Version Fagområdet Borgerservice årsberetning 2007

Transkript

1 Version Fagområdet Borgerservice årsberetning

2 Formål med årsberetningen for fagområdet Formål med årsberetningen Såfremt Faaborg-Midtfyn kommune skal forsætte den positive kvalitetsudvikling via dialog, mål og aftaler, kræver det løbende opfølgning, evaluering og dialog. Derfor er det naturligt at alle aftaleholdere udformer en årsberetning og resultatopfølgning på aftalen. Formålet med årsberetningen er bl.a. At styrke opfølgningen på mål og indsatser og dermed bidrage til kvalitetsudviklingen af vores serviceydelser At opfølgningen danner grundlag for en konstruktiv dialog og refleksion om årets resultater med relevante aktører, (medarbejdere, brugerbestyrelser, fagchefer, direktionen, politikere mv.) At skabe et overblik over aftaleholderens resultater på mål og indsatser samt organisationen set under et. At synliggøre de mange gode resultater og sikre sammenhæng mellem det vi siger vi vil og det vi gør. Målet er altså et fælles afsæt for dialog om resultaterne for de mange spændende mål og indsatser. Kom vi i mål hvad gjorde at det lykkedes og fik vi fejret succeserne. Hvilke læringspointer tager vi med ind i det nye år og hvordan kan vi forankre disse i hverdagen og videreformidle vores erfaringer til omverden. Årsberetning for fagområdet Staben for Evaluering, Projekt og Organisation (EPO) har opsummeret aftaleholdernes resultater inden for fagområderne i en årsberetning for fagområdet. Fagchefen har efterfølgende udarbejdet en kort beretning om resultaterne på mål og indsatser på tværs af fagområdet. Årsberetningen for fagområderne forelægges direktionen, fag- og stabscheferne, lederforum samt det relevante politiske udvalg i marts/april Dialogen om resultaterne Fagcheferne forventes at indgå i dialog med aftaleholderne på fagområderne enten enkeltvis eller via de fælles ledermøder. Fagcheferne skal understøtte og afvikle dialogmøder mellem de politiske fagudvalg, brugerbestyrelser, ledere mv. Direktionen afholder resultat-samtalerne med fag-og stabscheferne Direktionen vælger ud fra aftaleholdernes årsberetninger 8-10 aftaleholdere fra institutionsniveau til resultatsamtale. Årsberetningen for fagområdet indarbejdes efterfølgende i kommunens samlede Regnskab & Årsberetning for Med venlig hilsen Projektleder for Dialogbaseret Aftalestyring Steen Klausen, EPO-staben Borgerservicechef Anne Kirsten Andersen. 1

3 Indholdsfortegnelse FORMÅL MED ÅRSBERETNINGEN FAGCHEFENS ÅRSBERETNING FOR FAGOMRÅDET ØKONOMI FOR FAGOMRÅDET...5 ØKONOMI REGNSKAB FOR BORGERSERVICE NØGLETAL FOR FAGOMRÅDET RESULTAT-OPFØLGNING PÅ INDSATSER I AFTALEN FOR...7 2

4 1.0 Fagchefens årsberetning for fagområdet Politikker, mål og indsatser for Der er ikke udarbejdet politiske målsætninger for området. Årets væsentligste begivenheder År er år 1 i Faaborg-Midtfyns kommune. Året har derfor været præget at indkøring på mange områder og implementering af nye arbejdsområder. Herudover deltager alle i skrankeekspeditioner i en turnusordning, så alle har oplevet at have kendte og ukendte opgaver. Personalet har ydet en meget stor arbejdsindsats og udvist stor ansvarlighed for eget arbejdsområde. Dette har betydet at tingene nu fungerer og der ydes borgerne en god service. Personale: MED-udvalg Der blev allerede i efterår 2006 etableret MED-udvalg under fagsekretariat Borgerservice. Udvalget har afholdt 5 møder i. Mus-samtaler. Der er gennemført MUS-samtaler i efterår. Personaleomsætning: 2 er gået på efterløn/pension, 3 har fået job i andre kommuner og 1 har søgt anden uddannelse. Besparelsen på personale har derfor kunne ske ved naturlig afgang. Ved stillingsopslag har der været omkring 50 ansøgere, så der har således ikke været rekruteringsproblemer. Sygefravær :Sygefraværet har været på 5,2%.Heri indgår en langtidssygemelding. Sygefraværet for fleksjobansatte har været noget højere, men bunder i konkrete, langvarige lidelser. Der er lavet APV ultimo, hvori personalet ikke angiver sygdom som problem. Uddannelse: I efteråret 2006 blev lavet et fælles værdi-kursus for medarbejdere i Borgerservice i samarbejde med VUC. I marts måned blev der afholdt kursus i Borgerservice. Kurset var på tre dage og var en light udgave af COKs kommunomfag. Endvidere har den stor del af medarbejderne fået undervisning i engelsk ( tilpasset borgerservice) på VUC I forbindelse med pas-kørekortopgaven har personale deltaget i politiets undervisning og der har været et kort praktikophold hos politiet ult Der er stort arbejdspres i afdelingen, så der er løbende focus på arbejdsgange-/processer. Borgerservice har deltaget i kommunens LEAN-projekt med godt udbytte. 3

