Idrættens Samråd

Transkript

1 Idrættens Samråd Referat fra møde i Idrættens Samråd den 4. september 2018 Deltagere IS: Deltager sm FOU rep.: Fraværende: Deltagere HTK: Knud Janum, Jacb Teildrf, Ilknur Kekec, Jette Pder, Jan Kryger, Jens Bjerge, g Tbias Harpsøe Jhn Brelli Maiken Amisse, Allan Olsen, Regina Wnisch g Steffen Haulund Christensen Peter Christensen Dagsrden 1. Nyt fra FOU Krt inf vedr. 2 ansøgninger, sm var idrætsrelevante. 2. Nyt fra frmanden Lederuddannelse g akademi- møde ml. Ilknur, Jens g frvaltningen. - Der er ikke sket nyt i sagen, sm Ilknur g Jens følger p på. E-sprt henv. til DGI svært at få aftalt infmøde. Jens arbejder videre. Vedr. budget 2019: Høringssvar fra Jens blev vedtaget. Brugerbetaling vedr. Hedeland. Det frstår IS ikke. Jens følger p. 3. Nyt fra Kultur & Fritid Dialgmøde på sklerne i ugerne 43 til 47. Sengeløse fitness: Badmintn g tennis frtsætter alene prjektet. Status vedr. svømmehallen er at den står klar den 15. ktber. Freningernes regnskaber bliver lagt p på kmmunens hjemmeside dvs. ffentligt tilgængelige - Peter har efterfølgende sendt mail til IS herm. 4. Idrætsplitik Rapprt m Idrætsplitikken er indsendt af IS. D. 6 sept. afhldes åbent brgermøde med deltagelse af IS. Senere vil idrætsplitikken blive taget p til debat i IS hvr vi skal finde ud af hvrdan vi understøtter plitikken. 5. Timefrdeling Der er arbejdes med mindre justeringer af timefrdelingen, sm træder i kraft den 1. januar Optælling af antal medlemmer: Indberetning af aktiviteter hvis en persn i samme frening dyrker 2 aktiviteter, skal det registreres sm 2 udøvere. Afklaring vedr. rådighed ver svømmetid klare regler. Svømmefrdeling skal være på plads på selve timefrdelingsmødet.

2 Springcenter skal mere tydeligt med i prcesplanen. Timefrdelingsregler husregler / principper aftales i springcenteret. Tekst i timefrdelingsreglerne ændes: Springcentret frdeles mellem de freninger, der er berettiget til tider, g sker ud fra at der i videst muligt mfang trænes sammen. Frdeling sker i et samarbejde mellem freningerne, IS g Kultur & Fritid. Krrekte tal i medlemspgørelsen tallene granskes, gså af IS, inden de udsendes. Dette fr at undgå fejl i pgørelsen / beregningerne. Tiden mellem 22 g 23 indgår ikke i timefrdeling. Timer tages ud af frdelingen, men er stadig til rådighed. På samme måde sm timer mellem 15 g 16. Ny alderspdeling fr indendørs fdbld / kunstgræs: Ændres ikke, men der indledes dialg med fdbldklubberne. Kntrl/brug af tildelte timer. Ftvervågning tænkes indført g der vil fremver være mere kntrl / flere stikprøver af brugen af haller g sale. Freningerne skal huske at afmelde tid, der ikke bruges. Briksystemet kan kun levere begrænsede statistikker g kan kun laves manuelt. Fremme mulighed fr g anvendelse af pdeling af haller. Urganiseret idræt: Vi afsætter ikke timer til denne kategri, men Wanna Sprt kan plukke ledige timer. Øknmi Wanna Sprt Indtægter går ind på Aktiv Ferie-knten g bliver på den måde brugt på tilskud til freningslivet igen Mail fra Allan Olsen vedr. prcesplanen blev drøftet g tages p på kmmende møde. Fr at få lidt bedre tid til prcessen mkring frdeling af ekstra tid, er den endelig beslutning skubbet til starten af januar. Der arbejdes videre med de nye timefrdelingsregler g besluttes senest på næste møde i ktber. 6. IS er et aktivt arbejdende udvalg, sm bruger g bruges af freningerne. Møde i synlighedsgruppen (kpi af ntat indsat sm bilag 1) Der arbejdes videre med de nævnte pgaver. 7. IS Driftspgaver. Driftspgavegruppen (kpi af ntat indsat sm bilag 2) Rejser, lejre g uddannelsespuljen: Frtsætter efter samme princip i Ansøgninger ved årsskiftet rykkes til xx af hensyn til regnskabsafslutningen. Springcenterregler IS Grund Rules: De freslåede regler blev gdkendt. Svare på mails Frretningsrden: Ændringer blev gdkendt. Endelig beslutning når teksten er nærlæst af Fritid & Kultur. Vedtægter: Ændringer blev gdkendt. Endelig beslutning når teksten er nærlæst af Fritid & Kultur.

