Indstilling Til Magistraten Fra Kultur og Borgerservice Dato 19. oktober 2015 Ships Races 2019 Aarhus Events indstiller, at der indledes hvervningsproces om tildeling af værtskab af The Tall (TSR19). 1. Resume Aarhus Kommunes Eventforum bestående af Borgmesteren, Rådmanden for Kultur og Borgerservice og Rådmanden for Teknik og Miljø anbefaler, at Aarhus Events forsøger at hverve The Tall Ships Races til afvikling i Aarhus i sommeren 2019. TSR19 vil understøtte Eventstrategi 2014-2020 om at skabe folkelige oplevelser samt skabe udvikling og samarbejder på tværs af brancher. Desuden vil et TSR19 videreføre Aarhus maritime fokus i kulturhovedstadsåret 2017 samt ved gennemførelsen af ISAF Worlds i 2018. Buddet om værtskab skal være Sail Training International i hænde senest den 15. november 2015. Buddet kræver medunderskrivelse af Aarhus Havn. Aarhus Havn er positive overfor et forsøg på hvervning af TSR19. TSR19 vil være en folkefest på havnen som ved tidligere gennemførte Tall Ships Races i 2003 (Ship O Høj), 2007 samt 2013. 2. Beslutningspunkter At 1) Aarhus Kommune ved Aarhus Events indleder hvervningsprocessen af The Tall. side 1 af 5
At 2) Hvis Aarhus tildeles værtskabet for The Tall Ships Races 2019 fremsendes konkret indstilling vedrørende organisering og økonomi. 3. Baggrund The Tall Ships Races (TSR) er en årligt tilbagevendende international kapsejlads for skoleskibe og sejladsen har været afholdt i europæiske farvande siden 1956. Det er den britiske organisation Sail Training International (STI) som står bag arrangementet, som hver sommer besøger 4-5 havne. TSR har etableret sig som verdens største kapsejlads for skoleskibe i fire forskellige klasser A-D og hver sommer deltager omkring 100 skibe i kapsejladsen med en besætning på omkring 3.000 personer, hvoraf hovedparten er mellem 15-25 år. Aarhus var vært for eventen i 2003 (Ship Ohøj), 2007 og 2013. Alle gange med imponerende besøgstal og stor opbakning blandt aarhusianerne, de omkring liggende bysamfund og gæster og turister i området. Aalborg har netop været vært for TSR og rundede et besøgstal på over 700.000 gæster. Esbjerg skal være værtshavn i 2018 efter et succesfyldt arrangement i 2014. Både gæsteanalyser og mediemålinger fra Tall Ships Races 2013 bekræfter, at TSR har positiv effekt på både gæster, handels- og kulturlivet samt på branding af Aarhus. Nøgletal fra 2013: 86 % af de adspurgte gæster var enige eller delvis enige i, at begivenheden gør Aarhus til en mere interessant by. Epinions gæsteanalyse viste, at hver tiende gæst udefra besøger andre seværdigheder og at 96% af gæster udefra bruger penge mens de er i Aarhus. Under overskriften Et Hav af Aktiviteter formåede TSR13 at samle 100 partnere fra lokalområdet og således involvere lokale viden- og kulturinstitutioner. Størstedelen af disse partnere udtrykte i 2013 ønske om at være med i andre kommende events. side 2 af 5
Infomediamålingen viser, at der blev produceret 776 artikler som genererede en estimeret annonceværdi på 11 mio. kr. 4. Effekt Aarhus Kommunes Eventstrategi 2014-2020 fokuserer på, at events i Aarhus blandt andet skal skabe udvikling og samarbejde samt oplevelser. Events skal således medvirke til at udvikle nye partnerskaber og samarbejder på tværs af sektorer. Events skal også sikre livsbekræftende oplevelser for byens gæster og borgere samt sikre bred folkelig deltagelse ved og involvering i byens events. Et TSR19 vurderes at kunne leve op til disse effekter samt yderligere tilføje følgende værdier og effekter: Videreudvikling af Aarhus som sejlsportsby Med Aarhus styrkeposition indenfor det maritime og byens fokus på vand og aktiviteter i relation hertil er det oplagt, at hverve endnu et Tall Ships Races. Et eventuelt TSR19 vil blive