REFERAT af 3. sept Bestyrelsesmøde nr. 79 i BO-VEST Onsdag den 3. september 2014 kl Malervangen 1, Glostrup.

Transkript

1 REFERAT af 3. sept Bestyrelsesmøde nr. 79 i BO-VEST Onsdag den 3. september 2014 kl Malervangen 1, Glostrup. Mødedeltagere: Vinie Hansen, Dorthe Larsen, Karl Neumann Hugo Thuge Allan Nielsen, Biba Schwoon Jørgen Fahlgren, Thomas Green-Andersen, Kim Corlin (observatør) Afbud fra: Per Mogensen Fra Administrationen: Ulrik Brock Hoffmeyer Jette Stenholt Desuden deltager: Økonomichef Kenn E. Hansen under punkt 2 og 3 Byggechef Lisa Fomsgaard Nielsen under punkt 2, 3 og 4 Energi- og miljøkonsulent Mikkel Ellung Larsen under punkt 6 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden Budgetkontrol pr. 30. juni Revideret plan for årshjul for produkter fra Økonomiafdelingen Status på udviklingen i BYG Handlingsprogram igangsættelse af initiativer, herunder opfølgning på spare/indtægtskataloget Miljøhandlingsplan , herunder status på kommende Miljøforum Mandat til Ulrik Brock Hoffmeyer til forhandling af lokalaftaler Lukket punkt Orientering om råderet Nedsættelse af udvalg Godkendelse af forslag om uddannelse af dirigenter Boligpolitisk Forum den 4. november idéer til emner Tilfredshedsundersøgelse af årsberetningen... 14

2 13. Generel drøftelse af ansvar for periodiseringsfejl Direktionens beretning Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Punkter til næste møde Næste møde og kommende møder Eventuelt Til drøftelse og beslutning 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. - at bestyrelsen godkender dagsordenen, som den foreligger. 2. Budgetkontrol pr. 30. juni 2014 Kenn E. Hansen gennemgik de væsentligste punkter i budgetkontrollen. Bestyrelsen kommenterede følgende: Bestyrelsen ønskede at vide, hvornår den havde bevilget penge til udviklingen af BYG og hvor mange penge. Ulrik Brock Hoffmeyer svarede, at det var besluttet, at der skulle arbejdes på at udvikle BYG, så afdelingen var rustet til at håndtere de store byggesager, men at der ikke var bevilget særskilt økonomi til projektet. Bestyrelsen anmoder om følgende: Når der besluttes væsentlige ikke-budgetterede udgifter, skal det fremover forelægges for bestyrelsen, hvordan dette budgetmæssigt er muligt: Det skal fremgå, om udgifterne kan indeholdes i det gældende budget, eller om der er tale om en merudgift. Bestyrelsen ønsker fremover at modtage budgetkontrollen oftere, og den skal vise et reelt og sandfærdigt billede af den økonomiske tilstand i BO-VEST. Formanden skal desuden orienteres efter ledelsens månedlige møde om økonomi. Bestyrelsen tog herefter budgetkontrol og kommentarer til efterretning. 2

3 - at bestyrelsen tager budgetkontrol og kommentarer til efterretning. Beskrivelse Budgetkontrollen udviser et estimeret underskud på ca. 1,1 mio. kr. Der henvises til de vedlagte kommentarer. Bilag - Budgetkontrol pr. 30/ Kommentarer til Budgetkontrol pr. 30/ Revideret plan for årshjul for produkter fra Økonomiafdelingen Punktet blev udskudt til næste møde. - at bestyrelsen tager det reviderede årshjul til efterretning Beskrivelse Bestyrelsen har tidligere modtaget et årshjul over produkter fra Økonomiafdelingen til bestyrelserne. Administrationen foreslår, at dette årshjul ændres, så der opnås en mere præcis opfølgning på økonomien. Helt konkret består ændringsforslagene i: - at der fremover på bestyrelsesmødet i december fremlægges en budgetkontrol for det kommende år, således at der, allerede inden året er startet, analyseres på, om budgettet, der jo er udarbejdet mange måneder forinden, stemmer overens med den forventede økonomiske situation i det kommende år. - at første udkast til budget ikke fremlægges for bestyrelsen i december (dvs. udarbejdes i oktober/november) men først på bestyrelsesmødet i februar. Dette vil give mulighed for at budgettere mere præcist. Ændringerne ses i bilaget på side 4; de er skrevet i kursiv. Bilag - 3. Årshjul for økonomi til bestyrelsesmøder, august Status på udviklingen i BYG Ulrik Brock Hoffmeyer gennemgik det indledende forløb af udviklingsprojektet i BYG. Lise Fomsgaard Nielsen redegjorde for, hvad der er kommet ud af projektet indtil nu, og gav herunder en gennemgang af den projektmodel for byggesager, der er udarbejdet som en del af projektet. 3

4 Bestyrelsen havde følgende kommentarer: - Der er også behov for en model for beboerdemokratiets rolle, der for eksempel omfatter en beskrivelse af, hvad der er et byggeudvalgs kompetence, hvilken rolle en fokusgruppes har, og hvad tidshorisonten er for udmøntning af forskellige beslutninger.. - Det er vigtigt, at beboerdemokratiet er involveret projektet gennem hele processen. Beboerdemokraterne sidder ofte inde med en viden om byggeriet, som kan kvalificere beslutningerne væsentligt. - Projektmodellen for byggesager skal ses som en overordnet model - den skal kunne tilpasses efter det aktuelle projektets omfang. - Det er vigtigt med en slutevaluering, når et projekt er færdigt, så erfaringer kan bringes videre til de næste projekter. - Der skal fokus på, at der tales samme sprog i et projekt, så deltagerne forstår hinanden. Kommunikation er vigtig og skal ses som en selvstændig opgave. Bestyrelsen takkede for en god gennemgang og tog status på udviklingen i BYG til efterretning. - at bestyrelsen tager status på udviklingen i BYG til efterretning. Beskrivelse - På bestyrtelsesmødet den 4. september 2013 anmodede bestyrelsen om, at administrationen igangsatte en proces, der kunne udvikle BO-VESTs Byggeadministration, så den blev rustet til at håndtere de kommende års mange og meget omfattende helhedsplaner og øvrige renoveringsopgaver. Der blev herefter, i november 2013, indgået en aftale med konsulentfirmaet Implement om at bidrage til udviklingen af Byggeadministrationen. Processen blev indledt med, at konsulenter fra Implement havde drøftelser med direktør Ulrik Brock Hoffmeyer og daværende byggechef Jesper Rasmussen om projektet. Derefter blev de tre bestyrelsesformænd og medarbejderne i BYG interviewet som baggrund for udviklingsprojektet. - På bestyrelsesmøde den 12. december 2013 blev bestyrelsen præsenteret for, hvordan projektet ville blive grebet an samt fik en foreløbig tidsplan, der løb til februar

