Kom godt i gang med Digital Post og NemSMS

Transkript

1 Kom godt i gang med Digital Post og NemSMS Denne vejledning beskriver, hvordan en myndighed tilslutter sig Digital Post, ligesom der gives en kort introduktion til, hvordan Digital Post / NemSMS hænger sammen. Version: 3.1 Udarbejdet: november 2013 Udarbejdet af: Digitaliseringsstyrelsen.

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning og læsevejledning Målgruppe for vejledningen Yderligere hjælp Hjælp til at komme på løsningen som borger Hjælp til at komme på løsningen som virksomhed Hjælp til myndigheder og leverandører der skal tilslutte systemer til løsningen Hjælp hos e-boks Introduktion til Digital Post Digital Post - en hovedsøjle i digitalisering af den offentlige sektor Hvad kan Digital Post bruges til? Digital Post på Virk.dk Digital Post og e-boks forskelle og ligheder Digital Post og NemSMS Digital Post Administrationsportalen som værktøj Roller og rettigheder Overblik over hele tilslutningsprocessen Anmodning om tilslutning af myndighed Oprettelse af kontakthierarki Tilslutning af afsendersystemer Tilslutning af evt. portaler og registre Gennemfør test Drift Proces for anmodning om tilslutning af myndighed Proces for oprettelse af myndighedens kontakthierarki Proces for tilslutning af afsendersystemer Systemleverandøren og e-boks tilslutter afsendersystemet Myndigheden tilslutter selv afsendersystemet Tilslutte standard afsendersystem Tilslutning af ikke-standard afsendersystem Tilknytning af materialer til tilmeldingsgrupper Proces for tilslutning af portaler og registre Tilslutning af portal Tilslutning af register... 32

3 8. Test af myndighedens tilslutning og opsætning Drift Administration, vedligehold og ændring af driftsopsætningen Administration og vedligehold Ændring af driftsopsætningen Brug af Administrationsportalen Registrering af fritagelse Tildeling af læseadgang Fremsøgning af sendte meddelelser Statistik S i d e 2

4 1. Indledning og læsevejledning Denne vejledning er henvendt til offentlige myndigheder, der vil anvende Digital Post og NemSMS, og derfor har brug for kendskab til, hvilke tilslutninger og opsætninger, der skal foretages, før der kan kommunikeres digitalt med borgere og virksomheder. Dette er tredje version af denne vejledning. Første version blev udarbejdet af e-boks, og det er input fra denne vejledning, der udgør størstedelen af denne vejledning. Imidlertid er vejledningen blevet begrebsmæssigt og indholdsmæssigt opdateret, ligesom der henvises til andre vejledninger, hvor det er hensigtsmæssigt. Vejledningen er opdelt i følgende afsnit: Introduktion til Digital Post: Giver en overordnet introduktion til Digital Post og hvordan løsningen er opbygget. Overblik over hele tilslutningsprocessen: Giver et overblik over den samlede proces en myndighed skal igennem, når den oprettes som bruger af Digital Post. I afsnittet introduceres også kortfattet de øvrige afsnit i vejledningen. Proces for anmodning om tilslutning af myndighed: Beskriver, hvordan myndigheden opretter en kontrakt med e-boks, og får adgang til Digital Post Administrationsportalen. Proces for oprettelse af myndighedens kontakthierarki: Beskriver, hvordan myndigheden opretter den brugergrænseflade, der skal møde borgere og virksomheder, der ønsker at kontakte myndigheden via Digital Post. Proces for tilslutning af afsendersystemer: Introducerer den proces en myndighed skal igennem for at oprette et afsendersystem. Et afsendersystem er et system, der kan sende dokumenter til Digital Post. Proces for tilslutning af portaler og registre: Beskriver, hvordan Digital Post kan integreres til eksterne portaler og registre. Test af myndighedens tilslutning og opsætning: Beskriver den testprøvning, en myndighed skal igennem for at teste om alt er sat korrekt op i Digital Post Administrationsportalen. Drift: Beskriver de opgaver der er forbundet med brug af Digital Post Administrationsportalen når myndigheden er gået i drift, og de procedurer man bør følge, hvis man laver ændringer i allerede oprettede og kørende systemer Målgruppe for vejledningen Vejledningen er udarbejdet til brug for projektledere der skal sikre, at en myndighed bliver tilsluttet Digital Post og NemSMS, eller blot har brug for at danne sig et samlet overblik over Digital Post / NemSMS Yderligere hjælp Digitaliseringsstyrelsen har oprettet en række andre vejledninger, som kan avendes i forbindelse med forskellige opgaver i tilslutningen og vedligeholdelse af Digital Post. S i d e 3

