Referat for: Frederiksværk Provstiudvalg PU møde 26. juni 2014. Kl. 18.30 Mødested: Søborg præstegård, Konfirmandstuen Fraværende med afbud: Ejvind Hartmund Peter Søndergaard Mødepunkt 1 MR Budget 2015 Sag: Budget 2015 (905) Foreløbige budgetter godkendt med bemærkninger. Gennemgang af kirkekassernes Foreløbige budget 2015 afleveret til provstiet fra Økonomiportalen. Deadline for aflevering var 1. juni 2014. Oversigt med budgettal vil herefter blive udarbejdet og fremsendt til MR inden de Offentlige Budgetsamråd. Der mangler "Aflevering" fra Økonomiportalen fra: Områdeorganistordningen Vedr. Annisse og Ramløse Fra gennemgangen af synsrapporter i 2014 er der endnu ikke modtaget behovsbaseret kalkningsplan på baggrund af bygningssagkyndiges skrivelse af 18-08-2013. Vedr. Blistrup Følgebrev til rettet synsrapport er modtaget. Vedr. Ølsted Ud over MRs bemærkninger i budgetterne, er der modtaget separat følgebrev til budgettet. Blistrup MR - synsrapport 2014 - kirkeladen og pg_flgbrev modt 30052014 (kopi) Rettet synsrapport er modtaget fra Blistrup MR, sammen med følgebrev med forklaring på ændring af anført beløb for synsudsat arbejde, til PUs behandling når de foreløbige budgetter gennemgås. Vedr. vindfang/gæstetoilet ved præstekontor ønskes beløb kr. 35.000 rettet til kr. 90.000 for anlægsønsket. ØlstedMRs ekstramateriale til Budget 2015 Ølsted MR har fremsendt diverse forklarende ekstramateriale til afleveret foreløbigt budget 2015, i forbindelse med deres ønske om permanent forøgelse af driftsrammen. Referat,26-06-2014 Side: 1
Mødepunkt 2 Blistrup MR - Byggesagkyndige orienterer ang. sag vedr. Blistrup Kirke renovering Sag: Blistrup Kirke - kirkeistandsættelse (774) - Blistrup Sogn Brev af 17-06-2014 modtaget fra Blistrup MR blev medbragt på mødet til behandling.: I forbindelse med den igangværende indvendige renovering af Blistrup kirke, ønskede menighedsrådets byggeudvalg PUs forslag til, hvordan der kan findes en model for en alternativ løsning inden for rammerne af de gældende bestemmelser. Provstiudvalgets byggesagkyndiges orientering taget til efterretning! Provstiudvalget bemyndiger provstiudvalgets byggesagkyndige til, i samarbejde med menighedsrådet samt provsten, at opnå den bedst mulige aftale for renovering af Blistrup kirke, med eller uden deltagelse af tidligere arkitekt. Den affødte økonomi bedes forelagt provstiudvalget, så snart der er overblik over denne. ------------------------------------------ Ud over nedenstående, er brevet til genbehandling som følge af yderligere telefoniske oplysninger fra menighedsrådet. Se også punkt 12 vedr. byggesagkyndiges estimat. -------------------------------------------- Provstiudvalget godkendte på sidste møde d. 20-05-2014 menighedsrådets ønske, samt at der arbejdes videre med overskredet budget. MR er orienteret i brev af 22-05-2014. Byggesagkyndige orienterer ang. sag vedr. Blistrup Kirke renovering Brev af 16-05-2014, fremsendt i mail af 20-05- 2014. Byggesagkyndige orienterer om forløbet i sagen vedr. indvendig renovering af Blistrup kirke. På vegne af menighedsrådets byggeudvalg anmodes om provstiudvalgets stillingtagen til, at der fastholdes ønske om en almindelig rådgiver aftale for arkitekten på projektet, samt at der må arbejdes videre på projektet med overskredet budget. 3 DHL-stafetløb 2014 Sag: DHL stafet 2014 (929) I årets DHL-stafetløb deltager fra Frederiksværk provsti 10 præster fordelt på 2 hold. Deltagerudgift godkendes dækket af provstiudvalgskassen, hvortil kommer eventuelle øvrige udgifter på max. kr. 3.000. Provsten anmoder om, at PU-kassen dækker deltagerudgiften på kr. 620 pr. hold, og eventuelt andre udgifter. Sognepræst Pia Niebuhr har påtaget sig koordinering ifm. arrangementet. DHL stafet 25. august 2014 - med deltagelse af Referat,26-06-2014 Side: 2
