Til Viborg Kommune. Dokumenttype Notat. Dato August 2013 VIBORG KOMMUNE KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF LØNADMINISTRATIONEN

Transkript

1 Til Viborg Kommune Dokumenttype Notat Dato August 2013 VIBORG KOMMUNE KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF LØNADMINISTRATIONEN

2 VIBORG KOMMUNE KONKURRENCEUDSÆTTELSE AF LØNADMINISTRATIONEN Rambøll Olof Palmes Allé 20 DK-8200 Aarhus N T F

3 INDHOLD 1. Indledning 1 2. Markedsanalyse Status på udviklingen i de kommunale lønsystemer Status på udlicitering af den kommunale lønadministration Beskrivelse af leverandørmarkedet Erfaringer med udlicitering af lønadministrationen 6 3. Opgaveafgrænsning Opgaver der konkurrenceudsættes Opgaver der ikke konkurrenceudsættes Udbudsstrategiske rammer 11 TABELLER OG FIGURER Tabel 1 Sammenhæng mellem udlicitering af lønadministrationen og udbudsform... 4 Tabel 2 Sammenhæng mellem udlicitering af lønadministrationen og lønsystem... 4 Tabel 3 Sammenhæng mellem udlicitering af lønadministrationen og genudbud... 4 Tabel 4 Sammenhæng mellem udlicitering af lønadministrationen og leverandør... 5 Tabel 5 Udbudsportalens oversigt over opgaver til konkurrenceudsættelse... 8 BILAG Bilag 1 Oversigt over udlicitering af den kommunale lønadministration

4 1 1. INDLEDNING Byrådet i Viborg Kommune besluttede i oktober 2011 som en del af budgettet for 2012 og overslagårene at konkurrenceudsætte indtil 8 tjenesteydelser, herunder den kommunale lønadministration. Det fremgår af beslutningsgrundlaget i budget 2012 og overslagårene, at Lønadministrationen løses i et samarbejde mellem arbejdspladserne og Økonomistabens lønkonsulenter. Datafangst (ansættelser, afsked, lønændringer, ændret timetal, éngangstillæg, kørsel, fravær mv.) sker i dag i en kombination af decentrale og centrale registreringer. I den igangværende implementering af et nyt lønsystem arbejdes der på en løsning med decentral datafangst direkte i lønsystemet (i dag udfylder arbejdspladserne i et vist omfang blanketter, som lønkonsulenterne taster ind i lønsystemet). Der vil også efter en eventuel udlicitering være behov for centrale lønkonsulenter til løsning af de løn- og personaleopgaver, der ikke udliciteres, f.eks. konsulentfunktionen i forhold til den øvrige organisation, værktøjer og støtte til Ny-løn forhandlinger, vanskelige personalesager, fortolkning af overenskomster, udarbejdelse af ledelsesinformation, diverse opgørelser og forespørgsler. Det er desuden på nuværende tidspunkt usikkert, hvor følgende opgaver i givet fald skal løses: vejledning vedr. barselsaftaler, administration af barselspulje, afregning til foreninger mv. (+ afregning ifm. lokale afregninger), feriekortudbetaling mv. Hertil kommer opgaven med opfølgning på udliciteringsaftalen og den leverede ydelse. Viborg Kommune er den overgået til en koncernløsning byggende på økonomisystemet Prisme fra Fujitsu og lønsystemet SD Løn fra Silkeborg Data. Viborg Kommune er kontraktligt forpligtet til brug af SD Løn frem til den SD Løn er kendetegnet ved systemets stærke understøttelse af de decentrale institutioners arbejdsopgaver, hvor data registreres decentralt, valideres ved indberetningen og digitalt oversendes til lønadministrationen til kvalitetssikring og viderebehandles, samtidig med at den afledte økonomi bogføres automatisk i Prisme. Viborg Kommune har udnyttet funktionaliteten i SD Løn til at decentralisere indberetningsopgaven og effektivisering af lønadministrationen. Viborg Kommune har således siden 2012 effektiviseret lønadministrationen med 2½ årsværk. Som forberedelse til udbuddet har Viborg Kommune ønsket en foranalyse med det formål at fastlægge rammerne for udbuddet. Foranalysen er udarbejdet af konsulenter fra Rambøll Management Consulting. Foranalysen er udarbejdet på bagrund af møder med og interviews af medarbejdere hos Viborg Kommune omfattende: Ledere og medarbejdere Centrale og decentrale medarbejdere Repræsentanter for lønadministrationen Repræsentanter for udbud og indkøb. Hertil kommer erfaringer fra Rambølls generelle kendskab til området fra den række af projekter, Rambøll har gennemført inden for området. Nærværende notat beskriver resultatet af foranalysen i forhold til

5 2 en markedsanalyse, et forslag til udbudsstrategisk ramme for udbuddet, som beskrives i de efterfølgende afsnit.