3 Årshjulet årets aktiviteter indsættes g vi frsøger at have første udkast klar til ffentliggørelse ultim Idrætsevent 2018 Jens deltager ikke Jette Pder vertager Priser jf. reglerne DM, SM. Udvalget består af: Jette, Regina, Jacb g Jens. 3 hvedpriser hvraf 2 verrækkes af Michael Ziegler g 1 af Jette Pder. Alle bedes tænke på aktiviteter på dagen. Fysisk aktive fdbldbane fra Charltteager? 8. Årsmøde 2018 Kmmende møde den 15. nvember blev drøftet. Jens arbejder videre med plæg. 9. Eventuelt De kmmende møder i Idrættens samråd 4. september 2018 rdinært møde 9. ktber 2018 rdinært møde 15. nvember 2018 IS møde g årsmøde kl december 2018 rdinært møde 21. januar 2019 rdinært møde 11. marts 2019 rdinært møde 15. maj 2019 rdinært møde 12. juni 2019 rdinært møde 2. september 2019 rdinært møde 7. ktber 2019 rdinært møde 14. nvember IS møde g årsmøde kl december 2019 rdinært møde Bilag 1: Møde i synlighedsgruppen den 27. juni 2018 i HTI s klubhus Deltagere: Jacb, Allan, Ilknur g Jette Visinen IS er et aktivt arbejdende udvalg, sm bruger g bruges af idrætsfreningerne Vi diskuterede visinen. Vi er enige m, at indhldet er rigtigt. Men vi mener, at frmuleringen halter lidt. Sætningen er fr knudret. Alle frsøger at finde en bedre frmulering. Diskussinen tages på mail.

4 Pst-It fra mødet i Kulturcentret, sm vres arbejde bygger på Gdt mdømme frening, frvaltning, CEIS, m.fl. Medieansvarlig, Facebk etc. i IS Frmidling fra vres møder i relevante medier, herunder Lkalavisen, Facebk, etc. Besøg i freningerne Besigtige anlæg Frtælle histrien Samarbejde mellem freningerne på tværs af kmmunen hvrdan gør vi det Ny brger i kmmunen hvrdan får de intr g hvrdan fanger vi dem Der var enighed m, at pdele pst-it-emnerne i tre grupper: 1. Frmidling: Via Facebk, lkalavisen, til nye brgere vi skal frtælle den gde histrie 2. Ud g se: Besøge freninger g anlæg 3. Samarbejde mellem freninger Ad 1 Frmidling: Via Facebk, lkalavisen, til nye brgere vi skal frtælle den gde histrie Lkal Avisen: Vi talte m frmidling i Lkal Avisen, men vi mener ikke, at det er IS s pgave. Dg kan der været enkelte ting, sm vi kan bringe p ad den vej. Facebk: Diskussinen på sidste IS-mødet bar hen md, at vi skal have nget Facebk, derfr er der prettet en Facebk side. Siden startede med klip fra vres besigtigelsestur Der er valgt en side g ikke en gruppe, da vi ønsker et sted at frmidle vres budskaber. En side giver ikke så meget plads til diskussiner med brugerne, sm en gruppe, men brugerne kan stadig kmme til rde. Vi mener heller ikke, at vi har kræfter til at facilitere en gruppe, hvr der løbende skal fregå diskussiner. Målgruppe fr siden: Primær målgruppe er idrætsledere, instruktører g andre aktive frivillige, da det er dem, vi skal have budskabet spredt gennem i første mgang. Men vi har alle idrætsaktive sm målgruppe. IS er fr alle, g fx ønsker vi gså flere frivillige, så FB kan være en mulighed at gøre dem interesserede på. Hvad skal siden bruges til:

