Fruering og Vitved Menighedsråd 1 Referat af fællesrådsmøde Onsdag den 26. marts 2014 Referatet sendes til: MR- medlemmer, kirkeværger, suppleanter, sognepræst, ansatte, regnskabsfører, webbmaster samt lejer af forpagtergårdsboligen. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden 2 Bemærkninger til referat fra mødet den 29. januar 2014 3 Økonomi, herunder gennemgang af udkast til regnskaber for begge kirkekasser og godkendelse af disse udkast til regnskaber er vedlagt orientering om revision af regnskabet for Kirke- & Sognekontakt kirkebladets økonomi behandles i særskilt punkt budgetprocedure for 2015, herunder flytning af provstesyn og næste MRmøde 4 Drøftelse af Kirke- & Sognekontakts nuværende og fremtidige økonomi se bilag 5 6 7 Renoveringsprojekt, Fruering kirke Sommermøde den 24. august 2014, herunder fastlæggelse af budget se bilag Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd 8 Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd 9 Orientering ved sognepræsten 10 Orientering ved kontaktpersonen 11 Orientering ved kirkeværger 12 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget 13 Orientering ved medarbejderrepræsentant 14 Orientering ved folkevalgte kasserere 15 Orientering om Organistsamarbejde 16 Forberedelse til synet den xx. xxx 2014 17 Eventuelt Mødet blev ledet af: Arne Sørensen Referent: Niels Peter Skrubbeltrang Mødedeltagelse: Der var afbud fra Magda Jensen og Eva Jensen. Anders Nielsen og Vagn Beck var mødt som suppleanter. Mødet blev indledt med at vi sang nr. 265: Velkommen lærkelil Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Punkt 6 blev ændret til punkt 6.1, og der blev tilføjet et punkt 6.2 Førstehjælpskursus. Med de foreslåede tilføjelser blev dagsordenen godkendt.
2 Pkt. 2 Bemærkninger til referat fra mødet 29. januar 2014 Vedrørende punkt 11 præciserede Inge Gerd, at der kan blive behov for benyttelse af vikar, for at få ferieplanlægningen til at gå op. Vedrørende punkt 12 oplyste Ulla, at det var hendes computer, der havde været problemer med, og at det nu er klaret. Med ovenstående tilføjelser, blev referatet godkendt. Pkt. 3 Økonomi, herunder Gennemgang af udkast til regnskaber for 2013 for begge kirkekasser og godkendelse af disse udkast til regnskaber er vedlagt Orientering om revision af regnskabet for Kirke- & Sognekontakt kirkebladets økonomi behandles i særskilt punkt Budgetprocedure for 2015, herunder flytning af provstesyn og næste MR-møde Anne Marie gennemgik udkastene til regnskab for de to kirkekasser. Det blev oplyst, at regnskaberne nu skal overføres elektronisk til Økonomiportalen og ikke underskrives af menighedsrådene. Til gengæld skal årets resultat og egenkapitalen fremgå af beslutningsreferatet, og det underskrevne referat indscannes og overføres til Dataarkivet. Fruering kirkekasse: Resultatet er på 238.335 kr. mod et budgetteret resultat på 108.370 kr. Af væsentlige afvigelser i forhold til budgettet kan nævnes: Note 2, Kirkebygning og sognegård: Sparet rådgivning i forbindelse med konfirmandstue projektet Note 3, Kirkelige aktiviteter: Besparelser på gudstjenester og kirkelige handlinger samt kirkelig undervisning Note 4, Kirkegård: Større lønudgifter pga. lønregulering, som ikke var kendt på budgettidspunktet. Faldende indtægter i forhold til 2012. Væsentligste årsag hertil er et mindre renteafkast på gravstedskapitaler, hvilket afhænger af antallet af begravelser. Plantesalg mv. er stort set uændret. Note 5, Præstebolig mv.: Større lejeindtægter end budgetteret, da der var usikkerhed om udleje af driftsbygningerne på budgettidspunktet, Egenkapitalen udgør ved årets slutning 1.851.006 kr. En væsentlig del af de frie midler forventes at indgå i det planlagte projekt om renovering af Fruering kirke. Regnskabet blev godkendt. Vitved kirkekasse: Vitved kirkekasse viser et resultat på 172.139 kr. mod et budgetteret resultat på 31.039 kr. Af afvigelser kan nævnes: Note 3, Kirkelige aktiviteter: Besparelser på gudstjenester og kirkelige handlinger samt kirkelig undervisning Note 4, Kirkegård: Mindre udgifter til drift, da der forventes større udgifter i 2014 efter besøg af kirkegårdskonsulent jævnfør noterne. Egenkapitalen ved årets udgang udgør 1.310.520 kr. Efter opklarende spørgsmål blev regnskabet godkendt. Begge regnskaber blev underskrevet af formænd og folkevalgte kasserer, så vi har underskrevne eksemplarer i vores arkiv. Kirke og Sognekontakt:
Regnskabet for Kirke og sognekontakt er revideret og godkendt. Bladet har haft underskud de senere år og underskuddet har været voksende primært på grund af stigende portoudgifter jævnfør punkt 4, hvor bladets økonomi behandles. Samtidig har de frivillige bidrag været faldende, så situationen er uholdbar, hvis vi ønsker at bevare et Kirkeblad i nuværende kvalitet og omfang. Forholdsmæssigt bidrager udensogns mest med frivillige bidrag, enkelte med store beløb, men altså ikke tilstrækkeligt til at økonomien hænger sammen. Budgetprocedure for 2015, herunder flytning af provstesyn og næste MR-møde Efter ønske fra provsten flyttes provstesynet til onsdag den 4. juni. Tidsplan uændret, kl. 9.00 i Fruering og 11.30 i Vitved. N.P. underretter bygningssagkyndige om flytningen. Menighedsrådsmødet fastholdes den 21. maj kl. 19.00 Pkt. 4 Drøftelse af Kirke & sognekontakts nuværende og fremtidige økonomi se bilag På baggrund af det udsendte bilag blev kirkebladets økonomi og fremtid diskuteret. Følgende kan konstateres: Underskud de seneste år mellem 25 - og 30.000 kr., og egenkapitalen vil være opbrugt inden årets udgang, hvis der ikke gøres tiltag. Frivillige bidrag faldende gennem årene, portoen er stærk stigende. Fra 2004 til 2006 blev der ydet 96.000 97.000 kr. pr. år i bidrag fra menighedsrådene. Beløbene blev herefter nedsat i 2007 til 75.000 kr., i 2008 til 65.900 kr. og fra 2010 69.000 kr. pr. år. Inge Gerd har undersøgt mulighederne for portobesparelser til udensogns, hvor der hver gang sendes ca. 700 kuverterede eksemplarer. Ved at vælge PP porto, kan opnås en besparelse på 2,10 kr. pr. kuvert, hvis der udsendes mere end 500 stk. pr. gang. Aftalen kan opsiges når som helst. Har også undersøgt andre udsendelsesformer, blandt andet at få trykkeriet til at sende, men det giver ikke yderligere besparelser. Der var enighed om vigtigheden af at bevare Kirke - & Sognekontakt, og følgende blev besluttet: Der vælges PP porto. Inge Gerd laver aftale. Fortsætter med nuværende uddeling til indensogns modtagere. Der ydes et ekstraordinært tilskud til kirkebladet fra menighedsrådene på 15.000 kr. i 2014 (Fordeles 60/40). Det blev besluttet, at udensogns modtagere skal betale minimum 75 kr. pr. år, hvis de fortsat ønsker at modtage bladet. Der opkræves ikke beløb fra lokale bidragydere til bladet, da vi finder det vigtigt, at det fortsat er et blad for hele sognet, og ikke vil risikere, at nogle melder fra, hvis de skal betale for at være med. I forbindelse med budgetlægning for 2015 tages stilling til menighedsrådenes bidrag fremover. Arne og Niels Peter laver indstik til maj nummeret, hvor ovenstående oplyses, og hvor vi samtidig lægger vægt på, at kunne bevare Kirke & Sognekontakt. Pkt. 5 Renoveringsprojekt, Fruering kirke På sidste møde blev der orienteret om de 3 tilbud på rådgivningsopgaven (Kamp, WMB og Brøgger Arkitekter). Samtidig fik udvalget bemyndigelse til at indgå aftale med en af de tre tilbudsgivere. Udvalget var enige om at pege på Brøgger Arkitektfirma, og der er nu lavet aftale om teknisk rådgivning og bistand. Max beløb for de indledende opgaver er150.937 kr. inkl. moms. Beløbet omfatter overordnet projektbeskrivelse, tidsplan, skitseforslag, ansøgningsmateriale til Stiftsøvrighed, projektbeskrivelse, bearbejdning af kalkulation og udfærdigelse af tegningsmateriale. 3
