Projektrapport 2 Analyse af produktet - herunder evaluering og slutrefleksion af samlede projekt og projektforløb.

Transkript

1 Projektrapport 2 Analyse af produktet - herunder evaluering og slutrefleksion af samlede projekt og projektforløb. Projekttitel: DE STUDERENDES INFORMATIONSVEJE: En undersøgelse af studerendes brug og oplevelse af Studienettet og Biblnet. - anbefalinger til fremtidig webkommunikation Rapporten er udarbejdet af: Janne Byrnak & Martin Rosenbæk Mortensen Studerende ved Danmarks Biblioteksskole Vejleder: Professor Niels Ole Pors Afleveret til bedømmelse januar 2008 Rapporten fungerer som et led i det erhvervsrelaterede projekt ved Danmarks Biblioteksskole Denne rapport hører sammen med det produkt som blev afleveret til Danmarks Biblioteksskole 3. december

2 Introduktion Der er i efteråret 2007 foretaget en brugerundersøgelse af Danmarks Biblioteksskoles webkommunikation med de studerende. Undersøgelsen som blev gennemført vedrørte tre websteder, skolens officielle websted Studienettet samt de studerendes online kommunikationsforum Biblnet. Danmarks Biblioteksskole havde et ønske om at få undersøgt de studerendes informationsadfærd på de tre websteder. Derfor blev der med udgangspunkt i projektplanen, som blev afleveret i september 2007, foretaget to brugerundersøgelser, hvor de studerendes brugsadfærd og oplevelse af webstederne blev kortlagt og beskrevet. I december 2007 blev der afleveret en projektrapport til projektansvarlig Bodil Christensen ved Danmarks Biblioteksskole. Projektrapporten fra december skal således betragtes som det produkt, som de studerende skal aflevere i forbindelse med det erhvervsrelaterede projekt. Denne projektrapport indeholder en analyse af produktet, herunder en evaluering og slutrefleksion af det samlede projekt og projektforløb. Projektrapport skal derfor ikke betragtes som en faktuel afrapportering og gentagelse af undersøgelsens resultater. I rapporten beskrives faglige metodiske og teoretiske refleksioner opstået undervejs i projektforløbet. De metodiske overvejelser munder ud i anbefalinger til Danmarks Biblioteksskoles fremtidige informationsstrategi givet på baggrund af såvel teoretiske som metodiske refleksioner. Anbefalingerne i denne rapport gives således i forlængelse af de anbefalinger, som blev angivet i projektrapporten, som blev afleveret i december. Af rapporten fremgår refleksioner opstået i forbindelse med projektstyringen. I forlængelse heraf behandles forholdet mellem teori og praksis og der perspektiveres til de kurser som er gennemført i forbindelse med studiet på Danmarks Biblioteksskole. 2

3 Indholdsfortegnelse 1. Produktet Kvalificering af projekt, problemformulering, formidlingsform og slutprodukt Redegørelse for metodisk tilgang og anvendelse af teori Anvendte metoder fordele og ulemper Hvordan kunne anvendte metoder have været benyttet? - Fordele og Ulemper Hvilke andre metoder kunne have været anvendt til at undersøge webkommunikationen? Anbefalinger til fremtidige tiltag givet på baggrund af metodiske refleksioner Redegørelse for projektstyring Formål og sigte Kritisk redegørelse for projektstyring Analyse af den faktiske proces Refleksion over udbytte af arbejdet med projektet Projektets betydning for forholdet mellem teori og praksis Projektets betydning for forståelse af praksis Konklusion Kildefortegnelse Bilag Bilag 1: Projektudbud: Studerendes Informationsveje Bilag 2: Revision af GANTTskema Bilag 3: Projektplan

4 1. Produktet 1.1 Kvalificering af projekt, problemformulering, formidlingsform og slutprodukt [skrevet af Martin og Janne] Som studerende på det erhvervsrelaterede projekt har man mulighed for enten selv at udbyde et projekt til et givent projektsted eller at vælge et allerede eksisterende projekt fra Danmarks Biblioteksskoles projektdatabase. Dette projekt har taget udgangspunkt i et eksisterende projekt udbudt af Danmarks Biblioteksskole. Formålet med projektet var en Bedre udnyttelse af digitale platforme med information til studerende på Danmarks Biblioteksskole i både København og Aalborg 1. Den oprindelige