5 Frmidling af hvad man kan bruge IS til Oplysninger m/fra IS, fx billeder g tekst fra vres besigtigelsesture Oplysninger m deadlines, kurser g andet, fx KAI-kurser, DIF s pulje g Freningsprisen Updates fra IS-møderne, sm kunne interessere brugerne, g sm kan deles Efterlysning af input fra brugerne Idrætsbegivenheder i kmmunen Updates m HTK-idrætsudøvere, sm er til større turneringer Frtælle den gde histrie Artikler m idrætsfaglige emner Administratrer g redaktører: Jette, Ilknur, Jacb g Allan er sat på. Andre fra IS kan gså kmme på. Plan fra nu: Vi vil fra nu lægge pslag på siden, så den kan kmme mere i gang. Gerne et til t pslag m ugen. Vi satser på at skubbe den rigtigt i gang efter smmerferie. Her deler alle i IS med relevante venner. Vi talte m at lave videindslag m aktiviteter i frskellige dele af kmmunen (det er tidskrævende), frtælle m hvr man kan gå til idræt i HTK, reklamere fr Freningsprisen Nye brgere i kmmunen: Det er på en pst-it nævnt, at vi skal undersøge, hvrdan vi får fat i de nye brgere i kmmunen. Vi mener ikke, at det er en pgave, der skal tages lige nu. Dg kunne man undersøge, hvad der i dag frtælles til nye brgere m idrætten i kmmunen. Ilknur undersøger dette. Ad 2: Ud g se: Besøge freninger g anlæg Hvad er frmålet med, at IS tager ud? Vi møder flk g får gensidigt sat ansigter på Vi synliggør IS Vi bliver selv pdaterede på idrætsfrhldene i kmmunen, så vi bliver bedre i stand til at tage diskussinerne i IS

6 Vi var enige m, at det er meget vigtigt, at IS tager ud på frskellige tidspunkter af året, fr at dække alle idrætsgrene ind, men det tærer på tiden til andet arbejde i IS. Vi knkluderede, at det ikke er nødvendigt, at alle tager med ud på alle besigtigelsesture. Vi vil hellere lave flere små grupper, sm tager afsted g gerne på tidspunkter, hvr det passer til aktiviteten/klubben, sm vi besøger. I dag kmmer vi fte til en tm hal g møder frmanden. Det vil sige, at turene frem ver arrangeres uafhængigt af møderne i IS. På den måde: Frihlder vi de eksisterende møder til andre pgaver Vi når ud til flere brugere = større synlighed Vi frdeler byrden mellem s Det kunne gså være, at når fx Signe tager ud g besøger en klub, så kunne hun tage en eller t fra IS med. Ad 3: Samarbejde mellem freninger Vi venter med denne pgave. Dg har vi fkus på, at frmidle sådanne aktiviteter på FB. Fr referat Jette Pder Bilag 2: Knklusin af 2 møder afhldt i driftsudvalget: Deltagere: Tbias, Maiken, Regina g Jens Tilskudsregler Rejser & Lejre g Uddannelse -> 2019 Vi freslår de nuværende regler frtsætter. Mindre krrektiner kan ske, men grundlaget er det nuværende set up. Besluttes endeligt på IS Møde. IS Grund Rules Møderne skal være effektive. Møder planlægges 12 mdr. frem i tiden. Alle pririterer møderne højt alle strækker sig langt fr at deltage. Møder p velfrberedt til møderne. Taletid - effektiv tale.