6 3 2. MARKEDSANALYSE I dette afsnit beskrives de markedsmæssige vilkår for konkurrenceudsættelse af den kommunale lønadministration. Beskrivelsen omhandler: Status på udviklingen i de kommunale lønsystemer Status på udlicitering af den kommunale lønadministration Beskrivelse af leverandørmarkedet Erfaringer med udlicitering af lønadministrationen. 2.1 Status på udviklingen i de kommunale lønsystemer Effektiviseringen af den kommunale lønadministration drives i dag af digitalisering, forbedret systemunderstøttelse, ændrede arbejdsprocesser og standardisering. Tidligere bestod den kommunale lønadministrationsopgave i, at den centrale kommunale lønadministration indberettede løndata i lønsystemet på baggrund af bilag indsendt af institutionerne, hvilket medførte en række fejlkilder og tilbageløb. I dag er processerne digitaliserede. Data indberettes i lønsystemet enten af medarbejderen selv eller af institutionen. Data indberettes ved deres fødsel, hvor de også valideres. Valide data flyder videre elektronisk til næste led i kæden. Samtidig kan medarbejderen på mange områder via web-portaler selv finde de ønskede løndata ved opslag i lønsystemet. Den kommunale lønadministrative opgave er ændret i takt med udviklingen i lønsystemerne. Udviklingen i lønsystemer, kombineret med udviklingen i de kommunale økonomisystemer, giver mulighed for en radikal omlægning af lønadministration ved en ny styringsmodel. Som eksempler kan nævnes Odense og Frederiksberg kommuner, der begge bruger SD-Løn, og som har valgt at udlægge samtlige lønadministrative opgaver til institutionslederne. Det er institutionerne, der ansætter medarbejderen, sætter medarbejderne i løn og frigiver lønnen til udbetaling. Den centrale lønadministration forestår alene rådgivningsopgaverne i forhold til overenskomstfortolkning mv. samt controlling af lønnen. Udviklingen i lønsystemerne har således ændret de interne snitflader mellem på den ene side personale- og lønadministrationsopgaverne og på den anden side lønadministrationen og institutionerne. 2.2 Status på udlicitering af den kommunale lønadministration Siden 2003 har 11 danske kommuner valgt at udlicitere/konkurrenceudsætte den kommunale lønadministration, jf. bilag 1 Oversigt over den kommunale udlicitering af lønadministrationen. Af disse 11 kommuner har 2 kommuner 1 genudbudt opgaven. 5 kommuner 2 har valgt at hjemtage opgaven senest ved udløb af første udbudsperiode, så der pr er 6 kommuner 3, som har udliciteret lønadministrationen. I Lemvig, Syddjurs, Odder og Alberslund kommuner var det altoverskyggende formål med udbuddet at sikre forsyningssikkerheden i kommunens lønadministration. Denne blev i årene op til udbuddet presset af vanskeligheder med at rekruttere kvalificerede lønmedarbejdere. For Lemvig 1 Frederiksberg og Greve kommuner 2 Lemvig, Syddjurs, Odder, Odense og Hillerød kommuner 3 Alberslund, Vesthimmerland, Aarhus, Greve, København og Frederiksberg kommuner

