Referat tirsdag den 22. april 2014 Kl. 15:45 i Mødelokale 2, Allerslev Jan Vedel Heine (I)
Indholdsfortegnelse 1. ØU - Godkendelse af dagsorden...1 2. ØU - Orientering...2 3. ØU - Orientering om forundersøgelse på forsyningsområdet...4 4. Lukket - ØU - Orientering - Voldgiftssag Osted Ældreboliger...6 5. Person - ØU - Orientering...7 6. ØU - Temadrøftelse om det internationale arbejde i Lejre Kommune, herunder Lejre-dage i Talsi...8 7. ØU - Det politiske og administrative engagement i Lejre-dage i Talsi...10 8. ØU - Indsats for bedre økonomistyring...12 9. ØU - Årsrapport 2013...15 10. ØU - Forventet Regnskab 2014-1...18 11. ØU - Budget 2015-2018, principper og proces for effektiviserings- og spareforslag...25 12. ØU - Kompensation for fejlmeddelte påbud om forbedring af spildevandsrensning...29 13. ØU - Eftersyn og justering af de tværgående stabe...32 14. ØU - Ansættelse af direktør...37 15. Lukket - ØU - Genudbud af forpagtningsaftaler...39 16. Lukket - ØU - Fornyelse af alkoholbevilling...40 17. BU - Frigivelse af rådighedsbeløb til etablering af arbejdspladser på skolerne...41 18. BU - Handleplansinitiativer budgetoverholdelse 2014...44 19. BU - Ny model for afregning af driftstilskud til puljeinstitutionerne...50 20. KF - Lovliggørelse af Osted Kulturhus...56 21. KF - Ansøgning om tilskud til flisebelægning ved Sæby Svømmebad...59 22. KF - Ansøgning til puljen for andre kulturelle opgaver. Teater Solaris...61 23. Lukket - SSÆ - Tildeling af kontrakt til køb af el biler til Velfærdsområdet...65 24. SSÆ - Godkendelse af reviderede vedtægter for Handicaprådet...66 25. SSÆ - Handleplan for de aktivitetsbaserede sundhedsudgifter...68 26. SSÆ - Opfølgning på Handicappolitik for 2013 med høringssvar...72 27. JA - Aktiverings- og revalideringsstrategi 2014-2015 med høringssvar...75 28. ET - Mål og proces for branding- og udviklingsstrategi...78 29. TM - Anlægsbevilling til supplerende fosforundersøgelse af vådområde Tempelkrog Nord...81 30. TM - Forslag til Lokalplan LK 35 for Ejby Havn...83 31. TM - Kommuneplantillæg om klimatilpasning...85 32. TM - Pendlerparkeringsplads ved Lejre station...87 33. TM - Frigivelse af midler til asfalt - og slidlagsarbejder 2014...89
22-04-2014 Side 3 34. TM - Cykelsti Kirke Hyllinge - Nørre Hyllinge...92 35. TM - Busbestilling 2015...96
22-04-2014 Side 1 1. ØU - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutning den 22-04-2014: Godkendt med tilføjelse om, at Punkt 5 ændres til et beslutningspunkt. Carsten Rasmussen (A) deltog ikke under behandling af punktet. Jan Vedel Heine (I) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:
22-04-2014 Side 2 2. ØU - Orientering Sagsnr.: 14/4 Resumé: Tilskud til lokaldrevet udvikling fra Landdistriktspuljen Lejre Kommune er af Ministeriet for By Bolig og Landdistrikter som noget nyt foreslået udpeget som landdistrikts-kommune. Det betyder, at Lejre Kommune, som ud fra særlige kriterier tidligere er blevet klassificeret som bykommuner, nu er blevet omfattet af EU s landdistriktsprogram, som løber over syv år - fra 2014 til 2020. Uddybende notat er vedlagt. Status på salg af byggegrunde i Lejre Kommune I januar 2012 erhvervede Lejre Kommune 40 byggegrunde, to storparceller og en vej på tvangsauktion i Vestervangudstykningen, Kr. Hyllinge. De 40 byggegrunde blev udbudt til salg i faserne 1 og 2 henholdsvis ultimo 2012 og primo 2013. Administrationen oplyser, at der pt. er solgt 17 af 18 grunde i Vestervang fase 1 (Nordager, Vådager og Vestager). 50 % af grundene er solgt til borgere, der ikke er bosiddende i Lejre Kommune. Der er solgt tre af 19 grunde i Vestervang fase 2 (Muldager og Sydager). To af grundene er solgt i marts 2014. Pt. udvises der stor interesse fra mulige købere. Administrationen har derfor en positiv forventning til grundsalget i 2014. Mindste udbudspris er fastsat til 295.000 kr. inkl. moms. Lejre Kommune genudbød 11 byggegrunde til salg i 2013. Grundene er beliggende i Baunemosen, Osted. For nærværende er tre af 11 grunde solgt. Sidste grund er solgt i marts 2014. Mindste udbudspris er fastsat til 450.000 kr. inkl. moms. Fastsættelse af mindste udbudspris er for samtlige byggegrunde baseret på vurderinger foretaget af hinanden uafhængige ejendomsmæglere. Vurderingerne afspejler markedet og er derfor baseret på udbud og efterspørgsel. Administrationen oplyser, at der ikke er differentieret på prisniveauet af grundene, ud fra den betragtning at de for nogen mest attraktive grunde vil blive solgt først. Der er derfor en signalværdi ved at prisfastsætte samtlige grunde til en mindste enhedspris. Rådhusprojektet Kommunalbestyrelsen har på mødet i januar 2014 besluttet, at der arbejdes videre med dels et renoveringsprojekt for rådhusene i Allerslev og Hvalsø og dels en tilbygning ved rådhuset i Hvalsø. Administrationen har sammen med rådgiver vurderet, hvordan disse projekter kan gennemføres. Tidsplan vedlagt til orientering. Der vil på mødet blive fremlagt tegninger, som viser hvilke dele af rådhusene, der forventes renoveret og hvilke energirenoveringstiltag, der planlægges gennemført. Projektet sendes i udbud maj og sagen forventes forelagt til beslutning med frigivelse af anlægsbevilling i juni 2014. Siden sidste Økonomiudvalgsmøde er følgende publiceret på PolitikerPortalen under Post/Orientering: Lejre Kommunes borgere er kernesunde POLITIKERPORTALEN Læs mere i vedlagte notat. Økonomi Budgetopfølgning Kassebeholdningen pr. måned: Kassebeholdning opgjort pr. måned - 31. marts 2014 Økonomi Budgetopfølgning Kassekreditreglen: Kassekreditreglen opgjort pr. måned - 31. marts 2014
