ÅRHS KOMMNE Magistratens 4. Afdeling Skoler og Kultur Rådhuset 81 Århus C Tlf. 894 2384 Epost mag4@aarhus.dk INDSTILLING Til Århus Byråd Den 15. juni 24 via Magistraten Tlf. nr.: 894 2385 Jour. nr.: Ref.: Alice Johnsen Anlægsregnskaber 1. kvartal 24 og anmodning om godkendelse af kommunegaranti på 2,19 mio kr. til Den Gamle By 1. Resume Nedenstående anlægsregnskaber fremsendes hermed til Byrådets godkendelse med de anførte afvigelser fra bevillingerne. Afvigelserne er resumeret i tabellerne og for hvert projekt nærmere begrundet efterfølgende. Derudover følger en redegørelse for baggrunden for anmodningen om godkendelse af kommunegaranti til Den Gamle By. Garantien skal sikre låneoptagelse til finansiering af nye museumsmagasiner. 2. Tidligere beslutninger I forbindelse med Byrådets vedtagelse den 29. marts 2 af indstillingen Godkendelse af anlægsregnskaber afsluttet i 3. kvartal 1999 under Magistratens 4. Afdeling tiltrådte Byrådet følgende udvalgserklæring: dvalget kan enstemmigt tiltræde, at Magistratens 4. Afdeling bemyndiges til i særlige tilfælde at overskride en bevilling til bygningsmæssig genopretning efter bygningsanalysen med op til 1. kr. Herudover bemyndiges afdelingen til at kunne overskride med et beløb inden for en ramme på 15% af den konkrete anlægsbevilling til genopretning dog maksimalt 5. kr. Ovennævnte bemyndigelser gives under den forudsætning, at projektets reelle indhold og karakter af bygningsmæssig genopretning ikke ændres.
Det forudsættes, at de samlede afsatte rådighedsbeløb overholdes 3. Oversigt over de fremsendte anlægsregnskaber De tidsmæssige forhold vedrørende anlægsregnskaber afsluttet i 1. kvartal 24 kan summeres i nedenstående oversigt. Sektor 4.1 Skoleforvaltningen 1. Strandskolen, lokaleprogram 3.5.1..31.81.17 sagsnr. 4636 2. Skødstrup Skole Genopretning 3.5.1..31.82.92 sagsnr. 4482 3. Strandskolen Genopretning 3.5.1..31.82.17 sagsnr. 4838 4.2 Fritid og Kultur 4. Århus Kunstbygning 3.25.64.31.8.21 sagsnr. 4947 5. Genopførelse af Møntmestergaarden i Den Gamle By 3.25.6.32..2 sagsnr. 4235 6. Renovering og ombygning i F.M. Etablering af Kultur hus Århus 3.25.64.31..1 sagsnr. 3122 7. Musikcafeen (toilettet) 3.25.63.32.3.1 sagsnr. 536 Dato for oprindelig anlægsbevilling 2952 1262 2952 261 41198 Teknisk lukning af nalægskonto, der alene har været anvendt som budgetkonto Teknisk lukning af nalægskonto, der alene har været anvendt som budgetkonto 2 Dato for seneste ajourføring af anlægsbevilling 212 212 212 463 41198 Dato for anlægsprojektets regnskabsmæssige afslutning 2424 2114 2424 334 31299
8. Reserve til diverse anlægsprojekter under Fritids og Kulturforvaltningen Teknisk lukning af nalægskonto, der alene har været anvendt som budgetkonto 3.25.64.31.8.26 sagsnr. 5521 9. Nyt adgangssystem Århus Svømmestadion 2493 2493 Intet forbrug.2.32.31..31 sagsnr. 5552 4.5 Musikhuset 1. dvidelse og ombygning af Foyer 622 2563 424 3.25.64.31.7.4 sagsnr. 5145 De økonomiske forhold vedrørende de ovennævnte anlægsregnskaber kan summeres i nedenstående oversigt. Økonomi (1 kr.) Sektor 4.1 Skoleforvaltningen 1. Strandskolen, lokaleprogram Ajourført bevilling 2.566. Bogført forbrug 2.483.331 Afvigelse (beløb) 82.669 Afvigelse (procent) 3,22 3.5.1..31.81.17 sagsnr. 4636 2. Skødstrup Skole Genopretning 5.629. 5.577.312 51.688,92 3.5.1..31.82.92 sagsnr. 4482 3. Strandskolen Genopretning 1.475. 1.883.738 48.738 27,71 3.5.1..31.82.17 sagsnr. 4838 4.2 Fritid og Kultur 4. Århus Kunstbygning 13.258. 14.195.164 937.164 7 3.25.64.31.8.21 sagsnr. 4947 5. Genopførelse af Møntmestergaarden i Den Gamle By 5.. 4.999.92 8 3.25.6.32..2 sagsnr. 4235 3
