Forretningsgange vedrørende anlægs- og udstykningsregnskaber samt oversigt over anlægsarbejder indenfor byggemodningsområdet. Nedenstående regler er gældende fra tidspunktet for revisionens godkendelse den 13.02.2009. 1. Opstart. Ved opstart af et anlægsprojekt udarbejder direktørområderne, på grupperingsniveau, budget over byggemodningsprojektet. Hertil anvendes Kruse Print blanket E-5007B-707 Specifikation af anlægsudgift (bevillingsansøgning). Den samlede bevillingsansøgning opdeles i tre grupper på følgende hovedfunktioner: 1.1 Jordforsyning. På funktion 0.22.02 Boligformål eller funktion 0.22.03 Erhvervsformål, budgetteres udgifter og indtægter, som vedrører den salgbare del af byggemodningen. Udgifts- og indtægtsbevillingssager fremføres særskilt og så vidt muligt på det samme kommunalbestyrelsesmøde. 1.2 Grønne områder. På funktion 0.28.20 Grønne områder, budgetteres udgifterne til grønne arealer og legepladser m.v. 1.3 Veje og stier. På funktion 2.28.22 Vejanlæg, budgetteres udgifter til veje, stier og gadebelysning m.v. Inden projektets igangsættelse udarbejder direktørområderne i dialog med økonomiafdelingen sagsfremstilling med ansøgning om anlægsbevilling samt rådighedsbeløb med henvisning til finansiering. I samme forbindelse oplyser direktørområderne samtidig likviditetsvirkningen fordelt på måneder eller kvartaler af hensyn til økonomiafdelingens opgaver m.h.t. den overordnede likviditet i Norddjurs Kommune. Der skal ydermere tages højde for afledt drift. Hertil anvendes Kruse Print blanket E-5002-707 Ansøgning om anlægsbevilling m.v. Sagsfremstillingen samt ovennævnte skemaer E-5002-707 og E-5007B-707 arkiveres i Acadre. Økonomiafdelingen orienteres om projektets sagsnr. i Acadre og indsætter bemærkninger til projektets finansiering. Derefter behandles projektet i fagudvalget, økonomiudvalget samt kommunalbestyrelsen. Efter kommunalbestyrelsens godkendelse indberetter økonomiafdelingen bevilling samt rådighedsbeløb i økonomisystemet samt anlægsbevillingssystemet (Opus). 1
2. Finansiering. Det er en betingelse for et anlægsarbejdes igangsætning, at der både foreligger en anlægsbevilling og at der er afsat et rådighedsbeløb på budgettet. Bevillinger vedrørende udstykninger opgøres særskilt for henholdsvis udgifter og indtægter. Indtægter fra jordforsyningen kan ikke anvendes til at finansiere anlægsprojekter, som ikke indgår under byggemodningsområdet. 3. Moms. Moms vedrørende byggemodning af bolig- og erhvervsgrunde opdeles i tre grupper: 3.1 Jordforsyning. Der hjemtages ikke moms af udgifter, der direkte og udelukkende kan henføres til de grunde, der sælges fra udstykningen. Dette omfatter eksempelvis tilslutningsbidrag til el, vand og kloak, når disse indregnes i grundprisen, samt markedsførings- og berigtigelsesomkostninger i form af udgifter til ejendomsmægler og advokat. Ved salg af erhvervsjord indregnes der ikke tilslutningsafgifter i grundpriserne, idet forsyningsvirksomhederne opkræver tilslutningsafgifterne direkte ved køber. 3.2 Veje, stier og grønne områder. Der hjemtages moms af udgifter, der direkte og udelukkende kan henføres til anlægget af veje, gadebelysning, grønne arealer, stier, legepladser m.v. Dette omfatter eksempelvis udgifter til asfaltering. 