Til Kopi til Fra Sagsnr. Forvaltningsledelsen Indtast Kopi til Sekretariat, HR og Udvikling Indtast sagsnr. Sekretariat, HR og Udvikling Skoleforvaltningen Godthåbsgade 8 9400 Nørresundby Init.: LBS/KD 18. januar 2015 Tilbud på konsulentbistand ved implementering af ledelsesprojektet: Offentlig Leadership Pipeline i Skoleforvaltningen UDKAST. 1. Baggrund I Skoleforvaltningen i Aalborg Kommune er vi ambitiøse i forhold til udviklingen af vores organisation og vores kerneydelse, som er børns læring og trivsel. Derfor har forvaltningen i øjeblikket igangsat en omfattende visionsproces, som afsluttes i foråret 2015 og som kommer til at sætte retningen for forvaltningens arbejde i de kommende år. Skolereformen har ændret rammerne for og kravene til ledelse af skoler i såvel forvaltningen som på skolerne. Reformen har skærpet den pædagogiske ledelsesopgave, og den ændrede organisering af arbejdstiden på skolerne ændrer skolens grundlæggende opgave- og organisationskultur. Ledelsesopgaven på skoleområdet er derfor under markant forandring. Det er centralt, at ledelsessystemet er gearet til at implementere visionen og lede skolerne i retning af målene i skolereformen og at lederne er tydelige på deres egen ledelsesrolle i det samlede ledelseshieraki. Vi har derfor brug for at opbygge en sammenhængende styrings- og værdikæde for god ledelse på skoleområdet og det gør vi ved at igangsætte et projekt med arbejdstitlen; Offentlig Leadership Pipeline i Skoleforvaltningen. Projektet skal dels sikre at alle ledere gives de bedste muligheder for at lykkes i deres ledelsesopgave og dels sikre effektivitet i implementeringen af mål og strategier i forvaltningen. Ledere, der arbejder i et godt arbejdsmiljø med tydelige mål leverer god ledelse til de medarbejdere, der arbejder med forvaltningens kerneydelse, nemlig børnenes læring. Forvaltningen har i dag et velfungerende ledelsessystem med et højt uddannelsesniveau indenfor ledelse. Hver skole har i en årrække været organiseret omkring veletablerede ledelsesteams og i 2014 er der etableret nye tværgående mødefora med fokus på blandt andet pædagogik og læringslaboratorier med udgangspunkt i ledelsesopgaven. I 2014 er Udvidet forvaltningsledelse også etableret som nyt mødeforum, hvor forvaltningsledelsen og skolelederne sammen drøfter kommende strategiske satsninger. I trivselsmålinger og ledervurderinger ligger forvaltningen på et højt niveau. Nærværende projekt er derfor båret af et ønske om at løfte forvaltningens ledere til et endnu højere niveau i deres ledelse og støtte det yderligere i at lykkes som ledere. Som nævnt ønsker vi, at projektet tager udgangspunkt i tankesættet bag Offentlig Leadership Pipeline. Vi tilfører det dog en ekstra dimension i forhold til den politiske ledelse. Dette er udbygget nedenfor.
Vi har brug for ekstern konsulentbistand til udviklingsarbejdet og har derfor formuleret en udbudsrunde på arbejdet. Nedenstående beskriver Skoleforvaltningens krav og forventninger til konsulentbistanden i forbindelse med processen. 2. Projektbeskrivelse Strategiske målsætninger Sammenfattende skal ledelsesprojektet indfri følgende strategiske målsætninger: At give politikere og ledere optimale muligheder for at lykkes i deres ledelsesarbejde At skabe tydelighed om ledelsesrollerne i forvaltningen At sikre effektivitet i implementeringen af mål og strategier i forvaltningen Forventninger til konsulenter Det er et krav at konsulentfirmaet udtænker og rammesætter processen og at konsulentfirmaet faciliterer, udfører og styrer aktiviteterne heri. Konsulentfirmaet udarbejder de skriftlige materialer, der er nødvendige som led i processen. Forvaltningen kan stille konsulenter til rådighed inden for kommunikation, projektledelse og konsulentstøtte inden for HR-området. Disse kan aktivt tænkes ind i projektet som ressource. Inddragelsen vil sikre sammenhæng med nuværende aktiviteter og behov samt skabe grundlag for videreudvikling og ejerskab efter projektets afslutning. Det er et ønske at konsulenterne indtænker kompetenceudvikling af deltagerne i projektet og at konsulenternes arbejde er baseret på forskningsmæssig viden. Politisk ledelse 1 i ledelseskæden Vi ønsker som nævnt at udvide arbejdet med Offentlig Leadership Pipeline til også at fokusere på politikernes rolle i