projektbeskrivelse som var beskrevet i projektdatabasen lagde op til en mere konkret definition af den/de egentlige problemstillinger, som skolen ønskede undersøgt. Projektets centrale problemstillinger blev derfor drøftet på et møde med projektlederen på Danmarks Biblioteksskole i september måned, inden projektplanen blev udarbejdet og afleveret. De behandlede temaer på dette møde har været centrale for både projektet og projektforløbet. For det første blev det muligt gennem mødet at få formuleret og præciseret projektlederens egentlige behov og forventninger til projektet. For det andet blev det muligt at fremsætte egne behov og ønsker om fagligt udbytte i forbindelse med udarbejdelsen af projektet. Den endelige projektplan blev derfor efter mødet optimeret til at tilgodese alle involverede parter. Mødet med projektlederen havde foruden en konkretisering af problemstillingen desuden det formål, at det blev muligt at diskutere projektets faglige niveau. Diskussionen af det faglige niveau var bl.a. med til at sikre, at projektet blev tilpasset til de faglige kompetencer, som kunne stilles til rådighed i forbindelse med løsning af problemformuleringen, og endvidere at det blev realistisk at udarbejde det erhvervsrelaterede projekt indenfor tidsrammen. Den endelige problemformulering blev udarbejdet med udgangspunkt i den oprindelige projektbeskrivelse men gennem en proces, hvor problemfelterne blev diskuteret med projektstedet. Mødet gjorde det desuden muligt senere i projektforløbet at arbejde med projektet ud fra en problemorienteret synsvinkel, hvor der foruden de konkrete problemstillinger kunne arbejdes med projektstedets egne hypoteser om de studerendes brug og oplevelse af webstederne. Den trinvise kvalificering af projektet og projektets problemstillinger medvirkede til, at der blev gennemført et velfunderet erhvervsrelateret projekt, hvor alle involverede parter føler, at de har fået indfriet deres behov og fået et tilfredsstillende udbytte. I forbindelse med det produkt som skal udarbejdes i forbindelse med det erhvervsrelaterede projekt er der ikke nogen entydige krav til indhold og struktur. Derfor er det op til de studerende, hvorledes de ønsker at formidle resultaterne af arbejdet med problemstillingerne. I dette projekt har der været gennemført en brugerundersøgelse. Formidlingen af resultaterne af enhver brugerundersøgelse har stor betydning for, om undersøgelsen vil blive anset for et nyttigt bidrag til udviklingen af det område som er undersøgt. Derfor er der valgt en skriftlig rapport til at formidle resultaterne og det endelige produkt. Denne formidlingsform var fra starten oplagt. For det første ønskede projektstedet oprindeligt en rapport. For det andet ville en skriftlig rapport være velegnet til at præsentere en detaljeret beskrivelse og gennemgang af undersøgelsens baggrund, metoder og resultater. En skriftlig afrapportering kunne 1 Se bilag 4

5 således give projektlederen et overblik over projektet og projektforløbet, herunder indblik i det arbejde, som lå forud for de endelige resultater og anbefalinger til projektstedets fremtidige webkommunikation. Især metoderne har været relevante at beskrive eftersom projektstedet oprindeligt havde fremsat ønske om brug af andre metoder til brugerundersøgelsen (kvalitative enkeltinterview). En beskrivelse af metodevalg kunne således understøtte, at andre metoder var valgt i forbindelse med udarbejdelsen af projektet. Valget af formidlingsformen er dog primært foretaget på baggrund af en vurdering af, at projektlederen havde behov for dokumentation for at blive i stand til at vurdere såvel undersøgelsens resultater samt anbefalinger, som blev opstillet på baggrund af undersøgelserne. Projektstedet ønskede oprindeligt en projektrapport med perspektiveringer, anbefalinger og ændringsforslag, som kunne implementeres operationelt på webstederne (hjemmesiden/studienettet). Da undersøgelsen og resultatformidlingen blev meget omfattende, blev de oprindeligt ønskede perspektiveringer efter aftale med vejleder og projektleder ikke medtaget i den rapport, som blev