5 Hjælp til at komme på løsningen som borger Se primært: Hjælp til at komme på løsningen som virksomhed Se primært: Hjælp til myndigheder og leverandører der skal tilslutte systemer til løsningen Hjælpemateriale rettet mod myndighederne og de leverandører til myndighederne, der skal integrerer deres systemer til Digital Post/NemSMS, findes flere steder: Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside På Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside består af en række informationssider, som du finder via dette link: Her finder du også en række vejledninger som supplerer denne i vedligeholdt af Digital Post / NemSMS løsningen. Disse er typisk manualer som trin for trin beskriver hvordan man opretter forskellige ting i Digital Post Administrationsportalen. Administration af Digital Post: Tilslutning til Digital Post Administrationsportalen Brugerstyring i Digital Post Opret postkasser i Digital Post Opret og vedligehold afsendersystemer i Digital Post Brug af Digital Post Administrationsportalen: Fremsøg sendt meddelelse Vejledning til sagsbehandling af ansøgninger om fritagelse af virksomheder fra tilslutning til Digital Post (Opret fritagelse af virksomheder) Brug af Digital Post kommunikation med myndigheden: Sådan skriver myndigheder til Digital Post Vejledning til brug af dybe link i Digital Post Kontakthierarkier i Digital Post Begrebsapparat: Begreber i Digital Post Du finder disse vejledninger her: S i d e 4

6 Administrationsportalen Der er løbende mulighed for at få mere hjælp til de specifikke elementer under hvert af disse områder direkte på administrationsportalen ved at klikke på Hjælp ude til højre på portalen. Nedenfor et eksempel på en hjælpetekst for Postkasser: Figur Myndighedsnetværket Du har mulighed for at tilmelde din myndighed til myndighedsnetværket, som løbende holder møder og udveksler erfaringer vedr. især brugen af Digital Post. Du tilmelder dig via: Hjælp hos e-boks e-boks kan yde assistance, når en myndighed skal kobles på Digital Post. Konsulentbistand: Bestillingen af e-boks-konsulentydelser kan foregå via til En bestilling skal indeholde: Myndighedens navn, CVR-nr. og EAN-nr. Navn på kontaktperson hos myndighed Karakteren af den ønskede konsulentydelse Underskrift/signering og dato for myndighedens bestilling S i d e 5

