REFERAT KVALITETSSTYRINGSUDVALG, Kl. 08:30 Henrik Boesens kontor - Ledelsens gennemgang
Medlemmer Henrik Boesen Jacob Preil Andersen Katrine Yde Thomsen Jan Jessen Louise Rasmussen Fraværende Louise Rasmussen Side 332
Indholdsfortegnelse 229. Gennemgang af kvalitetskoordinatorens analyserapport Åbent... 334 230. Gennemgang af Natur- og Miljøchefens statusnotat inkl. målopfølgning Åbent... 336 231. Gennemgang af Driftschefens statusnotat inkl. målopfølgning Åbent... 336 232. Gennemgang af Plan- og Kulturchefens statusnotat inkl. målopfølgning Åbent... 337 233. Gennemgang af indsatsområder i forhold til planstrategien udpeget af Teknik- og Miljøudvalget Åbent... 338 234. Økonomisk status for kvalitetsstyringen Åbent... 339 235. Direktørens ord Åbent... 340 236. Revision af kvalitetsstyringshåndbogen herunder politik og mål Åbent... 342 237. Eventuelt Åbent... 342 Underskriftsark... 344 Side 333
229. Gennemgang af kvalitetskoordinatorens analyserapport Åbent Sagsnr. 480-2014-22791 Dok.nr. 480-2014-31341 Kvalitetskoordinatoren har udarbejdet en analyserapport for kvalitetsstyringssystemet. Rapporten beskriver systemets funktion i administrationen, herunder de fordele og ulemper systemet giver, samt forslag til ændringer og forbedringer. Rapporten peger på følgende væsentlige fordele: ISO9001 som redskab er mere anvendeligt i Teknik, Erhverv og Kultur som helhed end kvalitetsstyringsloven. Intern audit er et stærkt værktøj til vidensdeling og til at styrke og effektivisere opgaveflowet afdelingerne imellem. Ikke mindst nu da systemet skal dække alle. Opstart af audit i hele Teknik og Miljø har et stort potentiale, såfremt der afsættes den fornødne tid til det. Fokus på det værdiskabende er prikken over i et. Væsentlige ulemper: Forbedringsforslag fra medarbejderne som input til tavlemøder fra måldagene i 2012 og 2013, eller som fanges i intern audit, kommer ikke ret meget længere end en registrering. Arbejdet med mål og indikatorer er rykket op på ledelsesniveauet og er nok lidt for langt væk fra den enkelte medarbejder til, at de kan styre efter målene. Overvågningsmålene er ikke formuleret så de giver værdi, nogle er endda i modstrid med aftaler i de enkelte afdelinger. Forslag til forbedringer: Ændring til ISO9001 bør styrke fokus på det procesorienterede, og kan, måske især overfor ledelsesniveauet, vise en vej til simplere arbejdsgange på tværs af afdelingerne, men også for de mere komplekse opgaver. Målene der hænger sammen med direktionens strategi- og udviklingsplan og fagchefernes handle- og udviklingsplan kan med fordel gennemgås, så de formuleres så skarpt, at det er muligt at følge en fremdrift og korrigere, hvis noget skrider. Mål som den enkelte sagsbehandler/medarbejder kan arbejde efter i dagligdagen vil kunne tilføre god værdi til systemet og til alle afdelingerne. Forbedringer bør have større ledelsesmæssig fokus og synlighed. Dette kan med fordel kombineres med innovationstankegangen, f.eks. ved at udbrede enkle, simple værktøjer og skabe et rum til arbejdet. Side 334
På baggrund af rapportens konklusioner indstiller Kvalitetsstyringskoordinatoren, at der for det kommende år sættes fokus på følgende: Målene i relation til direktionens strategi- og udviklingsplan, fagchefernes handle- og udviklingsplan og projektgrupperne gøres skarpere. Mål der kan relateres til det enkelte team, eller den enkelte medarbejders dagligdag, vurderes at kunne give stor værdi og vil gøre systemet nærværende i dagligdagen. Der bør igangsættes et udpegningsarbejde. Arbejdet kan med fordel kombineres med at se på vores kerneopgaver og/eller inddrage nogle af innovationsværktøjerne. Løbende forbedringer bør synliggøres