2011-02-02, Side 1 af 7 Emne Bestyrelsesmøde Deltagere Tilstede Ikke tilstede FA09 Parly Henriksen (PH) Lars Larsen (LL) Lisbeth Jallbjørn (LJ) Mikkel Selander (MS) Bjørn Larsen (BL) Jørgen Weng (JW) Frank Hansen (FH) Casper Eiersted (CE) Dagsorden 1. Valg af ordfører 2. Valg af referent 3. Tilbagemelding og informationer fra varmemesteren/administrationen 4. Beretning fra formanden 5. Gennemgang og godkendelse af sidste referat 6. Drifts- og grøntbudget 7. Grønt udvalg 8. Opgaver 9. Klagesager 10. Eventuelt Projekter Arrangementer 11. Lukket referat 12. Planlagte møder
2011-02-02, Side 2 af 7 Pkt. 1 Pkt. 2 Pkt. 3 Velkomst Lukning af Brøndby Vænge. P-plads opmærkning Rollatorplads Skraldeskure Ordstyrer: Lisbeth Jallbjørn Referent: Lisbeth Jallbjørn Tilbagemelding og informationer fra varmemesteren/administrationen 2.2.2011 : Der er sendt en dagsorden til LL, og der bliver ligeledes fremover sendt dagsorden til LL før møderne. 2011-01-17: Bestyrelsen bød den nye varmemester Lars Larsen (LL) velkommen. LL blev gennem mødet introduceret til nogle af de igangværende opgaver. LL havde ikke fået den fulde overlevering af de forskellige opgaver, og der vil derfor være en periode hvor gamle opgaver måske skal friskes op. Dette vil ske løbende. LL efterspørger at han godt kunne tænke sig at modtage en oversigt over punkter på dagsordenen inden bestyrelsesmøderne, så han har mulighed for at forberede sig. Ansv.: Bestyrelsen Opfølgning :Emnet lukkes 2.2.2011 : Lukning af Brøndby Vænge : Hegn uden låge koster 3200 ex moms. Hegn med låge koster 11.000 ex moms. Vi skriver til Tina Thorning i BAB om, hvorvidt vi som afdelingsbestyrelse må sætte hegn op uden det forelægges beboerne først. 2011-01-17: Grundet den daglige uønskede trafik gennem Brøndbyvænge/Brøndby Parkvej, ønsker bestyrelsen Brøndbyvænge lukket af, nede ved stien der skiller Afd. 1 fra skolen. LL indhenter tilbud. Bestyrelsen vil drøfte på næste møde om det er aktuelt at lukke af. Ansvar. : L J Opfølgning : Næste bestyrelsesmøde. 2.2.2011 LL informerer om, at opgaven sættes i gang, når vejret tillader det. Bestyrelsen overvejer at skravere nogle felter nede i bunden af Brøndby Parkvej. Dette besluttes på næste møde. 2011-01-17: LL beretter at opmærkning af områder hvor parkering er forbudt, vil blive lavet lige så snart vejret er til det 2010-11-11: FC har modtaget tilbud på afmærkning af fællesareal hvor der ofte foretages ulovlige parkeringer. Det lyder på Kr. 1.625 incl. moms. Tilbuddet godkendes af bestyrelsen og trækkes på det alm. driftsbudget. 2.2.2011: Bestyrelsen informerer om, at der skal være rollator plads foran alle opgangene. 2011-01-17: Opgaven udskydes til vejret tillader det. 2010-11-11: FC har modtaget tilbud på oprettelse af manglende rollatorpladser (fliselægning, fliser og pæl til fastlåsning af rollator). Det lyder på Kr. 44.125 (moms???). Tilbuddet godkendes af bestyrelsen og trækkes fra (budget???), men opstartes dog først i det nye budgetår. 2.2.11. LL oplyser, at der igen har været brand i skraldeskurene. Denne gang ved blok 9 og blok 7. LL har talt med tømreren, og det vil blive ca. 5ooo ex moms pr. skraldeskur, hvis man ændrer på skurene, således, at der kommer en låge i. Herefter skal der monteres låse, der passer til nøglen fra storskrald. Lars har endnu ikke talt med skraldemændene, og forhørt sig om, hvorvidt vi for dem, må aflåse skralderummene. Bestyrelsen tager ved næste møde endelig stilling til, hvorvidt der skal være hønsenet eller træbrædder øverst i skraldeøerne. 