Tlf.:

Transkript

1 Regionshuset Viborg Koglen - Den sikrede institution Timlundvej 44 B 7270 Stakroge Regionssekretariatet Tilsyn Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel kontakt@rm.dk Anmeldt tilsyn på Koglen, afdeling Granhuset Udført den 1. december 2011 Dato Trine Kjærgaard Birkemose Tel Trine.Birkemose@stab.rm.dk Side 1 Koglen Timlundvej 44 B 7270 Stakroge Målgruppe Afdelinger Driftscenter Tlf.: koglen@ps.rm.dk Konstitueret forstander: Michael Højer Koglen er en sikret institution for kriminelle og kriminalitetstruede unge mellem 12 og 18 år med sociale problemer. De unge anbringes til pædagogisk/psykologisk observation, længerevarende behandling, varetægtssurrogat eller til afsoning og ungdomssanktion. De unge er anbragt på baggrund af en retslig afgørelse eller som følge af en afgørelse, de sociale kommunale myndigheder har truffet. Lov om Social Service 67, stk. 3 Lærkehuset, 5 pladser Sikret afdeling Granhuset, 5 pladser Sikret afdeling Koglely, 5 pladser Åben afdeling Center for Børn, Unge og Specialrådgivning Tingvej 15, 3. sal 8800 Viborg cbus@ps.rm.dk Afdelingsledere: Sanne Selvaratnam Mogens Raunsgaard Johannes Jørgensen Tidligere tilsyn Listen omfatter tilsyn fra 2009 og senere. Alle tilsynsrapporter kan ses på Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Granhuset Koglely Lærkehuset Koglely Granhuset

2 Aktuelt tilsyn Grundlag for tilsynet Anmeldt tilsyn på Koglen den 1. december 2011 afdeling Granhuset Tilsynet udføres efter Vejledning for tilsyn på det sociale område, som er godkendt i Regionsrådet i Region Midtjylland. Vejledningen kan ses på Tilsynsbesøget var varslet jf. vejledningen minimum 6 uger før besøget. Forud for tilsynsbesøget havde botilbuddet fremsendt relevante bilag til tilsynsteamet, som desuden har søgt informationer i ESDH (elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem) og på hjemmesiden. Under tilsynsbesøget gennemførte tilsynet en dokumentgennemgang i Bosted System, som er et socialfagligt it-system. Seneste tilsynsrapport fra afdeling Koglely ligger på tilbuddets hjemmeside. Der var følgende opmærksomhedspunkter: Medicinhåndtering: Koglely skal have en tilgængelig og fyldestgørende instruks for medicinhåndtering i henhold til gældende vejledning. Andet: Hjemmesiden bør opdateres, så den konkrete takst fremgår. Der er modtaget en handleplan for opmærksomhedspunkterne. Fokusområder for tilsynet Status målgruppe, belægning og økonomi; aktuelle organisatoriske udfordringer og udviklingstendenser Ydelsesspecifikke forhold; individuelle planer, brugerinddragelse og kommunikation Magtanvendelse Medicinhåndtering og samarbejde med psykiater Fysiske rammer for Granhuset og skolen Organisatoriske forhold; ledelse, kompetenceudvikling og arbejdsmiljø Deltagere i tilsynet Ledelse: Souschef/konstitueret forstander Michael Højer Afdelingsleder Sanne Selvaranam Afdelingsleder Mogens Raunsgaard Medarbejdere: Alle medarbejdere var orienterede om tilsynet, og deltagerne var udvalgt af ledelsen. Navnene er kendt af tilsynsteamet, men udelades i rapporten Brugere/beboere: De unge på Granhuset var orienterede om tilsynet og deltageren havde tilmeldt sig. Navnet er kendt af tilsynsteamet, men udelades i rapporten. Pårørende: De pårørende til de unge på Granhuset var orienteret om omsorgsmedhjælper, LMU-medlem pædagog Ung Side 2

