Vejledning Bedste praksis Budget 2010 FADM. Endelig version

Transkript

1 Vejledning Bedste praksis Budget 2010 FADM Endelig version Ledelsessekretariatet 30. september

2 Vejledning Bedste praksis Budget 2010 FADM 1. Formål Ansvarsfordeling Termin Fremgangsmåde Opgaven Budgetstruktur / kontostruktur Dokumentation Budgetgrundlag...6 DEN ALMINDELIGE DRIFT (underkonto 10 og 90)...7 Statstilskud (art 6320)- ej aktuel for FADM...7 Salg af varer og tjenesteydelser (art 21 og 29)...7 Forbrugsomkostninger (art 1610, 14, 15)...9 Personaleomkostninger (inkl. lønninger) art Andre driftsomkostninger: (art 1660, 1990, 1991)...11 AF- og nedskrivninger (art 18)...11 Investeringer ( art 35)...11 EKSTERNE PROJEKTER (underkonto 95/97) primært Karrierecenteret...11 Budgettering af igangværende projekter...12 Budgettering af budgetårets kommende projekter Kontrol Indlæsning af budget i ØSS en Kontaktpersoner Opfølgning...14 Bilag A: Budgetskema Bilag B Regneark til indberetning af budget Bilag C: Praktiske eksempler - uddrag fra ØA s vejledning afsnit Internt lokalebidrag...20 ADM-bidrag og AUB-bidrag...21 Fordeling af interne bidrag mellem fakultet og institutter...21 Internt køb og salg af varer...22 Budgettering af projekter (FP7) medfinansiering...24 Budgettering af hensættelser på projekter...26 Håndtering af overhead på hvert af de fire hovedområder...27 HUM...27 Generelle budgetkrav for projekter...28 Budgettering af budgetårets kommende projekter

3 1. Formål Ifølge AAU s økonomistyringsmanual skal der hvert år udarbejdes et omkostningsbaseret budget for henholdsvis niveau 1 (AAU som helhed), niveau 2 (de 4 økonomicentre INS, SAMF, HUM og ADM) samt niveau 3 (Institutter og afdelinger). AAU s bestyrelse skal på sit møde i december 2009 godkende et omkostningsbaseret budget for AAU, hvilket betyder en fremskyndelse af budgetprocedurerne i forhold til sidste år. Denne vejledning er udarbejdet til brug for fællesadministrationens afdelinger (økonomimedarbejderne) til støtte for arbejdet med fastlæggelse af budget Fællesadministrationens afdelinger er i forhold til AAU s økonomistyringsorganisations indplaceret på niveau 3, men da organiseringen af ADM-centeret er anderledes end de øvrige centre, kan dette betyde andre tidsfrister end øvrige niveau 3 enheder (dvs. institutter). Afdelingernes skal derfor i deres arbejde fokusere på de tidsfrister, som er udsendt og udsendes fra Ledelsessekretariatet. Formålet med denne vejledning er, at sikre at budgetterne bliver udarbejdet på baggrund af et betryggende budgetgrundlag sikre dokumentation for budgettets poster, således o a) det ligger som grundlag for efterfølgende budgetopfølgning og o b) det ligger som hjælp til evt. vikarer ifm sygdom, barsel ol., der skal følge op på økonomien i løbet af året. sikre en betryggende indsamling af data til opgørelse af AAU s budgetposter. Organisatorisk er fællesadministrationen en del af ADM- økonomicenter, hvortil også Teknisk Forvaltning og AUB hører. Teknisk Forvaltning og AUB er ikke omfattet af denne vejledning. 2. Ansvarsfordeling Hos FADM (fællesadministrationen) har afdelingslederen tilsvarende ansvar som en institutleder, der er defineret i AAU s økonomistyringsmanual jf. s. 8: Udarbejde strategisk prioritering inden for rammen af fællesadministrationens overordnede prioritering Ansvarlig for udarbejdelse et budget inden for de rammer, der er udmeldt af Ledelsessekretariatet og for at indstille et samlet afdelingsbudget til Ledelsessekretariatet Ansvarlig for udarbejdelse af periodeopfølgninger for afdelingen og dennes aktiviteter (fx øremærkede aktiviteter som Scanjour, Stads, Statens Lønsystem og Scanpass). Beslutter korrigerende handlinger for afdelingen og rapporterer væsentlige afvigelser eller risiko herfor til Ledelsessekretariatet Ledelsessekretariatet har herefter ansvar for videreformidling af budget og periodeopfølgninger til fællesadministrationens samarbejdsudvalg. Hos FADM har afdelingerne rammestyring, hvilket vil sige, at de får en budgetramme ud, som de kan styre deres omkostninger indenfor. Det betyder, at den enkelte afdelingsleder har mulighed for at disponere over rammen til løn, konsulentydelser, rejser, uddannelser, som han/hun finder bedst for at kunne følge sine handlingsplaner for afdelingen. I forbindelse med fastsættelse af et budget for et givet år fastsættes budgetmål for løn, forbrugsomkostninger, udstyr, personale, andre driftsomkostninger samt investeringer. Det er herefter afdelingsle- 3

4 derens ansvar at holde sig inden for disse budgetmål i løbet af året samt følge op på disse og i tilfælde af budgetoverskridelser i forbindelse med en trimesteropfølgning at finde besparelser for resten af året. Det påhviler således den enkelte afdelingsleder at sikre en overholdelse af rammen: Såfremt der er behov for udvidelser af rammen fx ved stigning af ikke styrbare omkostninger påhviler det den ansvarlige leder at bringe problemet frem til drøftelse med universitetsdirektøren via henvendelse til Ledelsessekretariatets budgetmedarbejder. I forbindelse med udarbejdelse af budgettet for afdelingen, vil afdelingen desuden blive bedt beskrive afdelingens mål, vision og handlingsplaner. Dette materiale vil blive indarbejdet i det endelige budget for fællesadministrationen. En økonomimedarbejder, som får ansvaret for at udarbejde et budget på vegne af en afdelingsleder vil have ansvaret for at følge denne vejledning og indrapportere efter nedenstående retningslinier. Dette har ingen betydning for det faktiske ansvar ligger hos afdelingslederen, som aldrig kan uddelegere dette ansvar. Fællesadministrationen v/ Ledelsessekretariatet har som repræsentant for Økonomicenteret (ØC) niveau 2 ansvaret for: Udmelding af indtægtsramme til afdelingerne (niveau 3) for det aktuelle budgetår Udarbejdelse af budget for indtægtsrammerne, som dokumenterer de udmeldte indtægtsrammer på niv. 3. Udarbejdelse af vejledning til udarbejdelse af det omkostningsbaserede budget 2010 Koordinere indsamlingen af budgetter fra afdelingerne (niveau 3) samt efterfølgende at konsolidere budgettet til brug for niv Termin Økonomiafdelingen (ØA) udarbejder et årshjul, hvor deadlines og spidsbelastningsperioder fremgår. I forlængelse heraf vil FADM v/ Ledelsessekretariatet videreformidle til de enkelte afdelingsledere informationer fra ØA omkring mere præcise deadlines i forbindelse med de forskellige rapporteringer til ØA (og ØC). Ledelsessekretariatet fastlægger desuden interne deadlines (årshjul) for fastlæggelse af fællesadministrationens omkostningsbudget. Da deadlines og retningslinier ikke er statiske er valget at videreformidle disse ting via informationsbreve inkl. tidsplaner for afdelingerne (niveau 3) og sammenspillet med Ledelsessekretariatet/Økonomicenteret (niveau 2). 4. Fremgangsmåde 4.1. Opgaven Opgaven med at få udarbejdet et omkostningsbaseret budget går ud på at få styr på følgende: Omkostninger: Omkostninger til løn fordelt på uk 10, 90, 95 og 97 Grundlag = budgetløn Estimat for frikøb på uk 90/95/97 modregnes i samlet løn for alle underkonti 4