afleveret i december. Problemstilling og projektets titel har gennem hele projektet fungeret som rettesnor for det indhold, som skulle formidles i den afleverede projektrapport (1). Det har været essentielt at få belyst de faktiske problemstillinger frem for at få belyst alle de perspektiver og metodiske refleksioner, som opstod i forbindelse med arbejdet med problemstillingerne. Disse refleksioner og perspektiver vil derimod fremgå af nærværende rapport. En brugerundersøgelse som denne er ikke i sig selv et velegnet og tilstrækkeligt grundlag for at opstille ændringsforslag som operationelt kan implementeres på webstederne. I det følgende beskrives kort hvorfor. De i dette projekt undersøgte websteder er alle meget værdifulde informationsportaler, som anvendes af de studerende i forbindelse med studiet på Danmarks Biblioteksskole. Derfor har det været vigtigt at foretage et kritisk og seriøst projektarbejde. Særligt har det været vigtigt at afsætte tid til at behandle indsamlede data, for derved tilnærmelsesvist at forhindre fejlfortolkninger og i forlængelse heraf skævvridninger af resultatpræsentationer og anbefalinger. Projektet de studerendes informationsveje er blevet gennemført med henblik på at kunne bidrage til Danmarks Biblioteksskoles fremtidige informationsstrategi. Resultaterne er derfor af stor betydning for projektstedet og de studerende. En informationsstrategi er et yderst vigtigt værktøj for enhver institution. Projektet og projektets problemstilling omhandler de studerendes informationsadfærd og ikke kommunikationsadfærden i øvrigt på projektstedet. Det vil for projektstedet være nødvendigt at udbyde flere og andre mere målrettet projekter, hvis der skal gives anbefalinger til en fremtidig kommunikations- og informationsstrategi, som omfatter og tilgodeser alle de parter, som er involveret. Dette vil senere blive behandlet i denne rapport, men præsenteres her som en årsag til, at det ikke har været hensigtsmæssigt at opfylde projektstedets oprindelige krav. Forslag til ændringer, som operationelt og hensigtsmæssigt kan implementeres, havde f.eks. krævet en usabilityanalyse af de tre websteder, som udmøntede sig i en række konkrete tekniske eller strukturmæssige forbedringsforslag til de eksisterende websteder. Eftersom at projektlederen ikke ønskede en usabilityanalyse, har det ikke været muligt eller hensigtsmæssigt at opstille konkrete ændringsforslag i forbindelse med denne undersøgelse. En undersøgelse som denne har derimod været velegnet til at skabe et overblik over de studerendes nuværende brug og oplevelse af webstederne og skolens nuværende kommunikation, herunder om den fungerer eller ej. En undersøgelse som denne er et godt udgangspunkt for en formulering af en informationsstrategi. Især fordi der i undersøgelsen inddrages de primære brugere af webstederne, de 5

6 studerende. Slutproduktet for denne undersøgelse er en rapport, som indeholder en opsummering af resultaterne. På baggrund af resultaterne opstilles der anbefalinger til den fremtidige webkommunikation med udgangspunkt i de studerendes behov, oplevelse og forventninger. Disse anbefalinger kan bruges i det videre arbejde med en fremtidig informationsstrategi, men giver hverken belæg for operationelle ændringer eller beskrivende vejledninger til, hvorledes ændringer kan implementeres. Det ville ikke være hensigtsmæssigt eller nyttigt, hvis Danmarks Biblioteksskole på nuværende tidspunkt (startfasen for ny strategi) implementerer ændringer på baggrund af en enkeltstående (del-)analyse. 2. Redegørelse for metodisk tilgang og anvendelse af teori 2.1 Anvendte metoder fordele og ulemper [skrevet af Martin og Janne] I brugerundersøgelsen er der anvendt to forskellige metoder til at undersøge de studerendes brug og oplevelse af de tre websteder. Årsagen til at der er valgt to forskellige metoder er, at metoderne hver for sig er gode til at belyse problemstillinger vedrørende webkommunikationen fra Danmarks Biblioteksskole til de studerende. I det følgende vil fordele og ulemper ved at anvende de to metoder hver for sig blive beskrevet. Fordele og ulemper ved at kombinere to metoder vil blive beskrevet senere i dette afsnit. For at undersøge og belyse de studerendes oplevelse af egen brug og oplevelse af webstederne blev der foretaget en spørgeskemaundersøgelse. Undersøgelsen var baseret på en totaltælling af undersøgelsespopulationen (de studerende). Når man ønsker at undersøge forhold vedrørende en population på størrelse med de studerende på Danmarks Biblioteksskole er det en fordel at anvende et spørgeskema til at indhente data fra så mange undersøgelsesenheder som muligt. Metoden har vist sig velegnet til at indsamle en stor mængde data, som vedrører de studerendes oplevelse af egen brug og opfattelse af de tre websteder. Fordi undersøgelsen har været webbaseret med indbydelse via , har det været muligt at få hurtig kontakt til en respondentgruppe, hvor antallet af besvarelser endte med at udgøre en pæn stikprøve af den samlede undersøgelsespopulation. Ressourceforbruget til denne type undersøgelse har været begrænset i forhold til en regulær postenquete, hvor spørgeskemaer forsynes med en frankeret svarkuvert, som fremsendes til hver enkelt undersøgelsesenhed. Den webbaserede undersøgelse og det elektronisk spørgeskema har gjort databehandlingen hurtig og overskuelig, hvilket har været nødvendigt for at realisere ønsket om inden for tidsrammen grundigt at behandle og fortolke respondenternes besvarelser og de tendenser, som resultaterne viste. Af statistikken for antal besvarelser i løbet af undersøgelsesperioden fremgik det tydeligt, at mange respondenter besvarede spørgeskemaet inden for de første 36 timer, hvorefter antallet af besvarelser faldt. Da påmindelsen blev fremsendt, blev der endnu engang indhentet en stor mængde besvarelser, hvorefter antallet af besvarelser igen faldt. Det kan både vær en fordel og en ulempe at anvende en spørgeskemaundersøgelse, som strækker sig over en så kort periode. Fordelen er, at mange respondenter typisk vil besvare spørgeskemaet indenfor en kort periode efter modtagelsen, hvis de ønsker at deltage i undersøgelsen. Ulempen er, at der kun er kort tid fra udsendelsen af spørgeskemaerne til undersøgelsens afslutning. Den afgrænsede periode kan dels begrænse antallet af 6

7 respondenter/ besvarelser, herunder medføre at nogle respondenter af praktiske årsager ikke har mulighed for at deltage i undersøgelsen. Dette kan yderligere medføre, at besvarelserne ikke bliver helt repræsentative for den samlede undersøgelsespopulation. Hvis kun få respondenter havde returneret spørgeskemaet, ville undersøgelsens resultater ikke være sikre nok til at afspejle tendenser i de studerendes brug og opfattelse af de tre websteder. En ulempe er dog, at man ikke får kontakt til de studerende, som ikke tjekker deres webmail. Dette kan især være problematisk, da netop disse undersøgelsesenheder kunne være interessante for projektets problemstillinger. Det kan være en ulempe at fremsende en invitation via , da der er risiko for, at invitationen kun i kort tid vil figurere som en aktuel meddelelse og derefter vil forsvinde i mængden af mails i respondentens indbakke. Endvidere opfatter nogle deres indbakke som et privat postrum, hvor uvelkomne mails hurtigt kan blive opfattet som spam. Derfor kan man kun tillade sig at henvende sig få gange, hvis man vil undgå at genere de undersøgelsesenheder, som indgår i undersøgelsen. Til alt held for undersøgelsen blev der dog modtaget mange besvarelser, og undersøgelsen har derfor været yderst nyttig og brugbar. I undersøgelsen er der endvidere anvendt fire fokusgruppeinterview. 2 interview med ansatte ved Danmarks Biblioteksskole og 2 interview med studerende ved Danmarks Biblioteksskole. Fokusgrupperne med de ansatte er medtaget som et ekstra led i undersøgelsen, da det primært har været relevant i forbindelse med besvarelsen af problemstillingerne at undersøge de studerendes oplevelse af kommunikationen og af egen informationsadfærd. Det har dog alligevel vist sig hensigtsmæssigt at inddrage de ansatte i undersøgelsen, fordi de spiller en væsentlig rolle i kommunikationsprocessen. Dels er det dem som formidler information til de studerende på to af de tre undersøgte websteder, dels har det gennem disse interviews været muligt at få belyst perspektiver i relation til de problemstillinger, som der er blevet arbejdet med. Fordelen ved at anvende fokusgruppeinterview som metode har blandt andet været, at det har været muligt at indsamle mange kvalitative data vedrørende de studerendes brug og oplevelse. Ved ethvert fokusgruppeinterview genererer en deltagers udtalelser, refleksioner blandt de andre deltagere. Fordi alle de deltagere, som er blevet rekrutteret, er involveret i kommunikationsprocessen på webstederne, hvad enten det har været ansatte eller studerende, så opstod der et dynamisk forum, hvor holdninger blev diskuteret på tværs af deltagerne. Diskussionerne medvirkede både til, at nogle deltagere blev mere bevidste om deres faktiske holdninger til brug og oplevelse af de tre websteder, hvorimod andre blev klar over, at en oplevelse ikke nødvendigvis kunne begrundes eller forsvares. Disse diskussioner har især været vigtige for databehandlingen. Enkeltstående holdninger kan fylde meget i et fokusgruppeinterview, men behøver ikke dermed at ligge til grund for endelige konklusioner, som drages. Fordelen ved at anvende fokusgruppeinterview som metode har isæt været, at enkelte deltagernes oplevelser inspirerede andre deltagere til at udtrykke deres oplevelser. En række enkeltinterview ville med stor sandsynligvis ikke have udmøntet sig i de samme resultater. Det kan være et problem at anvende fokusgruppeinterview, hvis projektet som i dette tilfælde udarbejdes over en kortere periode. Dels kan det være en kompliceret proces at rekruttere deltagere indenfor et afgrænset tidsrum, og dels kan det være et problem at rekruttere deltagere, når der kun er afsat få midler til at belønne de deltagere, som giver tilsagn om at medvirke. En god rekruttering 7

8 forudsætter, at deltagerne nøje udvælges og er repræsentative for den samlede brugergruppe. Selvom det har været muligt at inddrage et flertal af relevante deltagere, så er antallet af deltagere ikke nået op på det anbefalede antal deltagere. Havde der været afsat mere tid til projektet, havde tidsplanen for projektet efterladt mere plads til at tilpasse tidspunkter for afholdelse, og endvidere ville det have været muligt delvist at kompensere for fraværet af rekrutterede deltagere ved at rekruttere til et yderligere fokusgruppeinterview. Dog ville dette ikke kunne kompensere for det manglende antal deltagere ved de enkelte fokusgruppeinterview. En ulempe ved at afvikle så mange fokusgruppeinterview indenfor så kort tid er, at der skal afsættes lang tid til at bearbejde de data, som indhentes. For det første er en transskribering en stor fordel for databehandlingen. Men transskriptioner er i sig selv meget tidskrævende. Fordelen ved at transskribere er dog, at man kan citere deltagernes udsagn præcist, og at analysen af indsamlede materiale allerede kunne påbegyndes under selve transskriptionen. En transskription øger mængden af data, fordi alle data noteres og ikke kun udvalgte data (som i rånoter). Dette kan både være en fordel og en ulempe afhængigt af den tid som der er afsat til databehandlingen. Databehandlingen er tidskrævende, fordi der for det første behandles kvalitative data. Endvidere vil der i et hvert fokusgruppeinterview være en række interessante data, som ikke er relevante for problemstillinger og derfor skal frasortes. Udvælgelsen af citater, som kan bidrage til undersøgelsen konklusioner, kan derfor være lidt af et puslespil. Fordelen ved dette er dog, at der ofte vil være mindst et godt citat, som understøtter de resultater, som man ønsker at belyse. Trods ovenfornævnte ulemper ved at anvende de to metoder, har metoderne været meget velegnet til denne type undersøgelse, da fordelene ved metoderne har været af afgørende betydning. Når man foretager en brugerundersøgelse af et afgrænset problemfelt, er det altid en fordel at kombinere to eller flere metoder. Det er især vigtigt, at der i en eller flere undersøgelser inddrages brugere af det