Alle pårørende var orienteret om tilsynet via et nyhedsbrev, men ingen havde ønsket at tale med tilsynet.

Transkript

1 Regionshuset Viborg Anmeldt tilsyn ved Pilebakken, Pilevej 4, Salten Udført af tilsynsteamet: Trine K. Birkemose og Ellen Brunebjerg den 4. februar 2009 Regionssekretariatet Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel Indledning og formalia Pilebakken, som drives efter 108 i Lov om Social Service, har 26 pladser for mennesker over 50 år med svære psykiske lidelser og/eller demenssygdomme og deraf følgende problemskabende adfærd. Dato Ellen Brunebjerg Tel Ellen.Brunebjerg@ps.rm.dk Side 1 Tilsynsbesøget var varslet jf. vejledningen minimum 6 uger før besøget. Forud for tilsynsbesøget havde botilbuddet fremsendt relevante bilag til tilsynsteamet, hvilket gav et godt grundlag for forarbejdet. På baggrund af opmærksomhedspunkterne er der lavet en kort handleplan, som der blev fulgt op på ved dette besøg. Deltagere i tilsynet n: Jytte Jacobsen, bostedsleder Jette Dürr Kristensen, køkkenleder Lisa Weinreich, afdelingsleder Øst Jette Kleis Petersen, afdelingsleder Vest, daglig sikkerhedsleder : Sygeplejerske, afdeling Vest, SR Social- og sundhedsassistent, afdeling Øst 2, TR Alle medarbejdere var orienterede om tilsynet, og deltagerne var udvalgt af LMU, som er det lokale MED-udvalg. SR er sikkerhedsrepræsentant, TR er tillidsrepræsentant. Navnene er kendt af tilsynsteamet, men udelades i rapporten Alle beboerne var orienterede om tilsynsbesøget via et nyhedsbrev. Udvalgte beboere blev spurgt på dagen, men ingen ønskede at deltage i interview med tilsynet. Alle pårørende var orienteret om tilsynet via et nyhedsbrev, men ingen havde ønsket at tale med tilsynet. Program Tilsynet ankom kl. 9, hvorefter bostedslederen viste rundt i afdeling Øst og i Pilen. Der blev gennemført interviews med ledelse og medarbejdere. Tilsynet kørte igen kl. 14 efter en opsamling med ledelsen.

2 Tilsynets samlede vurdering Pilebakken arbejder struktureret med handleplaner, som dannes på baggrund af døgnrytmeplaner og observationer. Der er kontaktpersonordning med veldefinerede opgaver. Medarbejderne har indflydelse på valg af kontaktpersoner. Der anvendes Bosted System til dagbogsnotater, handleplaner, døgnrytmeplaner mv. oplyser, at vikarer ikke har adgang til Bosted System, og således ikke har adgang til døgnrytmeplaner for de beboere, som de skal arbejde med, I afdeling Øst udskrives planerne derfor. finder hastigheden på nogle computere og adgang til Bosted System langsom, og derfor laves nogle notater i hånden. Tilsynet anbefaler, at der findes en løsning, hvor opdaterede døgnrytmeplaner er tilgængelige for alle medarbejdere. Beboerne inddrages individuelt i deres dagligdag, og medarbejderne aflæser behov og ønsker for de beboere, som ikke kan kommunikere. Der er et velfungerende pårørendesamarbejde. Magtanvendelser registreres, bearbejdes og forebygges struktureret. Der har ikke været klager i Tilsynet fandt de anvendte lokaler rene og ryddelige. Planerne om at flytte madfremstillingen ud i afdelingerne er fremskredne, og medarbejdere fra både køkken og afdelinger er inddraget. Der er desuden inddraget ekspertise fra relevante instanser. Formålet med udflytningen er at give beboerne en større sanseoplevelse og evt. mulighed for at medvirke ved enkle processer i madlavningen. Medicinadministrationen er struktureret, og fejl registreres. Der er igen registreret svind i medicinbeholdningen i en afdeling. Embedslægen har vurderet praksis, og medicinskabene er blevet adskilt for de to grupper, og det registreres, hvem der har nøglen. Der arbejdes målrettet med kompetenceudvikling og især projekt Perlefiskerne kan fremhæves som en metode til at synliggøre tavs viden. Der arbejdes fortsat på at videreudvikle metoder og navnlig dokumentere disse. Arbejdsmiljøet har været præget af manglende kommunikation i en afdeling, og der er sat en proces i gang med en ekstern supervisor ved læringsdage. n har pointeret, at hver medarbejder har et medansvar for arbejdsmiljøet. Som opfølgning på et opmærksomhedspunkt fra seneste tilsynsrapport arbejdes med funktionsbeskrivelser for pædagoger og omsorgsassistenter for at synliggøre deres kompetencer. Pilebakken ændrede ledelsesorganisering i 2007 fra tre afdelingsledere til to, men der er ikke fulgt tilstrækkeligt op i forhold til uddelegering af ansvar til medarbejdere og kontaktpersoner. Tilsynsteamet ser følgende opmærksomhedspunkter Handleplaner: Hvordan kan opdaterede døgnrytmeplaner være tilgængelige for alle medarbejdere? Samarbejde: Hvordan kan ledelsens organisering og uddelegering af ansvar til medarbejdere og kontaktpersoner gøres mere tydelig? Side 2

