elementer, hvorfra man kan køre allerede oprettede rapporter eller selv oprette nye, avancerede rapporter under Avanceret/Guiden Rapport (A). Rapporterne kan udskrives direkte til Excel via knappen Excel. Bemærk: Oprettelse af nye rapporter under Brugerelementer forudsætter udførligt kendskab til ectrl s database-/tabelstruktur. IT-Solutions kan dog mod betaling være behjælpelig med oprettelse af specifikke rapporter. 2.4. Konverteringsværktøjer Der er to konverteringsværktøjer i ectrl, som kan bruges til at eksportere data ud af ectrl data- og skabelonkonvertering. Begge værktøjer kan ligeledes anvendes ved import til ectrl, og da funktionaliteten er forholdsvis ens, henvises til kap. 1.1 for beskrivelser af værktøjerne. 11 Integration med ectrl En oversigt over muligheder

2.5. Dataeksport/-import Der henvises til kap. 1.2 for oplysninger om dette. 2.6. Afsendelse af handelsformularer I ectrl er der flere muligheder for at afsende debitorformularer, såsom fakturaer, til sine kunder, enten som en e-mail (kap. 2.6.1) eller som elektronisk faktura (kap. 2.6.2). I afsendelsesmodulet (LD-afsendelse), er det muligt at sætte en fast opsætning op, som gælder for enten alle debitorkonti, for en gruppe af debitorer eller for en bestemt debitor. I den udvidede fakturajournal kan man uden forudgående opsætning oprette e-mails med fakturaer som vedhæftninger, eller man kan gemme fakturaen som en elektronisk faktura til videreekspedering til kunden. Hvis man sender mange fakturaer, vil afsendelsesmodulet sandsynligvis være bedst at anvende. Dernæst er det muligt at knytte dokumenter til afsendelserne (kap. 2.6.3). For mere information, se vejledningerne: Afsendelse af debitorformularer, Fakturajournalen, nye muligheder og Afsendelsesmodulet. 2.6.1. E-mail Det er muligt at opsætte e-mailafsendelsen som enten automatisk eller delvis automatisk, hvor formularen vedhæftes en e-mail, typisk som en pdf-fil, og hvor e-mailen afsendes enten fra serveren med en fast defineret e- mailadresse eller fra det lokale mailprogram (eventuelt Outlook). 2.6.2. Elektronisk faktura Der er i ectrl mulighed for at sende elektroniske fakturaer i både OIO-UBL (krav til handel med offentlige myndigheder) og det ældre OIO-XML. Inden for begge kategorier findes forskellige undergrupperinger, så der kan sendes til kunder, som anvender forskellige tolkninger af standarderne af formaterne. Der er tre forskellige måder at afsende fakturaerne på elektronisk, og ectrl understøtter dem alle: Til andre ectrl-kunder (gratis og uden om VANS-leverandører). Nemhandel uden om VANS-nettet. Her oprettes XML-filen og gemmes på computeren, og man sørger derefter selv for at e-maile filen til kunden eller uploade den, fx direkte til kundens hjemmeside. Gennem VANS-leverandør (ectrl samarbejder med KMD). Kunden skal ligeledes have forbindelse til VANS-nettet. For mere information, se vejledningerne i kap. 2.6 og Opsætning af elektronisk fakturering, Flere EAN-numre på samme debitor, Nemhandel Sådan 12 Integration med ectrl En oversigt over muligheder

danner du en xml-fil og Udvidet vejledning til afsendelse af elektroniske fakturaer. 2.6.3. Tilknytning af dokumenter til afsendelsen Der er to forskellige steder, hvor man kan knytte dokumenter/filer til sine afsendelser: i afsendelsesmodulet eller vha. dokumentstyring. Under tilknytning i Afsendelsesmodulet tilknyttes dokumentet en specifik afsendelsesopsætning, og det bliver derefter automatisk sendt med, hver gang den specifikke afsendelsesopsætning bliver anvendt. På den måde kan man på en enkelt måde, hvis ens afsendelsesopsætning er enkel, sende samme dokument ud til en lang række debitorer. Man kan ligeledes lave datoafgrænsning på, hvornår dokumentet skal sendes med, fx ved julehilsner eller tidsbegrænsede tilbud. Under tilknytning vha. dokumentstyring tilknytter man dokumentet til den specifikke post vha. dokumenthåndtering. Hvis man tilknytter et dokument af en af LD-dokument-typerne, bliver dokumentet automatisk sendt med, når posten bliver afsendt med LD-afsendelse, hvis opsætningen for posten svarer til dokumenttypen. Hvis LD-afsendelsen er sat op til email, kan man tilknytte næsten enhver form for dokument. For OIO-afsendelse er det mere begrænset, hvilke typer filer/dokumenter, der kan sendes med. For mere information, se vejledningerne: Afsendelse af debitorformularer og Tilknytning af dokumenter. 2.7. Datafletning Der er flere måder, hvorpå man kan anvende data trukket ud af ectrl i forbindelse med dokumenter og breve. Nedenfor er beskrevet to: datafletning vha. Dokumentstyring og brevfletning vha. Datakonvertering. 2.7.1. Datafletning vha. Dokumentstyring Det er muligt at oprette dokumenter i MS Word og MS Excel på baggrund af data fra ectrl. Dette gøres ved at oprette en skabelon i fx Word, og i denne oprette bogmærker, der efterfølgende knyttes til tabeller i ectrl, så dataene indsættes de rigtige steder. For mere information, se vejledningen: Flet data fra ectrl ind i eksterne dokumenter. 2.7.2. Brevfletning vha. Datakonvertering Det er muligt at anvende brevfletningsværktøjet i Word til at indsætte data (fx kundedata) fra ectrl i fx et standardbrev. Først udlæses data fra ectrl vha. datakonverteringsværktøjet. Herefter tilføjes datakilden til dokumentet i Word, som nu kan flette relevante data ind i dokumentet. 13 Integration med ectrl En oversigt over muligheder

For mere information, se vejledningen: Brevfletning med data fra ectrl. 2.8. SIE import/eksport Der henvises til kap.1.9 for oplysninger om dette. 2.9. Factoring Der henvises til kap. 1.11 for oplysninger om dette. 2.10. XML-integration Der henvises til kap. 1.3 for oplysninger om dette. 14 Integration med ectrl En oversigt over muligheder

Om Deloitte Deloitte leverer ydelser inden for Revision, Skat, Consulting og Financial Advisory til både offentlige og private virksomheder i en lang række brancher. Vores globale netværk med medlemsfirmaer i mere end 150 lande sikrer, at vi kan stille stærke kompetencer til rådighed og yde service af højeste kvalitet, når vi skal hjælpe vores kunder med at løse deres mest komplekse forretningsmæssige udfordringer. Deloittes ca. 182.000 medarbejdere arbejder målrettet efter at sætte den højeste standard. Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til www.deloitte.com/about for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer. 2013 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited