Fruering og Vitved Menighedsråd Referat af fællesrådsmøde Tirsdag den 24. november 2015 Referatet sendes til: MR- medlemmer, kirkeværger, suppleanter, sognepræst, ansatte, regnskabsfører, webbmaster samt lejer af forpagtergårdsboligen. Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Bemærkninger til referat fra ordinært fællesrådsmøde den 7. oktober 2015 3. Økonomi, herunder fremlæggelse af kvartalsrapporter (bilag) og endelig godkendelse af revisionsprotokollat for Årsregnskaber 2014. 4. Orientering og gennemførelse af valg af formænd, næstformænd, kontaktperson, kirkeværger, sekretær, underskriftsberettiget, fælles regnskabsfører, kasserere, bygningssagkyndige og repræsentanter til Fonden af 23. oktober 1986. (Holdes særskilt for de to menighedsråd) 5. Afstemning (særskilt for de to menighedsråd) vedrørende udfasning af ungdomspræstestillingen med følgende bilag: Kopi af mail fra provstiet dateret 3. november 2015 vedrørende afstemningsregler Udtalelse fra bestyrelsen Status på ungdomspræstens arbejde v/ Peter Tast 6. Fastsættelse af menighedsrådsmøder i 2016 (Bilag) 7. Status på renoveringsprojektet i Fruering kirke 8. Menighedsrådsvalg i 2016 og fælles dato for opstillingsmøde 9. Vejkirker 2016? sidste år besluttede vi os for at melde fra 10. Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd Genindvielse af Fruering kirke 11. Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd, herunder Renovering af gulv i koret i Vitved kirke Status på udskiftning af taget på kirken Årsrapport - indlæg i næste kirkeblad (Bilag) 12. Orientering ved sognepræsten, herunder uddeling af julegaver, vagt ved juletræet juleaften, 1. juledag og 2. juledag 1
13. Orientering ved kontaktpersonen 14. Orientering ved kirkeværger 15. Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget 16. Orientering ved medarbejderrepræsentant 17. Orientering ved folkevalgte kasserere 18. Eventuelt Mødet blev ledet af: Arne Sørensen Referent: Niels Peter Skrubbeltrang Mødedeltagelse: Der var afbud fra Anne Marie Thormann og Gurli Lund Jensen. Vagn Beck var mødt som suppleant for Anne Marie Thormann. Mødet blev indledt med at vi sang nr. 222 En rose så jeg skyde. Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Under pkt. 3 udgår: Fremlæggelse af kvartalsrapporter, da de blev fremlagt på forrige menighedsrådsmøde. Der tilføjes: Godkendelse af Årsbudget 2016 for Vitved Kirkekasse. Punkt 5 behandles før punkt 4. Under punkt 10 tilføjes et punkt b: Evt. videoovervågning i graverbygningen i Fruering. Med disse tilføjelser blev dagsordenen godkendt uden yderligere bemærkninger. Pkt. 2 Bemærkninger til referat fra ordinært fællesrådsmøde 7. oktober 2015. Referatet blev godkendt uden bemærkninger. Pkt. 3 Økonomi, herunder fremlæggelse af kvartalsrapporter (bilag) og endelig godkendelse af revisionsprotokollater for Årsregnskab 2014. Kvartalsrapporter blev fremlagt på forrige menighedsrådsmøde Årsbudget 2016 for Vitved Kirkekasse afleveret 18/11 2015 kl. 15.05 blev godkendt. Provstiudvalgets bemærkninger til revisionsrapporter for Årsregnskab 2014 for begge kirkekasser blev fremlagt og godkendt. Beslutningsreferatet uploades på dataarkivet. Pkt. 4 Orientering og gennemførelse af valg af formænd, næstformænd, kontaktperson, kirkeværger, sekretær, underskriftsberettiget, fælles regnskabsfører, kasserere, bygningssagkyndige og repræsentanter til Fonden af 23. oktober 1986. (Holdes særskilt for de to menighedsråd) Alle valg var genvalg, og konstitueringen er herefter følgende: Fruering menighedsråd: Formand: Niels Peter Skrubbeltrang Næstformand: Legarth Madsen Kontaktperson: Inge-Gerd Terpager Staal Kirkeværge: Vagn Beck Christensen Sekretær: Legarth Madsen Underskriftsberettiget: Eva Jensen Fælles regnskabsfører: Anne Marie Madsen 2