3 Den generelle faglige indsats Kerneydelsen Målgruppe: Pilebakken er et botilbud for mennesker i aldersgruppen over 50 år, der som følge af deres sindslidelse eller demens har brug for en længerevarende, specialiseret indsats i et rummende, støttende og omsorgsgivende miljø. Visitation/matchning: I forbindelse med matchning tager bostedslederen på forbesøg og taler med en potentiel beboer, dennes pårørende og personale på nuværende bosted. Når indflytningsdatoen nærmer sig, tager kontaktpersoner fra Pilebakken på besøg på bostedet og får information fra kontaktpersonerne. Kontaktpersoner følger som udgangspunkt boligen på Pilebakken, men nogle gange vælger afdelingslederen en kontaktperson ud fra særlige kompetencer eller af hensyn til fordeling af arbejdsopgaver. Hver beboer har en dag- og en aftenvagt som kontaktpersoner. Hver medarbejder er kontaktperson for to eller tre beboere., som er praktikvejledere, er kontaktperson for én beboer, men det ønsker nogle medarbejdere ændret, da de synes kerneopgaven tages fra dem. Kontaktpersonernes opgaver vedr. beboerne er beskrevet i detaljer: Det omfatter bl.a. medicin og indkøb af tøj. Ved indflytning skal de købe en blomst, lave udkast til døgnrytmeplan og tage 3-måneders samtale med pårørende. Der er særlige forpligtelser ved dødsfald og begravelse. Fordeling af kontaktpersoner til beboere kan drøftes på afdelingsmøde. Det tages i betragtning, om kontaktperson og beboer fungerer sammen, da det ikke er frugtbart for nogen, hvis beboeren ikke bryder sig om sin kontaktperson. Der kan også være beboere, som foretrækker en kontaktperson af et bestemt køn. Handleplan/opholdsplan: Pilebakken har materiale vedrørende beboerne registreret i Bosted System. Bosted anvendes i det daglige fx til dagbogsnotater, og målene for den enkelte beboer ligger på forsiden. Pilebakken arbejder ikke med delmål, men ud fra handleplanmøder laves konklusioner, som træder i stedet for kommunernes 141 handleplaner. Konklusionerne er gældende for det kommende år, og bostedslederen mener, der kan udarbejdes delmål på baggrund af disse konklusioner. Handleplanen opbygges bl.a. ud fra observationer. Døgnrytmeplanen er en grundpille i handleplanen. I dagbogsnotaterne noteres afvigelser og ting af væsentligt betydning. Hverdagsbegivenheder behøver der ifølge bostedslederen ikke skrives meget om, men hun har forståelse for, at medarbejderne gerne vil fortælle kollegaer om beboernes gode oplevelser. Afdelingslederen kan bede kontaktpersoner sætte sig sammen og drøfte en beboer. Beboerne drøftes ved månedlige afdelingsmøder, hvor der tages et par beboere op efter afdelingslederens valg, og der findes beboere til drøftelse med psykiateren, som kommer på Pilebakken hver 14. dag. Side 3