produkt, som undersøges, da brugernes oplevelser er afgørende for produktets effektivitet og anvendelighed i praksis. I denne undersøgelse er brugere af produktet (de tre websteder) inddraget i begge undersøgelser. En ulempe ved udelukkende at foretage undersøgelser hvor brugere inddrages er, at man på ethvert tidspunkt i undersøgelsen er afhængig af de brugere, som undersøges. Sagt med andre ord, så står og falder resultaternes anvendelig på brugernes velvilje til at deltage i undersøgelsen. Hvis kun få respondenter havde besvaret spørgeskemaet, havde resultaterne ikke udgjort en brugbar stikprøve, og havde det ikke været muligt at rekruttere studerende til fokusgruppeinterviewene havde fortolkningen af de studerendes brug og oplevelse af webstederne været meget subjektiv. Der er mange fordele ved at kombinere en eller flere metoder, hvis man som i dette projekt ønsker at undersøge flere forskellige vinkler ved et fænomen eller en problemstilling. Ofte egner nogle metoder sig bedre end andre til at undersøge bestemte områder. I denne undersøgelse har det været relevant at inddrage mange brugere i forbindelse med den mere kvantitative dataindsamling, og færre brugere til den mere kvalitative dataindsamling. Spørgeskemaundersøgelsen har været velegnet til at undersøge de studerendes oplevelse af deres faktiske brug af de tre websteder. Ved hjælp af spørgeskemaundersøgelsen har det også været muligt at få indblik i generelle tendenser i de studerendes holdninger til skolens nuværende webkommunikation. 8

9 Fokusgruppeinterviewene har været anvendt til at få en mere indgående forståelse for de studerendes faktisk brug og oplevelse af de tre websteder. Hvis man udelukkende havde afviklet fire fokusgruppeinterview, ville de konklusioner som kunne drages på baggrund af disse være meget afhængig af deltagernes repræsentativitet for den samlede brugergruppe. Eftersom at der kun er afviklet to ikke fuldtallige fokusgrupper med studerende, ville det være knap så hensigtsmæssigt at drage konklusioner alene ud fra det datamateriale, som er udarbejdet på basis af dem. En fordel i denne undersøgelse var, at det blev muligt gennem spørgeskemaundersøgelsen at rekruttere mange deltagere til fokusgruppeinterviewene. Denne rekrutteringsmetode gav den fordel, at de rekrutterede deltagere, tilmeldte sig på frivillig basis. I forlængelse af dette var deltagerne således også studerende, som havde behov for yderligere at kommentere på undersøgelsen, og som sandsynligvis havde en interesse i at forbedre kommunikationen fra skolen via webstederne. Der var dog også ulemper ved denne rekrutteringsmetode. En ulempe var, at nogle af deltagerne havde tendens til at fokusere mere på de spørgsmål, som var blevet stillet i spørgeskemaundersøgelsen end de spørgsmål, som blev stillet under fokusgruppeinterviewet. En anden ulempe var, at de studerende, som ikke har medvirket i spørgeskemaundersøgelsen, ikke blev inviteret til at deltage i fokusgruppeinterviewet. Dog vedrører dette kun de studerende i København, hvor antallet af deltagere, som frivilligt havde givet tilsagn om at deltage oprindeligt var på 14 studerende. Rekrutteringen af studerende i Aalborg var mere vanskelig. Derfor blev der fremsendt en til alle studerende i Aalborg med en opfordring om at deltage i fokusgruppen. De studerende i Aalborg har derfor modtaget invitation udenom spørgeskemaundersøgelsen. Ulempen ved denne rekrutteringsmetoder er altså, at der kun kan rekrutteres studerende, som enten har navigeret frem til spørgeskemaets sidste side eller studerende som jævnligt tjekker deres webmail. På trods af forskellen mellem undersøgelsens metoder kan der være sammenfald i undersøgelsernes resultater, hvilket delvist kan gøre resultaterne fra hver undersøgelse mere valide, og delvist kan understøtte de konklusioner, som drages på baggrund af hver undersøgelse. I denne undersøgelse har metoderne fortrinsvist understøttet hinanden ved at ligge i forlængelse af hinanden. Ved hjælp af spørgeskemaundersøgelsens resultater har det dog været muligt at vurdere fokusgruppedeltagernes repræsentativitet i forhold til de studerende, som deltog i spørgeskemaundersøgelsen. Fokusgruppeinterviewene har i denne undersøgelse især vist sig nyttige til at danne årsagsforklaringer i forbindelse med resultaterne indhentet ved hjælp af spørgeskemaundersøgelsen. Når man har valgt at gennemføre en spørgeskemaundersøgelse, som ikke giver respondenterne mulighed for at angive kvalitative data, så kan tolkningen af resultaterne som ovenfor nævnt hurtigt blive subjektiv. Derfor har det været en fordel at inddrage så mange studerende som muligt i fokusgruppeinterviewene. 