Ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet i natur- og miljøadministrationen - 2008 1. Indledning Dette er Furesø Kommunes ledelsesevaluering af kvalitetsstyringssystemet jf. kvalitetsstyringsloven. Natur- og miljøadministrationen har i januar 2009 gennemført intern audit og i februar 2009 gennemført ledelsens evaluering. Teknisk Forvaltning og Plan og Byg godkendte den 6. februar 2009 ledelsens evaluering af kvalitetsstyringssystemet i natur- og miljøadministrationen 2008. Formålet med kvalitetsstyringssystemet er, at sikre en faglig høj kvalitet og en ensartethed i naturog miljøadministrationen. Ifølge lov om kvalitetsstyring med tilhørende bekendtgørelse skal Furesø Kommune årligt gennemføre intern audit og ledelsesevaluering. Desuden skal kvalitetspolitik og mål, evaluering af kvalitetsstyringssystemet samt indsats og resultater offentliggøres. Denne proces skal være med til at vise åbenhed og gennemsigtighed i varetagelsen af natur- og miljøadministrationens opgaver. 2. Resultat af evaluering Kvalitetsstyringssystemet lever op til lovkravene, men der er områder, som skal forbedres. Dette kommer til udtryk ved resultaterne af den interne audit som blev gennemført den 27. og 28. januar 2009. Auditholdet har konstateret 13 mindre afvigelser og 9 forbedringsområder, hvilket indikere af systemet fungerer, men at der er mulighed for forbedringer. Det er den første interne audit der er gennemført. Ved afvigelser forstås uoverenstemmelse mellem procedurer og handlinger. Der skal rettes op på afvigelser, så de ikke opstår igen. Ved forbedringsområder forstås handlinger, som ikke er lovbundne, men som kan være hensigtsmæssige. Forbedringsområderne er ikke bindende for hverken audithold eller ledelsen. De er til overvejelse og inspiration, men skal gøres til genstand for behandling. 2 af afvigelserne handler om gældende delegationsregler og praksis. 3 af afvigelserne handler om at proceduren ikke er helt tilpassede lokale forhold og 5 af afvigelserne handler om manglende implementering af dele af sagsprocedurene. De sidste 3 afvigelser handler om at beskrivelserne om ansvar og beføjelser skal uddybes samt hvordan kommunen forholder sig til oplysninger som borgere og virksomheder fremskaffer. De 9 forbedringsforslag handler om forskellige forhold, som bør overvejes. Nogle forbedringsforslag handler om uddybende beskrivelse af ansvar i organisationen samt forslag til Side 1 af 7
kvalitetsmål. Endvidere blev der stillet forslag til at få afspejlet afdelingernes procedurer vedr. kompetencestyring i kvalitetsstyringssystemet. Styregruppen har i hele 2008 arbejdet med at få kvalitetsstyringssystemet udviklet og få beskrevet de fagspecifikke procedurer som er dækket af kravene i kvalitetsstyringsloven. Endvidere er der i styregruppen arbejdet med fastlæggelse af procedurer for kompetencestyring, herunder at kortlægge og registrere kompetencerne og kompetencebehovet på de enkelte områder i relation til kvalitetsstyringsloven. I 2008 er der arbejdet intensivt med at få procedurebeskrivelserne lagt ind i de elektroniske kvalitetshåndbøger for Furesø Kommune i gældende udgave i D4 Infonet. Der er igangsat en brugertilfredshedsundersøgelse i december 2008. Målgruppen for brugertilfredshedsundersøgelsen er virksomheder og landbrug, som Kommunen fører regelmæssigt tilsyn med. Efter hvert tilsynbesøg fremsendes sammen med tilsynsrapporten et spørgeskema til virksomheden. Der er i perioden 1. december 2008 til 31. januar 2009 gennemført 10 tilsyn på virksomheder, og kommunen har modtaget udfyldte spørgeskemaer fra 8 virksomheder, de sidste 2 tilsyn er udført ultimo januar, hvorfor der ikke er modtaget svar på spørgeskema endnu. Spørgeskemaerne er udformet, så det tager udgangspunkt i det gennemførte tilsyn, og der bliver spurgt om følgende forhold: Kommunens evne til ved dette tilsyn at: Gå i dialog og samarbejde med virksomheden Informere om hvad tilsynet går ud på/indebærer Give vejledning og information om regler på miljøområdet Fremsende tilsynsnotat