7 Myndigheden skal bestille konsulentydelse minimum 20 arbejdsdage før starttidspunktet for leverancen af konsulentydelsen. Hvis konsulentydelsen vedrører myndighedens anvendelse af Digital Post/NemSMS efter tilslutning, er bestillingsfristen dog fem arbejdsdage. Den komplette beskrivelse af e-boks-konsulentydelser findes i tilslutningsaftalens bilag 2. Teknisk bistand: e-boks tilbyder teknisk bistand til myndigheder, myndigheders systemleverandører og anden af myndigheden udpeget 3. mand. Denne bistand dækker spørgsmål af teknisk karakter, herunder anvendelse af snitflader. Teknisk bistand faktureres efter medgået tid pr. påbegyndt ¼ time. Bistand kan rekvireres telefonisk eller skriftligt ved hjælp af en kontaktformular på administrationsportalen. Dette er oplyst nærmere nedenfor. Åbningstider og kontaktinformation: Telefoniske henvendelser: Tlf Bestilling og fakturering: Ved henvendelse til teknisk support skal myndighedens CVR-nr. og EAN-nr. oplyses sammen med henvenders navn og kontaktoplysninger. Henvendelse kan udelukkende ske ved oplysning af CVR-nr. og EAN-nr. på en myndighed, der er berettigede til at anvende Digital Post/NemSMS. Ved henvendelsen oprettes en sag og der sendes en med sagsoplysninger til den angivne adresse. Hvis myndigheden allerede er tilsluttet Digital Post/NemSMS, sendes endvidere en kopi af bestillingen til myndighedens administrator, som angivet ved tilslutningen til Digital Post/NemSMS. Teknisk bistand faktureres til det EAN-nr., som myndigheden har angivet ved tilslutningen til Digital Post/NemSMS. Hvis der er tale om en myndighed, som endnu ikke er tilsluttet, faktureres teknisk bistand til det EAN-nr., som angives ved henvendelsen. S i d e 6

8 2. Introduktion til Digital Post Dette afsnit søger at give en kort introduktion til Digital Post og NemSMS. I det følgende kaldes Digital Post / NemSMS for nemheds skyld blot Digital Post. Afsnittet består af: En overordnet beskrivelse af løsningen og det begrebsapparat der benyttes. En kort introduktion til brugerstyringen i Digital Post. Henvisning til hvor man kan finde yderligere hjælp Digital Post - en hovedsøjle i digitalisering af den offentlige sektor På få år er Digital Post gået fra at være et spændende men ambitiøst fællesoffentligt projekt til, at være en af hovedsøjlerne i den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi. Frem mod 2015 forventes det, at 80 pct. af alle breve til borgerne, der kan afsendes digitalt fra de offentlige myndigheder også bliver det. Tilsvarende forventes det, at de offentlige myndigheder i 2015 modtager op mod 80 pct. af alle ansøgninger og anmeldelser fra borgerne digitalt. Alle borgere har en digital postkasse, hvor de modtager deres breve fra det offentlige. 1 For at sikre at denne vision bliver virkelighed har Folketinget vedtaget Lov om Offentlig Digital Post. Loven blev vedtaget i juni 2012 og trådte i kraft 1. juli Blandt lovens vigtigste punkter er at digitale dokumenter, sendt til Digital Post, har samme retsfrigivende virkning som papirpost og at: Det blev obligatorisk for juridiske enheder CVR nummer (typisk virksomheder) at have en digital postkasse fra 1. november Det bliver obligatorisk for borgere at have en digital postkasse fra ultimo 2014 (nok 1. november 2013) Hvad kan Digital Post bruges til? Et tilbagevende spørgsmål særligt efter vedtagelsen af Lov om Offentlig Digital Post er hvem der kan bruge Digital Post og hvad Digital Post kan bruges til. 1 Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi S i d e 7