7 2 gang årligt besøges freninger. Vi planlægger 8 møder årligt. Vi verhlder tiden. Inhabilitet bliver sat i spil når det er nødvendigt. Kmmunikatin sker fte på mail g de pririteres læst g besvaret hvis nødvendigt. IS Møde: Flere frslag der skal skrives ind / revurdere? Frretningsrden fr Idrættens Samråd. Almindelig revisin af teksten. Se vedhæftede Besluttet endelig på IS Møde. Vedtægter fr Idrættens Samråd. Almindelig revisin af teksten + lidt ændringer, bl.a. frmand. Se vedhæftede Besluttet endelig på IS Møde. Årshjul en ny facilitet på HTK-hjemmeside Fritid & Kultur udarbejder frslag til Årshjul med baggrund i indspark fra IS Årshjulet skal på hjemmesiden senest den 5. januar Årshjulet er fr alle freninger i kmmunen herunder gså IS. Regler fr indberetning / tilskud: Stig Jørgensen ønsker tidsfristen ændret fr ansøgning mkring årsskiftet. Det ønsker IS ikke, da vi ønsker at følge kalenderåret. Iflg. Aftale med Fritid & Kultur bliver fristen fr ansøgninger der skal med i Det vil sige at året afsluttes efter 11 mdr. På den måde rammer det ikke freningerne tværtimd. Det er primært en peridefrskydning. Næste regnskabsår fr tilskud bliver så fra sv. Sagen frelægges FOU / Byrådet sammen med alle øvrige ting i ktber / nvember. Regler fr medlemsptælling: IS Lvede sidste år at få ændret reglerne hvilket er aftalt med Fritid & Kultur. Stig g Jens har afhldt 1 møder herm, g 1 møde med Gert fra HIF. Vi er klar med pgaven, g det er primært en administrativ løsning. Vi skal efterleve CFR, g det betyder at HIF g andre kan have medlemmer der tæller 2 gange. Det betyder, at der gså vil blive en mere krrekt ptælling af antal medlemmer. Det står allerede frmuleret i Timefrdelingsreglerne, g kræver kun lidt ændret frmulering af teksten. Se tekst herunder. - Et medlem kan sm udgangspunkt kun indgå i tildelingen af idrætsfaciliteter én gang. Det skal fremgå af medlemsindberetningen, hvilken aktivitet det pågældende medlem skal tilknyttes.

8 - Freninger, der har medlemmer, sm dyrker flere frskellige aktiviteter i samme frening, kan under særlige frhld tælle medlemmerne 2 gange. - Disse frhld drøftes med IS Afklaring mkring rådighed ver svømmehal Har vi et punkt her, sm vi ikke fik helt aftalt? Peter, Casper g Jens har afhldt møde herm. Offentlig / freningstider? Hvrdan fastsættes de? Undervisning børn. Vil HTK knkurrere med freningerne herm / hvad er reglerne? Husk gså mklædningstid til svømmerne efter træningstiden er slut. Prcesplanen fr timefrdeling Planen er gd nk, blt mangler der: Svømning: Frdeling skal ske på samme måde sm øvrige frdelinger. Prcesplanen skal være detaljeret g verhldes. Springcenter: Frdeling skal ske på samme måde sm øvrige frdelinger. Prcesplanen skal være detaljeret g verhldes. Fritid & Kultur har ansvaret fr at de 2 venstående punkter kmmer med. Krrekte data i medlemspgørelsen Det er vigtigt, at der er bedre styr på krrekte data i medlemspgørelsen. Fritid & Kultur har ansvar fr at give tallene en ekstra mgang i kvalitetskntrllen. Idrættens Samråd skal hjælpe med at gennemgå data. Timefrdelingsregler 2019: 1. Principper fr brug af Springcenter Nærheden. a. Der er 5 freninger, g der kan være vidt frskellige ønsker g behv. b. Jacb g Steffen udarbejder en grvskitse. (Jens er i dialg) c. Skitsen revideres g sendes til de 5 freninger til udtalelse. d. IS beslutter herefter de interne regler fr frdeling af springcentret. 2. Timer efter kl tages ud af frdeling i haller g sale. a. Timerne kl skal stadig stå til rådighed. b. Timerne er gratis, g tildeles primært sammen med blkken (men ikke et must). c. Der skal være mulighed fr mklædning efter kl. 22, g gælder i øvrigt altid når en træningstime er gået. d. Fritid & Kultur: Knsekvensberegning af at tage denne tid ud af frdeling. e. IS beslutter. 3. Fdbld i haller aldersgrænse nedsættes fra 12 år -> 10 år. a. Vi har kigget på det g efter at have drøftet det med Fritid & Kultur, ændres reglen ikke i år.