2.2 Hvordan kunne anvendte metoder have været benyttet? - Fordele og Ulemper [skrevet af Janne] Man kunne også have valgt at anvende metoderne anderledes. I stedet for at gennemføre to undersøgelser parallelt med forskelligt fokus, kunne man have foretaget en mere integreret brug af de to metoder, således at samme problemstillinger og formål lå til grund for begge undersøgelser. I denne undersøgelse har forskellige formål ligget til grund for anvendelsen af de forskellige metoder. 9

10 Hvor spørgeskemaundersøgelsen har været god til at vise forskelle og ligheder på de studerendes brug og holdninger, har fokusgruppeinterviewene især belyst årsager til forskelle og ligheder. Fokusgruppeinterviewene ville ikke have været velegnet til at kortlægge de studerendes brug. Derimod har de været velegnet til at få en indgående forståelse for, hvordan de studerende oplever webstederne, og hvorfor de studerende oplever webstederne og kommunikationen, som de gør. Alternativt til en kvantitativ undersøgelse hvor formålet var at indhente så mange data om de studerendes brug som muligt, kunne man have valgt en mere kvalitativ spørgeskemaundersøgelse. Fordelen ved dette ville være, at man kunne få indsamlet data vedrørende mange studerendes oplevelse af brug og af skolens webkommunikation end det havde været muligt ved hjælp af f.eks. fokusgruppeinterview. De kvalitative data havde i bedste fald kunnet understøtte de øvrige resultater, som undersøgelsen viste, og derved gøre analysen af de kvantitative data lettere og de endelige konklusioner stærkere. Med andre ord ville man få udspecificeret nogle af de holdninger, som ligger til grund for besvarelserne og spørgeskemaundersøgelsens resultater. Ulempen i relation til denne undersøgelse er, at denne type spørgeskemaundersøgelse er mere omfattende. En undersøgelse som ovenfor beskrevet ligger op til en omfattende databehandling, men kunne også risikere at påvirke antallet af respondenter som er villige til at deltage i denne type undersøgelse negativt. Dette ville ikke være hensigtsmæssigt i forbindelse med dette projekt, da formålet blandt andet var at indhente så mange data som muligt indenfor en afgrænset tidsperiode. En så omfattende analyse havde yderligere ikke efterladt tid til at anvende fokusgruppeinterviewene som metode til at belyse projektets problemstillinger, såfremt at resultaterne fra alle undersøgelser skulle behandles forsvarligt. Det har derfor i dette projekt været nødvendigt hele tiden at afveje, hvor lang tid der kunne afsættes til de forskellige undersøgelser, og at undersøgelserne blev meget konkrete og ikke omfattede perspektiver, som var uvæsentlige for arbejdet med projektets egentlige problemstillinger. Tidsrammen for projektet har således gjort det nødvendigt at afgrænse antal metoder samt afgrænse den faktiske anvendelse af metoderne. I denne spørgeskemaundersøgelse udledes tendenser på baggrund af det totale antal besvarelser, som forekommer for hvert spørgsmål. I forbindelse med databehandlingen ville det have været en fordel systematisk og enkeltvis at gennemgå alle besvarelser, som blev indhentet. For det første havde det været muligt at frasortere ugyldige besvarelser i tilfælde af, at en eller flere respondenter havde fejlfortolket en eller flere spørgsmålsformuleringer. Det ville også have været muligt at observere antallet af blanke svar angivet af respondenterne. I denne undersøgelse er der ikke blevet foretaget en gennemgang af de enkelte besvarelser, fordi projektplanen ikke efterlod tid til