s kommunikationsstrategi forberedt på skybrud November 2012
Indhold Hvad går KLIKOVAND ud på?... 3 Målsætninger for kommunikationen... 3 Hvad vil vi sige?... 4 Hvem vil vi sige det til? (Målgrupperne)... 4 Hvordan vil vi sige det? (forudsætninger for KLIKOVANDs kommunikation)... 5 Fra strategi til handling... 6 Bilag 1 KLIKOVANDs kommunikationskanaler... 7 Bilag 2: Oversigt over målgrupper, deres budskaber og anvendte medier... 11 Bilag 3: Hvornår skal vi ud med hvad? (Projektets tidslinie og milepæle)... 13 2 KLIKOVAND maj 2012
Hvad går KLIKOVAND ud på? KLIKOVAND betyder Klima, Kommuner og Vand. KLIKOVAND medvirker bl.a. til, at skybrud fremover bliver håndteret langt bedre end i dag. Det sørger et stærkt fagligt samarbejde mellem størstedelen af kommunerne og forsyningsselskaberne i Region Hovedstaden for. Formålet med KLIKOVAND er, at kommuner og kommunale forsyningsselskaber kan foretage en effektiv og økonomisk klimatilpasning på vandområdet. Projektet har fokus på at udvikle og afprøve processer, metoder og værktøjer. Langt fra alt skal udvikles forfra, da der allerede findes gode eksempler. De skal i stedet indsamles og deles i KLIKOVANDs netværk og formidles videre til andre kommuner og forsyningsselskaber i Danmark. Styrken ved projektet KLIKOVAND er, at det er defineret af kommuner og kommunale forsyningsselskaber i modsætning til mange andre projekter, der ofte er udviklet af rådgivere for kommuner. Det er med andre ord parternes behov og ønsker, der er blevet skrevet ind i projektbeskrivelsen, der omfatter fire spor. Sporene er styrende for projektets aktiviteter og afspejler i høj grad parternes forventninger til KLIKOVAND: 1. jura 2. kommunikation & erfaringsudveksling 3. beslutningsstøtte 4. kompetenceløft Målsætninger for kommunikationen KLIKOVANDs kommunikation skal favne at bevare, støtte og formidle styrken ved, at det er kommuner og forsyningers projekt. Internt i KLIKOVAND skal kommunikationen medvirke til at: at sikre fremdrift ved at skabe og bevare engagementet blandt de deltagende kommuner og forsyninger i KLIKOVAND motivere og kanalisere videndeling blandt deltagerne profilere projektet og dets resultater internt Eksternt i KLIKOVAND skal kommunikationen medvirke til at: styrke KLIKOVANDs eksterne alliancer facilitere videndeling med eksterne interessenter 3 KLIKOVAND maj 2012
profilere projektet og dets resultater styrke KLIKOVANDs arbejde med at opnå støtte til arbejdet gennem donorer og sponsorer. Kommunikationsstrategien skal evalueres én gang årligt i januar. Hvad vil vi sige? KLIKOVAND har tre overordnede budskaber, der til enhver tid målrettes den eller de målgrupper, vi henvender os til: 1. KLIKOVAND sætter kommunerne i stand til at arbejde mere økonomisk effektivt med konkrete løsninger uden at opfinde den dybe tallerken på ny. I stedet anvender projektet eksisterende metoder og værktøjer mere effektivt og i nye kombinationer. 2. KLIKOVAND er et unikt samarbejdsprojekt mellem kommuner og forsyninger i Region Hovedstaden. Det bygger på parternes egne ønsker og behov og udnytter den faglighed og kompetence, der allerede er blandt dem og deres netværk. 