NOTAT Jobcenter 29-08-2013 Udbud af beskæftigelsefremmende aktiviteter: Spørgsmål svar - prækvalifikation Spørgs Spørgsmål mål nr. 1 Vedr. pkt. 5 i virksomhedsbeskrivelsen (bilag 1): Hvad er indeholdt i jeres definition af virksomhedstilbud? Her står det os fx uklart, om dette kan inkludere arbejdsprøvninger i virksomheder. 2 Hvad er indeholdt i jeres definition af virksomhedsplacering 3 I ønsker antalt virksomhedstilbud etableret i 2013. Må her medtælles borgere, der er påbegyndt forløb i 2012 og afslutter forløb i 2013? 4 Kan Høje-Taastrup Kommune oplyse, hvad den forventede volumen er for den samlede opgave, og i så fald hvordan fordelingen forventes at være inden for de tre funktioner, dvs. hhv. Jobkonsulentfunktionen, underviser/vejleder og mentorfunktion 5 6 I materialet fremgår det, at leverandøren skal tilbyde alle 3 funktioner eller alternativt jobkonsulentfunktion samt underviser/vejleder mentorfunktionen Skal det fremgå af anmodningen om prækvalificering, om man ønsker prækvalificering på alle 3 områder eller en af ovenstående kombinationer? Såfremt det skal tydeliggøres hvilke områder der anmodes om prækvalificering på, skal der så indsendes én samlet anmodning eller skal der indsendes en anmodning for hver af de funktioner (3) eller kombinationer (2), der anmodes om prækvalifikation på? Svar Indholdet i virksomhedstilbud er beskrevet i Lov om aktiv beskæftigelsesindsats kapitel 11 og 12. Formålet med virksomhedsplaceringer er ikke afgørende for, hvorvidt det kan tælles med. Med virksomhedsplacering, menes virksomhedstilbud som beskrevet i Lov om aktiv beskæftigelsesindsats kapitel 11 og 12. Der kan medtælles virksomhedstilbud, der er påbegyndt i 2013. Det vil ikke være muligt at angive et forventet antal borgere, der vil blive visiteret til de forskellige funktioner. Jobcentret har brug for fleksible tilbud, der kan justere sin volumen efter af behov. Leverandørerne skal angive, hvilke funktioner, de ønsker at byde ind på. Dette skal ske på forsiden af virksomhedsbeskrivelsen. Der skal indsendes en samlet anmodning. 7 I referenceskemaet i bilag 1, skal tilbudsgiver beskrive de seneste 2 3 opgaver som har relevans for udbuddet. Er det 2 3 op- Der ønskes referencer på 2-3 opgaver i alt. Sagsbehandler Doknr. Sagsnr. LouiseRas 204181/13 12/17065
gaver pr. funktion eller er det 2 3 opgaver i alt? 8 9 Hvor mange tilbudsgivere prækvalificeres der? og prækvalificeres der samlet eller på hver af de 2 kombinationer af funktioner? Tilbudsgiver skal i bilag 1 (organisering af IT) beskrive en plan for oplæring af nye medarbejdere i forhold til IT anvendelse. Er det i forhold til KMD Opera eller er det også i forhold til tilbudsgivers egne IT systemer? Der forventes at o. 9 leverandører prækvalificeres. Såfremt der er mange leverandører, der kun ønsker at byde på mentorfunktionen kan antallet af leverandører der prækvalificeres blive højere Planen skal dække de IT-redskaber, medarbejderen skal anvende for at løse opgaven. 10 Er det korrekt forstået, at anmodningen om prækvalificering ikke kan fremsendes pr. e-mail? Kan anmodningen om prækvalificering afleveres personligt (til samme adresse og kontaktperson), eller skal anmodningen fremsendes pr. post? Skal kuverten mærkes i forhold til posthåndteringen, eller er det tilstrækkeligt alene at anføre jobcentrets adresse? Anmodning om prækvalifikation kan sendes pr. post eller afleveres personligt. Tilbudsmaterialet fremsendes i 5 fysiske eksemplarer, samt en elektronisk kopi af materialet på en USB nøgle. Den elektroniske udgave skal kunne læses og redigeres i Microsoft Office 2007 eller Adobe Reader version 9.3.0. Materialet sendes eller afleveres til: Jobcenter Høje-Taastrup Erik Husfeldts vej 2 A 2630 Taastrup Att.: Udviklingskonsulent Louise Rasmussen 11 Tilbudsgiver skal i bilag 1 (virksomhedens fleksibilitet) angive antallet af afdelinger. Må tilbudsgiver tilføje flere afdelinger ud over de 3, som allerede fremgår af skemaet? Er det tilstrækkeligt at angive den fulde adresse og antallet af medarbejdere, eller ønskes der andre oplysninger om de enkelte afdelinger eller de ansatte? Kuverten markeres: Tilbudsmateriale vedr. udbud af beskæftigelsesfremmende tilbud i Jobcenter Høje-Taastrup - Må ikke åbnes af poståbningen. Leverandørerne er velkomne til at skrive flere afdelinger på. Her kan også anføres hvilke opgaver (eksempelvis i henhold til LAB), de enkelte afdelinger løser. 