7 4 Kommune gælder tillige, at kommunen kommunaløkonomisk havde en merudgift ved udliciteringen. For Syddjurs og Odder kommuner gælder, at kommunerne i driftsperioden måtte påtage sig en række følgeudgifter, så udliciteringen resulterede i at blive en merudgift. Det forventes, at yderligere en kommune 4 vælger at konkurrenceudsætte den kommunale lønadministration i løbet af 2013, samtidig med at to kommuner 5 overvejer at hjemtage opgaven. Af de 11 kommuner, der har udliciteret lønadministrationen, har 5 kommuner valgt en udbudsform, hvor udbuddet af lønadministrationen er kædet sammen med udbud af andre opgaver. København, Vesthimmerland og Greve kommuner har valgt at udbyde lønadministrationen sammen med anskaffelse af et nyt lønsystem. Aarhus Kommune valgte at udbyde en effektivisering af lønadministrationen samtidig med anskaffelse af et nyt lønsystem og udlicitering af lønadministrationen. Odense Kommune udbød lønadministrationen med ønsket om etablering af selskab i henhold til L Tabel 1 Sammenhæng mellem udlicitering af lønadministrationen og udbudsform Udbudsform Antal Kommune Udbud af lønadministrationen alene 6 Lemvig, Syddjurs, Odder, Hillerød, Alberslund og Frederiksberg kommuner Kombineret udbud 5 Vesthimmerland, Odense, København, Aarhus og Greve 7 kommuner Af de kommuner, som har gennemført et rent udbud af lønadministrationen, er det kun Albertslund og Frederiksberg kommuner, som fortsat har lønadministrationen udbudt. Der findes i dag kun 2 lønsystemer til det kommunale marked (SD Løn og KMD Opus). Samtlige 11 kommuner benyttede KMD Løn ved første udlicitering af lønadministrationen. Odense og Frederiksberg kommuner valgte at skifte til SD Løn i udliciteringsperioden. De 6 kommuner med udliciteret lønadministration benytter følgende lønsystem: Tabel 2 Sammenhæng mellem udlicitering af lønadministrationen og lønsystem Lønsystem Antal Kommune KMD Opus (tidligere KMD Løn) 5 Alberslund, Vesthimmerland, Aarhus, Greve og København kommuner SD Løn 1 Frederiksberg Kommune Kommunernes begrundelse for hjemtagning af lønadministrationen varierer. Det har generelt for kommunerne været en udfordring at få andel i effektiviseringsgevinsterne, der følger af ny funktionalitet i lønsystemet. For de fleste kommuner gælder, at opgaverne i lønadministrationen i stigende grad indskrænker sig til en rådgivningsfunktion kombineret med specifikke opgaver som administration af personalearkiv, afstemning, hjemtagning af refusioner og systemsupport. Dette hænger sammen den nye funktionalitet i lønsystemerne, som understøtter en decentral indberetning og en digitalisering af processerne. Kun 2 kommuner har valgt at genudbyde opgaven: Tabel 3 Sammenhæng mellem udlicitering af lønadministrationen og genudbud Kommune Genudbudt Leverandør Frederiksberg Kommune 2 gange Visma har bistået med omlægningen fra KMD Løn til SD Løn Greve Kommune 1 gang KMD BPO 4 Sorø Kommune 5 Albertslund Kommune og Københavns Kommune 6 Denne lov er ikke gældende længere 7 Gælder for genudbuddet. Første udbud vedrørte alene lønadministrationen

