Udbud og konkurrenceudsættelse Involvering af fagudvalg, Magistrat og kommunalbestyrelse (Kommunalbestyrelsens beslutninger den 26. april og den 29. nov. 2010) UDBUD & INDKØB 1
Retningslinjer for involvering af fagudvalg, Magistrat og kommunalbestyrelse Der blev i 2010 gennemført en forenkling og smidiggørelse, når det gælder de forskellige politiske udvalgs og kommunalbestyrelsens involvering i arbejdet med udbud og konkurrenceudsættelse. Det skete bl.a. ved at afstikke retningslinjer for, hvornår sager vedrørende a) godkendelse af kravspecifikationer og b) præsentation af resultatet af de enkelte udbud skal forelægges de respektive politiske fagudvalg samt Magistrat og kommunalbestyrelse. A. Forelæggelse af kravspecifikationer (Bilag 1) Kommunalbestyrelsen tiltrådte den 26. april 2010 en indstilling, som afstikker retningslinjerne for fremlæggelse af kravspecifikationer til fagudvalg. Her opereres med følgende kategorier: Udbud/genudbud med uændret kvalitet/service Udbud/genudbud med ændret kvalitet/service Udbud af kommunale opgaver (udlicitering) Samtidig er der afstukket retningslinjer for sagers forelæggelse for Råd og Nævn (Ældrerådet, Handicaprådet samt Integrationsrådet). B. Forelæggelse af resultat af udbudsforretninger (Bilag 2) Kommunalbestyrelsen tiltrådte den 29. november 2010 en indstilling, som ændrer praksis for behandling af resultatet af gennemførte udbud. Det betyder i praksis: at resultatet af konkurrenceudsættelse af kommunens egne opgaver fortsat forelægges fagudvalg, Magistrat og kommunalbestyrelse før orientering af de involverede tilbudsgivere, at resultatet af udbud af varer og tjenester ikke skal forelægges de respektive fagudvalg samt Magistrat og kommunalbestyrelse. Resultatet kan således meddeles de respektive tilbudsgivere umiddelbart efter evalueringen af de modtagne tilbud. at de økonomiske effekter af de enkelte udbud af varer og tjenester samles op og præsenteres i tilknytning til de fastlagte terminer for aflæggelse af forventet regnskab. Adam Hey Afdelingschef Sagsnr.: 2010-6551/11 Emnenr.: 0.0.03 Dokumentnr.: 2011-2868 2
BILAG 1 Retningslinjer for inddragelse af fagudvalg ved gennemførelse af udbudsforret ninger Kommunalbestyrelsen tiltrådte indstillingen. Magistraten indstiller, 1. at fagudvalgenes arbejde med udarbejdelse af kravspecifikationer ved udbud af varer/tjenesteydelser sker efter de foreslåede principper, idet det dog i forhold til type 2 situationen præciseres at godkendelse af kravspecifikationen sker i udvalget 2. at inddragelse af Ældrerådet og Handicaprådet i sager om udbud sker efter de foreslåede principper. Forvaltningen blev anmodet om en redegørelse for anvendelsen af sociale konditioner i udbud herunder sociale klausuler. Beskrivelse af sagen: Kommunalbestyrelsen tiltrådte den 7. december 2009 et oplæg til Udbudsstrategi, der bredt lægger op til en yderligere indsats vedrørende udbud og konkurrenceudsættelse af varer og tjenester. Strategien er bl.a. fulgt op af en ét årig Handlingsplan for Udbud, der samlet omfatter gennemførelse af godt 40 udbud med kontraktstart i 2010 og som repræsenterer en værdi på knapt 200 mio. kr. Udmøntningen af Handlingsplanen involverer hele den kommunale organisation og realiseringen forestås af Udbud & Indkøb som tovholder med fagområderne som aktiv medspiller. En succesfuld udmøntning af Handlingsplanen forudsætter bl.a., at der kan tilrettelægges en fast tidsplan for gennemførelsen af de enkelte udbud. Hvert enkelt udbud skal således gennemføres efter de procedureregler, der er indeholdt i EU-reglerne på området. Derudover skal de enkelte udbud følge de spilleregler, som internt er fastsat for udbudsforretninger i Frederiksberg Kommune. Sidstnævnte gælder f.eks. inddragelse af personalet via MED-systemet, men også involvering af de stående udvalg på de respektive fagområder. De respektive fagudvalg har således en vigtig funktion ved gennemførelse af udbudsforretninger, nemlig dels ved fastlæggelse af det ønskede kvalitets- og serviceniveau forud for udbuddet af en bestemt vare eller tjenesteydelse og dels ved håndteringen af eventuelle økonomiske konsekvenser, når resultatet af udbuddet foreligger. For at kunne overholde tidsplanerne og sikre en effektiv arbejdsgang er det vigtigt, at fremlæggelse af udbudssager for fagudvalgene planlægges tidligt i forløbet. Af hensyn til planlægningen er det fundet hensigtsmæssigt at udarbejde et sæt overordnede retningslinjer for, hvornår og hvordan fagudvalgene skal inddrages i arbejdet med at fastsætte kvalitetsstandarder og servicekrav i udbudsmaterialet. Det vil indebære, at de respektive udvalg får en ensartet tilgang til behandlingen af udbudsforretninger. Nedenfor opstilles tre typer af sager, hvor udvalgenes involvering er differentieret i forhold til hensynet til varens/tjenesteydelsens kompleksitet. 3
