Referat for: Frederiksværk Provstiudvalg PU møde 21. januar 2014. Kl. 18.30 Mødested: Søborg præstegård, Konfirmandstuen Fraværende med afbud: Mødepunkt 1 Kregme MR - Forslag til møde med PU vedr. Kregme præstebolig Sag: Kregme og Ølsted MR - Renovering af tjenestebolig i Kregme (663) - Kregme Sogn Efter udsendelse af dagsorden er fra Kregme MR modtaget referat fra mødet d. 16-01-2014, hvor både PUs formand og næstformand deltog. Referatet medbringes til PU mødet. Fra Kregme og Ølsted præstegårdsudvalg om møde med PU 16-01-2014 vedr. Kregme præstebolig Mail af 05-01-2014 og 20-12-2013 fra Kregme og Ølsted præstegårdsudvalg med ønske om deltagelse af PU ved møde om renovering af Kregme præstebolig d. 16-01-2013. Det blev på mødet aftalt, at præstegårdsudvalget kan fortsætte undersøgelse og udbedring af skader pga. skimmelsvamp i præsteboligen, og udarbejde projektforslag til restaurering af præsteboligen. Det anslås at dette arbejde kan afholdes inden for den bevilgede ramme på kr. 150.000. Hvis dette ikke slår til, kan der evt. ansøges likviditetslån. Projektet vedrører alene Kregme præstebolig. Provstiudvalget var på mødet repræsenteret ved Bent Peetz. 2 Blistrup MR - Bygherrerådgiver til renovering af kirken Sag: Blistrup Kirke - kirkeistandsættelse (774) - Blistrup Sogn Da provstiets bygningssagkyndige ikke må påtage sig lønnet arbejde af menighedsrådene i provstiet, kan Blistrup menighedsråds ønske desværre ikke imødekommes. Blistrup MR - Bygherrerådgiver til renovering af kirken Blistrup MR ønsker i brev af 09-01-2014 bygherrerådgiver ifm. renovering af kirken. MR foreslår provstiets bygningssagkyndige, såfremt PU accepterer dette. Provstiets bygningssagkyndige er indforstået med forslaget. Referat,21-01-2014 Side: 1
Mødepunkt 3 Blistrup MR - Besigtigelse af Kirkeladens stormskade Sag: Blistrup MR - Stormskade på Kirkeladen (871) - Blistrup Sogn Til PU fra bygningssagkyndige vedr. Blistrup Kirkelades stormskade Bygningssagkyndiges brev af 07-01-2014 ved mail af 08-01-2014 vedr. besigtigelse af Kirkeladen i Blistrup efter stormskade. Hvis ikke Blistrup menighedsråd allerede har gjort det, så skal stormskaden anmeldes til Forsikringsenheden. Provstiets bygnigssagkyndige må desværre ikke følge op på sagen for menighedsrådet. Mønningen og rytterne på Kirkeladen er fløjet af, og rytterne er ikke egnede til at lægges på igen da de er møre. Dette burde nok have været observeret ved sidste års udskiftning af mønningen. MR har igangsat indhentning af tilbud på arbejdet. Såfremt PU godkender det, og MR ønsker det, vil bygningssagkyndige gerne følge op på denne del. Kirkeladen_4xfoto efter stormskade 2013 som pdf 4 Melby MR - Vedr. projektforslag ifm. delvis forskikringssag efter kirkens stormskade Sag: Melby kirke - Stormskade på Melby Kirke 28-10-2013 (862) - Melby Sogn Efter udsendelse af dagsorden har HS d. 14-01- 2014 bekræftet modtagelse bygningssagkyndiges brev ifm. Melby kirkes tag m.v. og plan for istandsættelse m.v., og afventer projektforslag for renoveringen udarbejdet af Melby MR til godkendelse af stiftsøvrigheden. Provstiudvalget afventer afgørelse fra Helsingør Stift. Bygningssagkyndiges brev til Melby MRs arkitekt om projektforsalg ønsket af HS Brev til Melby MRs arkitekt, HS, provstiet samt Melby MR af 07-01-2014, fremsendt i mail af 08-01-2014, fra provstiets Bygningssagkyndige ifm. besigtigelse af Melby kirkes stormskader. Brevet indeholder henvendelse til udførende arkitekt, efter samtale med Forsikringsenheden (HS) af 05-12-2013, vedrørende mulige løsninger/opdelinger for reparation af stormskaderne - dels som skadesag, dels som nye ønskede løsninger. Brevet indeholder desuden svar på provstens mail af 28-11-2013 hvor bygningssagkyndige anmodes om besigtigelse og vurdering af skaderne med tilbagemelding til PU. Referat,21-01-2014 Side: 2