9 Figur 1. I figur 1 er det illustreret hvad Digital Post kan anvendes til, og måske nok så vigtigt hvad Digital Post ikke kan anvendes til. Det er vigtigt at understrege, at Digital Post ikke er en infrastruktur som giver borger og virksomheder mulighed for at kommunikere med hinanden. Det forhold at private virksomheder f.eks. banker og forsikringsselskaber kan sende digitale dokumenter til borgere og virksomheders e-boks, er et anliggende mellem e-boks og disse virksomheder. Den eneste grund til at en borger eller virksomhed, kan vælge at se sine evt. private brevforsendelser i sin Digital Post brugergrænse, er at man har oprettet en særlig service der muliggør dette. Denne ligger i virkeligheden uden for Digital Post. For en nærmere beskrivelse af forholdet mellem Digital Post og e-boks se afsnit 2.4. Borgere og virksomheder kan dog godt benytte Digital Post infrastrukturen til at kontakte myndigheder. Dette sker via den brugergrænseflade kontakthierarkier, der er oprettet på borger.dk eller Vikr.dk. Endelig kan myndigheder benytte infrastrukturen til at kontakte alle - i princippet dog undtagen andre myndigheder i deres egenskab af myndighed. Det vil sige at en myndighed kan godt benytte Digital Post, hvis den skriver til en anden myndighed i kraft af modtagermyndighedens egenskab af virksomhed (da myndigheder jo også er virksomheder med et CVR og derfor omfattet af Lov om Offentlig Digital Post se afsnit 2.3) men ikke i dens egenskab af myndighed. I praksis vil dette dog nok blive en skillelinje, der bliver vanskelig at opretholde, da der ikke er noget teknisk til hinder for at en myndighed kontakter en anden myndighed via Digital Post. Hermed har vi også taget hul på den problemstilling, der går på at myndigheder både skal sætte sig ind i hvordan Digital Post fungerer i sin egenskab af virksomhed (på linje med alle andre private virksomheder) og hvordan Digital Post fungerer i sin egenskab af myndighed. Nærværende vejledning beskæftiger sig udelukkende med myndighedens tilslutning til og brug af Digital Post som myndighed. Henvisning til hvor du kan finde vejledning til de problemstillinger, der særligt knytter sig til myndighedens modtagelse af post som virksomhed og forsendelse af digital post til virksomheder, er beskrevet i næste afsnit. S i d e 8

10 2.3. Digital Post på Virk.dk En myndighed er også en virksomhed med et CVR nummer, og skal derfor efter 1. november 2013 være tilsluttet Digital Post som virksomhed. Denne tilslutning sker via Virk.dk, og dette gælder også det løbende vedligehold. Akkurat som en privat virksomhed kan myndigheder finde vejledninger på Virk.dk, der beskriver hvordan man oprettes som bruger af Digital Post på Virk.dk, og opsætter sin digitale postløsning. For en henvisning til, hvor du kan finde vejledning på se: Ud over den vejledning, der kan findes på Virk.dk, har Digitaliseringsstyrelsen udarbejdet en vejledning som adresserer de særlige problemstillinger en myndighed skal overveje i forbindelse med obligatorisk Digital Post for virksomheder: Vejledning til myndigheder om digital post til virksomheder Du kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit Digital Post og e-boks forskelle og ligheder Digital Post og e-boks er ikke det samme, men Digital Post leveres af e-boks A/S og er tæt integreret med e-boks. Dette skyldes, at det var e-boks A/S der vandt udbuddet på den fællesoffentlige digitale postløsning (Digital Post). Ved senere udbud kan en anden virksomhed imidlertid overtage e-boks A/S driftsrolle, hvis den måtte vinde et kommende udbud. Digital Post tilgås (primært se figur 4) via for borgere og for virksomheder. e-boks driver sin egen portal hvor borgere og virksomheder kan tilgå Digital Post fra private og offentlige afsendere. På grund af den tætte integration kan man næsten det samme på det to løsninger. Sammenhængen gennemgås her: Digital Post e-boks Tilmelding til offentlige myndigheder Ja Nej* Tilmelding til private virksomheder Nej Ja Se breve fra offentlige myndigheder Ja Ja Se breve fra private virksomheder Ja (hvis man ønsker det)** Ja Sende breve til offentlige myndigheder Ja Ja*** Figur 1. *Men der henvises til tilmelding på Digital Post fra e-boks brugergrænsefladen. **Der er indgået aftale med e-boks om, at også breve fra private afsendere kan vises i Digital Post brugergrænsefalden, hvis den enkelte bruger ønsker det. Denne funktion er ikke en del af det udbud, som e-boks vandt, men kom i stand ved senere forhandling mellem Digitaliseringsstyrelsen og e-boks. S i d e 9