12 Såfremt det skal tydeliggøres hvilke områder der anmodes om prækvalificering på, skal der så indsendes én samlet anmodning eller skal der indsendes en anmodning for hver af de funktioner (3) eller kombinationer (2), der anmodes om prækvalifikation Der skal indsendes en samlet anmodning. 2
på? 13 14 15 16 Det står i udbudsmaterialet, at man som allerede mentorleverandør er sikret fortsat samarbejde til udløb af den nuværende rammeaftale vedr. mentorforløb, selvom man vælger ikke at byde på opgaven i det netop publicerede udbud. Der står imidlertid ingenting om, hvorvidt det samme gør sig gældende, hvis man vælger at byde på opgaven men ikke bliver valgt som leverandør i den nye rammeaftale. Spørgsmålet lyder derfor: Kan man som aktuel mentorleverandør risikere at stå dårligere end nu ved at byde ind på deres opgaver? Sammenligner man jeres målgruppebeskrivelse i udbudsmaterialet med den borgertype, der aktuelt visiteres til anden aktør i medfør af den aktuelle rammeaftale vedr. mentorforløb, ser det ud som om, at der i udbuddet er tale om en anden og mere ressourcestærk borgergruppe. Er det korrekt forstået? Eller er målgruppen i udbuddet så bred, at borgertypen i den nuværende rammeaftale vedr. mentorforløb kan indeholdes i en ny rammeaftale? Er der i jeres prismodel taget højde for differentiering af målgrupper? Vores erfaring viser, at der er markant forskel på succesraten for fx matchgruppe 1 borgere sammenlignet med de mindst ressourcestærke matchgruppe 2 borgere? Hvis man som tilbudsgiver vurderer, at indgåelse af partnerskab, fx ved brug af underleverandør eller etablering af et konsortium, er den mest hensigtsmæssige måde at byde ind på jeres opgaver på, hvordan forholder man sig til det i prækvalifikationen? Skal det her meddeles eksplicit, hvem man indgår partnerskab med, og skal en skriftlig aftale allerede foreligge? Skal en evt. underleverandør eller virksomhed, med hvem man etablerer et konsortium, ligeledes være prækvalificeret for at kunne deltage i den egentlige tilbudsrunde? Kontrakten med de aktuelle mentorleverandører vil blive fastholdt, med mindre leverandøren byder, og udvælges i forbindelse med nærværende udbud. Leverandørerne af mentorydelser vil således ikke stå dårligere end nu, men har mulighed for at forbedre og udvide aftalen med Jobcenter Høje-Taastrup. Målgruppen i nærværende udbud rummer de fleste af Jobcentrets målgrupper. Mentorforløb vil kun være relevant for den del af målgruppen, der er mindre ressourcestærk. De borgere, der tilbydes mentorforløb vil have samme karakteristika, som de borgere, der visiteres aktuelt til leverandører af mentorforløb. Prismodellen er udarbejdet med udgangspunkt i en gennemsnitlig betragtning. Der vil således blive visiteret borgere, der kræver en større indsats, men også borgere, der er mere selvhjulpne i vejen til job. Det er den leverandør, der byder ind, som har ansvaret for kontrakten, og leverandøren hæfter således for alle forpligtelser, også for de opgaver som underleverandøren udfører. Underleverandører skal ikke aflevere noget materiale, da det er den leverandør, der byder ind, der har den fulde forpligtelse. Det er dermed også kun ansvarshavende leverandørs oplysninger, der kan lægges til grund for en vurdering af prækvalifikation og kontrakttildeling. Dette fordi underleverandøren indgår i et aftaleforhold med hovedleverandøren, og ikke med Jobcentret direkte. 17 Er man garanteret en vis volumen af opgaver, hvis man bliver valgt som leverandør? Her tænker vi på den relative store risiko, Det vil ikke være muligt at angive et forventet antal borgere, der vil blive visiteret til de forskellige funktioner. Jobcentret har brug 3