2011-01-17: LL indhenter tilbud på låger til skraldeskurene. Vi vil herefter afgøre om det er et tiltag vi vil gøre. Videoovervågning vil blive en bekostelig affære, og vil højest sandsynligt ikke blive aktuelt. Vagtpatruljering er stadig måske en mulighed. Emnet drøftes til næste bestyrelsesmøde. 2010-11-11: I forbindelse med de hyppige afbrændinger af skraldecontainere, foreslår FH om der skal sættes aflåselige døre på vores skraldeskure, som kun kan åbnes af områdes beboere,
2011-02-02, Side 3 af 7 Bænke Vejbump Driftsbudget Uroligheder Dørtelefoner funktionærer og skraldemænd. MS foreslår om vi ville være interesseret i videoovervågning på området. Dette er bestyrelsen positive over for. MS skaffer nogle priser, og PH og LJ tager emnet op til HB-møde. Ansv : Bestyrelsen Opfølgning : Næste bestyrelsesmøde. 2.2.2011. LL oplyser, at de bænke som funktionærerne mener vi bruger er opmagasineret. Bestyrelsen oplyser, at alle vores bænke der er i områderne bruges. 2011-01-17: LL følger op på om bænkene er opmagasineret og behandlet. 2010-11-11: LJ beder om at FC opmagasinerer fællesområdets træbænke og forbereder dem til kommende sæson. Ansvar : LL. Opfølgning : Emnet lukkes. 2.2.2011. Vejbump er bestilt, og sættes i værk. 2011-01-17: Godkendelserne er hentet hjem. Arbejdet igangsættes når vejret er til det. Prisen for projektet er Kr. 38.800 ex. moms, og dækker 4 vejbump. 2010-11-11: Bestyrelsen har nu valgt placeringen af de nye vejbump. Optegnelsen er afleveret til MS. 2.2.2011. Angående enslydende bilag, det var en fejl fra administrationen og den bliver rettet. 2011-01-17: LL var ikke informeret om emnet, og tager kontakt med FA09 snarest muligt. 2010-11-11: Bestyrelsen undrer sig over 2 poster på driftsbudgettet, som er ens i beløb, men ikke i beskrivelse. Det drejer sig om bilagsnr. 10411 og 12606, med et beløb lydende på Kr. 1.093,75, og omhandler tjek af legeplads. FC mener at det er en fejl og undersøger sagen. 2.2.2011. Bestyrelsen har indhentet tilbud ang. vagtordning. Det er en kostbar affære. Vi afventer derfor foreløbigt og håber det bliver mere roligt i kvarteret, såfremt vi vælger, at lukke Brøndbyvænge. 2011-01-17: Emnet blev ikke diskuteret. Opfølgning på næste møde. Se evt. også emne Skraldeskure under pkt. 3. 2010-11-11: BL spørger MS om der har været respons fra Politiet omkring skærpet overvågning på fællesarealerne, grundet problemer med unge mennesker der slår sig ned og laver ballade. MS siger at der er foretaget skriftlig henvendelse og at han ikke har hørt noget. Han forventer dog heller ikke at høre noget fra Politiet, da de sandsynligvis nedprioriterer problemet. Vi snakker om det kunne være muligt at få natteravnene til at gå i området. MS foreslår også at få et tilbud fra et privat vagtværn, evt. et der er herude i forvejen. Det siger bestyrelsen ja, tak til. Bestyrelsen kontakter selv Sten fra Scanparkering for at få et tilbud. Ansv.: Bestyrelsen Opfølgning: Afventer. 2.2.2011: LJ og JW skal have et møde i stand med Rita snarest. Målet må være, at forslaget kan komme til afstemning senest ultimo april. 2011-01-17: Der er ikke noget nyt om emnet. LJ og JW tager en snak med FA09 omkring opbygningen af tilbuddet. CE har ikke meldt noget tilbage omkring hvad han har undersøgt og fundet ud af. Bestemmelse omkring hvornår det ekstraordinære beboermøde afholdes afhænger af udfaldet af samtalen med FA09. Indkaldelse udsendes så snart tilbuddet er på plads. Emnet lukkes. 2010-11-11: Vi har modtaget tilbud på dørtelefoner fra administrationen, og de opfylder stadig ikke bestyrelsens ønske om at omkostningerne skal uddeles på lejemålsniveau og ikke pr. kvadratmeter. Bestyrelsen mener ikke at denne fællesudgift skal være dyrere for lejemål med flere kvm., da udskiftningen foregår i opgangsarealet og ikke berør selve lejlighederne. Det planlagte ekstraordinære beboermøde bliver aflyst indtil det er blevet klarlagt at udregningen
