Den digitale Skoleforvaltning Forvaltningsledelsen i Skoleforvaltningen har godkendt, der udarbejdes kommissorium for projektgruppe til opdere og samle Skoleforvaltningens stregier for arbejde med it i undervisningen, it i forvaltningen og digitalisering af Skoleforvaltningen der i forbindelse med flytning og ombygning af Godthåbsgade 8 arbejdes med udvikling af de teknologiske muligheder således medarbejderne bliver mobile og udstyres med bærbare enheder og mobil telefoni der arbejdes med udbredelse af digitalisering af administrive processer i alle Skoleforvaltningens centrale og decentrale enheder, og der afsættes ressourcer til opgaven Sagsbeskrivelse Økonomi, IT og Administrion har arbejdet med overvejelser om Den digitale Skoleforvaltning. Arbejdet inddeles i tre afsnit: 1. Opdering af stregier for it og digitalisering 2. Den digitale administrion 3. Digitalisering af administrive processer Opdering af stregier for it og digitalisering Den politiske og administrive ledelse af Skoleforvaltningen (Skole- og Kulturforvaltningen) har gennem de seneste 3-4 år arbejdet målrettet på sikre en udvikling af brugen af it i undervisningen. Det har været en klar målsætning, it i højere grad integreres i den daglige undervisning, så det store potentiale for it baseret undervisning udnyttes til skabe en moderne og fagligt stærk folkeskole. Målsætning har været underbygget ved, der tre år i træk i forbindelse med budgetlægningerne for 2012, 2013 og 2014 er blevet afs stadigt flere midler til it i folkeskolen med ssning på tre områder: Sikre netværk/infrastruktur på skolerne Sikre mellemtrinene samt lærere og pædagoger alle har en bærbar it enhed til rådighed Sikrer kompetenceudvikling i forhold til pædagogisk udnyttelse af it Hertil kommer Undervisningsministeriet har støttet brugen af digitale lærermidler, og Aalborg Kommune har afs midler, så der har kunnet opnås den maksimale stslige økonomiske støtte. Ssningen bygger på en it stregi for it i undervisningen fra 2012 samt undervisningsministeriets arbejde med øget anvendelse af it i undervisningen.
It stregien for it i undervisningen bygger på nogle få overordnede principper, hvorefter det meget er op til de enkelte decentrale enheder arbejde med stregien for den enkelte skole eller afdeling. I forhold til Aalborg Kommunes brug af it og digitalisering har der i Skoleforvaltningen, ud over arbejdet med it i undervisningen, været arbejdet med digitalisere forvaltningens arbejde i øvrigt. Det er sket gennem programmer med digitaliseringsstregier for de forskellige områder i kommunen, således det sikres, der arbejdes med digitalisering, innovion og digital ledelse på tværs i kommunen. Disse stregier ligger såvel som centrale stregier som decentrale stregier. Der er ikke direkte skabt en sammenhæng mellem stregier for brugen af it i undervisning og forvaltning og digitaliseringsstregierne, men når der skal træffes konkrete beslutninger på området, bliver viden fra de forskellige områder inddraget. Økonomi, IT og Administrion mener, der er et behov for opdere, samordne og målsætte arbejdet med it og digitaliseringsstregier efter der nu har været arbejdet med en massiv opgradering af området i 3-4 år. Det foreslås, der udarbejdes kommissorium for en projektgruppe, der har til formål opdere og samle Skoleforvaltningens stregier for arbejde med it i undervisningen, it i forvaltningen og digitalisering af Skoleforvaltningen. Arbejdet skal forankres i FL og i projektgruppen skal være repræsentanter fra alle Skoleforvaltningens afdelinger, ligesom der skal være decentral repræsention. Den digitale administrion Den større og større fokus på digitalisering af borger- og forvaltningsprocesser, der har været de seneste år, sætter også fokus på, hvordan vi som medarbejdere agerer i en digital