3. KLIKOVAND har fokus på at opnå konkrete handlinger og resultateter både for parterne og for det omkringliggende samfund. Hvem vil vi sige det til? (Målgrupperne) KLIKOVANDS primære målgrupper for kommunikationen er: 1. Ansatte i kommuner og forsyninger Denne gruppe består af parterne i KLIKOVAND og deres kollegaer på alle niveauer i kommuner og forsyninger. Kommunernes og forsyningernes medarbejdere (kontaktpersoner) Chefer i kommuner og forsyninger (inkl. styregruppe og forretningsudvalg) Andre forvaltningsgrene i kommunerne 2. Potentielle samarbejdspartnere Gruppen består af potentielle samarbejdspartnere for KLIKOVAND med faglig indsigt i klimatilpasning. KLIKOVAND ønsker at samarbejde med dem om at fremme en faglig dagsorden, dele viden udbrede netværket og faglige interesser. Andre projekter både nationale og internationale Kommuner, forsyninger og regioner udenfor Region Hovedstaden Uddannelsessteder og forskningsinstitutioner Interesseorganisationer (NGO er/ brancheorg./ faglige org./danva/kl) 4 KLIKOVAND maj 2012
3. Donorer (puljer, fonde m.fl.) Fonde/puljer ønsker at fremme specifikke mål. KLIKOVAND har en interesse i at matche deres og egne mål, så KLIKOVAND kan søge midler til delprojekter. Sekundære målgrupper for kommunikationen: 4. Rådgivere m.fl. Denne gruppe sidder inde med viden om hændelser, nye og eksisterende velfungerende foranstaltninger, modeller, værktøjer etc. Derfor har KLIKOVAND en interesse i at udveksle viden med dem. Forsikringsselskaber Rådgivere og entreprenører 5. Offentligheden Offentligheden er en stor blandet gruppe. Gruppen er interessant for KLIKOVAND, da projektet ønsker at fortælle om KLIKOVANDs formål (at opsamle og udveksle erfaringer), at fremme en faglig dagsorden via kommuner og forsyningers brancheorganisationer og at skabe større forståelse for følger efter ekstremregn og foranstaltninger, der kan gøres for at forhindre skader. Politikere/ Kommunaldirektører Borgere/ virksomheder Presse (Lokal/ regional/ nationale/ international) Hvordan vil vi sige det? (forudsætninger for KLIKOVANDs kommunikation) KLIKOVANDs kommunikation skal være ligetil, forståelig og 1. præget af en ensartet brug af fagtermer og begreber. På den måde tager projektet højde for målgruppernes meget forskellige baggrunde og forudsætninger. Dette er især nødvendigt, for at deltagerne og deres netværk får det optimale ud af den opsamlede viden og erfaringer og omvendt, selv kan bidrage bedst. 2. ske på baggrund af et sæt værdier. KLIKOVANDs kommunikation er: a. åben b. troværdig og c. ligeværdig. Det kan lyde banalt, men det er vigtigt at understrege det alligevel, da megen kommunikation desværre ikke lever op til disse fundamentale værdier. Åben og troværdig 5 KLIKOVAND maj 2012
kommunikation handler f.eks. om, hvad der er svært, hvad der går såvel godt som skidt, og hvordan man får energien frem i et projekt som dette. Ligeværdig kommunikation er med til at sikre, at projektet kommunikerer i øjenhøjde med målgrupperne, hverken ned eller op. 3. engagere og motivere målgrupper især parterne til at bidrage til projektet på forskellig vis bl.a. gennem at påpege den direkte omsætning til værdi for deres eget arbejde. 4. altid indbyde til dialog: a. Internt i projektet: Dialogen er forpligtende, hvilket betyder, at den er med til at kvalificere projektet og drive det frem. Vi skal lære af af hinanden gennem vores interaktion, og vi skal engagere og motivere hinanden til at nå de fælles mål. b. Eksternt: Dialogen er med til at opbygge og fremme nye relationer til potentielle samarbejdspartnere, og den inviterer eksterne til at dele deres viden med os. Det er utroligt vigtigt for KLIKOVAND, der i høj grad er et vidensprojekt med praktiske og konkrete resultater for øje. 5. altid have tydelig afsender: Er det Projektet KLIKOVAND, en deltager