BO-VEST. Referat af. Bestyrelsesmøde nr. 102 i BO-VEST 14. december 2016 Onsdag den 14. december Mødestart kl , Malervangen 1, Glostrup.

Transkript

1 Referat af Boligsamarbejdet på Vestegnen BO-VEST Bestyrelsesmøde nr. 102 i BO-VEST 14. december 2016 Onsdag den 14. december 2016 Mødestart kl , Malervangen 1, Glostrup. Mødedeltagere: Vinie Hansen, Dorthe Larsen, Kirsten Mogensen Hugo Thuge, Jørgen Fahlgren Allan Nielsen, Biba Schwoon, Hans Holm Kim Corlin (medarbejdervalgt) Thomas Helsted (observatør) Fra Administrationen: Ulrik Brock Hoffmeyer Jette Stenholt Desuden deltog: Under punkt 2 Marianne Nomb Quist Melkjorsen, kommunikationsmedarbejder Under punkt 3 og 4: Sidsel Sakse Bennetsen, udviklingsmedarbejder Under punkt 4, 5, 6, 7, 8 og 9: Bent Frederiksen, vicedirektør og økonomichef Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden BO-VESTs nye hjemmeside: Orientering om status Beboertilfredshedsundersøgelsen - resultater Administrationens fremtidige kontorlokaler: (lukket punkt) Andelshaveroverenskomsten: om tillæg (lukket punkt) Budgetkontrol pr Budgetkontrol for Revisionsprotokollat af 26. oktober 2016 og revisionsaftale Evaluering af budgetprocessen for afdelingsbudgetterne Fælles opnotering i hele Københavnsområdet (lukket punkt) Miljøhandlingsplan: status på plan Status på effektiv drift Praktikanter og vejledning om håndtering af praktikanter: Orientering og godkendelse af publikation...15

2 14. Evaluering af Boligpolitisk Forum den 2. november BO-VEST-konference 2017: forslag til konferencedato Direktionens beretning Overenskomstforhandlinger Status på administrationsplatformen...19 Status på projekt digitalt beboerdemokrati...20 Resultat af trivselsundersøgelsen blandt medarbejderne...21 Postforsendelser...21 Oplæg om gældsrådgivning på Grønland...22 Nyt om navne Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Punkter til næste møde Næste møde og kommende møder Eventuelt Til drøftelse og beslutning 1. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkendte dagsordenen. - at bestyrelsen godkender dagsordenen, som den foreligger. 2. BO-VESTs nye hjemmeside: Orientering om status Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Beskrivelse: Arbejdet med den nye hjemmeside går planmæssigt. Selve indholdsproduktionen er ved at være overstået, dog med enkelte områder, der skal udfyldes og pudses af. Kommunikationsteamet sender nogle korte såkaldte præsentationstekster om de tre organisationer ud til kommentering og godkendelse hos formændene. Der er i slutningen af november taget hul på at bygge selve de mange sider, der tilsammen udgør hjemmesiden. Der vil også 2

3 være dele af hjemmesiden, som kan udbygges i løbet af 2017 i samarbejde med beboere og bestyrelser. Den nye hjemmeside har fokus på overskuelighed og brugervenlighed, nem adgang til informationer for beboere og boligsøgende og et tidssvarende visuelt udtryk. Med den nye hjemmeside tager BO-VEST hul på de første skridt i retning af digital selvbetjening for beboere og boligsøgende. Ligesom at den nye hjemmeside kan hente informationer fra vores IT system, UNIK, så BO-VEST kan have alle informationer samlet et sted. De nye løsninger skal udbygges over de kommende år i et samarbejde med Domea.dk. Martin Kristiansen vil på mødet vise nogle udsnit af den nye hjemmeside. Tidsplan Den nye hjemmeside forventes at blive lanceret i februar Beboertilfredshedsundersøgelsen - resultater Bestyrelsen tog resultaterne af beboertilfredshedsundersøgelsen til efterretning og godkendte tilfredshedsundersøgelsens proces- og tidsplan. Bestyrelsen bad om, at forslagene til indsatserne samles og drøftes på et senere møde. - at bestyrelsen tager resultaterne fra BO-VESTs tilfredshedsundersøgelse til efterretning - at bestyrelsen godkender tilfredshedsundersøgelsens proces- og tidsplan. Beskrivelse: Tilfredshedsundersøgelsen er gennemført som to undersøgelser: - En undersøgelse af beboernes tilfredshed. Et repræsentativt udsnit af beboere i hver afdeling er blevet kontaktet pr. telefon og undersøgelsen er foretaget som et interview beboere har i alt deltaget i undersøgelsen. - En undersøgelse af afdelingsbestyrelsesmedlemmernes tilfredshed: Afdelingsbestyrelsesmedlemmerne er kontaktet pr. mail med et elektronisk link til et spørgeskema. 151 medlemmer har deltaget i undersøgelsen. Resultaterne fra de to undersøgelser rapporteres i fire rapporter: Én rapport for BO-VEST og én rapport for hver af de tre organisationer. Første rapport med resultaterne for BO VEST er vedlagt som bilag sammen med en proces- og tidsplan for hele rapporteringen af tilfredshedsundersøgelsens resultater. 3