22-04-2014 Side 3 Indstilling: Beslutning den 22-04-2014: Taget til orientering. Carsten Rasmussen (A) deltog ikke under behandling af punktet. Jan Vedel Heine (I) Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Bilag: 1. Nye muligheder for tilskud 2. Notat vedr. Lejre Kommunes borgere er kernesunde 3. Rådhusprojektet - Orientering april 2014.docx
22-04-2014 Side 4 3. ØU - Orientering om forundersøgelse på forsyningsområdet Sagsnr.: 13/12983 Resumé: Kommunalbestyrelsen godkendte den 29. april 2013 kommissorium for kortlægning af potentiale for et samarbejde mellem forsyningsselskaberne i Lejre, Holbæk og Roskilde. Den 20. august 2013 besluttede at anmode Lejre Forsyning om at deltage i foranalysen. I denne sag præsentere den videre proces m.h.p. Kommunalbestyrelsens beslutning om, hvorvidt Lejre Kommune skal deltage i et videre fælleskommunalt samarbejde på forsyningsområdet. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at tager orientering om forundersøgelse på forsyningsområdet til efterretning, 2. at orienteringen forelægges Kommunalbestyrelsen på mødet den 28. april 2014. Beslutning den 22-04-2014: Taget til efterretning. Carsten Rasmussen (A) deltog ikke under behandling af punktet. Jan Vedel Heine (I) Beslutning Kommunalbestyrelsen den 28-04-2014: Orientering taget til efterretning. Sidsel Munch (F) Thomas Stokholm (V) Sagsfremstilling: Herefter sluttede en række øvrige kommuner sig til potentialeafdækningen, således at samarbejdet nu omfatter forsyningsvirksomheder i følgende 9 kommuner: Lejre, Holbæk, Roskilde, Faxe, Ringsted, Sorø, Køge, Stevns og Slagelse. Baggrunden for at man valgte at undersøge potentialet for synergier ved et samarbejde var, at forsyningsbranchen bliver stadig mere kompleks. Der er derfor en forventning om, at man ved at få større selskaber eller større volumen vil være i stand til at opnå: Øget kvalitet i opgaveløsningen, herunder hensynet til miljøet Øget forsyningssikkerhed Stordriftsfordele i både drift og organisering Mulighed for at understøtte erhvervsudvikling via indkøb og samarbejde Derudover har en række kommuner i hovedstadsområdet (HOFOR, Vores Rens) allerede i større eller mindre grad fusioneret nogle af deres forsyningsselskaber med succes. Dette gav anledning til at undersøge, om der også var synergi-effekter at finde i de sjællandske forsyningsselskaber. I november 2013 vandt PWC rådgivningsopgaven med at lave en analyse af samarbejdets potentiale. Rådgiveren blev valgt efter et EU-udbud, hvor syv rådgivere og konsortier gav tilbud på rådgivningsopgaven.
22-04-2014 Side 5 Forundersøgelsen løber i tre spor Struktur og Jura, Økonomi og Teknik. Sporene leverer samlet input til foranalysen, som skal danne baggrund for den endelige indstilling til kommunalbestyrelserne. Sporet Struktur og Jura vil beskrive de 4 modeller, der er for et samarbejde, på baggrund af denne beskrivelse vil de øvrige spor beskrive henholdsvis de økonomiske og tekniske konsekvenser og hvilke synergi-effekter, der kan forventes. Der afholdes møde den 23. april 2014 med deltagelse af borgmestre, kommunaldirektører, bestyrelsesformænd og direktører for forsyningsselskaberne hvor analysens resultater præsenteres. Rapporten forventes at foreligge i sin endelige form 1.-2. maj 2014. Der afholdes fællesmøde mandag den 5. maj 2014, kl. 18.00 19.30 mellem Økonomiudvalgene i de ni kommuner og bestyrelser i de ni forsyningsselskaber, hvor rapportens konklusioner skal drøftes. På temamødet den 22. maj 2014 deltager Forsyningens bestyrelse og rapporten og dens konklusioner drøftes. Der afholdes ordinær generalforsamling i Lejre Forsyning den 26. maj 2014 i forlængelse af kommunalbestyrelsesmødet samme dag. I juni måned behandler alle forsyningsselskabernes bestyrelser rapporten og drøfter på baggrund af input og overvejelser fra temamødet. Der vil blive udarbejdet standarddagsordener som afsæt for behandlingerne i de respektive bestyrelser. Sagens behandles af og Kommunalbestyrelse i august måned. Udtalelse fra Lejre Forsynings bestyrelse vil blive medtaget i sagen. På samme måde behandler de øvrige forsyningsbestyrelser og kommunalbestyrelser sagen i juni/august. Der vil ligeledes blive udarbejdet standarddagsordener til den politiske behandling, sådan at der er fælles afsæt for drøftelserne lokalt. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at den ovenfor beskrevne videre proces er hensigtsmæssig. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Deltagelse i potentialeafklaringen beløber sig for Lejre Kommunes vedkommende til ca. 180.000 kr. Udgiften afholdes af Lejre Forsyning. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen
22-04-2014 Side 6 4. Lukket - ØU - Orientering - Voldgiftssag Osted Ældreboliger Sagsnr.: 11/14266 Beslutning den 22-04-2014: Taget til orientering. Carsten Rasmussen (A) deltog ikke under behandling af punktet. Jan Vedel Heine (I)
22-04-2014 Side 7 5. Person - ØU - Orientering Sagsnr.: 14/4 Beslutning den 22-04-2014: Direktionens orientering blev taget til efterretning. Sagen genoptages for status på næste Økonomiudvalgsmøde eller efter behov. Carsten Rasmussen (A) deltog ikke under behandling af punktet. Jan Vedel Heine (I)