8 5 2.3 Beskrivelse af leverandørmarkedet Der findes i dag følgende kendte leverandører af lønadministration til det kommunale marked: KMD BPO A/S SD A/S Visma A/S KMD BPO A/S er et datterselskab af KMD A/S. KMD BPO løser i dag lønadministrative opgaver for 5 kommuner, ligesom de løser lønadministrationsopgaver for private virksomheder. KMD BPO løser i dag lønadministrative opgaver fra Aalborg, Aarhus og Ballerup. SD A/S har ingen referencer som leverandør af lønadministration til kommunerne. SD er alene leverandør af lønadministration i forhold til selvejende institutioner, herunder gymnasier og SO- SU-skoler. Visma A/S er leverandør af lønadministration til både KMD Opus og SD LØN. Visma har i dag 1 kommunal kunde, ligesom de løser opgaver for private virksomheder. Visma har i dag kontorer i Kolding, Odense og Herlev. Kommuneopgaven løses fra Herlev. Tidligere har andre leverandører som Multidata, Bluegarden og PriceWaterhouseCoopers budt på opgaverne. I efterfølgende tabel beskrives de leverandører, der forestår lønadministrationen. Tabel 4 Sammenhæng mellem udlicitering af lønadministrationen og leverandør Leverandør Antal Kommune KMD BPO A/S 5 Alberslund, Vesthimmerland, Aarhus, Greve og København kommuner Visma A/S 1 Frederiksberg Kommune Leverandørmarkedet er kraftigt opdelt i forhold til de to kommunale lønsystemer. Selvom der ikke formelt 8 er noget til hinder for, at lønsystemleverandøren kan løse lønadministrationsopgaven på konkurrentens system, er det Rambølls vurdering, at lønsystemleverandørerne pt. ikke byder på at være leverandør af lønadministration på konkurrentens lønsystem. Det vil give en kraftig utilsigtet indsigt i systemleverandørens verden, som vil påvirke konkurrencen på systemmarkedet. Leverandørerne har heller ikke viden om og erfaring i, hvordan opgaven skal løses på konkurrentens lønsystem. Rambølls erfaringer tilsiger, at opgaven kun vil være attraktiv for lønadministrationsleverandørne, hvis de kan realisere en synergi i forhold til andre opgaver. Baseret på ovenstående er det således Rambølls vurdering, at en konkurrenceudsættelse af lønadministrationen i Viborg Kommune kan medføre, at de nuværende medarbejdere, som vil lade sig virksomhedsoverdrage, må tåle at påtage sig arbejde uden for Viborg Kommune. Ved manglende virksomhedsoverdragelse af nuværende medarbejdere vil der hos lønadministrationsleverandøren være en risiko for tab af konkret viden om lønadministrationen i Viborg Kommune. Fra tidligere udbud vides, at Visma og SD har samarbejdet om at afgive tilbud. Det er derfor samlet set Rambølls vurdering, at der er en risiko for, at der kun er én leverandør, som er interesseret i at byde på opgaven. 8 Det afhænger af den konkrete kontrakt med systemleverandøren

9 6 2.4 Erfaringer med udlicitering af lønadministrationen Rambøll har deltaget i en række projekter omhandlende konkurrenceudsættelse af kommunal lønadministration. Hos de kommuner, som har/har haft udliciteret lønadministrationen, er der en række erfaringer, som kan være relevante for Viborg Kommune: 1. Kravspecifikation Det har vist sig vanskeligt at kravspecificere opgaven, hvilket har medført mange afklarende møder mellem lønadministrationsleverandøren og kommunen om afgrænsning af opgaven. På den ene side varetager den kommunale lønadministration ofte en række opgaver, som ikke er beskrevet, samtidig med at opgaverne udvikler sig i løbet af aftaleperioden, fx som følge af ny lovgivning og ved ændring af funktionalitet i lønsystemerne. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen anbefaler, at der ved udbud af tjenesteydelser udarbejdes en kravspecifikation byggende på funktionskrav. I et funktionsudbud beskrives de opgaver, kommunen skal have løst. I løsningsbeskrivelsen angiver leverandøren, hvorledes opgaverne vil blive løst. Det giver leverandøren mulighed for at være innovativ i opgaveløsningen. Funktionskrav er af natur overordende, hvorfor der ved et funktionsudbud er krav om, at vurderingen af kvalitet vægter højt. Omvendt vil en aktivitetsbaseret kravspecifikation være meget detaljeret og meget regulerende. Anbefalingen fra kommunerne er derfor, at kommunerne skal anvende en del ressourcer på udarbejdelse af kravspecifikationen, uanset hvilken af de to løsninger som vælges. 2. Kontraktholder Udliciteringen har hos flere kommuner medført en direkte dialog mellem arbejdspladserne og lønadministrationsleverandøren, hvor forvaltningsledelsen har været arbejdspladsens klageinstans. Det anbefales derfor, at kommunerne fastholder en lokal kontraktholder til administration af den udliciterede opgave. Erfaringerne tilsiger, at der er tale om en del forskellige arbejdsopgaver for denne person, og at opgaven i visse perioder kan være omfattende. 3. Tab af systemviden Udliciteringen har i flere kommuner medført et utilsigtet tab af viden om lønsystemet og dermed viden om de muligheder, der er i systemerne for en effektiv tilrettelæggelse af lønopgaverne. Det anbefales derfor, at kommunerne fastholder rådgivningsopgaven i forhold til brugen af lønsystemet, som dog samtidig skal varetage andre systemrelaterede opgaver for at opretholde den ønskede viden. 4. Rådgivning Rådgivning ift. lovgrundlag og overenskomster er en myndigheds-/arbejdsgiveropgave. Hos flere de kommuner, som har udliciteret rådgivningsopgaven som led i udliciteringen, er der ofte efterfølgende opstået en dobbeltbemanding hos lønadministrationsleverandøren og kommunen. Det anbefales derfor, at kommunerne fastholder rådgivningsopgaven som en kommunal opgave. 5. Datavalidering Lønadministrationsleverandøren administrerer alene lønopgaven i forhold til de indberettede data.