4 BO-VES I Bestyrelsesmøde nr. 102, 14. december 2016 Udvalgte resultater fra BO-VESTs tilfredshedsundersøgelse. Overordnet kan følgende konkluderes: Boligerne Beboerne er meget tilfredse med deres med boliger og 66 procent forventer at blive boende i boligen altid, eller indtil de får en anden bolig i boligafdelingen/organisationen. Beboernes tilfredshed falder, når det drejer sig om den indvendige stand. For at beboernes nuværende bolig kan blive deres drømmebolig, så udtrykker langt størstedelen, dvs. 54 procent, ønsker om renovering, øget vedligehold, bedre indeklima eller nyt køkken og bad. Afdeling 88 procent af beboerne føler sig trygge eller meget trygge og kun 6 procent føler sig utrygge eller meget utrygge. 28 procent af beboerne bruger ikke afdelingens udearealer til ophold og aktiviteter. 9 procent af beboerne har ikke et beboer- og aktivitetshus, og 47 procent benytter ikke deres beboer- og aktivitetshus. Beboerdemokrati 14 procent af vores beboere er frivillige. Ud af de 85 procent som ikke er frivillige har 7 procent i høj eller meget høj grad lyst til at være frivillige. 18 procent har i nogen eller mindre grad lyst til at være frivillige. BO-VESTs administration 75 procent af beboerne er tilfredse eller meget tilfredse med den service, som de får, når de henvender sig til administrationen og 66 procent oplever at kunne komme i kontakt med administrationen, når de har brug for det. Ejendomskontoret 83 procent af beboerne er tilfredse eller meget tilfredse med den service, som de får på ejendomskontoret, og 76 procent oplever at kunne komme i kontakt med ejendomskontoret, når de har brug for det. Beboerne prioriterer faktorer som service og huslejeniveau højest i forhold til deres tilfredshed med ejendomskontoret. Afdelingsbestyrelserne prioriterer faktorer som service, og at ejendomskontoret er placeret lokalt højest. Størstedelen af beboerne oplever i høj og meget høj grad, at der er rent og pænt i afdelingens fælles inde- og udearealer. Kommunikation 51 procent af beboerne forbinder BO-VEST med god service, og 22 procent forbinder BO VEST med lange svar-ventetider. Langt størstedelen af beboerne synes, at det er nemt at forstå de breve og det beboermateriale, som de modtager fra BO-VEST. 4

5 Resultaterne af tilfredshedsundersøgelsen vil blive fremlagt på mødet, og mulige indsatsområder vil blive nævnt. Økonomi og ressourcer Omkostninger forbundet med undersøgelsen er kr. inkl. moms. Heraf er kr. inkl. moms gået til den særlige indsats i de små afdelinger. Hertil kommer medarbejdertimer fra administrationen. Udarbejdelse og gennemførelse af undersøgelsen, analyse af resultater og udarbejdelse af rapporter estimeres til at udgøre godt 500 timer. Dette er ex. administrationens egen tid. Tidsplan -14. december 2016: december 2016: - 9. februar 2017: -14. marts 2017: marts 2017: BO-VEST rapporten præsenteres for BO-VEST bestyrelsen Start på ledelsens arbejde med opfølgning på resultaterne Rapporten for Tranemosegård præsenteres for Tranemosegårds bestyrelse Rapporten for VA præsenteres for VA s bestyrelse Rapporten for AB præsenteres for AB s bestyrelse Proces- og tidsplan for hele undersøgelsen er vedlagt som bilag. Vurdering Formålet med tilfredshedsundersøgelsen er, at den skal fungere som strategisk redskab for, hvor vi kan forbedre praksis, og på hvilke områder der skal ske en udvikling. Administrationens vurdering er, at beboerne overordnet er meget tilfredse med både boligerne og servicen fra både administrationen og ejendomskontoret. Der er også områder, hvor administrationen finder plads til forbedringer. Derfor vil administrationen over de næste par måneder arbejde med resultaterne i forhold til BO-VESTs nye handlingsprogram, men også i de enkelte afdelinger. Mange af resultaterne vil fungere som baggrundsviden og base- line/nulpunkt i forhold til de projekter, som administrationen arbejder eller skal arbejde med. Disse projekter er for eksempel: 24/7 digital betjening Digitalisering af beboerdemokratiet Kommunikationsstrategi for BO-VEST Udarbejdelsen af servicepolitik Udviklingsplaner for afdelinger med større renoveringsbehov Bilag 3.1 BO-VEST rapport 3.2 Tilfredshedsundersøgelsens proces-og tidsplan 5

6 4. Administrationens fremtidige kontorlokaler: (lukket punkt) Der henvises til referat i et separat bilag. 5. Andelshaveroverenskomsten: om tillæg (lukket punkt) Der henvises til referat i et separat bilag. 6. Budgetkontrol pr Bestyrelsen tog budgetkontrollen pr , inkl. kommentarer, til efterretning. - at bestyrelsen tager budgetkontrollen pr , inkl. kommentarer, til efterretning. Beskrivelse Budgetopfølgningen pr. 31. oktober udviser et forventet overskud for hele 2016 på kr., hvilket er en forbedring på ca kr. i forhold til opfølgningen pr Udgangspunktet for opfølgningen er bogføringen pr. 31. oktober tillagt budget / kendte forhold for resten af Da der kun er afholdt udgifter for de første ti måneder af året, og at de altid kan forekomme reguleringer i forbindelse med årsregnskabet, skal opfølgningen tages med dette forbehold. I budgetprognosen er der forudsat uændret normering i forhold til seneste prognose, bortset fra ét forhold, nemlig at der som led i generationsskiftet i byggeafdelingen er ansat seniorprojektleder Lars Vind Scheerer. Ansættelsen påvirker ikke de samlede personaleudgifter, da det har været muligt at spare andre steder i organisationen (vikariat i økonomiafdelingen som ikke besættes samtidig med at en af medarbejderne i IT er stoppet tidligere end planlagt). Det er fortsat administrationens vurdering, at regnskabet for 2016 realiseres med et mindre overskud i størrelsesordenen % til 14> mio. kr. Bilag 6.1 Budgetkontrol Kommentarer til budgetkontrol Budgetkontrol for 2017 Bestyrelsen tog budgetkontrol 2017, inkl. kommentarer, til efterretning. 6

7 - at bestyrelsen tager budgetkontrollen for 2017 til efterretning. - at bestyrelsen tager status på egenkapitalforholdene til efterretning Beskrivelse: Der henvises til kommentarerne. Bilag: 7.1 Budgetkontrol for Kommentarer til prognose for 2017 og egenkapitalforhold 8. Revisionsprotokollat af 26. oktober 2016 og revisionsaftale. Bestyrelsen tog revisionsprotokollat af 26. oktober 2016 samt revisionsaftale for 2016 til efterretning. - at bestyrelsen tager revisionsprotokollat af 26. oktober 2016 samt revisionsaftale for 2016 til efterretning. Beskrivelse Protokollatet Siden seneste bestyrelsesmøde, har revisionen indskrevet revisionsprotokollat af 26. oktober Revisionsprotokollatet vedrører ansvarsforhold for regnskabsaflæggelse og revisionens formål og omfang. Bestyrelsen har for år tilbage modtaget et tilsvarende protokollat, men revisionen har nu valgt at foretage en ajourføring, primært som følge af at Revisionen har skiftet navn fra KPMG til E&Y. Revisionsprotokollat er vedlagt. Revisionsaftale Repræsentantskaberne / generalforsamlingen har i de tre boligorganisationer og BO-VEST valgt Ernst & Young som revisor for Derfor har revisionen fremsendt fornyet aftale for 2016, som administrationen har godkendt. Aftalen ligger inden for rammerne af de tidligere års aftaler og inden for det prisniveau, der betales i markedet i dag. Bilag 8.1 Revisionsprotokollat af 26. oktober 2016 om ansvar for regnskabsaflæggelsen og revisionens formål og omfang 8.2 Aftale mellem Ernst & Young og BO-VEST, administrerede boligorganisationer samt Antenneforeningen Brøndby. 7