3 Program for tilsynet tilsynet men ingen havde tilmeldt sig. Tilsynet ankom kl og forlod tilbuddet igen kl Afdelingslederen forestod en rundvisning på Granhuset og i skolen, og afslutningsvist var der en opsamling med ledelsen. Tilsynet er udført af Camilla Rebekka Rask Tilsynskonsulent Trine K. Birkemose Tilsynskonsulent Tlf.: camilla.rask@stab.rm.dk Tlf.: trine.birkemose@stab.rm.dk Tilsynets samlede vurdering Koglen har det seneste år oplevet en svingende belægning, hvilket bl.a. skyldes vigende efterspørgsel samt overkapacitet på landsplan. Aktuelt er der 8 unge på de to sikrede afdelinger, hvilket udgør en passende buffer i forhold til at skulle være i stand til at modtage unge akut. De to afdelinger er normeret til 10 pladser. Forstanderen på Koglen er netop fratrådt, og souschefen forventes konstitueret som forstander i Koglen skal i 2012 forberede en fusion med den anden regionale sikrede institution Grenen. Målgruppen er blevet mere sammensat og rummer både dyssociale unge med behov for struktur og regler og de mere skrøbelige og sårbare unge med begyndende sindslidelser og behov for en individualiseret indsats. Såvel den vigende belægning som den mere sammensatte målgruppe har medvirket til at Koglen har fokus på øget samarbejde mellem de sikrede afdelinger, den interne organisering samt på at yde en individualiseret indsats med konkrete mål for den enkelte unge og samtidig bevare Koglens udgangspunkt som et gruppebaseret og miljøterapeutisk tilbud, hvor fællesskabet er i centrum. Der er nedsat en arbejdsgruppe, som arbejder med både organiseringen og den pædagogiske indsats. Konkret er der oprettet en fælles skole for de to afdelinger. Skolen ligger i Granhuset, og består af et undervisningslokale med IT-arbejdspladser til alle eleverne samt smartboards. Ledelse, medarbejdere og beboere er alle tilfredse med den nye skole, som dels ligner et almindeligt undervisningsmiljø mest muligt og dels tilbyder en individuel tilrettelagt undervisning. Koglen ønsker at kunne tilbyde misbrugsforbehandling til de unge på et kvalificeret niveau. Derfor er et antal medarbejdere på efteruddannelse, og målsætningen er at de unge, som har haft et misbrug eller eksperimenterende brug, forlader institutionen med en plan for misbrugsbehandling. Koglens kvalitetsorganisation har hidtil bestået af ledelsesrepræsentanter, men der er nu truffet beslutning om at danne en bredere kvalitetsorganisation med medarbejderrepræsentation. Der er udarbejdet lokale tilføjelser til de regionale retningslinjer i henhold til Dansk Kvalitetsmodel på Socialområdet (DKM) på de 3 ydelsesspecifikke standarder individuel plan, brugerinddragelse og kommunikation. Koglen blev godkendt på trin 1 og 2 ved den eksterne evaluering i 2010, dvs. der var udarbejdet lokale tilføjelser, og disse vurderedes at være kendt og anvendt. De lokale tilføjelser tager højde for Koglens særlige situation som akutinstitution og med korte anbringelser, bl.a. ved at indeholde kor- Side 3

4 tere tidsfrister end de regionale retningslinjer. Den individuelle plan med mål og delmål udarbejdes ved indskrivning på baggrund af den kommunale handleplan. Derefter følges op på planen, mål og delmål, på personalemøder og med den unge, hvis kommentarer indskrives i planen. Der arbejdes med SIP-Sikret (SIP= Socialt indikator projekt) ved ind- og udskrivning, hvilket giver gode muligheder for at måle og dokumentere indsatsen. Når den unge udskrives udfærdiges en skriftlig udtalelse. Alt materiale vedr. den unge; tidligere akter, planer, SIP osv. er dokumenteret i Bosted System sammen med dagbogsnotaterne. Afdækning af forudsætninger for og ønsker til brugerinddragelse samt afdækning af kommunikative ressourcer og barrierer, fremgår eksplicit af de individuelle planer samt af fx SIP eller skolens tests og læringsstilsanalyser. Tilsynet vurderer at Koglen/Granhuset lever op til kravene i DKM for de individuelle planer og dokumentation og anbefaler, at der arbejdes med at brugerinddragelse og kommunikation fremstår tydeligere i de individuelle planer. Spredning af Kvalitetsorganisationen vurderes at være hensigtsmæssig ligesom hele kvalitetsmodellen med fordel kan gives et brush up i forhold til medarbejderne. Der forekommer få, 3 hidtil i 2011, akutte magtanvendelser i form af fastholdelse og føring. Den vigtigste forebyggende indsats er medarbejdernes vedvarende tilstedeværelse blandt de unge, som giver mulighed for at opbygge relationer til de unge samt opmærksomhed på de unges indbyrdes relationer. Der er ledelsesmæssigt fokus på at opbygge og bevare en refleksiv pædagogisk tilgang til anvendelse af fx værelsesophold for at forebygge magtovergreb. Det er tilsynets vurdering, at Koglen/Granhuset videndeler, bearbejder og forebygger såvel akutte magtanvendelser samt mindsker risikoen for magtovergreb gennem en reflekteret og individualiseret tilgang til de unge. Den unge som tilsynet talte med, udtrykte tilfredshed med forholdene på Koglen. Især fremhæver den unge at medarbejderne er troværdige, og at forventningerne til de unge er tydelige. Skolen giver de unge lyst til gå i skole og lære. Den unge føler sig inddraget i hverdagen med de begrænsninger, som ophold på en sikret institution indebærer. Den unge peger på at besøgsrummet er lille og trangt, hvis der er flere på besøg, ligesom den unge kunne ønske sig hyppigere/daglige ringemuligheder frem for de tre ugentlige ringeaftaler. I forhold til forældresamarbejdet har Koglen fokus på at imødekomme individuelle behov og ønsker, samt på at tage kontakt til og danne relation til forældrene. Koglen arbejder på udbygge informationerne til pårørende på hjemmesiden. Det er tilsynets vurdering, at Koglen tilrettelægger såvel brugerinddragelsen som forældre/pårørendesamarbejdet med udgangspunkt i de unges og forældrenes individuelle behov og ønsker. Granhusets fysiske rammer vurderes at være særdeles velegnede til formålet, og der er rent og ryddeligt alle vegne. Koglen har udarbejdet en ny medicininstruks, der ifølge tilsynets vurdering opfylder kravene i Sundhedsstyrelsens vejledning af Med- Side 4