eller en arbejdsgruppe, og hvem kan kontaktes? Fra strategi til handling KLIKOVAND har udarbejdet en målgruppeanalyse, der har peget på, hvilke kommunikationskanaler, KLIKOVAND får størst udbytte af at benytte. De er gennemgået i bilag 1 til denne strategi. Derudover er KLIKOVANDs hovedbudskaber blevet målrettet de enkelte målgrupper og demest velegnede kommunikationskanaler er blevet sat sammen med dem (se bilag 2). Dette kan tjene alle KLIKOVANDs parter som et brugbart værktøj. Til sidst er der udarbejdet en foreløbig aktivitetsplan, der løber frem til årsskiftet 2012/2013 (bilag 3). Denne plan revideres løbende og udvides med en aktivitetsplan for 2013 i november 2012. 6 KLIKOVAND maj 2012
Bilag 1 KLIKOVANDs kommunikationskanaler Interne aktiviteter Fordi projektet i høj grad hviler på arbejdsgruppernes indsats, skal kommunikationen mellem projektledelse og arbejdsgrupper og arbejdsgrupper og resten af projektet intent i kommuner og forsyninger prioriteres højt. Kanaler til denne kommunikation er både de mere formelle: nyhedsbreve, møder, referater og hjemmeside, og de mere uformelle: e-mails, projektrum, gå-hjem-møder, deltage i seminarer og netværke. Derudover skal projektet støtte dem i deres interne kommunikation med deres egne baglande, så de kan opnå en konstruktiv dialog om KLIKOVAND med deres chefer og kollegaer både i egen forvaltning og på tværs af disse. Kommunikationen skal primært løftes af arbejdsgrupperne med støtte fra projektledelsen og en kommunikationsrådgiver. Der skal aftales procedurer for, hvordan nyheder, oplysninger og resultater videreformidles internt i KLIKOVAND med henblik på at bringe dem i nyhedsbreve og på hjemmesiden. 1. Nyhedsbreve til kommuner og forsyningers ansatte Det første interne nyhedsbrev skal ud primo maj. De interne nyhedsbreve skal kommunikere resultater, begivenheder, nye arbejdsgrupper og deres medlemmer, nyt fra projektledelsen, interessante nyheder om emnet, evt. en vidste du at og krydsreferere til BÅDE hjemmeside OG projektrum, så vi trækker deltagerne over på andre platforme. Nyhedsbrevene skal udsendes 4-5 gange årligt. 2. Projektrum for KLIKOVANDs deltagere og arbejdsgrupper Der er flere krav til KLIKOVANDs projektrum. Deltagerne skal selv opbygge og drive projektrum, og de enkelte arbejdsgrupper styrer helt deres egne rum. De kan bl.a. dele dokumenter, kalendere og mails, og der er mulighed for at streame noget af aktiviteten i rummet på enten en newsfeed til alle i projektet eller på hjemmesiden, hvis det ønskes. Det er vigtigt at få så mange af deltagerne til at bruge projektrummene som muligt, så langt det meste af den interne kommunikation skal foregå via disse for at trække folk over. Det skal være her, de kan finde alt det nødvendige og interessante i KLIKOVAND. Oplysninger om hvem der sidder i hvilke udvalg/arbejdsgrupper og gør hvad, er vigtige informationer at lægge ud her. Nøglebudskaber og kommunikations-kittet, skal findes i projektrummet. 7 KLIKOVAND maj 2012
