Notat A.1 NIRAS Konsulenterne A/S Sortemosevej 2 DK-3450 Allerød DUF - Dansk Ungdoms Fællesråd Telefon 4810 4711 Fax 4810 4712 E-mail akr@niraskon.dk CVR-nr. 20940395 LEAN I FORENINGSLIVET Uddannelsesforløb 2. marts 2009 Baggrund De øgede eksterne krav til bl.a. dokumentationen i forbindelse med tildeling af offentlig støtte, har skabt en situation, hvor ungdomsorganisationerne må anvende flere og flere resurser på administration. Samtidig står mange af organisationerne i en situation, hvor behovet for at styrke medlemsoptaget og fastholde det enkelte medlem, stiller et krav til effektiv udnyttelse af de begrænsede resurser man har til servicering af organisationernes medlemmer. Det er vigtigt at få allokeret resurserne, der hvor de giver bedst mening, og det vil altid være i det værdiskabende arbejde i organisationen. De administrative rutiner er i den forbindelse kun med til at understøtte de værdier som organisationen arbejder efter og det engagement, som hvert enkelt medlem og frivillig lægger i organisationen. Dilemmaet er flersidigt, men det står klart, at hvis ikke organisationerne får effektiviseret de administrative processer, kan der ske et yderligere skred i anvendelsen af organisationernes frivillige og professionelle arbejdsresurser. Et skred der ikke er begunstigende for medlemsaktiviteterne endsige organisationernes medarbejdertilfredshed. Organisationerne har derfor et konstant behov for at arbejde for en: Effektivisering af de administrative processer vha. identifikation, tilpasning og minimering Opbygning af en foreningsorganisation, som fremstår mere uafhængig af fluktuerende arbejdsstyrke og frivillige, der Side 1/
helt naturligt kommer og går, gennem en forankring af den administrative viden/kompetencer som standardiserede procedurer indlejret i organisationen. Via en række introduktions- og tilpasningsmøder mellem DUF og NIRAS Konsulenterne har LEAN tankegangen vist sig som en interessant mulighed til at opnå de ønskede effekter for organisationernes administrative arbejdsgange. Denne interesse har udmøntet sig i et kompetencegivende uddannelsesforløb der tilbydes DUF s medlemsorganisationer. Med uddannelsen er det håbet at organisationerne kan implementere LEAN (inspirerede) aktiviteter inden for de administrative arbejdsgange. Kompetencegivende uddannelsesforløb At arbejde med LEAN for en hel organisation forudsætter et stort kontinuerligt arbejde med organisationens arbejdsgange og adfærd. Eksempelvis har Toyota arbejdet med LEAN i over 50 år. For at reducere kompleksiteten og optimere outputtet fra uddannelsesforløbet er uddannelsen opbygget af fire moduler. Hvert modul indeholder teoretiske oplæg, praktiske øvelser, menings- og erfaringsudveksling i plenum. Derudover indeholder uddannelsen hjælp til gennemførelse af LEAN aktiviteter i egen organisation samt sparringsorienterede klinikker i form af kortere seancer, hvor der i plenum videndeles og rådgives (se Figur 1). LEAN er en filosofi, men også en samling af praktiske værktøjer. Den bedste indlæring opnås derfor ved at arbejde med teori og værktøj parallelt. Tankegangen er derfor, at deltagerne på hvert modul både introduceres til et tema fra LEAN filosofien og et eller flere praktiske værktøjer fra LEAN værktøjskassen. Derved opnår de indsigt, forståelse og praktisk erfaring og ved hjælp heraf sættes deltagerne i stand til mellem modulerne at arbejde konkret med værktøjerne i deres egen organisation (hjemmearbejde). Denne tilgang vil både accelerere indlæring og implementering i deres organisation.