3.3 Øvrige udgifter Der hjemtages delvis moms af omkostninger i forbindelse med køb af jord, jordbundsundersøgelser, museumsudgravninger og udgifter til landinspektør. Udgifterne opdeles forholdsvis efter salgbare og ikke salgbare arealer, således at der kun hjemtages moms for den del af udgifterne, der ikke vedrører salgbare arealer. Sker salget eller en stor del af salget først mere end 5 år efter anlægsregnskabets godkendelse i kommunalbestyrelsen, kan restmomsen på funktion 0.22.02 Boligformål og funktion 0.22.03 Erhvervsformål alligevel hjemtages. 4. Budgetopfølgning. Den løbende budgetopfølgning pålægges direktørområderne (sagsbehandlerne), som også har ansvaret for eventuel yderligere ansøgning om tillæg til anlægsbevilling samt tillæg til rådighedsbeløb. 2
En eventuel overskridelse af budgettet kræver en forudgående tillægsbevilling fra kommunalbestyrelsens side. Endvidere skal likviditetsmæssige virkninger af forskydninger/ændringer af anlægsarbejder straks indberettes til økonomiafdelingen. Ved ansøgning om tillægsbevilling følges ovenstående procedure vedrørende ansøgning af den oprindelige bevilling. 5. Overførsel af uforbrugte rådighedsbeløb til efterfølgende regnskabsår. Der er generel overførsel af uforbrugte rådighedsbeløb til efterfølgende regnskabsår - dog med undtagelse af: 5.1 Uforbrugte rådighedsbeløb vedrørende puljer, som ikke overføres automatisk - dog kan der ansøges om overførsel af uforbrugte rådighedsbeløb mellem årene. NB! Dette træder først i kraft ved overførsel fra 2009. 5.2 Overskydende rådighedsbeløb vedrørende afsluttede anlæg, som ikke overføres. 6. Ansvar for udarbejdelse af anlægsregnskabet. Det påhviler direktørområderne, som administrerer den pågældende anlægsbevilling, skriftligt at underrette økonomiafdelingen, når et byggemodningsarbejde er afsluttet, samt når størsteparten af de udstykkede grunde er solgt. Herefter lukker økonomiafdelingen kontiene for adgang til bogføring og sørger for afslutning af anlægsregnskaberne iflg. pkt. 8. Eventuelle mindre anlægsudgifter, der fremkommer efter lukning af kontiene, vil blive betragtet som driftsudgifter. 7. Udgifter efter aflæggelse af anlægsregnskab. Følgeudgifter vedrørende drift af usolgte grunde, som bl.a. kan være græsslåning, ejendomsskatter og rottebekæmpelse m.v., konteres på følgende funktioner: 7.1 0.22.02 Boligformål, fællesudgifter og indtægter eller 7.2 0.22.03 Erhvervsformål, fællesudgifter og indtægter Følgeudgifter ved salg af grunde, som bl.a. kan være landinspektør samt diverse tilslutningsbidrag, konteres som salgsomkostninger. 8. Afslutning af anlægsregnskaber. 8.1 Anlægsarbejder over 2 mio. kr. brutto. Senest i forbindelse med aflæggelsen af årsregnskabet for det år, hvori det pågældende anlægsarbejde er afsluttet, udarbejder økonomiafdelingen et særskilt anlægsregnskab på de anlægsarbejder hvor bruttoudgifterne har beløbet sig til 2 mio. kr. eller mere. Dette sker jvf. minimumskravene, som fremgår af budget og regnskabssystem afsnit 7.2 side 4. 3