5 arbejderne vurderer at instruksen, der er under implementering, sammen med udpegning af medicinansvarlige medarbejdere, er medvirkende til en mere sikker medicinhåndtering. Tilsynet anbefaler at ledelsen undersøger, hvordan ordination og administration af håndkøbsmedicin kan håndteres på en smidig måde. Koglen har et virksomhedsgrundlag, hvor værdigrundlaget udgøres af 8 værdiord. Ledelsen vurderer at værdierne er kendte og synlige, og medvirker til at kulturen er kendetegnet af ordentlighed på alle måder. Der er en overordnet kompetenceudviklingsplan, som tager udgangspunkt i faglige og strategisk relevante aktiviteter. Koglen har en detaljeret introduktionsplan, som løbende udbygges og revideres. Der holdes MUS med alle medarbejdere hvert år. Koglen har en arbejdsmiljøaftale, og der er gennemført APV - Arbejdspladsvurdering samt TULE Trivsels- og lederundersøgelse, som begge er under bearbejdning. Der er relativ lav besvarelsesprocent, hvilket tilsynet anbefaler ledelsen at være undersøgende på. Det er tilsynets vurdering, at Koglen opfylder de regionale retningslinjer for de organisatoriske forhold under DKM. Medarbejdere og ledelse finder de har en god og en udfordrende arbejdsplads. For nuværende arbejdes der på at finde en fælles kultur på tværs af afdelingerne på Koglen med henblik på at understøtte fleksibilitet i opgaveløsningen og ressourceanvendelsen. Det er en udfordrende proces, men der er generelt en vilje til at mødes med åbenhed og italesætte forskelligheder og ligheder til gavn for den samlede opgaveløsning. Opmærksomhedspunkter Tilsynet blev ikke præsenteret for forhold, der giver anledning til beskrivelse af opmærksomhedspunkter. Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Belægning Ved tilsynets besøg er der 4 unge på hver af de sikrede afdelinger, Granhuset og Lærkehuset, svarende til en belægning på 80%, hvilket sådan set er tilfredsstillende, da Koglen gerne skal kunne tage unge ind akut. I perioder har belægningen været nede på i alt 3-4 unge, og i de situationer har afdelingerne været slået sammen. På landsplan er der en overkapacitet på de sikrede institutioner, dels på baggrund af udvidelse af pladsantallet og dels på grund af et fald i efterspørgslen. Ledelsen på Koglen vurderer at den faldende efterspørgsel kan have sammenhæng med politireformen, og at de sikrede institutioners rolle i ungdomssanktionerne stort set er udspillet, efter der blev indført kommunal egenbetaling. Målgruppe Målgruppen er blevet mere differentieret og rummer både den kendte Side 5