8 9. Evaluering af budgetprocessen for afdelingsbudgetterne Ulrik Brock Hoffmeyer oplyste, at Tranehavens utilfredshed bundede i, at der var glemt store udgiftsposter i budgettet, desuden havde der været flere andre fejl i både budget og regnskab. Det nævnes i indstillingen, at Galgebakken ikke har svaret, men afdelingen mener at have sendt deres evaluering. Galgebakkens havde den anke, at noterne budgettet til manglede. Bestyrelsen bad om, at administrationen finder en løsning på problemet med de manglende noter. Bestyrelsen tog evalueringen af afdelingernes budgetproces til efterretning. - at bestyrelsen tager evalueringen af afdelingernes budgetproces til efterretning. Beskrivelse: Afdelingsbestyrelserne er som vanligt blevet blev om at evaluere årets budgetproces. Der er den 3. oktober pr. mail blev stillet ét spørgsmål, nemlig "Hvordan gik efterårets budgetproces for budget 2017 samlet set? Der kunne svares "Tilfredsstillende (Grøn kolonne), "Nogenlunde (gul kolonne) eller Ikke tilfredsstillende (rød kolonne). Der blev anmodet om uddybning, hvis evalueringen var i gul eller rød kolonne. Administrationen har modtaget svar fra 27 af de 36 afdelinger. Til sammenligning kan oplyses, at da regnskabsprocessen blev evalueret i foråret 2016, blev der modtaget besvarelser fra 25 afdelinger. Da budgetprocessen blev evalueret i efteråret 2015, var antallet af svar 27. Resultatet (tal for budgetproces-evaluering 2015 i parentes) Af de 27 besvarelser har 22 (21) afdelinger svaret, at budgetprocessen var tilfredsstillende, 3 (3) afdelinger mente, at budgetprocessen var nogenlunde tilfredsstillende, og 1 (2) afdeling svarede, at budgetprocessen var ikke tilfredsstillende. Grønne - Gurrelund/Bjerrelund har givet markeringen grøn, men har indmeldt et par små utilfredshedspunkter: De havde mange rettelser til budgettet, men samarbejdet med økonomi gik "forbilledligt godt. Afdelingen efterlyser ny og gammelhusleje i procent og kroner på budgetforsiden. Administrationens kommentar: Økonomiafdelingen tager forslaget om huslejetal på forsiden med i det fremtidige arbejde om bedre formidling af økonomidata. 8

9 Gule VA 4 Nord, VA 4 Syd og VA 6 Vest gav en gul markering, dvs. nogenlunde tilfreds. Begrundelsen for, at afdelingerne ikke var helt tilfredse er: - VA 4 Nord kritiserede, at huslejestigningen i forbindelse frikøbsaftalen ikke fremgik af det beboervenlige budget. Administrationens kommentar: Administrationen beklager, at der ikke blev kommunikeret bedre om håndtering af frikøbsbeløbet i regnskabet. - VA 4 Syds kommentarer var: Det budgetmateriale, de havde modtaget digitalt, gav ikke et tilstrækkeligt godt overblik over afdelingens økonomi. Afdelingen ønsker hjælp fra administrationen til at udarbejde en budget-præsentation til afdelingsmødet. Materialet til afdelingsmødet, inkl. budgettet, blev omdelt for sent. Administrationens kommentar: Afdelingens kommentarer om budgetmaterialet tages med i det fremtidige arbejde om bedre formidling af økonomidata. Mht. til for sent omdeling: Det er ejendomskontorets opgave. - VA 6 Vest modtog først mangelfuldt materiale, og herefter materiale, det var vanskeligt at få overblik over. Afdelingen klager desuden over, at tidsplanen er for stram. Administrationens kommentar: Afdelingens kommentarer om budgetmaterialet tages med i det fremtidige arbejde om bedre formidling af økonomidata. Mht. tidsplanen, så er det desværre ikke muligt at give mere tid. Processen er stram fra start til slut. - Troldnøddegården. Her er ingen konkrete kritikpunkter, men bestyrelsen er ny, så der svares "nogenlunde, fordi de ikke har noget sammenligningsgrundlag. Røde Tranehaven gav en rød markering. -Tranehaven oplyser i deres besvarelse, at de har videregivet deres klagepunkter til Ulrik Hoffmeyer og Jeannette Pagh Schiiler, da de var på effektiviseringsrundtur. Der redegøres for utilfredsheden på mødet. Utilfredse gengangere VA 4 Nord gav rød markering på budgetprocessen i efteråret 2015 og gul på regnskabsprocessen i foråret VA 4 Syd gav også i efteråret 2015 gul markering. Manglende besvarelse I evalueringen er der ikke indkommet svar fra Tranevænget, Galgebakken, Askerød, Gadekæret, AB Syd, Eskebuen, Rimbuen og Oldbuen. Capellavænget har ingen bestyrelse og har derfor ikke deltaget i evalueringen. Gengangere er her AB Syd, Eskebuen, Oldbuen og Capellavænget. 9