hverdag, og ikke mindst hvordan vi indretter os med værktøjer og redskaber. Den digitale medarbejder er i dag ikke alene afhængig af adgang til it ved et skrivebord, men også til møder, undervejs i det offentlige rum eller hjemme. Dette ændrer nurligt de værktøjer og redskaber, som understøtter disse muligheder. Den digitale medarbejders muligheder i dag Indtil nu har det været en tradition, der for den enkelte medarbejder ikke har været væsentlig fokus på det være en digital medarbejder. De administrive medarbejdere anvender nurligvis i høj grad en computer i opgaveløsningen, men denne har for de flestes vedkommende været en traditionel stionær computer placeret på en fysisk arbejdsplads på et kontor. Dertil er der typisk tilknyttet en almindelig telefon. Dermed er opgaveløsningen ofte bundet til en fysisk placering. Valget af teknologi giver i sig selv begrænsninger i digitalisering. En lang række administrive processer er nurligt understøttet af teknologi. Men der er også en række områder og processer som enten kun er delvist understøttet, f.eks. møder, eller helt eller delvist manuelle, f.eks. indberetning af kørsel og fravær. Skal der reel digitalisering til, skal der således tænkes anderledes i udstyr, ændres i processer og tankegange, og ikke mindst få fjernet de eventuelle barrierer som eksisterer.
Fremtidens digitale medarbejder De teknologiske muligheder der findes i dag med udbredelse af netadgange medfører langt større muligheder for arbejde digitalt der, hvor man som medarbejder befinder sig. Der findes også i dag langt flere tjenester og programmer, som kan nås i skyen via webtjenester eller Apps. Teknologierne er til stede. At udstyre medarbejdere med muligheder for arbejde fleksibelt, indføre digitale processer og digitale samarbejdsmuligheder, vil på sigt kunne give et forventet kvalitetsløft i opgaveløsningen ligesom det må forventes, der kan opnås effektiviseringer. En understøttelse og optimering af de digitale processer er en forudsætning for nå de målsætninger som sættes i de offentlige digitaliseringsstregier. Der bør således iværksættes en digitalisering af interne og eksterne processer Bærbare enheder En stregi hvor de traditionelle stionære computere ersttes med en bærbar enhed kombineret med muligheden for anvende denne som stionær, vil kunne give den enkelte medarbejder en betydelig større frihed i forhold til tid og sted. En bærbar enhed vil således kunne understøtte en digital medarbejder ved øge fleksibiliteten og give mulighed for digitalisere manuelle arbejdsrutiner. Ved hjælp af en portenhed kan der tilkobles en eller flere store skærme samt almindelig tastur og mus, således en bærbar kan anvendes som en almindelig stionær på arbejdspladsen. Programmer Ved tilbyde anvendelse af programmer i skyen, vil den enkelte medarbejde opleve, tilgangen til da bliver uafhængig af tid og sted. Specielt vil denne form for løsninger nemmere kunne understøtte alle medarbejdere i Skoleforvaltningen i de digitale processer, da man her netop kan have adgang mange steder fra. Der vil dog være en række bindinger til Aalborg Kommunes øvrige portefølje, som skal undersøges nærmere. Programmer i skyen kan dels være standardprogrammer fra forskellige leverandører som f.eks. Microsoft, KMD eller andre af kommunens leverandører ligesom der her også tænkes på adgang til Aalborg Kommunes egne programmer via en portalen ekstern.aalborg.dk Kommunikion Digital kommunikion kunne være en langt bedre udnyttelse af de muligheder, som i dag findes i kommunen. F.eks. anvendelse af Microsoft Lync, hvor alle medarbejdere i forvaltningen kan få adgang til bl.a. telefonopkald, ch og videomøder. Denne plform kan anvendes til skabe sammenhæng mellem mobil teknologi og ip telefoni, og ydermere forventeligt skabe sammenhæng mellem administrive og pædagogiske medarbejdere. Fakta Skoleforvaltningen har ca. 800 administrive arbejdspladser fordelt med ca. 460 på skolerne og ca. 340 på øvrige lokioner. Heraf er de 165 bærbare hvor godt 100 er på skolerne. It stregi for den digitale administrion It-stregien for forvaltningens medarbejdere bør indrettes så den