Der har været besøg fra Nationalmuseets kalkningskonsulent Kirsten Trampedach fredag den 21. marts og kirkekonsulent Karin Vestergaard Kristiansen tirsdag den 25. marts vedrørende det historiske inventar. (Vagn og Holger samt Anders Glavind Jensen fra Brøgger Arkitekterne deltog). Rapporter afventes. En foreløbig rapport fra Nationalmuseet anbefaler, at Teknologisk Institut laver nærmere analyse af skjolderne på hvælvingerne, specielt i koret, for at undersøge, om det er uhensigtsmæssige tilsætningsstoffer i kalken, som skaber skjolderne. Pris 9.000 kr. + moms. Det blev besluttet at gennemføre analysen. Det videre forløb er nu, at Brøgger Arkitekterne udarbejder kalkulation/skitseprojekt til provstiet inden 10. april, så vi kan sende til provstiet inden 15. april, for at få projektet med på budgettet for 2015 Pkt. 6.1 Sommermøde den 24. august 2014, herunder fastlæggelse af budget se bilag Den foreslåede budgetramme på 55.000 kr. ved 125 deltagere blev godkendt. Det nedsatte udvalg arbejder videre, og indkalder yderlig assistance, når der bliver behov herfor. Forventer at arrangementet kan holdes i stalden, hvis dårligt vejr. Pkt. 6.2 Førstehjælpskursus Det blev besluttet at tage mod tilbuddet fra Lars Dam Frandsen om afvikling af førstehjælpskursus for 2.500 kr. hos os. Efterfølgende aftalt, at kurset holdes den foreslåede dato, 12. juni kl. 16.30 i Stalden. Tilmelding til Inge Gerd. Deltagere skal selv medbringe underlag/madras. Pkt. 7 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd Henvendelse fra Jan Skaar om midlertidig lukning af stien fra kirken til Fruering Kirkevej for kørende trafik fra maj og ca. ½ år frem i perioden hvor nuværende hus fjernes og der bygges nyt. Stien vil blive holdt åben i weekenderne for gående trafik. Menighedsrådene sagde ok hertil. Fruering deltager i samarbejdet om fælles kirkekalkning. Licitationen er vundet af Dansk Kirkekalk. Vi har skrevet under på samarbejdsaftale for 2014 og 2015. Planen var, at det skulle finansieres ved at reducere ligningsbeløbet med udgiften. Kompliceret og kræver godkendelse på er budgetsamråd. Udgiften for os i 2014 og 2015 svarer til de budgetterede udgifter. Forventer besparelse på sigt. Kun gennemkalkning hver andet år. Forsikringsforhold vedrørende nedfaldne tagsten. Folkekirken har ansvarsforsikring, som dækker hvis vi har pådraget os erstatningsansvar (enten ved handling eller udeladelse af handling). Hvis skaden er hændelig, har man ikke erstatningsansvar. Vi foretager os ikke yderligere. Odder Skanderborg Distriktsforening (DAP): Tilbud om besøg på landsforeningens sekretariat onsdag den 9. april kl. 17.00. Tilmelding senest 31. marts til Karen Bodil Ravn Kultursamvirket, repræsentantskabsmøde (DAP), torsdag 27. marts kl. 19.00 i Ry. Underholdning ved Eva Lucia. Påskens Salmer (DAP). Markering af udgivelsen ved musikalsk kirkelig tjeneste i Vor Frue Kirke, Aarhus, lørdag den 5. april kl. 14.00. Orientering fra Provstiudvalgsmøde tirsdag 25. marts: o Budget 2015. Forslag om at hæve ligningsbeløbet 1 % generelt, likviditet til rådighed, 5 % af lønudgifter o Vikar for Anne Jakobsen, o Desuden diskussion af kirkevedtægter og tillægsbevillinger Diverse brochurer: o Kirkens Korshær: Folkekirken er mere end højmesse, perlegrus og kirkekoncerter. Opfordring til at indgå i mere forpligtende samspil om diakonalt arbejde. Anbefales af biskoppen. 4