11 ***e-boks A/S har besluttet at implementere den kommunikationsløsning, som blev udviklet under Digital Post-kontrakten, i sin egen brugergrænsefalde. Denne funktion er ikke en del af den kontrakt på Digital Post, der er indgået mellem Digitaliseringsstyrelsen og e- Boks Digital Post og NemSMS Digital Post og NemSMS er en samlet kommunikationsløsning, hvor borger og virksomheder sikkert kan kommunikere digitalt med offentlige myndigheder. I forbindelse med vedtagelsen af Lov om Offentlig Digital Post, som gør det obligatorisk for virksomheder (fra 2013) og borgere (fra 2014) at have en digital postkasse, har det dog været nødvendigt at skille Digital Post og NemSMS visuelt fra hinanden. Løsningen giver mulighed for, at myndigheden kan integrere deres systemer til Digital Post løsningen og sende post og sms-beskeder til borgere eller virksomheder, så borgeren/virksomheden modtager sin post ét samlet sted. Digital Post opererer med en række centrale begreber. Du kan finde en samlet oversigt over disse begreber i referencedokumentet: Begreber i Digital Post Du kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2. S i d e 1 0

12 Figur 3. Figur 3 giver et samlet overblik over Digital Post. Den brugergrænseflade, som borgere og virksomheder møder, vil være en iframe, der som udgangspunkt vil være udstillet på borger.dk og virk.dk. Myndigheder kan imidlertid vælge at udstille Digital Post på deres egne hjemmesider. Odense Kommune har valg at benytte sig af denne mulighed. Dette er illustreret i figur 4. S i d e 1 1

13 Figur 4. Der opereres med to typer forsendelser i Digital Post: 1. Meddelelser: et eksempel på en meddelelse er f.eks. Lønsedler. 2. Servicemeddelelser: et eksempel på en servicemeddelelse er f.eks. påmindelse om tid til en undersøgelse. Servicemeddelelser sendes kun på SMS. Administrationsportalen er det sted, hvor Digital Post administreres: A) Profiloplysninger: Her angiver myndigheden sine generelle stamoplysninger, angiver en primær kontaktperson for e-boks samt uploader logo og beskrivelser af myndigheden, hvilket vil være synligt for slutbrugeren. Heraf de grønne kasser, som angivet på illustrationen. B) Kontaktmuligheder: Her opretter myndighederne de postkasser, der skal være synlige overfor borgere og virksomheder i adressebogen på brugergrænsefladen, dvs. en myndigheds sikre postkasse, hvor myndigheden kan modtage post afsendt af slutbrugerne. Du kan læse mere om postkasser, og hvordan disse oprettes i vejledningen: Opret postkasser i Digital Post. Du kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2. C) Tilmeldingsmuligheder: Her administreres de systemer, der udsender post til borgere og virksomheder. Den struktur der skal oprettes efter er følgende. o Afsendersystem (f.eks. KMD Løn), dvs. de systemer, der kan sende post til borgere og virksomheder. hvor der så knyttes nogle Tilmeldingsgrupper (f.eks. Lønsedler til ansatte i kommunen), som er de kategorier af post, som slutbrugeren kan S i d e 1 2