5 Her blev følgende tre overordnede indsatsområder beskrevet: Procedurer og værktøjer for projektledelse, porteføljestyring og kvalitet i projektledelsen Kompetenceudvikling Skabe et miljø, der understøtter målet med fremadrettet at tiltrække de rigtige kandidater til ledige jobs - På bestyrelsesmøde den 4. februar 2014 godkendte bestyrelsen et forslag fra den administrerende direktør om en ny organisering af Byggeadministrationen som led i udviklingsprocessen herunder at der skulle ansættes en ny byggechef, og at den daværende byggechef overgik til at blive byggeudviklingschef. - På bestyrelsesmøde den 16. juni 2014 blev den nye byggechef præsenteret (ansat 1. juni), og der blev givet en status på kvartal 1 og 2 i 2014 samt en plan for kvartal 3 og 4 i Ulrik Brock Hoffmeyer vil på bestyrelsesmødet d. 3. september 2014 supplere ovennævnte forløb, og Lisa Fomsgaard Nielsen vil informere om, hvad der ligger forude, og her blandt andet præsentere governance-modellen, som er en model for den fremtidige måde at styre byggesagerne på. 5. Handlingsprogram igangsættelse af initiativer, herunder opfølgning på spare/indtægtskataloget Bestyrelsen godkendte administrationens forslag til initiativer med følgende tilføjelser/kommentarer. Generelt ønskes det oplyst, hvornår bestyrelsen kan forvente at få oplysninger om økonomien i projekterne, i forhold til hvad der er oplyst i spare/indtægtskataloget. Effektivisering af driften Bestyrelsen ønskede, at der holdes et temamøde om drift, herunder samdrift. Mødet kan eventuelt indeholde en gennemgang af statens forventninger til den almene sektors effektivisering og en åben drøftelse af forskellige samarbejdsformer og -muligheder. Gældsrådgiverteamet Bestyrelsen anmodede om på et tidspunkt at få en evaluering af teamets arbejde og en status på, hvordan økonomien i projektet balancerer. Energioptimering Bestyrelsen anmodede om på et tidpunkt at få en status på, hvordan økonomien i projektet balancerer. 5

6 Kommunikationsstrategi Bestyrelsen bad, om, at strategien også kommer til at omfatte fokus-gruppe-tjek af kommunikationsprodukter. Tilfredshedsundersøgelsen fra 2013 Bestyrelsen bad om, at der fortsat var fokus på god service og høflig betjening. Midtvejsseminar om de boligsociale projekter En dato skal meldes ud snarest. Opfølgning på spare/indtægtskataloget Statuspapiret sendes ud sammen med referatet. - at bestyrelsen gennemgår handlingsprogrammet og beslutter, hvilke initiativer der skal igangsættes for at opfylde programpunkterne, blandt andet på baggrund af administrationens forslag. Beskrivelse Handlingsprogram for BO-VEST blev vedtaget på repræsentantskabsmødet den 27. maj Programmet er vedlagt. Handlingsprogrammet omfatter primært den del af strategien, der handler om Sikker og ordentlig drift og er for en stor del en plan for udførelse af initiativerne i spare/indtægtskataloget. Administrationen har i løbet af august gennemgået handlingsprogrammet og udarbejdet en oversigt over allerede planlagte aktiviteter samt forslag til initiativer, der kan føre til realisering af programmet, inkl. forslag til tidshorisont og økonomi, hvor det har været muligt. Oversigten er vedlagt. Ulrik Brock Hoffmeyer vil på mødet give en kort status på arbejdet med de initiativer i spare/indtægts-kataloget, der ikke er en del af handlingsprogrammet. Bilag Handlingsprogram for BO-VEST BO-VESTs Handlingsprogram , Igangsatte aktiviteter og opfølgning 6. Miljøhandlingsplan , herunder status på kommende Miljøforum Mikkel Ellung Larsen gennemgik forslaget til miljøhandlingsplan. Bestyrelsen takkede for gennemgangen og godkendte miljøhandlingsplanen. 6

7 - at bestyrelsen godkender forslaget til den reviderede miljøhandlingsplan samt tager orienteringen om Miljøforum til efterretning. Beskrivelse I BO-VESTs Handlingsprogram for er miljøhandlingsplanen nævnt som er særligt indsatsområde. Handlingsprogrammets ordlyd er: BO-VESTs bestyrelse vedtager en miljøhandlingsplanen, der revideres i forhold til vedtagelsen i forbindelse med behandlingen af budget Der vil være opmærksomhed på, at de initiativer, der giver størst afkast, prioriteres. Blandt emnerne er: Kortlægning af elforbruget med henblik på besparelser, miljøkampagner og lokal afledning af regnvand (LAR). Vedlagte miljøhandlingsplan for BO-VEST er en videreførelse af alle tidligere projekter med undtagelse af projekt Andre Miljøaktiviteter, der omhandlede deltagelse i netværk, konferencer og andet. Der vil fortsat ske networking og ajourføring af viden, men som en del af det løbende arbejde og ikke i form af et særskilt indsatsområde. Et projekt, der omhandler optimering af varme- og brugsvandsanlæg, er tilføjet. Se M4 nedenfor. Kort resumé af miljøhandlingsplanens projekter: M1 Forbrugsdata i Min Energi Fælles database for indrapportering af måleraflæsninger for el, vand og fjernvarme i samtlige afdelinger med undtagelse af AB Solhusene. Projektet kvalitetssikrer data og følger op på udvikling og afvigelser i forbruget. Tidsplan: Løbende. Økonomi/ressourcer: 100 timer årligt. Finansieres af afdelingerne. M2 Energimærkning Projektet vil afklare energimærke for alle bygninger i boligafdelingerne (der ikke har opnået dispensation pga. igangværende renovering), påvise rentable muligheder for energibesparelser samt formidle disse til afdelingerne og ud i organisationerne. Tidsplan: Sidste mærkning udføres i september-oktober Herefter vil der ske løbende formidling af og opfølgning på resultater. Økonomi/ ressourcer: ca. 100 timer, heraf finansieres en del af afdelingerne M3 Grønt regnskab for Malervangen 1 Formålet er at sikre kontinuerligt fokus på energiforbrug og miljøbelastning med henblik på fortsat nedsættelse af energi- og ressourceforbruget. Tidsplan: Udføres årligt i januar. Økonomi/ ressourcer: 15 timer årligt 7