18 19 20 man påfører sig ved etablering af større filial på Vestegnen, hvis man ikke er garanteret nogen visitationer Hvornår skal filialen på Vestegnen være etableret ift. tidsperspektivet i tilbudsprocessen? Er det korrekt forstået at tilbuddet skal afleveres fysisk på adressen Erik Husfelts Vej 2A og kan derfor ikke fremsendes elektronisk? Er der formalia i forbindelse med tilbudsafgivelsen? Skal afleveres i x antal eksemplarer, på USB-stik, mm.? for fleksible tilbud, der kan justere sin volumen efter af behov. Der gives ikke garanti for volumen. Der skal være etableret en afdeling inden for 2 zoners radius, når kontrakten er gældende. Der kan eventuelt dispenseres fra denne frist, hvis leverandøren eksempelvis skal foretage fysiske justeringer i et lejemål der er indgået. Muligheden for dispensation afhænger dog af konkrete vurderinger. Ja, det er korrekt forstået. Det kan afleveres personligt eller fremsendes pr. post. Anmodning om prækvalifikation kan sendes pr. post eller afleveres personligt. Tilbudsmaterialet fremsendes i 5 fysiske eksemplarer, samt en elektronisk kopi af materialet på en USB nøgle. Den elektroniske udgave skal kunne læses og redigeres i Microsoft Office 2007 eller Adobe Reader version 9.3.0. Materialet sendes eller afleveres til: Jobcenter Høje-Taastrup Erik Husfeldts vej 2 A 2630 Taastrup Att.: Udviklingskonsulent Louise Rasmussen 21 22 23 Hvor mange borgere/forløb forventer I at udlicitere til eksterne leverandører hvert år i udbudsperioden? I Bilag 1 Virksomhedsbeskrivelse i referenceskema punkt 4 skal vi angive Antal borgere i alt pr. 1. september 2013. Er det antal borgere indskrevet hos os præcist 1. september 2013 eller er det f.eks. i perioden fra 1. januar til 1. september 2013? I Bilag 1 Virksomhedsbeskrivelse under punkt 5, skal vi angive samlet antal henviste borgere og hvor mange af de henviste borgere, som er fortsat i virksomhedsplacering. Skal vi også angive borgere, hvor jobcentret har bedt os om at løse en anden opgave end virksomhedsplacering f.eks. Kuverten markeres: Tilbudsmateriale vedr. udbud af beskæftigelsesfremmende tilbud i Jobcenter Høje-Taastrup - Må ikke åbnes af poståbningen Det vil ikke være muligt at angive et forventet antal borgere, der vil blive visiteret til de forskellige funktioner. Jobcentret har brug for fleksible tilbud, der kan justere sin volumen efter af behov. Her angives antal visiterede borgere pr. 1 september 2013. Der skal angives et øjebliksbillede af antallet af visiterede borgere. Der skal angives samtlige antal henviste borgere. Her inkluderes også borgere, hvis umiddelbare mål ikke er ordinær beskæftigelses, men eksempelvis ordinær uddannelse. 4
24 25 26 uddannelsesafklaring? Jf. ovenstående spørgsmål er det samlet antal henviste borgere i perioden 1.1.2013 til 1.9.2013, som vi skal angive? Der er illustreret en model hvor Funktionerne er delt i 3 funktioner. For funktionen Vejlederfunktionen hvor der kan iværksættes aktiviteter til opkvalificering og iværksættelse af virksomhedsrettede tilbud, er vi lidt i tvivl om metoden i beregningen. Gælder denne prismodel for alle de nævnte målgrupper på side 4 øverst? Hvis ja: Skal det forstås således, at hvis vi tager et eksempel på en aktivitetsparat borger der har været ude for arbejdsmarkedet i en årrække, at borgeren kan blive henvist til et opkvalificeringsforløb på 4 uger hvor der ikke i direkte tilknytning til forløbet er en virksomhedsrettede aktivitet, så bliver der alene afregnet med de 10 %? Og det vil så også gælde for sygemeldte der ikke i forvejen har en arbejdsgiver de kan vende direkte tilbage til? Eller vil de typisk være sådan at der vil blive tilkøbt parallel øvrige funktioner som jobkonsulent og/eller