10 7 Den kvalitetssikring, der ofte ligger i den kommunale lønadministrations kendskab til egen organisation, foretages som udgangspunkt ikke af lønadministrationsleverandøren. Leverandøren har ikke konkret kendskab til arbejdspladserne. Udlicitering af lønadministrationen indebærer derfor, at de decentrale ledere i højere grad får ansvaret for kvaliteten af de data, der leveres. Det er derfor vigtigt ved en konkurrenceudsættelse af sikre, at de decentrale brugere har de nødvendige ressourcer til at forestå denne opgave. Der kan således være behov for målrettede kurser til de decentrale brugere. 6. Effektivisering Det har været vanskeligt for de kommuner, som har udliciteret deres lønadministration, at få andel af den effektiviseringsgevinst, der har været i aftaleperioden, dels som følge af ændret funktionalitet i lønsystemerne, dels som følge af at arbejdspladserne i højere grad end før udbuddet selv indberetter grunddata. De kommuner, som har valgt at hjemtage opgaven, har alle etableret en lønadministration med markant færre medarbejdere, end de havde før udliciteringen. Det er således Rambølls erfaring, at de kommuner, der går længst i udnyttelsen af funktionaliteten i lønsystemerne, ofte høster den største effektviseringsgevinst. Erfaringerne fra tidligere udliciteringer af den kommunale lønadministration er på flere områder i overensstemmelse med forudsætningerne anført i beslutningsgrundlaget.

11 8 3. OPGAVEAFGRÆNSNING Dette afsnit indeholder tillige et forslag til afgrænsning af, hvilke opgaver der skal konkurrenceudsættes. Forslaget er udarbejdet på baggrund af interviews med repræsentanter for Løn og Forhandling. Med udgangspunkt i Udbudsportalens vejledning fra 2008 om udbud af lønadministrationen kan der foretages en afgrænsning af de opgaver, der vil være omfattet af konkurrenceudsættelse. Ifølge Udbudsportalens vejledning kan kommunernes løn- og personaleopgaver grupperes således: Lønadministration Omfatter hele lønprocessen; fra data bliver skabt lokalt i institutionen, til den færdige lønseddel er afleveret til medarbejderen og al anden administration før, under og efter udbetalingen. Personaleadministration Fra rekruttering til fratrædelse. Lønforhandling Omfatter løn- og ansættelsesvilkår, lønsimulering, administration af forhandlingspuljer. Specialistopgaver Omfatter lov- og regelfortolkning, juridisk bistand i forbindelse med ansættelse, lønaftaler, overenskomster og uansøgt fratrædelse. Kompetenceudvikling HRD, efter-/videreuddannelse og understøttelse af ledernes ansvar for rekruttering, fastholdelse og udvikling af egne medarbejdere herunder sikkerhed og arbejdsmiljø. Løn og personale- samt HR-politikker Udvikling og implementering af rammer og retningslinjer. Drejebogens anbefaling i forhold til, hvad der kan indgå i udbud af lønadministrative ydelser, fremgår af efterfølgende tabel-eksempel. Tabel 5 Udbudsportalens oversigt over opgaver til konkurrenceudsættelse Skal medtages Kan medtages Bør ikke medtages Lønadministration omfattende - Lønbehandling - Bogføring - Administration af ferie - Refusioner - Øvrige ydelser Personaleadministration omfattende - Dele af ansættelsesprocessen Lønadministration omfattende - Refusioner Personaleadministration omfattende - Den administrative del af rekrutteringsprocesser - Elektroniske personalemapper - Kursusadministration og anden puljeadministration - Administrativ registrering af kompetenceudvikling - Advis om indkaldelse til sygefraværssamtaler - Barsel (administrative arbejdsgange) - Konsulentbistand Lønforhandling Specialistopgaver Kompetenceudvikling Løn og personale- samt HRpolitikker Opgaver som lønforhandling, regelfortolkning mv. er ledelsesopgaver og kan ifølge vejledningen ikke forestås af en ekstern leverandør.