8 M4 Optimering af varme- og brugsvandsanlæg Projektet skal sikre en BO-VEST, at - varme- og brugsvandsanlæg kører bedst muligt. Der vil blive udarbejdet en række pakkeløsninger med serviceydelser fra BO-VESTs varmetekniker. Nogle af disse pakker vil være obligatoriske, men andre er tilbud, som afdelingerne kan vælge at købe i stedet for at købe ydelsen eksternt. En pakkeydelse kan fx være: Indregulering af varmecentralen Tidsplan: Løbende Økonomi/ ressourcer: ca.140 timer, heraf finasieres ca. 110 timer af afdelingerne. M5 Drift af varmecentraler Formålet er at kompetenceudvikle medarbejderne og derved sikre en fælles høj standard for drift, tilsyn og vedligeholdelse af varmecentraler med henblik på optimal drift, så den fornødne varme produceres stabilt og billigst muligt. Tidsplan: Økonomi/ ressourcer: ca timer. Finasieres af afdelingerne. M6 Visualisering af energiforbrug Projektet går ud på, at gøre det muligt for beboerne at følge eget forbrug af energi og vand kontinuerligt og på en let tilgængelig måde og derigennem højne beboernes bevidsthed om eget forbrug af el, vand og varme og indsigt i egne muligheder for at begrænse forbruget. Der vil blive arbejdet på et forsøgsprojekt med visualisering i to boligafdelinger med udgangspunkt i Almennets rapport om emnet, der udkommer i efteråret Tidsplan: Økonomi/ ressourcer: i alt ca.80 timer. M7 Lavere elforbrug til belysning Projektet går ud på at afklare gennem hvilke tiltag og teknologier, man kan sænke afdelingernes elforbrug til belysning samt i hvilke tilfælde, det er økonomisk rentabelt. Belysning udgør en stor del af en afdelings elforbrug, derfor startes her. Tidsplan: Økonomi/ ressourcer: 170 timer, heraf finansieres ca. 100 af afdelingerne. M8 Klimamodel.dk BO-VEST har i samarbejde med ingeniørfirmaet COWI m.fl. udviklet en hjemmeside klimamodel.dk med værktøjer og vejledning til kortlægning af relevante klimarisici, mulige forebyggende tiltag samt estimering af omkostninger og gevinster ved klimasikring. Værktøjet er målrettet driftspersonale. Formålet med projekt M8 er at udbrede brugen af værktøjerne på klimamodel.dk til driftspersonalets arbejde og afdelingernes planlægning, så der kan ske en intelligent prioritering af behov og ressourcer, når der sikres mod store nedbørsmængder. Tidsplan: 2015 Økonomi/ ressourcer: ca. 115 timer, heraf finansieres ca. 75 timer af afdelingerne. 8

9 M9 BO-VESTs Miljøforum BO-VESTs tidligere Miljøudvalg blev nedlagt på bestyrelsesmødet 12. december 2013 og erstattet med Miljøforum. Miljøforum, der er åbent for alle beboere, har til formål at danne rammen om udveksling af erfaringer, idéer og viden om miljø og bæredygtighed samt inspiration til konkrete miljøtiltag både i afdelingerne og generelt. Tidsplan: 2 møder årligt Økonomi/ ressourcer: ca. 40 timer Se om det kommende møde nedenfor. M10 Miljøkampagner Kampagner har til formål at sætte fokus på områder, hvor beboere og ansatte gennem ændret adfærd kan nedbringe forbruget af el, vand og varme, øge sorteringen af affald mv. Der planlægges to kampagner om året. Tidsplan: 2 kampagner i 2015 Økonomi/ ressourcer: ca. 40 timer Økonomi og ressourcer for miljøhandlingsplanen Der henvises til timetallet under de enkelte punkter samt den vedlagte oversigt over tidsforbruget. Tidsplan Fremgår af de enkelte handlingspunkter samt af vedlagte årshjul for miljøaktiviteter. Relevans for strategien Miljøinitiativer matcher det strategiske ASA-spor, der foruden social ansvarlighed også omfatter klima. Desuden er det en værdi i BO-VEST at være ressourcebevidst. Lovgrundlag - Bekendtgørelse om bygningsdrift, Kapitel 2 3 og 4: 3. Bygningsdrift skal gennemføres således, at bygningen i overensstemmelse med god driftsskik opfylder sine funktioner og fremtræder i forsvarlig stand. 4. Bygningsdrift omfatter forsyning, renhold, vedligehold, pasning og overvågning af bygningen og dennes installationer og friarealer. - Der er et konkret lovgivningskrav i forbindelse med M2 Energimærkning, som er påbudt i Lov om fremme af energibesparende foranstaltninger i bygninger, kapitel 3. Bilag Forslag til miljøhandlingsplan for Energi- og miljøkonsulent Mikkel Ellung Larsen giver en kort præsentation af udkastet til miljøhandlingsplan på bestyrelsesmødet 9