4 Den generelle faglige indsats Kerneydelsen Alle beboere gennemgås med psykiater to gange årligt. Ifølge medarbejderne tages udgangspunkt i den handleplan, som beboeren havde på det tidligere bosted. Der bliver ikke skrevet døgnrytmeplan fra starten, men det registreres, hvordan beboeren har det. Døgnrytmeplanen skrives først, når der kan ses et mønster i dagene, måske efter en måned. Døgnrytmeplanerne er udførlige beskrivelser på alle beboere, som skal ligge i Bosted System. Medarbejderne mener ikke, alle er kompetente til at søge alle informationer i Bosted System, og vikarer har slet ikke adgang. Siden Bosted System er implementeret, har nogle medarbejdere arbejdet uden at have set planer mv. På afdeling Øst printes døgnrytmeplanerne derfor ud og opbevares sammen med medicinskemaer i et ringbind. Derved kan alle medarbejdere se planerne, før de går i gang med arbejdet. På afdeling Vest er det kun medicinlister, som er printet, og det medgiver medarbejderen er en svaghed, hvis der afløses på tværs af afdelingerne, eller der er vikarer på vagt. Medarbejderne mener meget har ændret sig på et år i forhold til brug af Bosted System, hvor alle daglige notater og status nu ligger. Men der er forskel på, hvor godt medarbejderne kan håndtere systemet. Når der sættes nye mål for en beboer, benyttes dokumenteringsprogrammer (evaluering) typisk over 14 dage, hvor en problemstilling undersøges. Listen hertil ligger i papirform på kontoret med navn på, og kontaktpersoner har ansvaret for at igangsætte og samle sammen på notaterne. En medarbejder synes, dette system er vefungerende. På afdeling Vest er der en særlig mappe til dokumentation, som er håndskrevet. Det skyldes til dels, at der kan være kø for at komme til at skrive på pc. Medarbejderne synes især Bosted System kunne være lettere tilgængeligt, og pc-erne i køkkenet er langsomme. Brugerinddragelse: Beboere har ikke kompetencer til at anvende Bosted System. Der er ingen pårørende, som har ønsket at følge med i beboerens dagligdag via Bosted System. Opfølgning på handleplaner og mål: Pt. er det et problem at Word-dokumenter ikke kan tilrettes inde i Bosted System, men det skulle Bosted-opdateringen til april løse. Metodisk/pædagogisk tilgang og omsætning: Gennem Perlefiskermetoden har Pilebakken registreret arbejdsmetoder under følgende overskrifter: Relationsarbejde; hhv. personalets og beboers andel Døgnrytmer Aktiviteter Skærmning/grænsesætning Tilpasset kommunikation Faglig viden Side 4

5 Den generelle faglige indsats Kerneydelsen Pårørendesamarbejde Fysiske rammer Magtanvendelse/omsorgssvigt Observationer Personale, der arbejder på Pilebakken, skal kunne Udviklingstendenser: Beboergruppen ændres i retning af flere med psykiske sygdomme og flere diagnoser, og færre med demenssygdomme, som kommunernes specialtilbud i dag kan håndtere. n ser tre store udviklingsprojekter i 2009, nemlig køkkenprojektet, det Sociale Indikator Projekt (SIP) og Den Danske KvalitetsModel (DDKM). Der var møde dagen før tilsynsbesøget bl.a. om SIP, som fordrer en del dokumentation. synes ikke, de har tid til at dokumentere mere. Bostedslederen vurderer, at medarbejderne er gode til at dokumentere, og derfor er det vigtigt at finde ud af, hvad der skal dokumenteres. Den generelle faglige indsats Beboere/pårørende samarbejde og inddragelse n Beboersamarbejde beboerråd, husmøder: Pilebakken har ikke noget nedskrevet om brugerinddragelse, men tilbyder et kravløst samfund, hvor brugerinddragelsen er individuel. Det er meget individuelt, om beboerne kan kommunikere om deres ønsker og behov. Der er stor variation i aktivitetsbehovet: En beboer har brug for aktiviteter kontinuerligt og kan løse pedelopgaver, mens andre beboere hygger sig med at tale med en anden, og ikke tåler mange aktiviteter. Der tilbydes aktiviteter hver dag, og hver tirsdag er der eksempelvis cafe i dagligstuen. Efter sommerferien bliver det udvidet til to gange ugentligt. Aktiviteterne kræver en del personale, da mange af beboerne har behov for støtte. Pårørendesamarbejde generelt, pårørenderåd: Regionens nye koncept om pårørendesamarbejde ligger tæt op ad Pilebakkens praksis. Pilebakken holder pårørendesamtale hver tredje måned efter indflytning, og den tidlige kontakt til pårørende skal nu dokumenteres. Det respekteres, hvis en beboer ikke ønsker, at pårørende bliver inddraget. I så fald vil bostedslederen informere pårørende generelt om Pilebakkens arbejde og aktiviteter. og ledelse yder støtte til at vedligeholde og genskabe kontakt til pårørende. Medarbejderne forsøger at aflæse beboernes ønsker om fx aktiviteter eller oplevelser. For nogle beboere er det pårørende, som udøver indflydelse på vegne af deres familiemedlem. Tilbuddet informerer pårørende forud for statusmøder. I dagligdagen øn- Side 5