6 Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold hårde kerne af dyssociale unge med behov for struktur og regler og de mere skrøbelige og sårbare unge med begyndende sindslidelser og behov for en individualiseret indsats. Organisatoriske udfordringer og Udviklingstendenser Den vigende efterspørgsel har givet anledning til flere afledte organisatoriske udfordringer og udviklingstiltag. Sammenlægning af de sikrede afdelinger i perioder med lav belægning, er medvirkende til et større fokus på samarbejde mellem afdelingerne. Der er en forhistorie om forskellige kulturer på afdelingerne, som omhandler strukturerne; mere eller mindre struktur, men ledelsen vurderer at forskellene mest har eksisteret som fordomme. Der er iværksat en proces, som handler om at danne en fælles retning for Koglens pædagogiske indsats og organisering. Ifølge ledelsen har der været en vis modstand mod at italesætte dette på baggrund af en frygt for at tabe de gode praksisser, hvorfor der undervejs i processen arbejdes med bl.a. involvering, ansvar, tillid og videndeling. På det ydelsesmæssige område/den pædagogiske indsats er omdrejningspunktet først og fremmest at arbejde med en individualiseret indsats med konkrete mål for den enkelte unge og samtidig bevare Koglens udgangspunkt som et gruppebaseret og miljøterapeutisk tilbud, hvor fællesskabet er i centrum. På det organisatoriske område arbejdes med at danne et ledelsesteam, hvor ledelsesopgaverne i højere grad deles og udføres efter kompetencer frem for på afdelinger. Derudover gøres der overvejelser om organisering af medarbejderne i teams, hvor opgaverne løses med udgangspunkt i medarbejdernes kompetencer, fx de skriftlige udtalelser. Der er nedsat en arbejdsgruppe, som arbejder med det pædagogiske indhold og organiseringen. Et konkret resultat af det udvidede samarbejde er dannelsen af en fælles skole for de to afdelinger. Skolen er oprettet i Granhuset, der er tilknyttet to lærere og derudover er de pædagogiske medarbejdere med i skoledagen. Skolen startede den og status er på nuværende tidspunkt, at den fælles skole er et vellykket projekt, hvor de unge tilbydes kvalificeret undervisning i et specialiseret og individualiseret undervisningsmiljø, der ligner en almindelig skolegang mest muligt. Koglens forstander er fratrådt og stillingen er vakant, men det forventes at souschefen konstitueres som forstander i Koglen skal i det kommende år forberede en fusion med Grenen, som led i Region Midtjyllands omlægning af socialområdet til forretningsområder. Side 6

7 Kvalitetsarbejdet Organisering af kvalitetsarbejdet Lokale tilføjelser Koglen har hidtil organiseret arbejdet med DKM i ledelsesregi, men den fremtidige organisering er bragt til drøftelse i LMU på baggrund af et ønske om en bredere forankring af kvalitetsmodellen; standarder, regionale retningslinjer og lokale tilføjelser. Ledelsen forventer at der i løbet af et par måneder er truffet beslutning om en ny kvalitetsorganisation. På Koglen er der udarbejdet lokale tilføjelser til de ydelsesspecifikke forhold: individuel plan, brugerinddragelse og kommunikation. Den lokale tilføjelse til individuel plan tager især højde for de særlige udfordringer for en sikret institution som Koglen: at de unge som oftest kommer akut og opholder sig kort tid på institutionen. Det betyder at der er fastsat kortere tidsfrister for påbegyndelse og udarbejdelse af individuelle planer. Koglen deltog i den eksterne evaluering af DKM på de første to trin udarbejdelse af retningsgivende dokumenter og at disse er kendt og anvendt - i efteråret Koglen blev godkendt på trin et og to, omend der blev peget på at standarderne fortsat er under implementering samt at dokumentationen kan udvikles. Det er ledelsens vurdering at arbejdet med DKM, herunder arbejdet med de lokale tilføjelser til de regionale retningslinjer, især har bidraget med større fokus på og forståelse for en individualiseret tilgang samt for vigtigheden af god og stringent dokumentation, blandt andet i form af konkrete mål og delmål. Den generelle faglige indsats Ydelsesspecifikke forhold Individuel plan/ dokumentation På Koglen, og herunder Granhuset, udarbejdes den første individuelle plan af socialrådgiveren plan på baggrund af den kommunale handleplan, og med de mål, kommunen har opstillet. Det giver et godt udgangspunkt for at arbejde med mål og delmål fra starten og danner grundlag for det videre arbejde med individuel plan og observationer frem mod den udtalelse, der er Koglens slut-produkt. Den individuelle plan revideres på personalemøder og af den unges kontaktperson. Mål og delmål anvendes aktivt i drøftelser og opfølgning på de unge. De unge kender alle deres plan og deres kommentarer indskrives i planen. Af ressourcemæssige årsager er hyppigheden af personalemøder ændret fra hver 14. dag til en gang om måneden, hvor der også er supervision. Det giver nogle udfordringer i forhold til løbende opfølgning på de unge, som søges løst gennem onsdagsmøder, som finder sted i overlappet og mellem det tilstedeværende personale. I skoledelen afdækker lærerne de unges læringsstil samt anvender tests, for at afdække de unges faglige niveau således, at undervisningen kan tilrettelægges individuelt for den enkelte unge. I døgndelen arbejdes med SIP-sikret ved ind- og udskrivning, hvilket le- Side 7