Folkevalgt kasserer: Jørgen Kiærskou Bygningssagkyndig: John Vind Christiansen Fonden af 25. okt. 1986: Inge-Gerd Terpager Staal, Inge Storm; Arne Sørensen Vitved menighedsråd: Formand: Arne Sørensen Næstformand: Preben Balskilde Kontaktperson: Inge-Gerd Terpager Staal Kirkeværge: Ulla Pedersen Sekretær: Lene Juul Underskriftsberettiget: Magda Jensen Fælles regnskabsfører: Anne Marie Madsen Folkevalgt kasserer: Magda Jensen Bygningssagkyndig: Jens Ove Thomasen Fonden af 25. okt. 1986: Inge-Gerd Terpager Staal, Inge Storm; Arne Sørensen Pkt. 5 Afstemning vedrørende udfasning af ungdomspræstestillingen. De fremsendte bilag blev kort kommenteret, hvorefter der blev foretaget afstemning i hvert menighedsråd med følgende resultat: Vitved menighedsråd: Alle 6 medlemmer (inklusiv sognepræst) stemte for udfasning. Fruering menighedsråd: 6 medlemmer (inklusiv sognepræst) stemte for udfasning, 1 stemme var blank. Formændene meddeler provstiet resultatet af afstemningerne. Pkt. 6 Fastsættelse af menighedsrådsmøder i 2016 Følgende datoer blev besluttet: Tirsdag den 19. januar Tirsdag den 15. marts Onsdag den 6. april Torsdag den 2. juni Onsdag den 24. august Tirsdag den 13. september Onsdag den 5. oktober xxxdag den xx. xxxx Torsdag den 24. november Ordinært møde Ordinært møde, årsregnskab Syn Kvartalsrapporter Kvartalsrapporter Opstillingsmøde til menighedsrådsvalg Godkendelse af budgetter Eventuelt menighedsrådsvalg Kvartalsrapporter og konstituering Alle ordinære menighedsrådsmøder begynder kl. 19.00 og holdes i præstegården. Synet begynder dog kl. 15.00 i Vitved og kl. 16.00 i Fruering. 3
Pkt. 7 Status på renoveringsprojektet i Fruering kirke Er færdige (næsten). Afleveringsforretning blev holdt torsdag den 19. oktober. Manglede kun småting som klares i den kommende uge. Gørtler oplyste, at istandsættelse af lysekronerne har nødvendiggjort mekanisk polering og anvendelse af syre. Det betyder, at der skal forventes et større restaureringsarbejde når kronerne skal poleres næste gang. Endelig opsætning højtalere må afvente godkendelse fra Nationalmuseet. Indtil da sættes højtalerne på løs fod. Gardiner i sydvendte vinduer, belysning i koret og skabe bag alteret laves efterfølgende som planlagt. Fået endelig godkendelse af dræningsprojekt fra Stiftet. Efter nytår skal vi i gang med udbud mv. Pkt. 8 Menighedsrådsvalg i 2016 og fælles dato for opstillingsmøde 13. september 2016 er besluttet som fælles dato for opstillingsmøde til det kommende menighedsrådsvalg. Der var tilslutning til, at det lovpligtige menighedsmøde holdes samme dato, og at vi holder møderne hver for sig, da det vil give størst tilslutning. Valgudvalgene skal i gang i god tid, for at forberede opstillingsmøderne. Pkt. 9 Vejkirker 2016. Der var i begge menighedsråd enighed om, ikke at tilmelde sig til vejkirker 2016. Pkt. 10 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd Genindvielsen: Inge-Gerd orienterede kort om forløbet af gudstjenesten. Indgangsprocession med biskop, provst, præst og formand. Kort tale af formanden og derefter genindvier biskoppen kirken. Biskoppen prædiker og altergang forstås af Inge- Gerd og provsten. Efterfølgende reception i forsamlingshuset. Praktiske ting er aftalt. Torsdag/fredag flyttes sidste løse inventar til kirken, lørdag opstilling i forsamlingshus, cafeborde. Receptions mad fra Hårby. I dag besøg af journalist og fotograf fra Horsens Folkeblad. Omtale bringes lørdag den 28. november. Ugebladet har tilbudt omtale igen i næste uge med billede fra indvielsen. NP følger op. Videoovervågning i graverbygningen: Problemer med ubudne gæster, hvilket Holger har orienteret om tidligere. Ved seneste besøg er låsebeslaget i dørkarmen skruet af, håndtaget ved vinduet fjernet og de 2 skilte i gangen med kontor og toilet blev fjernet. Situationen er uholdbar, så hvad gør vi? Har undersøgt betingelser for videoovervågning. Vi kan opsætte videoovervågning af indgangen eller inde i gangen uden tilladelse, blot der skiltes med overvågningen. Billeder må højst opbevares i 30 dage, og må kun gennemses af politiet. Vi skal vurdere reaktion fra lovligt besøgende. Vil de føle sig generet? Efter diskussion, var der principtilslutning til at opsætte videoovervågning i gangen. Der arbejdes videre hermed. Pkt. 11 Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd Renovering af gulv i koret i Vitved kirke. Mogens Svenning er fremkommet med oplæg og alternative løsninger, men da han er provstiets og stiftets konsulent kan han ikke samtidig 4