22-04-2014 Side 8 6. ØU - Temadrøftelse om det internationale arbejde i Lejre Kommune, herunder Lejre-dage i Talsi Sagsnr.: 08/6933 Resumé: Økonomiudvalgsmødet besluttede den 10. december 2013, at der skulle sikres en drøftelse af det internationale samarbejde i den nye Kommunalbestyrelse. På mødet den 18. marts 2014 tog orienteringen om den planlagte temadrøftelse med Bestyrelsen i Internationalt Forum I Lejre (IFIL) til efterretning og bad samtidig administrationen undersøge muligheder for at bistå IFIL i forhold til planlægning og gennemførelse af Lejredage i Talsi. I denne sag deltager Bestyrelsen i Internationalt Forum Lejre (IFIL) i en temadrøftelse af det internationale arbejde i Lejre Kommune herunder af de forestående Lejre-dage i Talsi. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at IFIL deltager i mødet og præsenterer oplæg om IFILs arbejde som afsæt for en tematisk drøftelse i udvalget, 2. at administrationen på baggrund af drøftelsen og tilkendegivelser fra efterfølgende udarbejder oplæg til Lejre Kommunes internationale arbejde fremadrettet. Beslutning den 22-04-2014: Indstillingen tiltrådt. Jan Vedel Heine (I) Sagsfremstilling: På mødet den 10. december 2014 godkendte, at det blev tilkendegivet overfor IFIL og Talsibestyrelsen, at Lejre Kommune ønsker at støtte op om afholdelsen af Lejredage i Talsi den 15. og 16. august 2014 samt at IFIL fik overført mindreforbrug på 100.000 kr. fra budget 2013 til budget 2014. Endvidere besluttede møde om forventningsafstemning mellem IFIL og administrationen samt at der skal sikres en drøftelse af det internationale samarbejde i den nye Kommunalbestyrelse. Administration har på baggrund heraf afholdt møde med formanden for IFIL og for Talsibestyrelsen den 19. december 2013 samt med formanden for IFIL den 4. april med henblik på forventningsafstemning om muligheder for bistand. På Økonomiudvalgsmødet den 18. marts 2014 blev der orienteret om, at IFIL inviteres til en temadrøftelse til mødet den 22. april om det internationale samarbejde. Drøftelsen falder i 2 dele: Dels en temadrøftelse om status på det internationale arbejde i Lejre Kommune, hvor IFIL vil give en præsentation ud fra følgende overskrifter: Historik IFIL, økonomi, kontakt til rådhuset. Hvilke aktiviteter har været afholdt indenfor det internationale område? Hvilke aktiviteter foregår der p.t. (Lejre-dage i Talsi i august måned)
22-04-2014 Side 9 Hvad får kommunen ud af at bevilge midler til det internationale område? Og dels en specifik drøftelse af de forestående Lejre-dage i Talsi, som løber af stablen den 15. og 16. august 2014, og som involverer en række lokale foreninger. Bilagt er pressemeddelelsen om Lejre-dage i Talsi, en oversigt over projekter til Lejre-dagene i Talsi samt en beskrivelse af projektet fra IFIL. Indtil videre er der tilmeldt over 100 frivillige til Lejre-dagene fordelt på 11 konkrete projekter, herunder bl.a. brass band, billedskole, Sagnlandet og gymnastikhold. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at en temadrøftelse om det internationale arbejde i Lejre Kommune med deltagelse fra Internationalt Forum I Lejre (IFIL) vil udgøre et nødvendigt afsæt for tilrettelæggelsen af det videre arbejde med Lejre-dage i Talsi og for Lejre Kommunes internationale arbejde. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Der er afsat 0,1 mio. kr. årligt i støtte til IFIL Beslutningskompetence: Bilag: 1. Pressemeddelelse - Lejre-dage i Talsi.pdf 2. Oversigt over projekter til Lejredage 3. Orientering fra IFIL til ØU om Lejre-dage
22-04-2014 Side 10 7. ØU - Det politiske og administrative engagement i Lejre-dage i Talsi Sagsnr.: 08/6933 Resumé: Lejre-dagene i Talsi har opbakning fra over 100 lokale frivillige og Internationalt Forum I Lejre (IFIL) ønsker at supplere de frivillige deltagere med en delegation af politikere og administrativt personale, som under Lejre-dagene kan sætte fokus på aktuelle politiske dagsordener i Lejre. Herudover peger IFIL på muligheden af at administrationen bistår Lejre-dagene med projektsamarbejde og kommunikation. Lejre-dagene i Talsi har med det foreliggende forslag behov for tilførsel af yderligere 150.000 kr. Dertil kommer finansiering, såfremt politikere og administration deltager, Ud over det årlige budget inkl. overførsel af de 100.000 kr. kommunale midler, som projektet allerede er tildelt. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at beslutter, at bidrage til Lejre-dage i Talsi med en politisk /administrativ delegation, 2. at beslutter, at administrationen yder bistand til Lejre-dage i Talsi indenfor projekterne om erhverv og fødevarer, 3. at beslutter, at administrationen yder generel kommunikationsbistand til Lejre-dage i Talsi, 4. at der bevilges 200.000 kroner til afholdelse af Lejre-dage i Talsi, og 5. at beløbet finansieres af råderumspuljen på 15,8 mio. kr. Beslutning den 22-04-2014: Indstillingen tiltrådt. Jan Vedel Heine (I) Sagsfremstilling: Det politiske og administrative engagement i Lejre-dagene: Lejre-dage i Talsi er båret af de frivilliges store interesse og engagement og støttes finansielt af Lejre Kommune. Herudover støtter administrationen projektet med bistand til pressemeddelelser, lokaler til møder, information på hjemmesiden m.m. Administrationen har holdt møde med Internationalt Forum Lejre (IFIL) og Talsibestyrelsen den 19. december 2013 og igen med IFIL den 4. april 2014 omkring forventningsafstemning om bistand til afholdelse af Lejredag i Talsi. IFIL foreslår, at Lejre Kommune, som supplement til de mange grupper og over 100 frivillige, der er tilmeldt Lejre-dagene i Talsi, deltog i arrangementet med et politisk/administrativt bidrag. Det er IFILs vurdering, at det vigtigt for Lejre-dagene, at det officielle Lejre bliver repræsenteret i Talsi. Det politisk/administrative bidrag kunne tage form af en stand, hvorfra kommunen kan præsentere de aktuelle politiske dagsordener i Lejre som f.eks. kommunens erhvervsindsats, planer for fødevareklynge samt økologiprojektet. Et sådant politisk og administrativt engagement kunne f.eks. bestå af en delegation af og/eller udvalgsformænd og 2-5 deltagere fra administrationen afhængig af de valgte emner til kommunestanden. En samlet politisk-administration delegation på ca. 12 deltagere vil i givet fald løbe op i ca. 50.000 kr. for transport, overnatning, forplejning og tolkning.