12 9 Siden vejledningen blev udarbejdet, er arbejdsgangen vedr. hjemtagning af refusioner ændret kraftigt som følge af indførelse af NEM-refusion. Fravær registreres løbende i lønsystemet og anmodning om hjemtagning af refusioner oversendes elektronisk til kommunerne. Udvikling af funktionalitet til elektronisk bogføring af refusionen er i gang. I Viborg Kommune har lønadministrationen alene en opgave i forhold til hjemtagning af refusioner på nogle mindre specialiserede områder, hvor der er en vis sagsbehandling i hjemtagelsen. Det er derfor ikke længere oplagt at udlicitere refusionsområdet. I Viborg Kommune administreres personalearkivet i Acadre. Personalearkivet er opbygget således, at der findes én sag pr. ansat. Hvis leverandøren skal have adgang til Acadre, får leverandøren adgang til samtlige de personaledokumenter, der er arkiveret på personen. Det opleves at være uhensigtsmæssigt. Det være sig påtaler, referater af MUS-samtaler mv. Det bemærkes desuden, at den systemløsning, Viborg Kommune har valgt med en udstrakt integration af økonomi- løn og ESDH-systemer til understøttelse af den valgte ledelsesmæssige decentraliseringsstrategi, vanskeliggør en præcis snitfladeafklaring. Der foreslås derfor følgende opdeling i opgaver, der kan konkurrenceudsættes og opgaver, der ikke kan konkurrenceudsættes. 3.1 Opgaver der konkurrenceudsættes Der er i foranalysen identificeret følgende lønadministrative opgaver i Løn og Forhandling, hvor den del af opgaven, der varetages centralt, kan være omfattet af konkurrenceudsættelsen. Vejledning Vejledning af institutioner/arbejdspladser i fremfinding af data i lønsystemet Nyansættelse Kvalitetssikrer lønaftalen/lønindplacering Udarbejder ansættelsesbrev (arkivering kan ikke udliciteres, jf. tidligere) Frigiver til løn Ændringer i ansættelsesforhold Kvalitetssikrer ændringerne Udarbejder nyt ansættelsesbrev eller tillæg til ansættelsesbrev Fratrædelse Indberetning af fratrædelsesgodtgørelse ved uansøgt fratrædelse Stoppe lønnen Ferie/feriekort Administration af feriekort til fratrådte medarbejdere. Opgaven udgår som følge af ny funktionalitet i SD Løn Fravær Opfølgning på fraværslister Acontoudbetalinger Indberetning af acontoudbetalinger Ikke kommunale institutioner Lønadministrationen for ikke-kommunale institutioner efter Byrådets beslutning Forhåndsaftaler Indberetning af forhåndsaftaler i SD Løn Personaleforeninger Opkrævning af bidrag til personaleforeningen Fejlrettelser Herunder anvisning af negativ løn Det er Rambølls vurdering, at denne oversigt er i overensstemmelse med erfaringerne fra tidligere konkurrenceudsættelse af lønadministrationen, udviklingen i lønsystemerne samt Viborg Kommunes organisering af de lønadministrative opgaver.