1. Udbud/genudbud med uændret kvalitet/service Hvor serviceniveauet allerede er fastlagt i kommunale standarder, og hvor kvaliteten kan beskrives af fagpersonalet på området - kan udvalget orienteres om igangsætning af udbuddet. Udbuddene gennemføres i øvrigt administrativt og forelægges alene fagudvalget, hvis udbuddet indebærer bevillingsændringer. Eksempler på disse udbud er varekøb, som f.eks. kontorartikler, sygeplejeartikler samt simple tjenesteydelser som vognmandskørsel, håndværksydelser mv. 2. Udbud/genudbud med ændring af kvalitet/service Hvor der skal ske noget nyt i form af ændrede standarder og/eller nye kvalitetskrav, får fagudvalget lejlighed til at fastlægge det generelle kvalitetsniveau, idet administrationen på baggrund af fagudvalgets retningslinjer udarbejder den detaljerede kravspecifikation. Det sker samtidig med, at udvalget præsenteres for forslag til valg af udbudsform (f.eks. offentligt udbud eller udbud efter prækvalifikation) samt oplæg til, efter hvilke kriterier de modtagne tilbud skal evalueres, jf. laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud med vægtning af underkriterierne pris, kvalitet, miljø, service etc. Eksempler på denne type af udbud er tjenesteydelser, som f.eks. rengøring, graffitiafrensning, forskellige former for madservice, buskørsel etc. 3. Udbud/udlicitering af kommunale tjenesteydelser Hvor der udbydes/udliciteres en opgave, som har betydning for service internt eller eksternt i forhold til borgerne, da afklares det konkret, om fagudvalget skal forelægges et udkast til detaljeret kravspecifikation. Udvalget præsenteres her i alle tilfælde for forslag til valg af udbudsform (f.eks. offentligt udbud eller udbud efter prækvalifikation) samt oplæg til, efter hvilke kriterier de modtagne tilbud skal evalueres, jf. laveste pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud med vægtning af underkriterierne pris, kvalitet, miljø, service etc. Eksempler på denne type er affaldsindsamling, lønadministration, udbud af store itsystemer som f.eks. koncernløsning og fagsystemer mv. På nogle områder er der etableret råd, som skal varetage brugernes interesser. Det gælder på Social- og Sundhedsområdet, hvor Ældrerådet og Handicaprådet er tillagt en særlig ret til at blive inddraget og hørt på sagsområder, hvor der gennemføres udbud. Det foreslås her, at involveringen sker med udgangspunkt i, at rådene høres inden udvalget orienteres, således at rådenes eventuelle bemærkninger foreligger til fagudvalgenes behandling. Økonomi: Sagen har ingen økonomiske konsekvenser. Behandling: Magistraten 19. april 2010, Kommunalbestyrelsen 26. april 2010. J.nr. Sag: 1147-123749/1147-855772 Bilag: Ingen 4
BILAG 2 Forenkling af procedure for fremlæggelse af resultat af udbud Kommunalbestyrelsen tiltrådte indstillingen. Magistraten indstiller, 1. at der for at opnå en administrativ forenkling og bedre service for tilbudsgivere sker en afekspedition af resultatet af alle udbudsforretninger umiddelbart efter udpegning af vinderen, 2. at resultatet af konkurrenceudsættelse af kommunens egne opgaver fortsat forelægges fagudvalg, Magistrat og kommunalbestyrelse før orientering af de involverede tilbudsgivere, 3. at de økonomiske effekter af de enkelte udbud samles op og præsenteres i en redegørelse, der knyttes til de fastlagte terminer for aflæggelse af forventet regnskab, 4. at den ny procedure får virkning fra og med kalenderåret 2011 og dermed B2011. Beskrivelse af sagen: I budgetforliget for 2011 indgår bl.a. en intensivering af arbejdet med udbud og konkurrenceudsættelse m.h.p. at skabe effektivisering og dermed råderum i den samlede økonomi. Arbejdet med udbud og konkurrenceudsættelse præsenteres løbende for de respektive fagudvalg, hvis involvering er fastlagt ud fra de principper, som kommunalbestyrelsen tiltrådte den 19. april 2010. Her fremgår det bl.a., hvornår og i hvilke sager fagudvalgene får lejlighed til at følge den kravspecifikation, som er kernen ved ethvert udbud. Kravspecifikationen indeholder således en redegørelse for de kvalitetskrav, der stilles til det produkt eller den tjenesteydelse, der skal udbydes. Den endelige kravspecifikation danner grundlaget for gennemførelsen af hvert enkelt udbud. Det sker efter EU-reglerne og omfatter bl.a. en offentliggørelse af det samlede udbudsmateriale. Efter tilbudsfristens udløb evalueres de modtagne tilbud ud fra de tildelingskriterier, som fagudvalget har lagt til grund for det enkelte udbud. Det vil enten være billigste pris eller det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvor flere forskellige kriterier indgår, herunder pris, kvalitet, miljø etc. Når tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud lægges til grund ved vurderingen af de enkelte tilbud, da er vægtningen mellem de enkelte delkriterier samtidig fastlagt af fagudvalget. Begge tildelingskriterier skal sikre, at evalueringen kan gennemføres på et objektivt grundlag. 5