bedre og kan samtænkes med innovationsdagsordenen i et vist omfang. Der bør skabes et rum, både bevidsthedsmæssigt og tidsmæssigt til arbejdet. Synergien af mere end 50 hjerner bør kunne udnyttes bedre. Der bør stadig være fokus på at have/skabe et klart overblik over opgavemængder og status i det enkelte team og/eller ved den enkelte medarbejder, så der ikke ophobes bunker og trivslen fremmes. Relevante data kan f.eks. følges i overvågningsmålene, som bør revideres. Kvalitetsstyringsudvalg den Kvalitetsstyringskoordinatorens analyserapport godkendt med følgende bemærkninger: - der arrangeres temamøde om forvaltnings- og offentlighedsloven - der sættes fokus på notatpligt og -kvalitet - der sættes fokus på anvendelse af skabeloner og design - email politikken skal udbygges med afsnit om, hvordan vi kommunikerer internt og eksternt - Marianne Greves resumé/brugerundersøgelse i forbindelse med Taskforce Erhverv indgår som brugerundersøgelse. Bilag 480-2014-61903 KA-14-01 Analyse af kvalitetsstyringssystemet marts 2014 480-2014-56528 målopfølgning på fælles mål Side 335
230. Gennemgang af Natur- og Miljøchefens statusnotat inkl. målopfølgning Åbent Sagsnr. 480-2014-22791 Dok.nr. 480-2014-31422 Der er udarbejdet et statusnotat for Natur- og Miljøafdelingen. Der er fremgang på flere områder, hvor antallet af igangværende sager er reduceret, og sagsbehandlingstiden er forkortet. Særligt bemærkes det, at på vandforsyningsområdet, hvor der i flere år har været en meget lang sagsbehandlingstid, er antallet af aktuelle sager reduceret på nogle sagstyper. Det er resultatet af en flerårig indsats og prioritering. Indsatsen fortsætter, og der er fortsat sagstyper, hvor sagsbehandlingstiden bør reduceres yderligere. I gruppen for industrimiljø, spildevand og affald er der en svag stigning i antallet af aktuelle sager, og der er enkeltsager, der har ligget længe. I forbindelse med en afvigelse er der lavet plan for en afvikling. Ændring af medarbejdersammensætningen vil have en effekt på sagsbehandlingen, og der er ledelsesmæssig fokus på området, bl.a. med deltagelse i prioriteringsmøder. Mål i direktørens eller fagchefens strategi- og handleplan samt målskema til kvalitetshåndbogen viser fremdrift. Der er mål, der har et langt sigte. Disse viser også fremdrift eller alternativt, at målingen foretages senere. Natur- og Miljøchefen indstiller, at gennemgangen godkendes. Kvalitetsstyringsudvalg den Godkendt. Bilag 480-2014-53230 Bilag FS1 Natur og Miljø, fagchefens statusnotat 2013 231. Gennemgang af Driftschefens statusnotat inkl. målopfølgning Åbent Sagsnr. 480-2014-22791 Dok.nr. 480-2014-31423 Side 336
Der er udarbejdet statusnotat for driftsområdet samt fulgt op på de i kvalitetshåndbogen fastsatte mål. Notatet beskriver den generelle status på de forskellige fagområder i Driftsafdelingen. Notatets gennemgås på mødet. På baggrund af statusnotatet indstilles det, at der i det kommende år sættes fokus på følgende: Optimering af brugen af KMD Sag, men henblik på at sikre muligheden for at genfinde og få overblik over sager. Inddragelse af flere sagsområder i kvalitetsstyringen, herunder udarbejdelse af relevante procedurer. Kvalitetsstyringsudvalg den Godkendt med bemærkning om, at notatets bemærkning side 1 om "at der ikke er kommet opgørelse over antallet af alvorlige tilskadekomne..." henviser til 2014. Tallene for 2013 er indrapporteret. Bilag 480-2014-56522 Bilag FS1 Drift, Fagchefens Statusnotat.docx 232. Gennemgang af Plan- og Kulturchefens statusnotat inkl. målopfølgning Åbent Sagsnr. 480-2014-22791 Dok.nr. 480-2014-31424 Plan- og Kulturchefen har udarbejdet et statusnotat og fulgt op på de i kvalitetshåndbogen fastsatte mål. Notatet beskriver den generelle status på sagsbehandlingen i Plan-, Byg- og Beredskabsafdelingen (fra 1. januar 2014 Plan- og Kulturafdelingen). Side 337