5 Forbrugsomkostninger Andre forbrugsomkostninger og udstyr Andre driftsomkostninger Aer-bidrag, projektregulering og hensættelser samt medfinansiering Omkostninger til interne køb hos inden for fællesadministrationen på uk 10 Interne omkostninger fra uk 10 til uk 90/95/97 Interne omkostninger fra uk 10 til uk 10 (internt køb/salg) Indtægter Udmeldt ADM-bidrag fra FADM Forventede indtægter fra uk90 Forventede indtægter fra uk95/97 Interne indtægter fra uk 90/95/97 til uk 10 overhead, adm-bidrag mm. Interne indtægter fra uk 10 til uk 10 (internt køb/salg) Herefter fremkommer forventet årsresultat ved at sige indtægter minus omkostninger (over- eller underskud set i forhold til den udmeldte indtægtsramme). Hvis der er et underskud, gås budgettet igennem igen for at identificere besparelsesmuligheder. Der er ikke mulighed for i 2010 at gå ud over sin indtægtsramme med mindre dette er aftalt med Ledelsessekretariatet. Investeringer Foruden en indtægtsramme/budgetramme til brug på den almindelige drift og fælles aktiviteter, så bliver der udmeldt en investeringsramme. I 2010 er det Ledelsessekretariatet og It-afdelingen, som hver får en investeringsramme. Tekstdel Der skal som tidligere år udarbejdes en mission, vision, strategi og handleplaner for de enkelte afdelinger, som underbygger prioriteringer inden for budgetrammen for Som supplement skal der angives fem nøgletal for en treårig periode, der angiver noget om aktivitetsniveauet. F.eks. for FADM generelt antal studerende, lokaler (m2),. For økonomiafdelingen f.eks. antal betalte og udsendte regninger (bogholderi), antal ansatte (lønkontoret), antal eksterne projekter (fik-kontor), antal rejser (rejsekontoret). For studieforvaltningen f.eks. antal internationale ansøgninger og betalingsstuderende (IK), antal koordinerende tilmeldinger samt direkte optag (studieforvaltningen), antal eksterne projekter hos KC ol. For It-afdelingen f.eks. antal it-pladser, antal servere For HR-afdelingen f.eks. antal nyansættelser, antal fleksjob/skånejob, antal kurser.. For ledelsessekretariatet f.eks. antal møder, antal journalsager nyoprettet/journaliseret, antal høringer, antal akkrediteringer. 5

6 4.2. Budgetstruktur / kontostruktur Grundlæggende er der til brug for rapporteringen til ØA minimumkrav til anvendelse af kontosegmenterne omkostningssted, art og underkonto. Analysenumre kan anvendes til at styre de samlede omkostningsarter på en given aktivitet under en afdeling. Omkostningsstedet anvendes til at styre budgetsummer delt på organisatoriske enheder (ikke aktiviteter, hvor analysenumre anvendes). Dette kan være aktuelt, hvis afdelingsleder uddelegerer budgetansvar til en mellemleder/områdeleder. Der skal udarbejdes delbudgetter på uk 10, 90, 95 og 97 i henhold til et bruttoprincip dvs. bruttoindtægter og bruttoomkostninger. I 2010 vil dette princip også indføres på interne køb / salg inden for uk 10. Vi afventer i øjeblikket udmelding fra ØA omkring oprettelse af nye artskonti til dette formål. (er netop modtaget, men ikke indarbejdet). Før man går i gang bør man overveje, hvilke delbudgetter det er hensigtsmæssigt at udarbejde inden for sit budgetområde. Det anbefales, at man udarbejder selvstændige budgetter/ budgetskemaer (jf. bilag A) på henholdsvis : Underkonto 10 evt. delt på omkostningssteder for organisatoriske selvstændige områder, som samles i et samlet budget for underkonto 10. Minimumskrav er løn/personale, forbrugsomkostninger, udstyr, andre driftsomkostninger og investeringer. Underkonto 90 Forventede omkostninger og forventet indtægter Underkonto 95/97 Forventede omkostninger fordelt minimum på løn, andet, udstyr og investeringer. Beregne overhead og ISO (gennemsnitlig 20 % i overhead og 12 % i ISO i alt 27 % af omkostninger). Herefter kan delbudgetterne samles i ét budget på tværs af omkostningssteder og underkonti. Før fremsendelse til FADM skal afdelingen sikre sig, at der er nogle grundlæggende spilleregler / kontosammenhænge, som er opfyldt jf. afsnit 4.5 Kontrol. Budgettet skal opdeles i trimestre til brug for kommende budgetopfølgninger. Der er udarbejdet et excel-ark som bilag B til denne vejledning, som kan anvendes til at indrapportere budgettet pr. underkonto. Gennemgang af budgetgrundlaget i pkt. 4.4 er bygget op efter denne struktur Dokumentation Generelt gælder det, at der skal udarbejdes skriftlige budgetforudsætninger for et givent budgetår. Disse skal arkiveres sammen med alle beregningsark i en særskilt mappe til Budget Hvert trimesters rapportering til FADM arkiveres ligeledes i særskilt mappe til regnskab Kopi af fremsendte indrapporteringsbilag i forbindelse med årsafslutningen til ØA arkiveres ligeledes, således hvis der opstår tvivlsspørgsmål efterfølgende er der mulighed for at finde tilbage til det indrapporterede. Materialet skal gemmes frem i minimum 5 år Budgetgrundlag Nedenfor er angivet retningslinier for hvilket budgetgrundlag, der som minimum skal være tilgængelig som dokumentation for de indrapporterede budgetposter. 6