6. Renovering og ombygning i F.M. Etablering af Kultur hus Århus 3.25.64.31..1 sagsnr. 3122 7. Musikcafeen (toilettet) 3.25.63.32.3.1 sagsnr. 536 8. Reserve til diverse anlægsprojekter under Fritids og Kulturforvaltningen 3.25.64.31.8.26 sagsnr. 5521 9. Nyt adgangssystem Århus Svømmestadion 473. 473. 1.2.32.31..31 sagsnr. 5552 4.5 Musikhuset 1. dvidelse og ombygning af Foyer 29.63. 29.63.177 177 3.25.64.31.8.21 sagsnr. 4947 3.1 Bemærkninger til væsentlige tidsmæssige, økonomiske og materielle afvigelser for de enkelte anlægsregnskaber Datoerne for anlægsarbejdernes regnskabsmæssige afslutning er datoen for etårs gennemgangen for så vidt angår Skoleforvaltningen. Ad arbejde 1. Strandskolen Lokaleudbygning Kunst Der er i projektet afsat 2. kr til kunstnerisk udsmykning svarende til 1 pct. af den samlede håndværkerudgift. Midlerne er anvendt til udsmykning i gulve og på farvesætning af vægoverflader. 4
Ad arbejde 2. Skødstrup Skole genopretning Budget og regnskab for Skødstrup Skole Genopretning kan opstilles således: Aktiviteter Projektering Håndværkerudgifter Omkostninger Andet Rådighedsbeløb Byrådsbevilling 25. 4.91. 45. 19. 5.629. Anlægsregnskab pr. 31.3.4 191.1 5.253.32,91 117.8,31 15.9,5 5.577.311,72 Afvigelse 58.9 343.32,91 332.199,69 3.99,5 51.688,28 KBbevilling 6. 6. 5.629. 5.637.311,72 8.311,72 nder 1. års gennemgangen konstateres det, at de ovenlyskupler man i første omgang havde vurderet ikke trængte til udskiftning alligevel skal skiftes, idet fygesne kan trænge ind. Der søges derfor om overførsel af 6. kr. til KB Diverse bygningsarbejder 24. Ad arbejde 3. Strandskolen Genopretning Budget og regnskab for Strandskolen genopretning ser således ud: Aktiviteter Projektering Håndværkerudgifter Omkostninger Andet Rådighedsbeløb Byrådsbevilling 5. 1.288. 131. 6. 1.475. Anlægsregnskab pr. 31.3.4 4.246 1.792.453,15 51.39,6 1.883.738,21 Afvigelse 9.754 54.453,15 79.96,94 6. 48.738,21 KBbevilling 34. 34. 1.475. 1.917.738,21 442.738,21 Afvigelser mellem budgetposterne, herunder forklaring på merforbruget: 5
Område Projektering Håndværkerudgifter Årsag Honoraret til bygherrerådgiveren er konteret under omkostninger, og ikke under projektering, hvilket var forudsat i anlægsbevillingen. Øget behov for vinduesudskiftning Øget behov for reparation og udskiftning af eksisterende granitsålbænke Øget omfang af frostsprængte mursten til udskiftning dskiftning af ovenlyskupler I forbindelse med udskiftning af bruseinstallationer i skolens omklædningsrum viste der sig behov for at udskifte hovedledningen for vamt og koldt vand. Beløb 9.754 87. 12. 33. 12. 23.168 dgiften er aftalt finansieret over løbende vedligeholdelse men styret af bygherrerådgiver. Diverse omkostninger dgiften er dog ikke blevet versurposteret idet Skolevæsenet opsagde bygherrerådgiveraftalen pr. 31/124. Overdragelse af byggeregnskaber er efterfølgende sket efter tidsfristen for afslutning af anlægsregnskaber 1. kvt., hvilket betød, at det ikke var muligt, at versurpostere i henhold til det aftalte. dligning vil ske ifm. afslutning af regnskab 24. Diverse mindre ekstraarbejder, under 1., kr. Afsat rådighedsbeløb til omkostninger, er konteringsmæssigt bogført under håndværkerudgifter. 157.285,15 79.96,94 Andet Konteringsmæssigt er vinterforanstaltninger konteret under andet. 6. I alt merforbrug Ligeledes er rentetilskrivelsen ifm. overførelse af rådighedsbeløb fra et regnskabsår til et andet placeret under gruppen andet i bevillingsrammen. 48.738,21 KBbevilling Det har i perioden efter genopretningens afslutning i forbindelse med etårs gennemgangen vist sig 34. 6