Når evalueringen af de afsluttede udbudsforretninger foreligger, kan resultatet offentliggøres for de involverede tilbydere. Efter en periode på 10 dage (standstill-perioden) kan kontrakten underskrives, hvis resultatet inden for nævnte periode ikke er blevet anfægtet og indbragt for Klagenævnet for Udbud. For de udbud, hvor kravspecifikationen er forelagt fagudvalget, er der tradition for, at resultatet af udbuddet forelægges fagudvalget. Samtidig orienteres om de økonomiske konsekvenser, idet fagudvalget i øvrigt træffer beslutning om håndteringen af eventuelle mer-/mindreudgifter. Når der er økonomiske konsekvenser, da indstiller fagudvalget sagen videre til Magistrat og kommunalbestyrelse. Nævnte procedure betyder i praksis, at resultatet af udbuddet først offentliggøres for de involverede tilbydere, når kommunalbestyrelsen har behandlet sagen. Med intensiveringen af arbejdet med udbud og konkurrenceudsættelse forøges antallet af udbudssager, hvor resultatet skal forelægges fagudvalg, Magistrat og kommunalbestyrelse. I tråd med princippet Ganske enkelt foreslås det, at resultatet af de enkelte udbud ikke særskilt forelægges fagudvalget samt Magistrat og kommunalbestyrelse. I stedet vil resultatet af de enkelte udbud blive præsenteret samlet ved en redegørelse, der knyttes til de fastlagte terminer for aflæggelse af forventet regnskab. Den ændrede procedure vil betyde en administrativ forenkling, i det der skal udarbejdes færre enkeltsager til fagudvalgene. Samtidig vil resultatet hurtigere kunne meldes ud til de leverandører, der har deltaget i udbudsforretningen. Med de fastlagte mødeterminer for de politiske udvalg kan der undertiden gå op til to måneder fra tilbudsfristens udløb til offentliggørelse finder sted. En ændring betyder således hurtigere kontraktstart og dermed tidligere effektuering af eventuelle effektiviseringer. Det bemærkes, at resultatet af de enkelte udbud sker på et objektivt grundlag. Forelæggelsen for fagudvalget er derfor i realiteten en orienteringssag, og der er ikke mulighed for at prioritere mellem de modtagne tilbud. I enkelte situationer er der grundlag for at fastholde den nuværende procedure. Det gælder for det første, hvis resultatet af udbudsforretningen giver anledning til at annullere udbuddet og gennemføre et nyt. Dernæst i de situationer, hvor der er tale om konkurrenceudsættelse af kommunens egne opgaver. Her er det vigtigt, at fagudvalg samt Magistrat og kommunalbestyrelse får præsenteret resultatet og dermed får kendskab til, om en given opgave fastholdes i eget regi (kontrolbud) eller udliciteres til ekstern leverandør. Den ændrede procedure fra at fremlægge resultatet af de enkelte udbud ved enkeltsager til at samle resultaterne i en redegørelse knyttet til terminerne for aflæggelse af forventet regnskab, foreslås etableret fra og med kalenderåret 2011. 6
Økonomi: Den ændrede procedure for fremlæggelse af resultatet af gennemførte udbudsforretninger har i sig selv ingen økonomisk effekt. Med den nuværende procedure justeres budgettet decentralt i forbindelse med forelæggelse af udbuddet på baggrund af kommunalbestyrelsens tiltrædelse af eventuelle økonomiske konsekvenser. Med den foreslåede nye procedure bliver resultatet, at udvalgsbevillingerne justeres 3-4 gange årligt i forbindelse med redegørelserne, idet det må påregnes, at de konkrete udbud i nogle tilfælde vil give anledning til en ændret udvalgsfordeling og eventuelt ændret besparelse i forhold til den budgetlagte og estimerede. Imidlertid foreslås det, at de økonomiske konsekvenser af udbuddene løbende udmeldes institutioner og afdelinger, med henblik på at give de decentrale enheder optimale styringsvilkår. Sagsnr.:2010-20228/2010-106437 Sagsbehandler: AH Behandling: M, K (22. og 29. november 2010) Bilag: Retningslinjer for inddragelse af fagudvalg ved gennemførelse af udbud, Sag 104 forelagt kommunalbestyrelsen den 19. april 2010. 7