7 Fremstillingen følger i hovedtræk struktur i budgetskema til brug for indberetning fra niv. 2 til niv. 3 jf. bilag A. DEN ALMINDELIGE DRIFT (underkonto 10 og 90) Statstilskud (art 6320)- ej aktuel for FADM Indtægter som gives via finansloven. En indtægtsramme pr. hovedområde hos AAU beregnes i henhold til godkendt fordelingsmodel hos direktion og bestyrelsen. ØA udmelder indtægtsramme til ADMområdet, der herefter via en ADM-fordelingsmodel beregner en indtægtsramme til henholdsvis FADM og ØADM. Indtægtsrammen bliver udmeldt til FADM under interne indtægter; ADM-bidrag art jf. nedenfor. Salg af varer og tjenesteydelser (art 21 og 29) Med udgangspunkt i tidligere års erfaringer og kommende forventninger udarbejdes et estimat for forventede lønomkostninger, andet, interne omkostninger (overhead mm.) samt forventet avance / salgspriser på henholdsvis indtægtsdækket virksomhed (uk 90) og den almindelig drift (uk10). Budgetposten skal i 2010 opdeles i indtægter fra: Uddannelsesindtægter, deltid Uddannelsesindtægter, USB Indtægtsdækket virksomhed (uk 90) Decentrale indtægter ( uk 10) FADM har som udgangspunkt ikke aktiviteter på uk 90. Studievalg (organisatorisk tilknyttet Studieforvaltningen), der økonomisk ligger under ØADM, og dermed ikke indgår i budgettet for uk 90 hos FADM har aktiviteter på uk90, som skal indrapporteres til økonomicenteret v/michael Sandersen. På underkonto 10 kan der være tale om forventet indtægter på art 21 og 29, herunder deltagerbetalinger (art 21802X), salg af kompendier (art ), salg af konsulentydelser (art dog salg til SBi er konto ) ol. Nedskriv forudsætninger f.eks. anvendt gennemsnit seneste 3 år og pristalsreguleret med X%. Interne indtægter / omkostninger (art76/71 og 76/71) Der skal skelnes mellem følgende interne salg og køb: Overhead til uk 10 fra uk 95/97 Internt køb og salg til uk 10 fra uk 95/97 (ISO = interne statslige overførsler) Internt køb og salg fra uk 10 til uk 10 mellem 2. Niv. og 3. Niv. De interne indtægter og interne omkostninger er opdelt på en ny måde. Der kan henvises til bilag C for eksempler fra ØA s budgetvejledning. Overhead og ISO (budgetart / art 76/ / / / /711081): Fremover skelnes der i forbindelse med budgetopfølgning til Niv. 1 for projekternes vedkommende ikke mere mellem OVERHEAD og ISO. Derfor skal indtægter og omkostninger mellem projekterne og UK10 fremover budgetteres samlet i en post. I forbindelse med den daglige bogføring vil der fortsat skulle skelnes mellem overhead og ISOomkostninger. 7

8 Det er meget vigtigt, at afdelingen sørger for, at der er sammenhæng mellem det, der bliver budgetteret som udgift på projekterne og den budgetterede indtægt på UK10. Derfor er det vigtigt, hvis man som afdeling har projekter, hvor Overhead eller ISO tilfalder en anden organisatorisk enhed, sikrer sig at den anden enhed budgetterer indtægten. Der bør som dokumentation for orientering om dette fremsendes mail til sælger. Denne mail vedlægges som bilag i dokumentationsmappen for budgettet. Der er mulighed for at opsplitte budgettet i overhead på art 71/ og art 71/761029), hvis det giver større mulighed for budgetopfølgning og evt. efterfølgende fordeling af overhead og ISO-indtægter internt i sin afdeling. Interne overførselsindtægter og omkostninger (art 86/ tidligere 76/ / / /711099): Der har vist sig at være et stort behov for at kunne opkræve bidrag mellem institutterne/afdelinger og fakulteterne (FADM) på UK10. Derfor vil der fremover være en gruppe som udelukkende er til brug for opkrævning af husleje, beskatning, forskerskoler mv. Under denne gruppe falder også de transaktioner hvor fx overhead, andel af fælles tap, institutbidrag mv. skal opkræves på UK10. Denne gruppe er forbeholdt transaktioner mellem niveau 2 og niveau 3. Der bliver lavet nye artskonti til denne gruppe, efter hvad der er af forskellige behov. Her gælder det ligeledes at indtægter og omkostninger har en sammenhæng, altså at både indtægtssiden og omkostningssiden budgetteres. Det forventes, at administrationens puljer vil blive videre fordelt på de nye artskonti, men der vil først blive taget stilling hertil senere (har ingen betydningen for budgetteringen for de enkelte afdelinger). ADM og AUB-bidrag ( art 81/ tidligere ): Disse artskonti er forbeholdt transaktioner mellem niveau 1 og niveau 2. De bruges altså udelukkende til opkrævning på HUM, SAMF og INS og til indtægter til Administrationen og AUB. Der kan fortsat viderefordeles indtægter indenfor Administrationen og AUB. Der kan altså IKKE foretages opkrævninger hos institutterne, det skal foregå under interne overførselsindtægter / omkostninger. Dette gælder også hvis Administrationen skal betale for ydelser der udføres af et andet hovedområde. Det skal enten budgetteres som køb/salg eller som intern overførsel. ADM bidrag (art 86/8110 tidligere art ) FADM får ADM-bidrag fra økonomicenteret v/ Michael Sandersen på art , hvorefter indtægtsramme/budgetramme udmeldt fra FADM til de enkelte afdelinger/ fællesaktiviteter fordeles via art til de enkelte omkostningssteder og analysenumre inden for FADM. Hos afdelingerne bliver indtægten ført på Midler til AAU-innovation fra ADM (8110/8610 tidligere K/S-konto): Vi har tidligere opfattet dette som køb af interne konsulentydelser hos AAU-innovation, så der var tale om internt køb/salg. Ifølge nye defineringer fra ØA er der nu tale om en omfordeling af ADM-bidrag, hvor omkostningen skal føres på art 8110 hos AAU-innovation og indtægten hos FADM føres på ADMbidrag omk.sted Intern Køb / Salg (art 81/ tidligere K/S konti) Der kan være tale om interne konsulentydelser på tværs af afdelinger/institutter, internt køb og salg af udstyr, intern leje af lokaler på tværs af institutter/afdelinger, internt køb/salg af telefoni, edb og porto mm. Generelt anbefaler vi, at man inden for den enkelte afdeling begrænser internt køb og salg mellem organisatoriske enheder på tværs af én og samme afdeling, når det ikke anvendes til at styre efter. I stedet bør det overvejes at budgettere og regnskabsføre puljer fordelt på arter (strategi-, rejse- og udstyrspulje, hvor forbruget godkendes hos puljebestyrer, der har attestationsbemyndigelsen). Selve 8