6 Den generelle faglige indsats Beboere/pårørende samarbejde og inddragelse sker nogle pårørende blot information om overordnede ting, som ændringer i sygdomsbilledet eller medicinændringer. Af og til kan pårørende kommentere mangler fx i beboerens personlige hygiejne, hvortil medarbejdere replicerer, at der arbejdes med det. Medarbejderne betragter pårørende som en ressource; en videnskilde om livet, som er gået forud. Medarbejderne inddrager ikke pårørende i konflikter omkring hygiejne og vil gerne vise de pårørende, at de kan lide at arbejde med beboerne på Pilebakken. Den generelle faglige indsats Magtanvendelser og håndtering af klager n Magtanvendelser Bostedslederen afleverer statistik, hvoraf det fremgår, der har været 22 magtanvendelser i 2008 og kommenterer, at magtanvendelser ikke helt kan undgås. Det er medarbejdernes opgave at hjælpe en person, som ikke kan hjælpe sig selv. Det sker ved at tage ansvaret for beboeren, eksempelvis ved en fastholdelse og føring af en beboer, som udsætter sig for fare i trafikken eller som er udadreagerende overfor en medbeboer. Der er kommet en del nye medarbejdere i afdeling Øst, for hvem det er nyt at arbejde med demente, og det er gået godt. Den pædagogiske tilgang er ifølge afdelingslederen, at hvis det ikke kan lade sig gøre nu, så forsøges igen senere. Alle registreringer af magtanvendelser er blevet sendt til psykiatridistriktet i 2008, og Pilebakken har fået tilbagemeldinger på dem alle. Èn er ikke blevet godkendt som magtanvendelse, men er vurderet at være mindst indgribende for at beskytte en beboer. Der er altid dialog mellem de involverede medarbejdere efter en magtanvendelse, og hvis en medarbejder finder en episode grænseoverskridende, så bliver det indberettet som magtanvendelse. Det er ledelsens hensigt, at medarbejderne ikke skal gå med en usikkerhed om, hvorvidt de har gjort noget forkert. Efter magtanvendelser vurderer ledelse og medarbejdere, hvad der kan forsøges, før der foretages en magtanvendelse næste gang. Eleverne har nylig fået undervisning om magtanvendelser, og de mener, der er en lav tærskel for indberetning af magtanvendelser på Pilebakken. Klager Der har ikke været nogen klager i Nogle pårørende har undret sig over en huslejestigning, hvilket kan ske hvis en beboer får udbetalt kapitalpension, som indgår i formue og dermed beregning af husleje. Side 6

7 Medarbejderne fortæller, at de ofte drøfter med kollegaer, hvordan de skal handle i forhold til en beboer, for at undgå magtanvendelser. Det kan være afledning, fx ved at følge beboeren på stuen. Yderdøren låses efter aftale kl. 17 hver dag. Medarbejderne er opmærksomme på, at hvis døren låses tidligere for at hindre beboere i at forlade Pilebakken, vil det være en magtanvendelse, som skal indberettes. Der kan være beboere, som vil gå ud, fordi de ikke kan finde en medarbejder i den aktuelle situation. Medarbejderne fortæller, at magtanvendelser ikke fylder meget i afdeling Vest, mens enkelte beboere kan fylde en del i Øst. Den generelle faglige indsats Tilsynets bemærkninger Pilebakken arbejder struktureret med handleplaner, som dannes på baggrund af døgnrytmeplaner og observationer. Der er kontaktpersonordning med veldefinerede opgaver. Medarbejderne har indflydelse på valg af kontaktpersoner. Der anvendes Bosted System til dagbogsnotater, handleplaner, døgnrytmeplaner mv. oplyser, at vikarer ikke har adgang til Bosted System, og således ikke har adgang til døgnrytmeplaner for de beboere, som de skal arbejde med, I afdeling Øst udskrives planerne derfor. finder hastigheden på nogle computere og adgang til Bosted System langsom, og derfor laves nogle notater i hånden. Tilsynet anbefaler, at der findes en løsning, hvor opdaterede døgnrytmeplaner er tilgængelige for alle medarbejdere. Beboerne inddrages individuelt i deres dagligdag, og medarbejderne aflæser behov og ønsker for de beboere, som ikke kan kommunikere. Der er et velfungerende pårørendesamarbejde. Magtanvendelser registreres, bearbejdes og forebygges struktureret. Der har ikke været klager i De fysiske og sundhedsmæssige rammer Bygninger og udenomsarealer Rundvisning/ Tilsynets beskrivelse Tilsynet fik en rundvisning i afdeling Øst, hvor beboerne spiste morgenmad i spisestuerne. Der er pt. lukket mellem de to bogrupper for at skærme enkelte beboere. På Øst 1 er et aktivitetsrum inddraget til en beboer i overbelægning. På afdelingslederens kontor sættes et skab op med udsugning til en ny printer. På Øst 2 er beboergangen uden pynt eller planter, da en beboer med udadreagerende adfærd kan finde på at kaste med tingene. Køkkenet i Øst 2 skal indrettes til madfremstilling til hele afdeling Øst. Der Side 7

