Vurdering af kvalitetsstyringssystemets målopfyldelse for 2012 BV/JHS, den 14.03.2013, rev. 21.03.2013. Acadresag nr. 13-1896 Bilag 2 til O-1 Svendborg Kommunes overordnende kvalitetspolitik og mål for natur- og miljøområdet. Mål markeret med *) er faste mål. De øvrige mål kan varieres efter behov. Målopfyldelsen gennemgås i forbindelse med den årlige ledelsesevaluering og forelægges politisk derefter. 24 timers servicemål er vedtaget af udvalget for Miljø og Teknik på mødet den 10.05.2010. Mål for landbrugstilsyn er fastsat af Staten. Justering af handlinger er besluttet af afdelingschefer eller på seneste ledelsesmødemøde. Naturen og miljøet Vi sikrer natur- og miljøværdier på et bæredygtigt grundlag i respekt for menneskets livsvilkår og bevarelse af dyre- og plantelivet. Vi følger gældende lovgivning Vedligeholder løbende kvalitetsstyringssystemets procedurer. Procedurer vedligeholdes løbende, ved intern og ekstern audit vurderes på procedurernes udvikling og ajourføring i forhold til den daglige drift. Der sker god optimering af procedurer. indtil beslutning om loven kendes. Vi udfører tilsyn med en tilsynsfrekvens, svarer til lovgivningens minimumskrav og de aftaler indgået mellem KL og Staten At nå de fastsatte minimumskrav til tilsynsfrekvenser på industrivirksomheder og landbrugsvirksomheder: Listevirksomheder 33% pr. år. Øvrige virksomheder Ved den årlige afrapportering til Miljøstyrelsen pr. 31. marts evalueres på målopfyldelsen for industri og landbrugsvirksomheder. Derudover vurderes målopfyldelsen ved ledelseseva- I 2012 nåede vi ikke de fastsatte minimumskrav, hverken på industri- og landbrugstilsyn. På industritilsyn mangler 50 % og på landbrugstilsyn mangler 50 %., da de er statsligt fastlagt. Rev. BV 27.04.2011. Side 1 af 9
25% pr. år. luering. For landbrugstilsyn skal alle ejendomme med husdyrhold være besøgt gennem en periode på 3 år og mindre dyrehold en gang hvert 6. år. For landbrugstilsyn blev de af Staten fastsatte mål ikke overholdt for 50 ejendomme. Det svarer til ca.: *IPPC landbrug 1/3 del /år. *>75 DE - 1/3 del/år *< 75 DE - 1/6 del/år * KO-tilsyn 14 ejd. Politik l Handling Målopfyldelse og Vi sikrer mest miljø for pengene. Der udvælges årligt fagprocedurer til en nærmere gennemgang med henblik på forenkling. I Team Erhverv fortsattes med et innovationsprojekt omhandlende godkendelsesprocedurer. Innovationsprojekt med godkendelsesprocedurer blev forsat fra 2011 og er afsluttet. Tage stilling til om og hvordan, Kvalitetssystemet kan fortsættes og på hvilket niveau. I forbindelse med organisationsændringen flyttes flere opgaver rundt. Derved kommer der nye øjne på disse opgaver og dermed sker en vurdering af om de Flere arbejdsgange er revurderet og som konsekvens heraf forenklet. Rev. BV 27.04.2011. Side 2 af 9
er optimale. Målet er overholdt Vi sikrer, at brugerne ved en god dialog oplever sig som værende i centrum, samtidig med at love, bekendtgørelser, regler om processuelle forløb m.m. overholdes. *) Der er generelle servicemål på 24 timers service vedtaget på UMT møde 09.03.09 og justeret på møde 10.05.10 for en række opgaver under Natur og, primært om forespørgsler og klager, fx over miljøgener. Fremgår af notater og breve i Acadre/Geoenviron Der er ikke vurderet nærmere på 24 timers servicen. Servicemål for husdyrgodkendelser bør midlertidig tilpasse ressourcer/opgaver. Evt. ændringer i love/ bekendtgørelser implementeres i mål og i procedurer *) Et generelt sagsbehandlingsmål på henholdsvis 3 dage for skriftlig kvittering på henvendelse, 6 uger til at indhente supplerende Fremgår af notater og breve i Acadre/Geoenviron For visse sager føres særlige regneark Det vurderes, at servicekravet overholdes i rigtig mange sager. Der er dog nogle sagstyper, hvor det ikke kan overholdes. 3,6,6 reglen fastholdes generelt, er vigtigt i forhold til god service til erhverv og borgere. Rev. BV 27.04.2011. Side 3 af 9
oplysninger og 6 uger til at færdigbehandle en afgørelse, når den er fuldt ud oplyst. Derudover er der følgende mål for sagsbehandlingstider på udvalgte sagstyper: For tilladelser til jordflytning skal 80 % af sagerne behandles inden 2 arbejdsdage. 20 % af sagerne behandles inden 14 dage. Fremgår af sagsforløb på www.jordweb.dk Ved stikprøve for oktober 2012 var der 33 anmeldelser. De 30 blev anvist inden for 2 dage. De tre sager, der blev anvist indenfor 4 dage << 14 dage, svarer til 9%. Mål er opfyldt. 3 områder - afgrænsning af naturområder sker inden 4 uger. Fremgår af Acadresager Mål er opfyldt Rev. BV 27.04.2011. Side 4 af 9