22-04-2014 Side 11 Ud over en sådan kommune-stand har IFIL og administrationen peget på, at administrationen forud for Lejre-dagene ville kunne bistå de frivillige organisationer med materiale og information til projektet vedrørende erhvervsliv og evt. til et projekt om fødevarer, som stadig er på planlægningsstadiet. Herudover kunne administrationen bidrage i form af pressemeddelelser og yderligere kommunikation før og efter Lejredagene. Administrationens vurdering: Venskabsbysamarbejdet mellem Lejre og Talsi har eksisteret i en lang årrække og har igennem tiden givet store oplevelser til mange Lejre-borgere. Den store tilslutning til Lejre-dagene i Talsi viser også, at der er stor opbakning fra store dele af det frivillige landskab i kommunen. Det er administrationens vurdering, at det vil være af stor betydning for oplevelsen af Lejre-dagene, at der gives politisk og administrativ støtte og deltagelse. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: besluttede i december 2013, på anmodning fra IFIL, at 100.000 kr. fra budget 2013 skulle overføres til budget 2014 til afholdelse af Lejredage i Talsi i 2014. På mødet i den 18. marts 2014 blev administrationen bedt om at undersøge muligheder for yderligere finansiering af afholdelse af Lejre-dage i Talsi. Der er i budget 2014 afsat i alt 214.000 kr. til IFIL heri medregnet overførsel på 100.000 kr. fra budget 2013. IFIL har oplyst, at der er behov for at prioritere 50.000 kr. til støtte til øvrige internationale samarbejdsprojekter. I bilag budget for Lejre-dage i Talsi fremlægger IFIL budgettet for de planlagte projekter. Budgettet viser manglende finansiering på 150.000 kr. Herudover skal lægges udgiften til den evt. administrative og politiske delegation på 50.000 kr. jf. ovenfor. Budgettet til IFIL er en del af bevillingen Politisk Organisation, som er udfordret af merudgifter som følge af oprettelse af Udvalget for Erhverv & Turisme, og som i forbindelse med Forventet Regnskab 2014-1 udviser en samlet udfordring på 0,5 mio. kr. eksklusiv merudgifter til Lejredag i Talsi. Administrationen kan derfor ikke pege på anden finansiering end Råderumspuljen, jfr. sag om Forventet Regnskab 2014-0 hvor koncerndirektionen anbefaler at gennemføre besparelser for 15,8 mio. kr. Beslutningskompetence: Bilag: 1. Budget for Lejredage i Talsi
22-04-2014 Side 12 8. ØU - Indsats for bedre økonomistyring Sagsnr.: 13/20448 Resumé: har besluttet en samlet indsats for bedre økonomistyring. Første del af indsatsen var budgetvalidering, som er gennemført, og hvor resultaterne af arbejdet blev præsenteret for Kommunalbestyrelsen på budgetseminaret i marts. De næste faser omfatter udarbejdelse af retvisende budgetter m.h.p. budgetproces 2015-18, effektiviserings- og sparekatalog m.h.p. at synliggøre et råderum for politisk prioritering i budget 2015 samt sikre handlemuligheder i forhold til at nedbringe omkostningerne yderligere i 2014. Endvidere omfatter indsatsen planer for bedre økonomistyring, med særlig vægt på de politikområder, hvor forbedringspotentialet for er størst. Der er tale om en indsats, som i sig selv er krævende, og som desuden skal gennemføres samtidig med implementering af nyt økonomi- og lønsystem, der trækker på de samme medarbejderressourcer. Endvidere skal indsatsen gennemføres samtidig med en omorganisering af den administrative organisation. Derfor, og for at få tilført kompetencer i arbejdet, har koncerndirektionen indgået aftale med konsulentfirmaet Reflexio. Aftalen udløber i maj, men koncerndirektionen vurderer at der er behov for at forlænge aftalen for at sikre målrettet bistand til de videre indsatser. Nærværende sagsfremstilling redegør kort for behovene. Den konkrete bistand skal aftales nærmere med centercheferne. Sagen forelægges, fordi konsulentbudgettet for 2014 er brugt forlods, hvorfor udgifterne vil risikere at skabe et merforbrug i 2014. Meldingen her er kort sagt, at Lejre Kommune ikke har råd til at lade være med at fortsætte samarbejdet i denne kritiske fase af arbejdet. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at tager orienteringen til efterretning. Beslutning den 22-04-2014: Taget til efterretning. Jan Vedel Heine (I) Sagsfremstilling: Koncerndirektionen vurderer, at der er behov for ekstern bistand fra Reflexio på følgende områder. Der er tale om områder, som administrationen under alle omstændigheder skal arbejde med - men hvor der er behov for ekstra ressourcer og spidskompetencer inden for økonomistyring. Det specialiserede børne- og voksenområde Der er behov for at etablere og eksekvere en lynplan for at kvalificere det økonomiske styringsgrundlag på det specialiserede børne- og voksenområde. Budgetvalideringen viser, at både det specialiserede børne- og voksenområde er højrisikoområder i forhold til budgetoverholdelse i 2014. Den høje risiko er dels en konsekvens af, at områderne generelt er vanskeligt styrbare, men også at den aktuelle økonomistyring på områderne vurderes at være utilstrækkelig.
22-04-2014 Side 13 I forlængelse af budgetvalideringen igangsættes derfor nu et målrettet arbejde, der skal styrke økonomistyringsgrundlaget på de to områder væsentligt. Indsatsområder i arbejdet vil bl.a. være: - Etablering af styringsmæssigt datagrundlag, herunder dekomponering af budget 2014 - Design og udvikling af ramme for den fremadrettede budgetopfølgning og ledelsesinformation - Sikring af forretningsgange ift. Dataopsamling mv. Arbejder bygger videre på de indsatser, der allerede er gennemført i sommeren/vinteren 2013, og som UBU og USSÆ er orienteret om på deres møder i mart måned. I lyset af de aktuelle regnskabsforventninger på områderne igangsættes arbejdet snarest, således at resultatet af arbejdet allerede kan lægges til grund i forbindelse med udarbejdelsen af FR 2 for 2014 og kan indgå som grundlag for det teknisk administrative budget II for 2015. Arbejdet vil blive udført i samarbejde mellem Center for Social og Familie og kommunens økonomikonsulenter. Udarbejdelse af effektiviseringskatalog Ved budgetvedtagelsen for 2014 blev det besluttet, at indarbejde effektiviseringskrav i årene fremover, således at der i budget 2015 er et krav om effektiviseringer på 7 mio. kr., stigende til 10 mio. kr. i 2016 og 15 mio. kr. i 2017. Forventningen er herudover, at Økonomiaftalen for 2015 vil pålægge kommunerne yderligere effektiviseringskrav. For at nå målet om et varigt reduceret omkostningsniveau, skal der som et led i budgetprocessen 2015-2018 udarbejdes et effektiviserings- sparekatalog bestående af forslag indmeldt af de enkelte centre. Der bliver i april 2014 afholdt workshops på politikområderne. På workshoppen vil budgetvalideringens resultater blive fremlagt, og der vil blive lagt op til overvejelser af og idéer til det videre arbejde med forslag til effektiviseringer og besparelser. Der sker en bred inddragelse i arbejdet, således at ideer og forslag fra de medarbejdere der arbejder tæt på praksis inddrages. Der bliver/er blevet gennemført workshops på følgende områder: 1. Velfærd og Omsorg (politikområde 6.10) 2. Ejendomsdrift mv. (politikområde 1.30, 1.35, 4.30) 3. Veje og Trafik (politikområde 4.20, 4.25) 4. Skole (politikområde 3.10) 5. Dagtilbud (politikområde 3.30) 6. Jobcenter (politikområde 5.10) 7. Social og Familie, børn og voksne (politikområde 3.20, 6.20) 8. Kultur & Fritid (politikområde 2.10) 9. Byg & Miljø (politikområde 4.10) 10. Administrativ. organisation, IT, forsikringer mv. (politikområde 1.10, 1.20, 1.38, 1.40, 1.50) Koncerndirektionen vurderer, at der er behov for at tilbyde bistand fra Reflexio for at komme i mål med arbejdet inden for de korte tidsfrister, direktionen har fastlagt. Herunder behov for bistand til at udarbejde business cases som grundlag for at kvalificere potentialet af forslagene (netto givet at nogle forslag også forudsætter investeringer). Handleplaner for udvikling af økonomistyringen Økonomiaftalen mellem regeringen og KL indeholder et nyt målbillede for kommunernes økonomistyring. Den gennemførte budgetvalidering påviser, at Lejre Kommunes økonomistyring på en række områder er et stykke fra målbilledet. Med afsæt i resultaterne fra budgetvalideringen er det besluttet, at gennemføre et udviklingsarbejde, der generelt skal hæve økonomistyringsniveauet i Lejre Kommune. Det fordrer samtidig udvikling af kompetencer og metoder i organisationen, på alle niveauer.