8 De fysiske og sundhedsmæssige rammer Bygninger og udenomsarealer er opsat vaskbart loft, og der skal sættes opvaskemaskine, større ovn og køleskab ind. Tilbuddet vælger at få opvaskemaskinen hævet fra gulvet aht. ergonomien. I dagligstuen, som ligger overfor indgangen, tilbydes aktiviteter, fx spil eller vaffelbagning. Der er købt flere flytbare skærme, som kan anvendes til at begrænse indtryk for beboere efter behov. Tilsynet så også sidebygningen Pilen, hvor Silkeborg Kommune har afsluttet lejemålet. På 1. sal er der et møderum til max. 15 personer samt 3 mindre grupperum. Det ene grupperum skal indrettes som gæsterum med sovebriks. Der er adgang til en balkon, hvor medarbejdere må ryge. Lokalerne i stuen er ikke istandsat, men der er ifølge bostedslederen mulighed for at indrette op til 4 boliger. Pt. bruges det til opbevaring af nyindkøbt cykel til to med hjælpemotor. Udenfor er der et drivhus og højbede. Køkkenprojektet medfører store forandringer, men alle medarbejdere er positive overfor, at madlavningen kommer tættere på beboerne og kan blive en del af dagligdagen. Aftenvagterne har overfor bostedslederen udtrykt bekymring for, hvad ændringerne vil betyde for deres arbejdsdag. Der deltager medarbejderrepræsentanter i planlægningen af køkkenprojektet. Levnedsmiddelstyrelsen, HR Arbejdsmiljø og BST Køkken har været rådgivere ved indretning af køkkenerne, som forventes klart til september. Hvis der skal varsles omlægning af arbejdsopgaver bliver det udsat. Nogle køkkenmedarbejdere vil få ændrede arbejdsopgaver, og køkkenlederen arbejder sammen med bostedslederen på et forslag til arbejdsdeling/- plan med en 6-ugers rulleplan. Medarbejderne i køkkenet skal desuden have kendskab til beboerne og til plejepersonalets opgaver. Afdelingslederen for Vest, som er daglig sikkerhedsleder, har undersøgt behovet for at bruge loftlifte jf. opmærksomhedspunkt fra sidste tilsynsrapport: Hjælpemidler. På Pilebakken er det generelt fravalgt at installere loftslifte. Tilsynet finder det tilrådeligt, at tilbuddet undersøger og klarlægger forflytningsopgaverne og dernæst vælger bedst egnede metoder. En konsulent fra en leverandør har været på besøg, drøftet forflytningsopgaver og givet et tilbud. Bygningerne kan bære loftlifte, men vurderingen er at de nuværende forflytningshjælpemidler er tilstrækkelige. Der er pt. fem plejekrævende beboere, for hvem loftlift kunne være relevant, men de afventer alle udvisitering til en ledig plads på et plejehjem eller pårørendeaccept af flytning. Sikkerhedslederen er tilfreds med at have opdateret sin viden om loftlifte. Medarbejderne synes rammerne fungerer godt efter den tidligere ombygning. Side 8