9 forbruget kan styres ved brug af analysenumre. Der vil være områder hvor det er fuldstændigt tilfældigt hvor stort omfanget af det interne køb / salg er. På disse områder er det helt umuligt at lave et budget der giver mening. Derfor vil det være op det enhederne selv at afgøre, hvor meget mening det giver at budgettere det interne køb / salg. Vi anbefaler, at I grupperer indberetninger i følgende grupper: Asia-center (art 86/8140 tidligere art ): Medfinansiering fra de enkelte fakulteter bogføres her som indtægt på art , mens omkostningen hos de øvrige fakulteter føres på art Midler til AUB (86/814000): Der er tale om et internt køb hos AUB, som fremstår som intern sælger. Det er AUB, der bør fremsende intern faktura via GIS til FADM. Omkostningen hos FADM skal budgetteres på og indtægten skal budgetteres hos AUB. Indtægten hos FADM kommer på art ADM-bidrag. Omk. Sted Telefoni. (art 81/864000) Der er her tale om internt køb/salg med It-afdelingen. Ledelsessekretariatet skønner forbrug til telefoni på grundlag af f.eks de to seneste års forbrug og evt. pristalsreguleret. Når FADM v/ ledelsessekretariatet modtager de enkelte afdelingers budget vil der specielt være fokus på budgetteret indtægt hos IT-afdelingen for internt salg af telefoni (overskuddet set i forhold til indtægter fra FADM s afdelinger, som skal formidles til ØA/ niv. 1 med henblik på, at de kan følge op på det, når de har modtaget øvrige hovedområders budgetter). Porto (art 81/864000) Der er her tale om internt køb/salg med TF. Ledelsessekretariatet skønner forbrug til porte på grundlag af f.eks de to seneste års forbrug og evt. pristalsreguleret. FADM v/ledelsessekretariatet fremsender en samlet opgørelse til Teknisk Forvaltning om budgetteret porto for alle afdelinger, således de har mulighed for at afstemme deres interne indtægter for porto. Forbrugsomkostninger (art 1610, 14, 15) Forbrugsomkostningerne skal opdeles i følgende overordnet budgetposter: Husleje (161000) Her budgetteres husleje, som vedrører lejemål uden for lokaler, der administreres af Teknisk Forvaltning. Grundlag vil her være indgået lejekontrakter. Umiddelbart er det ikke aktuelt for FADM s afdelinger. Andre forbrugsomkostninger (art 14000): Hvis man ikke ønsker at styre hos afdelingen på de underliggende art jf. nedenfor, så er det tilstrækkelig at ligge en budgetpost ind for Andre forbrugsomkostninger. Denne post dækker over følgende omkostningsarter: * art KØB AF VARER OG TJENESTEYDELSER Denne budgetpost skal bl.a. dække over Rejser (art ), Repræsentation (art ), Interne ydelser/møder (art ), Energi (art biler og bygningsforsyning(el, gas, varme, vand) til lejemål uden for BYG), konsulentydelser (art ), kursusudgifter (art ). Et estimat kan evt. baseres på realiseret 2008-tal eller budget 2009-tal og pristalsreguleres, hvilket så nedskrives som budgetforudsætning. * Udstyr, inventar mm. (art ): Køb af udstyr og inventar, som ligger under kr. (dog it-udstyr under kr.) Grundlag er et kvalificeret skøn over behov for udskiftning af inventar og udstyr. Ved forventninger om større anskaffelser af nyt inventar, udstyr mm. skal budgettet herfor angi- 9

10 ves under art 35- investeringer. * art LEJE AF AREAL, UDG. VEDR. RETTIGHED(ROYALT.) Denne budgetpost dækker over leje af jord, forpagtning af udstyr samt betaling for rettigheder. Det vurderes, at dette ikke er aktuelt for FADM. * art LEJE OG LEASING I ØVRIGT Denne budgetpost dækker over leje af udstyr, biler ol. Personaleomkostninger (inkl. lønninger) art Personaleomkostninger omfatter som minimum: Direkte lønomkostninger og lønreguleringspulje art Forventet driftsbelastning pga. nye refusionsregler for barselvikariater omkostning på art og indtægt på art jf. man får standardsatser pr. time fra barselsfonden og ikke sikkerhed for 100% dækning af løn til vikariat. Refusioner på fleksjob, løntilskud mm. føres på art Feriepenge (i tilfælde af forventet fratrædelse skal der hensættes hertil) art 1995 Der vil blive udsendt et oplæg til budgetløn fra Niv 2 til Niv 3. Dette budgetoplæg er modtaget fra ØA. Denne rapport vil indeholde alle ansatte pr. en given dato, hvor der er indregnet forventede lønstigninger i henhold til diverse overenskomster for Denne opgørelse skal gennemgåes kritisk med hensyn til at korrigere for forventede afgange. Evt. forventet tilgange af stillinger skal ligeledes indregnes. Som en budgetløn kan anvendes en gennemsnitsløn, som forefindes på den TAP-personalekategori, som forefindes i afdelingen i 2009 * 3,5 %. Der skal afsættes en lønpulje til brug for overenskomstmæssige lokale lønforhandlinger svarende til 1,25 % af lønsummen (for de grupper, der er omfattet af ny løn). Hvis der forventes personer i fleksjob eller på barsel, der vil indløse nogle refusioner skal disse indregnes. Her skal der tages højde for eventuelt løn til barselsvikarer. Refusionsreglerne for refusion fra barselsfonden er ændret 1/1-2009, således at der ikke længere sker 100% refusion til vikarens løn. Man får 60 kr. pr. time, når vi taler om ansatte i lønramme 1-35 og 190 kr. pr. time, når vi taler lønramme Hertil får man refusion efter dagpengereglerne hos kommunen. Det betyder, at der kan opnås ca kr. i refusion pr. mdr. (160 timer) inden for lønramme 1-35 og ca kr. pr. mdr. (160 timer) ved lønramme 36. Hvis man kommer i klemme, fordi man har et større antal barsler inden for samme kalenderår/budgetår, så kan der gives kompensation ved ansøgning til direktørens rådighedssum. Ved fleksjob, løntilskud ol. kan man tage refusionen fra seneste kvartal/måned (kommune samt fleksjobordningen under Økonomistyrelsen) og budgettere med samme refusion for de resterende kvartaler/måneder, som forventes at ligge i Feriepenge håndteres på Niv 2, hvor der hensættes regulering til feriepengeforpligtelse på grundlag af forskydning mellem løn 2009 og løn 2010 gange med 13,4 %. Hvis man forventer fratrædelse af ansatte pr , så skal man på niv. 3 hensætte til feriepengeforpligtelse for disse personer ved anvende 13,4 % * optjent løn i ,4%*løn 2009 * restferiedage / 30dage. Dette føres på art uk 10. Det skal sikres, at frikøb af løntimer fra uk 10 på eksterne projekter til de enkelte projekter på uk 95/97 bliver modregnet i budgetteret løn for afdelingen, så summen af budgetløn på uk10, 90, 95 og 97 giver den samlede budgetløn for hele afdelingen. 10