ledelsessystemet. I Skoleforvaltningen arbejder vi på at give politikerne den bedst mulige betjening og dermed også optimale betingelser for at levere god politisk ledelse. Det er derfor et krav i projektet, at der skal gennemføres en proces med det politiske udvalg. Processen skal indholdsmæssigt have fokus på følgende: Hvad er god politisk ledelse i Skoleforvaltningen? Hvilke færdigheder, prioriteter og arbejdsværdier skal man have som politiker og som Skoleudvalg? Med ovenstående ønsker vi at fokusere politikernes arbejde endnu mere end det er i dag og derudover ønsker vi at understøtte politikernes mulighed for at bedrive et godt politisk bestyrelsesarbejde for Skoleforvaltningen. Vi vil gerne udfordres i den klassiske tænkning omkring relationen mellem politikere og embedsmænd og hinandens roller i den forbindelse. Udviklingsarbejdet må derfor gerne involvere politikere og ledere i de samme processer. Processen med politikerne skal være involverende og munde ud i et konkret skriftligt materiale, der rammesætter det politiske udvalgs færdigheder, prioriteter og arbejdsværdier. Processen skal være eksemplarisk, så hele eller dele af processen fremover kan danne ramme for opstart af kommende politiske udvalg. 1 I Aalborg Kommune er der mellemformstyre. Det indebærer, at der i hver forvaltning er en politisk valgt rådmand, der fungerer som øverste administrative leder. Til hver forvaltning er der tilknyttet et politisk udvalg, her Skoleudvalget, der har beslutningskompetence indenfor forvaltningens budget. 2/6
Forventninger til produkter Ved projektets afslutning forestiller vi os, at vi har klare og tydelige forventninger og beskrivelser af, hvad der er god ledelse på hvert ledelsesniveau, herunder det politiske niveau Profilerne skal endeligt beskrives og gøres tilgængelige i en APP. APP en må gerne tænkes som et dynamisk værktøj, der kan bruges i forbindelse med fremtidige udviklingsprocesser for lederne og/eller som en del af processen med at udarbejde profilerne. Som led i processen ønskes endvidere en mindre oplægsrække med afsæt i Offentlig Leadership Pipeline. Oplæggene fungerer som et åbent tilbud for interesserede. Forventninger til proces På processiden skal forløbet: Klæde politikere og ledere på i forhold til hovedtænkning og principper indenfor Leadership Pipeline Motivere lederne til at arbejde med ledelsesprofilen for egen stillingstype Motivere og kvalificere lederne i eget ledelsesarbejde og i ledelsesteamet At skabe billeder på ledelsessynergier/ledelseskæder og på hvordan man gør hinanden gode at give lederne konkrete opgaver og udfordringer, der støtter dem i en ny ledelsesadfærd Arbejdet med skolereform, visionsproces, nye IT-systemer og læringssamtaler har betydet at lederne har deltaget i mange aktiviteter væk fra skolerne. I dette projekt skal der derfor være et markant fokus på at tænke i involverende processer, der giver størst mulig tilstedeværelsestid for lederne på skolerne. I overordnede træk ønskes der aktiviteter i såvel den samlede ledergruppe som i de decentrale ledergrupper. Det er afgørende, at processerne tilrettelægges sådan, at de i sig selv giver værdi for den enkelte leder og det enkelte ledelsesteam, samtidig med at de tjener et overordnet formål i processen. Der vil blive lagt vægt på kreativitet i tilrettelæggelsen af processerne i projektet. Målgruppe Den primære målgruppe for projektet er politikerne, ledere i administrationen og på skolerne og det forventes derfor, at alle oplever at de er involveret i udarbejdelsen af profilerne. Medarbejderne er medskabere af og modtagere af ledelse i administrationen og på skolerne og de skal derfor også indtænkes i processen. Det vil være naturligt, at arbejdet tager afsæt i eksisterende beskrivelser af ledelsesprofiler med afsæt i Leadership Pipeline, såfremt de positivt understøtter fremdriften i processen. Profilniveauer i Skoleforvaltningen I Leadership Pipeline arbejdes der med begreberne: topchef, den funktionelle chef, leder af ledere, leder af medarbejdere, og medarbejdere, ligesom der arbejdes med begreberbe færdigheder, prioriteter og arbejdsværdier. I forbindelse med projektet skal der ske en oversættelse af begreberne til de faktiske stillingstyper i forvaltningen. Det er ikke afgørende, at begreberne omkring færdigheder, prioriteter og arbejdsværdier kan genfindes konkret i projektet. Forvaltningen er åben overfor en udvikling af begreberne, så de sprogligt er mere tilgængelige, ligesom betegnelsen Leadership Pipeline gerne må nytænkes. 3/6