10 Tidsplan oktober 2016: Evalueringen blev foretaget 14. december 2016: Resultaterne præsenteres for BO-VESTs bestyrelse Februar 2017: Resultaterne præsenteres for de tre organisationsbestyrelser Vurdering Den meget enkle evaluering fungerer godt. Den giver en god pejling på, hvordan processen fungerer, og er med til at få påpeget uhensigtsmæssigheder, der kræver opfølgning. Bilag: 9. Resultatet af evaluering af budgetprocessen for afdelingsbudget Fælles opnotering i hele Københavnsområdet (lukket punkt) Der henvises til referat i et separat bilag. 11. Miljøhandlingsplan: status på plan 2016 Bestyrelsen tog status for Miljøhandlingsplan 2016 til efterretning. Bestyrelsen besluttede følgende med hensyn til den nye miljøhandlingsplan: Følgende projekter videreføres: Faste punkter hvert år - Energistyring - Grønt regnskab - Varmeteknik - Miljøkampagne Tages med i plan Arbejdet med affaldssortering - Udarbejdelse af miljøpolitik - Synliggørelse af energiforbrug - Solcellevejledning - Vandafledning (der er behov i nogle afdelinger) Følgende videreføres ikke i den nuværende form - Miljøforum: Bestyrelsen besluttede at nedlægge miljøforum, men genopretter i stedet det tidligere miljøudvalg, fordi det kan arbejde med konkrete, aktuelle temaer. - Sekundavand tages ikke med i den kommende plan. 10

11 - at bestyrelsen tager status for Miljøhandlingsplan 2016 til efterretning - at bestyrelsen drøfter eventuelle ønsker til miljøhandlingsplanen for 2017 Beskrivelse: Her gennemgås status på punkterne i handlingsplanen. Energistyring Alle fælles el-, vand- og varmemålere i BO-VEST bliver aflæst hver måned og ført ind i systemet MinEnergi, som afdelingerne sammen finansierer. Disse vigtige data bruges til at overvåge forbruget, så fx rørbrud og andre hændelser opdages. Der har i et par tilfælde været store udslip afvand, som er blevet stoppet på grund af overvågningen, bl.a. i Gadekæret. Vandafgiften på disse udslip kan hurtigt beløbe sig til kr. Data anvendes også som baggrund for at optimere driften af varmeanlæggene og som viden og data til grønne regnskaber, vurdering af renoveringers effekt, kvalitetssikring af regninger og lignende. I Tranehaven har energistyringen vist, at vand- og varmeforbruget er faldet ca. 17 % efter montering af individuelle målere, og i Tranevænget, Maglelund og Moserne har der med systemet kunnet dokumenteres energibesparelser efter montering af Egain, hvilket har udløst C02 tilskud på flere hundrede tusinde kroner. Grønt regnskab for administrationen Er udført og offentliggjort 1. april. Regnskabet anvendes ikke ret aktivt i administrationen, da resultaterne i høj grad afhænger af Malervangen 1 s stand og ikke af medarbejderadfærd. Varmeteknikerydelser Er udført løbende. Stort set alle afdelinger i VA og AB har fået besøg af varmeteknikeren i løbet af 2016, og fire af Tranemosegårds afdelinger kommer med i ordningen fra Det billede, der tegner sig, er, at varmeteknikerens første besøg i 2015 har skabt bevågenhed, (bl.a. ved umiddelbare energibesparelser som følge af optimering af automatikken), besøgene i 2016 har resulteret i mange forprojekter for energibesparende foranstaltninger. Fx er der i Askerød et forprojekt til ombygning af varmtvandsbeholderen og indregulering af ventilationsanlæggene, i Grønningen er der et forprojekt til en ny varmecentral, og i Banehegnet et, der omhandler nye dynamiske radiatorventiler. Det forventes, at disse forprojekter udvikler sig til reelle opgaver i Der er flere steder afsat penge i budgetterne. Miljøforum Der var et Miljøforum planlagt til 30. maj med emnet "spild og oplæg fra bl.a. genbrugssupermarkedet WeFood, Røde Kors og Reparationsnetværket. Det blev imidlertid udskudt 11

12 på grund af mulig ekstraordinær generalforsamling i VA på denne dato. Herefter blev et Miljøforum med samme indhold planlagt til 10. november, men måtte aflyses pga. for få tilmeldinger. Det bør overvejes, om udbyttet af miljøforum-konceptet står mål med indsatsen. Miljøpolitik for BO-VEST Et udkast til miljøpolitik er under udarbejdelse, men skal forberedes grundigere, før det præsenteres for bestyrelsen i starten af Indkøbspolitik for BO-VEST BO-VESTs nye indkøbskonsulent har i sine udkast til indkøbspolitik og indkøbs- og udbudsstrategi formuleret principper for indkøb (bl.a. at BO-VEST så vidt muligt følger kravene i Partnerskab for Offentlige Grønne indkøb). Indkøbspolitik og indkøbs- og udbudsstrategi behandles på bestyrelsesmøde i juni Affald Administrationen har bistået med den fysiske etablering af nye affaldsløsninger hos afdelingerne i Albertslund Kommune samt med rådgivning omkring de nye affaldsordninger. En meget stor del af informationsopgaven er blevet løftet af Agendacenter Albertslund, så på dette område har administrationen spillet en mindre rolle. Det forventes, at administrationen vil bidrage til at få sorteringen og driften til at fungere i den kommende tid. I Brøndby, Greve og Ishøj kommuner stilles endnu ikke så store krav om sortering, men administrationen følger kommunernes fremtidsplaner tæt. Solceller Der er ikke udarbejdet en generel vejledning, da ordningen for virtuel nettoafregning af el fra solcelleanlæg ikke er blevet forhandlet endeligt på plads alligevel, og der derfor stadig er væsentlige barrierer for at etablere solceller i mange almene boligafdelinger. Muligheder for anvendelse af sekundavand Erfaringsindhentning fra branchen er påbegyndt - vi har indtil videre mest mødt dårlige erfaringer med regnvand. Forsøget i Silergården skal stadig følges, hvis det realiseres. Synliggørelse af energiforbrug Maglelund har besluttet at få video-dørtelefoner med tilhørende visualisering af boligernes vand- og varmeforbrug. Projektet er under planlægning. Vandafledning i udeområder Projektet er ikke blevet gennemført. Miljøkampagne Endnu ikke gennemført, men der blev i februar udarbejdet en folder om at spare på vandet, som måske kunne danne basis foren kampagne. 12