22-04-2014 Side 14 Som en del af arbejdet vil der for hvert center blive udarbejdet en handleplan for udvikling af økonomistyringen, der dels har målbilledet for god kommunal økonomistyring som fælles referenceramme, men som herudover tager afsæt i politikområdernes konkrete udgangspunkt, karakteren af områdets bevillinger og det afledte styringsbehov. Som en del af handleplanerne for udvikling af økonomistyringen for de enkelte centre, skal der udarbejdes en fælles forståelse af, hvad der på de forskellige politik- og bevillingsområder er centrale styringsindikatorer, herunder skal det fastlægges konkret, hvilke styringsindikatorer der løbende skal følges op på, hvor ofte der skal følges op, hvem opfølgningen skal rapporteres til samt hvem der konkret har hvilke opgaver og roller i forhold til opfølgningsarbejdet osv. Indsatsen har derfor også sammenhæng til og vil understøtte implementering af den nye administrative organisering, særligt etableringen af en samlet økonomifunktion (Koncernøkonomi & Analyse). Budgetanalyser Det indgår i budgetaftalen for 2014, at der relevant skal gennemføres mere dybdegående budgetanalyser. Der blev i sommeren 2013 gennemført en budgetanalyse (v. firmaet Brøndum & Fliess) på dagtilbudsområdet. Koncerndirektionen vurderer, at der på flere områder skal gennemføres budgetanalyser, som giver Kommunalbestyrelsen og ledelsen et kvalificeret indblik i hvad ressourcerne anvendes til. Den nærmere indkredsning af nødvendige budgetanalyser vil ske i samarbejde med de pågældende centerchefer. og de relevante fagudvalg vil løbende blive holdt orienteret, og resultaterne af arbejdet vil medvirke til at realisere kravet om gennemsigtighed i hvad ressourcerne i Lejre Kommune anvendes til. Der kan herudover være behov for ad hoc bistand på andre områder efter nærmere vurdering. Kommunaldirektøren vil orientere nærmere på mødet. Administrationens vurdering: Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Afventer nærmere aftaler. Beslutningskompetence:
22-04-2014 Side 15 9. ØU - Årsrapport 2013 Sagsnr.: 13/20957 Resumé: Lejre Kommunes årsregnskab for 2013 skal af Kommunalbestyrelsen afgives til revision, jf. Styrelseslovens 45. Årsregnskabet i form af årsrapport 2013 anbefales oversendt til revisionen med henblik på endelig politisk behandling i Kommunalbestyrelsen i september 2014. Årsrapporten for 2013 viser overordnet set et acceptabelt niveau. Der har i 2013 været fokus på økonomistyringen, hvilket har resulteret i løbende tilpasninger af budgettet der har dermed været fokus på de udfordringer, der aktuelt har været i 2013, og som fremadrettet gør sig gældende i 2014. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at Årsrapport 2012 med bemærkninger oversendes til revisionen. Beslutning den 22-04-2014: Indstillingen anbefales. Jan Vedel Heine (I) Beslutning Kommunalbestyrelsen den 28-04-2014: s indstilling tiltrådt. Sidsel Munch (F) Thomas Stokholm (V) Sagsfremstilling: I henhold til Lejre Kommunes økonomistyringsprincipper skal årsregnskabet forelægges Kommunalbestyrelsen i april måned i året efter regnskabsåret med henblik på oversendelse til revisionen. Senest den 15. august skal revisionen iflg. lovgivningen afgive beretning for revision af årsregnskabet, som herefter forelægges Kommunalbestyrelsen til endelig godkendelse i september. Årsrapport 2013 er opdelt i to dele. Den primære del indeholder de væsentligste oversigter og bemærkninger såsom ledelsesberetning, generelle bemærkninger, regnskabsopgørelse og balance inklusiv noter. Den sekundære del, bilagsdelen, indeholder regnskabspraksis, specifikke bemærkninger på bevillingsniveau samt øvrige autoriserede oversigter og opgørelser, herunder anlægsregnskaber. Lejre Kommunes regnskab for 2013 viser grundlæggende et acceptabelt resultat i forhold til det vedtagne budget. Der har i løbet af 2013 været fokus på økonomistyringen, hvilket har resulteret i løbende tilpasninger af budgettet. Indtægter Lejre kommune havde i 2013 indtægter på 1,409,7 mio. kr. fra skatter, tilskud og udligning. Dette er en merindtægt på 4,8 mio. kr. i forhold til det oprindeligt budgetterede, hvilket primært skyldes regulering af skatteindtægterne. Drift, anlæg og det brugerfinansierede område
22-04-2014 Side 16 Der blev i det oprindelige budget 2013 budgetteret med et overskud på 57,6 mio. kr. vedrørende ordinær drift. Resultatet endte med et samlet overskud på driften på 79,9 mio. kr., altså en afvigelse på 22,3 mio. kr. Samtidig blev der fra 2012 til 2013 overført uforbrugte driftsmidler på 25,7 mio. kr., mens driftsoverførslen fra 2013 til 2014 var på 15,1 mio. kr. Der er således foretaget en nedsparring (forbrugt af opsparingen, hvilket indebærer et kassetræk) i 2013 på i alt 10,6 mio. kr. Når resultatet af ordinær drift trods nedsparringen på 10,6 mio. kr.- udviser et forbedret resultat på 22,3 mio. kr. så skyldes dette bl.a. netto mindreudgifter på drift og refusion, merindtægter på skatter, tilskud og udligning samt at budgettet fejlagtigt ikke er blevet reguleret som følge af Udbetaling Danmarks overtagelse af visse ydelser. Den manglende regulering vedrører såvel udgiftssiden som indtægtssiden/refusioner, og har således ingen betydning for det samlede resultat. Hovedparten af driftsudgifterne udgøres af serviceudgifter. Serviceudgifterne blev i oprindeligt budget 2013 budgetteret til 1.104,3 mio. kr. I regnskabet for 2013 er serviceudgifter på 1.089,4 mio. kr., altså et mindreforbrug på samlet 15,9 mio. kr. Der er i løbet af 2013 udført et relativt stort anlægsprogram, som dels blev vedtaget i forbindelse med budget 2013 og dels senere ved en overførsel af uforbrugte anlægsmidler fra budget 2012. En del af disse anlægsprojekter finansieres ved lån eller kvalitetsfondstilskud fra staten. I alt var det korrigerede anlægsbudget i 2013 på 181,0 mio. kr. Heraf blev de 93,4 mio. kr. realiseret, og efterfølgende er overført 81,2 mio. kr. til 2014 (hvilket skal ses i sammenhæng med overført låneadgang på 73,8 mio. kr.). På det brugerfinansierede område (renovationsområdet) er der et overskud på 0,2 mio. kr. mod en budgetteret udgift på 1,0 mio. kr. Overskuddet indgår i kassebeholdningen. Lejre Kommunes mellemværende med forbrugerne udgør ultimo 2013 20,0 mio. kr. Årets resultat Årets samlede resultat (før finansiering, dvs. før låneoptag, afdrag på lån og balanceforskydninger) udviser et underskud på 13,7 mio. kr. mod et budgetteret underskud på 31,7 mio. kr. Årets resultat er et udtryk for, at kommunens indtægter (skatter, tilskud og udligning) ikke kan dække kommunens drifts-, anlægsudgifter og renter. Årets resultat er derimod ikke et udtryk for udviklingen i kommunens likvide aktiver (kassebeholdningen). Dette samlede resultat fremkommer ved også at tage højde for finansieringssiden, dvs. at lægge låneoptag, afdrag på lån og finansforskydninger til årets resultat. Kassebeholdningen Opgjort efter Økonomi- og Indenrigsministeriets metode gennemsnit af kassebeholdningen hver dag i løbet af året så er den gennemsnitlige kassebeholdning faldet fra 145,3 mio. kr. i 2012 til 132,6 mio. kr. i 2013. Årsagen til faldet er Udbetaling Danmarks overtagelse af udbetaling af visse overførselsindkomster, hvor kommunerne tidligere modtog refusion af udgifterne forlods, og et fald i kassebeholdningen i 2013 var derfor forventet. Udtalelser: Ingen bemærkninger. Administrationens vurdering:
