Kompetenceprofil for civil chefstilling på øverste ledelsesniveau HOVEDFUNKTIONSDATA Funktionsbetegnelse Civil chefstilling på øverste 1 ledelsesniveau. Funktionsniveau C400 og C300. Eksempler på funktionsbetegnelser fra Forsvarets myndigheder: FMN: Afdelingschef. FKO: Afdelingschef. FMT: Divisionschef, Kapacitetsansvarlig, Afdelingschef, Værkstedområdechef. FBE: Myndighedschef, Divisionschef, Afdelingschef (visse), Chef for ledelsessekretariat. FRT: Myndighedschef, Afdelingschef. HJK: Divisionschef. FPT: Pt. ingen. FKIT: Afdelingschef. Forudsætninger 3 års ledelsesmæssig erfaring som minimum på operativt niveau er ønskeligt. Hovedopgaver for funktionen HOVEDOPGAVER Ledelse: Skaber resultater gennem ledelse af andre ledere, samt direkte gennem øvrige medarbejdere. Sikrer at egen organisation når de opstillede mål. Bidrager til udvikling af mission, vision og strategi (MVS) for myndigheden. Skaber accept af myndighedens MVS betydning for egen enhed 2 og egen enheds fastsatte mål. Udvikler egen enhed til fremtidige udfordringer. Styring: 1 Ledelse på øverste ledelsesniveau omfatter som hovedregel kun ledelse gennem andre ledere, men kan undtagelsesvis også omfatte direkte ledelse af et givent antal medarbejdere. Opgaverne er koncentreret om ledelse på overordnet niveau. 2 Egen enhed anvendes som betegnelse for egen organisatoriske enhed, altså den enhed som den pågældende er chef for. 1/6
Opbrydning af hovedopgaver i delopgaver Sikre den ydre effektivitet (målopfyldelse) vha. optimal udnyttelse af ressourcer. Forestår planlægning i overensstemmelse med de eksternt opstillede mål. Sikrer at myndighedens MVS danner grundlag for egne opstillede mål. (Note: Eksternt opstillede mål defineres som mål, der er fastsat af nærmest foresatte). DELOPGAVER Ledelse: Kommunikerer hvad myndighedens MVS betyder for egen enhed. Skaber overblik over og indarbejde interessenternes interesser og krav i egen opgaveløsning. Sikrer sammenhæng mellem opgaver og ressourcer. Leder, definerer, prioriterer og kvalitetssikrer egen enheds opgaveløsning. Sikrer at beslutningskompetencen er uddelegeret til det lavest mulige niveau. Iværksætter og driver forandringer. Skaber sammenhæng mellem opnåelsen af egen enheds mål og opgaver vha. en prioriteret anvendelse af den givne incitamentsstruktur (ny løn, avancement, kurser mv.). Deltager i udvælgelse og ansættelse af nye medarbejdere. Gennemfører lønsamtaler. Sikrer rammerne for kompetenceudvikling af egen enheds medarbejdere. Gennemfører medarbejderudviklingssamtaler (MUS) og bedømmelser vha. FOKUS. Fungerer som positiv rollemodel for egen enheds medarbejdere. Forholder sig til nye strømninger i og uden for Forsvaret. Styring: Sikrer den indre effektivitet i egen enhed ved optimal udnyttelse af ressourcer. Sikrer målopfyldelse gennem løbende tilrettelæggelse og opfølgning af produktions-, kapacitets-, og organisationsstyring (den ydre effektivitet). KOMPETENCER 2/6
FOKUS kompetencer, samt øvrige ledelsesmæssige og styringsmæssige kompetencer. FOKUS fælleskompetencer (målrettet ledelsesopgaver): Kommunikation: Kunne synliggøre målene, så de fremstår klare og relevante for egen enheds medarbejdere. Kunne videreformidle egen enheds bidrag til Forsvarets samlede virke på en overbevisende måde. Være troværdig i sin formidling. Kunne indgå i en åben dialog herunder sikre sig, at andres meninger kommer til udtryk. Skal samtidigt evne at sætte og skabe accept af grænser for den åbne dialog. Evne at skabe og fremme en dialogbaseret organisationskultur. Samarbejde: Evne at skabe og udvikle et konstruktivt og gunstigt arbejdsmiljø. Evne at skabe rammerne for fælles opgaveløsning, såvel indenfor organisationen som i forhold til eksterne interessenter. Analytisk tænkning: Kunne afdække muligheder og begrænsninger i egen enheds mål og opgaver. Professionalisme: Fremme en kultur, hvor egen enhed lærer af fejl i stedet for at placere skyld. Være afklaret og åben omkring egen enheds og egne stærke og svage sider. Udvise et velovervejet og gennemskueligt handlingsmønster. Have en sådan personlig integritet, at det har en afsmittende effekt på resten af egen enhed. Kunne synliggøre egen enheds værdier i sin ledelsesstil. Kunne skabe bedst mulige vilkår for underlagte enheders opgaveløsning. Kunne udvise den nødvendige tålmodighed, når en hurtigere fremdrift ikke er mulig. Kunne håndtere strukturelle og bureaukratiske forhindringer, under at miste lysten til at skabe fremdrift. Initiativ: Kunne fungere som indpisker med henblik på at sikre egen enheds målopfyldelse. Resultatorientering: 3/6