o Bibelselskabet 5 Pkt. 8 Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd Arne omtalte diverse materialer (samme som Fruering), samt henvendelse fra konsulent vedrørende energisyn.. Vitved er fritaget pga. bygningens størrelse. Generelt skal vi afvente, da der arbejdes på, om vi kan undgå at skulle gentage energisynet, da det ikke giver megen mening i vore bygninger. Pkt. 9 Orientering ved sognepræsten Der har været holdt møde med skolelederne fra Solbjerg og Virring vedrørende placering af konfirmandundervisningen efter den nye skolereform. Ingen afklaring og der holdes nyt møde igen i slutningen af maj. Problemet er at konfirmandundervisningen betragtes som forkyndelse, og ikke kan indgå i undervisningsforløbet. Der håbes på en løsning, som kan være acceptabel for alle parter. Starter med malerier til Påskeudstillingen i den kommende uge. Jørgen sikrer, at der er opvarmning Møde med konfirmandforældre 8, 9. og 10. april kl. 19.00. Preben hjælper 8. april, Anne Marie 9. april og Ulla 10. april. Ost og vin skærtorsdag. Kl. 16.00 i Fruering, Tove og Vagn hjælper. I Vitved kl. 19.30 Arne og Preben hjælper. Konfirmationer: Vitved den 4. maj kl. 9 og 11.00. Ulla tager vagten til begge. Fruering 11. maj kl. 9 og 11.00. Jørgen og Preben tager vagterne. 17. maj kl. 11.00. Preben tager vagten Lykkedes at få boganmelder til det kommende nummer af Kirkebladet (Tyge Strøm, Stilling) Pkt. 10 Orientering ved kontaktpersonen Der har været afholdt personalemøde 19. februar og referat er udsendt. Der holdes planlægningsmøde igen inden påske. Holger blev genvalgt som personalerepræsentant Pkt. 11 Orientering ved kirkeværger Ulla: Har deltaget i Kirkegårdskonferencen sammen med Vagn og Holger. God oplevelse med fokus på udviklingsplaner, natur og skovprægede kirkegårde, hvordan møder man sørgende mennesker på kirkegården?, og mange andre spændende emner. Har fået brev fra provsten vedrørende de ønskede ændringer på kirkegården. Der bliver nyt besøg af kirkegårdskonsulenten. Stengærdet er lavet, og der er opsat ny lampe på prædikestolen Foretaget opmåling til elektronisk kirkegårdskort Har haft kedelige oplevelser hvor nogle (børn?) går og flytter rundt på blomster mellem gravstederne. Vagn På Kirkegårdskonferencen orienterede Roskilde biskoppen om forventet ny vejledning om gravminder. Vagn har 44 kort over gravminder på Fruering kirkegård udarbejdet af Skanderborg Museum. På synet tages op, hvad vi gør ved udgåede gravsten Pkt. 12 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget Indgangsdøren til konfirmandstuen er ordnet. 3 sæt nøgler, som Inge Gerd får Isat dør til mellemgang til kolde haller Der er etableret el i forrum og branddør til lokalet
Sørger for varmekanoner inden konfirmanderne tager lokalet i brug. Der trænger til spartling og maling i forrummet. Menighedsrådene bevilgede ekstra timer til Gitta, til at udføre arbejdet. 6 Pkt. 13 Orientering ved medarbejderrepræsentant Har deltaget i Kirkegårdskonferencen Vi skal have en holdning til, hvad vi gør ved udgåede gravsten. Tages op på synet Får besøg af kirkegårdskonsulent. Holger har lagt planer for udviklingen af kirkegården, spændende om de skal ændres. Haft kontakt med kommunen om ny Dorthe. Der er aktuelt to muligheder. Vi er positive over for at få nogle i jobprøvning, men Holger afgør hvorvidt han mener, en af de to kan fungere sammen med medarbejderne og hvad der i øvrigt kræves på kirkegården. Der blev sagt ok til at Gitta bevilges ekstra timer til at deltage i korstævne den 27/9, såfremt hun har mulighed herfor. Gurli er forhindret pågældende dag. Pkt. 14 Orientering ved folkevalgte kasserere Intet nyt Pkt. 15 Orientering om organistsamarbejde Kører uændret. Fremtiden vil nok afhænge af, hvad der sker i Ovsted, Tåning, Hylke, men ingen afklaring heraf. Pkt. 16 Forberedelse til synet den 4. juni 2014 Det bliver Vitved menighedsråd som står for synet. Arne sørger for indkaldelse og får aftaler om det praktiske. NP sender mail til bygningssagkyndige om ændret dato Pkt. 15 Eventuelt Aftalt at Vagn kontakter John Vind om understrygning af taget i Fruering og får tilbud på arbejdet. Mødet sluttede kl. 22.15.