5 Faglige områder: Telefonomstilling: Borgerservice betjener den fælles telefonomstilling. Personalet flyttede sammen i Fåborg i efterår Opstart i januar betød en overbelastning af systemet såvel teknisk som personalemæssigt. Det var derfor nødvendigt at sætte ekstra personale på i 1. halvår ligesom teknikken også kom bedre på plads efter 1. halvår. Kropsbårne hjælpemidler: Der er gennem Indkøbskontoret lavet nye aftaler på området. Fra 2008 er der indgået aftale med en lægekonsulent for at styrke det faglige grundlag for afgørelser indenfor området. Udgiften til høreapparater har været væsentlig større end budgetteret. I starten af året var sagsbehandlingstiden på 2 mdr. Det er nu lykkedes at nå frem til en sagbehandlingstid, der for genbevillinger ligger på ca 8 dage for nye ansøgninger, hvor der skal indhentes lægeoplysninger, ca. 3 uger. Sygesikring: Der er indgået aftale med trafikselskab Fyn vedr. kørsel til læge og speciallæge for pensionister. Har været i nyt udbud okt. for hele Fyn. Efter udsendelse Kontant i i DR1 har der været en voldsom efterspørgsel efter EUsygesikringskort. Der har i hele perioden været konflikt mellem Regionerne og Fodteraputerne vedr. fodbehandling.. Dette medfører betydeligt ekstraarbejde med refusion af sygesikringstilskuddet i kommunen. Opkrævning: Sammenkøring af 5 EDB-systemer til opkrævning af f.eks. musikskole, daginstitutionsbetaling o.sv. har givet problemer, borgere har indbetalt på gl. girokort og lign. Dette har medført et øget arbejdspres i opkrævningsafdelingen. Der er nu indkørt faste rykkerprocedure for alle områder og tingene er ved at falde på plads. Pas og kørekort: Opgaven er overtaget fra politiet.der har været væsentlige flere henvendelser end beregnet. Der var inden opstart en kort oplæring, men erfaringerne på området er først kommet i takt med at opgaverne er blevet løst. For at give borgeren en bedre service, har der været åbent for pasudstedelse to lørdage i i maj og juni måned. Ca 250 borgere benyttede sig af denne service. Boligstøtte: Pr er der sket konvertering til nyt edb-system- KMD boligstøtte Udviklingstendenser, forventninger og fremtidige mål og indsatser Det er en målsætning at flest mulige borgere betjener sig selv digitalt. Det forudsætter at mulighederne er til stede, hvorfor der vil være focus på stadig udvikling af kommunens hjemmeside. Borgerne kan deles op i tre grupper: De unge er fuldt fortrolige med nettet, men efterspørger personlig vejledning Mellemgruppen bruger nettet og efterspørger selvbetjeningsløsninger. De ældre er som hovedregel ikke fortrolige med nettet og efterspørger personlig vejledning. Der vil i 2008 være åbent to lørdage for pasudstedelse. Der arbejdes endvidere med udvidet åbningstid. Der skal i 2008 ske konvertering af 3 store KMD-systemer, pension, børnefamilieydelse og underholdsbidrag 4

