Konver tering STADS. Indstilling vedrørende konverteringsstrategi for AU STADS. Version 1.0

Transkript

1 Knver tering md AU STADS Indstilling vedrørende knverteringsstrategi fr AU STADS Versin maj 2010 Knverteringsprjektgruppen Bjarke Parner (STUF) Christian Kch Ramsing (STUF) Niels Kjærgaard (Fælles IT) Elisabeth Hansen (ASB) Jørn Alsbjerg (ASB) Berete Svennevig (Lgica) Jnna Kragh Jacbsen (prjektleder, STUF)

2 Knverteringsstrategi fr AU STADS Emne Beslutningsplæg fra knverteringsgruppen i STADS-prjektet m knverteringsstrategi fr etablering af et fælles AU STADS. Indstilling Frmålet med knverteringsstrategien er at indstille At alle data m indskrivning g resultater fr aktive studerende g histriske data, sm de findes i de afgivende systemer, knverteres til en fælles AU STADS på følgende måder: 8000C frventer at knvertere 99% af alle studerende med indskrivning efter i struktureret frm. De resterende studerende knverteres i kmprimeret frm. ASB frventer at knvertere alle studerende, der var aktive pr g frem i struktureret frm. De resterende studerende knverteres i kmprimeret frm. At følgende data ikke vil blive knverteret til STADS: 2

3 Knverteringsstrategi fr AU STADS Data fra DELFI, sm ikke knverteres til STADS Data i frbindelse med administratin af ptagelsesdata (KOT) fr 2011 Hvad skal ske med disse restdata Sagsbehandlingsdata til brug fr administratinen under årets sagsbehandling, gemmes ikke i DELFI i dag, g kan derfr ikke knverteres. Det er data m pint i kvte 2, dispensatiner, mregninger af udenlandske eksamen, praktiske ptagelsesprøver på idræt g musik mm. Da ptagelsesregler, pintgivning i kvte 2, mregninger af snit g dispensatinspraksis ændrer sig næsten hvert år, er disse data ikke særligt sammenlignelige fra år til år. I STADS kan denne type data arkiveres, hvilket ASB har gjrt. Vi indstiller, at histriske ptagelsesdata ikke knverteres. KOT-statistikdata Dette er data m hvr mange søgte, kvte, pririteter, fag, ptagne, køn, adgangsgivende eksamen, hvr mange fik tilbudt plads, hvr mange blev ptaget mm. Dele af bevisdata sm kmpetencebeskrivelser g tekster til Diplma Supplement Data m indgående g udgående internatinale studerende Pt. håndteres KOT-statistikdata fr 8000C (fr ASB g HiH efter indføring af samlet ptagelse) i en datawarehuse-løsning hs Fælles IT. Prjektet Systemstratgi/FIT skal beslutte, m g i givet fald hvrdan den nuværende datawarehuse-løsning skal videreføres. Histriske data fra ASB g HIH kan evt. tilføjes. De bevisdata, sm STADS ikke kan indehlde, skal placeres i et delsystem, hvrfra de kan anvendes til bevisudskrivelse. AU FIT har planlagt et sådant prjekt prim Dette frventes varetaget af Uden m KOTgruppen. Pt. er det et GAP, da det er usikkert, m KUs DIK-system skal gøres til fællessystem fr internatinale studerende i STADS. Ph.d-data Frventes varetaget af nyt fælles phdadministratinssystem, sm er undervejs Betalingspster fr udenlandske selvbetalere (USB) Betalingspster vedr. udenlandske selvbetalere kan ikke administreres i STADS. Da antallet er verkmmeligt, frventes de håndteret manuelt. 3