Mødepunkt præster fra provstiet 4 Udvalget om samarbejde mellem menighedsråd - Kommissorium Sag: Fælles udvalg for samarbejde mellem menighedsråd af 29-04-2014 (931) Provstiudvalget accepterer dækning af professionel hjælp til udarbejdelse af samarbejdsaftaler. Beløbet er foreløbig begrænset til kr. 30.000. Kommisorium for udvalget om samarbejde mellem menighedsråd Udvalget om samarbejde mellem menighedsråd, nedsat på formandsmødet d. 29-04-2014, har fremsendt udkast til kommissorium, til vedtagelse af provstiudvalget, idet det efter udvalgets opfattelse er vigtigt at opnå legitimitet for gruppens arbejde. 5 Landsforeningens kursusudbud til provstierne i efteråret 2014 Sag: LM tilbyder kurser i 2014 (869) Det blev besluttet ikke at benytte Landsforeningens tilbud. Landsforeningen har udsat frist for tilbagemelding til d. 11-08-2014. Landsforeningens kursusudbud efteråret 2014 Landsforeningen af menighedsråd har fremsendt kursustilbud for efteråret 2014 til provstierne i mail af 21. maj 2014. Kurserne udbydes til afholdelse lokalt i provstierne. Tilbagemelding er egentlig ønsket som senest d. 18-06-2014. 6 Gilleleje MR - 7a ansøgning opfølgning vedr skimmelsvamp i præstebolig Sag: 5% midler 2013 - Gilleleje MR (857) Gilleleje MR - 7a ansøgning opfølgning vedr skimmelsvamp i præstebolig I forlængelse af 7a ansøgning behandlet på PU møde d. 11-02-2014 i forbindelse med skimmelsvamp i præsteboligens tagkonstruktion, anmodes om indhentning af 2 tilbud, i stedet for 3 som ønsket af PU. Provstiudvalget accepterer indhentelse af 2 tilbud. Udgiften dækkes af 7 a. Arbejdet kan sættes i gang med laveste tilbud. Birgit Sommer deltog ikke under behandling af dette punkt. Idet MR ud fra foreliggende oplysninger og dokumentation, bl.a. fra uvildigt miljøanalyse firma som har konkluderet at det nye ventilationsanlæg i præsteboligen har haft gavnlig virkning, kun finder det nødvendigt at udskifte/udbedre skotrenderne, anmodes udgiften i den forbindelse, på maks. kr. 138.160, dækket via 7a midlerne. Svar fra PU vedr. 7a ansøgning Referat,26-06-2014 Side: 3
Mødepunkt 7 Kregme MR - Ansøger stiftsmiddellån til renovering af Kregme præstebolig Sag: Kregme og Ølsted MR - Renovering af tjenestebolig i Kregme (663) - Kregme Sogn Ansøgning om stiftsmiddellån til renovering af Kregme præstebolig Kregme-Ølsted præstegårdsudvalg har i mail af 16-06-2014 fremsendt ansøgning om stiftsmiddellån på i alt kr. 3.500.000 til renovering af præsteboligen i Kregme. Ansøgningen er vedhæftet: Kortfattet beskrivelse af 1. juni 2014. Økonomisk opstilling af 1. juni 2014. Regnskab - indledende arbejder Tegninger Tilbagesendes idet der mangler formel godkendelse fra Kregme menighedsråd. Ligeledes mangler finansieringsplan, med foreslag til afvikling. Provstiudvalget foreslår en løbetid på 12 år med de første 2 år afdragsfri. For god ordens skyld gøres opmærksom på, at der skal afholdes indbudt licitation med mindst 4 tilbudsgivere. 8 Annisse MR - Ansøger udvidelse af isolerings-pilotprojektet Sag: Annisse kirke - Pilotprojekt Isoleringsforsøg af kirkens loft (930) - Annisse Sogn Til info.: Pilotprojektet er nu adskilt fra sagsnr. 843 - Annisse kirke - Isolering og forsatsvinduer til Annisse Kirke, og oprettet på eget sagsnr. 930 - Annisse kirke - Pilotprojekt Isoleringsforsøg af kirkens loft. Fremsendes til HS med anbefaling. Ansøgning om udvidelse af pilotprojekt - Isoleringsforsøg afannisse kirkes loft I brev af 11-06-2014 ansøger Annisse MR ad tjenestevejen, om tilladelse til at udvide pilotprojektet vedr. isolering af kirkens loft til at omfatte de to hvælv i skibet samt korhvælvet. (Det første isoleringsforsøg omfattede den nordlige kappe i skibets 2. hvælvfag.) Herved bliver det muligt at dokumentere, hvor stor varmebesparelse isoleringspudsen i praksis giver. Den årlige varmeudgift er p.t. ca. kr. 120.000, idet kirken har direkte elvarme. Der er indhentet tilbud på kr. 302.500. Forsøget ønskes finansieret af opsparing til indvendig renovering af kirken. 9 Frederiksværk-Vinderød MR - Høring af PU vedr. det Classenske Gravmonument i Vinderød kirke Sag: Vinderød kirke - Renovering af det Classenske Gravmonument (927) - Frederiksværk Sogn Fremsendes til HS med anbefaling. Bent Peetz deltog ikke ved behandling af dette punkt. Referat,26-06-2014 Side: 4