13 Potentiale for grønne regnskaber i AB og Tranemosegård Der er stillet forslag til organisationsbestyrelsesmøderne i AB og Tranemosegård i december Tidsplan: Forslag til Miljøhandlingsplan for 2017 præsenteres for bestyrelsen på bestyrelsesmødet den 30. januar Vurdering Videreføres Administrationen anbefaler, at arbejdet med affaldssortering, udarbejdelse af miljøpolitik og synliggørelse af energiforbrug videreføres i 2017, da de endnu ikke er afsluttede. Affald videreføres, fordi det indtil videre kun er i Albertslund, der er gennemført affaldssortering i omfattende omfang (i Brøndby og Ishøj Kommuner skal man sortere mere i den nærmere fremtid). Miljøpolitik-punktet bør videreføres. Arbejdet på et udkast er i gang og forventes klar i starten af Projektet med synliggørelse af energiforbrug i Maglelund er endnu ikke færdigt og bør derfor videreføres. Videreføres som faste miljøhandlingspunkter Administrationen foreslår, at aktiviteterne energistyring, grønt regnskab, varmeteknik og miljøkampagne, hvert år udføres som faste miljøhandlingspunkter. Videreføres ikke Administrationen vurderer, at følgende punkter ikke bør videreføres i 2017, i hvert fald ikke i den nuværende form: Miljøforum - der er på 21/4 år kun gennemført to ud af fire planlagte Miljøfora. Heraf var kun det ene møde velbesøgt, på trods af stor planlægningsindsats i forbindelse med begge møder. Måske er ressourcerne bedre anvendt på en anden måde. Solcellevejledning - administrationen følger fortsat området tæt, men rammebetingelserne bliver ved med at vente på sig. Udfasningen af PSO-afgiften truer derudover med at forringe økonomien i solcelleprojekter. Det virker unødvendigt at blive ved med at gentage punktet om vejledning hvert år.» Sekundavand. Det foreslås, at sekundavand som handlingspunkt afventer, at et udviklingsprojekt i Silergården realiseres. Vandafledning vurderes mindre relevant, da oversvømmelser ikke fremstår som et udbredt problem i boligafdelingerne, og behovet for at etablere ekstra regnvandsafledning derfor kun vedrører enkelte afdelinger. Bilag 11.1 Miljøhandlingsplan

14 12. Status på effektiv drift Ulrik Brock Hoffmeyer tilføjede følgende til status: Den gennemgående erfaring er stadig, at der er en rigtig god dialog på møderne. Alle bestyrelser er gået konstruktivt ind i dialogen, og mange har selv udpeget forslag til effektivisering. Andre afdelingsbestyrelser er mere skeptiske, og vil gerne arbejde, som de har gjort hidtil, også selv om der eventuelt ville kunne opnås besparelser ved nye løsninger af opgaverne. Det er fortsat temaersom samdrift, deling af maskinpark, optimering af snerydningsomkostningerne og indkøb/udbud, der drøftes på mange af møderne. Herudover har det flere steder været drøftet, at der kan være behov for en mindre bemanding, når større renoveringer er gennemført og, at administrationen skal være opmærksom på dette i arbejdet med effektiv drift. Tidsplan 9. januar december 1. kvartal kvartal kvartal 2017 Kortlægningsturen forventes gennemført i alle afdelinger Afholdelse af møder med medarbejderne - indhentning af idéer Administrationens gennemgang af materiale fra møder. Udarbejdelse af idékataloger og kvalificering i Effektiviseringsudvalget Udarbejdelse af udkast til effektiviseringsplaner for afdelingerne og forelæggelse for BO-VESTs bestyrelse og organisationsbestyrelserne Forelæggelse af effektiviseringsplaner for afdelingsbestyrelserne Udarbejdelse af udkast til afdelingsbudgetter for 2018 Behandling af budget 2018 på afdelingsmøderne Bestyrelsen tog status på projekt effektiv drift til efterretning. - at bestyrelsen tager status på projekt effektiv drift til efterretning. Beskrivelse Ulrik Hoffmeyer og Jeannette Pagh Schuler har fra juni måned og frem til 7. december besøgt følgende afdelingsbestyrelser: AB: Etagehusene, AB Nord, AB Vest, AB Syd, Buerne, Gårdene, Tranemosegård: VA: Vængerne Moserne, Maglelund, Gillesager/Lindeager, Tranevænget, Tranehaven, Grønningen, 4 Syd, 4 Række, 4 Nord, Askerød, Banehegnet, 6 Vest, Galgebakken, Kanalens Kvarter, Bæk og Fosgården, Hyldespjældet, Gadekæret, Toften, Blokland. 14

15 Følgende afdelinger er endnu ikke besøgt: AB: Solhusene (13. dec.), Vængerne (3. januar) Tranemosegård: Silergården/T13 (15. dec.), Gurrelund/Bjerrelund (9. januar), Tranevænget (dato afventes) Den gennemgående erfaring er stadig, at der er en rigtig god dialog på møderne. Alle bestyrelser er gået konstruktivt ind i dialogen, og mange har selv udpeget forslag til effektivisering. Møderne med medarbejderne finder sted i starten af januar og er inddelt i puljer: - Tranevænget, Tranehaven, Moserne og Gillesager - Maglelund, Gurre-/Bjerrelund og Silergården - Gadekæret, Askerød og Grønningen - AB Syd, Etagehusene, VA Kanalens Kvt., 4 Nord, 4 Syd og 4 Række - Toften, AB+VA Vest, Hyldespjældet og Galgebakken - Damgårdarealet, AB Nord, Bæk-/Fosgården, Blokland, Banehegnet og Solhusene Tidsplan 14. december Kortlægningsturen forventes gennemført i alle afdelinger december Afholdelse af møder med medarbejderne Forår/sommer 2017: Effektiviseringsplaner for de enkelte afdelinger 13. Praktikanter og vejledning om håndtering af praktikanter: Orientering og godkendelse af publikation Bestyrelsen tog status på praktikant-lærlingeindsatsen i byggesager til efterretning og godkendte udkast til publikation om bedste praksis i BO-VESTs arbejde med uddannelses-og beskæftigelsesfremmende initiativer i byggeprojekter. - at bestyrelsen tager status på praktikant-lærlingeindsatsen i byggesager til efterretning - at bestyrelsen godkender udkast til publikation om bedste praksis i BO-VESTs arbejde med uddannelses-og beskæftigelsesfremmende initiativer i byggeprojekter- Beskrivelse Som en del af BO-VESTs ønske om at udvise alment samfundsansvar arbejder administrationen med: 1) Uddannelses- og beskæftigelsesfremmende initiativer i større byggeprojekter 2) Synliggørelse af BO-VESTs arbejde med alment samfundsansvar. 15