4 Knverteringsstrategi fr AU STADS At HiH ikke knverteres ind i AU STADS pr. ktber 2011 grundet manglende faglige g tekniske ressurcer på institutinen selv g hs ISC, sm er ansvarlig fr driften g den tekniske del af HiH s STADS-system, til at varetage dette arbejde. Knverteringsprjektet har ikke ressurcer til at varetage den tekniske knverteringspgave, eller besidder den nødvendige faglige viden m uddannelserne på HiH til at fretage kvalitetssikring. Knverteringen vil i stedet tage højde fr HiHs vergang til AU STADS sm en indknvertering efter idriftsættelsen af AU STADS. At vergang til AU STADS bliver Big Bang, hvr de nuværende studieadministrative systemer lukkes før endelig verførsel til AU STADS. Studieadministratinen på 8000C g ASB frventes lukket i 2 uger efter afsluttet STÅ-indberetning g frem til idriftsættelsestidspunktet. Prjektet vil arbejde med Quality Gates i knverteringen i frm af kntrlpunkter til afgørelse af G/N G fr videreknvertering mhp. at verhlde idriftsættelsestidspunktet ktber 2011, g dermed et G/N G fr prgrammet sm helhed. Den ansvarlige beslutningstager vil være styregruppen eller udvalgte medlemmer af styregruppen, sm prgramlederen knkret vil repræsentere. At planlægning af efterår 2011 vil ske i de afgivende systemer, g tilmeldinger efterfølgende knverteres til AU STADS. Det enkelte hvedmråde må planlægge i hvilket system, g hvrdan de ønsker at administrere undervisnings- g eksamenstilmeldinger i periden mkring vergang til AU-STADS, da de har frskellige tilmeldingsperider. Vi anbefaler en enten-eller-mdel, hvr f.eks. eksamenstilmeldinger enten fretages i DELFI g efterfølgende knverteres, eller at registrering af eksamenstilmeldinger udskydes g først fretages efter vergangen til AU STADS. Gamle undervisningstilmeldinger g eksamenstilmeldinger fra DELFI g UVA knverteres ikke. De er blevet til eksamensresultater eller rettidige afmeldinger, sm knverteres. ASB knverterer alle undervisningstilmeldinger g eksamenstilmeldinger fr alle aktive studerende på knverteringstidspunktet, da de anvendes til kntrl g frespørgsler af administratinen. STÅ-tællinger g indberetninger fr 2011 skal ske i de leverende studieadministrative systemer. STÅ-tællinger g indberetninger fra 2012 udfærdiges fra det fælles AU-STADS. Ansvarlig Styregruppen fr STADS-prgrammet 4

5 Knverteringsstrategi fr AU STADS Knsekvenser ASBs anbefaling m alene at fretage fuld knvertering af studerende g deres uddannelsesdata siden september 2007 Det vil være muligt at se i STADS Hvem der har været indskrevet, til hvilke uddannelser, den peride, de har været indskrevet, g hvrdan de er afsluttet Alle eksamensresultater Adgangsgrundlag, år, eksamenstype Det vil ikke være muligt at se i STADS Ledelsesinfrmatin vil ikke kunne udtrække data fra STADS m studieprgressin (hvr meget blev bestået efter 1., 2. eller 3. år) fr data ændre end 5 år De kmprimerede uddannelser vil ikke have gennemsnit Det vil ikke være muligt at lave sammenlignelige gennemsnitsstatistikker på kmprimerede uddannelser. Studieprgressiv ledelsesinfrmatin på ASB-studerende udskrevet før sept skal hentes i den statinære datawarehuse, men det vil så kun være én gang pr. statistik, da data ikke ændres. Håndtering af restdata Data fra DELFI, sm ikke kan knverteres til STADS, frdi STADS ikke kan indehlde disse data, er restdata. Overrdnet set vil restdata, sm ikke varetages på anden vis, medføre, at DELFI ikke kan lukkes Berørte frretningsprcesser ikke kan varetages krrekt Restdata skal kunne håndteres i andre systemer udviklet enten via STADS-samarbejdet eller hs AUs FIT, eller lægges i datawarehuse-løsninger hs FIT. Ansvaret herfr ligger hs FIT i samarbejde med de af STADS-prgrammets prjekter, hvis mråde er berørt, samt hs Systemstrategi-gruppen. Big Bang-idriftsættelsen Kmpleksiteten i knverteringen mindskes Paralleldrift undgås Wrkarunds undgås Studieadministratinen skal kun lukkes én gang Data skal kun tastes én gang g ét sted Kun én samtidig selvbetjeningsløsning Idriftsættelsesstrategien kan ikke ændres tæt på vergang uden stre knsekvenser fr tidsplan Begyndervanskeligheder med systemet fås på hele institutinen Senere knvertering af HiH Et fælles AU STADS vil ikke være realiseret pr. ktber 2011 Der skal driftes et ekstra system 5