8 delsen vurderer, er et værdifuldt redskab i forhold til måling og dokumentation af indsatsen. Under medarbejderinterviewet får tilsynet en Bostedsgennemgang. Alt materiale vedr. den unge, dvs. sagsakter, der er modtaget fra anbringelseskommunen eller politi/ret, samt individuelle planer, test osv. er opbevaret i Bosted System, hvor der også føres dagbogsnotater. Dagbogsnotaterne skrives under Typeoverskrifter, fx kontakt til kommune, delmål eller skole. Mål og delmål er beskrevet med målbeskrivelse, succeskriterier for den unge samt overordnet og detaljeret metode. Det er medarbejdernes vurdering, at dokumentationsrutinerne understøtter indsatsen og herunder udarbejdelse af udtalelser. Ledelsen vurderer at Koglens eksterne produkt i stadig højere grad er de skriftlige udtalelser, og der en fortsat proces med henblik på at optimere dokumentationen og skriftligheden. Ikke alle medarbejdere besidder tilstrækkelige kompetencer til at omsætte pædagogikken i det skriftlige arbejde, og derfor indgår organiseringen af det daglige arbejde i den nedsatte pædagogiske arbejdsgruppe, fx overvejelser om teamorganisering med fordeling af kontaktpersonopgaverne med udgangspunkt i medarbejdernes kompetencer. Brugerinddragelse og kommunikation På Koglen inddrages de unge individuelt og konkret i deres dagligdag, fx ved planlægning af dagens aktiviteter efter stilletimen, mens der er andre områder, hvor de ikke har medbestemmelse, fx dagsprogrammet eller regler for ophold i fællesskabet. Der er beboermøde hver fredag, hvor de unge kan komme med ønsker, forslag osv. Det er, som tidligere beskrevet, kendetegnende for Koglen, at de unge opholder sig og udvikler sig i fællesskabet med de andre unge og medarbejderne. I forhold til inddragelse tager medarbejderne individuelle hensyn, fx ved at en ung tages ud af fællesskabet til individuelt samtale/kontakt, hvis opholdet i fællesskabet ikke fungerer for den unge. Ligeledes forsøger medarbejderne at kompensere ved selv at ringe til forældrene på den unges vegne, hvis den unge er underlagt ringeforbud. Afdækning af forudsætninger for og ønsker til inddragelse fremgår implicit af de øvrige akter, fx SIP eller som formulerede mål og delmål, men fremgår ikke eksplicit i de planer tilsynet ser og har fået tilsendt. Det samme gør sig gældende for afdækning af kommunikative ressourcer og barrierer samt omsætning af dette i Koglens praksis. De unges kommunikative ressourcer og barrierer afdækkes til dels i skolens regi ved fx tests og læringsstilsanalysen. Metodisk/ pædagogisk tilgang Servicestyrelsen har afsat midler til, at de sikrede institutioner kan arbejde med misbrugsforbehandling efter inspiration af en lignende indsats for voksne indsatte i arresthuse. Det er kendt at omkring 80 % af de unge på de sikrede institutioner har et begyndende misbrug, fx i form af eksperimentering med misbrug eller selvmedicinering. På Koglen har man, gennem drøftelse og beslutning på LMU, valgt at prioritere denne indsats ved uddannelse af 6 medarbejdere, forankring af indsatsen på afdelingerne og udpege en medarbejder som koordinator af Side 8