/workshops Case/hjemmearbejde Uddannelsesforløb Individuel sparring Klinik Figur 1. Hovedelementerne i uddannelsesforløbet. Fra undervisernes side vil der undervejs i forløbet blive lagt lige stor vægt på de forskellige moduler. Udfordringerne for organisationerne kan derimod være forskellige, hvorfor det er op til deltagerne selv, at prioritere deres arbejdsindsats. Således accepteres det til en vis grad, at deltagerne i deres hjemmearbejde ikke slavisk følger modulerne, men fokuserer på de mest påtrængende udfordringer. Undervisningsplan Videndeling er et centralt læringsperspektiv i forløbet. Etableringen af et undervisningsforum og afviklingen af vidensdelende klinikker, hvor deltagerne samles og fremlægger erfaringer, viden samt ideer fra hjemmearbejdet er derfor et vigtigt aktiv i forløbet. Foruden de vidensdelende klinikker har deltagerne holdvis 2 timers individuel rådgivning til rådighed omkring konkrete udfordringer i det daglige arbejde med casen. Erfaringerne fra den individuelle rådgivning vil blive opsamlet og delt med den resterende gruppe. Uddannelsesforløbets samlede varighed er ca. 7 måneder (se figur 2). Moduler og klinikker afvikles hos DUF og har en varighed af hhv. 7,5 time og 2,5 time.
1. Modul Afklaring d. 28.4. 2. Modul Forbedringsredskaber d. 4.5. Klinik A 28.5. 3. Modul Arbejdsprocesser d. 7.9. Klinik B 28.9. 4. Modul Planlægning 5.10 Figur 2. Tidsplan for uddannelsesforløbet. 1. Modul: Afklaring Fundamentet for at arbejde med LEAN i en organisation er ønsket om at blive bedre. I LEAN terminologien taler man om en stræben efter idealsituation. På modul et arbejder vi med at indkredse og identificere en sådan idealsituation ud fra medlemmernes værdier og organisationens vision, mission, kompetencer og aktiviteter. Første modul tjener til at skabe klarhed over, hvad LEAN kan hjælpe organisationen med at opnå, men også inden for, hvilke områder LEAN bedst kan anvendes i organisationen. På bagkant af 1. modul skal deltagerne i deres egen forening identificere og udvælge indsatsområder (fx en administrativ proces), som de mener, vil være relevante at arbejde med undervejs i forløbet.
Indhold på modul 1 Introduktion til uddannelsesforløbet Introduktion til LEAN LEAN aktiviteters betydning for at udvikle en organisation Indledende afklaring af foreningens værdigrundlag og det forstående LEAN arbejde Indledende selektering af case 2. Modul: Forbedringsmetoder Modul to fokuserer på forståelse af begreberne værdiskabende tid og spildtid samt praktiske LEAN værktøjer til reduktion af ikke værdiskabende tid. Efter modulet kan deltagerne træffe beslutning om, hvilke værktøjer der vil være bedst egnede i deres organisation, og de kan påbegynde arbejdet med at effektivisere deres egen organisation. Indhold på modul 2 Værdiskabende tid, spild og spildtyper Introduktion til LEAN værktøjer Kortlægning af spild Organisering af LEAN aktiviteter Diskussionsoplæg 3. Modul: Arbejdsprocesser Modul tre indeholder procesbegrebet og metoder til at fastlægge og skabe flow i organisationens processer. Indhold på modul 3 Introduktion til procesbegrebet Kortlægning af processer Procesforbedringer Trimning af processer 4. Modul: Planlægning og løbende forbedringer Modul fire handler om, hvordan organisationen indretter sig så iværksatte forbedringstiltag ikke alene gennemføres, men også at de følges op af nye initiativer til forbedring. Planlægning er en vigtig driftsopgave for enhver organisation, der ønsker at udvikle sig og samtidig fastholde effektiviteten. Modul fire vil også fokusere på, hvordan man skaber og vedligeholder en resultatorienteret arbejdskultur, hvor medarbejderne (såvel som de frivillige) løbende arbejder systematisk med forbedringer.
Indhold på modul 4 Planlægningsmetoder Resultatorienteret kultur Målstyring og tavlemøder / / og diskussion i plenum