22-04-2014 Side 17 Administrationen vurderer, at den fremlagte Årsrapport 2013 belyser det samlede resultat for Lejre Kommune for 2013. Årsrapporten 2013 viser en grundlæggende acceptabel økonomi, og de løbende tilpasninger af budgettet i 2013 viser, at der fortsat har været fokus på økonomistyringen. Driftsoverførslen fra 2013 til 2014 er mindre end overførslerne fra 2012 til 2013, hvilket betyder, at der har været tale om en nedsparring i 2013. Der er dog sket overførsler til 2014 på driften på i alt 15,1 mio. kr. Da overførsler bliver tillagt budget 2014 som tillægsbevillinger, er der fortsat behov for en stram og fokuseret økonomistyring, idet der skal tages højde for en eventuel sanktion iht. sanktionslovgivningen. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser. Økonomi og finansiering: Kassebeholdningen udgjorde ultimo 2013 55,8 mio. kr., hvilket er en forbedring i forhold til 2012 på 13,1 mio. kr. Forøgelsen skyldes hovedsageligt, at der er foretaget overførsler på drift, anlæg og låneoptagelse fra 2013 til 2014 på netto 22,5 mio. kr. Målt efter kassekreditreglen, dvs. som et gennemsnit over de seneste 365 dage, er kassebeholdningen faldet fra 145,3 mio. kr. i 2012 til 132,6 mio. kr. i 2013. Faldet skyldes at visse kommunale ydelser er overgået til Udbetaling Danmark, og kommunerne derved har mistet refusion, der tidligere er modtaget forlods. Den langfristede gæld er steget fra 450,5 mio. kr. til 477,7 mio. kr., mens den kortfristede gæld er faldet med 8,5 mio. kr. i løbet af 2013, så den i alt udgør 86,4 mio. kr. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen. Bilag: 1. Årsrapport 2013 (del I) pdf.pdf 2. Årsrapport 2013 (del II)
22-04-2014 Side 18 10. ØU - Forventet Regnskab 2014-1 Sagsnr.: 14/5278 Resumé: Administrationen har udarbejdet Forventet Regnskab 2014-1 pr. 1. marts 2014, og fremlægger i denne sag de samlede forventninger til Lejre Kommunes årsregnskab for 2014. Budgetopfølgningen viser, at der på fem områder er risiko for merforbrug i 2014: Det specialiserede socialområde (børn og voksne) Sundhedsområdet Job- og arbejdsmarkedsområdet Dagtilbudsområdet De sociale ydelser Merforbruget på de udfordrede områder forventes at være i størrelsesordenen 20-25 mio. kr. Det er en stigning i forhold til Forventet Regnskab 2014-0, hvor administrationen vurderede risikoen til at være omkring 15 mio. kr. Der er således ikke længere tale om en risiko for et merforbrug, men om en forventning om et merforbrug og følgelig behov for senere på året at omplacere de 15 mio. kr., som er meldt ind siden Forventet Regnskab 2014-0. Målet er fortsat, at merforbrugene nedbringes gennem de handleplaner, der er sat i værk. Samlet set vurderes det, at merforbruget kan finansieres af henholdsvis besparelsesforslag for i alt 15,8 mio. kr., som fremlægges og anbefales i denne sag, og mindreforbrug på andre områder (fx kontante ydelser) og øgede indkomster (fx fra andre kommuners anvendelse af Lejre Kommunes plejeboliger). Hertil kommer forventning om, at der vil fremkomme yderligere mindreforbrug på de ikke-udfordrede områder i løbet af 2014. Koncerndirektionen peger samtidig på, at Forventet Regnskab 2014-1 øger sandsynligheden for, Robusthedspuljen på 8 mio. kr. må anvendes i løbet af 2014. Hvis ikke er indstillet på at anvende puljen, bør der i stedet gennemføres besparelser for et tilsvarende beløb. Det igangværende arbejde med effektiviserings- og sparekatalog synliggør effektiviserings- og besparelsesmuligheder. Koncerndirektionen vil i lyset af Forventet Regnskab 2014-1 - sikre, at besparelsesmuligheder med mulig effekt i 2014 bliver prioriteret i denne proces. Endelig anbefales det, at tilføres låneadgang på i alt 73,8 mio. kr. samt 8,8 mio. kr. i ekstraordinære afdrag til budgettet. Både lån og afdrag er overførsel fra 2013. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at Forventet Regnskab 2014-1 inkl. forslag om realisering af råderum for i alt 15,8 mio. kr. overgives til fagudvalgenes behandling i maj. Beslutning den 22-04-2014: Indstillingen anbefales. Jan Vedel Heine (I)
22-04-2014 Side 19 Sagsfremstilling: Forventet Regnskab 2014-1 udtrykker de samlede forventninger til Lejre Kommunes årsregnskab for 2014. Vurderingerne er foretaget med udgangspunkt i udgiftsudviklingen siden årets begyndelse samt forventningerne til de resterende tre kvartaler. De samlede indmeldinger fremgår af nedenstående Tabel 1. Tabel 1: Hovedoversigt (1.000 kr.) Opr. Budget 2014 Korr. Budget 2014 Forventet resultat 2013 Indtægter -1.512.183-1.517.040-1.517.040 Driftsudgifter samt forsyningsvirksomhed 1.437.751 1.437.751 1.459.851 Anlæg 72.771 153.971 153.971 Optagne lån -19.208-19.209-19.209 Renter 10.536 10.536 10.536 Afdrag på lån 22.416 22.416 22.416 Balanceforskydninger -12.154 7.846 7.846 Påvirkning af kassebeholdning -72 96.271 118.371 Budgetopfølgningen er udtryk for administrationens vurdering ud fra de nuværende udgifter og forventningerne til resten af året. Grundlaget for budgetopfølgningen er indmeldinger fra de bevillingsansvarlige centerchefer i samarbejde med økonomifunktionen. Der er en betragtelig usikkerhed forbundet med budgetopfølgning efter et enkelt kvartal, og som følge af at styringsgrundlaget i form af klare budgetforudsætninger mv. på en række politikområder ikke er tilstrækkeligt, jf. konklusionerne fra budgetvalideringen på Budgetseminar 1. Historisk er der en klar tendens til, at der sidst på året viser sig mindreforbrug på bevillinger, hvor der tidligere har været forventning om udgifter på niveau med budgettet. Det kan skyldes forsigtighed i de tidlige opfølgninger, men i løbet af året kan der også være truffet beslutninger, der skaber et råderum. Samtidig påvirkes Lejre Kommunes indtægter samt flere driftsbevillinger desuden af midt- og efterregulering fra staten, hvis størrelse er afhængig af de øvrige kommuners handlinger og ikke kendes før midt på året. I den følgende sagsfremstilling gennemgås først forventninger og risici på driftsbevillingerne. Herefter fremlægges Koncerndirektionens anbefalinger til videre håndtering af udfordringerne. A. Forventninger og risici Forventet Regnskab 2014-1 viser, at der forventes merforbrug i 2014 på følgende fem områder, som blev angivet som risikoområder i Forventet Regnskab 2014-0: A) Det specialiserede socialområde (børn og voksne): Der skønnes aktuelt en samlet udfordring i størrelsesordenen 11 mio. kr. i 2014, som ikke forventes at kunne håndteres inden for området selv. Merforbruget i 2012 og 2013 var på henholdsvis omkring 14 mio. kr. og omkring 17 mio. kr.