13 Opgaver der ikke konkurrenceudsættes Der er i foranalysen identificeret følgende lønadministrative opgaver i Løn og Forhandling, der vurderes ikke at være omfattet af konkurrenceudsættelsen: Rådgivning af institutionerne Rådgivning ved indplacering af medarbejdere Rådgivning ved indgåelse af barselsaftaler Sagsbehandling Administration og sagsbehandling i forhold til straffeattest Administration og sagsbehandling i forhold til børneattest Bidrager til beregning af fratrædelsesgodtgørelse ved uansøgt fratrædelse Bidrager til sagsbehandling/vurdering af evt. for meget udbetalt løn Rådgivning i forhold til Viborg Kommunes konkurrenceudsættelse af tjenesteydelser med virksomhedsoverdragelse Rådgivning ved indgåelse af forhåndsaftaler Administrative opgaver Afstemning af mellemregningskonti (udlicitering vil forudsætte, at leverandøren får adgang til kommunens økonomisystem) Administration af personalearkivet i Acadre Systemadministration, herunder konteringsopsætning i SD Løn ved ændringer i kontoplanen og organisationsændringer samt rettighedstildeling i SD Løn Revisionslister efter pålæg af kommunens revision Udtræk af rapporter i SD Datawarehouse til administrationen og KL Controlling af løndata i forhold til årsregnskabet Rådgivning af kommende tjenestemandspensionister Refusion Rådgivning og backup i forhold til institutionernes indberetning i NEM-refusion Support til bogføring af hjemtaget refusion Support til bogføring af løndata (Lønkontoret er ansvarlig for bogføringen) Afregning Afregning af skat, ATP/AER, pensionsbidrag, Akut og andet overenskomstmæssigt Afregning af e-indkomst Serviceloven Udarbejdelse af ansættelseskontrakter og kvalitetssikring af løndata Indberetning af løndata Systemansvar - ansvarlig for integration til 3, parts produkter Superbruger for lønsystem En del af superbrugerorganisationen på Tjenestetid Ansvarlig for integrationen til Acadre Ansvarlig for integrationen til Trio Ansvarlig for integrationen til ressourcestyringen til Prisme. Herudover indstilles det, at administration af konflikter og lockouter ikke medtages som e-ydelse, leverandøren skal forestå inden for den aftalte faste pris. Det medtages som en tilkøbsydelse. Det er for dyrt for leverandøren at risikoafdække denne opgave.

14 11 4. UDBUDSSTRATEGISKE RAMMER I dette afsnit beskrives de udbudsstrategiske rammer for konkurrenceudsættelsen af Viborg Kommunes lønadministration. Rammerne er fastlagt i samarbejde med Viborg Kommunes indkøbsfunktion. Forholdet til lønsystemet Viborg Kommune overgik efter udbud den til en koncernløsning byggende på økonomisystemet Prisme fra Fujitsu og lønsystemet SD Løn fra Silkeborg Data. Den nuværende aftale løber til udgangen af 2017 med mulighed for forlængelse i yderligere 2 * 12 måneder. Dette indebærer, at leverandøren skal gøre brug af Viborg Kommunes lønsystem. Udbudsform Grundet de begrænsede leverandørmarked udbydes opgaven som offentligt udbud. Eget bud (Kontrolbud) Det er besluttet, at Viborg Kommune afgiver eget bud. Kontraktvarighed Kontrakten løber til udgangen af 2018 med mulighed for forlængelse i yderligere 2 * 12 måneder. Lønadministrationskontrakten løber således et år længere end systemkontrakten om koncernløsningen. Det vurderes ikke hensigtsmæssigt at bundle udbud af koncernløsning og lønadministration. Ved genudbud skal lønadministrationsleverandøren have kendskab til det lønsystem, Viborg Kommune måtte anvende. Det indebærer samtidig, at lønadministrationsleverandøren skal bistå ved udbud af kommunens lønsystem og ved eventuel implementering af et nyt system. Tidsplan Kontrakt skal være indgået senest den Medarbejderoverdragelse Lov om virksomhedsoverdragelse er gældende for udbuddet. Gældende løn- og ansættelsesvilkår for virksomhedsoverdragede medarbejdere er gælden frem til udløbet af overenskomstperioden. Der virksomhedsoverdrages ikke tjenestemænd. Skæringsopgørelsen omhandler alene ferieforpligtelsen. Øvrige forpligtelser skal indregnes i den tilbudte pris. Effektivisering Viborg Kommune er underlagt løbende krav til effektivisering af administrationen. I udbuddet indarbejdes krav om en årlig effektivisering af lønadministrationen på 2 %. Erfaringerne tilsiger, at der sker en fortsat udvikling af funktionaliteten i lønsystemet, som har betydning for lønadministrationen. En udvikling som Viborg Kommune vil anvende til en effektivisering af lønadministrationen. Der skal derfor i udbudsmaterialet indarbejdes spilleregler om realisering af et evt. effektiviseringspotentiale i aftaleperioden.