Kunne fastholde fokus på endemålet. Håndtering af pres: Kunne træffe beslutninger under et modsatrettet pres fra såvel foresat som undergivne. Helhedsforståelse: Kunne inddrage perspektiver udover egen enheds grænser. Fleksibilitet: Skal kunne lede organisationen igennem en forandringsproces, der griber afgørende ind i egen enheds funktionsvilkår. FOKUS fælleskompetencer (målrettet styringsopgaver): Analytisk tænkning: Kunne omsætte myndighedens MVS til mål for egen enhed. Helhedsorientering: Kunne målrette egen enheds opgaveløsning i forhold til det foresatte niveaus opgaveløsning. FOKUS ledelseskompetencer (målrettet ledelsesopgaver): Motivere andre: Kunne inspirere egen enheds medarbejdere gennem det gode eksempel. Kunne skabe forståelse for og accept af den foretagne prioritering og trufne beslutninger. Udvikling af andre: Kunne sikre at egen enhed kan nyttiggøre medarbejdernes individuelle kompetencer. Kunne skabe og fremme en organisationskultur, der understøtter konstant kompetenceudvikling. Kunne gennemføre medarbejderudviklingssamtaler og bedømmelser efter gældende bestemmelser og under anvendelse af eksisterende værktøjer (FOKUS). Skal have forståelse for, hvornår og hvorledes forskellige kompetenceudviklingsmetoder kan anvendes. Konflikthåndtering: 4/6
Kunne udøve konsekvent ledelse f.eks. ved et misforhold mellem medarbejderens nødvendige kompetencer og reelle kompetencer (den vanskelige samtale og konsekvensen heraf). Kunne fastholde og argumentere for trufne beslutninger, selvom disse skaber konflikter. Kunne håndtere konflikter konstruktivt, dvs. aktivt medvirke til, at en konflikt løses så optimalt for alle parter som muligt, og sikre, at egen enhed drager lære heraf. Planlægning: Kunne formulere egen enheds mål og planlægge dens opgaver under hensyntagen til de rådige ressourcer. Kunne forudse behovet for rettidig organisationsudvikling af egen enhed, herunder udvikling af kompetencer. Evne at sikre størst mulig stabilitet og tryghed inden for rammerne af kravet til egen enheds konstante udvikling. Kunne planlægge løsningen af opgaver, således at der gives tilstrækkelig brede handlemuligheder for undergivne chefer. Evne at medinddrage undergivne chefer og relevante samarbejdspartnere i sin planlægningsproces. Beslutningstagning: Kunne træffe beslutninger under hensyntagen til modsatrettede interesser. Kunne træffe hensigtsmæssige beslutninger på baggrund af input fra undergivne chefer. Fremtidsorientering: Kunne orientere egen enhed mod fremtidige krav og vilkår. Evne at omsætte eksterne impulser og udviklingstendenser til initiativer i egen enhed. Kunne nytænke i forhold til traditionel tankegang og handlingsmønster. FOKUS ledelseskompetencer (målrettet styringsopgaver): Planlægning: Kunne forudse egen enheds planlægningsbehov inden for rammerne af det økonomiske planlægningsgrundlag. Kunne skabe og vedligeholde et overblik over egen enheds årlige planlægningscyklus med henblik på en tilfredsstillende opfyldelse af de enkelte mål. 5/6
Styring: Kunne forudse potentielle ændringer i egen enheds mål og vilkår for opfyldelse af disse og kunne iværksætte den nødvendige korrektion. Kunne forudse behov for løbende justeringer med henblik på at sikre målopfyldelse. Kunne gennemføre korrigerende styring med henblik på at foretage løbende forbedringer. Kunne identificere, justere og følge op på relevante målepunkter i egen enhed. Kunne prioritere og agere på et skævt forhold mellem antallet af tildelte opgaver og rådige ressourcer. Beslutningstagning: Kunne og turde træffe beslutninger på et bedst opnåeligt, men ufuldstændigt grundlag. Øvrige ledelsesmæssige kompetencer: Skal have forståelse for de retningslinier, der regulerer personaleledelse i staten herunder kunne omsætte Forsvarets personelpolitik i egen enhed. Skal have forståelse for Statens og Forsvarets lønstrategi/lønpolitik herunder have kendskab til tillægsmidlernes tilvejebringelse og anvendelse. Skal have forståelse for statsregnskabet og bevillingslove herunder anvende Forsvarets Økonomi Håndbog (ØHB) Skal have forståelse for relevante organisationsaftaler. Skal have forståelse for gældende forvaltningsprincipper (f.eks. forvaltningsloven, regnskabsloven, persondataloven mv.). Skal have forståelse for forsvarets samarbejdsvirksomhed, herunder det lokale SU og relationen til HSU. Øvrige styringsmæssige kompetencer: Kunne prioritere de stillede mål i relation til de til rådige ressourcer. Kunne anvende Forsvarets virksomhedsmodel herunder totalomkostningsprincippet. Kunne anvende LIS Kunne godkende arbejdstid og rejser (DeMars HR og TM modul). Besidde andre relevante DeMars kompetencer indenfor eget fagområde. 6/6