Anlægsregnskabet optages i årsregnskabet, omtales i bemærkningerne og optages på fortegnelserne over afsluttede anlægsarbejder. Ikke afsluttede anlægsarbejder optages på fortegnelsen over igangværende anlægsarbejder. 8.2 Anlægsarbejder under 2 mio. kr. brutto. For anlægsarbejder under denne beløbsgrænse indgår anlægsarbejdets indtægter og udgifterne i årsregnskabet. Anlægsarbejderne omtales i bemærkningerne og optages på fortegnelserne over afsluttede og igangværende anlægsarbejder. 8.3 Form og indhold. Ved anlægsarbejder på over 2 mio. kr. brutto specificeres regnskabstallene altid på anlægsgrupperinger. Der foretages en sammenstilling af anlægsbevillingens poster og regnskabets tilsvarende poster. Hertil anvendes Kruse Print blanket S-5003 samt S-5007. Regnskaberne arkiveres i Acadre. Vedrørende anlægsarbejder under 2 mio. kr. brutto se pkt. 8.2 8.4 Generelt. Til hvert anlægsarbejde skal der knyttes en bemærkning om projektets omfang. Bemærkningerne udarbejdes af direktørområderne. Er der i et anlægsarbejde indgået en af kommunen tidligere erhvervet ejendom/areal osv., skal 1. afsnit i bemærkningerne indeholde oplysning om medgået areal og værdien af det erhvervede. Afviger regnskabstallene væsentligt fra bevillingen (mere end +/- 10% eller mere end 300.000 kr.), skal direktørområderne udarbejde forklaring herom til anlægsregnskabet. 9. Revision af anlægsarbejder. Revision af anlægsarbejder foretages sammen med den øvrige revision af kommunens regnskab. I de tilfælde, hvor der stilles krav om specifik revision, kontakter økonomiafdelingen kommunens revision herom. 10. Oversigt over anlægsarbejder. Ved aflæggelse af kommunes årsregnskab udarbejder økonomiafdelingen i samarbejde med direktørområderne, en opgørelse over de beløb der er forbrugt i løbet af regnskabsåret. Forbruget sammenstilles med anlægsbevillingerne. 4
Oversigterne opdeles på funktionsniveau/stednr., pr. direktørområde/afdeling i afsluttede og igangværende anlægsarbejder. 10.1 For afsluttede anlægsarbejder anføres: 1. Samlet anlægsbevilling 2. Samlet forbrug i årene indtil regnskabsåret 3. Forbrug i regnskabsåret 4. Samlet forbrug ultimo regnskabsåret 5. Afvigelse 6. Påbegyndt måned/år 7. Afsluttet måned/år 10.2 For igangværende anlægsarbejder anføres: 1. Bevilling i regnskabsåret, dato/beløb 2. Samlet anlægsbevilling 3. Samlet forbrug i årene indtil regnskabsåret 4. Forbrug i regnskabsåret 5. Samlet forbrug ultimo regnskabsåret 6. Forventet totalforbrug 7. Hvor mange % af arbejdet er udført 8. Forventet afsluttet - år 11. Udstykningsregnskaber. Når et udstykningsområde er afsluttet, skal der foreligge et særskilt udstykningsregnskab over udgifterne og indtægterne vedrørende den enkelte udstykning med tilhørende bemærkninger. Bemærkningerne skal navnligt vedrøre væsentlige afvigelser mellem bevilligede og faktiske beløb. Overskud eller underskud for en udstykning må ikke overføres til andre udstykninger. Jord, som inddrages i udstykningen og som ikke er opført i kommunens kontoplan, men i ejendomsfortegnelsen, indgår i udstykningsregnskabet med arealets grundværdi. Værdien af arealer, som tidligere er erhvervet til andre formål, men som inddrages under et udstykningsforetagende medtages i regnskabet for den pågældende udstykning.værdien af arealer, der overføres fra en udstykning til et andet kommunalt formål medtages i udstykningsregnskabet. Kommunens udgifter til overordnede byggemodningsudgifter, eksempelvis anlæg af en stamvej, medtages ligeledes i de respektive udstykningsregnskaber. Godkendt af økonomichefen den 11.02.2009. Godkendt af revisionen den 13.02.2009. Fremsendt til direktionen den 23.02.2009. Fremsendt til afdelingschefer, teamledere og økonomigruppen den 5