9 indsatsen. Målet er at de unge skal forlade Koglen med en plan for den videre misbrugsbehandling, samt at Koglen skal være kendt for at være dygtige til misbrugsforbehandling på et vidensbaseret niveau. Koglen anvender andre metodiske tilgange bl.a. Reflex, som er en videreudvikling af Anger Management, og som også understøttes af Servicestyrelsen. Koglen afventer nu den kommende fusion med Grenen, som arbejder med en anden metode, inden der påbegyndes uddannelse af flere medarbejdere i metoden. Den generelle faglige indsats Brugervurdering Tilsynet interviewede en af de unge, i det følgende kaldet beboer, på afdeling Granhuset, som har boet der i ca. en måned. Beboeren er overordnet tilfreds med at være på Koglen, når det nu er beslutningen. Beboeren oplever at det er det første anbringelsessted, hvor pædagogerne er troværdige, og hvor dagens aktiviteter er kendte og betingelserne tydelige. Beboeren fremhæver skolen som særligt positiv, fordi lærerne roser de unges indsats, hjælper og er klar til at forklare en ting 100 gange. Det betyder at beboeren er blevet dygtigere til matematik, og for første gang i to år går i skole. Beboeren fortæller om dagens aktiviteter med skolegang og værksted, evaluering, stilletime og aktiviteter. En dag om ugen er de unge ikke i skole, men har samtaler med en pædagog. Samtalerne drejer sin om de unges fremtid, og hvordan de har det, eller kan eventuelt være undervisning i misbrug eller Reflex. Beboeren har bedre kontakt med nogle medarbejdere end andre, bl.a. fordi nogle er bedre til at lytte. Kl. 14 efter skole og værksted eller samtaler, er der fælles evaluering, hvor de unge og medarbejderne i fællesskab taler om, hvordan dagen er forløbet. De unge træner i at fortælle hinanden på en pæn måde, hvis der fx er noget ved de andres adfærd, der ikke fungerer. I stilletimen fra kl til kl. 16 opholder de unge sig på værelset, hvor de kan læse, sove eller skrive dagbog, som beboeren, tilsynet talte med, gør. Hvis de unge vil barbere ben el.lign., skal det også foregå i stilletimen, hvorefter de skal aflevere skrabere til medarbejderne. Nogle dage er der idræt efter stilletimen, og ellers kan de unge selv bestemme, hvad de vil foretage sig. De unge deltager på skift i madlavningen, som madmoren planlægger. Beboeren synes maden til tider er for fed og ensformig med fx meget pizza, men der er altid salatbar. De unge deltager i andre pligter i løbet af dagen; rengøring, vask, rydde af efter maden osv. Beboeren kan få besøg en måske to gange om ugen og kan ringe 15 minutter tre gange om ugen. Beboeren synes at besøgsrummet er for lille, og hvis der er flere på besøg, bliver der trangt. Beboeren ville også gerne Side 9

10 Den generelle faglige indsats kunne ringe oftere/hver dag, eventuelt i kortere tid. Beboeren synes at de fysiske rammer, værelser, fællesrum og aktivitetsrum, i øvrigt er fine nok. De unge ser nyheder sammen kl. 19 og bagefter kan de fx spille spil, træne eller være på værelset. De unge kan bestille kioskvarer, slik, sodavand, blade osv. to gange om ugen, og beboeren synes at en lille bod ville være en god ide. Pårørendesamarbejde Koglens fokus i samarbejdet med de pårørende er, i lighed med tilbuddets tilgang i øvrigt, en mere individualiseret tilgang samt opmærksomhed på at danne relationer. Forældrekredsen er forskellig, hvilket blev tydeligt for ledelse og medarbejdere, da to unge havde et langt ophold på Koglen. Den ene forældre skrev en bog om oplevelsen, hvilket gav anledning til i højere grad at anerkende forældrenes afmagt og sorg, samt at anskue forældresamarbejdet som en ressource for de unge. Helt konkret er der en kendt praksis for straks ved en ungs ankomst at sende et oplysningsbrev samt tage telefonisk kontakt til forældrene, hvor de bl.a. opfordres til at ringe, når de har behov for det. Tidligere var der en tendens til at Koglen kontaktede forældrene, når der var problemer, mens der nu er større opmærksomhed på at kontakte forældrene løbende for derigennem at opbygge en relation, som dels afdramatiserer forløbet, og tillige kan være understøttende når og hvis der opstår problemer. Derudover arrangeres i videst muligt omfang et besøg, hvor forældrene kan se institutionen. Koglen er ved at udarbejde en ny hjemmeside, og vil i den forbindelse oprette et informationspunkt til forældre, hvor de gennem beskrivelser og billeder vil afmytificere opholdet på en sikret institution, ud fra en anerkendelse af forældrenes afmagt og krisereaktioner. Klager Magtanvendelser Der er ikke aktuelle klagesager. Der er i 2011 indtil tilsynsbesøget indberettet tre akutte magtanvendelser, fastholdelse og føring, på afdeling Granhuset. Ledelse og medarbejdere udtrykker at de generelt har tilstrækkelig viden, samt at alle magtanvendelser registreres, indberettes og bearbejdes med henblik på fælles læring i medarbejdergruppen. Der følges også op med den unge. Ledelsen anfører at den største udfordring i forhold til magt, er at opbygge og bevare en reflekteret pædagogisk tilgang til fx ophold på værelset samt at undgå at blive magtfuldkomne. Derfor er det også vigtigt at medarbejdere og ledelse straks følger op, hvis de handler uhensigtsmæssigt i forhold til de unge. Ledere og medarbejdere er i en opdragende og normsættende rolle, og uden vedvarende opmærksomhed og en reflekteret tilgang, er der fare for at den socialpædagogiske indsats bliver formynderisk eller ligefrem får karakter af overgreb. Medarbejderne anfører at den vigtigste forebyggelse af såvel akutte magtanvendelser som magtovergreb i øvrigt, er deres vedvarende tilstedeværelse blandt de unge, hvor de danner relation til hver enkelt samt er Side 10