11 Andre driftsomkostninger: (art 1660, 1990, 1991) Budgetposten opdeles i AER-bidrag (art ) Der skal afsættes 197 kr. pr. mdr. pr. ansat til AER-bidrag. Projektregulering og hensættelser (art ) Som udgangspunkt bør der ikke budgetteres med hensættelse til tab. I givet fald sker det på Niv. 2. Hensættelse til tab må ikke blandes sammen med forventet realiseret tab / gevinst på et projekt, som forventes lukket i Her anvendes konto til gevinst og til tab. Normalt vil der ikke kunne indtægtsføres en gevinst af væsentlig størrelse, da bevillingsgiver som regel skal have overskud udbetalt. Her skal man ind og se på den enkelte bevillingsskrivelse for at vurdere, hvorvidt der er tale om en reel gevinst, der må tages direkte på underkonto 10. Alternativt skal der omplaceres eventuelt omkostninger fra uk 10 til uk 95/97 og dermed budgetteres med intern køb / salg samt frikøb mellem underkontiene. Medfinansiering (art ) Forventet medfinansiering på ekstern finansieret projekter på uk 95/97 angives her af afdelingen. Grundlag for estimat opdeles i forventet medfinansiering på allerede igangsatte og godkendte projekter samt et skøn over behov for medfinansiering på budgetteret kommende projekter jf. retningslinier nedenfor angivet for Eksterne projekter. AF- og nedskrivninger (art 18) På grundlag af investeringsrammen for 2010 og realiseret investeringer pr. aug-09 estimeres afskrivninger hos Niv. 2 v/ FADM. Investeringer ( art 35) I forbindelse med udmelding af indtægtsramme udmeldes også en investeringsramme, der placeres på art 35 i henhold til nedenstående retningslinier: IT softwarelicenser art : F.eks. programmeringssprog, samt system- og kommunikationsprogrammel. Forsøgsudstyr art : F.eks. diverse laboratorie- og måleudstyr.(ej relevant for FADM) Driftsmateriel art : F.eks. kontormaskiner, kopimaskiner etc. Transportmateriel art : F.eks. biler, landbrugsredskaber etc. Inventar art : F.eks. møblement køkkengrej etc. IT-udstyr art : F.eks. datamater, netværksudstyr, printere etc. EKSTERNE PROJEKTER (underkonto 95/97) primært Karrierecenteret Underkonto 95 (ej relevant for FADM) anvendes til omsætning og tilknyttede direkte og indirekte omkostninger, som vedrører ikke-kommercielle forskningsaktiviteter, der er finansieret af ekstern tilskudsgiver. Underkonto 97 anvendes til omsætning og tilknyttede direkte og indirekte omkostninger, som vedrører ikke kommercielle aktiviteter, der er finansieret af ekstern tilskudsgiver. Budgetteringen af ekstern omsætning på projektniveau skulle gerne tjene følgende formål: - Bedre overblik over samspil mellem UK 10 og UK 90, UK 95 samt UK 97 for alle niveauer - Overhead synliggøres og kan sammenholdes med 10% s beskatning af ekstern omsætning = påvirkning af UK 10 - Frikøb synliggøres og budgetteres på UK 90, 95 og 97. Sikrer mere optimal budgettering på UK 10 11

12 - Mulighed for løbende opfølgning på projektniveau i forhold til forventet omsætning(speede op eller ændre kurs) - ISO-omkostninger = øget forbrugsmulighed på UK 10 - Bedre estimat på 4 mdr s basis over forventet årlig ekstern omsætning. Budgettering af igangværende projekter Dette medfører at der for 2010 udarbejdes budgetter for alle eksterne projekter både igangværende og budgetårets kommende projekter. Nedenfor oplistes minimumskrav til budgettering fra henholdsvis niveau 1 og 2: Personaleomkostninger / (den lønudgift som relaterer sig til ansatte direkte på projektet, lønnen budgetteres inklusiv feriepenge men eksklusiv AER-bidrag. VIP-løn anføres på artskonto og TAP-løn anføres på artskonto ) VIP/TAP-frikøb / (den lønudgift som afløftes driften på afdelingen, lønnen budgetteres inklusiv feriepenge men eksklusiv AER-bidrag. VIP-frikøb anføres på artskonto og TAP-frikøb anføres på artskonto ) AER-bidrag (AER-bidrag kan budgetteres med kr. pr. årsværk/ 197 kr. pr. mdr.) Andre forbrugsomkostninger (jf. bilag 5 i økonomistyringsmanualen p. 71 hvor det fremgår hvilke artskonti der summeres op til ) Overhead ISO-omkostninger (f.eks. andel fælles tap, mv.) Som en generel kommentar til ovenstående er der i økonomistyringsmanualens bilag 5 (p.70-73) angivet, hvilke artskonti der summeres op i de enkelte budgetposter som anført ovenfor. Som det fremgår af ovenstående er der tale om en bruttobudgettering af løn på ekstern omsætning på UK 10, UK 90, UK 95 og UK 97. Har I behov for at budgettere på arter som ikke er nævnt ovenfor har i mulighed herfor, da der kan budgetteres på alle omkostningsarter i ØSS en. Såfremt et projekt opstartes og/eller afsluttes i løbet af et regnskabsår skal der kun budgetteres med de indtægter og omkostninger der kan henføres til projektperioden i de pågældende år. Det vil sige, at startes et projekt op eksempelvis den 1/7 skal der kun budgetteres for et halvt år i det pågældende budgetår. For de efterfølgende hele budgetår laves der et projektbudget for hele regnskabsåret. På denne måde vil et 3-årigt projekt, der starter op i løbet af et regnskabsår skulle budgetteres over en 4- årig periode. Budgettering af budgetårets kommende projekter For budgetårets kommende projekter vil vi selvfølgelig gerne have et bud på jeres forventning til nye projekter opdelt på ovennævnte artskonti, såfremt dette er muligt. Hvis opdelingen på arter ikke er mulig bedes de i budgetmanualens beregnede gennemsnitstakster anvendt for kommende projekter, jf. nedenstående. 12