10 Status på det kommende Miljøforum Mikkel Ellung Larsen uddybede indholdet i det kommende Miljøforum og nævnte herunder, at det er planlagt, hvordan der skal kommunikeres om mødet til lokalpresse, beboerblade mm. Bestyrelsen tog orienteringen om Miljøforum til efterretning. Beskrivelse Det første Miljøforum er planlagt til den 7. oktober 2014 på Malervangen, hvor alle interesserede beboere inviteres. Det overordnede tema er affaldshåndtering og ressourcestrategien Danmark uden affald. Planlægningen af Miljøforum sker i samarbejde med Povl Markussen fra Agenda Center Albertslund. Blandt programpunkterne kan nævnes. Oplæg fra Miljøstyrelsen om Danmarks ressourcestrategi for affald, Albertslund, Brøndby, Greve og Ishøj Kommuners planer for affald samt sorteringsforsøget på Galgebakken. 7. Mandat til Ulrik Brock Hoffmeyer til forhandling af lokalaftaler Lukket punkt De to medarbejderrepræsentanter forlod mødet under behandlingen af punktet. Bestyrelsen gav Ulrik Brock Hoffmeyer mandat til at forhandle efterårets lokalaftaler ud fra det oplæg, der blev præsenteret på mødet. Lukket punkt. De to medarbejderrepræsentanter vil blive bedt om at forlade mødet, mens emnet drøftes. Bilag 7. Indgåelse af nye lokalaftaler for perioden Orientering om råderet Bestyrelsen spurgte, hvem der har ansvar for at gemme referater af afdelingsmøder, som er sendt til administrationen gennem tiderne. Ulrik Brock Hoffmeyer svarede, at det er administrationens ansvar. Bestyrelsen tog herefter orienteringen om råderet til efterretning og afventer den kommende rapport for yderligere tiltag. - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 10

11 Beskrivelse: Der henvises til vedlagte bilag om råderet. Bilag: Status på råderet i BO-VEST, 27. august Nedsættelse af udvalg Bestyrelsen besluttede at nedsætte nedenstående udvalg: - Kursusudvalg. Medlemmer: Dorthe Larsen og Karl Neumann - Redaktionsudvalg (Beboermagasinet) Medlemmer: Vinie Hansen og Hugo Thuge + en fra hver organisationsbestyrelse. - Konferenceudvalg (BO-VEST-konference 2015) Medlemmer: Vinie Hansen + op til to fra hver organisationsbestyrelse. - Miljøforums planlægningsgruppe Biba Schwoon, John Pejtersen og Per Mogensen (udpeget af de respektive organisationsbestyrelser) - Boligpolitisk Forums planlægningsgruppe: Vinie Hansen, Allan Nielsen og Karl Neumann - at bestyrelsen beslutter, om der skal nedsættes udvalg i den kommende periode, og, i givet fald, hvilke udvalg og hvem der skal sidde udvalgene. Beskrivelse: I den forløbne periode har der været følgende udvalg under BO-VEST: - Kursusudvalg. Medlemmer: Dorthe Larsen og Karl Neumann - Redaktionsudvalg (Beboermagasinet) Medlemmer: Vinie Hansen og Hugo Thuge + en fra hver organisationsbestyrelse. - Konferenceudvalg (BO-VEST-konference 2013) Medlemmer: Vinie Hansen + to fra hver organisationsbestyrelse - Miljøforums planlægningsgruppe Biba Schwoon, John Pejtersen og Per Mogensen (udpeget af de respektive organisationsbestyrelser) 11

12 - Boligpolitisk Forums planlægningsgruppe Vinie Hansen, Allan Nielsen og Karl Neumann 10. Godkendelse af forslag om uddannelse af dirigenter Bestyrelsen vedtog, at der tilbydes et kursus i dirigentens rolle og opgaver til de tre boligorganisationers bestyrelser og til beboere, som bestyrelserne peger på. Det undersøges, om der er mulighed for et mere koncentreret kursusforløb, eventuelt en hel dag. - at bestyrelsen drøfter og godkender, at der tilbydes et kursus i dirigentens rolle og opgaver til de tre boligorganisationers bestyrelser. Beskrivelse: Det er administrationens opfattelse, at dirigenterne på afdelingsmøderne er udsat for et større og større pres, specielt i forbindelse med de mange møder om store og små byggesager. Dirigenten skal besidde en række kompetencer eksempelvis have stor viden om beslutningskompetencer, kende til møde-formalia og besidde evnen til at styrer debatten, således at beboernes ytringsfrihed forsvares, uden at debatten løber af sporet. Administrationen foreslår, at en række beboerdemokrater klædes ekstra godt på til at være dirigenter og at de meget erfarne dirigenter tilbydes at få genopfrisket deres viden på et dirigentkursus. De tre organisationer indbydes til at udpege relevante beboerdemokrater til deltagelse i kurset. Kurset vil bestå af 3-4 aftenmøder af ca. 2-3 timers varighed. Evaluering af kurset og dets indhold vil ske løbende. De beboerdemokrater, der tager uddannelsen, vil efterfølgende kunne videregive deres viden, således at øvrige dirigenter også oplever en kompetence udvikling. Såfremt bestyrelsen godkender, at der holdes et dirigentkursus, vil det efterfølgende skulle behandles i de respektive organisationer, som så kan forholde sig til, om de vil opfordre nogle særligt til at deltage. Det kan være dirigenter, der bliver brugt meget, som leder de helt store beboermøder med flere hundrede deltagere, eller måske erfarne beboerdemokrater, som har lyst til at blive bedre og gerne vil have opfrisket deres viden. Økonomi og ressourcer: Kurset koster i alt kr., der bliver fordelt mellem deltagerne og betales af de respektive boligorganisationer. Kurset vil blive afholdt i BO-VEST med eksterne undervisere fra BL. 12