afviklet året efter byen har været vært for den største sejlsportsbegivenhed i Danmark nogen sinde ISAF Worlds 2018 i Aarhus. ISAF Worlds vil medføre høj synlighed af Aarhus som en by ved vandet og en lang række tiltag fra ISAF Worlds vil kunne videreføres til TSR19. Fremvisning af den nye bydel Aarhus Ø og Aarhus Havn Afvikling af TSR19 vil fortsætte rækken af store events på havnen og sætte fokus på de nye havneområder såvel i byudviklingsplanlægningen men også i forhold til de projekter (byggerier, havnebad, restauranter m.v.), der måtte være etableret i 2019. Folkefest og synlighed TSR er en fire dages folkefest med et samlet forventet besøgsantal på minimum 500.000 gæster. Arrangementet vil og skal understøtte kommunens brandingstrategi. Det er intentionen at videreudvikle de gode tiltag fra TSR13 og kommende gode tiltag fra ISAF Worlds 2018 ved blandt andet at involvere lokale vidensinstitutioner med henblik på at tilknytte initiativer side 3 af 5
samt at tænke nyt og anderledes i forhold til, samt skabe samarbejder på tværs af brancher. Eventen vil give en betydelig presseomtale af byen - primært regionalt og nationalt via såvel de traditionelle kanaler som TV, aviser og radio og via de sociale medier. 5. Ydelse Eventforum ved Borgmesteren, Rådmanden for Kultur og Borgerservice samt Rådmanden for Teknik og Miljø anbefaler, at Aarhus Kommune indleder arbejdet med at hverve The Tall Ships Races, der skal afvikles i fire dage i perioden juli-august 2019. Aarhus Kommunes bud skal afleveres 15. november 2015. Dette bud forudsætter en medunderskrivelse fra Aarhus Havn. Aarhus Havn er positive overfor et forsøg på hvervning af TSR19. 6. Organisering Hovedansvaret for hvervning og udarbejdelse af bud ligger hos Aarhus Events, MKB. Planlægning, udvikling og gennemførelse af eventen vil kræve medspil fra flere afdelinger i kommunen og ikke mindst Aarhus Havn. Aarhus Havn er positive overfor endnu et Tall Ships Races og deltager som de andre gange med praktisk assistance i forhold til planlægning og ind- og udsejlingsplaner, i forhold til en lang række praktiske og logistiske opgaver og i forhold til slæbebåde. Konkret organisering af eventens gennemførelse vil blive klarlagt senere såfremt Aarhus vinder værtskabet for eventen. Organiseringen vil under alle omstændigheder være forankret i Aarhus Events således der kan videreføres erfaringer fra tidligere gennemførte Tall Ships Races, ISAF Worlds 2018 samt fra andre relevante gennemførte events. 7. Ressourcer TSR19 vil give en række afledte udfordringer og opgaver, som skal håndteres i forhold til bl.a. faciliteter på land, etablering af maritime faciliteter, organisation, forbindelsesofficerer, frivillige samt planlægning af byens medspil til en succesfuld realisering af eventen. side 4 af 5
I forhold til Sail Training Internationals guidelines for eventen samt erfaringer fra tidligere afviklede events i Aarhus, og andre danske byer, forventes et budget på op mod 14 mio. kr. Heraf en kommunal medfinansiering på ca. 6 mio. kr. hvoraf dele af midlerne forventes at kunne allokeres fra eksisterende eventpuljer. Hvis Aarhus tildeles værtskabet, vil en succesfuld realisering forudsætte positivt medspil fra regional og lokal side sammen med fonde og virksomheder. Såfremt Aarhus tildeles værtskabet af TSR19 vil Aarhus Events via Eventforum fremsende en konkret indstilling om både organisering og økonomi. Rabih Azah-Ahmad / Kirsten Jørgensen Bilag Tidligere beslutninger Aarhus Kommune har tidligere afviklet The Tall Ships Races i 2013 samt været samarbejdspartner på The Tall Ships Races 2007 og Ship Høj 2003. Aarhus Events E-post: AarhusEvents@aarhus.dk Lix: 41 Sagsbehandler: Charlotte Kirk Elkjær Tlf.: 51 57 67 18 E-post: cke@aarhus.dk side 5 af 5