9 b. Skyldes at ungdmsmedlemmer er inddelt anderles i indberetning af medlemmer år år år år 60+ år c. Derfr indstiller vi, at vi går i dialg med fdbldklubberne m reglerne g at vi ændrer reglerne til næste år hvis muligt. d. Fdbldfrdelingen med reservatin af fredag g lørdag skal vervejes. 4. Kntrl af brug af de tildelte timer. a. Ftvervågning er allerede en sag i FOU/FKU. i. Vi afventer dette men har en klar frnemmelse af at det kan indføres i løbet af b. I resten af 2018 skal vi have øget kntrl af brug af de primære faciliteter. i. Kntrl i de bemandede haller, stikprøvevis kntrl af Frvaltningen m.v. - primært af øvrige haller g de stre sale. ii. Herunder klar kmmunikatin til freningerne. c. Det skal skrives ind i den verbale tekst at det er et ansvar freningerne skal tage alvrligt. d. Bl.a. i timefrdelingsreglerne, men gså når timefrdeling sendes ud etc. e. Vi skriver ud 1-2 måneder efter sæsnstart g beder freningerne afmelde ubrugt tid. i. Gentages når fdbldklubberne starter indendørs dvs. en mail ca. den m at afmelde. f. IS beslutter. 5. Briksystem. a. Vi tager det i anvendelse sm stikprøver de steder hvr det giver mening. b. Brugen til decideret kntrl er strt set umuligt. c. Ngle få steder kan vi bringe det i anvendelse. 6. Fremme mulighed fr g anvendelse af pdeling af haller. a. Vi kigger på m vi kan fintune teksten lidt, så det bliver pririteret højere. b. Står allerede i frdelingsreglerne. 7. Urganiserede ind i freningslivet / reservere tid. a. Vi mangler at være mere præcise hvad det betyder mkring ændringer i reglerne. i. Vil vi tage skridtet lidt længere g reservere ngle blkke til f.eks. Wanna Sprt! ii. Status på Wanna Sprt: Charlttehallen: Fra dec. 17-juni bkinger. Trstrphallen: på ca. 1-2 måneder 2 bkinger. Den er først etableret fr nylig. b. Følgende står i afsnit 4 i timefrdeling: Byrådet har jf. Idræts-g bevægelsesplitikken besluttet, at tildele faciliteter til selvrganiseret idræt.

10 Efter aftale med Idrættens Samråd er selvrganiseret idræt tildelt tider i frbindelse med timefrdelingen. Derudver kan øvrige ledige tider bkes til selvrganiseret idræt. i. Teksten skal krrigeres lidt, men ren redaktinel. c. IS beslutter. IS drift: Grund Rules Mødestruktur fremmøde effektivitet. Flere punkter på max. tid. Udvalgsfrberedelse fr at få mere IS Medlemsindsigt. Fritid & Kultur evt. kun med i halvdelen af tiden. Årshjul Valgregler fr IS genvervejes. Vedtægter fr IS genvervejes. Frretningsrden fr IS genvervejes. Timefrdeling ændringer 2019 Tilskudsregler ændringer 2019 Dater ændres ønske fra HTK Beslutning: Vi nedsætter den 15. maj en gruppe g gruppen udarbejder selv sit kmmissrium.