22-04-2014 Side 20 Der er væsentlig usikkerhed forbundet med opfølgningen på området. Udfordringerne på socialområdet er af både økonomisk og styringsmæssig karakter, jf. Budgetvalideringen. Som et led i handleplanen er der iværksat en intensiv indsats for at forbedre den faglige og økonomiske styring og nedbringe omkostningerne varigt, bl.a. med ekstern konsulentbistand. Dette arbejde videreføres i resten af 2014 og skal føre til resultater i 2014, herunder en større præcision i budgetopfølgningerne. B) Aktivitetsbestemt medfinansiering af sundhedsvæsenet. Udgifterne til aktivitetsbestemt medfinansiering er steget de seneste år og forventes at overskride budgettet med omkring 2 mio. kr. Dette resultat forudsætter dog, at Lejre Kommune får efterregulering for de meget høje udgifter i 2013, og at igangsat analyse af indlæggelses- og genindlæggelsesmønstre samt fakturakontrol kan resultere i tilbagebetaling fra regionen. Hvis det ikke realiseres, så vil merforbruget snarere være i størrelsesordenen 6 mio. kr. C) Job- og arbejdsmarkedsområdet: Vedtagelsen af en række reformer på arbejdsmarkedsområdet betyder, at der fortsat er stor usikkerhed om det økonomiske pres på området. Fx var det ved budgetlægningen for 2014 ikke muligt at indregne, hvordan implementeringen af ny kontanthjælpsreform med ændrede forsørgelses- og alderskrav vil påvirke udgifterne. Lejre Kommune har konkret oplevet et ændret mønster i varigheden af sygedagpengemodtagere, som følge af nedgang i langtidsledigheden. Det medfører øgede udgifter, og budgettet forventes overskredet med omkring 3 mio. kr. Dette udgiftsniveau forudsætter en fokuseret indsats på de langvarige sygdomsforløb, for at forhindre yderligere ca. 2 mio. kr. i udgifter. Det skal bemærkes, at sygedagpengereform træder i kraft i 2014, og de nærmere implikationer kendes ikke. Hertil kommer et forventet merforbrug på ca. 1 mio. kr. som følge af øget tilgang af flygtninge i 2013-2014, da der i dette forår er blevet udmeldt 10 flere flygtninge end forudsat i Budget 2014. Udgifterne vedrører bl.a. introduktionsprogram, danskundervisning og kontanthjælp til flygtninge. Det vides imidlertid endnu ikke, hvordan den konkrete sammensætning af flygtningene vil være, hvilket kan have stor betydning for udgifterne. Forventningen er udtryk for et skøn, der balancer imellem bedste og værste skøn. D) Dagtilbudsområdet: Dagtilbudsområdet har de seneste år været udfordret af faldende børnetal og kravet om store omstillinger. Det gælder for såvel dagplejen som for institutionerne. Dagplejens driftsbudget er reduceret med i alt 8,9 mio. kr. fra Budget 2013 til Budget 2014, og på nuværende tidspunkt er 12 dagplejere opsagt. Den løbende tilpasning i antallet af dagplejere har medført omkostninger til udbetaling af feriepenge og andre engangsbeløb, samt i forbindelse med sygemeldinger. Hertil kommer, at afskedigelserne ikke er blevet realiseret så tidligt som budgetreduktionen forudsætter. Der er afsat en omstillingspulje på 1,2 mio. kr. i budgettet, hvorefter det forventede merforbrug på dagplejen er omkring 2 mio. kr. For institutionerne blev der i 2013 vedtaget en ny ressourcetildelingsmodel, som inkluderer alle kommunale og private institutioner. Opfølgningen efter 1. kvartal viser en forskydning af børn fra private til kommunale institutioner, idet der er omkring 4 vuggestuebørn og 30 børnehavebørn mere i de kommunale institutioner end forudsat i budgettet. Tilsvarende er der færre børn i de private
22-04-2014 Side 21 institutioner. Når der tages højde for øget forældrebetaling, så forventes tildelingsmodellen at ligge på niveau med budgettet. Fordelingen imellem de kommunale institutioner betyder, at den vedtagne 40- børnsgaranti forventes at blive omkring 0,5 mio. kr. højere end forudsat i budgettet. Samlet set forventes dagtilbudsområdet at have et merforbrug på omkring 2,5 mio. kr., fordelt med 2 mio. kr. på dagplejen og 0,5 mio. kr. på institutionsområdet. Center for Dagtilbud har iværksat handleplaner for at imødekomme denne budgetoverskridelse. Handleplanen blev behandlet på udvalgsmødet i april, hvor forslag med udgiftsreducerende virkning i 2014 ikke blev godkendt. E) Sociale ydelser: I 2013 var der betydelige merforbrug på de sociale ydelser, hvilket særligt handler om udgifter til førtidspension. Til trods for førtidspensionsreformen er området fortsat presset, og på nuværende tidspunkt forventes et samlet merforbrug på 3,5 mio. kr. Forventningen forudsætter, at 29 personer overgår til folkepension i løbet af 2014, og at der er en yderligere nettoafgang på 10 førtidspensionsmodtagere. Hertil kommer forventning om merudgift på 1,5 mio. kr. til boligplacering af flygtningen, hvilket skyldes en stigning i antallet af flygtning siden 2011. De fem områder indeholder samlet set en forventning om merforbrug på 23,9 mio. kr., hvilket fremgår af Tabel 2 nedenfor. Tabel 2: Forventede merforbrug og risiko for merforbrug Område Forventet merforbrug Det specialiserede socialområde (børn) 2,5 Det specialiserede socialområde (voksne) 8,5 Aktivitetsbestemt medfinansiering af sundhedsvæsenet 2,4 Job- og arbejdsmarkedsområdet 4,0 Dagtilbudsområdet 2,5 Sociale ydelser 4,0 I alt 23,9 På andre områder er der indmeldt forventninger om mindreforbrug, herunder kontante ydelser (1 mio. kr.) og øgede indkomster for andre kommuners anvendelse af Lejre Kommunes plejeboliger (2,4 mio. kr.). På en række andre områder er der desuden indmeldt forslag til Råderumspuljen på 15 mio. kr., som har bedt administrationen fremlægge i forbindelse med Forventet Regnskab 2014-1 (råderumspuljen og forslagene uddybes nedenfor). Hertil kommer en forventning om, at der i 2014 vil opstå mindreforbrug på flere bevillinger, hvor der på nuværende tidspunkt forventes ren budgetoverholdelse, sådan som det historisk har været tilfældet (i både 2012 og 2013 var der bruttomindreforbrug over 10 mio. kr. på bevillinger uden overførselsadgang, ud over indefrysninger og sparerunder). Kommunens bevillinger med overførselsadgang er blevet holdt uden for opfølgningen. Det vedrører primært kommunens virksomheder og institutioner, hvor der i 2013 var et samlet mindreforbrug på omkring 15 mio. kr. Det er på nuværende tidspunkt af året ikke muligt at opnå en opfølgning, der tager højde for mindreforbrug/opsparede midler, men det forventes at der igen i år vil være et mindreforbrug og dermed en positiv overførsel til 2015. En mere retvisende opfølgning vil være mulig i forbindelse med Forventet Regnskab 2014-2.