inden for en acceptabel tidsramme Fremsende tilsynsnotat som tydeligt afspejler tilsynet Helhedsindtrykket af kommunens ydelse i forbindelse med dette tilsyn. Spørgeskemaerne giver virksomhederne mulighed for at svare inden for følgende kategorier: Meget tilfreds Tilfreds Utilfreds Meget utilfreds Ikke kendskab / ikke relevant De modtagne spørgeskemaer viser, at de nævnte virksomheder alle har krydset af i de 2 bedste bedømmelser. Brugertilfredshedsundersøgelsen vil fortsætte løbende, minimum til alle virksomhederne i kommunen har haft et tilsyn og efterfølgende fået tilsendt et spørgeskema. Furesø Kommune ønsker at skabe løbende forbedringer i relationen mellem kommunen og erhvervslivet. Besvarelserne vil alene blive anvendt internt. Via spørgeskemaet er det muligt at tilkendegive om virksomheden er interesseret i at deltage i et fokusmøde med kommunen om det fremtidige miljøsamarbejde. Side 2 af 7
Den interne audit afdækkede nogle mindre afvigelser og forbedringsforslag, som den systemansvarlig arbejder videre med. Dette indebærer bl.a. at kvalitetsmålene konkretiseres, og der tilføjes, hvordan der skal måles. Organisationsbeskrivelsen i kvalitetshåndbogen opdateres i forbindelse med effektueringen af den vedtagne organisationsændring i Teknisk Forvaltning og Plan og Byg. 3. Politik og mål Furesø Kommune har formuleret en administrativ mission, vision og grundlæggende organisationsværdier. Furesø Kommunes vision: Organisationen skal være innovativ og effektiv og udvikles med inspiration fra den offentlige og den private sektor, og der skal være konstant fokus på morgendagens krav til en attraktiv arbejdsplads. Furesø Kommunes mission: Furesø Kommune skal sikre kvalitet, sammenhæng og retsikkerhed i velfærdsydelser og myndighedsafgørelser samt understøtte udfoldelsen af det lokale demokrati. Som organisation hviler Furesø Kommune på 5 bærende værdier som alle ledere og medarbejdere orientere sig mod i dagligdagen. Værdierne lyder således: Dialog, Engagement, Kvalitet, Udvikling og Respekt Furesø Kommune har vedtaget følgende kvalitetspolitik: At borgere og virksomheder skal opleve, at kommunens opgavevaretagelse på natur- og miljøområdet gennemføres og dokumenteres på en måde, som er kendetegnet ved høj faglig kvalitet, effektivitet og ensartethed. At lovens krav og almindelig god forvaltningsskik følges. At der ydes en optimal opgavevaretagelse Furesø Kommune har vedtaget følgende kvalitetsmål: Sikring af faglig kvalitet, effektivitet og ensartethed i kommunens Sikring af brugernes tillid til og tilfredshed med en, Furesø Kommune har endvidere vedtaget følgende lokale kvalitetsmål: Mål for sfrister i natur og miljøadministrationen. Målene for sfristerr er vedlagt i bilag 1. 4. Status på mål for 2008 Furesø Kommune vedtog mål for sfrister i december 2008. Side 3 af 7
Status på kvalitetsmål er, for så vidt angår sfrister for udvalgte områder som har relation til kvalitetsstyringslovens område, opgjort i bilag 2. Sagsbehandlingsfristerne er afrapporteret med kvantitative svar. Der er enkelte sfrister der ikke er overholdt, hvilket skyldes ændringer i projektet undervejs og manglende oplysninger før afgørelsen kunne træffes. 5. Beskrivelse af systemet Furesø Kommune har udarbejdet en kvalitetshåndbog, som består af overordnede beskrivelser, 14 tværgående procedurer, 2 beskrivelser af retningslinier samt en række sprocedurer til natur- og miljøadministrationen. Kvalitetshåndbogen er lagt på nettet, så relevante medarbejdere omfattet af kvalitetsstyringssystemet i forvaltningen, har adgang til systemet. De overordnede beskrivelser omfatter bl.a. vision, mission, politik og mål, en beskrivelse af naturog miljøadministrationens organisering. De tværgående procedurer udgør tilsammen en beskrivelse af hvordan systemet fungerer, og hvordan det skal vedligeholdes.sagsbehandlingsprocedurene i natur- og miljøadministrationen beskriver arbejdsgangene på myndighedsopgaverne. I 2008 har Furesø Kommune udarbejdet alle de identificerede sagsbehandlerprocedurer for de eksisterende myndighedsopgaver som kommunen varetager, inkl. de opgaver der er overtaget fra amtet. Et vigtigt element i systemet er overvågning med henblik på løbende forbedringer. Effektiviteten af denne overvågning bekræftes ved den eksterne audit. Dette betyder at kvalitetsstyringssystemet gennemgås af eksterne personer (auditorer fra et akkrediteret certificeringsorgan). Kvalitetsstyringsloven stiller krav om af kommunen er certificeret inden udgangen af 2009. 