mentor? Forventes det, at man som leverandør kan varetage indsatsen for alle de anførte målgrupper, eller vil man eksempelvis alene kunne byde på indsatsen for jobklare ledige? Der skal under punkt 5 angives det samlede antal borgere henvist i hele aftalens løbetid frem til dato. Det er korrekt, at prismodellen gælder for alle målgrupper. Det er korrekt,at borgere, der ikke fortsætter i virksomhedsrettet aktivitet, ordinært job eller uddannelse, kun honoreres med 10 procent af prisen, uanset borgerens forudsætninger. Prismodellen er udarbejdet med udgangspunkt i en gennemsnitlig betragtning. Der vil således blive visiteret borgere, der kræver en større indsats, men også borgere, der er mere selvhjulpne i vejen til job. Der kan blive tale om tilkøb af mentor, men det forventes at leverandøren har en jobkonsulentfunktion, der arbejder med borgerne imens de er i LAB 32 tilbud. Opgaven rummer alle målgrupper. Der kan således ikke bydes på enkelte målgrupper. 27 I punkt 4 i referenceskemaet skal vi angive: Antal borgere i alt pr. 1. september 2013. Er det antal borgere der er henvist pr. denne dato eller er det antal borgere, der i alt har været henvist på forløbet frem til denne dato? Her ønskes angivet hvor mange borgere, der er tilknyttet tilbuddet den 1. september. Der ønskes således et øjebliksbillede af, hvor mange borgere, der er visiteret. 28 Vi vil gerne høre, om vi selv skal sørge for at indhente svar fra vores referencer på de seks spørgsmål omkring vores soliditet, kontinuitet og kvalitet i opgaveløsningen (s. 9 i Prækvalifikationsmaterialet)? Referencer indhentes af Jobcentret. 29 Vi har kigget på den oplyste hjemmeside Grundet lancering af ny hjemmeside, har ma- 5
www.htk.dk/udbud, men vi har ikke kunnet finde hverken selve prækvalifikationsmaterialet eller spørgsmål/svar derinde. Kan du være behjælpelig med et link? 30 Kan Jobcenter Høje-Taastrup oplyse en cirka volumen på de tre forløb: Jobkonsulentfunktion til virksomhedsplacering Underviser/vejlederfunktion til vejlednings og opkvalificeringsforløb Mentorfunktion terialet ikke været tilgængeligt på HTK.dk/udbud. Jobcentret beklager fejlen, der dog er rettet nu. Materiale samt spørgsmål og svar kan også findes på udbud.dk. Det vil ikke være muligt at angive et forventet antal borgere, der vil blive visiteret til de forskellige funktioner. Jobcentret har brug for fleksible tilbud, der kan justere sin volumen efter af behov. 31 I forhold til punkt 5 i bilag 1, hvor der ønskes referencer/eksempler på etablerede virksomhedstilbud, er vi i tvivl om, hvilke tal Jobcenter Høje-Taastrup ønsker opgjort. Hvis vi eksempelvis har et forløb som er startet i 2011 og stadig er aktivt. Skal vi så opgive tallene for hele forløbet fra 2011 og frem i kolonnen Samlet antal henviste borgere og vil vi i givet fald så skulle opgive samtlige etablerede virksomhedsrettede tilbud siden 2011 i kolonnen Hvor mange af de henviste borgere fortsatte i virksomhedsplacering for så at opgive tallene for 2013 i den sidste kolonne Antal virksomhedstilbud etableret i 2013. Eller ønsker Jobcenter Høje-Taastrup kun tallene for 2013 (hvilket taleksemplerne tyder på)? 32 I forhold til pkt. 4 og 5 i bilag 1, hvor Jobcenter Høje-Taastrup skriver I skemaet bedes leverandøren beskrive opgaven ønsker jobcentret da kun (som i eksemplerne) en henvisning til LAB loven eller en mere udførlig beskrivelse af de enkelte forløbs indhold, tilrettelæggelse og målsætning? 33 Vi har senest i dag været inde på www.htk.dk/udbud som der henvises til i prækvalifikationsmaterialet i forhold til at holde sig opdateret om spørgsmål og svar. Når vi ikke finder noget på siden, er det så Det samlede antal henviste borgere, dækker antallet af borgere henvist i hele aftalens forløb. Hernæst angives, hvor mange virksomhedstilbud, der er etableret i hele aftaleperioden. Taleksemplet skal fungere som en vejledning i, hvordan felterne skal udfyldes. En henvisning til LAB loven er tilstrækkeligt. Grundet lancering af ny hjemmeside, har materialet ikke været tilgængeligt på HTK.dk/udbud. Jobcentret beklager fejlen, der dog er rettet nu. Materiale samt spørgsmål og svar kan også findes på udbud.dk. 6