14 vælge at modtage fra en myndighed. Som det fremgår af illustrationen, er tilmeldingsgrupperne synlige for borgere og virksomheder, hvorfor den grønne kasse. Til de enkelte tilmeldingsgrupper kan der så tilknyttes de Materialer (f.eks. lønspecifikation), som er en indholdstype, der indgår i en tilmeldingsgruppe, og som kan sendes til slutbrugere, der er tilmeldt tilmeldingsgruppen. Et materiale kan være en meddelelse eller en servicebesked. Du kan læse mere om dette i vejledningerne. Sådan skriver myndigheder til Digital Post og Opret og vedligehold afsendersystemer i Digital Post. Du kan finde en henvisning til, hvor disse vejledninger ligger i afsnit D) Systemintegration: Her kan myndigheden angive en portal, der gør det muligt for slutbrugerne at få adgang til deres sikre boks fra en myndigheds hjemmeside (vha. en iframe) og tilslutte et register, der kan udveksle data om slutbrugerne med Digital Post. E) Øvrige muligheder: Herudover findes der yderligere tre faneblade (sagsbehandling, brugerstyring og statistik) i administrationsportalen, som myndigheden herudover har adgang til i den daglige administration på følgende måde: o Sagsbehandling: Her kan borgere og virksomheder fritages for Digital Post. Der kan oprettes bilag, som er en standardinformation uden personlige oplysninger, der kan vedlægges en meddelelse. Det er muligt at tilmelde/framelde modtagere til de enkelte tilmeldingsgrupper. Endelig kan der søges efter et dokument, som er sendt til en specifik slutbruger eller efter, hvilke slutbrugere, der har modtaget et bestemt dokument. o Brugerstyring: her kan administratoren oprette nye brugere af Digital Post Administrationsportalen og tildele dem en rolle, der bestemmer deres rettigheder på administrationsportalen. Dette punkt inkluderer også muligheden for at teste ens løsning vha. test-bruge. o Statistik: her kan myndighedens Administrator hente detaljeret statistik om forsendelser, henvendelser og tilmeldinger. Integration til løsningen: Integrationen til løsningen gennemføres vha. de system-tilsystem snitflader, som Digital Post stiller til rådighed. Disse snitflader giver bl.a. mulighed for at: sende meddelelser og servicebeskeder fra afsendersystemer som enkelt- eller masseforsendelser hos myndigheden, som borgeren tilmelder sig, via opsatte tilmeldingsgrupper, hvor der tilknyttes materialer. hente post sendt til postkasser via enten at videresende til eksisterende sikker adresse eller direkte via et afhentningssystem (f.eks. et ESDH-system). udstille Digital Post på myndighedens egen hjemmeside (iframe). S i d e 1 3

15 Bemærk at et system hos myndigheden godt kan optræde som både et afsender- og et afhentnings-system. F.eks. et ESDH-system, der både afsender meddelelser og henter post sendt til postkasser direkte ind i ESDH-systemet. I afsnit 4 kan du finde henvisning til, hvor du kan finde yderligere information og adgang til snitfladerne Digital Post Administrationsportalen som værktøj Administrationsportalen er det værktøj, der anvendes til opsætning af en myndigheds Digital Post baseret på den integration, der foretages af myndighedens systemer til løsningen gennem snitfladerne. Det bør understreges, at Digital Post Administrationsportalen alene er værktøjet til at tilslutte de systemer, der skal integreres med løsningen. Myndigheden forestår i samarbejde med deres systemleverandører at foretage den nødvendige integration baseret på system-tilsystem snitfladerne til løsningen. Forsiden af Digital Post Administrationsportalen ser således ud for en administrator eller superadministrator: Figur 5. På forsiden af administrationsportalen findes alle relevante vejledninger om de tekniske snitflader og vejledninger i brug af løsningen. Link til administrationsportalen er: S i d e 1 4