16 1) Uddannelses- og beskæftigelsesfremmende initiativer i større byggeprojekter Som led i BO-VESTs ønske om at udvise alment samfundsansvar arbejder administrationen med at fremme praktik-elevpladser og andre beskæftigelsestiltag hos entreprenørerne i byggesagerne i Albertslund Syd og Vest. Både AB s og VA s bestyrelse har valgt at have fokus på uddannelse- og beskæftigelsesfremmende initiativer i renoveringen af gårdhusene i form af enten sociale klausuler eller tilkendegivelser i entreprisekontrakterne. Administrationen har sammen med Albertslund Boligsociale Center, Erhvervsskolerne, Albertslund Jobcenter, Region Hovedstadens praktikpladsenhed, Rådgiver (og hovedentreprenør) planlagt en workshop for alle under- eller fagentreprenørerne i hver byggesag, som en del af det videre arbejde med at sikre uddannelses- og beskæftigelsesfremmende initiativer i byggesagerne. Formålet med workshoppen er både at skabe direkte kontakt mellem de involverede parter, at fastsætte fælles mål og at gøre det smidigt, nemt og konkret at sikre praktikpladser til unge. Workshopene finder sted i januar 2017 i både Albertslund Syd og Vest. 2) Synliggørelse af BO-VESTs arbejde med alment samfundsansvar Som et led i synliggøreisen af BO-VESTs arbejde med alment samfundsansvar har administrationen: Optalt antal praktikanter/lærlinge og andre særligt beskæftigede i organisationernes byggesager. Tallene er meldt ind til BL, som årligt opdaterer en database over praktikpladser i byggesager støttet af Landsbyggefonden. Optællingen er en del af BO- VESTs løbende monitorering af praktikanter/lærlinge: - Albertslund Syd: 161 timelønnede og 22 lærling/praktikanter + én fritidsjobber. - Albertslund Vest: 54 timelønnede og 7 lærlinge/praktikanter. Udarbejdet en minipublikation om bedste praksis i BO-VESTs arbejde med uddannelses- og beskæftigelsesfremmende initiativer i byggeprojekterne. Publikationen skal fungere som reference i en vejledning til bygherre, som Region Hovedstanden og Foreningen for Byggeriets Samfundsansvar står bag. Økonomi og ressourcer Deltagelse i workshop mv. er en del af kontrakten med rådgiver og entreprenører. BO-VEST planlægger arrangementerne og mødeudgifter dækkes af byggesagerne. Hertil kommer arbejdstimer fra administrationen til at synliggøre BO-VESTs almene samfundsansvar. Tidsplan -18. november 2016: - December 2016: - December 2016: -18. januar 2017: BO-VEST meldte antal praktikanter og lærlinge ind til BL s database. Bestyrelserne orienteres om praktikant-lærlingeindsatsen. Layout af BO-VEST publikation Workshop i Albertslund Syd 16

17 - Ultimo januar 2017: Workshop i Albertslund Vest. - Februar 2017: BO-VEST publikation og Region Hovedstandens vejledning til bygherre udkommer. Vurdering Erfaringen er, at det fremmer praktikant-lærlingeindsatsen at have tidlig dialog med entreprenørerne, men også at samle flere parter, som løbende kan følge op på indsatsen i byggesagerne. Disse parter er for eksempel: Erhvervsskolerne, Albertslund Jobcenter, Albertslund Boligsociale Center, Region Hovedstadens praktikpladsenhed, Rådgiver (og hovedentreprenør). Administrationen mener, at det er vigtigt at samle flere parter for at sikre en velfungerende praktikantlærlingeindsats igennem hele byggesagen. Erfaringen er, at workshoppen kan være med til at fastsætte fælles mål for indsatsen og sikre et bredt ejerskab til indsatsen hos både under- og fagentreprenørerne, hvorfor administrationen i samarbejde med parterne har planlagt workshops i begge byggesager. Administrationen arbejder løbende med at synliggøre BO-VESTs indsats for alment samfundsansvar, når mulighederne byder sig. Bilag 13.1 BO-VEST skaber praktikpladser 13.2 Udkast til publikation om BO-VESTs arbejde med praktikaner og lærlinge. 14. Evaluering af Boligpolitisk Forum den 2. november 2016 Bestyrelsen fandt, at det havde været et interessant Boligpolitisk Forum. Dog blev der klaget over lydforholdene. - at bestyrelsen evaluerer Boligpolitisk Forum. Der var 45 deltagere i Boligpolitisk Forum den 2. november. Som start på mødet blev der givet en orientering om aktuel boligpolitik, herunder bl.a. om ejendomsskatter og ejendomsvurderinger set fra et alment synspunkt. Oplægsholder var Frans Clemmesen fra BL, som kom på afbud fra Bent Madsen, som var blevet forhindret i sidste øjeblik. Hovedemnet var digitalt beboerdemokrati: Leverandøren af systemerne, Assembly Voting, tog sig af den tekniske del, Vinie Hansen omtalte forsøget i Hyldespjældet, og Dina Staal fra BO-VEST forklarede, hvordan interesserede afdelinger kommer i gang med vejledning fra administrationen. 15. BO-VEST-konference 2017: forslag til konferencedato Bestyrelsen besluttede, at BO-VEST-konferencen i 2017 holdes den september. Der indkaldes til møde i konferenceudvalget i starten af

