Model til forandringer i almen praksis Kom godt i gang Det afklarende møde Målsætnings- og planlægningsmøde Udviklingsarbejdet Tydelige tovholdere med klare beføjelser Brug af projektets værktøjer og konsulenter Implementeringen Implementeringsmødet Pilot-testen Opsamlings- og justeringsmøde Driften De små holdepunkter: Bøvl- og fornøjelsesmarkører Når den nye arbejdsform bliver rutine Evalueringen I hvor høj grad har vi nået vores mål? Eventuelt offentliggørelse af vores resultater Eventuelt nye mål
Model oversigt: Forandringer i almen praksis Det afklarende møde Dato: Det afklarende Mødeleder: møde i lægegruppen Dato: Deltagere: alle Målsætnings- og planlægningsmøde med hele huset Dato: Mødeleder: Udvikling af delopgave X Tovholder: Udvikling af delopgave Y Tovholder: Udvikling af delopgave Z Tovholder: Implementeringsmøde med hele huset Dato: Mødeleder: Pilot-test af X Involverede: Ansvarlig: Pilot-test af Y Involverede: Ansvarlig: Pilot-test af Z Involverede: Ansvarlig: Opsamlings- og justeringsmøde med hele huset Dato: Mødeleder: Drift Evaluering
Kom godt i gang Kom godt i gang Det afklarende møde Det afklarende møde i lægegruppen Formål: At opnå et fælles udgangspunkt for reorganiseringen blandt lægerne Der arbejdes med spørgsmål som Hvad er vores syn på vores kroniske patienter og behandlingen af dem? Hvad skal vores lægehus kendes på i forhold til kronikerindsatsen? Hvad vil vi egentlig gerne opnå? Hvilken kronikerpatientgruppe vil vi gå i gang med: KOL, diabetes eller hypertension Hvis vi prioriterer at gå i gang med en reorganisering af ét af kronikerområderne, - hvad må så vente? I hvor høj grad er personalet klædt på til at varetage flere opgaver? Ønsker de det? Ønsker lægerne det? Hvad er vores respektive forestillinger om realistiske mål? Hvordan kan vi gøre forandringen overkommelig for os alle? Der aftales, hvad der skal gøres inden Målsætnings- og planlægningsmødet og hvem der gør det Mulige hjælperedskaber (se faneblad 7): Ønskekortene, Kultur-Pyramiden, PMI-skemaet, De fire F er, Tovet
Kom Kom godt i gang i gang Målsætnings- og planlægningsmøde Målsætnings- og planlægningsmødet Formål: Opbakning til målene. Klar ansvars- og opgavefordeling. Aftaler om datoer. Hele lægehuset deltager Mødeleder udvalgt på forhånd Der arbejdes med spørgsmål som: Hvilke tydelige og dokumenterbare resultater vil vi opnå? Gerne de lavthængende frugters princip Hvilken struktur har vi allerede, som vi kan bygge reorganiseringen op om? Hvilke små succeser vil vi sikre os? Hvad kunne mulige barrierer og modstand være? Hvordan håndterer vi eventuel kaos, modløshed og stress undervejs? Hvornår starter udviklingsarbejdet, hvornår (på dato) implementerer vi den nye arbejdsform, hvornår justerer vi den, hvornår skal der ligge et resultat? Hvilke delopgaver ligger der i arbejdet? Hvem er tovholder på de enkelte delopgaver? Mulige hjælperedskaber (se faneblad 7): Mødelederens opgave, Modeloversigten
Udviklingsarbejdet Tydelige tovholdere med klare beføjelser Tydelige tovholdere med klare beføjelser Tovholdere skal være helt klare på deres opgave Tovholdere skal måske have et budget eller nogle beføjelser? Tovholdere involverer hinanden og kolleger undervejs, hvor det er relevant Tovholdere undersøger eventuelt, hvordan andre lægehuse har gjort Tovholdere forbereder konkrete oplæg til implementeringsmødet Tovholdere drøfter med implementeringsmødets mødeleder, hvordan oplæggene skal præsenteres Mulige hjælperedskaber: Mappe med Model for Projektets KOL/Diabetes/Hypertensions instruks, Projektets konsulenter: kontakt loer@regionsjaelland.dk
Udviklingsarbejdet Tovholdere med klare beføjelser Brug instrukser og værktøjer Tovholdere kan benytte værktøjerne i Model til organisering af KOL i almen praksis Tovholdere benytter projektets konsulentbistand, hvis relevant og ønsket Mulige hjælperedskaber: Mappe med Model for Projektets KOL/Diabetes/Hypertensions instruks, Projektets konsulenter: kontakt loer@regionsjaelland.dk
Udviklingsarbejdet Implementeringen Implementeringsmødet Implementeringsmødet Formål: Justering af- og opbakning til tovholdernes forslag. Formulering af pilotprojekter. Hele lægehuset deltager Mødeleder er udvalgt på forhånd. Tovholderne præsenterer deres forslag Drøftelser af justeringer og praktiske forhold for at kunne komme i gang. Mulige hjælperedskaber (se faneblad 7): Mødelederens opgaver, Model-oversigten, PMI-skema, De fire F er
Implementeringen Implementeringen Pilot-testningen Pilottestningen Tjek løbende med de involverede, også patienterne, hvordan den nye arbejdsform virker Skriv gode ideer ned Justér løbende Vær opmærksom på kaos og stress, og legitimer, at det kan være sådan undervejs Hav et fast punkt på eventuelle personalemøder, hvor der spørges til stress-niveau på grund af den nye arbejdsform Hold fast i den oprindelige dato for idriftsættelse, - også selvom det ikke bliver helt så tjekket som oprindelig planlagt. Mulige hjælperedskaber (se faneblad 7): Personalemøder med fokus og struktur
Implementeringen Implementeringen Opsamlings- og og justeringsmødet Formål: Drøftelse af pilot-testningen. Justering. Hele lægehuset deltager Mødeleder er udvalgt på forhånd De ansvarlige for pilot-testningen fremlægger deres forslag Der arbejdes med spørgsmål som: Hvad vil vi ændre? Hvad vil bevare? Hvad vil vi have mere af? Hvem tager sig af det? Hvordan bliver det den xx.xx., når vi starter op? Hvordan kan vi se ændringerne i vores hverdag?