2011-02-02, Side 4 af 7 Træfældning Arbejdsopmåling Postkasser Butikslejemål Vandtryk Vand i kælder ikke kan være anderledes. CE undersøger om det er lovligt at opbygge et tilbud pr. lejemål istedet for pr. kvm. Administrationen påstår at de ikke kan opbyge det på anden måde. MS gennemgik tilbud fra to leverandører. Fra Risager så bestyrelsen materiale på en Siedel Vario dørtelefon. MS kontakter Lokalsnedkeren for at høre hvilken model de tilbyder i deres tilbud. Ansv.: LJ, JW. 020211. Træfældning er i gang. Foran blok 4 står en stor tjørn, som Frank er blevet bedt om at indhente tilbud på at beskære. LJ tager det med til det grønne udvalg, men vi vil gerne lige have prisen igen. 2011-01-17: BJ nævner, at der er blevet gjort opmærksom på at træfældning og rydning i buske ikke er blevet udført ved skelet mellem Afd. 1 og stien op til skolens grusparkering. LL opfølger hvornår kommunen udfører arbjedet. Ansv: LJ 2011-02-02: Arbejdsopmåling. Der bliver holdt et møde med fagforeningen om en uge, og der er fremdrift. 2011-01-17: Emnet blev kort diskuteret uden at der var noget konkret nyt. Dog har PH og LJ ny information fra HB-møde. Opfølgning på næste møde. 2010-11-11: FH spørger MS om der foreligger et svar på den arbejdsopmåling der er foretaget af funktionærernes arbejdsopgaver. MS siger at han stadig afventer svar fra funktionærernes fagforening. Ansv.: MS, PH, LJ 2.2.2011 Der er taget fat i distrikschefen fra Bolind handel. De kommer og kikker på det. 2011-01-17: LJ gør opmærksom på at de nye postkasser nogle steder er sunket i den ene side, således at de nu står skævt. LL følger op på emnet. 2011-01-17: Der er sendt en skrivelse ud fra FA09 om, at cykelsmeden har opsagt sit lejemål pr. 2010-12-31. Lejer hæfter for butiksleje frem til 2011-07-01. Bestyrelsen har indgivet ønske om at være med til at godkende kommende lejer. LL beretter at der er sendt udlejningsannoncer ud i dagblade, lokalaviser, osv. Ansv.: FA09, bestyrelsen 2.2.2011. Der er skiftet en masse ventiler. Der er en enkelt klage til den nye vvs over dårligt tryk. LJ oplyser, at der er skiftet rør og ventiler i blok 1, og trykket på 2. sal er fortsat ringe. 2011-01-17: FH nævner at der er varierende vandtryk alt afhængigt på hvilket tidspunkt af døgnet man benytter vandet. LJ bekræfter at hun oplever det samme. Vi bor i to forskellige blokke. LL mener det kan være vandrørene der er kalket til. Dette kan kun løses med nye rør. LL undersøger. 2.2.2011. LL oplyser at det formentlig skyldes smeltevand. Der er ikke budgetteret til at etablere en pumpe. Det er specielt i blok 9 problemet forefindes. LL vil prøve, at se hvad der findes af andre og eventuelt billigere løsninger. 2011-01-17: FH beretter at der er en stor mængde vandindsivning i kælderen i blok 9. Yderligere har en beboer klaget til Varmemesteren, da det lader til at vandet siver igennem fra et af hendes opbevaringsrum i kælderen. LL undersøger nærmere, og indhenter tilbud på et drænpumpesystem.