13 Eksempel: Indtægtsbudget på kr Hvis man har følgende fordeling på omkostningstyper, Løn 54% Andet (andre forbr.omk.) 19% ISO-omkostninger 12% Overhead 15% bliver posterne for omkostninger således: Løn Andet (andre forbr.omk.) ISO-omkostninger Overhead I alt Jeres forventning til kommende projekter vil indgå som en projektbuffer, som skal registreres regnskabsteknisk efter ovennævnte gennemsnitstakster. Projektbufferen skal budgetteres med projektnr jf. p. 27 i økonomistyringsmanualen. Særligt vedr. budgettering af projekter under EU s 7. rammeprogram (FP-7) For så vidt angår budgettering af FP-7 skal vi henvise til eksemplet på p. 11 i vejledningen omkring EU s 7. rammeprograms håndtering på Aalborg Universitet. Herunder vises budgetteringen på UK 95/97 og UK 10 med udgangspunkt i de tal der fremgår af p. 11 i vejledningen. Omk. sted Projekt Underkonto Artskonto Finansieringskilde Linjebeskrivelse Formål Analyse Debet Kredit Periode Jan-09 Overførsler EU Jan-09 Løn Jan-09 Rejser, kontorhold Jan-09 Overhead Jan-09 Medfinansiering Jan-09 Overhead Jan-09 Medfinansiering Jan-09 Udisponerede omk. Eksemplet dækker alene 1. periode Der skal udarbejdes tilsvarende for 2. og 3. periode Særligt vedr. investeringer og afskrivninger Investeringer foretaget som samfinansiering på UK 95/97 skal alene budgetteres i ØSS en med den del, der finansieres på UK10. Den del, der finansieres på UK 95/97, neutraliseres regnskabsteknisk i det ekstern regnskab idet aktivet afskrives 100% på projektet. Der er dog undtagelser vedrørende EUprojekter. EU-projekter Når der er tale om projekter, hvor der er tale om et EU rammeprogram, som kun dækker afskrivningerne på anlægsaktiver, skal der foretages en konkret vurdering af, hvorvidt man kan få anlægget finansieret 100% inden for projektets levetid. Hvis man kan opnå 100% s finansiering hen over projektets levetid budgetteres købet 100% på projektet. Hvis forventningen er, at købet ikke kan opnå 100% finansiering på projektet, skal restbeløbet føres på underkonto 10 i året hvor anlægget købes. 100% eksternt finansieret anlæg / it-udstyr I forbindelse med kontering/budgettering af købet skal der i kontostrengen anvendes UK 95/97, art 35xxxx (afhænger af anlægstype jf. artskontoplan) samt projektnr. og øvrige segmenter efter hidtil praksis. Delvis eksternt finansieret anlæg / it-udstyr: 13

14 I forbindelse med kontering/budgettering af købet skal der for den andel, der er ekstern finansieret, i kontostrengen anvendes UK 95/97, art. 35xxxx (afhænger af anlægstype jf. artskontoplan) samt projektnr. og øvrige segmenter efter hidtil praksis, mens den andel der egenfinansieres skal placeres på UK 10, art. 35xxxx med de øvrige segmenter i forhold til hidtil praksis Kontrol Før fremsendelse af budget fra niv. 3 til niv. 2 skal der udføres følgende tjek af budgettet: Den samlede budgetløn på tværs af uk10, 90, 95, 97 skal svare til den samlede forventet lønomkostninger hos afdelingen Sikre Frikøb fra uk 10 til 95/97 af løn går i nul (indtægt på uk 10 = omkostning på uk 95/97). Der skal sikres (fremsendelse af mail til sælger) at internt salg til et andet institut /fakultet/afdeling er koordineret med køber, således der indregnes korrekt internt køb og salg. Der skal sikres der er beregnet ADM-bidrag og øvrige overhead på eksterne projekter, som indtægtsføres hos afdelingen på uk 10 Underkonti 95 og 97 skal pr. definition gå i nul. Hvis der forventes tab skal dette føres over på uk 10 på art jf. pkt under afsnit Andre Driftsomkostninger. Før fremsendelse af budget fra niv. 2 til niv. 1 : Sikre Frikøb mellem uk 10 og uk 95/97 går i nul Sikre afdelingerne holder sig inden for den udmeldte indtægtsramme. Sikre art på niv 2 svarer til summen af art 35 på niv. 3 (investeringer). Investeringsrammer udmeldt fra direktøren afstemmes med de indberettede budgetter. Interne ISO-konti (art 76xxx og art 71xxx) skal gå i nul totalt på omk.sted 2 Overheads-konti skal gå i nul totalt på omk.sted 2 (art 76xxx og art 71xxx bortset fra art , som vedrører Overhead Statslig = overhead til ADM-området, AUB mm) Underkonti 95 og 97 skal pr. definition gå i nul Indlæsning af budget i ØSS en Det forventes, at indlæsning af budgettet skal ske en gang efter godkendelse af budgettet i bestyrelsen i dec-09. Men indlæsningsarket til budgettet skal udfyldes i forbindelse med budgetskemaet til bestyrelsen. Dog kan arket fremsendes senest mandag d. 26. oktober. 2009, hvis det ikke kan nås sammen med skemaet til bestyrelsen Kontaktpersoner Ved tvivlsspørgsmål kan Peter Bjørn Bjerre v/ ledelsessekretariatet lokalnr kontaktes. 5. Opfølgning I forbindelse med indlæsning af budgettal kontrolleres, at budgettal svarer til det godkendte og udmeldte budget FADM. Hvert trimester i forbindelse med økonomirapportering kontrolleres, at der er modtaget korrekt indtægtsramme fra FADM. Der vil blive udarbejdet særskilt vejledning til brug for de løbende Periode- / trimesteropfølgninger. 14