13 Tidsplan: Afholdes i efteråret/vinteren Varighed: 3-4 aftenmøder af ca. 2-3 timers varighed. Relevant for strategien: Forslaget matcher det strategiske hovedspor om styrkelse af beboerdemokratiet. En kompetenceudvikling af dirigenterne vil sikre, at de beboerdemokratiske spilleregler overholdes, at debatten behandles med den fornødne respekt og kontrol samtidig med, at møderne kan afvikles ud fra samme skabelon. Vurdering: Det er administrationens vurdering, at såfremt dirigenterne ikke gives de rette værktøjer, kan det blive sværere og sværere at finde kompetente dirigenter til de større og/eller vanskeligere afdelingsmøder, hvilket vil kunne skade beboerdemokratiet i afdelingerne. 11. Boligpolitisk Forum den 4. november idéer til emner Bestyrelsen besluttede følgende emner til Boligpolitisk Forum i november: - Den kommende boligaftale - Nybyggeri eller renovering - Huslejeniveauer i vores boliger Hvad kan beboerne betale? Hvordan gøres huslejen billigere? Kan man få både gode og billige boliger? Bestyrelsen bad om et notat om huslejeniveauer som forberedelse til mødet. Administrationen kontakter kommunerne for at få tal for, hvor mange borgere der har problemer med at betale huslejen. Datoen for mødet skal meldes bredt ud. - at bestyrelsen drøfter det kommende Boligpolitiske Forum. Beskrivelse: BO-VESTs bestyrelse besluttede for et år siden at erstatte Boligpolitisk Udvalg med det mere åbne Boligpolitisk Forum. Formålet med Boligpolitisk Forum er at drøfte, prioritere og forholde sig til boligpolitiske emner og problemstillinger samt at styrke interessen for BL s kredsarbejde. Første møde i Boligpolitisk Forum blev afholdt den 27. januar og omhandlede BL s målsætningsprogram og valg til BL s 2. og 9. kreds. Desuden lagde en gruppe beboere fra VA s afdelings 6 Vest op til debat om renovering eller nybyggeri. Næste Boligpolitiske Forum holdes den 4. november. 13

14 Emnet er endnu ikke fastlagt, men som forslag er nævnt den kommende boligaftale samt en drøftelse af huslejeniveauer i vores boliger i relation til beboere med lav indkomst. 12. Tilfredshedsundersøgelse af årsberetningen Bestyrelsen så som en mulighed, at der fremover udkommer en BO-VEST-beretning og økonomital i kort form, samtidig med at der udkommer et ekstra nummer af Beboermagasinet. Men bestyrelsen besluttede, at afvente læserundersøgelsen af beboermagasinet, før der tages endelig stilling til årsberetningens fremtidige form samt antallet af beboerblade. - at bestyrelsen drøfter, om læserundersøgelsen eller andre forhold giver anledning til, at BO-VESTs årsberetning skal udkomme i en anden form i fremtiden. Beskrivelse Bestyrelsen vedtog på bestyrelsesmøde i marts 2014, at der i forbindelse med spare/indtægtskataloget skulle foretages en undersøgelse af beboernes holdning til de to publikationer, BO-VEST udsender til alle beboere, nemlig årsberetningen og Beboermagasinet. Læserundersøgelsen af årsberetningen blev foretaget i juni måned, umiddelbart efter at årsberetningen var blevet omdelt. Undersøgelsen er udsendt til 1000 tilfældigt valgte husstande. Heraf har 81 svaret, dvs. 8%. Det er en lav svarprocent, og derfor skal undersøgelsens resultat set som et pejlemærke snarere end som validt og dækkende. Besvarelsernes fordeling på AB, VA og Tranemosegård modsvarer nogenlunde fordelingen af boliger på de tre organisationer. Aldersmæssigt ligger svarerne i den høje ende med 34 % over 65 år og i alt 73 % over 45 år. Undersøgelsens hovedkonklusioner er: 47% bruger mere end 20 minutter på årsberetningen 35 % er meget tilfredse med årsberetningen 28% er tilfredse. I forhold til sværhedsgraden og artiklernes relevans svarer størstedelen enten enig eller meget enig i, at artiklerne er nemme at forstå, og at de opfattes som gode og relevante. Faktisk har meget få respondenter, kun i alt 5, tilkendegivet utilfredshed. Topscorer blandt årsberetningens artikler er Kort Nyt om afdelingerne, efterfulgt af siderne om BO-VESTs økonomi og BO-VESTs formandsberetning. Det er vanskeligt at konkludere noget generelt på en undersøgelse, når så relativt få har svaret. En forsigtig konklusion kunne dog være, at den lave svarprocent er udtryk for, at 14

15 interessen for beretningen ikke er så stor, også selvom de, der svarer, et ret tilfredse med årsberetningen og bruger en del tid på den. På baggrund af læserundersøgelsen og BO-VESTs vanskelige økonomiske situation anbefaler administrationens, at bestyrelsen drøfter, om at årsberetningen for 2014 skal udkommer i en anden form end den nuværende. Økonomi og ressourcer Omkostninger til udarbejdelse af BO-VESTs årsberetning: ca kr. Antal timer ca Tidsplan Arbejdet med årsberetning 2014 starter i efteråret 2014 og forløber frem til udgivelsen i april. Relevans for strategien Strategisporet om Sikker og ordentlig drift betyder, at vi hele tiden skal være anvende både personalemæssige og økonomiske ressourcer, så der opnås mest mulig nytte af pengene. Bilag Tilfredshedsundersøgelse af BO-VESTs årsberetning, juni Generel drøftelse af ansvar for periodiseringsfejl Emnet tages op på et senere møde, hvor der udarbejdes materiale med eksempler på forskellige sager og løsninger. - at bestyrelsen med udgangspunkt i oplæg fra Ulrik Brock Hoffmeyer drøfter problematikken om, hvem der er ansvarlig for fejl Beskrivelse Tranemosegårds bestyrelse har anmodet om, at BO-VESTs bestyrelse drøfter, hvem der har ansvaret, når der laves fejl af administrationen, driften eller en rådgiver. Anmodningen er foranlediget af, at en forkert periodisering af el og vand ved udarbejdelse af årsregnskab for 2012 i en af Tranemosegårds afdelinger resulterede i en ekstra udgiftspost på regnskab 2013 på over kr. Når der sker fejl - hvad enten det er fejl i regnskaber, byggetekniske fejl, fejlinformering eller andre typer af fejl vurderes det allerførst, om der er lidt et tab. 15

