GENTOFTE KOMMUNE Referat af møde i Opgaveudvalg m Innvatin Mødetidspunkt 31-01-2018 17:00 Mødeafhldelse Udvalgsværelse G Prtkllen blev læst g mødet hævet kl.: 19:00 Tilstede: Kristine Kryger, Michael Fenger, Marianne Zangenberg, Andreas Sebastian Weidinger, Katja Salmn Jhansen, Maria Crdt, Mira Wessels, Jnatan Schlss, Niklaj Beuschel, Casper Schiøtz Bratvld g Rikke Ulk Fraværende: Jesper Alkestrup, Bastian Brby Glavind, Christian Steen Jensen g Andreas Bysen-Kleist
Indhldsfrtegnelse Opgaveudvalg m Innvatin 31-01-2018 17:00 1 (Åben) Dagsrden til sidste møde i Opgaveudvalg m Innvatin den 31. januar 2018...3 Side 2
1 (Åben) Dagsrden til sidste møde i Opgaveudvalg m Innvatin den 31. januar 2018 Sags ID: EMN-2018-00651 Resumé Velkmst Intr til dagens prgram Sidste input til g gdkendelse af pgaveudvalgets leverance 1; plitisk mdel (DISmdellen) g leverance 2; Idekatalg ver samskabelsesmuligheder (Sparringsrummet) vedlagt sm bilag Sidste input til g gdkendelse af pgaveudvalgets leverance 3; psamling fra de 3 prjekter g leverance 4; Læringspsamling m Innvatin vedlagt sm bilag Krt pause med mad g drikke Opsamling af input fra medlemmerne g samlet gdkendelse af pgaveudvalgets leverancer Afrunding. Tidligere beslutninger:. Beslutninger: Møde i Opgaveudvalg m Innvatin den 31. januar 208 Velkmst g intr til dagens prgram: Næstfrmand Michael Fenger bød velkmmen. Pr. 1. januar 2018 skete der en udskiftning i de plitiske medlemmer, hvrfr pgaveudvalgets medlemmer præsenterede sig fr hinanden. Efterfølgende præsenterede Michael Fenger frmålet med det sidste møde i pgaveudvalget, sm er, at gdkende de 4 leverancer, sm pgaveudvalget har skulle udarbejde. Michael Fenger reflekterede ver pgaveudvalgets frløb, sm netp har haft fkus på læring undervejs, g ikke blt været et lineært frløb g takkede fr brgernes bidrag, sm har været meget værdifulde, g netp skabt det fundament, vi står på i dag. Side 3
Sidste input til g gdkendelse af pgaveudvalgets leverance til plitisk mdel: Michael Fenger præsenterede den plitiske mdel DIS-Mdellen. DIS står fr digitalisering, Innvatin g samskabelse. Mdellen er pbygget ver 3 trin g skal være med til at øge innvatinskraften, samskabelsesmuligheder g det digitale fkus i plitiske prcesser g støtte p m radikal g inkrementel innvatin i resten af rganisatinen. Trin 1: plitiske principper Indehlder 5 principper, sm skal give rganisatinen de bedste ramme fr at arbejde med innvatin. De fem principper er: samskabelse, sæt retning, pfølgning, test g få input på tværs. Trin 2: Plitisk retning g pfølgning Sætte en plitisk retning g lave løbende pfølgninger, der skaber den nødvendige frankring g fkus på innvatin. Knkret lægges der p til, at det indskrives i budgetaftalen g Gentfte-Planen (kmmunens styringsdkument) samt indgår i kmmissrierne til nye pgaveudvalg. Samt at innvatin g digitalisering bliver en integreret del af arbejdet i de stående udvalg. Trin 2 indehlder frslag til hvilke spørgsmål, der skal stilles fr at der skabes en retning g priritering. Dertil kmmer en anbefaling til, at pfølgningen Trin 3: plitiske værktøjer På baggrund af medlemmernes knkrete prjektarbejde g feedback i Opgaveudvalget m Innvatin, er der udviklet frskellige værktøjer, der kan hjælpe med at øge innvatinskraften i rganisatinen. Værktøjerne er samlet under et kncept, der kaldes Sparringsrummet. Frmålet med Sparringsrummet er at understøtte Kmmunalbestyrelsens g rganisatinens udvikling gennem frsøg. (Se et behv, få ideer g lav frsøg). Sparringsrummet er samtidig pgaveudvalget m Innvatins 2. leverance: idekatalg ver samskabelsesmuligheder. Sparringsrummet skal give stående udvalg g pgaveudvalg knkret sparring til at få nye idéer, hjælp til afprøvning, skalering g effekt eller at sætte hldet g igangsætte samskabelse. Til sparringsrummet