34 fordi, der endnu ikke er offentliggjort noget, eller er der tale om en fejl? Vi er i tvivl vedrørende dokumentationskravet i forbindelse med etablering af private virksomhedspraktikker og løntilskudsjob. Hvorledes forholder de tre sidste kolonner sig til hinanden? Tallene i de sidste to kolonner er sammenlagt større end det samlede antal henviste. Er virksomhedsplacering og virksomhedstilbud i denne forbindelse det samme? Det samlede antal henviste borgere, dækker antallet af borgere henvist i hele aftalens forløb. Hernæst angives, hvor mange virksomhedstilbud, der er etableret i hele aftaleperioden. Taleksemplet skal fungere som en vejledning i, hvordan felterne skal udfyldes. 35 36 Når vi kigger den anviste webadresse: www.htk.dk/udbud - kan vi ikke se prækvalifikation eller eventuelle spørgsmål. Er det os, der ikke kan finde ud af det? Ift. bilag 1, pkt. 5: Her skal vi angive, hvor mange af de henviste borgere fortsatte i virksomhedsplacering. Menes der her alene tilbud iht. kap. 11 og 12 eller også etablerede jobs? Grundet lancering af ny hjemmeside, har materialet ikke været tilgængeligt på HTK.dk/udbud. Jobcentret beklager fejlen, der dog er rettet nu. Materiale samt spørgsmål og svar kan også findes på udbud.dk. Med virksomhedsplacering, menes virksomhedstilbud som beskrevet i Lov om aktiv beskæftigelsesindsats kapitel 11 og 12. 37 I prækvalifikationsmaterialet står der Leverandørerne skal enten tilbyde alle funktioner eller jobkonsulentfunktion i kombination med Underviser/vejlederfunktion eller mentorfunktion separat. Skal det forstås således, at der kan bydes på alle tre områder, jobkonsulentfunktion + underviser/vejlederfunktion samlet og mentorfunktion separat / alene, eller skal jobkonsulentfunktion eller underviser/vejlederfunktion kombineres med mentorfunktion. 38 Under formkrav til tilbud (3.3) står der, at tilbudsmaterialet skal fremsendes i fem fysiske eksemplarer, samt en elektronisk kopi på USB-nøgle. Gælder dette også prækvalifikationen (virksomhedsbeskrivelsen), eller kan man aflevere denne elektronisk og i hvilket format? 39 Hvordan sikrer vi rettidig aflevering af prækvalifikationstilbud mandag den 9/9 ved personlig aflevering eller fremsendelse pr. post, når Jobcentret først åbner kl. 10:00, dvs. samtidig med at tilbuddet skal være Der kan bydes alene på mentorfunktion. Der kan ligeledes bydes alene på jobkonsulentfunktion i kombination med underviser/vejlederfunktion. Herudover kan der bydes samlet på alle tre funktioner. Virksomhedsbeskrivelsen skal afleveres i 5 fysiske eksemplarer samt en elektronisk kopi på USB-nøgle. Det vil være muligt at aflevere materialet kl. 10.00, når Jobcentret åbner. 7
jer i hænde? 40 Vil kursuslokaler beliggende i zone 43 opfylde Jeres krav om maksimalt at være to takstzoner fra Høje-Taastrup(Zone 66) 41 I skriver i spørgsmål svar at tilbuddet skal afleveres senest den 9.9 kl. 10, det fremgår at Jobcentret den 9.9 åbner kl. 10. Vil tilbuddet blive betragtet som rettidigt afleveret hvis det sker samtidig med at Jobcentret åbner kl. 10:00, eller skal det afleveres I Jeres postkasse inden kl.10? 42 Hvis man anmoder om prækvalifikation på alle tre funktioner, kan man da blive prækvalificeret blot til en eller to af funktionerne? Eller prækvalificeres man samlet for alle de funktioner, man byder ind på, således at man enten prækvalificeres til alt eller intet? Der skal maximalt være 2 zoner til tilbudsstedet. En placering i zone 43 vil indebære en afstand på 3 zoner, hvilket ikke er acceptabelt. Det er muligt at aflevere tilbuddet rettidigt kl. 10. mandag morgen. Leverandører kan blive prækvalificeret til alle eller nogle af de funktioner de har ønsket at byde ind på. 8