16 Hvis der er lidt et tab, forsøges det at placere et ansvar for tabet hvis skyld er det? for derefter at kunne gøre krav om erstatning for tabet. I nogle tilfælde vil der kunne placeres et klart ansvar (dvs. alle betingelser for ansvar er opfyldt), og dermed kan der rettes et entydigt erstatningskrav. I andre tilfælde er det vanskeligt at placere skylden - det er måske påstand mod påstand. I andre tilfælde igen er den fejl, der er begået, måske ikke ansvarspådragende, og der kan dermed ikke rejses krav om erstatning. Hvis der ikke er lidt et tab hvilket for eksempel ofte vil være tilfældet, når det gælder en periodiseringsfejl så er der ingen krav om erstatning, selvom der kan placeres et ansvar. Der er jo ikke noget direkte tab at erstatte. UBH uddyber problemstillingen på bestyrelsesmødet. 14. Direktionens beretning Ulrik Brock Hoffmeyer orienterede på mødet om: Bilagssagen Ulrik Brock Hoffmeyer oplyste, at Politiet har valgt ikke at rejse sagen, og at BO-VEST på den baggrund har valgt at klage. Der blev udleveret et notat fra BO-VESTs advokat om sagen. Bestyrelsen ønskede at drøfte bilagssagen på et senere møde på grundlag af notatet og sagens videre udvikling. De berørte organisationsbestyrelser og afdelingsbestyrelser orienteres om sagen snarest. En henvendelse til Skat BO-VEST har henvendt sig til SKAT angående momsfritagelse. Der afventes svar fra SKAT. Malervangen 1 BO-VEST har stillet krav til udlejer om betingelserne for at fortsætte lejemålet. Der et rykket for svar fra ejer d.d. og anmodet om et møde inden for to uger. Antenneforeningen Brøndby. Antenneforeningen har fået ny formand, der kommer fra Brøndby Øster Andelsboligforening. 16

17 BO-VESTs Bankforbindelser Administrationen råder til, at BO-VEST holder sig til de største danske banker. Bestyrelsen er enig heri. Operation Stamdata Der er nedsat en arbejdsgruppe i økonomiafdelingen, som arbejder med indsamling og kvalitetssikring af nøgletal. Bestyrelsen kommenterede: Referentkorps Bestyrelsen fandt, at det var en god idé med korpset. Bestyrelsen tog herefter direktionsberetningen til efterretning. - at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. Orientering om ny lovgivning Lovændring giver mulighed for individuelle kølingsregnskaber Tidligere var det kun muligt at få udarbejdet individuelle regnskaber for beboernes forbrug af vand og varme. Dette er nu ændret, således der også er mulighed individuelle regnskaber for afkøling. Regnskaberne skal overholde nøjagtig samme krav som øvrige individuelle forbrugsregnskaber, hvilket gør det nemt for både beboere og udlejer. Ændringen er kommet, fordi lovgivningen er så stram, at udlejer kun må udarbejde individuelle regnskaber for de forbrugstyper, der fremgår af Lov om leje af almene boliger. Lovgiverne er således bevidste om, at ændringer af loven kan være nødvendige, for at boligorganisationerne kan udnytte de nye muligheder, som teknologien skaber. Det kan indikere, at boligorganisationerne ved renoveringer og særligt nybyggeri fremover i højere grad kan tænke beboerkomfort ind i deres planer, uden at dette påvirker den generelle husleje. Porteføljeoversigt 2013 Administrationen fremlagde på bestyrelsesmødet i juni resultatet af de tre selskabers porteføljer, en oversigt som giver mulighed for at sammenligne afkast fra de forskellige investereringsselskaber. Bestyrelsen bad om, at se en ny udgave af oversigten, da der blev påpeget en mulig fejl. Det viser sig, at alle tal er korrekte, men at den måde, tallene er fremlagt på, gør det lidt vanskelig at gennemskue dem. De kommende oversigter vil være mere enkle. 17

18 BO-VESTs bankforbindelser En af organisationsbestyrelserne har stillet spørgsmål om administrationens kriterier for valg af bankforbindelser og om der var opmærksomhed på mulighederne for en gunstig rente i de mindre, lokale banker. Administrationen har den politik kun at samarbejde med de fem største banker i Danmark, som er Danske Bank, Nordea, Jyske Bank, Sydbank og Nykredit Bank. Disse fem banker er såkaldt systemisk vigtige, hvilket betyder, at de er så vigtige for samfundsøkonomien, at de ikke må gå konkurs. Derfor er der særligt tilsyn fra statens side og dermed størst mulig sikkerhed. VA s bestyrelse har på møde den 26. august spurgt, om BO-VEST ved at benytte sig af andre banker kan få en mere gunstig rente. Uge 25 I uge 25, dvs. fra den 16. til den 20. juni 2014 holdt BO-VESTs lederteam samt områdelederen statusmøder om alle boligafdelingerne i BO-VEST. Foruden ejendomslederen eller ejendomsmesteren deltog de medarbejdere, der er ansvarlige for hhv. boligafdelingens økonomi, bygninger, udlejning og boligsociale forhold. Statusugen gav ledelsen et samlet overblik over boligafdelingernes tilstand: Hvordan er økonomien? Er der styr på helhedsplanen? Er der behov for renovering? Er der udlejningsvanskeligheder, høje fraflytningsomkostninger? Er der brug for at tage særligt hånd om de unge, de ældre? Fungerer samarbejdet mellem ejendomskontor, administration og afdelingsbestyrelse osv. Men nok så vigtigt var det, at den gruppe medarbejdere, der i det daglige arbejder med den enkelte boligafdeling, i fællesskab drøftede afdelingen og udvekslede erfaringer, bekymringer og gode idéer. Det er hensigten, at den større fælles viden om den enkelte afdeling, der blev opnået i uge 25, skal medvirke til, at det arbejde, der leveres, bliver endnu bedre og mere helhedsorienteret. I oktober og november er der planlagt opfølgningsmøder mellem områdeleder Martin Olsen og det samme holde af fagmedarbejdere, der var til stede på møderne i uge 25, så der kan følges op i forhold på de emner, der skulle tages hånd om. Det er planen, at køre disse statusmøder samt opfølgningsmøder hvert år i en fast kadence. ASA Alment Samfunds Ansvar i BO-VEST: BL s udvalg om ASA BL s bestyrelse har på det seneste bestyrelsesmøde vedtaget en strategi for ASAarbejdet, som også indgår i målsætningsprogrammet for Der skal især arbejdes med to ting: Dels udvikling af inspirationsmateriale, der kan hjælpe den enkelte boligorganisations ledelse og bestyrelse til at udvikle, formulere og formidle sin egen lokale ASAstrategi. Dels en beskrivelse af eksisterende og udvikling af nye konkrete byggesten, der 18