en behandling af alle data. En gennemgang af resultaterne kunne have understøttet validiteten og kvaliteten af resultaterne, som blev indhentet. I afsnittet hvor resultaterne fra fokusgruppeinterviewene behandles, opstilles der mange citater for at understøtte den endelige sammenfatning. Alternativt kunne man have valgt ikke at præsentere alle de udvalgte citater, men derimod henvise til bilaget med transskriptionerne. Årsagen til afsnittets struktur er, at resultaterne bliver mere overskuelige for projektlederen, som man ikke nødvendigvis kan forvente afsætter tid til at læse alle bilag igennem. På denne måde kan man sikre sig, at projektstedet får præsenteret de data, som giver anledning til de endelige anbefalinger. 10

11 I denne opgave har fokusgruppeinterviewene været særligt gode til at belyse årsager og holdninger. I relation til udviklingen af en fremtidig kommunikationsstrategi kunne fokusgruppeinterviewet også have været anvendt som idégenerator for den fremtidige webkommunikation. Dog har dette ikke været så relevant i forhold til dette projekts problemstilling. 2.3 Hvilke andre metoder kunne have været anvendt til at undersøge webkommunikationen? [skrevet af Janne] Dette projektarbejde har belyst en række forhold, som med fordel kunne udsættes for nærmere analyse med henblik på at optimere den nuværende webkommunikation. Et forhold er, at Danmarks Biblioteksskole mangler en informationsstrategi og en kommunikationsstrategi, som vedrører webkommunikationen til de studerende. Et andet er, at webstedet ikke lever op til gængse usabilityprincipper og derfor bør analyseres med henblik på at optimere indholdsstrukturen og brugervenligheden. Et tredje er, at kommunikationschefen giver udtryk for at mangle et analyseværktøj til at overvåge brugen og effektiviteten af webkommunikationen. Hvis man skal udarbejde en velfunderet informationsstrategi og kommunikationsstrategi kan man med fordel udbyde et projekt, hvor skolens kommunikationsforhold undersøges nærmere ud fra forskellige perspektiver. Med andre ord, undersøge hvem, som kommunikerer via webstederne, hvilken kommunikationsadfærd der eksisterer blandt afsenderne, og hvilken søgeadfærd der eksisterer blandt modtagerne. En metodisk fremgang kunne være at gennemføre en række kvalitativ interview med såvel ledelse, ansatte som studerende. Formålet med undersøgelsen skulle være at få belyst holdninger, herunder fordele og ulemper ved nuværende strategi for at tilgodese disse i en fremtidig kommunikations- og informationsstrategi. En vellykket strategi bør tage udgangspunkt i de involveredes erfaringer og behov. I afsnit 2.4 beskrives konkrete anbefalinger til tiltag i arbejdet hen imod en strategi. Webkommunikationen kunne også belyses ved brug af metoder til at behandle og undersøge brugervenligheden af digitale informationsressourcer. Gennem projektarbejde har det været tydeligt, at webstedet har nogle brugervenlighedsproblemer, som præger nogle af de studerendes oplevelse af webstedet. De studerendes tilfredshed kunne øges væsentligt, hvis der blev gennemført f.eks. en heuristisk analyse med udgangspunkt i webstedets design eller en række en-til-en test (også kaldet tænke-højt test) med udgangspunkt i de studerendes forståelse for den indholdsmæssige struktur samt navigation på webstedet. Designet og indholdsstrukturen er særdeles vigtige elementer, som indgår i den samlede oplevelsen af kommunikationen gennem mediet. På den ene side har man altså kommunikationen og de facetter, som hører herunder, f.eks. om kommunikationen fungerer eller ej, eller om de studerende modtager meddelelser fra skolen eller ej. På den anden side har man designet og strukturen på webstedet, som har indflydelse på, hvor godt kommunikationen fungerer. Årsagen til en kommunikationsbrist er ikke nødvendigvis de studerendes manglende brug eller skolens manglende informations- eller kommunikationsstrategi. Det kan lige såvel skyldes den struktur eller det design, som skal understøtte formidlingen af bestemte informationer på webstedet. Derfor er det en fordel at tage udgangspunkt i en 11