18 - at bestyrelsen fastsætter en dato for BO-VEST-konference 2017 Beskrivelse Efter planen skal der holdes en BO-VEST-konference i efteråret Den seneste konference blev holdt den oktober 2015 på Kobæk Strand ved Skælskør. For at være sikker på at få et godt konferencested foreslår administrationen, at bestyrelsen allerede nu fastsætter en dato. De, datoer, der foreslås er den september, den september eller 30. september-1. oktober Konferencen planlægges af konferenceudvalget, som består af Vinie Hansen, Astrid Hansen, Per Larsen, Hugo Thuge, Allan Nielsen, Karl Neumann og Per Mogensen. 16. Direktionens beretning Ulrik Brock Hoffmeyer tilføjede følgende til direktionens beretning: Udbud af ældreboliger i Brøndby På bestyrelsesmødet den 26. oktober gav bestyrelsen administrationen mandat til at give tilbud på administration af ældre- og plejeboliger i Brøndby Kommune. Desværre er vi ikke kompetente til at afgive tilbud, da det i udbudsbetingelserne kræves, at det bydende selskab skal have mindst én reference på administration af ældreboliger for en kommune siden BO-VEST har ikke administreret ældreboliger siden 2011, og det, at vi har medarbejdere med nylig erfaring i administration af ældre- og plejeboliger, ikke det ikke tilstrækkeligt. Julegavepolitik Det er BO-VESTs politik, at medarbejderne ikke må modtage julegaver fra afdelingsbestyrelserne. Begrundelsen er, at alle fåren julegave fra BO-VEST. Forså vidt angår medarbejderne på ejendomskontorerne, er gaven betalt af afdelingerne. Det forhindrer dog ikke, at afdelingsbestyrelsen giver medarbejderne på ejendomskontoret en mindre julehilsen i form af en flaske vin, en æske chokolade eller lign. Varmepenge retur i Ishøj Ishøj Kommune oplyste den 17. november i en pressemeddelelse, at Ishøjs varmeforbrugere samlet set skal have 14 millioner kroner tilbage på varmeregningen fra 2015, svarende til kr. pr. husstand. Det ekstraordinært høje beløb besluttede Ishøj Byråd at udbetale som et engangsbeløb til boligselskaberne med ønsket om, at pengene skal tilbage til lejerne inden jul. Indtil videre er BO-VEST den eneste boligadministration, der har udbetalt pengene, hvilket vi får ros for i Sydkysten jf. artikel, der omdeles på mødet. 18

19 Forretningsfører Martin Olsen, der tidligere var driftsområdechef, tiltræder den 1. januar 2017 en stilling i BO-VEST. I den første tid vil Martin arbejde på opgaveri administrationen, og efter 1. september 2017 overtager han jobbet som chef for ejendomskontoret i T13 efter Danny Andersen, som går på pension. Bestyrelsen tog herefter direktionens beretning til efterretning - at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. Overenskomstforhandlinger 2017 I løbet af november har BL været rundt i landet for at præsentere BL s foreløbige forslag til krav til overenskomstforhandlingerne samt indhente eventuelt nye forslag fra medlemsorganisationerne. Kravene er præget afen besparelsesdagsorden. BL skal mødes med organisationerne medio december BO-VESTs forslag til krav over for ESL, FP, HK, AC og 3F er vedlagt. Hovedpunkterne er: Oprydning i bestemmelser, der ikke længere er relevante som følge af lovgivning/ændret lovgivning eller som er en del af ledelsesretten mv., fx. vikarloven, ferieloven mv. Harmonisering af bestemmelserne/ens formuleringer i de 5 overenskomster, fx. overarbejde, pension (alders- og karensbetingelser), TR-reglerne, klubtilskud (ESL), elever mv. Ens opbygning af de 5 overenskomster. Indarbejdelse af protokollaterne i overenskomsternes tekst, fx. omsorgs-, seniordage, elevbestemmelser. Regulering af forholdene for rengørings-, køkken- og cafépersonale. Seniordage - pensionsalderen for at gå på folkepension hæves, medarbejderne bliver længere på arbejdsmarkedet, og medarbejderne er sundere/mere raske end tidligere. Det skal afspejles i bestemmelserne om seniordage, så retten til seniordage tildeles senere end i dag. Det var aftalt ved sidste overenskomstforhandling, at overenskomstparterne ville se på det i overenskomstperioden. Klubtilskud, harmonisering, dokumentation for at midlerne går til faglige aktiviteter. Status på administrationsplatformen Den fælles it-platform har nu været i drift ca. 5 måneder, og nye koncepter, arbejdsgange, systemmuligheder tages trin for trin i brug. 19

20 De væsentligste aktiviteter p.t. er: Oprydning i databaserne BO-VEST og Domea.dk samarbejder om at rydde op og effektivisere databaserne. Det er primært Boliggruppen og Økonomi, der deltager. Dette arbejde er estimeret til at være afsluttet med udgangen af første kvartal Superbrugerorganisation Der vil blive etableret en superbrugerorganisation i BO-VEST. Det er tanken, at superbrugerne skal kunne yde kvalificeret her og nu-hjælp til kolleger. IT-kompetencerne i organisationen er kortlagt, i første omgang med afsæt i medarbejdernes egen vurdering af kompetencer. Lederne vil se på behovet i hver enkelt afdeling og sammen med projektgruppen, udpege superbrugerne og identificere kompetencegab og uddannelsesbehov. Denne proces forventes tilendebragt med udgangen af januar Ansøgerweb Ansøgerweb er i drift på hjemmesiden og bliver brugt. Det er et stort skridt fremad i forhold til BO-VESTs gamle boligansøgerprogram. HR-systemet HR-systemet er ved at blive taget i brug. Alle personalesager skal skannes ind i systemet, og al fremtidig rekruttering vil ske gennem HR-systemet. Det betyder, at ansøgninger fremover automatisk lander i HR-systemet, og at der sendes automatisk et svar. Ansøgningerne kan også kommenteres og rangordnes i systemet. Derudover arbejdes der med et modul, der omhandler ledelsesinformation som sygefravær og personaleomsætning og et modul, der giver overblik over kurser til medarbejdere. Hjemmeside Arbejdet med den nye hjemmeside kører og forventes afsluttet februar Byggeøkonomi Der er fortsat et hængeparti i form af tre byggesager, hvor ikke alle beregningerne er kommet med i konverteringen. Der er fokus på opgaven fra både BO-VEST, domea.dk og UNIK. Status på projekt digitalt beboerdemokrati BO-VESTs bestyrelse besluttede d. 6. september 2016 at iværksætte et projekt, der skal gøre administration og drift klar til at tilbyde digitalt beboerdemokrati til boligafdelingerne. Bestyrelsen godkendte samtidigt fordelingen af udgifter mellem administration, organisationer og afdelinger. De tre organisationsbestyrelser har nu også godkendt økonomien og dækker således det årlige abonnement til Assembly Voting. VA har i tillæg besluttet at dække opstartsomkostningerne for de tre første VA afdelinger, der ønsker at prøve digitalt beboerdemokrati i deres afdeling. Mange afdelinger har vist interesse, men indtil videre har kun Hyldespjældet og Galgebakken tilkendegivet, at de ønsker at bruge de digitale værktøjer allerede i foråret. 20