nødvendigt at udføre ekstraarbejder for 34. kr. ekskl. moms Der søges om overførsel af et beløb til KB Diverse bygningsarbejder 24 på 34. kr. Som angivet i ovenstående skema er 23.168 kr. vedr. bruseinstallationen blevet konteret på anlægsregnskabet og ikke på kontoen for løbende vedligehold. Når anlægsregnskabet justeres med dette beløb er resultatet et reelt merforbrug på 25.57 kr. svarende til 14 pct. Overskridelsen ligger inden for den bemyndigelse Byrådet har givet vedr. genopretningsprojekter jf. afsnittet om tidligere beslutninger. For genopretningsprojektet vedr. Strandskolen er der ikke ændret på projektets reelle indhold. Merforbruget udlignes af mindreforbrug på den samlede anlægsramme til genopretning og modernisering. Overførelse af budget til KBbevilling I Instruktion nr. 1.2.1996 Aflæggelse af anlægsregnskaber åbnes der mulighed for, at overføre en del af anlægsbevillingen til en KBbevilling, såfremt der som følge af ekstraordinære forhold er restudgifter, der ikke kan afholdes inden for en kortere tidshorisont, og det således kan være relevant at aflægge regnskab, inden alle regninger er betalt. Der søges om at overføre anlægsbeløb til K.Bbevillinger for 2 projekter. Ad arbejde 4. Kunstbygningen Der er et merforbruget på 937. kr. vedr. udgifter i forbindelse med ombygningen af Århus Kunstbygning. Merforbruget skyldes bl.a., at man parallelt med det egentlige anlægsarbejde lod udføre andre vedligeholdelses og genopretningsarbejder som udendørsbelægninger, samt ombygning af den eksisterende bygning for i alt 394. kr, som er konteret på anlægsregnskabet. Den øvrige del af merforbruget på 543. kr. skyldes bl.a. myndighedskrav til brandmæssige foranstaltninger samt supplerende krav til handicaptilgængelighed samt mindre uforudselige udgifter. Ifølge instruktionen for udarbejdelse af indstillinger om anlægsprojekter skal der søges om supplerende anlægsbevilling, såfremt der opstår væsentlige afvigelser i forhold til bevillingen under gennemførelsen af anlægsprojektet. Fritids og Kulturforvaltningen har beklageligvis ikke ansøgt om en tillægsbevilling, hvilket hovedsageligt skyldes, at ovenstånde myndighedskrav blev forhandlet gennem længere tid og først fandt sin endelige form sidst i byggefasen. Merforbruget finansieres via sektor 4.21. Ad arbejde 5. Tilskud til Den Gamle By Det fremgår af tabel 1, at anlægsregnskabet blev afsluttet den 3. dec. 1999. Anlægsbevillingen er givet som et anlægstilskud til opførelse af Møntmestergården. Det endelige regnskab fra Den Gamle By vedr. Møntmestergården er nu aflagt til forvaltningen og anlægsregnskabet kan således afsluttes. 7