15 6. Rapporter Generelt ØSS FSG-rapport 09 Budgetopfølgning Rapporten er bygget op omkring model til den løbende budgetopfølgning. Specifikationsgraden mht. budgetafvigelser vil afhænge af specifikationsgraden af budgget, der er indlagt i bevillingsbogen. Årsværkslister fra ØSS. Der arbejdes på at få dem tilgængelig via Qlick View Årsværklister udviser udbetalt løn inden for et givet kalenderår. Rapporten kan afgrænses på omkostningssteder. Rapporten har den svaghed, at estimatet for året tager udgangspunkt i den seneste lønudbetaling, hvorved i måneder hvor der udbetales resultatløn og/eller feriegodtgørelser vil estimatet være forholdsvis for højt. Det listen kan anvendes til er: a) hvad er dd. registreret på de enkelte ansatte b) hvis listen indlæses i excel kan man selv korrigere for fejl pga. udbetaling af resultatløn og / eller feriegodtgørelse og dermed få et estimat for årets samlede lønudgifter Summering 1 råbalance (art pr. omkostningssted Her kan man vælge sortering af registreringer på arter fordelt på et af de øvrige seks kontosegmenter i kontostrengen jf. konteringsvejldning Summering på 2 råbalance (sammensætte to segmenter via definering af rapport) Her kan man selv vælge de to segmenter, som man ønsker at specificere registreringerne på. F.eks. hvis man ønsker registreringer fordelt på analysenumre pr. omkostningssted, så kan man som 1. segment vælge omkostningssted og angive interval herfor, men 2. segment er analysenumre. Herefter vil rapporten udvise registreringer pr. analysenummer pr. omkostningssted. Eller hvis man ønsker formålsregistreringer pr. omkostningssted, så vælges 2. segment som formål (og 1. segment som omkostningssted). Transaktionslister Rapporterne transaktionsliste pr.. findes i forskellige versioner afhængig af, om man styrer på analysenumre og/eller omkostningssteder. Kan anvendes til kontrol af kontering af bilag og dermed identificere eventuelle fejlkonteringer. Rapporterne udviser transaktioner pr. analysenumre og/eller omkostningssteder. Qlik View Budgetopfølgningsrapport, der er bygget op omkring struktur i budgetskemaet, som anvendes til indrapportering til ØA. Her kan man gå bag en regnskabspost og se de enkelte transaktioner. Man skal være opmærksom på i udvalgsbilledet, hvorvidt man vælger budget og/eller faktiske tal, når man definerer en forespørgsel. Der er mulighed for udlæsning direkte til et regneark. 15

16 Eksterne projekter ØSS FSG Statusrapport pr. projekt (anvendes til kontrol af / overblik over et enkelt projekts økonomi) Rapporten Projekter pr. omkostningssted kan give et overblik over aktive projekter på et givent omkostningssted pr. en given periode (f.eks. aug-09). FSG-rapporten 09 statusrapport Projekter kan herefter anvendes til opfølgning på de enkelte projekter. Qlik View. Projektopfølgning rapport (anvendes til at sammenholde budgetaktivitet i det pågældende år med det realiseret aktivitetsniveau (omkostninger)). 16

17 Bilag A: Budgetskema 2010 Nedenfor fremgår budgetskema, der skal anvendes i forbindelse med budget INDTÆGTER Artskonti Ordinære driftsindtægter Statsindtægter Salg af varer og tj.ydelser 21 og 29 Tilskudsfin. Områder 6390 Ordinære driftsindtægter i alt Interne indtægter Overhead indtægter (mellem projekter og uk10) Interne overførselsindtægter (tidl. Interne bidrag) på UK10 ADM + AUB bidrag Lokalebidrag Interne (ml. inst. Og fakultet) Intern salg (tidl. KS-konti) Interne indtægter i alt Nedenstående artskonti udskiftes inden med nye ny konto til budgettering Ny konto til budgettering Ny konto til budgettering Alle K/S konti salgssiden Ny konto til budgettering Indtægter i alt OMKOSTNINGER Ordinære omkostninger Forbrugsomkostninger Husleje 1610 Andre forbrugsomkostninger Personaleomkostninger Andre driftsomkostninger AER-bidrag Projektregulering og hensættelser Medfinansiering Af- og nedskrivninger Ordinære omkostninger i alt 18xxxx Interne omkostninger Overhead omkostninger Interne overførselsindtægter Nedenstående artskonti udskiftes inden

18 ADM + AUB bidrag Lokalebidrag Interne (ml. inst. Og fakultet) Intern køb Interne omkostninger I alt Ny konto til budgettering Ny konto til budgettering Ny konto til budgettering Alle K/S konti købssiden Ny konto til budgettering Omkostninger i alt RESULTAT Resultat af ordinær drift Finansielle poster Øvrige poster 28 Resultat 18

19 Bilag B Regneark til indberetning af budget 2010 Nedenfor er uddrag fra excelark, der fremsendes særskilt. Eksempel fra uk 10 viser grundstrukturen. UK: 10 Årets 1. Trimester 2. Trimester 3. Trimester OS: SKRIV OMKOSTNINGSSTED (NAVN OG NR) Budget Budget Budget Budget Budgetpost Kontering +/- +/- +/- +/- 1. Eksterne Indtægter 1.1 Statstilskud xxxx ,00 0,00 0,00 0, Salg af varer og tjenesteydelse 10-21xxxx-2xxxx ,00 0,00 0,00 0, xxxx-2xxxx ,00 0,00 0,00 0, Tilskudsfinansieret aktiviteter ingen registeringer under uk 10 XXX XXX XXX XXX 2. Interne Indtægter 2.1 Overhead Indtægter xxxx ,00 0,00 0,00 0, Interne Indtægter (ISO) xxxx ,00 0,00 0,00 0, AUB bidrag ingen registeringer under uk 10 hos FADM XXX XXX XXX XXX ADM bidrag xxxx ,00 0,00 0,00 0, Lokalebidrag ingen registeringer under uk 10 hos FADM XXX XXX XXX XXX 2.5 Interne bidrag (ml. inst. Og fakultet) xxxx ,00 0,00 0,00 0, Intern Salg xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 Telefoni xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 Kursusaktivitet xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 Asia-center xxxx ,00 0,00 0,00 0, xxxx ,00 0,00 0,00 0, xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 Indtægter i alt 0,00 0,00 0,00 0,00 3. Eksterne Omkostninger Husleje xxxx ,00 0,00 0,00 0, Andre forbrugsomkostninger xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 Rejser xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 Repræsentation xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 Interne ydelser/møder xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 Konsulentydelser xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 Kursusudgifter xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 Indtast evt andre art 14xxxxx 10-14xxxx-2xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 Indtast evt andre art 14xxxxx 10-14xxxx-2xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 Udstyr 10-15xxxx-2xxxx ,00 0,00 0,00 0, Personaleomkostninger xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 barselsvikar, løn xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 refusioner 10-12xxxx-2xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 Feriepenge fratrådte xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 Frikøb (indtægt) xxxx ,00 0,00 0,00 0, AER bidrag xxxx ,00 0,00 0,00 0, Projektregulering xxxx ,00 0,00 0,00 0, Af- og nedskrivninger xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 4. interne omkostninger 4.1 Overheadomkostninger ingen registeringer under UK 10 XXX XXX XXX XXX 4.2 Interne omkostninger(iso) ingen registeringer under UK 10 XXX XXX XXX XXX AUB bidrag ingen registeringer under uk 10 hos FADM 0,00 0,00 0,00 0, ADM bidrag xxxx ,00 0,00 0,00 0, AAU-innovation ,00 0,00 0,00 0, Lokalebidrag ,00 0,00 0,00 0, interne bidrag xxxx ,00 0,00 0,00 0, Intern Salg xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 Telefoni xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 Kursusaktivitet xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 Porto xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 AUB xxxx ,00 0,00 0,00 0, xxxx ,00 0,00 0,00 0, xxxx ,00 0,00 0,00 0, xxxx ,00 0,00 0,00 0, xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 Omkostninger i alt 0,00 0,00 0,00 0,00 5 Andre driftsposter xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 6 finansielle poster xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 7. Investeringer 10-35xxxx-2xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 8 Udisponerede omkostninger xxxx ,00 0,00 0,00 0,00 Balance: 0,00 0,00 0,00 0,00 19