3. Gå-hjem-møder m.m. Møderne har til formål at give deltagerne nye indsigter i enten KLIKOVANDs arbejde og resultater eller faglige områder. De skal også give inspiration til eget arbejde. De kunne f.eks. indeholde: Oplæg fra eksterne ressourcepersoner Oplæg om arbejdsgruppernes resultater Inpirationsworkshops Træning i kompetencer såsom kommunkation og formidling m.m. Præsentationer af andre klimaprojekter i netværket Eksterne aktiviteter KLIKOVAND ønsker også at dele viden med eksterne og derfor er det vigtigt at være til stede i de rette medier og formidle synlige resultater fra KLIKOVAND hurtigt både internt og eksternt. Langt de fleste af de eksterne aktiviteter vil blive udført og drevet af projektledelsen. Derudover afdækker projektledelsen også faglige netværk, projekter og mulige samarbejdspartnere, der kan være med til at fremme KLIKOVANDs målsætninger og skabe synergi mellem tiltag rundt om i landet. Dette er en betydelig del af den eksterne kommunikation og er med til at sætte KLIKOVAND på landkortet overfor vigtige målgrupper og skabe nye samarbejder. Pressemeddelelser på det nationale plan skal udelukkende udsendes, når der virkelig er resultater i projektet eller samarbejdets karakter skal fremhæves. På det regionale og lokale plan kan deltagernes egen indsats, være en historie. F.eks. hvordan dette harmonerer med andre aktiviteter. De fleste historier i KLIKOVAND vil egne sig bedst til interne eller eksterne nyhedsbreve og som nyt på hjemmesiden. Derudover er artikler i faglige tidsskrifter en prioritet. De eksterne aktiviteter har i høj grad en intern effekt, som ikke skal overses. De kan være med til at sikre fremdrift ved at skabe og bevare engagementet blandt de deltagende kommuner og forsyninger i KLIKOVAND, og de kan styrke alliancen med eksterne interessenter og gøre flere interesserede ved at profilere kommunernes seriøse og vedholdende indsats mht. ekstremregn overfor samfundet/borgere/politikere. 1. Hjemmesiden www.klikovand.dk: Siden skal være klar i en version 1.0 primo april. Den skal både understøtte deltagernes eget arbejde og demonstrere deres indsats, og den skal bidrage til at interessere og engagere eksterne målgrupper (f.eks. potentielle samarbejdspartnere, donorer, presse, borgere og offentlige og private virksomheder). Med tiden skal den udbygges og opdateres med bl.a. nyheder, pressemeddelelser, resultater fra projektet, viden og links. 8 KLIKOVAND maj 2012
2. Eksternt nyhedsbrev Det eksterne nyhedsbrev skal formidle projektets budskaber gennem historier, interview, resultater, foto, og faglige informationer. Det skal have nyhedsværdig og krydsreferere til hjemmesiden. Første gang det udsendes og gennem arbejdet med at rekruttere abonnenter er det vigtigt at bruge netværket i og undenfor KLIKOVAND. En standardmail kan sendes til mulige abonnenter, hvor de spørges, om de kunne være interesserede i at modtage nyhedsbrevet. I mailen er en link til det første nyhedsbrev og en mulighed for at melde sig til. Det skyldes, at man ikke kan udsende nyhedsbreve som kold canvas. Folk skal selv have mulighed for at melde til eller lade være. 3. Artikler Artikler i faglige blade og indlæg i aviser og på debatfora skal opmuntres. Artiklerne skal bære KLIKOVANDs resultater, viden og budskaber frem. De skal evt. også pege på problematiske områder for kommuner og forsyninger på baggrund af faglighed. Der kan være tale om f.eks. Dansk Vand og Teknik & Miljø. 4. Presse Pressen er vigtig for KLIKOVAND. Det gælder både den lokale, den regionale og den nationale. Afhængigt af medierne skal budskaberne i pressemeddelelser, interviews og statements vinkles ud fra de målgrupper, der vil være de typiske modtagere af dette medie. En kort pressestrategi formuleres ultimo maj. 5. Sociale medier KLIKOVAND har allerede en LinkedIn-profil. Projektledelsen vil kunne bruge den til at holde netværket sammen specielt det eksterne. Den vil også kunne fungere som en platform for KLIKOVANDs