Ad arbejde 9. Nyt adgangssystem, Århus Svømmestadion I forbindelse med afslutning af anlægsregnskabet vedrørende nyt billetsystem i Spanien blev der afsat 473. kr. til etablering af billetsystem på Svømmestadion. Billetsystemet på Svømmestadion er ikke etableret, idet billetfunktionen i forbindelse med ombygningen er blevet omlagt, således at elektronisk billetfunktion ikke er påkrævet. Århus Svømmestadion har i perioden 2223 gennemgået større renoveringsarbejder af bygninger og tekniske anlæg. nder byggeprocessen blev det klart, at en række forhold ved bygningen var i så ringe stand, at det var nødvendigt med genopretning. Lysanlægget, som først kunne inspiceres efter at anlægget var tomt, viste sig at være i så ringe stand at genopretning var nødvendig for den fremtidige brug af svømmehallen. Dertil kommer, at fliserne i herresaunaen var i en sådan stand, at de faldt ud under ombygningen af naborummet. Ligeledes blev det klart, at lofterne i omklædningsrummene ikke kunne genanvendes, samt at reparationerne ved gavlen mod fodboldbanen blev mere omfattende end antaget efter at stilladset var opsat. Samlet har disse forhold medført en række ekstraordinære driftsudgifter på ca. 59. kr. Da billetsystemet som følge af ombygningen ikke længere er påkrævte søges de 473. kr. vedr. etablering af nyt billetsystem derfor overført til sektor 4.21 (Svømmestadion). Ad arbejde 1. dvidelse og ombygning af Foyer Kunst I anlægsregnskaber er der indeholdt udgifter til kunstudsmykning for kr. 5., idet den nye "kernen" i Musikhusets foyer er udsmykket af Sonny Tronborg med maleri/slagmetal. dgiften overstiger det stillede krav ttil nye anlægsarbejder, hvor der skal afsættes 1% af byggesummen, idet udsmykningen delvist er finansieret af en privat fond. 4. Kommunegaranti Den gamle By anmoder om at få en kommunegaranti i forbindelse med at Århus Amts Erhvervsudvalg d. 15.12.23 har bevilliget et lån på maksimalt 2.19 mio kr. til fra Århus Amts dviklingsfond til brug for fremtidssikring af museumsmagasinerne. Lånet skal anvendes til finansiering af nye museumsmagasiner, der etableres i tilknytning til museets eksisterende magasiner på Høgmosevænget i Trige. En sådan magasinudbygning vurderes at være en væsentlig forudsætning for bevaring af eksisterende dokumentation og materialer samt væsentlig for på længere sigt at kunne iværksætte indsamling af materiale fra nyere tid. Lånet løber over 3 år, er rentefrit i 5 år og afdragsfrit i 8 år. Ovenstående lån er dog betinget af at Århus Kommune garanterer for lånet at lånet anvendes inden for en 3årig periode 8
at lånet anvendes i overensstemmelse med projektbeskrivelsen fremsendt til Erhvervsudvalget i Århus Amt. I perioden 19952 har Byrådet årligt afsat en ramme på 5 mio til stillelse af garantier for institutioner og foreninger under sektor 4.2. Rammen blev i 21 hævet til 7,8 mio med mulighed for at opspare uforbrugte beløb fra garantirammen til kommende år. Vedlagte opgørelse viser, hvilke garantiforpligtigelser Århus Kommune har indgået siden 1995 samt at ovenstående garanti på 2,19 mio kan stilles inden for den årlige ramme. 5. Beslutningspunkter Det indstilles 1. at Byrådet godkender anlægsregnskaberne med de anførte afvigelser fra bevillingerne. 2. at Byrådet giver en bevilling på 6. kr. til restgenopretning på Skødstrup Skole og 34. kr. til restgenopretning på Strandskolen. I alt 94. kr. der overføres til KB Diverse bygningsarbejder 24. 3. at merforbruget på 937. kr. vedrørende Århus Kunstbygning finansieres via sektor 4.21. 4. at beløbet på 473. kr. vedr. etablering af nyt billetsystem overføres til sektor 4.21 (Svømmestadion). 5. at Byrådet giver en kommunal lånegaranti på 2.19. kr. i forbindelse med opførelsen af museumsmagasiner. Torben Brandi Nielsen / Kirsten Jørgensen Bilagsfortegnelse: TBbillagsskema 1 og 2 Oversigt over kommunegarantier 199424 9