Mødepunkt Høring af PU vedr. det Classenske Gravmonument i Vinderød kirke HS har modtaget ansøgning fra Frederiksværk- Vinderød MR, ved brev af 02-06-2014, vedr. renovering af det Classenske Gravmonument i Vinderød kirke. HS fremsender ved dok.nr. 67753/14 af 03-06- 2014 ansøgningen til høring af PU. 10 Frederiksværk-Vinderød MR - Ansøger renovering af gravplade i kapelmur Sag: Vinderød kirkegård - Renovering af gravplade i kapelmur (925) - Frederiksværk Sogn Fremsendes til HS med anbefaling. Bent Peetz deltog ikke ved behandling af dette punkt. Vinderød kg gravplade i kapelmur Frederiksværk-Vinderød MR har i brev dateret 22-05-2014 fremsendt ansøgning til Stiftet ad tjenestevejen, om vedligeholdelse/renovering af Peter Classens gravplade, der er indmuret i det nordlige kapels østmur på Vinderød kirkegård. Ansøgningen er vedlagt projektbeskrivelse af 04-04-2014, udført af Nordisk Konservering. Referat,26-06-2014 Side: 5
Orientering 11 MR kvartalsrapporter - 1 kvt. 2014 Taget til efterretning. Kvartalsrapporter for 1. kvt. 2014 modtaget fra menighedsrådene. VEJ nr 9080 af 25-02-2013 - Vejledning om kirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision. Afsnit 5.2. Bogholderi og rapportering: Et eksemplar af kvartalsrapporten sendes til provstiudvalget/stiftsøvrigheden senest 2 måneder efter kvartalets udløb. Provstiudvalget/stiftsøvrigheden kan beslutte at sende et eksemplar af kvartalsrapporten til provstirevisor senest 2 måneder efter kvartalets udløb. Kvartalsrapporten kan danne grundlag for provstiudvalgets/stiftsøvrighedens forvaltningstilsyn og provstirevisors forvaltningsrevision. (Ingen bilag til dette punkt) 12 Blistrup MR - Byggesagkyndige orienterer ang. estimat for bygherrerådgivning Sag: Blistrup Kirke - kirkeistandsættelse (774) - Blistrup Sogn Taget til efterretning. Byggesagkyndige orienterer ang. estimat vedr. Blistrup Kirke renovering Brev af 16-05-2014 fra bygningssagkyndige om forsinkelse af PUs ønskede estimat ifm. bygherrerådgivning. 13 Ramløse MR - Ansøgning om anden anvendelse Sag: Ramløse MR- Ansøgninger ved anlægsarbejder - vedr. budget - regnskab - prohibering m.m. (736) - Ramløse Sogn Taget til efterretning. Provstiudvalgets formand har godkendt anden anvendelse af anlægsbeløb i henhold til beslutning fra PU mødet d. 06-05-2014. Ramløse MR ansøger anden anvendelse fra katafalk og kopimaskine Ved behandling af overførsler fra 2013 til 2014 blev d. 06-05-2014 besluttet, at ønske om konvertering af beløbene kr. 40.000 og kr. 70.000 ville blive godkendt, når ansøgning om konvertering blev modtaget. I ansøgning af 08-05-2014 er overskuddet ønsket anvendt til istandsættelse af præsteboligens 1. sal samt til opfyldning af aljebeholder, da der på begge projekterne har været uforudsete udgifter. Referat,26-06-2014 Side: 6
Orientering 14 Ølsted MR - Ansøger frigivelse til graverfaciliteter Sag: Ølsted MR - Ansøgninger ved anlægsarbejder - vedr. budget - regnskab - prohibering m.m. (683) - Ølsted Sogn Taget til efterretning. Ved provstiudvalgets møde d. 20-05-2014 blev ansøgningen godkendt. MR er orienteret i brev af 22-05-2014. Ølsted MR - Ansøgning om frigivelse fra konto graverfaciliteter Ølsted MR ansøgte i mail af 17-05-2014 om frigivelse af kr. 38.234,75 fra konto for graverfaciliteter til dækning af afholdte projekteringsudgifter i forbindelse med ny bygning til graverfaciliteter. Mødet sluttede kl.: 22.45 Referat,26-06-2014 Side: 7
Underskrifter vedr. møde d. 26-06-2014 Birgit Jakobsen Hasselager Bent Peetz Birgit Jakobsen Hasselager Birgit Sommer Ejvind Hartmund Else Rosenlund Korsholm Peter Søndergaard Poul Erik Kandrup Referat,26-06-2014 Side: 8