16 2.7. Roller og rettigheder Modellen for adgangskontrol til Digital Post Administrationsportalen er rollebaseret. Den sikrer en nem administration, og at en slutbruger kun opnår de rettigheder, der er nødvendige for det pågældende arbejdsområde. Modellen består af følgende elementer: Slutbrugere: slutbrugeren identificeres entydigt i forbindelse med login via NemLog-in / Virk BRS SSO. Roller: en slutbruger tildeles én rolle. Privatpersoner har altid rollen Borger. For medarbejdere i en virksomhed fremgår rollen af Virk.dk. For medarbejdere i en myndighed er rollen opsat i Digital Post Administrationsportalen. Rettigheder: hver rolle har tilknyttet en eller flere rettigheder. Hver af disse rettigheder giver adgang til en eller flere operationer for et objekt. Eksempelvis har en myndighedsmedarbejder rettigheden til at tilmelde eller afmelde en borger til at modtage meddelelser fra myndigheden. De roller, der er relevante for myndighederne er beskrevet i vejledningen: Brugerstyring i Digital Post Du kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit Ud over disse roller findes en overordnet rolle, som kun kan benyttes af e-boks. e-boks global administrator: er en speciel rolle, da det kun er e-boks ansatte, der kan tildeles denne rolle. Disse har adgang til et særligt administrationsmodul, der er et internt e- Boks værktøj, som giver adgang til følgende funktioner: Rolle e-boks global administrator Figur 6. Rettigheder Tilslutte myndigheder Oprette og nedlægge roller Oprette og nedlægge rettigheder Tildele og fratage rettigheder S i d e 1 5

17 3. Overblik over hele tilslutningsprocessen Forud for tilslutning af en myndighed samt oprettelse af postkassestruktur og tilslutning af afsendersystemer bør der hos myndigheden foregå en afklaring af, hvordan Digital Post muligheder skal anvendes. Dette arbejde omfatter afklaring af, hvordan borgere og virksomheder skal kunne kontakte myndigheden via løsningen, f.eks. hvor mange postkasser skal oprettes i løsningen, og hvordan skal de struktureres. Myndigheden skal også overveje, hvilke typer af post, der skal gøres tilgængelig for borgere og virksomheder i løsningen og dermed hvilke afsendersystemer, der skal tilsluttes. Processen for at tilslutte en myndighed gennemføres i Digital Post Administrationsportalen med følgende trin: Figur 7. For hvert trin findes yderligere dokumentation og vejledninger på Digital Post Administrationsportalen, ligesom det er muligt at tilkøbe konsulent og/eller teknisk bistand hos e- Boks. Alternativt er det muligt at anvende egne konsulenter til eksempelvis opsætning af systemer eller integration baseret på snitfladerne i løsningen. Her gives en overordnet beskrivelse af de trin, man skal igennem for at blive tilsluttet Digital Post Anmodning om tilslutning af myndighed Første trin er, at myndigheden anmoder om tilslutning af myndigheden til Digital Post ved at gennemføre en anmodningsproces. Anmodningsprocessen resulterer i, at myndigheden får tilsendt en tilslutningsaftale, som skal returneres i underskrevet stand, hvorefter myndighedens profil aktiveres af e-boks, og administrator får tilsendt en , og der kan arbejdes videre med opsætning i myndigheden. Se afsnit: Oprettelse af kontakthierarki Næste trin er at oprette myndighedens kontaktmuligheder - også betegnet kontakthierarki. Det gennemføres ved at oprette sikre adresser eller afhentningssystemer, som knyttes til postkasserne i den ønskede postkassestruktur. Som en del af denne opsætning oprettes emner, felter og nøgleord, der benyttes til at sikre, at borgere og virksomheder skriver de nødvendige oplysninger, så en henvendelse ender det rette sted i myndigheden. S i d e 1 6