På husdyrsager er målet: 3 uger anmodning om supplerende oplysninger. Samlet sagsbehandlingstider for 11 og 12 sager på 6 mdr. For 10 og 16 sager på 4-6 mdr. Rottesager Alle landbrugsejendomme tilses 2 gange årlig. Ved kloakproblemer har firma 4 uger til at give henstillinger Klager over firma maks. 0,5 promille/år. Fremgår af Acadre samt teamets liste Evalueringsmøder mellem borgerservice og entreret firma halvårligt stikprøvekontrol på sager ugtl. I dec/jan vurderes antal klager over firma Målene er fortsat gældende. Landbrugsteamet overholdt dem ikke. Mål overholdes. Landbrug tilses 2 x årligt, og der var ingen klager over det entrerede firma i 2012 Statusrapporter udarbejdes kvartalsvis til Ærø, Langeland og Svendborg mål er overholdt. Vi sikrer, at brugerne (borgere og virksomheder) oplever, at natur- Der sættes fokus på synliggørelse af opnåede resultater og opgaveløsninger Formidling via hjemmesider, pressebreve, dagsordener til UMT. 1. Der er fokus på, at dagsordnerne til UMT indirekte er pressemeddelelser, som oftest Rev. BV 27.04.2011. Side 5 af 9
og miljøområdet har høj prioritet både politisk og i administrationen Ved gennemgang af avisartikler og andre henvendelser med ris/ros i forbindelse med ledelsesevalueringsmøderne. får omtale i dagspressen. I 2012 har der fortsat været arbejdet systematisk med kommunens hjemmeside med kviksvar. Ligeledes har der systematisk være arbejdet med formidling af opgaveløsninger og den gode Historie. Mål er overholdt. Vi sikrer i høj grad brugernes (borgere og virksomheder) tillid og tilfredshed. 1. *)Summen af positive tilkendegivelser brugertilfredshedsundersøgelse r skal være min. 75 %. 1. Min en gang årligt udvælges emner til brugertilfredshedsundersøgelser. Der undersøges hos udvalgte brugere. 1. Målet blev i forår 2012 fastholdt. For 2012 er der udført en brugertilfredhedsunde rsøgelse på industritilsyn. Besluttet mål på 75 tilfredshed er opfyldt. 1. Brugertilfredshedsundersøgelser på industrimiljøtilsyn fortsættes i 2013. sammen med undersøgelse på miljøgodkendelser og den nye spildevandsplan. 2. Undersøgelserne skal 2. Der er udvalgt løbende 2. se pkt. 1. 2. se pkt. 1. Rev. BV 27.04.2011. Side 6 af 9
være kendetegnet ved genkendelighed, volumen, kundebehov og politisk fokus. tilfredshedsundersøgelser på samtlige miljøgodkendelser i husdyrsager samt miljøgodkendelser og spildevandstilladelser til industrivirksomheder. Spørgeskemaer udsendes. 3. *) I 2009/2010 udvælges miljøindikatorer til fremtidig vurdering af, om miljøtilstanden fastholdes eller forbedres. 3. Der vælges blandt de miljøindikatorer, der har særlig betydning for den sydfynske natur. Det tilstræbes, at basisvurdering skal foreligge til ledelsesevalueringen i foråret 2010. 3. Basisvurderingen er ikke udarbejdet, da vi har prioriteret ressourcerne til andre opgaver. Dvs. delmål ikke opfyldt. 3. Miljøindikatorer basisgrundlag, udsættes. Vurderes i forbindelse med en kommende revision af den overordnede kvalitetspolitik og mål. 4. Vandløbsvedligeholdelse. 4. Spørgeskemaer udsendes til lodsejere. 4. Udføres ikke mere. 5. Samarbejdet mellem Ærø og Langeland og Svendborg. 5. Møder afholdes. 5. For samarbejdet med Ærø og Langeland har der været holdt en række møder, der sikrer en fælles 5. fastholdes Rev. BV 27.04.2011. Side 7 af 9
forståelse af samarbejdet. Dvs. delmål er opfyldt. Politik Mål Handling Organisationen og medarbejderne Vi sikrer et højt fagligt kompetenceniveau hos medarbejdere og rådgivere. 1. Medarbejderne har de nødvendige kompetencer 1. Der gennemføres medarbejderudviklingssamtaler 1 gang årligt. Ved medarbejderudviklingssamtaler drøftes kompetencer, herunder hvilke efteruddannelsesbehov o.a., der er behov for. 1. Der er gennemført MUS samtaler i 2012 for alle team. Mål eropfyldt. 1.. 2. Vi benytter rådgivere og andre eksterne leverandører, der er kompetente til opgaverne. 2. Der foretages min. en gang årligt leverandørevaluering. 2. Der er i foråret 2012 gennemført en leverandørevaluering. Der var ingen problemer. 2. Vi sikrer en faglig bæredygtighed i Kvalitetsstyringscertifikatet Certifikatet opnås/ opretholdes ved løbende at 1. I maj 2012 var der ekstern audit af Dansk 1. med årlige eksterne afprøvninger af systemet. Rev. BV 27.04.2011. Side 8 af 9
form af faglig kvalitet, effektivitet og ensartethed. opretholdes hvert 4 år. oppebære tilstrækkelige ressourcer til systemvedlighold. Standard Cert., som en del af vedligeholdelsen af certifikatet. Der var ingen afvigelser. Vi overholder gældende natur og miljølovgivning. Fagprocedurerne er til enhver tid ajour med lovgivning og administrative praksis. 1. Løbende procedureevaluering i de respektive team. 2. Gennemgang af afvigerapporter på klager over afgørelser på kvalitetsmøder efter behov og på ledelsesevalueringsmøder (2 gange om året). 1. Fagprocedurer bliver løbende ajourført. Målet er opfyldt 2. Der er holdt 2 ledelsesevaluering møder i 2012 og Kvalitetsmøder efter behov. Målet er overholdt. 1.. 2. fastholdes Rev. BV 27.04.2011. Side 9 af 9