6 Knverteringsstrategi fr AU STADS Medarbejdere i fællesadministratinen kan ikke tilgå data m HiH-studerende, medmindre de skal arbejde i t systemer (paralleldrift) Alle STÅ-tællinger g indberetninger skal laves i t systemer Al ledelsesinfrmatin skal kbles til en ekstra kilde Alle frespørgsler m data skal prduceres t gange g efterfølgende samrdnes Alle interne prcesser skal til stadighed samrdne data til eller fra frskellige systemer Skal knvertering af HiH ske til ktber 2011, vil der være str risik fr, at 8000C-data ikke knverteres rettidigt. Arbejdsmlægninger mkring systemskiftet Skiftet mellem studieadministrative systemer g den nødvendige karensperide medfører, at alt studieadministrativt arbejdet i efteråret 2011 vil bliver berørt. Et eksempel er undervisnings- g eksamenstilmeldinger, der nrmalt fretages i strt mfang lige mkring skiftet. Driftsmæssige knsekvenser fr det administrative persnale på hvedmråderne ved planlægning g tilmelding til undervisning g eksamen, da periderne vil være anderledes end nrmalt Første årsprøvekntrl fregår nrmalt på begge sider af det planlagte skifte, men vil skulle udføres meget tidligt eller senere Selvbetjening skal antageligvis lukkes i en peride, g tilmeldingsperiden skal flyttes Alle afdelinger g mråder skal derfr lave en særlig planlægning af arbejdspgaverne i efteråret 2011 Lukning af de afleverende systemer Prduktinsmiljøerne lukkes ca. 5. ktber. Eksisterende miljøer kan stadig anvendes til pslag Der kan ikke tastes resultater i de afgivende systemer efter , hvis resultaternes beståelsesdat ligger efter Selvbetjeningen lukkes mellem ca. 5. ktber, g ibrugtagningstidspunktet 1-2 uger senere. 6

7 Sandsynlighed (P) Knverteringsstrategi fr AU STADS Risici I det følgende er de 5 største risici fr knverteringen psummeret. De enkelte risici er vurderet g kategriseret ud fra sandsynlighed g knsekvens. Høj 3 2,1 Mellem 4,5 Lav Lav Mellem Høj Knsekvens (K) Udregning af risikens størrelse er via sandsynlighed (P) x knsekvens (K) = faktr: P (1-5), hvr 5 er størst, K (1-5), hvr 5 er størst 1) Knverteringsprgrammellets hastighed er fr langsm ved pbygning af rammer (P=5, K=5, F= 25) Afbødefranstaltninger: Denne risik er imødegået ved aftale med Lgica m en prttypeløsning vedrørende parallelle regelcheckere, der frventes at kunne ptimere på hastigheden af rammepbygningen. Desuden gennemføres målinger af knverteringshastigheden i rammepbygning fra juni 2010 på preprduktinsmiljø til ktber 2010, hvrefter plan B med knvertering af aktive studerende i grupper synkrniseres med regelmæssig frekvenser (deltaknverteringer) 2) Knaphed på vidensressurcer (P=4, K=5, F=20) Herunder ufrudsete gaps i knverteringsprgrammellet, ufrudsete udfrdringer i afleverende systemer, der er afledt af de knappe vidensressurcer g deres spredning ver mråder Afbødefranstaltninger: Omrganiseringer med tættere kbling mellem ressurcer i prjektet er fretaget. Ressurceknapheden er eskaleret sm en fare fr fremdriften 3) Nye systemer, sm gså skal have knverterede data/uventede knverteringspgaver (P=5, K=3, F=15) Knverteringsprjektets scpe er knvertering fra DELFI, ASB-STADS samt HiH-STADS til AU STADS. Afbødefranstaltninger: Pres på beslutningsprcesserne g rientering m status på fremdrift/status. Knverteringspgaver fra mkringliggende systemer, sm UVA/Kursuskatalg g restdata fra DELFI, vil blive adresseret af STADS-prgrammet via Systemstrategi-prjektet. 4) Organisatinsændring afledt af faglig frandringsprces (P=4, K=3, F=12) 5) Ustabilt eller fejlbehæftet STADS-knverteringsprgrammel (P=3, K=3, F=9) Afbødefranstaltninger: Der arbejdes med wrkarunds fr ustabilitet g fejl, der ikke er shwstppere. Identificeres en shwstpper indmeldes dette sm en fejl i STADS-samarbejdet. 7

8 Knverteringsstrategi fr AU STADS Desuden arbejdes med prcesptimerende input, hvr nn-funktinelle krav bedes kørt uden fr den nrmale leverancecyklus. Frudsætninger g krav Den anbefalede knverteringsstrategi frudsætter, at stillede krav til STADSknverteringsprgrammellet m knvertering af eksamens- g undervisningstilmeldinger realiseres, samt at knverteringsprgrammellet generelt er peratinelt med en perfrmance, der muliggør pbygning af rammer fr 8000C i den peride, studieadministratinen frventes lukket. 8