11 Den generelle faglige indsats opmærksomme på de unges indbyrdes relationer. Det giver mulighed for at gribe ind i tide fx ved at tage en samtale med de unge på deres værelse. Relationen understreges bl.a. ved at medarbejderne siger farvel og tak for i dag ved at give hånd til de unge efter hver vagt. Den daglige evaluering i fællesskabet, hvor de unge trænes i at kommunikere med hinanden og medarbejderne på en direkte og respektfuld måde, bidrager også til at nedsætte konflikter og magtanvendelser. Ombudsmandens OPCAT-enhed, som undersøger hånende, nedværdigende og ydmygende behandling på bl.a. sikrede institutioner, besøgte Koglen i juni Der er umiddelbart ikke fundet grundlag for kritik, men den endelige rapport afventes fortsat. Granhuset har et sikringsrum, hvor de unge kan placeres i max to timer under opsyn. Rummet har aldrig været brugt, og hvis en ung er ophidset og fx ødelægger ting på værelset, benytter medarbejderne sig af andre strategier, fx at tømme værelset helt eller delvist. Medarbejderne registrerer alle belastende episoder, herunder vold og trusler om vold. Medarbejderne finder at de har en velfungerende beredskabsplan, som bliver bragt i anvendelse ved belastende episoder. Beboerøkonomi Det seneste interne kontrolbesøg den gav ikke anledning til kritiske bemærkninger vedr. håndtering af beboermidler. Fysiske rammer Bygninger og udenomsarealer Tilsynet blev vist rundt i Granhuset. Afdelingslederen vurderer at de fysiske rammer i høj grad understøtter opgaveløsningen. Der er rummeligt i alle fælleslokalerne, men der kan være problemer med akustikken især i de mindre rum. Der er rent og ryddeligt alle vegne. Fra april måned er skole og værksted slået sammen for de to afdelinger, og skolen ligger i Granhuset, hvor det tidligere motionsrum og værksted er bygget om. Der er nu individuelle IT arbejdspladser til alle de unge samt bl.a. to smartboards. De unge har ofte dårlige erfaringer med at gå i skole, og der lægges vægt på at understøtte en positiv erfaring bedst muligt, herunder med godt udstyr. Den fælles skole er en succes, og ingen af forbeholdene: spredning af stoffer, mere uro eller flere konflikter, er gået i opfyldelse, og skoledagen er så tæt på en almindelig skolegang, som det er muligt indenfor Koglens rammer. Ved siden af skolen er et lille bibliotek under opbygning. Nogle unge får deres første læseoplevelse på Koglen, og de unge læser generelt en del, mens de bor på Koglen. Ved siden af den overdækkede indergård og fodboldbanen er anlagt en køkkenhave, som de unge i følge afdelingslederen, satte pris på i som- Side 11

12 Fysiske rammer merhalvåret. Sundhedsfaglige forhold Psykiatrisk tilsyn Medicinadministration Koglen samarbejder med en lokal praktiserende læge vedr. de unges medicinering. Der var tidligere et tilbud om 10 timers konsulentbistand hver måned fra en børne- og ungdomspsykiater. Ledelsen ser et dilemma mellem Koglens udgangspunkt som et kollektivt gruppetilbud med stor vægt på fællesskabet og det tiltagende fokus på psykiatrisk diagnosticering og behandling af de unge. Ledelsen vurderer at de unge ikke skal kaldes psykisk syge, fordi de ikke passer ind, og frygter at de bliver stemplet. Det er dog vurderingen, at det ville være formålstjenligt at kunne trække på psykiaterbistand ved tvivl om de unges udviste problemstillinger- eller adfærdsmønster. Der er ved tilsynets besøg ingen af de unge på afdeling Granhuset, der får medicin. Der er 6 små medicinskabe i personalekontoret med hver sin lås, og nøglen opbevares i et aflåst nøgleskab. Der er udarbejdet en ny medicininstruks, som efterlever anbefalingerne i Sundhedsstyrelsens vejledning af Instruksen er endnu ikke behandlet på LMU og er under implementering på Koglen. Under tilsynsbesøget drøftes håndkøbsmedicin, Treo, som de unge kan få som pn medicin ved smerter. Ifølge den nye instruks skal lægen ordinere håndkøbsmedicin og ledelsen vil undersøge, hvordan dette kan håndteres på en smidig måde. Medarbejderne vurderer at den nye instruks samt en fast medicinansvarlig medarbejder, minimerer evt. fejl og medvirker til en mere sikker medicinhåndtering. Medicinmodulet i Bosted System benyttes, hvor der krydses af efter hver medicingivning. Organisatoriske forhold Generelt, normering, rekruttering fremmøde På Koglens sikrede afdelinger, Granhuset og Lærkehuset, er der dagligt tre medarbejdere på hver afdeling i dagtimerne inklusive to lærere og en faglærer, som forestår undervisningen. Om natten er der en vågen og to sovende nattevagter. Godt halvdelen af medarbejderne har en pædagogisk uddannelse, mens de øvrige har andre faglige baggrunde. I administrationen er ansat to socialrådgivere, en psykolog samt en administrativ medarbejder. Ledelsen fortæller at medarbejderstaben er meget stabil og udskiftningen lav. Det tilskrives flere forhold, bl.a. attraktive arbejdstider med lange Side 12