21 Resultat af trivselsundersøgelsen blandt medarbejderne I september måned blev der gennemført en trivselsundersøgelse blandt medarbejderne i BO-VEST. Den gennemsnitlige svarprocent er 79, hvilket er tilfredsstillende. Helt generelt ligger vi højere end landsgennemsnittet på alle spørgsmål. Arbejdsglæden i gennemsnit for hele BO-VEST ligger på en score på 71 point på en skala, hvor 100 er det højeste. Det, medarbejderne vægter højst i arbejdet, er jobindhold, godt samarbejde med kolleger, en god nærmeste leder samt muligheden for læring og udvikling i jobbet. Det er derfor positivt at konstatere, - at tilfredshed med jobindholdet opnår en score på 78 point ud af 100 mulige - at bedømmelsen af den nærmeste leder ligger på 78 point - samarbejdet med kollegerne ligger på 83 point på en række spørgsmål om, team-ånd respekt for hinanden og træk på samme hammel - at bedømmelsen af forholdene for læring og udvikling er 72 point. Der udtrykkes tilfredshed med ansættelsesforholdene (ferie, barsel og andre personalegoder) - med 84 point, mens bedømmelsen af lønnen i forhold til, hvad der ville kunne opnås andre steder, ligger på 69. Trygheden i ansættelsen ligger på 76. Hver afdeling har fået resultaterne af egne besvarelser, og der har været holdt afdelingsmøder om undersøgelsen. Fokus er her på de særlige forhold, undersøgelsen har afdækket i den enkelte afdeling, og der aftales planer for, hvordan der skal handles på områder, hvor der er behov for forbedring. Postforsendelser I forbindelse med at Post Nord er gået væk fra A- og B-porto og i stedet indført Quickbreve og almindelige breve, har administrationen oplevet, at brevene er væsentlig længere undervejs end tidligere. Ifølge Post Nord omdeles almindelige breve indenfor 5 hverdage, mens Quick-breve omdeles fra dag til dag. Administrationen og vores modtagere har desværre gentagne gange oplevet, at Post Nord ikke overholder disse tidsfrister. Det har betydet, at blandt andet huslejeopkrævninger, rykkere, tilbud og materiale til møder i flere tilfælde ikke er blevet leveret rettidigt hos modtager. BO-VEST har gjort Post Nord opmærksom på problemet og har også samtidig taget kontakt til de omkringliggende boligselskaber, for at finde ud af, om det er et generelt problem. BO-VEST vil snarest sætte et møde op med Post Nord for at få en drøftelse af problematikken. Samtidig undersøges andre muligheder f.eks. digital post og andre former for udbringning af post. 21

22 Oplæg om gældsrådgivning på Grønland BO-VESTs økonomiske rådgiver var i slutningen af oktober i Grønland, inviteret af den grønlandske boligorganisation INI, der holdt en konference om forebyggelse af udsættelser. Grønland oplever et stigende problem med gældsramte borgere og udsatte lejere, og der var stor interesse for at høre om BO-VESTs initiativer og erfaringer på området. Især det gode samarbejde med kommunerne og det opsøgende arbejde med at banke på beboernes døre vakte lydhørhed blandt konferencens deltagere. Ny økonomisk rådgiver begynder 1. januar 2017 Laura Lorentzen begyndersom ny økonomisk rådgiver 1. januar Laura kommer fra en stilling som boligrådgiver i Københavns Kommune, hvor hun bl.a. har arbejdet med at opsøge udsatte beboere og forebygge fogedsager. Laura er 34 år, uddannet socialrådgiver og bor i København. Hun har tidligere arbejdet som sagsbehandler i Socialforvaltningen i Københavns Kommune. Nyt om navne Tiltrædelser Boligafdelingerne: Kim Jensen tiltrådte, ejendomsfunktionær, Tranevænget, 17. oktober, tidsbegrænset. Casper Parsbæk ejendomsfunktionær, Silergården, 29. oktober Danni Jensen, ejendomsservicetekniker, AB Vest, 29. oktober Morten Gullaksen, ejendomsservicetekniker, Maglelund, 29. oktober tidsbegrænset. Henrik Tadess Lemberg, ejendomsservicetekniker i AB Syd 1. november Ole Baundal, ejendomsmester, Damgårdsarealet, 1. december Ronni Pradid, ejendomsfunktionær i Solhusene (tidsbegrænset), 1. december Peter Martin Stenberg, ejendomsmester, Galgebakken, 5. december Administrationen: Lars Vind Scheerer, senior projektleder, Byg, 1. november Mikkel Sakse Bennetsen, studentermedarbejder, Ledelsessekretariatet, 5. december Laura Lorentzen, økonomisk rådgiver, ledelsessekretariatet, 1. januar Fratrædelser Boligafdelingerne: Thomas Hansen, ejendomsfunktionær, Tranevænget, 28. november Rene Jensen, førstemand, Hyldespjældet, 28. november Dennis Roes, førstemand Solhusene, 30. november Rene Byrgesen, ejendomsmester, Galgebakken, 31. december Martin Fuchs, ejendomsfunktionær, Tranehaven, 31. december Administrationen: Flemming von Wowern, driftskonsulent, Driftsafdelingen, 30. november 22

23 17. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Der var ingen henvendelser. - at bestyrelsen tager henvendelse og udkast til svar til efterretning. Der var ingen henvendelser. 18. Punkter til næste møde Følgende punkter: Råderet, årsberetning, - at bestyrelsen drøfter punkter til næste møde. 19. Næste møde og kommende møder Næste ordinære bestyrelsesmøde: Mandag den 30. januar Bestyrelsesmøder i 2017 Onsdag den 1. marts Mandag den 24. april Torsdag den 27. april (i tilfælde af behov for ekstra regnskabsgodkendelse) Torsdag den 18. maj (i tilfælde af forslag) Mandag den 12. juni Onsdag den 6. september Onsdag den 11. oktober Onsdag den 22. november Repræsentantskabsmøde: Onsdag den 31. maj 2017 BO-VEST-konference september Almene Boligdage november

24 B0-VES1 Bestyrelsesmøde nr. 102, 14. december Eventuelt Referatet Der vil fremover være mulighed for at vente med at underskrive referatet til 3-4 dage efter mødet. Spisning før møderne Det forsøges fremover med spisning før bestyrelsesmødet. Glostrup, den 14. december 2016 Dorthe Larsen 24