2011-02-02, Side 5 af 7 Beboerklage Is på tage Huller i asfalt Møder Referater Grønne arealer 2.2.2011. Bestyrelsen vil selvklart gerne modtage al information angående klager. Det der som sådan ikke er en klage, kan bare sendes som information til bestyrelsen. 2011-01-17: Der har tilsyneladne foreligget en beboerklage, som ikke er blevet gjort bekendt over for bestyrelsen. LL retter henvendelse til MS om at dette er normal procedure. 2.2.2011. Der er ikke materiale til at afspærre områder. Bestyrelsen beder om at funktionærerne overvejer, hvorvidt der skal indkøbes strimmel eller andet materiale til afspærring inden næste vinter. 2011-01-17: Der har i vintertiden været is/snefald fra vores tage. Nedfaldet udgør en liv/lemme risiko, og vi er derfor nødt til at få klarlagt hvordan vi foretager forebyggende handlinger. LL undersøger afdelingens forpligtelser. 2011-02-02: Bestyrelsen gør LL opmærksom på, at der i løbet af vinteren er kommet huller i asfalten foran forretningerne. De vil gerne vide om det er noget funktionærerne selv kan udbedre. LL ser på det. Ansv: LL. 2011-02-02: Vi prøver at fastsætte flere af vores mødedatoer. Mikkel opfordrer til, at vi husker, at han indkaldes til vores møder. Mikkel er utilfreds med, at han ikke er blevet informeret denne gang. Han vil gerne have en hel klar forretningsgang. Bestyrelsen er aktuelt ved at ændre ved arbejdsgangene, og lover at dette kommer i orden. 2011-01-17: Vi skal snakke omkring fremtidigt mødeplanlægning. Dette gøres på næste møde. Ansv.: Bestyrelsen 2011-02-02: Mikkel opfordrer til at referater fremsendes til administrationen hurtigst muligt. LJ forslår en arbejdsgang på ca. 4-5 dage. Idet vi lige nu, er i gang med en ny og forbedret opsætning, kan det være svært at efterkomme. Vi lover at prøve. Mikkel forespørger, om der behov for input til referater? Pt. er det ikke aktuelt, idet vi er i gang med at udarbejde nye referater. Men det er godt at vide, hvor vi kan trække på viden. Referaterne vil fremadrettet blive sendt til administrationen i 2 eksemplarer. Et tilrettet til Susanne, som lægger det ud på hjemmesiden, og et fuldt referat til Mikkel. Ansv: FH og LJ 2011-02-02: LJ indkalder grønt udvalg til foråret. Udskiftning rør 2011-02-02: Mikkel finder ud af hvornår etape 2 af rør udskiftningerne opstarter på ny. Pkt. 4 Samarbejdet mellem BAB 1, 2 & 3 og FA09 Beretning fra formanden 2.2.2011. Samarbejde mellem afd. 1-2-3 og fa09. Parly informerer om, at der holdes møde i lukket kreds. 2011-01-17: Der er ikke noget nyt om emnet. Opfølgning på næste møde. 2010-11-11: PH beretter at man vil holde et møde hvor BAB afd. 1,2 & 3 snakker sammen med FA09 om det fremtidige samarbejde mellem afdelingerne og FA09. Dette er grundet generel utilfredshed med nuværende samarbejde. Ansv.: PH