15 12 Bod I kontrakten indarbejdes bodsbestemmelser. Lokaler og udstyr Leverandøren kan ikke gøre brug af lokaler hos Viborg Kommune i indkøringsperioden. Kravspecificeringsform Valg af kravspecificeringsmetode afventer valg af tildelingskriterier. Udvælgelseskriterier Afklares i lukket notat. Tildelingskriterier Afklares i lukket notat. Tilbudspræsentation Leverandøren tilbydes ikke mulighed for præsentation af tilbuddet. Viborg Kommune kan sende skriftlige spørgsmål med henblik på uddybning af tilbuddet. Organisering Udbuddet organiseres med økonomidirektør Klaus Christiansen, som projektejer en projektgruppe med Claus Fjeldgaard, som formand I projektgruppen indgår repræsentanter for Udbud og Indkøb Forhandling Institutionsledere MED-repræsentant. Det videre forløb De væsentlige terminer i tidsplanen er: Udkast til udbudsmateriale foreligger den Politisk godkendelse af udbudsmaterialet i perioden Tilbud modtages den Indstilling om valg af leverandør foreligger den Politisk behandling af indstilling om valg af leverandør i perioden Endelig aftale indgået senest den Overdragelse af opgaven senest den

16 0-1 BILAG 1 OVERSIGT OVER UDLICITERING AF DEN KOMMUNALE LØN- ADMINISTRATION

17 0-2 Kommune København Kommune Bilaget indeholder en gennemgang af de seneste udliciteringer af den kommunale lønadministration Systemleverandør Lønadministrationsleverandør KMD KMD BPO 2003 Bemærkninger Københavns Kommune udliciterede opgaven til Accenture. Udliciteringen gav så mange problemer, at Københavns Kommune hævede kontrakten og overlod opgaven til KMD BPO. Odense Kommune SD Visma 2005 Greve Kommune KMD KMD BPO 2005 Odder Kommune KMD KMD BPO 2008 Københavns Kommune forventes at genudbyde opgaven i Odense Kommune udliciterede opgaven til Visma, idet der i forbindelse med udliciteringen blev etableret et selskab efter den tidligere lov 384 (Visma Services Odense A/S) Visma Services Odense A/S bød på en række opgaver, hvor formålet var at løse opgaven fra dette selskab. Odense Kommune har hjemtaget opgaven pr Har genudbudt opgaven i Odder Kommune valgte at udbyde opgaven, idet kommunen ikke mente at kunne opretholde et lønfagligt miljø. Odder Kommune har besluttet at hjemtage opgaven. Albertslund Kommune KMD KMD BPO 2009 Albertslund Kommune valgte at udbyde opgaven, idet kommunen ikke mente at kunne opretholde et lønfagligt miljø. Hillerød Kommune KMD KMD BPO 2009 Albertslund Kommune overvejer, om opgaven skal hjemtages eller genudbydes. Hillerød Kommune udliciterede opgaven til KMD BPO som led i en større KMD-strategi. Hillerød Kommune har i 2012 besluttet at hjemtage opgaven. Lemvig Kommune KMD Visma ved Visma Services Odense A/S 2009 Lemvig Kommune valgte at udbyde opgaven, idet kommunen ikke mente at kunne opretholde et lønfagligt miljø. Lemvig Kommune hjemtog opgaven pr Vesthimmerland Kommune KMD KMD BPO 2009 Vesthimmerland udbød samtidig anskaffelse af et

18 0-3 Kommune Systemleverandør Lønadministrationsleverandør Bemærkninger lønsystem samt udlicitering af lønadministrationen. Vesthimmerland Kommune har netop forlænget aftalen med KMD. Syddjurs Kommune KMD KMD BPO 2010 Aarhus Kommune KMD KMD BPO 2011 Syddjurs Kommune lagde sin lønadministration ud til privat leverandør i begyndelsen af Syddjurs Kommune har i 2011 valgt at hjemtage opgaven, efter at opgaven har været udliciteret i ca. 1½ år. Aarhus Kommune udbød effektiviseringen af kommunens lønadministration, idet leverandøren samtidig skulle overtage lønadministrationen samt stille den nødvendige systemunderstøttelse til rådighed. Frederiksberg Kommune SD Visma A/S Udbudt i 2003, 2006 og 2011 I 2003 og 2006 blev opgaven tildelt Visma, der forestod opgaven på KMD s lønsystem. Efter valget af Fujitsu/SD som leverandører af økonomi- og lønsystem er lønadministrationen i genudbud. Opgaven blev tildelt Visma.