19 på én gang gavner boligområder og markerer sig som løsninger på brede samfundsmæssige problemstillinger. Til at sikre fremdriften i arbejdet med ASA har bestyrelsen dannet et udvalg med Vinie Hansen som formand. ASA-strategi i BO-VEST Administrationen arbejder med at planlægge formuleringen af en strategi for BO-VESTs Almene SamfundsAnsvar. Med udgangspunkt i et oplæg fra ledelsen er det planen at strategien skal formuleres gennem involvering af bestyrelserne, beboerne og medarbejderne. På bestyrelsesmødet i oktober fremlægges et udkast til ramme og køreplan. BO-VEST nomineret til Europæisk boligsocial pris BO-VEST, MT Højgaard og Albertslund Boligsociale Center (ABC) har gjort en stor indsats for at skabe flere praktikpladser til lokale unge i forbindelse med renoveringen af BO-VESTs boliger i Albertslund. Den fælles indsats er nu nomineret til en europæisk pris for socialt ansvar, European Responsible Housing Awards. Bag initiativet til prisen, der uddeles for første gang, står bl.a. sammenslutingen af europæiske almene boligorganisationer CECODHAS. Baggrunden for nomineringen af BO-VEST er, at BL og Dansk Byggeri i 2011 indgik en aftale, hvor man forpligtede sig til at sikre flere praktikpladser til unge som led i deres erhvervsuddannelse. Som opfølgning tog Albertslund Boligsociale Center i efteråret 2013 initiativ til et forum for alle relevante partnere for renoveringen af Albertslund Syd med det formål at skabe flere praktikpladser for lokale unge. Det resulterede i en workshop for mere end 20 underleverandører til renoveringen. Som direkte resultat af arrangementet med underentreprenørerne fik tre af de fire kandidater, der blev præsenteret på mødet efterfølgende henholdsvis en fuld lærerplads, en læreplads for to måneder samt lovning på en læreplads, hvis kandidaten bestod grundforløbet. Der blev endvidere på workshoppen efterspurgt to arbejdsmænd. Her fulgte jobcenteret op med to af deres kandidater. Prisen overrækkes den 6. september ved et arrangement i Bruxelles. Fra BO-VEST deltager Vinie Hansen, Ulrik Brock Hoffmeyer og eventuelt Annesophie Hansen. 10 minutter om ASA på forvaltningskonferencen På Forvaltningskonferencen, der fandt sted den august, var der i messeområdet mulighed for at præsentere småoplæg i et Speakers Corner et op på ølkassen-talested om de forskellige emner, der blev præsenteret i boderne messeområdet. Annesophie Hansen holdt her et oplæg om BO-VESTs ASA-arbejde, og fortalte blandt andet, hvordan man kommer videre fra det strategiske niveau til arbejdet med de konkrete projekter. 19

20 BO-VEST klar til NemKonto overførsler BO-VESTs IT-system er nu sat op til at kunne gennemføre pengeoverførsler via NemKonto/NETS. Til at starte med vil administrationen anvende funktionen i forbindelse med fraflytningsafregninger, hvor overskud fremover vil blive overført til fraflytters NemKonto i stedet for at administrationen udskriver checks. Tanken er, at administrationen i fremtiden også vil bruge NemKonto til varmeafregning o. lign. Frem til starten af september pågår diverse tests, undervisning, tilretning af interne procedurer og formularer m.v. Det forventes at systemet sættes i drift herefter. Almene Boligdage BO-VESTs stand er klar til at blive monteret i overensstemmelse med den tegning, der blev vist på bestyrelsesmødet i juni. Standen er bemandet af medarbejdere fra Byggeadministrationen og fra ledelsen. Bemandingen af T 13-baren varetages af Tranemosegård. Der placeres en skulptur fra Hyldespjældets skulpturbank på standen og desuden to ude i udstillingsområdet. Konferencer i BO-VEST Der afholdes følgende konferencer og seminarer i BO-VEST i løbet af efteråret: Tranemosegård, beboerkonference den september. Emner: miljø (herunder bl.a. besøg på genbrugsstation og klimastation i Tranemosegård-afdelinger), klimasikring ved byplanlægger Søren Hansen fra HOFOR samt digitalt beboerdemokrati, der præsenteres af Louise Hansen, projektleder på Hyldespjældets digitaliseringsforsøg. Tranemosegårdkursus for afdelingsbestyrelser den september. Emner: Fremtidssikring af boliger oplæg og debat samt orientering fra afdelingerne, organisationsbestyrelsen og BO-VEST. VA, konference for alle afdelingsbestyrelser den 20. september. Emner: Under overskriften Flere med i fællesskabet holdes oplæg bl.a. om forsøg med digitalt beboerdemokrati ved Jesper Gyldenkærne fra Assembly Voting, om nye former for frivillighed ved Vibe Klarup Voetmann, formand for Frivilligrådet og om integration ved sociolog og forfatter Aydin Soei AB: 70 års jubilæumskonference for alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer den 4. oktober. Emner: Udviklingen af Albertslund belyst gennem oplæg af Poul Sverrild fra Forstadsmuseet, Niels Carsten Bluhme, dirktør of miljø og teknik i Albertslund Kommune samt Gert Nielsen. Byggesagsportalen klar på For at sikre beboerne et højt informationsniveau om aktuelle og kommende byggesager i BO-VEST er der på bestyrelsens foranledning udarbejdet en byggesagsportal. Den åbnes 20