18 Se afsnit: Tilslutning af afsendersystemer Tredje trin er, at myndighedens afsendersystemer skal tilsluttes. Hvis myndigheden vil tilslutte et afsendersystem, som allerede anvendes af andre myndigheder i Digital Post, kan afsendersystemet umiddelbart tilsluttes via administrationsportalen, og der kan gennemføres tilslutningsprøve. For afsendersystemer, der ikke optræder som standard afsendersystemer, skal den nødvendige tilpasning til Digital Postforetages, før afsendersystemet kan tilsluttes. Se afsnit Tilslutning af evt. portaler og registre Fjerde trin er at tilslutte A) portaler til integration med iframe med henblik på at udstille løsningen på myndighedens hjemmeside og B) registre, der kan udveksle data om slutbrugerne, kan oprettes på Digital Post Administrationsportalen. Se afsnit Gennemfør test Femte trin er at gennemføre en test, som skal verificere, at løsningen fungerer som tilsigtet. Her testes det om den integration, der er foretaget til løsningen med myndighedens systemer og den opsætning, der er foretaget i Digital Post Administrationsportalen, fungerer efter hensigten. Se afsnit Drift Sidste trin er at overgå til drift efter endt test. Dvs. gøre tilslutninger og opsætninger aktivt overfor slutbrugerne. Det er muligt at gennemføre processerne 2-6 igen, såfremt der skal foretages ændringer i tilslutningen eller tilsluttes yderligere systemer. Se afsnit 9. S i d e 1 7

19 4. Proces for anmodning om tilslutning af myndighed Formål med processen: Anmodningen resulterer i, at administratoren får adgang til administrationsportalen og kan begynde at opsætte de nødvendige kontaktmuligheder og systemer, der skal anvendes til kommunikere med borgere og virksomheder. Vejledning i anmodningsprocessen findes her: hvor myndigheden også udfylder anmodningen om tilslutning. Anmodningsprocessens forløb: Figur 8. Hvem kan anmode: NemID administratoren er den eneste, der vil kunne få initial adgang til Digital Post Administrationsportalen og basisoprette myndigheden som bruger af Digital Post. 2 NemID administratoren er den eller de personer (normalt placeret i myndighedens ITfunktion), der har bemyndigelse til at udstede medarbejdersignaturer. De trin NemID administratoren skal igennem for at tilslutte myndigheden til Digital Post Administrationsmodulet er beskrevet i vejledningen: Tilslutning til Digital Post Administrationsportalen Du kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2. Forudsætning for tilslutning: Det skal afklares, hvem der skal være kontaktperson i myndigheden, hvis der opstår spørgsmål fra e-boks til anmodningen. Det skal afklares, hvem der skal være administrator på Digital Post Administrationsportalen. En administrator kan: Oprette, redigere og slette organisationens postkasser. Tilslutte afsendersystem, register og portal (dvs. oprette men ikke opsætte). Brugeradministration: se, oprette, opdatere og slette brugere. Se statistik for sin myndighed. 2 Dette gælder også for adgang til myndighedens digitale postkasse på Virk.dk. S i d e 1 8

20 Stamoplysninger om organisationen, kontaktperson og administrator skal være afklaret. Desuden skal medarbejdersignaturen, der kan identificere administrator være tilgængelig. Hvordan dette gøres er beskrevet i vejledningen: Brugerstyring i Digital Post Du kan finde en henvisning til, hvor denne vejledning ligger i afsnit 1.2. S i d e 1 9

21 5. Proces for oprettelse af myndighedens kontakthierarki Formål med processen: Når denne proces er gennemført, er myndighedens kontaktmuligheder oprettet i Digital Post, og myndigheden har taget stilling til, om henvendelser skal sendes videre til en sikker -løsning eller afhentes vha. et afhentningssystem. Kontaktmulighederne er herefter synlige i adressebogen for borgere og virksomheder i den offentlige digitale postløsning. Den brugergrænseflade, der møder borgere og virksomheder, er blevet navngivet myndighedens kontakthierarki, fordi Digital Post giver forskellige muligheder for at opbygge mere eller mindre avancerede brugergrænseflader. Når denne proces er gennemført, er det muligt for borgere og virksomheder at rette henvendelse til myndigheden via Digital Post, som illustreret i figur 9. Figur 9. Figur 9 viser Bornholms Regionskommunes kontakthierarki. Ved at klikke på en postkasse som f.eks. Beskatning, får man adgang til at skrive til denne postkasse. Hvem kan oprette: Administratorer eller Superadministratorer. S i d e 2 0