Driften Driften De små holdepunkter: Bøvl- og fornøjelsesmarkører Hvad lægger vi mærke til har ændret sig? Hvor er det stadig bøvlet kan det ændres? Hvor er vores hverdag blevet nemmere? Hvor er patienterne blevet bedre hjulpet? Hvor er vores arbejdsglæde blevet større? Hvor har vi fået mere overblik?
Driften Evalueringen Når den nye arbejdsform bliver rutine Er det begyndt at fungere? Fungere det bedre for nogle end for andre? Underbygger vores systemer den nye rutine? Hvor skal vores systemer justeres for at underbygge den nye rutine? Hvem tager sig af, at tilpasse det vi får øje på?
Evalueringen I hvor høj grad har vi nået vores mål? Offentliggørelse af vores resultater? Hvad kunne være den næste arbejdsgang, vi skal forbedre?
Hjælperedskab: Mødelederens opgaver Lad rollen gå på skift Vedkommende er udpeget på forhånd Opgaver: Lave dagsorden som eventuelt sendes ud inden mødet Sørge for at dagsordnen bliver holdt Sørge for at aftaler nedfældes Sørge for at der er en ansvarlig, hver gang der defineres en opgave, der skal arbejdes videre med Sørge for at der er datoer på de forskellige trin i planen Sørge for at der bliver skrevet referat
Hjælperedskab: Personalemøder med fokus og struktur Lad mødelederrollen gå på skift (se hjælperedskab mødelederens opgaver) Hav en struktur for, hvordan man melder emner på dagsorden Skeln mellem emner der kan besluttes på, og emner der egner sig til almindelig erfarings- og meningsudveksling Etablér en Parkeringsplads, fx et stykke af white-boarden i mødelokalet. Parkerings-pladsen er til emner, som det ikke er muligt at beslutte på nu, men som skal tages op igen senere. Når der aftales nye tiltag: Vær knivskarpe på hvem og hvornår: Hvem gør det og hvornår der følges op/meldes tilbage/ligger et resultat Hav et fast punkt på dagorden omkring trivsel: her er for meget kaos og/eller her begynder den nye arbejdsform at være en lettelse
Hjælpeværktøj: Hjælperedskab: PMI skemaet PMI Formål: Når forskelle i holdninger til et forslag skal nuanceres Brug: Alle mødedeltagere udfylder PMI skemaet, inden et forslag skal diskuteres. Skemaet udfyldes som en 5 minutters individuel øvelse Mødedeltagerne tager herefter deres betragtninger med ind i diskussionen. PLUS (Hvad er fordelene ved forslaget) MINUS (Hvad er ulemperne ved forslaget) INTERESSANT (Hvad er interessant ved forslaget)
Hjælperedskab: De fire F er Formål: At drøfte forandringsprocessen igennem Brug: Mødedeltagere overvejer hver især, hvilke af de fire F er, de er mest optagede af. Dernæst bruges input fra de fire hjørner som oplæg til drøftelse Hvad gør vi allerede? Hvad vil vi gerne gøre i stedet? Fakta Konsulentbistand anbefales Følelser Hvad ville en sådan forandring betyde for os og patienterne? Hvilke skridt skal vi tage? Nu og på længere sigt? Hvad er det første vi skal gøre? Fremtid Fund Hvorfor er det en god idé at ændre vores arbejdsform (fx ønske om mere ambitiøse behandlingsmål, ønske om mere smidige arbejdsgange)?
Hjælperedskab Hjælpeværktøj: Tovet Tovet Formål: At legitimere at der er forskellige tilgange til den ændring vi skal i gang med Brug: Læg et tov ud på gulvet, formet som en hestesko Definer polerne, fx jeg tror den nye arbejdsgang gør vores hverdag meget enklere vs. jeg tror den nye arbejdsgang gør vores hverdag mere indviklet Stil jer ud på tovet for at vise hvordan I forholder jer til det Stil nysgerrige spørgsmål til hinandens ståsted Drøft jeres forskellige holdninger og sørg for at legitimere, at I har forskellige indstillinger Det er en fordel med konsulentbistand, men ikke nødvendigt Meget enklere Mere indviklet
Model for forandringer i almen praksis Modellen og redskaberne her i mappen er en hjælp, når man vil implementere Model for organisering af kronikerindsatsen eller andre tiltag til forbedring af kronikerindsatsen. Projektets konsulenter kan bistå undervejs i processen. Vi anbefaler som et minimum konsulentbistand til opstarten For det meste vil det være en fordel, at lægegruppen har brugt krudt på at afklare med hinanden, hvad de vil med deres lægehus, hvordan deres behandlingssyn er, ambitioner vedrørende behandlingsmål med mere, inden de sætter en proces i gang med resten af huset. Projektet løber til udgangen af 2012 i Odsherred, Kalundborg, Guldborgsund og Lolland Kommuner Kontakt organisationskonsulent Tina Fischer tlf.. 57 87 56 30 eller tifi@regionsjaelland.dk