20 Bilag C: Praktiske eksempler - uddrag fra ØA s vejledning afsnit 3.2 Nedenfor er angivet afsnit 3.2 fra ØA`s udkast til Vejledning Budget 2010, hvor der i afsnit er angivet nogle praktiske eksempler. Der er forskellige udfordringer forbundet med at placere indtægter og omkostninger korrekt i budgetlægningen. I forhold til de steder hvor budgetteringen volder flest problemer indeholder vejledningen flere eksempler på de kommende sider. Gennemgangen beskriver hvert step i budgetteringen, og hvert step er nummereret i beskrivelsen. Det forudsættes af alle budgetter skal opdeles i 3 perioder. Nedenfor er nævnt de udfordringer der er beskrevet med eksempler. Intern husleje ADM- og AUB bidrag Niveauopdeling af husleje og ADM-bidrag Internt køb og salg af varer og tjenesteydelser (hvad er internt/eksternt salg) Budgettering af projekter (FP7 medfinansiering) Budgettering af hensættelser på projekter Håndtering af overhead på hvert af de fire hovedområder Internt lokalebidrag Eksemplet herunder beskriver hvordan det interne lokalebidrag budgetteres på indtægts- og omkostningssiden. Det interne lokalebidrag opkræves af økonomiafdelingen og videreføres herefter til Teknisk Forvaltning. Det interne lokalebidrag skal budgetteres på fakultetsniveau på følgende måde: niveau 2, i dette tilfælde alle hovedområder på nær BYG, skal budgettere med lokalebidrag under Interne poster, art Lokalebidrag fremgår af lokalebudgettet / indtægtsfordelingen, Teknisk Forvaltning/BYG skal budgettere med det samlede lokalebidrag på art Herudover laver Teknisk Forvaltning omkostningsbudgettering på lige fod med alle andre enheder. Tabel 0.1 Intern lokalebidrag HUM SAMF INS ADM + AUB BYG 20

21 INDTÆGTER ARTskonto UK10 UK10 UK10 UK10 UK10 Interne indtægter Interne overførselsindtægter Lokalebidrag OMKOSTNINGER ARTskonto UK10 UK10 UK10 UK10 UK10 Interne omkostninger Interne overførselsindtægter Lokalebidrag ADM-bidrag og AUB-bidrag I dette afsnit fremgår det, hvordan det interne lokalebidrag budgetteres på indtægts- og omkostningssiden. Budgettering af ADM- og AUB bidrag foregår på stort set samme måde som for lokalebidrag. fakulteterne skal budgettere med ADM- og AUB-bidrag i henhold til beløbene i indtægtsbudgettet. Omkostningen placeres på art , ADM- og AUB-bidrag videreføres til administrationens afdelinger og AUB, og derfor skal alle afdelinger i fællesadministrationen budgettere deres indtægt på art , Der er enkelte enheder udenfor fællesadministrationen som modtager en andel af ADMbidraget til løsning af opgaver for fællesadministrationen, altså overføres det pågældende område et beløb fra ADM-området. Disse enheder skal budgetter indtægten som en intern indtægt på art , mens fællesadministrationen budgetterer med omkostningen under art Se her opstilling på tværs af hovedområder. Tabel 0.2 ADM og AUB bidrag HUM SAMF INS ADM AUB INDTÆGTER ARTskonto UK10 UK10 UK10 UK10 UK10 Interne indtægter Interne overførselsindtægter ADM + AUB bidrag OMKOSTNINGER ARTskonto UK10 UK10 UK10 UK10 UK10 Interne omkostninger Interne overførselsindtægter ADM + AUB bidrag Fordeling af interne bidrag mellem fakultet og institutter Nogle hovedområder (primært INS) fordeler interne bidrag videre fra niveau 2 til niveau 3, eksempel lokalebidrag, der føres ned til institutniveau. 21

22 Det er essentielt, at sådanne bidrag mellem niveau 3 og niveau 2 ikke budgetteres som fx ADM-bidrag eller lokalebidrag, men i stedet budget-teres som en intern overførsel mellem institut og fakultet. Dette gøres under den nye gruppe Interne overførsler (mellem institut og fakultet). Fakultetet laver en oversigt over de bidrag der opkræves hos institutterne på baggrund af indtægtsbudgettet. Denne oversigt bruges herefter af både fakultetet og instituttet som grundlag for budgettering af disse interne bidrag mellem niveau 2 og niveau 3. indtægten på fakultetet budgetteres på art , omkostningen på instituttet budgetteres på art Der bliver mulighed for at komme med ønsker til artskonti til håndtering af forskellige typer af bidrag. Summen af disse bidrag skal være 0,- for hvert hovedområde. Tabel 0.3 Fordeling af interne bidrag INS-FAK 61xxx Inst 13 Inst 14 Inst 15 Inst 16 INDTÆGTER ARTskonto UK10 UK10 UK10 UK10 UK10 Interne indtægter Interne overførselsindtægter Interne (ml. inst. og fakultet) OMKOSTNINGER ARTskonto UK10 UK10 UK10 UK10 UK10 Interne omkostninger Interne overførselsindtægter Interne (ml. inst. og fakultet) Internt køb og salg af varer Budgettering af internt køb/salg er nu skilt ud fra budgettering af de ordinære indtægter og ordinære omkostninger. Det interne køb og salg udmærker sig ved, at være en "handel" mellem to parter på Aalborg Universitet. Det vil sige at enhederne fremover skal skelne mellem: Om de køber/sælger med en ekstern partner det vil sige ikke er den del af Aalborg Universitet, eksempelvis en virksomhed eller et andet universitet. Eller om de køber/sælger med en intern partner det vil sige en køber der er en del af universitetet, eksempelvis et andet institut. Interne ydelser kan eksempelvis være: - køb af porto eller telefoni, - køb af ydelser (fx køb af it-support eller lign. Fra en anden enhed), - fællesindkøb af varer, som efterfølgende faktureres andre institutter 22