21 via BO-VESTs hjemmeside og omfatter information om beboerdeltagelse i byggesager, links til nyttige byggehjemmesider, fx Byggeven og Almennet, en byggeordbog og meget andet. Adgang er fra BO-VESTs hjemmeside, forsidens øverste vandrette bjælke, hvor der står Byggeri. Søg mod Vest-kampagnen udsættes Søg mod Vest-kampagnen var planlagt til at løbe af stablen i efteråret BO-VESTs ledelse har besluttet, at den udskydes på grund af den økonomiske situation. Tove Lading på orlov i et år Projektleder Tove Lading, der står for en stor del af udviklingen af fremtidssikringsanalyserne har fået en enestående mulighed for at være med til at påvirke Grønlands boligpolitik i det næste år, og har derfor bedt om og fået bevilliget orlov fra BO-VEST i et år fra den 15. september Tove færdiggør sammen med projektleder Sofie Clemmesen i løbet af august og september de igangværende fremtidsanalyser, hvorefter de præsenteres for de pågældende afdelinger. Driftsafdelingen samt den lokale drift vil efterfølgende blive tæt inddraget i den videre proces, så det sikres, at analysens forslag og ideer bliver prioriteret af afdelingerne og lagt ind i langtidsplanerne. Erfaringerne fra andre boligselskaber, der har udført fremtidssikringsanalyser, er, at det er meget vigtigt at holde fokus, efter at analyserne er udarbejdet. På denne måde vil både BYG og driften samarbejde om at få omsat rapporternes forslag til konkrete projekter. Tove Lading har ligeledes varetaget en række andre byggeprojekter, og der vil blive udpeget nye projektledere til disse opgaver. De mange store opgaver i BYG kombineret med Toves orlov betyder, at der ansættes en projektleder mere, da det er vigtigt, at der ikke slækkes på kvaliteten af ydelserne. BO-VEST referentkorps BO-VEST oplever en tiltagende efterspørgsel fra boligafdelingerne på dygtige referenter til afdelingsmøder, særlige møder i afdelingen ved byggesager, til understøttelse af afdelingsbestyrelsernes arbejde mv. Samtidig med, at efterspørgslen er stigende, ligger mange af referentopgaverne i specifikke perioder eksempelvis i regnskabs- og budgetperioderne. Nogle gange oplever vi at skulle tage referat i tre forskellige sammenhænge samme aften. BO-VEST har, for at kunne levere kvalificeret bistand til referentopgaverne, dannet et lille referentkorps, som består af tre studerende. De tre studerende deltager i starten af september et lille introduktionsforløb, hvor de præsenteres for BO-VEST, for de særlige 21

22 omstændigheder ved den almene branche - og hvordan et godt referat skrues sammen på et beboermøde. Herefter vil tage fat på opgaverne ved efterårets beboermøder. Julefrokost 2014 for BO-VESTs medarbejdere Julefrokosten for medarbejderne i BO-VEST ændres i år fra at være et stort fælles arrangement på Malervangen til at være decentrale arrangementer. Det betyder, at medarbejderne på de enkelte ejendomskontorer holder julefrokosten for sig selv, ligesom medarbejderne på Malervangen holder for sig selv. Mundligt orientering fra Ulrik Brock Hoffmeyer Ulrik Brock Hoffmeyer vil orientere om - Bilagssagen - En henvendelse til Skat - Malervangen 1 - Antenneforeningen Brøndby. Nyt om navne Tiltrædelser Boligafdelingerne: Annette Jørgensen, ejendomsservicetekniker i AB Syd, 1. aug. Henrik Busse, Ejendomsmester, Etagehusene, 1. aug. Administrationen: Gert Stradel, driftskonsulent, driftsafdelingen, 1. juli Boligsociale: Adam Carl Günther Petersen, koordinator i Greve Nord Projektet, 1. juli Fratrædelser Boligafdelingerne: Helge Jønsson, ejendomsfunktionær, Blokland, 31. juli Administrationen: Gert Wandahl Pedersen fagleder, Driftsafdelingen, 2. juli Christina Viuf, sagsbehandler, Driftsafdelingen, 31. juli 15. Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Der var ikke modtaget nogen henvendelser. 22

23 16. Punkter til næste møde Følgende punkter: - Styringsdialog - Evaluering af Almene Boligdage - Evaluering af Miljøforum. Administrationen indstiller - at bestyrelsen drøfter punkter til næste møde. 17. Næste møde og kommende møder Næste ordinære bestyrelsesmøde: Onsdag d. 29. oktober 2014 Bestyrelsesmøder i resten af perioden Mandag d. 15. december Tirsdag den 3. februar Onsdag den 18. marts Tirsdag den 21. april Mandag den 27. april - i tilfælde af, at regnskabet ikke godkendes den 23. april Onsdag den 13. maj - i tilfælde af forslag til repræsentantskabet Onsdag den 17. juni Onsdag d. 2. september Onsdag d. 28. oktober Onsdag d. 9. december Repræsentantskabsmøde 2015 Tirsdag den 26. maj 2014 Temamøde om nøgletal 21. august kl. 17 Almene Boligdage september 2014 NBO-konference september

24 Miljøforum 7. oktober 2014 Boligpolitisk Forum 4. november Eventuelt Budgetfejl Ulrik Brock Hoffmeyer følger op på fejlene i afdelingsbudgetterne på næste møde. Øvrige bilag: Der blev spurgt til kurser i for medarbejderne i administrationen. Ulrik Brock Hoffmeyer svarede, at af sparehensyn vil kun kurser, der allerede er booket, vil blive gennemført, samt kurser, der af tvingende grunde, fx lovgivning, skal gennemføres. Glostrup, den 3. september 2014 Vinie Hansen Dorthe Larsen Karl Neumann Biba Schwoon Allan Nielsen Per Mogensen Jørgen Fahlgren Hugo Thuge Thomas Green-Andersen 24