Skoleforvaltningen har pt. følgende ledelsesprofiler: Ledelsesteam Skoleudvalget Forvaltningsledelse (FL) Ledelsesteam i Skoler Sekretariat, HR og Udvikling Økonomi, IT og Administration Ledere af enheder i skoletilbud Udvidet Forvaltningsledelse (UFL) Ledelsesteam på Skoler Ledelsesniveau Rådmanden De politiske repræsentanter i Skoleudvalget Direktør Skolechef Læringschef Økonomichef Sekretariatschef Skolechef Sektorledere Sekretariatschef Leder af Personalekontoret Økonomichef IT-chef Leder af Aalborg Kulturskole Leder af Pædagogisk Psykologisk Rådgivning Leder af UU-Aalborg (Ungdommens Uddannelsesvejledning) Leder af Aalborg Ungdomsskole FL Ledere i forvaltningen Ledere af Aalborg Kulturskole, Pædagogisk Psykologisk Rådgivning, Ungdommens Uddannelsesvejledning og Aalborg Ungdomsskole Skoleleder Viceskoleleder DUS-leder Afdelingsleder Teknisk serviceleder Der skal i projektet tages højde for at skolerne har meget forskellig størrelse og at ledelsesopgaven derfor varierer mellem skolerne. Alle ledere indgår i et ledelsesteam. Der skal i projektet være opmærksomhed på, at dette er en præmis for det ledelsesarbejde, der udføres. 3. Kommunikation Undervejs i projektet og som en del af processen skal der være særskilt fokus på kommunikation. Ledere og medarbejdere skal kunne følge processen og dens fremdrift og der skal i tilbudsmaterialet være forslag til, hvordan arbejdet kan synliggøres og præsenteres for omverdenen. Sidstnævnte skal ske med det mål at brande Skoleforvaltningen som en dynamisk udviklingsorienteret arbejdsplads. Der er mulighed for at trække på forvaltningens kommunikationskonsulenter i forhold til ovenstående. 4. Sammenhængskraft med øvrige projekter Projektet skal tænkes sammen med forvaltningens omfattende arbejde med visionsproces- 4/6
sen, der forventes afsluttet i foråret 2015. Det er på nuværende tidspunkt ikke muligt at skitsere det konkrete output af processen, men der er udarbejdet et høringsmateriale, der er vedlagt dette notat. Visionsprocessen kan følges på en særligt oprettet hjemmeside og på forvaltningens facebookside. Sideløbende med visionsprocessen arbejder forvaltningen med et omfattende projekt omkring læringssamtaler. Læringssamtalerne er et redskab til at skabe struktureret dialog om børnenes læring og fremdriften i denne. Læringssamtalerne foregår på alle niveauer i organisationen og der gennemføres i øjeblikket kompetenceudvikling af ledere, lærere og pædagoger. På det tværorganisatoriske niveau skal projektet gå i forlængelse af kommunens ledelsesgrundlag og de senere års arbejde med Social Kapital. 5. Offentlig Leadership Pipeline i Skoleforvaltningen rammesætter kommende udviklingsprojekter Offentlig Leadership Pipeline i Skoleforvaltningen er en del af en større indsats på strategisk HR. Nærværende projekt skal danne grundlaget for et videre arbejde med at målrette og professionalisere forvaltningens arbejde med organisations-, ledelses- og organisationsudvikling. Det skal konkret være i forhold til: Udvikling af nyt elektronisk redskab til LUS (og MUS) - med afsæt i ledelsesprofilerne Ledervurdering med afsæt i ledelsesprofilerne o Ledervurderingen skal koordineres med Klimamålingen, som er kommunens fælles lovpligtige trivselsmåling og som allerede nu indeholder en mindre ledervurdering. Rekrutteringsstrategi o Hvordan sikrer vi mange og kompetente ansøgere til vores lederstillinger? Fokus i fremtidig lederuddannelse o Hvor er den fremtidige vægtning mellem formel kompetenceudvikling og ledelsesudvikling i jobbet? Hvordan udvikler vi vores egen talentmasse til leder- og specialistjobs? Vi ønsker derfor, at der i Offentlig Leadership Pipeline i Skoleforvaltningen indtænkes aktiviteter eller processer, der sætter retning for dette efterfølgende arbejde og at disse fremgår af konsulenternes fremlæggelse ved tilbudsgivningen. De kommende udviklingsprojekter vil blive udført med ekstern konsulentbistand. 5/6
Den samlede indsats er sammenfattet i modellen nedenfor: LUS/MUS OLP I SKOLE- FORVALTNINGEN Rekruttering Lederevaluering Talentudvikling Lederuddannelse 6/6