2011-02-02, Side 6 af 7 Syning af lejligheder 2011-02-02: Vi bliver projekt styrende på, hvordan man elektronisk kan syne lejligheder. Opfølgning på dette følger. Ventelistegebyr Pkt. 5 Referat Pkt. 6 Driftsbudget Pkt. 7 Grønne arealer Pkt. 8 Referat Ændring af dagsordenen Fastelavn Beboerskovtur DV plan 2011-02-02: Der har været udsendt opkrævninger i forhold til ventelister, med forkerte opkrævningsbeløb. Det er administrationen der har lavet en fejl. Der findes ingen afd. 4, og der er opkrævet ca. 120 medlemmer forkert. Gennemgang og godkendelse af sidste referat Drifts- og grøntbudget 2.2.2011. Rest på budget konto 116. der er ifølge budgettet 1,3 mill tilbage. Bestyrelsen ønsker at vide hvorfor vi har så mange penge i overskud. Bestyrelsen ønsker forklaring på indkøb af vejsalt på konto 115800, bilag 27382 og 27383, med enslydende beløb i december måned? Montering af badeværelse, konto 116500, bilag 27813. Beløbet er 32.679,38. Hvad er der lavet for disse penge? 2011-01-17: Se emne Driftsbudget pkt. 3. 2010-11-11: Der er ingen bemærkninger til punktet, ud over den som er nævnt til FC i pkt. 3 omkring tjek af legeplads. Grønt udvalg Opgaver/projekter 2.2.2011. Vi skal have en opstramning på arbejdsgangen.: Referaterne skal fremover printes ud og sættes i mappe. Dette gøres hver gang i starten af bestyrelsesmødet. Vi diskuterer hvordan referaterne fremadrettet skal være skruet sammen. Konklusion, så snart emnerne er afsluttet skal de fjernes fra det rullende referat. Det godkendes selvfølgelig på følgende bestyrelsesmøde som altid. 2011-01-17: FH har lavet oplæg til en referatskabelon. Emnet vil blive diskuteret på næste møde 2010-11-11: Bestyrelsen ønsker en skabelon til referatskrivning. LJ og JW skulle lave et oplæg, men bestyrelsen ønsker, nu hvor referaterne lægges på nettet, at FA09 laver en skabelon til formålet. Ansv.:FH.LJ Opfølgning: emnet lukkes 2011-02-02: Bestyrelsen gennemgår nogle ændringer til dagsordenen. Det foreslås at dagsordenen ændres/revideres. Vi gennemgår en skabelon. Den laves færdig og sendes til resten af bestyrelsen. Ansv : FH og LJ 2011-02-02: Bestyrelsen ønsker, at der kommer valg til festudvalg, som fast punkt til beboermødet. Vi indgår ikke i fastelavn. Opgaven er lagt ud til beboerne, men der er ingen fra afd. 1 der har meldt sig. Ansv: LJ 2011-02-02: Vi skal begynde at tænke på beboerskovtur. Dato og sted. Opfølgning næste møde. Ansv: Bestyrelsen Bestyrelsen vil gerne have en dag med administrationen, hvor vi gennemgår bebyggelserne og laver en DV plan. Ansv:PH og LJ
2011-02-02, Side 7 af 7 Parkeringskort 2011-02-02: Parkerings kort skal være skiftet senest første marts. Bestyrelsen (Parly og Lisbeth) vil være tilstede i kælderen ved Brøndby Parkvej nr. 6, torsdag. D.17. februar fra 16.30-17.30. Der sendes skrivelse til beboerne. Ansv: LJ Pkt. 9 Klagesager Pkt. 10 Eventuelt Pkt. 11 BEMÆRK - LUKKET DEL AF REFERAT - BEMÆRK Ansv.: FH Pkt. 12 Planlagte møder Bestyrelsesmøde Næste møder : Tirsdag d. 1. marts kl. 17 mandag d. 11. april kl.17