Plan- og Kulturchefen gennemgår notatets hovedkonklusioner på mødet. På baggrund af rapportens konklusioner indstiller Plan- og Kulturchefen, at der for det kommende år sættes fokus på følgende: Udarbejdelse af procedurer for lovpligtige brandsyn. Udarbejdelse af procedurer for byggesagsbehandlingen. Udarbejdelse af procedurer for rottebekæmpelse. Udarbejdelse af lokalplaner for uplanlagte sommerhusområder. Det er planen at inddrage udvalgte områder indenfor Kultur og Fritid i kvalitetsstyringen i løbet af 2014. Kvalitetsstyringsudvalg den Godkendt. Bilag 480-2014-46057 Bilag FS1 Plan og Kultur, Fagchefens statusnotat for 2013.docx 233. Gennemgang af indsatsområder i forhold til planstrategien udpeget af Teknik- og Miljøudvalget Åbent Sagsnr. 480-2014-22791 Dok.nr. 480-2014-31425 På Teknik- og Miljøudvalgsmødet den 11. juni 2013 blev Planstrategikortet N6 - Miljørigtig projektering, udvalgt til efterprøvning i perioden 2013-2014. Der er foretaget gennemgang af Bygnings- og Energigruppens administration i forhold til det udvalgt planstrategikort N6 Miljørigtig projektering. Planstrategikortet N7 Reduceret miljøbelastning som ligeledes administreres af Bygnings- og Energigruppen er samtidig blevet gennemgået. Side 338
Konklusionen er, at arbejdet med miljørigtig projektering og reduceret miljøbelastning er i overensstemmelse med kommuneplanstrategien. Der arbejdes målrettet efter de største besparelser, og på det strategiske niveau arbejdes der med energipolitik som en del af Klima- og Energiplanen. Samtidig er der fokus på udarbejdelse af fælles fynske retningslinjer for miljørigtig projektering. Dette samarbejde foregår sammen med Miljøforum Fyn. Teknik- og Miljøudvalget ønskede en tværgående gennemgang af Planstrategikortet B1, Bosættelse. Resultatet viser, at i alle dele af Teknik, Erhverv og Kultur er der fokus på bosætning. Det gælder både strategisk og operationelt niveau. Arbejdet centreres om, hvordan oplevelsen og forholdene for eksisterende og potentielle nye borgere kan optimeres og forbedres. Både økonomisk, praktisk og rekreativt. Resultatet er ikke overraskende, da det er en af de store overordnede satsningsområder, og der ligger i bilaget flere forslag til, hvor det yderligere kan forbedres. Driftschefen; Plan, Byg og Beredskabschefen og Natur- og Miljøchefen indstiller, at gennemgangen godkendes. Kvalitetsstyringsudvalg den Godkendt. Bilag 480-2014-54310 Bilag FS2: Efterprøvning af bygning og energigruppens sagsbehandling i forhold til Planstrategien 480-2014-53232 Bilag FS3 Efterprøvning af et Planstrategikort B1 Bosættelse på tværs af kompetencegrupper 234. Økonomisk status for kvalitetsstyringen Åbent Sagsnr. 480-2014-22791 Dok.nr. 480-2014-31431 Side 339
For 2013 ser økonomien således ud: Drift af Nitob Kurser LEAD Auditor Certificeringsudgifter ISO9001 standard I alt 27.450 kr. 28.900 kr. 16.620 kr. 650 kr. 73.620 kr. Forbruget for 2014 forventes at se ud som følgende: Drift af Nitob Kurser 1 ny auditor Certificeringsudgifter Andet (opgradering til 2015 versionen, ISO9001) I alt 40.000 kr. (gæt, hvis alle er med) 5.000 kr. 25.000 kr. (gæt) 32.000 kr. 102.000 kr. Beløbene er ekskl. moms. Der er afsat 120.000 kr. årligt uden overførselsadgang. Økonomi har bekræftet tallet i marts 2014. Sagen har ikke været forelagt Økonomi og Løn. Til orientering. Kvalitetsstyringsudvalg den Orientering foretaget. 235. Direktørens ord Åbent Sagsnr. 480-2014-22791 Dok.nr. 480-2014-31432 I 2013 fik vi løftet kvaliteten i det overordnede strategiske arbejde ved at udarbejde én udviklingsplan for det samlede direktørområde og udviklingsplaner for hvert fagchefområde. Da direktørområdets udviklingsplan er hængt op på direk- Side 340