Mødepunkt 5 Melby MR - Vedr. dræn og pumpebrønd ifm renovering af kirken Sag: Melby kirke - Indvendig istandsættelse (689) - Melby Sogn Da projektet vedrører kirke og kirkegård, skal ansøgning tilstiles Helsingør Stift ad tjenestevejen. Provstiudvalget forudser en låneansøgning, for så vidt projektet ikke kan udføres inden for rammen, Melby MR - Ansøger etabl. af dræn og pumpebrønd, samt tilskud ifm renov. af kirken I mail af 07-01-2014 ansøger Melby MR om etablering af dræn og pumpebrønd i kirkens sakristi, samt tilskud til samme, i forbindelse med renovering af Melby kirke. Ved opbrydning af gulv i forbindelse med renovering af kirken er konstateret større fugtproblemer end forventet, til dels grundet ulovligt monteret afløb fra håndvask som formodentlig er afsluttet i en sivebrønd eller lignende udenfor sakristiet. Rådgivende arkitekt foreslår etablering af lovligt afløb, hvor afløbet samtidig føres til en pumpebrønd. Derudover foreslås etablering af drænrør langs kirkens/sakristiets vestfacade som via sandfangsbrønd føres til samme pumpebrønd. Vedlagt ansøgning er forslag og økonomisk vurdering fra Krogh Hansens Tegnestue af dec. 2013, samt overslag af 20. september 2013 fra Entreprenør Martin Sandholt ApS. Til sammen i alt kr. 112.500 inkl. moms. Referat,21-01-2014 Side: 3
Mødepunkt 6 GIAS - Spørgsmål til- og ønsker om ydelser Sag: Kirkegårdstakster - Provstiets takster fra 2014 (782) Efter udsendelse af provstiets GIAS ydelser/priser for 2014 er der modtaget ønsker om yderligere ydelser fra nogle kirkegård, samt spørgsmål om, hvilke ydelser der skal anvendes i stedet for "udgåede" ydelser. Kirkegårdsledere/gravere indkaldes til møde med PU og Klaus Frederiksen. Da provstikontoret ikke har nok faglig viden om de enkelte ydelsers reelle indhold til at kunne svare på disse spørgsmål/ønsker, er de videresendt til konsulenten der har udarbejdet provstiets nuværende og fremtidige ydelser/priser, med anmodning om stillingtagen til, om de er relevante eller ej; om det ikke er meningen at de skal være i ydelseskataloget længere; eller hvis de mangler så oplyse hvilken pris der bør påføres ydelserne; eller oplyse hvilke ydelser fra provstiets ydelseskatalog, der bør anvendes i stedet for. Bør der afholdes en spørgsmål/svar dag for kirkegårdene, hvor konsulenten vil kunne besvare spørgsmål, og hvor PU evt. også er repræsenteret? Diverse spørgsmål/ønsker om ydelser og priser fra kirkegårdene i Frederiksværk provsti 7 LM tilbyder provstikurser i foråret 2014 Sag: LM tilbyder kurser i foråret 2014 (869) Landsforeningens kurser vil ikke blive afholdt i provstiet. LM tilbyder provstikurser i foråret 2014 LM tilbyder i mail af 06-12-2013 kurser for provstierne i foråret 2014. Svarfrist for ønske om provsti-kurser er 27-01-2014. Referat,21-01-2014 Side: 4