være konsulent for et menighedsråd. Frost Larsen er blevet anmodet om at komme med et honoraroverslag og et anlægsbudget på baggrund af menighedsrådets ønsker. Status på udskiftning af taget på kirken. Første del af opgaven ligger hos Frost Larsen Mogens Svenning har været behjælpelig med at fremskaffe gamle tegninger. Årsrapport. Kan læses i det nye kirkeblad Besøg Himmelske Dage i København i Kristi Himmelfartsferien. Indbydelsen udsendes sammen med referatet og der kan tages stilling til evt. deltagelse på januar mødet. I indbydelsen opfordres samtidig til, at hvert menighedsråd betaler 3.000 kr. til arrangementet. Danske Kirkers Råd står bag. Orientering om kirkestafet i 2016 og 2017. Der er forslag til datoer i 2016. Fruering er først med i 2017, og her er der ikke datoer endnu. Prisliste for 2016 for legataftaler og årlige priser er kommet. Bringes på hjemmesiden og i næste nummer af Kirkebladet. Orienterede om Menighedsrådsforeningens møde den 2. november i på Diakonhøjskolen Der er sket opdatering af skyldig gæld fra tidligere kasserer. Pkt. 12 Orientering ved sognepræsten Alle Helgens gudstjenesten blev holdt i Stalden. Fungerede godt med pigekor, og kirkekaffe. Fredag 18. december julearrangement i kirken for skolebørnene. Endnu ikke aftalt tidspunkt for børnehavebørn. Konfirmandundervisning slutter for denne omgang i kommende uge. Usikkerhed om placering af undervisningen i det kommende år. Inge-Gerd skal have møde med skolen. Minikonfirmander slutter også i kommende uge. Kirkeblad (næsten) klar til aflevering til trykkeri. Eli foranlediger billeder af kunst sendes til Løgumkloster. Der skal ryddes op uden for flugtvej fra Stalden. Jørgen følger op over for John Laursen. På provstiniveau nedsættes udvalg til forberedelse af Luther jubilæet i 2017. Der planlægges efter en fælles dage med lokale initiativer 29/10 2017 og fælles arrangement i Kulturhuset 31/10 2017. Alle provstiets præster tager på Studietur til Vittenberg i 2016. Vagter julen: o o Fruering: 24/12 kl. 14.00 Preben Balskilde 24/12 kl. 16.00 Legarth 25/12 kl. 9.30 Vagn 27/12 kl. 11.00 Ingen vagt, kun el pærer Vitved 24/12 kl. 15.00 Magda 25/12 kl. 11.00 Ulla 26/12 kl. 9.30 Lene Vedrørende julegaver følges samme procedure som tidligere år. Legarth køber og Arne/Niels Peter sørger for kort. NP sørger for aflevering. Pkt. 13 Orientering ved kontaktpersonen Babysalmesang er slut for denne gang. Stor tilfredshed med Gittas indsats. Pkt. 14 Orientering ved kirkeværger Ulla Intet Vagn Hækken ved lille parkeringsplads er fjernet, og Holger er i gang med plantning af ny bøgehæk. Har valgt store planter for hurtigt at få ny hæk igen. 5
Pkt. 15 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget Væltet træ i skoven er fjernet Rykker tømrer for afskærmning af varmeinstallationer i gangen ved Stalden. Pkt. 16 Orientering ved medarbejderrepræsentant Holger Holger takkede på medarbejdernes vegne for hyggelig sammenkomst. Ikke helt færdig med grandækning, men forventer at blive det. Mangler ophængning af præstetavle. Sker lørdag efter opstilling i forsamlingshus (Vagn, Legarth, NP) Carsten Grønlund er ophørt med rydning af sne. Har kontakt til anden (Ove, anlægsgartner i Jeksen). En anden mulighed er evt. Fruering Maskinstation. Holger aftaler ny. Skal også rydde til præstegården. Har deltaget i MI møde i provstiet. Fremadrettet vil man diskutere forskellige muligheder for indretning af kirkegårde. Pkt. 17 Orientering ved folkevalgte kasserere Intet Pkt. 18 Eventuelt Intet Mødet sluttede kl. 21.30 6