tilknyttes et agilt sparringsnetværk bestående af brgere. Brgerne kbles til medarbejdere g sparringsfrløb eller testteams ud fra deres interesser g kmpetencer i frhld til pgavens indhld. Netværket har løbende udskiftning af brgerne, sm besidder frskellige kmpetencer indenfr fx data, ledelse, digitalisering, innvatin g brgerinddragelse. Medlemmerne drøftede mdellen. Flere betnede vigtigheden af, at det plitiske mål med innvatin fremgår tydeligt, hvilket medførte en drøftelse af de knkrete udfrdringer, sm kmmunen står verfr. Medlemmerne drøftede gså frskellige tilgange til at priritere mål g retning en bttm up g en tp dwn tilgang, g det blev præciseret at den plitiske mdel er kmmunalbestyrelsens værktøj til at sætte retning fr rganisatinen. En retning sm ikke skabes isleret men sammen med rganisatinen, hvrmed begge tilgange bringes i spil. Side 4
Under trin 2 vedrørende hvrnår er et prjekt en succes blev det drøftede, hvrnår man stpper et prjekt, g hvrnår det skal skaleres. Netp svarene på disse spørgsmål er nget Kmmunalbestyrelsen g frvaltningen skal drøfte i tiden efter vedtagelsen af den plitiske mdel. Under trin 3: Sparringsrummet fremhævede flere af medlemmerne vigtigheden af at være mdig nk g frsøge sig frem i frhld til hvad der virker i praksis, således at sparringsummet ikke udvikles færdigt i første frsøg, men at det løbende udvikles i takt med, at vi bliver klgere g får mere erfaring. Brgerne fremhævede, at det var af str betydning i frhld til et agilt sparringsnetværk, at det ikke var tilfældige brgere, men brgere der havde en viden m den prblemstilling, man frsøger at løse. Vigtigt at være skarp på, hvad der frventes af de brgere, sm inviteres ind, g sm meget gerne vil hjælpe med at udvikle fremtidens velfærd. Flere af brgerne nævnte, at man sm deltager i pgaveudvalget var selvskrevet til at deltage i netværket. Inputtene fra drøftelserne vil blive medtaget i implementeringen af den plitiske mdel. Opgaveudvalget gdkendte den plitiske mdel. Sidste input til g gdkendelse af pgaveudvalgets leverance psamling 3 prjekter g læringspsamling: Michael Fenger præsenterede læringspsamlingen fra innvatinsudvalgets arbejde med udgangspunkt i en figur, der samler al den læring, sm via prjekter g wrkshp er skabt. De kan verrdnet inddeles i 4 principper: Bliv knkret Sæt hldet bredt Få input på tværs Hurtigste vej til handling Gruppen drøftede læringen g igen betnede flere af medlemmer vigtigheden af at invlvere brgerne. Læringspsamling blev gdkendt. Opsamling på de 3 prjekter var blevet drøftet på pgaveudvalgets møde den 12. december 2017, hvrfr den ikke gav anledning til drøftelse g kunne derfr gdkendes. Opsamling af input: Alle fire leverancer blev gdkendt. De væsentlige input vil blive medtaget i implementeringen. Side 5
Afrunding: Michael Fenger takkede alle medlemmerne af pgaveudvalget fr hver især at bidrage med en værdifuld indsigt. Opgaveudvalget drøftede hvrdan man sm medlem fremadrettet kunne følge med i arbejdet med innvatin g i hvilken frm. Der var flere input lige fra effektdata, der viser hvrdan det går på udvalgte mråder til at samle et netværk af brgere til en wrkshp t gange m året. Alle var dg enige m, at der skal gives en tilbagemelding. Der blev derfr aftalt et møde i efteråret, hvr pgaveudvalget samles igen fr at få en tilbagemelding på de igangsatte tiltag. Derudver frtsætter de tre innvatinsprjekter, hvrfr de medlemmer af pgaveudvalget, sm deltager i disse frtsat er tilknyttet. Afslutningsvis kvitterede alle medlemmerne af pgaveudvalget fr en spændende prces at være deltager i. Bilag 1. Leverance 1 g 2- DIS mdellen (2169741 - EMN-2018-00651) 2. Leverance 3 - Opsamling fra tre prjekter (2169742 - EMN-2018-00651) 3. Leverance 4 - Læringspsamling Opgaveudvalg m Innvatin (2169743 - EMN-2018-00651) Side 6