tionens udviklingsplan, er der nu en tydelig sammenhæng fra politikker til chefområdernes indsats. I 2013 kom projektgrupperne også rigtig i gang. Projektgrupperne arbejder målrettet med at nå de mål, som fremgår af udviklingsplanerne. I 2013 blev der oprettet en portal, som samler alle dokumenter og informationer, som er væsentlige for kvalitetsstyringen, men som også sikrer, at alle medarbejdere har muligheden for at følge med organisatorisk, både horisontalt og vertikalt. Selve opfølgningen på mål og målskemaet halter fortsat lidt, hvor kvalitetskoordinatoren løbende må rykke for indberetninger. Der mangler også sammenhæng mellem det arbejde, der udføres og de opsatte mål. I 2014 skal der derfor, når der sættes arbejder eller projekter i gang, i langt højere grad fokuseres på at få indarbejdet mål i arbejds- og projektbeskrivelser, herunder også hvilke mål der relateres til i forhold til udviklingsplanerne. Ved årsskiftet skete der en organisationsændring, hvor hele erhvervsindsatsen og Kultur- og Fritidsområdet blev flyttet til Teknik og Miljø, som samtidigt blev omdøbt til Teknik, Erhverv og Kultur. Erhvervsindsatsen, som allerede før årsskiftet var forankret i Teknik og Miljø er hurtigt blevet integreret i den samlede forvaltning. Kultur og Fritidsområdet er kommet godt på plads, men integreringen i den samlede opgaveportefølje i forvaltningen er endnu ikke sket i tilstrækkeligt omfang. Dette skal der derfor arbejdes målrettet med i 2014. Der er i tilknytning hertil aftalt en tidsplan med Plan- og Kulturchefen, hvor team Kultur og Fritid får udarbejdet mål, som efterfølgende indarbejdes i udviklingsplanerne for direktørområdet og fagchefområdet Plan og Kultur. Der er tale om en relativ hurtig proces i første omgang, som senere følges på med en revision af alle udviklingsplanerne i dialog med alle medarbejdere. Det er fortsat vurderingen, at en ISO9001-certificering bibringer rigtig megen værdi i vores arbejde. De procedurer og processer vi beskriver og får systematiseret, skulle vi under alle omstændigheder have beskrevet. At vi kan indbygge hele den målstyring, som der politisk er fokus på, er en meget stor sidegevinst, hvorfor vi indtil videre er langt med målstyringen. Rundturen med Task Force Erhverv til de nordfynske virksomheder viser også, at kvalitetsstyring i forvaltningen giver et fælles sprog med virksomhederne, når de taler om f.eks. produkter og produktudvikling, så er det de samme mål, vi arbejder efter. Igen. Til drøftelse. Side 341
Kvalitetsstyringsudvalg den Godkendt. Der henvises til behandlingen af pkt. 223 for supplerende bemærkninger. 236. Revision af kvalitetsstyringshåndbogen herunder politik og mål Åbent Sagsnr. 480-2014-22791 Dok.nr. 480-2014-31434 Politik, mål og håndbog kan revideres i forbindelse med ledelses gennemgang. ISO9001. Til drøftelse. Kvalitetsstyringsudvalg den Godkendt med bemærkning om, at målene tilrettes den nye udvalgsstruktur. Bilag 480-2014-83329 Bilag 1 Målskema 2014.xlsx 480-2014-83330 Bilag 2 svar og sagsbehandlingstider ny.docx 480-2014-83331 Bilag 3 årshjul ny.docx 480-2014-83332 Bilag 4 kompetencestyringsskema ny.docx 480-2014-83333 Bilag 5 grupper ny.docx 480-2014-83328 Kvalitetsstyringshåndbog 2014-1.docx 237. Eventuelt Åbent Sagsnr. 480-2014-22791 Dok.nr. 480-2014-31442 Side 342
Kvalitetsstyringsudvalg den Taget til efterretning. Side 343
Underskriftsark Møde hævet kl. 10:00 Henrik Boesen Jacob Preil Andersen Katrine Yde Thomsen Jan Jessen Louise Rasmussen Side 344