6. Oplysningspligt Furesø Kommune gør opmærksom på, at alle borgere og virksomheder kan bede om aktindsigt i de procedurer, som relatere sig til opgaveløsning på natur- og miljøadministrationen. Ønsker du at få aktindsigt, kan du kontakte forvaltningen på telefon 72 35 53 00 for at få yderligere information. 7. Status med hensyn til certificering Furesø Kommunes kvalitetsstyringssystem er ikke certificeret på nuværende tidspunkt. Kommunen har indgået aftale med Dansk Standard om præaudit certificering i sommeren 2009. Side 4 af 7
Sagsbehandlingstider Natur- og miljøadministrationen. Bilag 1. Natur og Miljø Lovgrundlag Ansøgning om tilslutningstilladelse 8-16 uger Miljøbeskyttelseslovens 28 Ansøgning om miljøgodkendelse 5-7 måneder Miljøbeskyttelseslovens 33 Ansøgning om tillæg til 3 måneder Miljøbeskyttelseslovens 33 miljøgodkendelse Kommentering af grønt regnskab 8 uger Bekendtgørelse om grønne regnskaber 12 Dispensation fra 3 (beskyttede 4-16 uger Naturbeskyttelseslovens 3 naturtyper) Forhåndsanmeldelse af aktiviter i 4 uger Naturbeskyttelseslovens 19 Natura 2000-områder Forespørgsel om 3 status (beskyttede naturtyper) 4 uger fra alle oplysninger er modtaget Bekendtgørelse om beskyttede naturtyper 8 Udledningstilladelse til private 4-16 uger Miljøbeskyttelseslovens 28 regnbetingede udløb Nedsivningstilladelse til tag- og overfladevand 4-16 uger Bekendtgørelse om spildevandstilladelser 30 Anvisning/accept af jordflytning 4 uger Jordforureningslovens 50 Tilladelse til varmeslanger i jord 5-7 uger Bekendtgørelse om jordvarmeanlæg 4 Plan Afgørelser om dispensationer efter naturbeskyttelsesloven. Dispensation fra beskyttelseslinie om søer og åer, skove, fortidsminder og kirker. Overholdelse af bestemmelser i fredninger Overholdelse af lovregler for skiltning i det åbne land. Fra Plan og Bygs modtagelse af fyldestgørende ansøgning: 4-16 uger Lovgrundlag Naturbeskyttelsesloven Side 5 af 7
Status på stider i 2008. Bilag 2. Status Ansøgning om tilslutningstilladelse 8-16 uger 2 stk. ansøgninger. i begge tilfælde været under 8 uger. Ansøgning om miljøgodkendelse 5-7 måneder 1 stk. ansøgning. været 5 måneder. Ansøgning om tillæg til 3 måneder Ingen ansøgninger i 2008. miljøgodkendelse Kommentering af grønt regnskab 8 uger 5 stk. grønne regnskaber til kommentering. været under 6 uger i alle tilfælde. Dispensation fra 3 (beskyttede naturtyper) 4-16 uger 4 stk. dispensationer. været under 4 uger for to sager, og mellem 5-11 måneder for to sager. Sagsbehandlingstiden har været overholdt i 50 % af sagerne. Forhåndsanmeldelse af aktiviter i 4 uger Ingen sager i 2008 Natura 2000-områder Forespørgsel om 3 status (beskyttede naturtyper) Udledningstilladelse til private regnbetingede udløb 4 uger fra alle oplysninger er modtaget 1 stk. forespørgsel. været 4 uger. 4-16 uger 1 stk. udledningstilladelse. været 20 uger. Nedsivningstilladelse til tag- og 4-16 uger Ingen sager i 2008 overfladevand Anvisning/accept af jordflytning 4 uger 69 stk. anvisninger. været mindre end 14 dage i alle tilfælde. Tilladelse til varmeslanger i jord 5-7 uger 9 stk. tilladelse til jordvarme. været mellem 3 og 10 uger. I 4 tilfælde har stiden været længere end 7 uger. Side 6 af 7
Plan Afgørelser om dispensationer efter naturbeskyttelsesloven. Dispensation fra beskyttelseslinie om søer og åer, skove, fortidsminder og kirker. Overholdelse af bestemmelser i fredninger Overholdelse af lovregler for skiltning i det åbne land. Fra Plan og Bygs modtagelse af fyldestgørende ansøgning: 4-16 uger Ikke opgjort for 2008. Side 7 af 7