Understøtter den digitale medarbejder så de teknologiske muligheder for den enkelte udnyttes optimalt i forhold til arbejdsplads og funktion. o Mobilitet prioriteres o Anvendelse af cloud programmer fremmes mest muligt Understøtter de digitale processer i forvaltningen o Digitalisering af manuelle arbejdsrutiner Ex. Kørsel og fravær o Afskaffelse af overflødige processer (LEAN) mest muligt Fremmer muligheder for en digital hverdag o Digitale møder Digitalisering af mødeprocesser Videomøder internt og eksternt o Distancearbejde o Fleksible arbejdspladser Muligheder for touchdown arbejdspladser Økonomisk vil der skulle investeres i nødvendigt bærbart udstyr samt licenser og adgange til cloud programmer ligesom der for nogle medarbejdere vedkommende kan omlægges fra IP telefoni til mobil telefoni. En bærbar stregi forventes ikke være dyrere end de nuværende løsninger. Økonomi, IT og Administrion foreslår, der i forbindelse med flytning og ombygning af Godthåbsgade 8 arbejdes med udvikling af de teknologiske muligheder, således medarbejderne bliver mobile og udstyres med bærbare enheder og mobil telefoni. Digitalisering af administrive processer I forbindelse med de årlige økonomiforhandlinger mellem KL og Regeringen er der i flere år blevet reduceret i kommunernes bloktilskud med den begrundelse, den øgede digitalisering giver kommunerne mulighed for hente betydelige besparelser på administrion. Der er beskrevet forskellige indsser senest Moderniseringsaftale og før det Gensidighedsaftale hvor mulighederne beskrives. I Skoleforvaltningen har det været sådan, den forholdsmæssige besparelse, som forvaltningen har fået pålagt, er givet videre til de enkelte skoler og andre decentrale enheder. Her er det blevet opftet som en rammebesparelse, idet skolen har fået besparelsen, men der er ikke s initiiver i gang, der har betydet, besparelsen kan hentes hjem ved øget digitalisering. Der er dog s nogle initiiver i gang. F.eks. er det blevet muligt indberetning af elevernes fravær kan ske fra den enkelte lærers bærbare enhed i stedet for, det skal ske via papir til kontoret der så skal taste fraværet ind i fraværssystem. Et andet eksempel er, det elektroniske sagsbehandlingssystem, der anvendes i forvaltningen, også kan anvendes på skolerne. Der kan nævnes flere muligheder, men ingen af mulighederne har ændret væsentligt hverken på den administrive sagsgang eller på opftelsen af, besparelserne begrundet i mulighederne for digitalisering blot er en rammebesparelse. I 2013 havde Skoleforvaltningen et projekt med to medarbejdere ans i studiejob, der skulle kortlægge mulighederne for effektivisere administrive opgaver på skoler og andre decentrale arbejdspladser. Der skete gennem samarbejde med skoleledere, skolesekretærer m.fl. Det viste sig, der faktisk kan oplistes omftende muligheder for effektiviseringer gennem digitalisering, hvoraf nogle af mulighederne faktisk kan opftes som lavthængende frugter.
Det er tydeligt, de digitale muligheder ikke udnyttes ved blot, der centralt peges på mulighederne. I stedet foreslås, udbredelsen af de digitale muligheder bliver mere håndholdt. Konkret har Økonomi, IT og Administrion mulighed for afsætte ressourcer til, en person 2-3 dage om ugen arbejder med udbredelsen af digitalisering af administrive processer ved tage ud på de enkelte skoler og hjælpe skoleledere og skolesekretærer med digitalisere processerne. Bilag. Overblik over indssområder for digitalisering.