ambasadører. LinkedIn-gruppen skal bruges som et testforum for initiativer i KLIKOVAND. En profil i de sociale medier kræver imidlertid konstant opdatering og newsfeed for at give mening. Den vil også kunne bruges til at krydsreferere til hjemmesiden, nyhedsbreve og andre medier. Hvis KLIKOVAND opretter en Twitter-profil kan denne føde direkte ind i LinkedIn og dermed give nyheder to steder på én gang. Deltagere i KLIKOVAND og ambassadører, styregruppe, forretningsudvalg og projektledelse skal alle opfordres til at invitere til profilerne og selv deltage i debatter og lægge nyt på for at profilere KLIKOVAND bedst muligt. 6. Kommunikations-kit til kommuner og forsyninger Deltagerne i KLIKOVAND skal have adgang til at anvende 9 KLIKOVAND maj 2012
standardpræsentationer om KLIKOVAND Hovedbudskaber/ datablade Pressemeddelelser Nyheder Evt. andre kommunikationsprodukter fra projektet Der skal aftales, hvordan de omtaler KLIKOVAND, når de formidler i deres eget regi (på eget brevpapir, skabeloner etc.) for at sikre, at budskaberne er de samme. 7. Ambassadører Projektets deltagere i styregruppe, forretningsudvalg, projektledelse og arbejdsgrupper er alle ambassadører for KLIKOVAND. Derfor skal de klædes på med det ovennævnte kommunikations-kit og/eller opfordres jævnligt gennem e-mails og de interne nyhedsbrevetil at profilere KLIKOVAND. Det kan være i forbindelse med konkrete begivenheder. Det kan både være internt i deres egne organisationer på tværs af forvaltninger og hierarkier og eksternt overfor f.eks. andre projekter, netværk, presse, borgere og virksomheder. 8. Udstilling om ekstremregn KLIKOVANDs borgerrettede kommunikation arbejder med en udstilling for borgere om ekstremregn, der sandsynligvis ville kunne bruges af alle kommuner i KLIKOVAND. Udstillingen udløber af arbejdsgruppen om borgerrettet kommunikation. Formålet med gruppen er at etablere en platform for god borgerrettet kommunikation, hvor der samles erfaringer, metoder og værktøjer fra kommuner og forsyningsselskaber. Udstillingen har et tvedelt formål. Den skal oplyse om: 1. ekstremregn og dets følger 2. hvad borgerne selv kan gøre for at undgå skader. 10 KLIKOVAND maj 2012
Bilag 2: Oversigt over målgrupper, deres budskaber og anvendte medier Målgrupper Budskab Medie Hvem? Hvad? Hvor? PRIMÆRE MÅLGRUPPER Kontaktpersoner i kommunerne Chefniveau i kommunerne (inkl. styregruppe og forretningsudvalg) Andre kollegaer i kommunerne Forsyningerne 1. KLIKOVAND sætter kommunerne i stand til at arbejde mere økonomisk effektivt med konkrete løsninger uden at genopfinde den dybe tallerken. I stedet anvender projektet eksisterende metoder og værktøjer mere effektivt og i nye kombinationer. 2. KLIKOVAND er et unikt samarbejdsprojekt mellem kommuner og forsyninger i Region Hovedstaden. Det bygger på jeres egne ønsker og behov og udnytter den faglighed og kompetence, I og jeres faglige netværk allerede har. 3. KLIKOVAND har fokus på at opnå konkrete handlinger og resultateter både for jer og for det omkringliggende samfund. Projektrum Internt nyhedsbrev Hjemmeside Presse LinkedIn E-mail Spørgeskemaer Andre projekter (DK & INT) Uddannelses- & Forskningsinstitutio ner NGO'er Brancheorganisatio ner Faglige organisationer Donorer KLIKOVAND er et erfaringsudvekslingsprojekt, der formidler god praksis og skaber resultater. Belyse behov for kompetenceløft/-udvikling KLIKOVAND er et erfaringsudvekslingsprojekt, der formidler god praksis og skaber resultater. KLIKOVAND skaber resultater, der opfylder donors formål. Hjemmeside Presse Eksternt nyhedsbrev Konferencer Workshops Faglige arrangementer Faglige netværks platforme Personlige netværk/ kontakter Møder Presse Eksternt nyhedsbrev Rapporter Personlige kontakter/netværk 11 KLIKOVAND maj 2012