6 2.0 Økonomi for fagområdet Økonomi regnskab for Borgerservice Hele kr. I løbende priser Oprindeligt budget Korrigeret budget Regnskab Afvigelse i f.t. opr. budget Afvigelse i f.t. korr. budget Vanskelige styr- Bare områder U U Øvrige områder U I Netto Merforbrug og mindreindtægter er negative tal, mindreforbrug og merindtægter er positive tal Regnskabsbemærkninger På de vanskelige styrbare områder (begravelseshjælp, befordringsgodtgørelse, hjælpemidler, førtidspensioner og boligstøtte), hvor der har været den største overskridelse, er der ingen overførsel. Der er i givet en tillægsbevilling til hjælpemidler på 4,8 mio. kr., som i forhold til oprindeligt budget udviser en overskridelse på 13,5 mio. kr. På førtidspensioner og boligstøtte er der ganske vist også en overskridelse på 9,8 mio. kr. i forhold til oprindeligt budget, men dette opvejes stort set af en merindtægt på 8,9 mio. kr. På de øvrige områder er der i årets løb flyttet en del beløb rundt vedr. lederløn, tjenestemandspensioner, forsikringer, IT og telefoni. 5

7 3.0 Nøgletal for fagområdet Der er for hvert hovedområde medtaget relevante ECO-nøgletal for. Nøgletallene er ikke kommenteret. Derudover har Faaborg-Midtfyn Kommune beregnet tal for 2008 baseret på det vedtagne budget og ECO-nøgletals afgrænsninger og opgørelsesmetoder. For nærmere oplysninger om de enkelte nøgletal, herunder oplysninger om de enkelte sammenligningsgruppers sammensætning, henvises til Nøgletal - Borgerservice -priser Faaborg- Midtfyn Budget Hele Landet Smlgruppen* Regnskab Faaborg- Midtfyn Budget 2008 Faaborg- Midtfyn Førtidspensioner i alt, kr. pr årig Heraf: Førtidspension med 50% refusion, kr. pr årig Førtidspension med 35% refusion, før , kr. pr årig Førtidspension med 35% refusion, fra , kr. pr årig Boligsikring, kr. pr årig Boligydelse, kr. pr. 67+ årig *Bemærk at der til førtidspensioner, boligydelse og boligsikring er 3 forskellige sammenligningsgrupper. 6

8 4.0 Resultat-opfølgning på indsatser i aftalen for Politisk indsats jf. bilag 1. Kompetent og venlig betjening (bilag 1) Kommentarer Betydning Resultat Borgerne oplever en venlig betjening i Borgerservice. Personalet i Borgerservice dækker et meget bredt område, når der ekspederes ved skranken.det betyder at man ikke altid kan svare, men trækker på specialisterne indenfor området. Faglig indsats jf. bilag 1. Registrering af borgerhenvendelser (bilag 2a) Kommentarer Betydning Resultat Der har været daglige målinger i Borgerservice Årslev og Broby.Disse målinger ligger til grund for lukningen pr Der har været lavet kvartalsvis måling i Ringe og Fåborg. Målingen viser antal henvendelser og art. 2. Service fra stabe og fagsekretariater (bilag 2b) Der har været opstartsproblemer- hvem gør hvad i organisationen. Hjemmeside og Intranet er opbygget i løbet af med godt resultat 3. Borgerhenvendelser (bilag 2c) Der sker kun henvisning hvis opgaven løses i andet fagsekretariat. Der tages imod skriftlig materiale. Der er opstillet BorgerPC i Ringe og Fåborg Betydning: hvor stor betydning tillægger du indsatsområdet for dit aftaleområde på en skala fra 1-5 1= ingen betydning. 5= stor betydning Status: hvor tæt på er indsatsen i at være gennemført d. 31. december på en skala fra 1-5 1= ikke påbegyndt.. 5= fuldt gennemført. 7

9 Egen indsats jf. bilag Kommentarer Betydning Resultat 1. Tilfredshedsmåling (bilag 3) Tilfredshedsundersøgelse foretaget dec med røde og grønne bolde ( målt i 1 uge) 95,4 % borgere gav en grøn bold 4,6% gav en rød bold Betydning: hvor stor betydning tillægger du indsatsområdet for dit aftaleområde på en skala fra 1-5 1= ingen betydning. 5= stor betydning Status: hvor tæt på er indsatsen i at være gennemført d. 31. december på en skala fra 1-5 1= ikke påbegyndt.. 5= fuldt gennemført. 8