22-04-2014 Side 22 B. Anbefalinger på baggrund af budgetopfølgningen Forventet Regnskab 2014-1 indeholder et forventet merforbrug i størrelsesordenen 20-25 mio. kr. på fem udfordrede områder. Det er højere end i Forventet Regnskab 2014-0, hvor administrationen vurderede udfordringerne til at være i størrelsesordenen 15 mio. kr. Tabel 3: Forventede merforbrug i FR0 og FR1 Område FR0 FR1 Det specialiserede socialområde (børn) 2-3 2,5 Det specialiserede socialområde (voksne) 7-8 8,5 Aktivitetsbestemt medfinansiering af sundhedsvæsenet 4-5 2,4 Job- og arbejdsmarkedsområdet Risiko 4,0 Dagtilbudsområdet Risiko 2,5 Sociale ydelser Risiko 4,0 I alt 15,0 23,9 De fremhævede områder er hverken ukendte eller overraskende. De er udtryk for strukturelt og demografisk pres, men også for en styringsmæssig praksis, som på flere områder har et betydeligt forbedringspotentiale. Der er derfor også igangsat handleplaner, som dog indtil nu ikke har medført de fornødne reduktioner af udgiftsniveauerne. Koncerndirektionen fastholder sin vurdering fra Forventet Regnskab 2014-0 af, at merforbrugene på de udfordrede områder forudsat skal kunne nedbringes til 15 mio. kr. Der er udarbejdet besparelsesforslag for i alt 15,8 mio. kr., som fremlægges denne sag. Det anbefales, at disse besparelser gennemføres for at sikre finansiering til merforbrugene på de udfordrede områder, jf. nedenfor. Fremover forelægges der månedlige budgetopfølgninger for direktionen på udfordrede områder. Der gennemføres og eksekveres en lynplan for at sikre det økonomiske styringsgrundlag for det specialiserede område. De planer som herudover er lagt for bedre økonomistyring i Lejre Kommune gennemføres som planlagt, herunder arbejdet med effektiviserings- og sparekatalog og omsætningen af budgetvalideringens resultater i planer for bedre økonomistyring. Direktionen kan ikke på nuværende tidspunkt anbefale at igangsætte vidtgående sparerunder for hele den kommunale organisation, men Forventet Regnskab 2014-1 øger sandsynligheden for, Robusthedspuljen på 8 mio. kr. må anvendes i løbet af 2014. Hvis ikke er indstillet på at anvende puljen, bør der i stedet gennemføres besparelser for et tilsvarende beløb. Hvis det senere på året viser sig nødvendigt med egentlige kompenserende besparelser, så er administrationen allerede nu i gang med at udarbejdet forskellige handlemuligheder i forbindelse med effektiviserings- og sparekataloget. Forslag fra kataloget vil i nogle tilfælde kunne igangsættes i 2014 frem for i 2014. Koncerndirektionen vil sikre, at besparelsesmuligheder med mulig effekt i 2014 bliver prioriteret i denne proces, i lyset af konklusionerne i Forventet Regnskab 2014-1.
22-04-2014 Side 23 Råderumspulje på 15 mio. kr. bad ved behandlingen af Forventet Regnskab 2014-0 administrationen om at fremlægge forslag til et råderum på 15 mio. kr. inden for rammerne af budget 2014. Det vurderedes, at råderummet vil blive nødvendigt for at sikre kommunens samlede budgetoverholdelse. Derfor blev processen sat i gang så tidligt på året som muligt, hvor muligheden for at omprioritere inden for kommunen som helhed er størst. Et råderum på 15 mio. kr. udgør omkring 1 % af Lejre Kommens samlede budget. Forslagene til råderum er fundet ved at planlægge udgiftstilbageholdenhed/besparelser på de fleste af alle kommunens politikområder, herunder kommunens virksomheder. Nedenstående tabel viser fordelingen af forslagene på udvalg og politikområder. Tabel 4: Forslag til muligt råderum (mio. kr.) Samlet Budget Forslag til muligt råderum 1 Økonomiudvalg 178,4 3,1 10 Politisk organisation 5,8 0,0 20 Administrativ organisation 121,9 0,8 35 Lejre brandvæsen 4,3 0,0 38 IT og kommunikation 22,0 0,5 40 Forsikringer og vikarpuljer 16,6 1,1 70 Puljer til sparemål 27,5 0,7 2 Udvalget for kultur og fritid 31,9 0,0 10 Kultur & Fritid 31,9 0,0 3 Udvalget for Børn og Ungdom 472,6 3,7 10 Skoletilbud 231,4 3,7 20 Social & Familie 133,7 0,0 30 Dagtilbud 107,5 0,0 4 Udvalget for Teknik og Miljø 119,2 3,0 10 Byg & Miljø 2,7 0,1 20 Veje & Trafik 72,5 2,4 25 Forsyningsvirksomhed 1,7 0,0 30 Ejendomsdrift 42,4 0,5 5 Udvalget for Job og Arbejdsmarked 165,0 1,6 10 Jobcenter 165,0 1,6 6 Udvalget for social, sundhed og ældre 470,7 4,4 10 Velfærd & omsorg 293,2 3,1 20 Social & Familie 89,8 0,9 30 Sociale ydelser mv. 87,7 0,4 I alt 1.437,8 15,8 Forslagene uddybes i Bilag 2: Forslag til realisering af råderum på 15 mio. kr. Det er Koncerndirektionens anbefaling, at alle forslag godkendes, sådan at robusthedspuljen i alt tilføres budget på 15,8 mio. kr. For at fastholde og understøtte kravet om fortsatte udgiftsreduktioner på de udfordrede områder anbefales det, at råderummet ikke omplaceres til de udfordrede områder, men i stedet flyttes til en central bevilling under, Herfra kan i løbet af året omprioritere midlerne. 5. Anlæg