Orientering 8 LM tilbyder introduktionskursus for PUmedlemmer Sag: LM introduktionskursus for provstiudvalgsmedlemmer (870) LM tilbyder introduktionskursus for provstiudvalgsmedlemmer Landsforeningen af menighedsråd har i mail af 11-12-2013 fremsendt tilbud om introduktionskursus til nye provstiudvalgsmedlemmer. Tilbudet er d. 18-12-2013 videresendt til PU. 9 Regnskab 2012 D. 11-12-2013 er der udsendt erindring til de kirkekasser, som endnu ikke har afleveret et revideret regnskab 2012 til godkendelse. Alle regnskaber fra kirkekasserne er nu modtaget og godkendt. Desuden er gjort opmærksom på, at endeligt budget 2014 ikke kan godkendes før der foreligger et af provstiudvalget godkendt regnskab 2012. Der mangler ved udsendelse af dagsorden regnskab fra to kirkekasser. 10 Budget 2014 D. 11-12-2013 er der udsendt erindring til de kirkekasser, som endnu ikke har afleveret endeligt budget 2014 til godkendelse, samt gjort opmærksom på, kun at afholde udgifter der er strengt nødvendige for den daglige drift, indtil der foreligger et af provstiudvalget godkendt endeligt budget 2014. Alle endelige budgetter fra kirkekasserne er nu modtaget og godkendt. Der mangler ved udsendelse af dagsorden budget fra to kirkekasser. Referat,21-01-2014 Side: 5
Orientering 11 GIAS - Kirkegårdenes priser og ydelser for 2014 er lagt i GIAS Sag: Kirkegårdstakster - Provstiets takster fra 2014 (782) Menighedsrådene samt kirkegårdsledere og gravere er i mail af 10-12-2013 oplyst om ændrede priser i GIAS, Fra 10-12-2013 indeholder GIAS kun priser for 2014. MR/Kirkegårdene er oplyst om at tilrette hver sit ydelseskatalog, så det kun indeholder den enkelte kirkegårds relevante ydelser. Ultimo 2014, 2015 og 2016 vil relevante ydelser blive prisreguleret, ud over den årlige prisregulering som MiLiKi foretager, indtil de når den endelige fastlagte pris i 2017. Til MR - GIAS 2014_kirkegårdenes priser og ydelser er lagt i GIAS 12 Helsinge MR - info. til PU vedr. endelig beslutning om orglets udseende Sag: Helsinge MR - udskiftning af orgel (818) - Helsinge Sogn Helsinge MR - info. til PU vedr. endelig beslutning om orglets udseende Helsinge MR oplyser i mail af 12-01-2014 at der på menighedsrådsmøde er besluttet at fastholde det udseende der var beskrevet i den oprindelige ansøgning. 13 Kregme MR - Møde med HS vedr. ny sognegård og mandskabsrum Sag: Kregme MR - Ny sognegårdmandskabsrum ved kirkegården (867) - Kregme Sogn Kregme MR anmoder om møde med HS I brev af 03-12-2013 har Kregme MR ønsket møde med Helsingør stift i forbindelse med MRs ønske om en ny sognegård inkl. udvidelse af mandskabs- og maskinrumsbygning på Kregme Kirkegård, iht. provstiudvalgets forslag på mødet d. 26-09-2013 ml. Kregme MR og PU. Ansøgningen er videresendt til stiftsøvrigheden. Referat,21-01-2014 Side: 6
Orientering 14 Gilleleje MR - HS godkender adgangsvej til kirkens kapel Sag: Gilleleje kirke - Adgangsvej til kapel (805) - Gilleleje Sogn HS godkender i brev af 17-12-2013 til Gilleleje MR etablering af adgangsvej til Gilleleje kirkes kapel. kopi af HS-godkendelse af adgangsvej til Gilleleje kirkes kapel 15 Gilleleje MR - HS-godkender isolering af kirkens loft Sag: Gilleleje Kirke - Isolering af loftet i kirken (834) - Gilleleje Sogn Kopi af HS-godkendelse til Gilleleje MR vedr. isolering af kirkens loft Stiftsøvrigheden godkender i brev af 20-12- 2013 til Gilleleje MR isolering af kirkens loft. Det er dog et vilkår at det overvejes om det er tilstrækkeligt kun at isolere hulrummet over lerindskuddet. 16 Annisse MR - Afslag fra HS vedr. isloering og forsatsruder i kirken Sag: Annisse kirke - Isolering og forsatsvinduer til Annisse Kirke (843) - Annisse Sogn Kopi af HS-afslag til Annisse MR vedr. isloering og forsatsruder i kirken Stiftsøvrigheden har i brev af 20-12-2013 til Annisse MR afslået ønsket om isolering af kirkens hvælv samt etablering af forsatsruder i kirken. Mødet sluttede kl.: 20.20 Birgit Hasselager Bent Peetz Birgit Sommer Peter Søndergaard Ejvind Hartmund Poul Erik Kandrup Else Korsholm Referat,21-01-2014 Side: 7