13 Organisatoriske forhold vagter og deraf følgende sammenhængende fritid, at arbejdet med de unge er udfordrende og afvekslende samt giver en fornemmelse af at gøre en forskel for de unge. Ledelse Koglen har et virksomhedsgrundlag, hvor værdigrundlaget udgøres af 8 værdiord, som er udarbejdet på baggrund af regionens tre overordnede værdier Dristighed, Dygtighed og Dialog. Det er ledelsens vurdering, at værdierne bl.a. er synlige ved at Koglens ledere og medarbejdere tør udfordre dogmerne og tage de nødvendige beslutninger, at der udfoldes kreativitet og opfindsomhed i forhold til den pædagogiske indsats samt at tilgangen til de unge er anerkendende. Overordnet vurderer ledelsen at kulturen på Koglen er kendetegnet ved ordentlighed, med plads til grin og sjov men aldrig løgn og snyd. Koglen har en udførlig introduktionsplan, som er udarbejdet af medarbejdere og ledelse samt LMU og er under stadig udvikling. Introduktionsplanen skal evalueres i januar, men det er ledelsens indtryk at planen anvendes og er virksom, bl.a fordi den er detaljeret og giver en grundig indføring i arbejdet. Der holdes MedarbejderUdviklingsSamtaler løbende i den måned, hvor medarbejderen har fødselsdag. Kompetenceudvikling Koglen har en overordnet strategisk kompetenceudviklingsplan, hvor udgangspunktet er at al uddannelse skal være fagligt og strategisk relevant. Der er ledelsesmæssig opmærksomhed på de nødvendige kompetencer i en virkelighed, hvor der skal skabes transparens og tydelighed gennem dokumentation dvs. særlige skriftlige og IT-mæssige kompetencer. De konkrete aktiviteter er aktuelt, at 6 medarbejdere er på Misbrugsuddannelse ved Kognitivt Center i Århus. De udgør et misbrugsteam, der er ansvarlig for misbrugsforbehandlingen og de får specifik supervision. Derudover er der ekstern supervision to timer på hver afdeling hver måned med udgangspunkt i sags- og gruppesupervision. Alle medarbejdere har været på et tre dages kursus i dobbeltdiagnoser. Medarbejderne vurderer at kompetenceudviklingen er relevant og målrettet og egentlig kun begrænset af økonomien. Koglen er uddannelsessted for studerende. Arbejdsmiljø og internt samarbejde Der er gennemført APV (ArbejdsPladsVurdering) og Tule (Trivsels- og ledelsesevaluering) i efteråret, og resultaterne er under bearbejdning. Ledelsen har øget opmærksomhed på medarbejdere, som viser tegn på mistrivsel, på baggrund af erfaringer gennem årene for, at medarbejdere kan vælte med stress. Ledelsen vil fremadrettet gennemføre uddybende samtaler med de pågældende medarbejdere. Korttidssygefraværet, fravær på enkeltdage samt melllem 1-14 dage, er under to % på Granhuset, hvilket er yderst tilfredsstillende. Medarbejderne finder de har en god og udfordrende arbejdsplads, hvor de er gode til at kriges på en ordentlig måde, som skaber fællesskab og Side 13

14 Organisatoriske forhold tryghed. Det øgede samarbejde mellem de to sikrede afdelinger udfordrer medarbejderne i form af øget opmærksomhed på og kommunikation om, hvilke normer og værdier, der skal kendetegne den fælles kultur at det bliver det bedste fra hver afdeling, der lever videre. Medarbejderne har kort kommandovej til nærmeste leder, hvilket de finder værdifuldt. Ledelsen oplever en større åbenhed og vilje til at italesætte samarbejdet på tværs af afdelingerne, og vurderer at det er udtryk for mindre angst for at give slip på det kendte og større tillid og mod til at turde drøfte en fælles retning. Medarbejderne opfatter den kommende fusion med Grenen i et nyt forretningsområde, som et vilkår de ikke har indflydelse på, og de har tiltro til, at fusionen vil tage udgangspunkt i det bedste fra de to tilbud. Side 14