Målgrupper Budskab Medie Hvem? Hvad? Hvor? Rådgivere/Entrepre nører Politikere Forsikringsselskaber Kommunaldirektører Borgere Virksomheder Presse (Lokal/ regional/ nationale/ international) SEKUNDÆRE KLIKOVAND er et erfaringsudvekslingsprojekt, der formidler god praksis og skaber resultater. KLIKOVAND skaber resultater, der opfylder donors formål. KLIKOVAND er et erfaringsudvekslingsprojekt, der formidler god praksis og skaber resultater. KLIKOVAND er et erfaringsudvekslingsprojekt, der formidler god praksis og skaber resultater. Profilerer kommunernes forpligtende samarbejde KLIKOVAND er et erfaringsudvekslingsprojekt, der formidler god praksis og skaber resultater. Presse Hjemmeside Eksternt nyhedsbrev Personlige kontakter/netværk Konferencer Faglige arrangementer Faglige netværks platforme Presse Hjemmeside Eksternt nyhedsbrev Personlige kontakter/netværk Konferencer Faglige arrangementer Faglige netværks platforme Presse Hjemmeside Internt eller eksternt nyhedsbrev Personlige kontakter/netværk Konferencer Pressemeddelelser Hjemmeside Udstillinger, borgermøder m.m. Pressemeddelelser Hjemmeside Pressemeddelelser Personlige kontakter Pressemøde 12 KLIKOVAND maj 2012
Bilag 3: Hvornår skal vi ud med hvad? (Projektets tidslinie og milepæle) Hvornår skal det ske? Hvad skal ske? Hvem har ansvaret? Marts og løbende fremover i takt med at arbejdsgrupperne etableres Februar 2012 Detailplan for presse og artikler udarbejdes på baggrund af forventede resultater og milepæle i projektet i 2012 LinkedIn-profil oprettet. Den skal plejes og opdateres løbende og konstant. Krydsreferere til andre platforme. Arbejdsgrupperne med støtte fra projektledelsen Alle i KLIKOVAND Marts Nyhedsmail til alle deltagere Projektledelsen Marts Kommissorium for arbejdsgruppen for Borgerrettet Kommunikation og skrivevejledning til kommissorier møntet på de øvrige grupper. Projektledelsen April Hjemmesiden lanceres Projektledelsen April Engelsksproget hjemmeside (overordnet kort version af den danske=udvidet visitkort) Projektledelsen April 1. interne nyhedsbrev lanceres Projektledelsen med input fra arbejdsgrupperne Maj Kort pressestrategi udarbejdes Projektledelsen Maj/Juni Løbende nyt fra arbejdsgrupperne på hjemmeside, pressemeddelelser, nyhedsbreve, artikler i fagblade etc Arbejdsgrupperne med støtte fra projektledelsen Juni 2. interne nyhedsbrev Projektledelsen med input fra arbejdsgrupperne 13 KLIKOVAND maj 2012
Hvornår skal det ske? Hvad skal ske? Hvem har ansvaret? Juni 1. eksterne nyhedsbrev lanceres Projektledelsen med input fra arbejdsgrupperne August/September 3. interne nyhedsbrev udsendes for at skyde efterårs-/vinterarbejdet i gang Projektledelsen med input fra arbejdsgrupperne September- December November November Januar Løbende nyt fra arbejdsgrupperne på hjemmeside, pressemeddelelser, nyhedsbreve, artikler i fagblade etc Detailplan arbejde med presse og artikler udarbejdes på baggrund af forventede resultater og milepæle i projektet i 2013 2. eksterne nyhedsbrev 4. interne nyhedsbrev 6. interne nyhedsbrev 2013 Arbejdsgrupperne med støtte fra projektledelsen Arbejdsgrupperne med støtte fra projektledelsen Projektledelsen med input fra arbejdsgrupperne 14 KLIKOVAND maj 2012