9 De fysiske og sundhedsmæssige rammer Bygninger og udenomsarealer De forventer, at de nye køkkener vil give uro i afdelingerne, men ser frem til at drøfte de nye muligheder for at beboere kan medvirke i madlavningen. Køkkenpersonalet har været gode til at tilrettelægge maden i forhold til beboernes ønsker, hvilket forventes at fortsætte i de nye køkkener. Der forventes nogen varetransport på gangene i afdelingerne med råvarer og affald, hvilket kan påvirke beboerne. De fysiske og sundhedsmæssige rammer Medicinadministration Der er igen ved juletid registreret et tilfælde af medicinsvind i afdeling Vest. n har haft embedslægen inddraget for at få kontrolleret procedurerne for medicinhåndtering og for at forebygge svind. Medicinskabet er nu delt til hhv. gruppe 1 og 2, og det registreres hvem, der har nøglerne. Ved dosering, som foretages ugentlig af kontaktpersonerne, tælles desuden op hvor meget, der er til rest af den medicin, som der kan være svind i. Aftenvagterne kontrollerer doseringsæskerne, og dagvagterne kontrollerer igen ved medicinudlevering i forhold til medicinkort for hver beboer Pædagoger får medicinkursus, så de kan give medicin. Der er to pædagoger på et nattevagtshold, som bostedslederen gerne så oplært til at give injektioner. Center for Voksensocial og embedslægen har været inddraget, og sidstnævnte har præciseret, at pædagoger ikke må give injektioner, heller ikke efter oplæring. Medarbejderne mener medicinhåndtering fungerer godt: Kontaktpersonen tæller op, og alt registreres i Bosted System, også fejl. Systemet giver et godt overblik, og ved ændringer printes et nyt medicinskema, som sættes i en mappe. De fysiske og sundhedsmæssige rammer Kost/motion Formålet med at flytte madfremstillingen er at få duftene ud i afdelingerne, hvilket kan stimulere beboernes sanser og medvirken i madlavningen. Der skal som udgangspunkt være fælles kostplan og indkøb. Køkkenprocessen er samtidig blevet en anledning til at vurdere, om der laves den rette mad, fx produktion af smørebrød contra pålægsfade, hvor nogle af beboerne selv kan smøre deres mad. Beboerne har bl.a. mulighed for at motionere på en parcykel, sammen med en medarbejder. Side 9

10 De fysiske og sundhedsmæssige rammer Rygning, alkohol- og stofmisbrug Et par af beboerne, som er hjerneskadede af alkohol, køber øl ved købmanden og drikker rigeligt. En beboer har bevilling til at en medarbejder følger og skærmer ham for at undgå modstand i lokalsamfundet. Pilebakken har kontakt med en misbrugskonsulent, som oplyser at denne beboer ikke kan afruses. Der er ikke et helt røgfrit arbejdsmiljø på Pilebakken, hvor nogle medarbejdere generes af røg. Det er blevet bedre, efter der ikke ryges i fællesarealer. Nogle beboere ryger i deres bolig med åben dør. Beboerne opfordres til at lufte ud, og nogle har udsugning. Medarbejderne kan bede om fritagelse for at holde rygende beboere under opsyn. De fysiske og sundhedsmæssige rammer Tilsynets bemærkninger Tilsynet fandt de anvendte lokaler rene og ryddelige. Planerne om at flytte madfremstillingen ud i afdelingerne er fremskredne, og medarbejdere fra både køkken og afdelinger er inddraget. Der er desuden inddraget ekspertise fra relevante instanser. Formålet med udflytningen er at give beboerne en større sanseoplevelse og evt. mulighed for at medvirke ved enkle processer i madlavningen. Medicinadministrationen er struktureret, og fejl registreres. Der er igen registreret svind i medicinbeholdningen i en afdeling. Embedslægen har vurderet praksis, og medicinskabene er blevet adskilt for de to grupper, og det registreres, hvem der har nøglen. og medarbejderforhold Generelt, normering, rekruttering Efter en del personaleudskiftninger midt i 2008, er der kommet mere ro i afdeling Øst, hvor der er enkelte ledige stillinger og en langtidssygemeldt nattevagt. Det er generelt et problem at rekruttere nattevagter, og når der er ubesatte vagter, spørges det faste personale eller der rekvireres fra vikarbureau. Stillinger har tidligere været opslået bredt, men ledelsen er blevet mere bevidste om hvilke faggrupper, de ønsker ansat. Ansættelse af pædagoger sker efter ledelsens hensigt om at få det sunde ind i det syge, og dermed få andre vinkler på arbejdet. Der er også pædagogisk arbejde med beboere med demens og psykisk sygdom, selvom der er en del pleje. Side 10

11 og medarbejderforhold Generelt, normering, rekruttering og medarbejderforhold Faglig udvikling Pilebakken har ry for at kunne håndtere beboere med vanskelige problemstillinger, men nogle medarbejdere havde ikke en følelse af at kunne noget særligt. Det blev starten på Perlefiskerne, som skal uddrage perlerne fra dagligdagens praksis. Der blev lavet en projektbeskrivelse, og en projektgruppe stod for dataindsamling ved cafemøder, hvor de ansatte skulle fortælle de gode historier. Projektet har modtaget støtte fra JYFE, og der har været ekstern hjælp til databearbejdning. Gennem projektet er udviklet et skema med alle anvendte metoder på Pilebakken, som er fremlagt for alle i huset. Skemaet ligger i Bosted System, så alle kan skrive til. n arbejder med at bevidstgøre medarbejderne om, at det er en fælles viden. Metoderne skal tages op ved alle afdelingsmøder i 2009 og ved drøftelser af beboere. Metoderne er koblet sammen med kompetenceudvikling gennem beskrivelsen: Personale, der arbejder på Pilebakken, skal kunne. Der er fremstillet en plakat om Perlefiskerne, og der arbejdes på, at Perlefiskerne skal med som en poster på demensdagene i Bella Centret. Kompetenceudvikling sker sammen med bl.a. Gårdhaven i et kursusforløb, hvor medarbejderne arbejder med beboere med frontalskade i hjernen. I løbet af 2009 vil alle medarbejdere være igennem efteruddannelsen. En medarbejder fortæller om den faglige udvikling, der sker på efteruddannelsen sammen med Gårdhaven: Der undervises om hjernens funktioner, og hvad beboerne kan forventes at præstere. Det har især været godt at være sat tværfagligt sammen med fx pædagoger, og høre hvordan andre faggrupper vurderer tingene. Pædagoger har ofte forventning om, at alle kan lære ting i hverdagen. Hvis faggrupperne kan nærme sig hinanden, kan det give udvikling, mener denne medarbejder. Der holdes læringsdage 4 gange årligt i afdelingerne med ekstern supervisor. Efter omorganiseringen er det et stort deltagerantal, så der arbejdes i tre grupper med forskellige temaer: fx en konkret beboer, arbejdsmiljø eller kommunikation. Medarbejderne vurderer, det er udbytterige dage. og medarbejderforhold Arbejdsmiljø Afdeling Vest har været præget af en langtidssygemelding, hvor sygepolitikken følges med samtaler. Det vurderes pt. om en medarbejder, som er afskediget efter langtidssy- Side 11

12 og medarbejderforhold Arbejdsmiljø gemelding kan komme i fleksjob på Pilebakken. Der har været en del snak i krogene i afdeling Vest, men ingen har villet fremstille problematikken overfor ledelsen, som derfor har haft svært ved at handle i situationen. Medarbejderne blev sat i små grupper for at drøfte deres eget arbejdsmiljø, som de ifølge ledelsen og nedskrevne politikker har et medansvar for. Efterfølgende bruges læringsdagene sammen med en psykolog for at løfte problemerne, som har handlet om kommunikation mellem medarbejdere. Kommunikation og arbejdsmiljø drøftes nu på personalemøder og fremover på læringsdage. Afdelingslederen vurderer, at der kan være sammenhæng med, at der er blevet ansat nye medarbejdere med forskellige uddannelser ved Pilebakken, hvilket har medført oplæring og ændring i rutiner og samarbejdsrelationer. Beboergruppen ændres i retning af flere med psykiske sygdomme og færre med demenssygdomme, hvilket ændrer arbejdets indhold tilsvarende. I Arbejdsklimaundersøgelsen (AKU) vurderer medarbejdere, at ledelsen ikke er tilstrækkelig synlig. Bostedslederen vurderer, det kan hænge sammen med den ændrede organisering med en afdelingsleder for 13 beboere og ca. 20 medarbejdere. Samtidig har forstanderen lagt 4-dages ugeplaner for afdelingslederne, så de møder både dag-, aften- og nattevagter. Den ændrede organisering flytter ansvar ud til medarbejdere og kontaktpersoner, hvilket ifølge en afdelingsleder måske ikke er kommunikeret godt nok til medarbejderne, som også skal have tid til at omstille sig. Der arbejdes med opfølgning på AKU på tre områder: Mål og værdier, ledelse og konflikter. n er usikker på, hvilke konflikter det drejer sig om. Når der er konflikter mellem beboere, anvendes voldspolitikken til bearbejdning med medarbejdere efterfølgende. AKU er drøftet i sikkerhedsgruppen og LMU har udvalgt de områder, som der arbejdes videre med. Medarbejderrepræsentanterne havde forventet, at flere kollegaer kendte det overordnede mål for Pilebakken. Derfor er mål og værdier et arbejdspunkt. n har ansvaret for at løse personalekonflikter, men medarbejderne har medansvar for et godt arbejdsmiljø. Medarbejderne, som tilsynet talte med, vurderer ikke, der er konflikter mellem faggrupper. Pilebakken har været gennem mange, store ændringer: stor personaleudskiftning, især på afdeling Vest, beboergruppen er ændret, ledelsen er ændret, driftsherren er en nydannet region og senest er Pilebakken flyttet til et nyt driftscenter. Medarbejderne mener, de har en lydhør ledelse, som er villig til at handle på problemer. Hele ledelsen har arbejdet på Pilebakken, før de blev ledere, og medarbejderne respekterer dem. Medarbejderne er meget tilfredse med at arbejde på Pilebakken, hvor der Side 12

13 og medarbejderforhold Arbejdsmiljø er rummelighed både for personale og beboere, der er en god fraværspolitik og der er respekt for beboerne, selvom mange er dårligt fungerende. og medarbejderforhold Samarbejde internt Opmærksomhedspunkt fra det anmeldte tilsynsbesøg den 26. juni 2008: Flerfaglighed/tværfaglighed. Hvordan kan ledelse og medarbejdere sikre sig at den tværfaglige sammensætning blandt medarbejderne af såvel sundhedsfagligt som pædagogisk personale, bliver udnyttet bedst muligt til gavn for beboere og det fælles faglige arbejdsmiljø? Ifølge handleplanen ønsker ledelsen, at de nye faggrupper arbejder med funktionsbeskrivelser. Det sker for at forebygge misforståelser mellem uddannede og ikke uddannede, mellem plejepersonale og pædagoger, hvor det kan være vanskeligt at se hinandens kompetencer. De fleste arbejdsopgaver er ikke opdelte på faggrupper. Bostedslederen har haft et møde med pædagogerne, som arbejder videre med at beskrive deres funktioner på Pilebakken. En afdelingsleder arbejder med funktionsbeskrivelse sammen med omsorgsassistenterne, og har taget udgangspunkt i beskrivelse af erfaren hjælper. Det skal drøftes i LMU, hvad der videre skal ske med funktionsbeskrivelserne. Der er ikke valgt tillidsrepræsentant blandt pædagoger, og de har ingen repræsentation i LMU, men mener sig godt repræsenteret af deres kollegaer. Omsorgsassistenterne er heller ikke repræsenteret i LMU Bostedslederen bruger Bosted System til at sende fælles informationer ud i organisationen. Hun forventer at få tilbagemeldinger, hvis nogen har kommentarer. Afdelingslederen bruger dels Bosted System til information, dels sættes et opslag på tavlen. Referater fra LMU-møder, sikkerhedsmøder, køkkenprojekt og personalemøder er tilgængelige i Bosted System. Referater fra afdelingsmøder og lignende ligger ikke i Bosted System, men sidder i en mappe. Flerfaglighed er godt i det daglige, hvor medarbejderne skal lære at udnytte de forskellige kompetencer. Blandt andet derfor udarbejdes funktionsbeskrivelser for pædagoger og omsorgsassistenter. og medarbejderforhold Tilsynets bemærkninger Der arbejdes målrettet med kompetenceudvikling og især projekt Perlefiskerne kan fremhæves som en metode til at synliggøre tavs viden. Der arbejdes fortsat på at videreudvikle metoder og navnlig dokumentere disse. Arbejdsmiljøet har været præget af manglende kommunikation i en afde- Side 13

14 og medarbejderforhold ling, og der er sat en proces i gang med en ekstern supervisor ved læringsdage. n har pointeret, at hver medarbejder har et medansvar for arbejdsmiljøet. Som opfølgning på et opmærksomhedspunkt fra den seneste tilsynsrapport arbejdes med funktionsbeskrivelser for pædagoger og omsorgsassistenter for at synliggøre deres kompetencer. Organisationsændringen er gennemført, men der er ikke fulgt tilstrækkeligt op i forhold til uddelegering af ansvar til medarbejdere og kontaktpersoner. Andre forhold Tilbuddets økonomi Der var forventet et overskud for 2008 på ca kr., men siden er trukket udgifter til it på godt kr. og økonomien er pt. uafklaret vedrørende forsikring. Elevafregning sker anderledes i Center for Voksensocial end i psykiatridistriktet, som Pilebakken hørte til indtil Derfor kan 2008 slutte med et underskud på op til kr. Side 14